Jak dodać kontrahentów?
Kartoteka kontrahentów w Wapro Mag wprowadza możliwość zapisania kontrahentów, z którymi firma prowadzi wymianę handlową. Kontrahent przypisywany jest do większości dokumentów w trakcie jego wystawiania (nie można zapisać dokumentu bez kontrahenta). Tym samym wyszukiwanie dokumentów w systemie może także odbywać się za pośrednictwem kontrahentów.
Kontrahent może być ewidencjonowany w uproszczonym modelu (nazwa, NIP, dane adresowe) lub z rozszerzonym zakresem danych jak kontakty, rachunki bankowe, uwagi czy inne elementy opisowe lub klasyfikujące.
Lista kontrahentów jest wspólna dla wszystkich magazynów w ramach danej firmy - oznacza to, że kontrahent dodany na dowolnym magazynie automatycznie pojawia się w całej firmie we wszystkich jej magazynach.
Jak utworzyć listę kontrahentów?
Lista kontrahentów w Wapro Mag prezentuje wszystkie zapisy, jakie zostały wprowadzone do systemu. Listę można filtrować na wiele sposobów:
- użycie drzewka podziału systemowego (dostawcy, odbiorcy itp.),
- klasyfikacja kontrahentów,
- grupy cenowe kontrahentów.
Inny sposób to filtrowanie z wykorzystaniem uproszczonej listy filtrów dostępnej nad listą. Należy wybrać pole, po którym szukamy konrahebta i wpisać interesującą nas frazę.
Ostatnia możliwość to użycie filtrów zaawansowanych, gdzie dostępne są różne kryteria biznesowe, które użytkownik może wykorzystać do przeszukania listy kategorii.
Lista kontrahentów może być eksportowana do pliku w formacie MS Excel w celu drukowania raportów, przygotowania listy mailingowej, przeprowadzenia korespondencji seryjnej itp. Wystarczy ustawić odpowiednie filtry i wybrać opcję Eksport do Excela znajdującą się nad listą kontrahentów.
Jak edytować dane kontrahenta?
Tworzenie i edycja kontrahenta w Wapro Mag odbywa się poprzez wprowadzenie pełnych danych ręcznie lub w trybie uproszczonym, w zależności od ustawień systemowych. Domyślnie włączony parametr sprawdzić można w menu: Admin | Konfiguracja użytkownika | Przyśpieszony proces dodawania kontrahenta = Tak.
Model uproszczony zakłada automatyczne uruchomienie pobierania danych z bazy GUS. Wystarczy w oknie wpisać numer NIP firmy, którą chcemy dodać do kartoteki, aby system pobrał dane tego podmiotu i uzupełnił pola na formularzu.
Pamiętaj, że pobierane są tylko i wyłącznie dane teleadresowe, nie są uzupełnione np. rachunki bankowe firmy lub dodatkowe dane biznesowe.
Parametry, jakie przypiszesz do kontrahenta mają wpływ na działanie w innych miejscach systemu. Odpowiednie uzupełnienie kartoteki kontrahenta może pozytywnie wpłynąć na redukcję ilości operacji, jakie będzie trzeba wykonać w trakcie np. wystawiania dokumentu.
Dla przykładu jeśli kontrahent rozlicza się z Twoją firmą przelewem z terminem 7 dni warto ustawić takie cechy kontrahenta w zakładce Dane handlowe.
Zależności domyślnych wartości parametrów są bardziej złożone i konieczne jest odpowiednie ich ustawienie po wdrożeniu systemu. Dzięki temu możne przyspieszyć pracę i zmniejszyć ryzyko błędów użytkownika.
Przykładowo jeśli chcesz, by każdy nowo dodawany kontrahent za domyślną formę płatności miał "przelew", ustaw taką wartość domyślną w parametrze firmy w menu: Admin | Konfiguracja firmy | Domyślna forma płatności.
Podobnie jeśli większość kontrahentów ma domyślny termin płatności wynoszący "7 dni", można takie wartości ustawić jako domyślne w menu: Kartoteki | Formy płatności | Popraw. Dzięki temu, system automatycznie proponuje właściwe terminy płatności przy wystawianiu dokumentów.
Jak korzystać z operacji grupowych?
Większość kartotek i rejestrów w systemie obsługuje tzw. operacje grupowe - pozwalają one znacząco skrócić wykonywanie operacji poprzez grupowe zmiany na zaznaczonych wierszach kartoteki.
Aby skorzystać z operacji grupowej wystarczy zaznaczyć rekordy na liście poprzez znacznik. System rozpozna, że operacja ma zostać wykonana na całej grupie zaznaczonych rekordów.
Dla przykładu jeśli chcesz zmienić grupowo dane kontrahentów, zaznacz pozycje, a następnie wybierz Operacje | Grupowa zmiana danych handlowych. Zdefiniuj podlegające zmianie atrybuty kontrahentów i zapisz operację. Dzięki temu, wskazując raz, co chcesz zmienić, możesz dokonać zmian dla całej grupy kontrahentów.