Jak rejestrować dokumenty handlowe?

System Wapro Mag to zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentacją handlową, które umożliwia użytkownikom pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, możliwe jest nie tylko dodawanie i modyfikowanie dokumentów, ale również ich łatwe drukowanie, bezproblemowe usuwanie oraz wygodny eksport danych do Excela. To kompleksowe rozwiązanie zapewnia efektywność operacyjną i optymalizację procesów biznesowych.

Jak dodać dokumenty handlowe?

Aby dodać nowy dokument, wybierz w menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins). Dokument handlowy możesz dodać też bezpośrednio podczas rejestrowania sprzedaży - Operacje handlowe | Sprzedaż detaliczna lub odnotowywania zakupu - Operacje handlowe | Zakup.

Warto wiedzieć

Lista pól w formatce zależy od rodzaju wystawianego dokumentu, np. faktura sprzedaży może mieć inne pola niż faktura zakupu.

1. Uzupełnij dane nagłówkowe:

• wybierz Typ dokumentu (sygnaturę) oraz jego Rodzaj (jeśli wprowadzasz dokument podczas rejestracji sprzedaży lub zakupu, typ dokumentu zostanie wpisany automatycznie),

• wpisz Numer dokumentu - jeśli ustawiłeś automatyczną numerację, system wypełni pole odpowiednim ciągiem cyfr. Numer faktury zakupu zawsze wprowadzany jest ręcznie, gdyż jest to dokument dostarczany przez kontrahenta,

• wybierz Datę wystawienia dokumentu,

• określ sposób Sumowania:

  • Netto - program najpierw sumuje wartości netto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Następnie na podstawie obliczonych wcześniej wartości obrotów netto oblicza wartość kwoty podatku VAT oraz wartość obrotu brutto. Łączna wartość: netto, VAT i brutto dokumentu handlowego jest wynikiem sumowania odpowiednich kwot w poszczególnych stawkach,
  • Brutto (z podatkiem VAT) - w przypadku dokumentu z cenami brutto najpierw dla poszczególnych stawek VAT sumowane są wartości brutto pobrane z faktury. Na tej podstawie program oblicza kwoty podatku VAT, zaś wartości netto dokumentu w poszczególnych stawkach są różnicami odpowiednich wartości brutto i podatku.

  Teoretycznie oba sposoby powinny prowadzić do identycznych wyników. Ponieważ jednak obliczenia wykonywane są ze skończoną dokładnością, zawsze powstają różnice wynikające m.in. z zaokrągleń kwot do pełnych groszy.

  Warto wiedzieć

  Wybrany wariant dotyczy dokumentu handlowego (faktury VAT lub rachunku zwykłego). Paragon dokumentuje sprzedaż detaliczną i wystawiany jest zawsze w wariancie z cenami brutto.

• wybierz Kontrahenta z listy rozwijanej,

• postaw znaczniki w wybranych polach:

  • Walutowy - opcja dostępna w wariancie PRESTIŻ. Zaznaczana automatycznie, gdy użytkownik wystawia fakturę walutową sprzedaży. Przy włączonej opcji uaktywniają się pola: Waluta, Kurs, Z dnia,

• Zaliczkowy - znacznik odpowiada wystawieniu dokumentu zaliczkowego, nie generuje on ruchu magazynowego do momentu wystawienia faktury końcowej,

• Faktura MP - faktura VAT dla osób rozliczających się na zasadach Mały podatnik,

• Metoda kasowa - oznacza to wystawienie dokumentu przez podmiot korzystający z instytucji Mały podatnik oraz rozliczający się metodą kasową,

• Krajowy - opcja realizowana w powiązaniu z dokumentem walutowym, jeśli użytkownik chce wystawić fakturę krajową w walucie obcej,

• Wewnętrzny - opcja realizowana przy wystawianiu faktury na własną firmę,

• Odwrotny - znacznik związany z dostawą towarów, dla których zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług jest odbiorca towaru lub usługi,

• Uproszczony - pozwala wystawić fakturę uproszczoną w EUR (do 100 EUR) lub PLN (do 450 PLN) dla kontrahentów, którzy podają tylko numer identyfikacji podatkowej bez danych firmy.

Uwaga

Po wybraniu kontrahenta z listy, nie ma możliwości zmiany wprowadzonych danych nagłówkowych.

2. Na zakładce Pozycje dokumentu buduje się specyfikację dokumentu handlowego. Można ją tworzyć:

• Ręcznie - klikając przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wybierając pozycje z kartoteki.

Podpowiedź

W wariantach PRESTIŻ i PRESTIŻ PLUS możliwe jest dodawanie asortymentu z innego magazynu. W oknie wprowadzania nowego dokumentu kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins) i w wyświetlonej kartotece asortymentów wybierz magazyn z listy rozwijanej, a następnie wybierz pozycje, które powinny znaleźć się na dokumencie. W chwili zatwierdzenia faktury program automatycznie wygeneruje stosowne dokumenty WZ we wszystkich magazynach, z których wydano towar.

• Podłączając specyfikacje z wystawionych uprzednio dokumentów magazynowych - po kliknięciu przycisku Dokumenty magazynowe (klawisze Ctrl+M), możesz podłączyć dokumenty, które zostały wcześniej wystawione dla wybranego kontrahenta,
• Realizując zamówienia - opcja Realizacja zamówień (klawisze Ctrl+R) umożliwia realizację jednego lub kilku zamówień, a każde zamówienie może być realizowane w całości lub częściowo.

Przy każdej pozycji asortymentowej należy podać:

• Ilość,
• Cenę,
• ewentualnie skorygować Stawkę podatku VAT i Jednostkę miary.

Przewidziano również możliwość udzielenia procentowego Rabatu/Narzutu, który dotyczy wyłącznie konkretnego towaru. Natomiast Rabat/Narzut z nagłówka dokumentu handlowego stosują się do wszystkich pozycji w dokumencie. Aby podkreślić tę różnicę, w specyfikacji towarowej faktury występują dwie kolumny Rabatu/Narzutu, oznaczone odpowiednio: R/N 1 (dla konkretnego towaru) oraz R/N 2 (dla wszystkich pozycji).

Kombinacja klawiszy Ctrl+C otwiera okno podglądu cen, w którym można zapoznać się z ceną zakupu oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariantach netto i brutto. Informacje o cenach sprzedaży są uzupełnione o wyliczone wartości marży i narzutu.

Jak edytować listę towarów w dokumencie handlowym?

Użytkownik może:

• dopisywać nowe pozycje - przycisk Dodaj (klawisz Ins),

• modyfikować dane pozycji - przycisk Popraw (klawisz F2),

• usunąć pomyłkowo wprowadzony towar - przycisk Usuń (klawisz Del). Kliknięcie kombinacji klawiszy Ctrl+O uruchamia funkcję Opisu pozycji asortymentowej. W wyświetlonej formatce należy wprowadzić:

  • opis pozycji - możesz wpisać dowolny tekst komentarza,
  • numer serii - w przypadku, gdy towar znakowany jest indywidualnym numerem serii produkcyjnej (np. leki),
  • datę ważności.

Informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program zapamiętuje, skąd pochodzi każda partia towaru), w przyszłości przy sprzedaży będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Przy tej okazji użyteczne będą informacje z pól Numer serii i Data ważności.

3. Na zakładce Informacje nagłówkowe uzupełnij dane w polach:

• Data sprzedaży/zakupu,
• Data wpływu - pole dostępne przy zakupie towarów, informujące o tym, kiedy do firmy wpłynęła faktura od kontrahenta,
• Miejsce wystawienia - wyświetla się wartość domyślna, która została zdefiniowana podczas konfiguracji systemu,
• Płatnik - system rozróżnia firmę dostarczającą/odbierającą towar i firmę, z którą prowadzone są rozrachunki. Domyślnie wartości obu pól są jednakowe. W programie przewidziano możliwość przypisania każdemu kontrahentowi lub grupie kontrahentów innej firmy pełniącej rolę płatnika. Wówczas wybranie kontrahenta spowoduje automatyczne wypełnienie pola Płatnik,
• Dokument odebrał - imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru faktury - może być pobierane z kartoteki kontrahentów lub wpisane ręcznie. Jeśli faktury stale odbiera ta sama osoba, można wpisać jej dane w kartotece kontrahentów, korzystając z zakładki Kontakty, powiązania,
• Rabat/Narzut - pozwala podać procentową wartość narzutu i rabatu (odpowiednio ze znakiem + lub –) dla faktury (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu (pole R/N 2). Natomiast przy tworzeniu specyfikacji towarowej można podać wartości narzutu i rabatu, odnoszące się tylko do wybranej pozycji (pole R/N 1). Klawisz ekranowy P, znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych,
• Waluta-Kurs-Z dnia - pole uaktywnia się, gdy w nagłówku włączona jest opcja Dokument walutowy. Umożliwia to wybranie waluty, w której wystawiony zostanie dokument sprzedaży (pole dostępne tylko w wariancie PRESTIŻ),
• Kwota do zapłaty - pole nie podlega edycji. Jego wartość obliczana jest na podstawie specyfikacji towarowo–wartościowej faktury. Wyliczenie uwzględnia wszystkie rabaty i narzuty. Początkowo wartość wynosi zero,
• Forma płatności - sposób zapłaty wybierany z listy rozwijanej,
• Termin płatności - data płatności. Pola są ze sobą powiązane - podanie terminu płatności powoduje obliczenie daty płatności, a zmiana daty płatności spowoduje obliczenie w ciągu ilu dni, począwszy od dzisiejszego, ma nastąpić zapłata. Jeśli jako sposób płatności wybrano gotówkę z terminem 0 dni, program przyjmuje, że zapłata nastąpi od ręki i wypełnia pole wpłata bieżąca kwotą do zapłaty, blokując jednocześnie edycję tego pola,
• Suma zaliczek - pole informuje o łącznej kwocie dokonanych zaliczek. Kombinacja klawiszy Ctrl+L uruchamia moduł zaliczek, umożliwiający przypisanie do bieżącego dokumentu handlowego dokumentów finansowych związanych z konkretnym kontrahentem (o ile nie zostały już wykorzystane do rozliczenia innych faktur),
• Wpłata bieżąca - kwota wpłacona przez odbiorcę zostanie zaksięgowana jako wpływ gotówki do kasy. W kasie domyślnej dla danego użytkownika powstanie odpowiedni dokument KP z datą bieżącą, który w rozrachunkach zostanie potraktowany jako częściowe lub całkowite rozliczenie dokumentu handlowego,
• Uwagi - pole uwag przeznaczone jest dla użytkownika do dowolnego wykorzystania i pozwala na wpisanie notatki objaśniającej fakturę lub przypominającej o terminie czy czynności,
• Pracownik - wraz z dokumentem, program może przechowywać informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do systemu (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników,
• Opis marży (tylko dla FV-marża) - pozwala wybrać procedury marży, jaka ma pojawić się na wydruku.

4. Na zakładce Uwagi możesz wybrać ze słownika lub wprowadzić opis na temat dodawanego dokumentu.

5. Na zakładce JPK, klasyfikacja możesz uzupełnić kody JPK.

6. Na zakładce Status dokumentu możesz określić status, wpisać odpowiedni komentarz i sprawdzić poprzednie wpisy, klikając opcję Historia zmian statusu (klawisze Ctrl+Shift+H).

Możesz także wprowadzić dane adresowe miejsca dostawy artykułu, klikając przycisk Adres dostawy (klawisze Ctrl+Shift+D).

Jak edytować dane na dokumencie handlowym?

Modyfikacja danych dokumentu jest możliwa po kliknięciu przycisku Popraw (klawisz F2).

Zmiany w dokumencie mogą dotyczyć danych nagłówka oraz specyfikacji towarowo–wartościowej. Należy pamiętać, że nie wszystkie dane można modyfikować, np. nie można poprawiać remanentu ani faktury korygującej. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie dla użytkownika.

Jeśli przy wystawianiu dokumentu zmieniono domyślne ceny sprzedaży (rozchodu), to istnieje prosty sposób na zmianę cen umownych w dokumencie na ceny pobrane z cennika sprzedaży.

Jak usunąć dokument handlowy z listy?

Kasowanie dokumentów inicjowane jest przyciskiem Usuń (klawisz Del). Ponieważ dokumentowi handlowemu towarzyszy zazwyczaj dokument magazynowy (PZ, WZ), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich.

Jak drukować dokumenty handlowe?

Drukowanie dokumentów jest możliwe po kliknięciu przycisku Drukuj (klawisze Ctrl+D). Po uruchomieniu funkcji system wyświetli listę możliwych wariantów wydruku, zależną od kontekstu. Użytkownik może także skonfigurować parametry wydruku oraz parametry drukarki.

Przykładowo, podczas wydruku faktury i rachunku dodano możliwość:

• sortowania pozycji - według porządku dodawania, nazwy, indeksu katalogowego lub handlowego,
• wyróżnienia niektórych elementów wydruku czcionką pogrubioną - dotyczy liczby porządkowej, nazwy, indeksu katalogowego lub handlowego oraz kodu kreskowego,
• przyspieszenia wydruku faktur, rachunków i faktur korygujących, a także dokumentów magazynowych na drukarkach igłowych - parametr zapamiętywany jest podobnie jak wariant wydruku dla pojedynczego użytkownika.

Warto wiedzieć

Zwiększona szybkość drukowania powoduje spadek jakości wydruku, dlatego ten tryb pracy należy stosować na drukarkach igłowych.

Użytkownik ma także możliwość wygenerowania wydruków konkretnych rodzajów dokumentów, dzięki ikonom:

• - wydruk faktury,
• - wydruk dokumentu kasowego,
• - wydruk dokumentu magazynowego.

Jak eksportować dokumenty handlowe do arkusza kalkulacyjnego?

Funkcja eksportu do programu Excel dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Opcja ta umożliwia zapisywanie treści rejestru dokumentów handlowych w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację.