Ogólne zasady pracy z programem

W tej części dokumentacji znajdują się ogólne informacje dotyczące obsługi programu Wapro Best Środki trwałe, omówienie ekranów, okien i formatek programu oraz sposobu korzystania z aplikacji. Przedstawione mechanizmy i rozwiązania obowiązują jednolicie w całym programie, dlatego nie będą powtarzane w części zawierającej systematyczny opis funkcji Wapro Best Środki trwałe.

Podstawowe funkcje i moduły

Kartoteki i słowniki

• klasyfikacja rodzajowa Środków Trwałych, z możliwością jej uzupełniania
• miejsca użytkowania, przechowywane w strukturze drzewiastej
• ewidencja stanowisk kosztowych
• rozbudowana ewidencja kontrahentów/dostawców wraz z informacjami kontaktowymi
• kartoteka pracowników
• własne grupy (kategorie) środków trwałych i wyposażenia
• rozbudowana ewidencja firm obsługiwanych przez system, zawierająca takie informacje, jak nazwa, adres, NIP, rachunki bankowe itp.

Składniki majątku trwałego oraz wartości niematerialne i prawne

• podstawowe dane: nr inwentarzowy, miejsce używania, stanowisko kosztowe (możliwy procentowy przydział do wielu stanowisk), osoba odpowiedzialna, charakterystyka, składniki środka trwałego, wartość początkowa, wartość aktualna, data zakupu, data przyjęcia do użytkowania, data pierwszej amortyzacji, historia przydziałów do miejsc użytkowania, stanowiska kosztowe, historia osób odpowiedzialnych
• możliwość wprowadzenia do programu środka trwałego częściowo zamortyzowanego lub z historią odpisów amortyzacyjnych, która zostanie wygenerowana w momencie jego przyjęcia do użytkowania
• możliwość zdefiniowania wielu dodatkowych informacji za pomocą mechanizmu pól dodatkowych
• ewidencja operacji wykonanych na danym środku, możliwość cofania operacji
• spis dokumentów danego środka trwałego
• możliwość przypisania środka do zdefiniowanej grupy/ kategorii
• rozbudowane filtrowanie po nazwie, nr inwentarzowym, miejscu użytkowania, osobie odpowiedzialnej, polach dodatkowych, statusach, grupach/ kategoriach i innych

Wyposażenie

• podstawowe dane: nr inwentarzowy, miejsce użytkowania, osoba odpowiedzialna, cena, ilość, charakterystyka
• możliwość zdefiniowania wielu dodatkowych informacji za pomocą mechanizmu pól dodatkowych
• możliwość przypisania elementu wyposażenia do zdefiniowanej grupy/ kategorii
• rozbudowane filtrowanie po nazwie, nr inwentarzowym, miejscu użytkowania, osobie odpowiedzialnej, polach dodatkowych, grupach/ kategoriach i innych

Amortyzacja

• możliwość prowadzenia niezależnej amortyzacji bilansowej i podatkowej
• dostępne rodzaje amortyzacji: jednorazowa, liniowa, degresywna, indywidualna (wartości odpisów w poszczególnych miesiącach zdefiniowane przez użytkownika)
• częstotliwość generowania odpisów: miesięcznie, kwartalnie, rocznie
• dla amortyzacji podatkowej możliwość wprowadzenia odpisu 30% w pierwszym roku użytkowania (wartości można rozdzielić na miesiące w dowolny sposób), możliwość wprowadzenia limitu amortyzacji
• możliwość wyłączenia środka z amortyzacji na zadany okres, sezonowo lub do odwołania

Operacje systemowe

Dostępne są następujące operacje:

• Likwidacja
• Częściowa likwidacja (także o wybrany składnik)
• Sprzedaż
• Częściowa sprzedaż (także o wybrany składnik)
• Ulepszenie środka
• Przeszacowanie środka
• Przekazanie nieodpłatne środka
• Zmiana osoby odpowiedzialnej
• Zmiana stawki amortyzacji
• Zmiana miejsca użytkowania środka
• Korekta amortyzacji
• Korekta planu amortyzacji

Dla wszystkich środków prowadzona jest ewidencja wszystkich wykonanych operacji oraz możliwość filtrowania/wyboru operacji według rodzaju operacji i wybranego składnika majątku

Dokumenty systemu

• operacje systemowe generują dokumenty standardowe, które są przez system ewidencjonowane (OT, LT, PK, PT, ZT, MT)
• możliwość filtrowania dokumentów po składnikach majątku, datach wystawienia, numerach, rodzajach dokumentów
• możliwość nadania maski na dowolny rodzaj dokumentu

Dokumenty zakupu

• każdy środek trwały, element wyposażenia, element składowy środka trwałego może wystąpić na dokumencie zakupu
• dowolny środek trwały i element wyposażenia może być wprowadzany do ewidencji od strony pozycji dokumentu zakupu
• możliwość filtrowania dokumentów według dat wystawienia, numerów, numerów wewnętrznych, kontrahentów/ dostawców oraz wybranych składników majątku i wyposażenia

Dekrety / Rejestry not księgowych

• ewidencja wygenerowanych dekretów/ rejestrów not księgowych oraz ich filtrowanie według składników majątku i wyposażenia
• możliwość wygenerowania eksportu dekretów do programu finansowo księgowego, którym w ogólnym przypadku może być WAPRO Fakir Finanse i księgowość, ale także każdy inny program, którego plan kont zostanie zaimplementowany za pomocą metajęzyka dekretów

W systemie dostępne są dwie możliwe polityki generowania dekretów:

• w oparciu o wzorce księgowania - można zdefiniować dowolną liczbę wzorców księgowania, z których każdy jest zbiorem standardowych operacji (np. przyjęcie do użytkowania, amortyzacja, likwidacja itp..) powiązanych z kontami Wn/Ma, na które to konta generowane są procentowo wartości operacji; wówczas dany środek trwały wiążemy na stałe z wybranym wzorcem księgowania
• w oparciu o metajęzyk dekretów - definiujemy parametry (np. numery kont), funkcje (zwracają wyliczone numery kont dla wprowadzonych warunków) i sposoby księgowania (które wiążą funkcje z operacjami standardowymi) ; sposób ten pozwala na wygenerowanie dowolnych numerów kont (np. zgodnymi z kontami w programie księgowym) wraz z wartościami jakie powinny być na nich zaksięgowane, ponadto wykorzystanie stanowisk kosztowych przy generowaniu dekretów

Pozostałe funkcje

• moduł inwentaryzacji z obsługą urządzeń zewnętrznych - czytników kodów, drukarek etykiet i kolektorów danych
• moduł uprawnień definiujący dostęp do poszczególnych modułów/ operacji/ ekranów/ raportów programu
• mechanizm pól dodatkowych
• moduł raportów tworzonych w narzędziu Crystal Reports, z możliwością przekazywania do tychże raportów parametrów, wyrażeń i filtrów SQL
• export do programu Excel z głównych ekranów programu
• konfiguracja kolumn