Jak rozliczać rozrachunki?

Moduł rozrachunków w Wapro Mag umożliwia śledzenie stanu zobowiązań i należności firmy oraz obsługuje proces rozliczania i anulowania rozrachunków. Najczęściej zapisy w rozrachunkach (zobowiązania i należności) są automatycznie generowane przez program jako następstwo:

• Przeprowadzonych operacji handlowych - zakupu lub sprzedaży, rejestrowanych za pośrednictwem dokumentów handlowych (faktur zakupu i sprzedaży),
• Pobrania lub przyjęcia zaliczek - rejestrowanych za pośrednictwem dokumentów finansowych (kwity kasowe, przelewy bankowe).

W razie potrzeby program umożliwia "ręczne" dodanie pozycji rozrachunkowej, która nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowym ani finansowym. W ten sposób można rejestrować rozrachunki niezwiązane z emisją dokumentów handlowych, np. rozliczenia z urzędami, pracownikami, opłaty należności za telefon itp.

Operacja rozliczania rozrachunku wiąże się zazwyczaj z odpowiednim przepływem środków finansowych, co jest rejestrowane przy pomocy dokumentu finansowego. Rozliczenie należności wiąże się z wpływem środków, a zobowiązań - z wypływem. Możliwe są następujące sposoby przeprowadzenia takiej operacji:

• w trakcie rozliczenia odpowiedni dokument finansowy (bankowy lub kasowy) generowany jest automatycznie, przez ręczną rejestrację dokumentu finansowego i skojarzenie go z wybranym rozrachunkiem,
• w wyniku wzajemnej kompensaty zobowiązań i należności istniejących już w rozrachunkach; w wyniku takiej operacji powstaje specjalny dokument finansowy typu kompensata.

Przewidziano możliwość całkowitego bądź częściowego rozliczenia rozrachunku. Oznacza to, iż zobowiązanie czy należność może być uregulowane całkowicie jednorazową zapłatą lub też płacone na raty. W przypadku gdy po całkowitym rozliczeniu powstanie nadpłata, jest ona zapisywana jako zaliczka na poczet następnego rozliczenia. Aktualny stan rozrachunku prezentowany jest w postaci salda ("pozostało do zapłaty").

W każdej chwili istnieje możliwość podejrzenia historii dotychczasowych płatności. Program zapamiętuje powiązania pomiędzy rozrachunkami a rozliczającymi je pozycjami dokumentów finansowych. Przyjęto zasadę, że pozycja dokumentu finansowego może rozliczać tylko jeden rozrachunek, natomiast rozrachunek może być rozliczany przez wiele pozycji z różnych dokumentów finansowych.

Możliwe jest również grupowe rozliczanie rozrachunków, które polega na rozliczeniu kilku zobowiązań lub należności danego kontrahenta za pomocą jednego dokumentu finansowego. Oczywiście będzie on zawierał tyle pozycji, ile rozrachunków zostanie w ten sposób rozliczone.

Proces rozliczania rozrachunków może zostać odwrócony poprzez anulowanie rozrachunku. Wynikiem takiej operacji jest zmiana salda rozrachunku. Może się to odbyć poprzez:

• usunięcie lub modyfikację dokumentu finansowego, a dokładniej odpowiedniej jego pozycji,
• rozpięcie rozrachunku - w tym przypadku rozliczający dokument finansowy może stać się podstawą nowego rozrachunku (zaliczki) lub pozostać niezwiązany z rozrachunkami.

Podpowiedź

Zmiany w stanie rozliczeń wynikających z operacji magazynowych, tj. dokumentowanych za pomocą dokumentów handlowych (faktur) wprowadza się w module obsługi dokumentów finansowych, w menu Operacje handlowe | Dokumenty finansowe.

Natomiast zmiany w rozliczeniach wprowadzonych do rejestru rozrachunków "ręcznie" przeprowadza się w tymże rejestrze rozrachunków, w menu Operacje handlowe | Rozrachunki.

Jak dodać kompensatę zobowiązań i należności?

Szczególnym przypadkiem rozliczania rozrachunków jest wzajemna kompensata zobowiązań i należności. Polega ona na skompensowaniu ze sobą równych kwot zobowiązań i należności pochodzących z dokumentów handlowych albo dokumentów finansowych (jedna kompensata może rozliczać tylko jeden typ dokumentów). W wyniku takiej operacji powstaje dokument finansowy typu kompensata. Jego pozycje zawierają opis i kwoty kompensowanych rozrachunków. Ponieważ kwoty znoszą się wzajemnie, saldo takiego dokumentu jest zawsze równe zeru. Oznacza to w praktyce, że taka operacja nie powoduje przepływu środków finansowych.

Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, polegające na wzajemnym skojarzeniu faktury i zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Mamy wtedy do czynienia z kompensatą w ramach dodatnich i ujemnych należności, albo dodatnich i ujemnych zobowiązań, oraz z przepływem środków finansowych.

Jak prowadzić rejestr rozrachunków?

Rejestr (lista) rozrachunków prezentowany jest po wybraniu funkcji Operacje handlowe | Rozrachunki. Zakres wyświetlanych pozycji można ograniczyć korzystając ze standardowych funkcji Wapro Mag: drzewa filtrowania listy oraz definiowalnych przez użytkownika filtrów. Kwoty należności poprzedzane są znakiem plus, zaś zobowiązań - znakiem minus.

Dostępne są następujące operacje:

• Dodawanie nowej pozycji rozrachunków, klawisz Insert. Funkcja służy do "ręcznego" dodawania pozycji rozliczeń. W ten sposób rejestruje się rozrachunki nie związane z emisją dokumentów handlowych, np. rozliczenia z urzędami, pracownikami, opłaty należności za telefon itp. (zob. opis dalej). Po wybraniu Typu rozrachunku (Zobowiązanie czy Należność), należy określić Płatnika, wybieranego z listy kontrahentów, urzędów lub pracowników oraz wpisać dane do rozliczeń: Kwotę operacji, Sposób i Termin płatności. Rozrachunki są numerowane. W przypadku rozrachunków powstających przy okazji operacji handlowych numer jest identyczny, jak numer faktury. Natomiast przy ręcznym dodawaniu pozycji numer podaje użytkownik. W zakładce Inne można wpisać dowolne uwagi dotyczące rozrachunku, oraz podać nazwisko pracownika wystawiającego dokument rozrachunkowy. Powiązanie to jest przez program wykorzystywane w niektórych raportach.
• Poprawianie rozrachunku, klawisz F2. Postępowanie jest identyczne, jak przy ręcznym dodawaniu pozycji rozrachunków. Jeśli pozycja była już rozliczana program ogranicza możliwości edycji. Całkowicie rozliczony rozrachunek można jedynie przeglądać.
• Kasowanie rozrachunku, klawisz Delete. operacja jest wykonalna jedynie wobec pozycji wprowadzonych ręcznie i to pod warunkiem, że nie było żadnych rozliczeń (nawet częściowych) z udziałem tego wpisu.
  Warto wiedzieć

  Opisane powyżej poprawianie i anulowanie rozliczeń dotyczy tylko pozycji wprowadzonych "ręcznie" do rejestru rozrachunków. Natomiast zmiany w rozrachunkach generowanych automatycznie na podstawie dokumentów handlowych (faktur, rachunków) przeprowadza się przez modyfikacje dokumentów źródłowych, biorących udział w rozrachunkach.

• Podgląd pozycji rozrachunków, klawisz Shift+F2. W zależności od sposobu powstania rozrachunku (generowany automatycznie, czy dopisywany ręcznie) wyświetlana jest bądź formatka dokumentu handlowego, względnie finansowego, będącego podstawą powstania rozliczenia, lub też prezentowana jest formatka edycji "ręcznego" rozrachunku. W trybie przeglądania wszystkie operacje - z wyjątkiem drukowania dokumentów - są zablokowane (nieaktywne).
• Rozliczenie, klawisz Ctrl+R. Uruchamia moduł rozliczeń (patrz opis niżej).
• Lista płatności, klawisz Ctrl+P. W chronologicznej kolejności pokazywane są kolejne raty związane z konkretną pozycją rozliczeń. Zakres informacji obejmuje: numer dokumentu finansowego i datę wystawienia, kwotę na dokumencie, ewentualne karne odsetki od tej kwoty (przy przekroczonym terminie płatności) oraz uwagi wpisane przy rozliczeniu.
• Nota odsetkowa, klawisz Ctrl+N przy otwartym oknie listy płatności (zob. poprzedni punkt). Jeśli kontrahent uregulował należności z opóźnieniem, program umożliwia naliczanie karnych odsetek od przeterminowanej należności (wcześniej opcja jest nieaktywna). Po uruchomieniu funkcji należy wybrać z listy tabelę odsetek za zwłokę, właściwą dla konkretnego płatnika. Karne odsetki zostaną dołączone do listy rozrachunków przez wygenerowanie nowego dokumentu finansowego z nowym terminem płatności. Po upłynięciu tego terminu można kolejny raz naliczyć odsetki - tym razem od nieuregulowanych odsetek.
• Podsumowanie rozrachunków, klawisz Ctrl+S. Program wyświetla łączne wartości zobowiązań i należności ogółem oraz łączne wartości zobowiązań i należności pozostałych do rozliczenia. Poniżej obliczane jest saldo: w zależności od tego czy należności przewyższają należności, czy odwrotnie, wartość salda podawana jest w odpowiedniej rubryce (w drugiej wyświetlana jest wartość zero). Należy pamiętać, że w sumowaniu biorą udział tylko pozycje widoczne w rejestrze rozliczeń. Użytkownik może więc ograniczyć zakres uwzględnionych pozycji za pomocą drzewa filtrowania listy (z lewej strony listy rozliczeń), włączając funkcje filtrowania (klawiszem F8), wybierając konkretnego płatnika (klawiszem F7), czy też wreszcie zaznaczając dowolny zestaw pozycji na liście (klawiszem Spacji). W tym ostatnim przypadku trzeba jeszcze ustawić przełącznik umieszczony pod tabelą podsumowań w pozycji Tylko pozycje zaznaczone. Wymienione sposoby ograniczenia zakresu podsumowań można ze sobą łączyć.
• Drukowanie, klawisz Ctrl+D. Przed wydrukiem można zapoznać się z treścią dokumentu korzystając z funkcji podglądu, klawisz F9. Program proponuje wydrukowanie następujących dokumentów:
  • Wezwania do zapłaty,
  • Bilansu rozrachunków,
  • Aktualnego stanu rozrachunków (raport w wersji pełnej lub skrócony).
    Podpowiedź

    Użytkownik ma do dyspozycji parametr w menu Administrator | Konfiguracja użytkowników | Parametry rozrachunków | W filtrze zakresu dat uwzględniaj, za pomocą którego może określić, czy filtr powinien uwzględniać datę wystawienia, czy termin płatności.

• Eksport zawartości rejestru do Excela - funkcja dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Zasadniczo umożliwia zapisywanie treści rejestru rozrachunków w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale "Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki / rejestru do Excela".

Jak korzystać z podręcznego menu kontekstowego?

Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy rozrachunków. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale "Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych") można stąd uruchomić funkcje:

• Rozliczenie rozrachunku.
• Lista płatności związanych ze wskazaną pozycją.

Opisu działania wymienionych funkcji proszę szukać w innych miejscach niniejszego rozdziału.

Jak prowadzić rozrachunki?

Niezależnie od tego, czy pozycja rozliczeń związana jest z konkretną fakturą, czy też została wprowadzona ręcznie, program umożliwia następujące warianty prowadzenia rozrachunków:

• Jedna operacja rozlicza jedną pozycję rozrachunków (jedną fakturę).
• Jedna operacja rozlicza kilka pozycji rozrachunków (kilka faktur) związanych z konkretnym płatnikiem.
• Kilka operacji rozlicza jedną pozycję rozrachunków (zapłata na raty).

Rozliczaną pozycję (w dowolny sposób) podświetlić można na liście w rejestrze rozrachunków. Po zainicjowaniu klawiszem Ctrl+R funkcji Rozlicz otwiera się okno Dodawania dokumentu finansowego, analogiczne jak opisane w rozdziale "Dokumenty finansowe". Po wypełnieniu nagłówka przechodzimy do zakładki Pozycje, w której wyszczególniamy specyfikację dokumentu finansowego. Program automatycznie wstawia do listy pozycję (fakturę) uprzednio wybraną w rejestrze rozrachunków. W dolnej części okna w rubryce Suma dokumentu wyświetlana jest łączna kwota operacji. Standardowo program proponuje całkowite rozliczenie faktury: kwota w polu Suma dokumentu jest równa kwocie na fakturze.

Jeśli więc użytkownik w tym momencie zakończy rozliczenie klawiszem F10 - funkcja Zapisz, pozycja zostanie rozliczona w całości (program wygeneruje stosowny dokument finansowy, zaś w rejestrze rozrachunków przy rozliczonej pozycji w rubryce Pozostało do zapłaty pojawi się wartość "0,00 zł").

Użytkownik może jednak dowolnie zmniejszyć kwotę operacji w polu Suma dokumentu lub edytując (klawisz F2) wybraną pozycję dokumentu finansowego. Będzie to rozliczenie częściowe (na raty). Z listą rat można zapoznać się w rejestrze rozrachunków, funkcja Płatności, klawisz Ctrl+P.

Jak dodać rozliczenie grupowe?

Możliwe jest także rozliczenie grupowe, czyli jednoczesne rozliczenie kilku rozrachunków jednego kontrahenta. Postępowanie w takim przypadku jest następujące. Po wyświetleniu listy rozrachunków wybranego płatnika (po naciśnięciu klawisza Insert wybrać opcję Rozlicz rozrachunki i kliknąć myszką w żółtą ikonę kartoteki), pozycje do wspólnego rozliczenia zaznacza się klawiszem Spacji i zatwierdza wybór klawiszem Enter. Zaznaczone pozycje zostaną wówczas dodane do listy w zakładce Pozycje, a w polu Suma dokumentu program obliczy łączą kwotę do zapłaty.

Podobnie jak w przypadku rozliczania pojedynczej pozycji, wartość operacji można zmienić (w takim przypadku program zacznie rozliczać dokumenty od najstarszego). Po zatwierdzeniu operacji rozliczenia klawiszem F10 program wystawi zbiorczy dokument finansowy, a w rejestrze rozrachunków dla każdej z rozliczonych pozycji w rubryce Pozostało do zapłaty wpisze wartość "0,00 zł".

Jak dodać rozrachunki walutowe?

Rozrachunki walutowe powstają, gdy sprzedaż dokumentowano fakturą walutową sprzedaży. Rozliczanie faktur walutowych nie różni się od postępowania z transakcjami złotówkowymi. Istotną różnicę stanowi jedynie fakt, że w przypadku rozrachunków walutowych rozliczenie dokumentu następuje w momencie, gdy zapłacona zostanie kwota wyrażona w walucie obcej. Natomiast nie muszą zgadzać się wartości w złotówkach - między sprzedażą a rozliczeniem upływa na ogół pewien czas i wskutek wahań kursowych kwota do zapłaty liczona w złotówkach również zmienia się.