Jak zarządzać kartotekami pomocniczymi?

W menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem programu Wapro Mag zebrano kartoteki pomocnicze, przechowujące dane wykorzystywane podczas wypełniania kartoteki asortymentów.

Jak wykorzystać kategorie asortymentowe?

W Wapro Mag artykuły (towary, produkty, usługi i opakowania) dzielą się na kategorie, przy czym kryterium ich tworzenia określa użytkownik według własnych potrzeb. Przypisanie towaru do kategorii jest wykorzystywane między innymi przy:

• podziale towaru na grupy, co ułatwia sprawne korzystanie z programu,
• określaniu obowiązujących dla kategorii rubryk cenowych oraz domyślnych wartości narzutu i marży,
• definiowaniu szablonów indeksu katalogowego i handlowego.

Przykład

Asortymenty elektroniki użytkowej można podzielić na: Nabiał, Pieczywo, Napoje, Alkohole itp.

Użytkownik ma do dyspozycji podział na kategorie podstawowe oraz kategorie wielopoziomowe.

1. Kategorie podstawowe nie są rozbudowane, ale system podczas automatycznego ich nadawania czy ustawienia rubryk cenowych, przepisuje im na pozycje takie dane z kategorii, jak szablon indeksu handlowego i katalogowego.
2. Kategorie wielopoziomowe służą tylko do klasyfikacji na wielu poziomach asortymentu, umożliwiając tym samym tworzenie złożonego drzewa z możliwością zagnieżdżania do 9 poziomów.

Dostęp do listy kategorii asortymentowych:

• podstawowych - uzyskuje się po wybraniu funkcji Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie asortymentowe,
• wielopoziomowych - ścieżka Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe.

Po wybraniu odpowidniej opcji wyświetlona zostaje uporządkowana alfabetycznie lista nazw kategorii (lista może być pusta). Obsługa kartoteki odbywa się na zwykłych zasadach.

::: info Warto wiedzieć Stosowanie kategorii wielopoziomowych nie jest obowiązkowe. :::

Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z podziału towaru na kategorie, należy zdefiniować jedną kategorię i przypisać do niej wszystkie artykuły.

Zakładka Informacje podstawowe

Przy wypełnianiu kartoteki należy podać następujące dane:

• Nazwa kategorii - dowolna; początkowe znaki nazwy kategorii mogą być wykorzystane przy automatycznym generowaniu numeru katalogowego i handlowego asortymentów.
• Domyślna dla dodawanych artykułów - pozwala określić towary domyślnie dodawane do tej kategorii.
• Rubryki cenowe - z każdą kategorią asortymentową może być związany zestaw dostępnych dla niej cen sprzedaży (np. cena detaliczna, hurtowa, specjalna z upustem, z dostawą do domu). Nazwy cen tworzone są przez użytkownika i zapamiętywane w kartotece rubryk cenowych. Lista wszystkich rubryk cenowych zdefiniowanych w programie wyświetlona jest w tabeli.
  • Aby wybranym pozycjom przydzielić cenę należy wskazać kursorem pozycję i zaznaczyć klawiszem F3. Usunięcie znacznika odbywa się w identyczny sposób.
  • Jedna z zaznaczonych cen może być domyślną ceną sprzedaży, do jej zaznaczania służy klawisz F4.
  • Natomiast klawisz F6 umożliwia podanie domyślnej wartości narzutu obowiązującego dla danej kategorii.
• Ustaw domyślną cenę i narzut dla wszystkich towarów z tej kategorii - zaznaczenie tej opcji powoduje w kartotece asortymentów automatyczną aktualizację narzutów dla wszystkich cen przypisanych do kategorii asortymentowej w momencie, gdy w kartotece kategorii asortymentowych zmieni się domyślna wartość narzutu. Aby zmienić narzut, np z 5% na 8% dla wszystkich cen detalicznych dla artykułów spożywczych, wystarczy:
  • w kartotece kategorii asortymentowych wybrać kategorię Art. spożywcze;
  • podać nową wartość narzutu dla ceny detalicznej (klawiszem F6) i zaznaczyć niniejszą opcję;
  • po zatwierdzeniu zmian klawiszem F10 wszystkie artykuły spożycze będą miały nowe detaliczne ceny sprzedaży. Przeliczenie nie będzie jednak dotyczyło innych cen dla artykułów spożywczych (np. ceny hurtowej), ani żadnej ceny dla towarów z innych kategorii.

Jeśli przy zmianie domyślnej wartości narzutu w kartotece kategorii zechcemy zostawić stare wartości narzutu w kartotece aortymentów, niniejszą opcję należy wyłączyć. W tym stanie możliwa jest aktualizacja domyślnego narzutu tylko dla wybranych artykułów. Wystarczy wejść do kartoteki asortymentów i ponownie wybrać nazwę kategorii na ekranie edycji danych artykułu.

Dodatkowe informacje jakie mogą być przypisane do kategorii asortymentowej w magazynie to:

• Szablon indeksu katalogowego - obowiązuje przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych. Indeks (numer) katalogowy jest najważniejszym wyznacznikiem towaru w programie i jednoznacznie go określa (pełni więc taka rolę, jak numer PESEL dla obywatela Rzeczpospolitej). Szablon definiują kolejno:
  • Maska indeksu - maska indeksu katalogowego określa sposób tworzenia numeru, obowiązujący przy numeracji automatycznej. Maska może być konstruowana z następujących elementów:
    • Stałej części indeksu - można używać liter, cyfr, znaków przestankowych. Wpisane znaki stają się stałą częścią indeksu katalogowego. Ta część indeksu może by pominięta w definicji maski.
    • Znaku automatycznej numeracji: # symbolizuje pojedynczą cyfrę w numerze, a liczba znaków # oznacza liczbę cyfr numeru (np. # # # # pozwala na ewidencję towarów od 0001 do 9999). Konkretna wartość liczbowa będzie generowana przez program podczas dopisywania nowej pozycji do kartoteki artykułów i usług. W przypadku gdy numer nie mieści się w zadanym polu, drukowane są gwiazdki: *******.
  • Ostatni numer - pole informuje, jaki numer katalogowy miał towar ostatnio wprowadzony do kartoteki. Wpisując nową liczbę można ręcznie wymusić numerację od innej wartości, np. aparatom fotograficznym przypisujemy numery z zakresu 0001 do 0999, zaś akcesoriom fotograficznym od 1000 do 9999.
• Szablon indeksu handlowego - przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych. Indeks handlowy ma znaczenie wtórne wobec numeru katalogowego i może być pominięty. Składa się z parametrów:
  • Maska indeksu - sposób tworzenia wzorca jest analogiczny jak w przypadku numeru katalogowego. Numerator może być pominięty — indeks nie będzie wówczas tworzony.
  • Ostatnie numer - uwagi jak w przypadku numeru katalogowego.

Przykłady konstruowania masek indeksu katalogowego i handlowego:

Format numeru	Przykład
###	003
T-####	T-0234
Foto-######/ABC	Foto-000234/ABC

Zakładka Inne

Zakładka Inne zawiera pola:

• Numer działu w kasie fiskalnej,
• Stawka VAT zakupu,
• Stawka VAT sprzedaży,
• Nr analityki dla danej kategorii.

Jak dodać kategorie wielopoziomowe?

Po wywołaniu z menu kartotek powiązanych z asortymentem okna kategorii wielopoziomowych użytkownik może wykonać nastepujące operacje:

• dodanie nowej kategorii do listy za pomocą opcji Dodaj,
• zmiana nazwy kategorii za pomocą opcji Popraw,
• kasowanie pozycji kategorii z pomocą opcji Usuń,
• za pomocą strzałek można kierować poziomem zagnieżdżenia poszczególnych kategorii.
  • Aby przesuwać kategorie w pionie należy stosować strzałki góra/dól.
  • Dla sterowania poziomem zagnieżdżenia można wykorzystać strzałki pawo/lewo.

Podpowiedź

Pod prawym przyciskiem myszy dostępne są dodatkowe operacja na kategoriach wielopoziomowych. Wśród nich znajdują się m.in. grupowe kasowanie kategorii wielopoziomowych, importowanie kategorii z bieżącego magazynu lub z innego magazynu oraz eksport dl Excela.

Kategorie wielopoziomowe nie podlegają procesowi synchronizacji, dzięki czemu na różnych magazynach można korzystać z innego podziału kategorii. Jeśli jednak użytkownik chce korzystać z tego samego podziału na wszystkich magazynach, powienien skonfigurować go na jednym magazynie, a następnie, logując się kolejno na pozostałe magazyny, wykonać operację importowania kategorii.

Domyślnie kartoteka towarowa prezentuje towary w podziale na kategorie podstawowe. Aby wyświetlić podział kategorii wielopoziomowych należy w panelu po lewej stronie wybrać zakładkę Kategorie wielopoziomowe. Jeśli zakładka nie jest widoczna należy posłużyć się ikonami strzałek prawo/lewo lub poszerzyć belkę lewego panelu przytrzymując ją lewym przyciskiem myszy i przesuwając w prawo.

Po wyświetleniu listy kategorii wielopoziomowych pod prawym przyciskiem myszy można również wybrać filtrowanie lub grupowo zwijać/rozwijać poziomy. Do dyspozycji przygotowano następujące opcje:

• Tylko z tej kategorii,
• Ze wszystkich podkategorii,
• Uwzględniaj zablokowane,
• Zwiń wszystko,
• Rozwiń wszystko.

Zarówno dla kategorii podstawowych, jak i wielopoziomowych można wykonać grupowe przenoszenie towaru do kategorii. W tym celu należy zaznaczyć na liście interesujące towary, a następnie, przytrzymując lewy przycisk myszy, przesunąć kursor myszy na daną kategorię. System w zależności od rodzaju kategorii może wyświetlić dodatkowe pytania.

Jak dodać rubryki cenowe?

Kartoteka rubryk (wariantów) cenowych, dostępna w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Rubryki cenowe, przechowuje informacje o rodzajach cen wykorzystywanych w programie. Lista cen jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Mag.

Cenę opisują następujące pola:

• Nazwa ceny - np. Cena detaliczna, Cena specjalna.
• Opis - dowolnie wybrany przez użytkownika, np. "Cena specjalna dla odbiorców detalicznych w salonie firmowym".
• Cena obowiązkowa - zaznaczenie opcji oznacza, że ten wariant ceny musi być podany dla każdego towaru. Jeżeli na przykład prowadzimy sklep, to ceną obowiązkową może być cena detaliczna, zaś inne (cena hurtowa, cena promocyjna) będą stosowane według potrzeb.

Zależność rubryki cenowej

Użytkownik może określić zależność danej rubryki od innej. Zależności, jakie mogą zachodzić, to:

• procentowa - ten rodzaj zależności wyrażony jest jako procent z innej ceny, np. cena hurtowa może stanowić 80% ceny detalicznej, a cena - specjalna 105% ceny detalicznej;
• kwotowa - ten rodzaj zależności polega na tym, że do wybranej rubryki cenowej system dodaje lub odejmuje (w zależności od znaku kwoty) odpowiednią wartość. Przykładowo jeśli cena detaliczna ma wartość 10 zł, możemy podać zależność kwotową -2 dla ceny hurtowej, dięki czemu wyniesie ona 8 zł.
• walutowa - ten rodzaj zależności powiązany jest z walutą i kursem walut. Jeżeli cena zależna zostanie wyrażona w walucie, to do jej ustalenia zostanie wzięta cena bazowa wyrażona w walucie bazowej (PLN) i przeliczona po aktualnym kursie.

Kategorie artykułów związane z ceną

Aby w programie Wapro Mag konkretny rodzaj ceny obowiązywał w wybranych kategoriach asortymentowych, to można dokonać przypisania w zakładce Kategorie artykułów związane z ceną. Na liście prezentowane są nazwy wszystkich kategorii asortymentowych. W tym miejscu możliwe do wykonania są następujące operacje:

• zaznaczenie lub usunięie zaznaczenia odpowiedniego zestawu za pomocą klawisza F4 — Przydziel cenę kategorii.
• zaznaczenie wszystkich kategorii na liście - klawisz F3.

Jak dodać jednostki miary?

Kartoteka jednostek miar, dostępna w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Jednostki miary, przechowuje informacje o głównych (podstawowych) miarach i wagach wykorzystywanych w programie, czyli o tzw. jednostkach magazynowania. W kartotece asortymentów każdemu towarowi można przypisać indywidualną listę jednostek, będących ułamkami bądź wielokrotnościami jednostki podstawowej, wraz z podaniem odpowiednich przeliczników. Lista jednostek miar jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Mag.

Jednostkę miary opisują następujące pola:

• Nazwa jednostki, np. sztuka, kilogram, metr, godzina.
• Oznaczenie - parametr umieszczany w drukowanych dokumentach (np. szt., kg, m, h lub godz.). Wypełnianie dokumentów można przyśpieszyć ustawiając w kartotece asortymentów domniemaną jednostkę miary (osobno zakupu i sprzedaży).
• Informacja na temat podzielności - tzn. czy towar może być sprzedawany w niecałkowitych wielokrotnościach jednostki. Przykładem jednostki podzielnej jest metr (np. 3,5 m sukna), a niepodzielnej sztuka (12 szt. guzików). Przy ewentualnej korekcie informacji o podzielności program zapyta, czy zmiana ta ma być uwzględniona w stosunku do towarów już istniejących w kartotece asortymentów.

Jak przeglądać stawki VAT?

Stawki podatku od towarów i usług (PTU), popularnie nazywanego podatkiem VAT, przechowywane są w kartotece wspólnej dla wszystkich magazynów, która znajduje się w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Stawki VAT. W programie predefiniowano aktualne stawki podatku VAT zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.

Lista stawek VAT nie może być edytowana przez użytkownika. Ten jednak ma możliwość ograniczenia wyświetlanych przez program stawek tylko do tych, których potrzebuje w czasie pracy. Jest to pomocne w przyspieszaniu pracy i minimalizowaniu błędów. W tym celu przy stawkach, z których planujemy korzystać, należy postawić znacznik klawiszem F4. Stawki nieoznaczone nie będą pojawiały się na liście wyboru stawek. Znacznik można usunąć za pomocą tego samego klawisza.

Jak dodać lokalizacje w magazynach?

Zakładka Lokalizacje w magazynach służy do przypisywania towarów do konkretnych miejsc w magazynie (jedna lokalizacja dla jednego towaru). System nie śledzi stanu magazynowego w poszczególnych lokalizacjach, ale umożliwia identyfikację fizycznego położenia towaru. Lokalizacja jest widoczna w formularzach dokumentów oraz na wydrukach, z możliwością sortowania pozycji według lokalizacji w magazynie. To ułatwia proces kompletacji dokumentów na magazynie.