Jak wprowadzić korekty dokumentów handlowych?

Korekty dokumentów handlowych w Wapro Mag obejmują korekty faktur VAT sprzedaży i faktur zakupu oraz paragonów fiskalnych, tj. dokumentów, które w świetle przepisów po wystawieniu nie powinny podlegać żadnym modyfikacjom, za wyjątkiem wystawienia oddzielnego dokumentu korygującego.

Faktura korygująca odnotowuje zmianę wielkości obrotu i, co za tym idzie, wpływa na stan rozliczeń z kontrahentem oraz na rejestr zakupów i sprzedaży VAT (kwotę podatku naliczonego i należnego). Faktura korygująca powinna być stosowana w każdej sytuacji, gdy zmianie ulega kwota podatku od towarów i usług, np. przy:

• uznaniu reklamacji i zwrocie wadliwego towaru (zmianie ilości),
• zmianie ceny,
• zmianie upustu lub rabatu,
• zmianie stawki podatku VAT.

W programie przewidziano rejestrację dokumentu korygującego zakup (FK od dostawcy) oraz wystawienie dokumentu korygującego dla odbiorcy (FK sprzedaży), a także przyjęcie zwrotu z paragonu fiskalnego PK - korekta paragonu, w tym przypadku na wydruku faktura korygująca otrzyma tytuł "Zwrot do paragonu". Istnieje również możliwość wystawienia faktury korygującej do dokumentu handlowego niezarejestrowanego w systemie. Jest to potrzebne, np. gdy użytkownik korzystał wcześniej z programu innej firmy lub prowadził księgowość ręcznie.

Program umożliwia wystawienie szeregu korekt do jednego dokumentu pierwotnego. Każdy kolejny dokument korygujący musi uwzględniać zmiany wprowadzone przez dokumenty poprzednie. Dlatego w razie potrzeby odwołania korekty anulowanie musi odbywać się kolejno, począwszy od ostatniej modyfikacji.

Jak dodać fakturę korygującą sprzedaży?

Korekty faktur sprzedaży dokonuje się w rejestrze operacji handlowych w menu: Operacje handlowe | Dokumenty handlowe. Pierwszą czynnością jest wskazanie na liście dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę lub istniejącej już korekty. Po uruchomieniu klawiszem Ctrl+K funkcji Korekty, wyświetlana jest chronologiczna lista korekt związanych z aktualnym dokumentem. Lista ta obsługiwana jest na zwykłych zasadach obowiązujących w programie. Korekty nie podlegają edycji (poprawianiu). Ponieważ każda kolejna korekta musi uwzględniać stan dokumentu będący wynikiem działania wszystkich poprzednich korekt, dopuszczalne jest tylko anulowanie (skasowanie) ostatnio wykonanej korekty. Pozostałe pozycje są niedostępne dla operacji kasowania.

Dodanie nowej korekty inicjuje się klawiszem Insert. Wyświetlana jest wówczas formatka dokumentu podzielona na dwie zakładki:

• Informacje podstawowe - dokument korygujący otrzymuje numer (w zależności od ustawienia w konfiguracji generowany automatycznie lub wpisywany ręcznie), zapamiętywana jest też data operacji. W tym miejscu można również skorygować niektóre informacje nagłówka dokumentu:
  • Miejsce wystawienia,
  • Osoba upoważniona do odbioru faktury,
  • Sposób i Termin płatności.
• Pozycje korekty - każda pozycja specyfikacji towarowej jest wyświetlana w dwu wierszach. W górnym znajduje się pierwotna (oryginalna) treść dokumentu. Dane w tej linii nie podlegają zmianom. Poniżej znajduje się powielona treść oryginału. Użytkownik może zmienić:
  • Ilość towaru,
  • Cenę.
  • Rabat/Narzut - procentową wartość należy podać osobno dla każdej pozycji w specyfikacji. Klawisz ekranowy P, znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo.
• Stawkę VAT.

W programie nie jest możliwa jednoczesna zmiana ilości i ceny towaru - w razie potrzeby wykonuje się to tworząc dwie faktury korygujące.

Zatwierdzenie korekty powoduje powrót do listy korekt bieżącego dokumentu handlowego i uzupełnienie jej o nową pozycję.

Jak korzystać z menu kontekstowego?

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze dokumentów korygujących dostępne jest:

• Podręczne menu kontekstowe - uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale "Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych") można stąd uruchomić funkcję Korekty do dokumentu nierejestrowanego w systemie. Funkcję opisano w dalszej części.

Warto wiedzieć

Korekta dokumentu nierejestrowanego występuje tylko w dokumentach sprzedaży. Dla dokumentu zakupu w zależności od rodzaju korekty zazwyczaj wystarczają operacje na dokumentach wewnętrznych PW/RW.

Jak rejestrować fakturę korygującą od dostawcy?

Rejestracja faktury korygującej od dostawcy przebiega analogicznie, jak w przypadku faktury korygującej sprzedaż. Użytkownik wpisuje dane z faktury korygującej dostawcy. Na podstawie zmian obrotu program wylicza automatycznie zmiany naliczonego podatku. Informacje te są potrzebne do rozliczeń z dostawcą i wpływają na stan rejestru zakupów VAT.

Dzięki obowiązującemu w Wapro Mag mechanizmowi pełnej identyfikacji dostaw możliwy jest zwrot towaru do dostawy pierwotnej. Oznacza to, że przy kolejnych dostawach dla każdego towaru zapamiętywane są nie tylko ilości i ceny zakupu, lecz także numery dokumentów przychodu, na podstawie których został on przyjęty. W konsekwencji umożliwia to również odszukanie i skorygowanie faktury zakupu w przypadku, gdy do magazynu wraca towar (np. z powodu uszkodzenia), nawet jeśli był wielokrotnie przesyłany między magazynami przy użyciu dokumentów MM. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziale "Dokumenty magazynowe. Gospodarka magazynowa w Wapro Mag".

Jak wystawić fakturę korygującą do dokumentu nierejestrowanego w systemie?

Wystawianie faktury korygującej do dokumentu handlowego niezarejestrowanego w systemie jest przydatne, gdy użytkownik korzystał wcześniej z programu innej firmy lub prowadził księgowość ręcznie. Aktualnie operacja wykonalna jest tylko dla dokumentów sprzedaży.

Funkcja dostępna jest w rejestrze operacji handlowych w menu: Operacje handlowe | Dokumenty handlowe. Po uruchomieniu klawiszem Ctrl+K funkcji Korekty (nie ma znaczenia, która faktura będzie podświetlona na liście), należy nacisnąć klawisz Shift+Ins - Dodaj korektę do nierejestrowanego dokumentu. Program wyświetla wówczas okienko informacyjne z wyjaśnieniem, jak przeprowadzić operację. Rejestracja takiej faktury przebiega w dwóch etapach:

1. Najpierw należy wprowadzić do programu Wapro Mag dokument pierwotny - fakturę sprzedaży. Odbywa się to analogicznie do wystawiania zwykłej faktury, z tym że jej numer wpisuje się ręcznie. Po zatwierdzeniu dokument pierwotny zapisywany jest do rejestru faktur oraz tworzony jest stowarzyszony z nim dokument wydania magazynowego WZ (również bez numeru - można skorygować to w rejestrze dokumentów magazynowych). W celu wyróżnienia na liście oba dokumenty wyświetlane są jaśniejszą (szarą) czcionką.
2. W drugim etapie wystawia się fakturę korygującą do wprowadzonego wcześniej dokumentu pierwotnego. Odbywa się to w zwykły sposób (zob. opis wyżej). Wygenerowana faktura korygująca jest dołączana do rejestru dokumentów handlowych.

Ponieważ FK powstała na podstawie dokumentu pierwotnego spoza systemu, nie ma w Wapro Mag powiązania towaru na specyfikacji ze stosownym dokumentem magazynowym PZ, a co za tym idzie, nieznana jest cena zakupu tego towaru. Jako że przy zmianie ilości - zwrocie towaru - jest on przyjmowany do magazynu zawsze według ceny zakupu, w sytuacji tej brak jest możliwości obliczenia zysku / straty w saldzie magazynu. Dlatego też przewidziano możliwość podania (skorygowania) ceny zakupu dla tych pozycji FK, dla których zmieniono ilość towaru.

Okno modyfikacji ceny zakupu jest dostępne na dwa sposoby:

1. Przez moduł obsługi dokumentów korygujących - po podświetleniu w rejestrze dokumentów handlowych faktury VAT nierejestrowanej w systemie lub wystawionej do niej faktury korygującej, należy nacisnąć klawisz Ctrl+K - Korekty, po czym w oknie dokumentów korygujących klawisz Shift+F3 - Modyfikacja cen zakupu. Wyświetlona zostanie specyfikacja faktury korygującej. Po wskazaniu kursorem właściwego towaru na liście FK naciskamy klawisz F2 - Modyfikacja ceny zakupu.
2. W trybie podglądu dokumentu korygującego - po podświetleniu w rejestrze dokumentów handlowych faktury korygującej wystawionej do dokumentu nierejestrowanego w systemie, należy nacisnąć klawisz Shift+F2 - Pokaż dokument. Wyświetlona zostanie specyfikacja faktury korygującej. Po wskazaniu kursorem właściwego towaru na liście FK, naciskamy klawisz F2 - Modyfikacja ceny zakupu.

Jak wykonać korekty zbiorcze?

System umożliwia wystawienie korekt zbiorczych. Korekty takie mogą być wystawiane dla operacji zakupu lub sprzedaży - nie mogą być jednak mieszane operacje w ramach jednej korekty zbiorczej.

Aby wystawić korektę zbiorczą w Wapro Mag użytkownik powinien:

1. Zaznaczyć na liście potrzebne dokumenty, a następnie ustawić kursor, na którymś zaznaczonym dokumencie (w przeciwnym przypadku system poinformuje użytkownika, że nie można wystawić korekty, ponieważ aktualnie podświetlona pozycja nie jest wśród zaznaczonych dokumentów).
2. Wybrać opcję Korekty (Ctrl+K), a następnie opcję Dodaj korektę zbiorczą (Ctrl+Ins).
3. Zostanie otwarte okno korekty, na którym znajdą się pozycje z wszystkich dokumentów zaznaczonych do korekty.

Użytkownik może chcieć wydrukować na dokumencie korekty tylko pozycje, które uległy modyfikacji. Aby uzyskać taki efekt, należy na oknie wydruku w opcji Edycja wariantu na zakładce Inne wybrać opcję Pozycje po korekcie | Drukuj tylko skorygowane.

Mechanizm tworzenia korekty zbiorczej, nie różni się zasadniczo od mechanizmu wystawiania korekty pojedynczej. Ważna różnica to zestaw wykluczeń, kiedy taka korekta nie może zostać utworzona.

Podczas tworzenia korekty zbiorczej, użytkownik do dyspozycji ma listę faktur, które zostały uwzględnione w tej korekcie. Lista dostępna jest na zakładce Informacje podstawowe pod opcją Dokumenty korygowane korektą zbiorczą oraz została omówiona poniżej. Lista prezentuje numer dokumentu oraz jego datę wystawienia.

Utworzona korekta zbiorcza otrzymuje numer z puli zwykłych faktur korygujących. Dodatkowo umieszczona jest w dedykowanej sekcji na drzewie podziału dokumentów Korekta zbiorcze.

Warto wiedzieć

Jeżeli użytkownik utworzy do danego dokumentu korektę zbiorczą to wszystkie kolejne korekty w odniesieniu do tego dokumentu będą korektami zbiorczymi.

Lista wykluczeń niepozwalających utworzyć korekty zbiorczej

Korekty zbiorczej nie można utworzyć w systemie, jeśli:

• Poświetlony dokument nie został zaznaczony przed rozpoczęciem dodania korekty zbiorczej.
• Dokumenty są w edycji przez użytkowników lub zostały zablokowane.
• Dokument nie posiada sygnatury: FV, FZ, FVk, FZk.
• Wśród dokumentów są faktury zaliczkowe.
• Wśród dokumentów są faktury nieobrotowe, nierejestrowane lub szablony dokumentów seryjnych.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty różnych płatników.
• Wśród zaznaczonych dokumentów stwierdzono dokumenty sprzedaży i zakupu.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty walutowe.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty, których dokumenty magazynowe posiadają korekty związane z innymi korektami.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty, których dokumenty magazynowe znajdują się w magazynie, który jest w stanie remanentu/bilansu otwarcia.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się towary wciągnięte na remanent lub bilans otwarcia.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty oznaczone jako odłożone w czasie.
• Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się dokumenty, które posiadają dokument magazynowy dokumentujący fakturę zaliczkową na 100% wartości zaliczki.

Jak dodać korektę ilości do faktury zakupu rozchodowanej partii towaru?

Podmioty gospodarcze prowadzące magazyn zobligowane są do rozchodowania towarów wg określonych zasad regulowanych postanowieniami Ustawy o Rachunkowości, a program zarządzania sprzedażą i magazynem powinien im w tym pomóc.

Istnieje kilka metod rozchodowywania towarów z magazynu. Podstawowe z nich to:

• FIFO - z ang. first in first out - pierwsze weszło, pierwsze wyszło,
• LIFO - z ang. last in first out - ostatnie weszło, pierwsze wyszło.

Pamiętaj

Niezależnie od wybranej przez podmiot gospodarczy metody, aby program zarządzania magazynem mógł prowadzić rozchód towaru zgodnie z wybraną przez użytkownika metodą, musi ściśle kontrolować związek towaru z dostawami. W przeciwnym przypadku nie byłby w stanie utrzymać odpowiedniej kolejności rozchodu.

Przyjęty schemat rozchodu ma bezpośredni wpływ na ustalanie kosztów uzyskania przychodów w deklaracjach podatkowych firmy. W wyidealizowanym przypadku obrotu towarami, które cały czas mają niezmienne ceny zakupu, kontrola powiązania towaru z konkretna dostawą tylko utrudnia użytkownikom pracę, ponieważ usztywnia działanie programu. W takim przypadku, niezależnie od tego, z której dostawy rozchodujemy towar, koszt zakupu sprzedanych towarów nie zmienia się.

Sytuacja diametralnie zmienia się w przypadku, kiedy towary mają zmienne ceny zakupu lub np. kiedy prowadzimy obrót towarem importowanym, którego cena zakupu wyrażona w PLN jest każdorazowo zależna od kursu waluty. W tym przypadku okazuje się, że takie działanie programu jest jak najbardziej uzasadnione i zrozumiałe, ponieważ chroni podmiot gospodarczy przed przykrymi konsekwencjami przypadkowego zawyżenia kosztów uzyskania przychodów w deklaracji podatku dochodowego.

Każdy użytkownik programu prowadząc standardowy obrót towarowy w programie rozumie, że niezależnie od tego, czy rozchód towaru jest wykonywany przez program, czy też z wykorzystaniem opcji "Wymuszaj z dostawy", w magazynie musi istnieć konkretna dostawa towaru, z której chcemy dokonać rozchodu.

Zwrot towaru do dostawcy to również rozchód towaru z magazynu, różnica polega tylko na tym, że w tym przypadku program nie jest w stanie kontrolować, czy wystawiany dokument przez dostawcę (faktura korygująca) dotyczy partii towaru znajdującego się w magazynie. Robi to dopiero w momencie rejestrowania faktury korygującej. W tym przypadku to użytkownik programu musi dopilnować, aby dostawca skorygował właściwą dostawę tzn. taką z której pochodzi zwracany towar, a nie dowolnie wybraną przez siebie.

Omawiany przypadek może się pojawić w sytuacji, kiedy dokonywany jest zwrot partii towaru do dostawcy, z którym dokonywany jest stały, ciągły obrót towarowy. W takich przypadkach w systemie zarejestrowanych jest zwykle wiele dostaw towarów od tego samego dostawcy (wiele faktur zakupu), z których większość związana jest z rozchodowanymi już dostawami i jedna lub dwie (najczęściej ostatnie) z dostawami znajdującymi się jeszcze w magazynie.

Jeżeli dostawca towaru nie zostanie poinformowany, z której dostawy pochodzi zwracany towar, czyli którą fakturę chcemy korygować, może się zdarzyć, że wystawi ją np. do pierwszej nierozliczonej faktury. Dostawcy jest to zwykle obojętne, ponieważ tworzy przychód do swojego magazynu. Poza tym, w przypadku kiedy omawiana sytuacja dotyczy towarów nieposiadających cech charakterystycznych, bez nadanych numerów seryjnych, nie jest możliwe nawet zidentyfikowanie partii towaru.

Reasumując, rozwiązaniem dla zgłaszanych przez użytkowników problemów jest prosta dbałość o to, aby faktura wystawiona przez dostawcę dotyczyła rzeczywiście zwracanego towaru.

Pzykład:

Podobna sytuacja może się zdarzyć zupełnie przypadkowo, np. na drodze pomyłki w wydaniu towaru z magazynu. Załóżmy, że firma prowadzi obrót towarami z nadanymi np. numerami seryjnymi i właśnie taki towar został pomyłkowo (lub błędnie) wydany. Po pewnym czasie w firmie pojawia się odbiorca z towarem do zwrotu i swoją fakturą zakupu. Jak się okazuje towar o tym numerze seryjnym (lub partia towaru) został powiązanY z dokumentem sprzedaży innego odbiorcy, wobec tego korekta faktury sprzedaży naszego odbiorcy reklamującego towar nie rozwiązuje problemu.

Dostawca reklamowanego towaru wystawi nam korektę na towar, który mu rzeczywiście został zwrócony, natomiast w naszym systemie widnieje zwrócony towar o innym numerze seryjnym. W tym przypadku program Wapro Mag również uniemożliwi rejestrację takiej faktury korygującej, ponieważ dotyczy innego towaru (chyba że przypadkowo dotyczą tej samej dostawy).

Powstaje wobec tego pytanie - co zrobić, aby jednak zarejestrować w naszym systemie fakturę korygującą wystawioną przez naszego dostawcę do towaru, którego nie mamy już w magazynie?

Warto wiedzieć

Poniżej przedstawioną operację rozwiązującą wyżej opisany problem, jednak powinna ją przeprowadzić wyłącznie upoważniona osoba, najlepiej administrator systemu.

Rozwiązaniem jest oczywiście przywrócenie w programie stanu zgodnego ze stanem faktycznym towarów w magazynie.

1. Należy znaleźć dokument/dokumenty, w których znajdują się towary z dostaw, których dotyczy dokument korekty naszego dostawcy (lub dokument, na którym znajduje się reklamowany towar z właściwym numerem seryjnym).
2. Poprzez edycję tego dokumentu - zmniejszenie ilości towaru o korygowaną ilość nastąpi "zwrot" na stan magazynu tego towaru z właściwej dostawy.
3. Następnie należy zarejestrować dokument faktury korygującej od dostawcy wybierając towary z właściwej dostawy.
4. Na koniec należy powrócić do technicznie edytowanego dokumentu (z punktu nr 2) i przywrócić (zwiększyć) ilości towarów do takich, jakie był pierwotnie w dokumencie. Program automatycznie pobierze towar z kolejnych dostępnych dostaw.

Pamiętaj

Bardzo ważne jest sprawdzenie czy technicznie edytowany dokument (w punkcie nr 2) był już wcześniej zaksięgowany w programie finansowo - księgowym (wysłany do tego programu), czy też nie. Jeżeli nie został jeszcze zaksięgowany/wysłany, nie jest istotne, czy koszt zakupu towarów na dokumencie zmienił się podczas zmiany dostaw towarów na dokumencie, czy nie.

Jeżeli natomiast dokument został wcześniej zaksięgowany/wysłany do programu FK, należy bezwzględnie przeprowadzić tę operację w uzgodnieniu z księgowością firmy, ponieważ może to mieć wpływ na podatkowe koszty uzyskania przychodów firmy, a w konsekwencji wynik okresu rozrachunkowego oraz kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy firmy.