Jak dodać kontrahentów?
Ulepsz swoje procesy biznesowe dzięki Wapro Mag i utrzymuj wszystkie ważne informacje w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Funkcja Kartoteka kontrahentów w systemie umożliwia efektywne zarządzanie informacjami o kontrahentach, z którymi Twoja firma współpracuje. Dzięki temu narzędziu, możesz łatwo przypisać kontrahenta do dokumentów handlowych, co jest niezbędne do ich prawidłowego zapisu. Systematyzacja danych kontrahentów nie tylko ułatwia wystawianie dokumentów, ale również pozwala na szybkie wyszukiwanie i segregowanie dokumentacji za pomocą danych kontrahentów.
O tym jak dodać kontrahenta w systemie dowiesz się z instrukcji Jak dodać kontrahenta w Wapro Mag?
Zarządzaj danymi kontrahentów w sposób, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy: wybierz prosty model ewidencji z podstawowymi informacjami takimi jak nazwa, NIP i adres lub rozszerzony model, który obejmuje dodatkowe dane takie jak kontakty, numery rachunków bankowych, notatki oraz inne szczegółowe informacje klasyfikujące.
Lista kontrahentów jest wspólna dla wszystkich magazynów w ramach danej firmy. Oznacza to, że kontrahent dodany w dowolnym magazynie, automatycznie pojawia się w całej firmie, we wszystkich jej magazynach.
Jak utworzyć listę kontrahentów?
Lista kontrahentów umożliwia kompleksowy przegląd danych wszystkich kontrahentów, których profile zostały z sukcesem zarejestrowane i zintegrowane. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo wyszukiwać, sortować i filtrować informacje.
Listę można filtrować na wiele sposobów:
- użycie drzewka podziału systemowego (dostawcy, odbiorcy itp.),
- klasyfikacja kontrahentów,
- grupy cenowe kontrahentów.
Inny sposób to filtrowanie z wykorzystaniem uproszczonej listy filtrów dostępnej nad listą. Należy wybrać pole, po którym system ma wyszukać kontrahenta i wpisać odpowiednią frazę.
Ostatnia możliwość to użycie filtrów zaawansowanych, gdzie dostępne są różne kryteria biznesowe, które użytkownik może wykorzystać do przeszukania listy kategorii.
Lista kontrahentów może być eksportowana do pliku w formacie XLSX w celu drukowania raportów, przygotowania listy mailingowej, przeprowadzenia korespondencji seryjnej itp. Wystarczy ustawić odpowiednie filtry i wybrać opcję Eksport do Excela znajdującą się nad listą kontrahentów.
Jak edytować dane kontrahenta?
Edytowanie danych kontrahenta w Wapro Mag odbywa się poprzez wprowadzenie pełnych danych ręcznie lub w trybie uproszczonym. Sposób dodawania kontrahenta zależy od ustawienia parametru Przyśpieszony proces dodawania kontrahenta. Parametr ten można sprawdzić w menu Administrator | Konfiguracja użytkownika.
Model uproszczony zakłada automatyczne uruchomienie pobierania danych z bazy GUS. Wystarczy wpisać NIP firmy, którą chcesz dodać do kartoteki, a system pobierze dane tego podmiotu i uzupełni pola na formularzu.
Pamiętaj, że pobierane są wyłącznie dane teleadresowe, nie są uzupełnione np. rachunki bankowe firmy lub dodatkowe dane biznesowe.
Parametry, jakie przypiszesz do kontrahenta mają wpływ na działanie programu w innych miejscach. Odpowiednie uzupełnienie kartoteki kontrahenta może pozytywnie wpłynąć na redukcję ilości operacji, jakie będzie trzeba wykonać w trakcie np. wystawiania dokumentu.
Przykładowo, jeśli kontrahent rozlicza się z Twoją firmą przelewem z terminem 7 dni, warto ustawić takie cechy kontrahenta na zakładce Dane handlowe.
Zależności domyślnych wartości parametrów są bardziej złożone i konieczne jest odpowiednie ich ustawienie po wdrożeniu systemu. Może to znacznie przyspieszyć pracę i zmniejszyć ryzyko błędów użytkownika.
Przykładowo, jeśli chcesz, by każdy nowo dodawany kontrahent za domyślną formę płatności miał przelew, ustaw taką wartość domyślną w parametrze firmy w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Domyślna forma płatności.
Podobnie, jeśli większość kontrahentów ma domyślny termin płatności wynoszący 7 dni, można takie wartości ustawić jako domyślne w menu Kartoteki | Formy płatności | Popraw. Dzięki temu, system automatycznie zaproponuje właściwe terminy płatności przy wystawianiu dokumentów.
Jak korzystać z operacji grupowych?
System zarządzania danymi oferuje funkcjonalność operacji grupowych, która jest nieocenionym narzędziem usprawniającym zarządzanie informacjami. Dzięki tej opcji, użytkownicy mogą efektywnie modyfikować wiele rekordów jednocześnie, co znacznie przyspiesza procesy administracyjne.
Aby wykonać operacje grupowe, wystarczy zaznaczyć interesujące rekordy za pomocą specjalnego znacznika. Po zaznaczeniu, system automatycznie rozpozna zamiar przeprowadzenia zmian na wielu rekordach naraz, co pozwoli na szybką i sprawną edycję danych. Ta metoda nie tylko oszczędza czas, ale również zwiększa precyzję wprowadzanych zmian, minimalizując ryzyko błędów. Jest to szczególnie przydatne w przypadku obsługi dużych zbiorów danych, gdzie ręczne wprowadzanie zmian byłoby czasochłonne i podatne na pomyłki.
Jeśli chcesz zmienić grupowo dane kontrahentów, zaznacz wszystkich na liście, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Operacje | Grupowa zmiana danych handlowych. Zdefiniuj podlegające zmianie atrybuty kontrahentów i zapisz operację. Zmiany zostaną wprowadzone dla całej grupy kontrahentów.
Jak zarządzać grupą VAT?
Program Wapro Mag to zaawansowane narzędzie, które umożliwia firmom i ich kontrahentom efektywne zarządzanie procesami związanymi z grupą VAT. Dzięki niemu możliwe jest wygodne oznaczanie uczestników grupy VAT, co ułatwia wspólne rozliczenia podatkowe. Grupa VAT jako odrębny podmiot, posiada unikalny NIP, co zapewnia przejrzystość i upraszcza procedury księgowe dla wszystkich członków grupy.
Aby utworzyć grupę VAT w Wapro Mag, należy dodać kontrahenta, przypisać do niego NIP, a także oznaczyć go jako grupę VAT.
Jak założyć kontrahenta grupy VAT?
Definiowanie grupy należy rozpocząć w kartotece kontrahentów, w widoku Kartoteki | Kontrahenci. Proces dodawania nowego kontrahenta została opisany w instrukcji Jak dodać kontrahentów?
Po wprowadzeniu danych kontrahenta, należy na zakładce Uwagi | Inne postawić znacznik w opcji Kontrahent będący podatnikiem podatku jako Grupa VAT.
Jeśli kontrahent jest tylko członkiem grupy, należy zaznaczyć opcję Kontrahent należący do grupy VAT i wybrać grupę z listy.
Jak poprawnie skonfigurować firmę użytkownika grupy VAT?
Aby odpowiednio skonfigurować firmę członka grupy VAT, należy przejść do widoku System | Firmy, kliknąć przycisk Dodaj i przejść na zakładkę Grupy VAT.
Następnie należy wybrać słownik wyboru grupy. Jeśli jest to pierwsza konfiguracja grupy, należy dodać ją w kartotece kontrahentów jako Grupa VAT.
Jeśli firma pełni rolę przedstawiciela grupy VAT, należy w definicji zaznaczyć opcję Przedstawiciel Grupy VAT.
Jeden podmiot w tym samym czasie może być członkiem jednej grupy VAT, przy czym grupa VAT funkcjonuje zawsze w przedziale czasowym zdefiniowanym w widoku definicji grupy.