Przejdź do głównej zawartości

Jakie kartoteki są dostępne w programie?

Przy okazji wystawiania dokumentów w Wapro Mag wielokrotnie zachodzi potrzeba wypełniania formularzy, czyli tzw. arkuszy (okienek, formatek) wprowadzania danych. W celu usprawnienia pracy przyjęto zasadę, że wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, informacji nie wpisuje się bezpośrednio, lecz wybiera z wyświetlonej listy. W tym celu umożliwiono tworzenie kartotek (rejestrów, list, słowników), przechowujących informacje o towarach, kontrahentach, stawkach podatku VAT, dokumentach zgromadzonych w systemie itd.

wstazka-kartoteki

Rejestry dostępne w Wapro Mag to m.in. kartoteki:

Zalety budowania kartotek danych:

  1. Jednorazowo wpisana informacja może być wykorzystana wielokrotnie, co oszczędza czas i chroni przed pomyłkami. Listy w Wapro Mag mogą być uzupełniane o nowe pozycje nie tylko po skorzystaniu z opcji dostępnych w menu Kartoteki, ale także w trakcie normalnej pracy, np. podczas wystawiania dokumentów magazynowych. Nowa pozycja jest dołączana do odpowiedniej kartoteki i od tej pory dostępna w programie dla wszystkich jego użytkowników.
  2. Nie ma potrzeby wypełniania wszystkich rubryk dokumentu. Wybranie z listy np. nazwy towaru spowoduje automatyczne wpisanie numeru katalogowego, stawki podatku VAT, numeru SWW/KU itd.
  3. Ułatwiona korekta danych. Poprawienie w kartotece błędnie podanej informacji (np. literówki w nazwie) spowoduje automatyczną zmianę we wszystkich dokumentach, w których wystąpiła. Oszczędza to czas i daje gwarancję, że nie pominięto żadnego dokumentu. Nie dotyczy to wszystkich zmian — np. jeżeli w kartotece asortymentów zostanie zaktualizowana cena sprzedaży, to zmiana ta zostanie uwzględniona jedynie w dokumentach wystawionych po tym fakcie i nie wpłynie ona na stan wcześniejszych rozliczeń z kontrahentami.

Efektywność pracy w kartotekach zwiększa korzystanie z mechanizmów m.in.:

Warto wiedzieć

Sposób działania tych funkcji jest ujednolicony w całym programie.

Warto wiedzieć

Pola związane z odpowiednimi listami (kartotekami) można rozpoznać po ikonie trójkąta skierowanego w dół lub ikonie kart.

Korzystanie z mechanizmu list nakłada na użytkownika obowiązek pewnej dyscypliny. Poniżej kilka uwag praktycznych i technicznych:

  1. Wypełnianie niektórych pól jest wymagane przez program (pole nie może zostać puste), innych zaś jest opcjonalne. W razie pominięcia wymaganego pola, przy próbie zapisania danych do kartoteki, program wygeneruje stosowne ostrzeżenie.
  2. Program wykrywa powtórzenia nazw w kartotekach, nie zaprotestuje jednak, gdy przykładowo ten sam artykuł zdefiniujemy raz jako Telewizor SONY KX–2520, innym razem jako Odbiornik telewizyjny SONY KX–2520czy też TV SONY KX–2520. Dlatego zalecamy, aby nad obsługą kartotek czuwała jedna osoba. Pracownik ten powinien dbać o określoną konwencję nazw i określić stałe zasady dotyczące sposobu zapisu informacji (stosowanie dużych i małych liter itp.). W szczególny sposób dotyczy to wprowadzania nazw towarów i kontrahentów.
  3. Jeśli przy wypełnianiu pola kursor nie znajdował się na początku rubryki i w nazwie (na początku) wystąpi znak odstępu (spacja), to taka nazwa będzie w programie odróżniana od nazwy wpisanej bez spacji. Przykładowo można wpisać tę samą jednostkę miary jako: "szt", " szt", "szt.". Na ekranie różnice te są mało widoczne, ale program umieści w kartotece wszystkie warianty, traktując je jako różne jednostki.
  4. W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji z wykorzystaniem tej pozycji (np. kasowanie towaru jest możliwe, dopóki nie wystąpił on w specyfikacji żadnego dokumentu magazynowego). W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?​

  • Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
  • Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
  • Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
  • Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej​

  • Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
  • Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
  • Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
  • Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.