Jak zarządzać kartotekami pomocniczymi asortymentu?

W menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem programu Wapro Mag dostępne są kartoteki pomocnicze, przechowujące dane wykorzystywane podczas wypełniania kartoteki asortymentów.

Wśród kartotek powiązanych z asortymentem można wyróżnić kartoteki:

• Kategorie asortymentowe,
• Rubryki cenowe,
• Jednostki miary,
• Stawki VAT,
• Kategorie wielopoziomowe,
• Lokalizacje w magazynach.

Jak wykorzystać kategorie asortymentowe?

W Wapro Mag artykuły (towary, produkty, usługi i opakowania) dzielą się na kategorie, przy czym kryterium ich tworzenia określa użytkownik wg własnych potrzeb. Przypisanie towaru do kategorii jest wykorzystywane między innymi przy:

• podziale towaru na grupy,
• określaniu obowiązujących dla kategorii rubryk cenowych oraz domyślnych wartości narzutu i marży,
• definiowaniu szablonów indeksu katalogowego i handlowego.

Warto wiedzieć

Podczas nadawania kategorii asortymentowych system automatycznie uzupełnia dane na temat indeksu handlowego i katalogowego.

Warto wiedzieć

Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z podziału towaru na kategorie, powinien zdefiniować jedną kategorię (np. ogólna) i przypisać do niej wszystkie artykuły.

Aby dodać kategorię:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie asortymentowe i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. Na zakładce Informacje podstawowe wpisz dane w polach:

• Nazwa kategorii - początkowe znaki nazwy kategorii mogą być wykorzystane przy automatycznym generowaniu numeru katalogowego i handlowego asortymentów,
• Domyślna dla dodawanych artykułów - postawienie znacznika w polu spowoduje, że wszystkie artykuły będą domyślnie dodawane do tej kategorii,
• Rubryki cenowe dostępne dla artykułów kategorii - z każdą kategorią asortymentową może być związany zestaw dostępnych dla niej cen sprzedaży (np. cena detaliczna, hurtowa, specjalna z upustem, z dostawą do domu). Nazwy kategorii cen tworzone są przez użytkownika i zapamiętywane w kartotece rubryk cenowych. W tabeli wyświetla się lista wszystkich rubryk cenowych zdefiniowanych w programie.
  • Aby przydzielić cenę wybranym pozycjom należy wskazać ją kursorem i kliknąć przycisk Przydziel cenę (klawisz F3). Usunięcie znacznika odbywa się w identyczny sposób.
  • Jedna z cen może być oznaczona jako domyślna cena sprzedaży. W tym celu należy kliknąć przycisk Domyślna (klawisz F4).
  • Aby zdefiniować domyślną wartość narzutu obowiązującego dla danej kategorii, należy kliknąć przycisk Domyślny narzut (klawisz F2).
• Zmiana cen dla istniejących artykułów z tej kategorii - wybierz jedną z dostępnych opcji:
  • Ustaw domyślną cenę i narzut dla wszystkich towarów z tej kategorii - zaznaczenie tej opcji spowoduje automatyczną aktualizację narzutów dla wszystkich cen przypisanych do kategorii asortymentowej w momencie, gdy w kartotece tej zmieni się domyślna wartość narzutu. Aby zmienić narzut, np. z 5% na 8% dla wszystkich cen detalicznych dla artykułów spożywczych, wystarczy:
    • w kartotece kategorii asortymentowych wybrać kategorię Art. spożywcze,
    • podać nową wartość narzutu dla ceny detalicznej (klawisz F6) i zaznaczyć niniejszą opcję,
    • po zatwierdzeniu zmian (przycisk Zatwierdź - klawisz F10) wszystkie artykuły spożywcze będą miały nowe detaliczne ceny sprzedaży. Przeliczenie nie będzie jednak dotyczyło innych cen dla artykułów spożywczych (np. ceny hurtowej), ani żadnej ceny dla towarów z innych kategorii.

Jeśli podczas zmiany domyślnej wartości narzutu w kartotece kategorii, w kartotece asortymentów system powinien zostawić starą wartość, niniejszą opcję należy wyłączyć. W tej pozycji możliwa jest aktualizacja domyślnego narzutu tylko dla wybranych artykułów. Wystarczy wejść do kartoteki asortymentów i ponownie wybrać nazwę kategorii na ekranie edycji danych artykułu.

3. Na zakładce Indeksy, numeracja zdefiniuj:

• Szablon indeksu katalogowego - obowiązuje przy opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych ustawionych w konfiguracji. Indeks (numer) katalogowy jest najważniejszym wyznacznikiem towaru w programie i jednoznacznie go określa (jak numer PESEL dla obywatela RP). Szablon definiują kolejno:
  • Maska indeksu - określa sposób tworzenia numeru, obowiązujący przy numeracji automatycznej. Maska może być konstruowana z następujących elementów:
    • Stałej części indeksu - można używać liter, cyfr, znaków przestankowych. Wpisane znaki stają się stałą częścią indeksu katalogowego. Ta część indeksu może zostać pominięta w definicji maski,
    • Znaku automatycznej numeracji: # symbolizuje pojedynczą cyfrę w numerze, a liczba znaków # oznacza liczbę cyfr numeru (np. #### pozwala na ewidencję towarów od 0001 do 9999). Konkretna wartość liczbowa będzie generowana przez program podczas dopisywania nowej pozycji do kartoteki artykułów i usług. W przypadku gdy numer nie mieści się w wybranym polu, drukowane są gwiazdki: ***.
  • Ostatni numer - pole informuje, jaki numer katalogowy miał towar ostatnio wprowadzony do kartoteki. Wpisując nową liczbę, można ręcznie wymusić numerację od innej wartości, np. aparatom fotograficznym przypisujemy numery z zakresu 0001 do 0999, zaś akcesoriom fotograficznym od 1000 do 9999.
• Szablon indeksu handlowego - przy opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych ustawionej w konfiguracji. Indeks handlowy ma znaczenie wtórne wobec numeru katalogowego i może być pominięty. Składa się z parametrów:
  • Maska indeksu - sposób tworzenia wzorca jest analogiczny jak w przypadku numeru katalogowego. Numerator może być pominięty — indeks nie będzie wówczas tworzony,
  • Ostatnie numer - analogicznie jak w przypadku numeru katalogowego.

Przykłady konstruowania masek indeksu katalogowego i handlowego:

Format numeru	Przykład
###	003
T-####	T-0234
Foto-######/ABC	Foto-000234/ABC

4. Na zakładce Inne zdefiniuj:

• numer działu w kasie fiskalnej,
• stawkę VAT zakupu,
• stawkę VAT sprzedaży,
• numer analityki dla danej kategorii,
• domyślną klasyfikację JPK.

Aby zmodyfikować dane wybranej kategorii kliknij przycisk Popraw (klawisz F2).

Usunięcie wprowadzonej kategorii jest możliwe po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del).

Jak dodać kategorie wielopoziomowe?

Kategorie wielopoziomowe służą do klasyfikacji na wielu poziomach asortymentu, umożliwiając tym samym tworzenie złożonego drzewa z możliwością zagnieżdżania do 9 poziomów.

Informacja

Stosowanie kategorii wielopoziomowych nie jest obligatoryjne.

Aby dodać kategorie wielopoziomowe:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. Wpisz nazwę kategorii i kliknij przycisk Zapisz (klawisz F10).

Aby zmodyfikować dane wybranej kategorii kliknij przycisk Popraw (klawisz F2).

Usunięcie wprowadzonej kategorii jest możliwe po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del).

Aby zmienić miejsce kategorii w drzewie, skorzystaj z przycisków:

• - zmiana miejsca w pionie,
• - zmiana miejsca w poziomie.

Podpowiedź

Pod prawym przyciskiem myszy dostępne są dodatkowe operacje na kategoriach wielopoziomowych. Wśród nich znajdują się m.in. grupowe kasowanie kategorii wielopoziomowych, importowanie kategorii z bieżącego magazynu lub z innego magazynu oraz eksport do Excela.

Jak zaimportować drzewo kategorii do innego magazynu?

Kategorie wielopoziomowe nie podlegają procesowi synchronizacji, co oznacza, że na różnych magazynach można korzystać z innego podziału kategorii. Jeśli użytkownik chce korzystać z tego samego podziału na wszystkich magazynach, powinien skonfigurować go na jednym magazynie, a następnie, logując się kolejno na pozostałe magazyny, wykonać operację importowania kategorii.

W tym celu:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe i kliknij prawym przyciskiem myszy na listę kategorii.
2. W wyświetlonym oknie wybierz opcję Importuj kategorie wielopoziomowe z magazynu i potwierdź operację, klikając przycisk Tak.
3. Zaznacz magazyn na liście i kliknij przycisk Wybierz (klawisz Enter).

Jak przypisać artykuł do kategorii?

Zarówno dla kategorii asortymentowych, jak i wielopoziomowych można wykonać grupowe przeniesienie artykułów. W tym celu:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Artykuły i zaznacz towary na liście.
2. Przytrzymując lewy przycisk myszy, przesuń kursor na daną kategorię.

System w zależności od rodzaju kategorii może wyświetlić dodatkowe pytania.

Jak dodać rubryki cenowe?

Kartoteka rubryk (wariantów) cenowych przechowuje informacje o rodzajach cen wykorzystywanych w programie. Lista cen jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Mag.

Aby dodać rubryki cenowe:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Rubryki cenowe i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. Na zakładce Informacje podstawowe wpisz nazwę ceny (np. Promocyjna) i dodaj opis (np. Cena promocyjna dla odbiorców detalicznych w salonie firmowym). Zaznaczenie opcji Cena obowiązkowa dla wszystkich kategorii spowoduje, że ten wariant ceny musi być podany dla każdego towaru. Przykładowo, jeżeli prowadzimy sklep, to ceną obowiązkową może być cena detaliczna, a pozostałe (cena hurtowa, cena promocyjna) będą stosowane według potrzeb.
3. W sekcji Zależność rubryki cenowej określ zależność danej rubryki od innej. Zależności, jakie mogą zachodzić, to:

• procentowa - wyrażona jako procent z innej ceny, np. cena hurtowa może stanowić 80% ceny detalicznej, a cena specjalna - 105% ceny detalicznej,
• kwotowa - do wybranej rubryki cenowej system dodaje lub odejmuje (w zależności od znaku kwoty) odpowiednią wartość. Przykładowo, jeśli cena detaliczna ma wartość 10 zł, dla ceny hurtowej można podać zależność kwotową -2, co spowoduje, że cena zmieni są wartość na 8 zł,
• walutowa - ten rodzaj zależności powiązany jest z walutą i kursem walut. Jeżeli cena zależna zostanie wyrażona w walucie, to do jej ustalenia zostanie wzięta cena bazowa wyrażona w walucie bazowej (PLN) i przeliczona zgodnie z aktualnym kursem.

3. Na zakładce Kategorie artykułów związane z ceną przypisz rodzaj ceny do wybranej kategorii asortymentowej:

• zaznacz wybrane kategorie i kliknij przycisk Przydziel cenę (klawisz F4),
• kliknij przycisk Przydziel/Oddziel wszystkie w magazynie (klawisz F3) - rodzaj ceny zostanie przypisany do wszystkich kategorii na liście.

Jak dodać jednostki miary?

Kartoteka jednostek miar gromadzi informacje o głównych (podstawowych) miarach i wagach wykorzystywanych w programie, czyli o tzw. jednostkach magazynowania. W kartotece asortymentów każdemu towarowi można przypisać indywidualną listę jednostek, będących ułamkami bądź wielokrotnościami jednostki podstawowej, wraz z odpowiednim przelicznikiem. Lista jednostek miar jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Mag.

Aby dodać nową jednostkę:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Jednostki miary i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. Wpisz nazwę jednostki, np. sztuka, kilogram, metr, godzina i podaj jej skrót (np. szt., kg, m, h lub godz.). Wprowadzony skrót będzie wyświetlał się na dokumentach
3. Wprowadź informację na temat podzielności - określ, czy towar może być sprzedawany w niecałkowitych wielokrotnościach jednostki. Przykładem jednostki podzielnej jest metr (np. 3,5 m sukna), a niepodzielnej sztuka (12 szt. guzików). Przy ewentualnej korekcie informacji o podzielności program zapyta, czy zmiana ta ma być uwzględniona w stosunku do towarów już istniejących w kartotece asortymentów.

Jak przeglądać stawki VAT?

Stawki podatku od towarów i usług (PTU), popularnie nazywanego podatkiem VAT, przechowywane są w kartotece wspólnej dla wszystkich magazynów. W programie predefiniowano aktualne stawki podatku VAT zgodnie z rozporządzeniem MF.

Lista stawek VAT nie może być edytowana przez użytkownika. Ma on jednak możliwość ograniczenia wyświetlanych przez program stawek do tych, których potrzebuje w czasie pracy.

W tym celu przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Stawki VAT, zaznacz wybraną stawkę na liście i kliknij przycisk Aktywność (klawisz F4). Stawki nieoznaczone nie będą pojawiały się na liście wyboru stawek. Znacznik można usunąć za pomocą tego samego klawisza.

Jak dodać lokalizacje w magazynach?

Użytkownik ma możliwość przypisywania towarów do konkretnych miejsc w magazynie (jedna lokalizacja dla jednego towaru). System nie śledzi stanu magazynowego w poszczególnych lokalizacjach, ale umożliwia identyfikację fizycznego położenia towaru. Lokalizacja jest widoczna w formularzach dokumentów oraz na wydrukach, z możliwością sortowania pozycji według lokalizacji w magazynie, co ułatwia proces kompletacji dokumentów na magazynie.

Aby dodać lokalizację:

1. Przejdź do widoku Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Lokalizacje w magazynach i kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. W wyświetlonym oknie wpisz miejsce lokalizacji i dodaj opis, a następnie kliknij przycisk Zapisz (klawisz F10).

Aby zmienić miejsce pozycji na liście, skorzystaj z przycisków:

• - zmiana miejsca w pionie,
• - zmiana miejsca w poziomie.

Aby zmodyfikować dane wybranej kategorii kliknij przycisk Popraw (klawisz F2).

Usunięcie wprowadzonej kategorii jest możliwe po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del).