Jak dodać kartotekę pracowników?

Zakładka Kartoteki pracowników w programie Wapro Mag dostępna jest w menu Kartoteki | Pracownicy. Kartoteka jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP i przechowuje informacje o pracownikach naszej firmy, na które składają się dane osobowe (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia itd.), dane adresowe oraz dane o rachunkach bankowych posiadanych przez pracownika. Dane te mogą być wykorzystane m.in. przy prowadzeniu rozliczeń z pracownikiem, czy też do korespondencji z urzędem skarbowym i ZUS-em.

Ponieważ w programie Wapro Mag wprowadzono możliwość powiązania dokumentu z nazwiskiem osoby wystawiającej (co ma znaczenie m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników), kartoteka pracowników przechowuje także dane potrzebne do cechowania dokumentów. Funkcja ta dotyczy dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych oraz zamówień.

Poza polami niewymagającymi opisu, w kartotece znajdują się również pola:

• Numer ewidencyjny - identyfikuje pracownika w firmie, może być wykorzystany do współpracy Wapro Mag z systemem finansowo-księgowym lub kadrowo-płacowym.
• Opcja Pracownik jest użytkownikiem systemu - to oraz kolejne pole wykorzystywane są do powiązania dokumentów z nazwiskiem osoby wystawiającej. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że dostępne będzie kolejne pole:
  • Nazwa użytkownika - dane o pracownikach przechowywane są we wspólnej bazie danych wszystkich aplikacji Wapro ERP. Natomiast każda aplikacja, w tym i Wapro Mag, posiada własną, niezależną kartotekę użytkowników programu (w Wapro Mag listę użytkowników definiuje się za pomocą funkcji Administrator | Uprawnienia użytkowników). Niniejsze pole służy do skojarzenia osoby pracownika z użytkownikiem aplikacji. W tym celu z rozwijanej listy należy wybrać nazwę (identyfikator) użytkownika systemu Wapro Mag. W czasie wystawiania dokumentów program sprawdza, który użytkownik jest aktualnie zalogowany do programu i na tej podstawie oznacza dokument nazwiskiem pracownika. Należy podkreślić, że przypisanie to nie jest sztywne i w formatce dokumentu można zmienić domyślnie proponowanego pracownika.
• Zmiana wyglądu okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy ich opis zamieszczono w rozdziale "Obsługa programu".
• Funkcja Eksport do Excela dostępna poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy, umożliwia zapisywanie treści kartoteki pracowników w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale Obsługa programu | Eksport zawartości kartoteki / rejestru do Excela.

Podpowiedź

W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Jak korzystać z podręcznego menu kontekstowego?

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w kartotece pracowników dostępne jest Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale Obsługa programu | Kartoteki i rejestry | Podręczne menu kontekstowe | Okno operacji dodatkowych) można stąd uruchomić funkcję powielania pozycji w rejestrze. Funkcja działa analogicznie, jak powielanie pozycji w kartotece asortymentów.