Jak rozpocząć remanent?
Do ustalenia stanów magazynowych i ich okresowej kontroli przewidziano w Wapro Mag następujące funkcje:
- Bilans otwarcia - oprócz możliwości wpisania stanu magazynowego z natury i uzupełnienia kartoteki towarów rozpoczyna nowy okres rozliczeniowy, tzn. usuwa wszystkie dotychczas wystawione dokumenty magazynowe oraz handlowe i zeruje ich liczniki. Pozwala też użytkownikowi zdecydować, czy i w jakim zakresie usuwać zamówienia, oraz towar nieuwzględniony w bilansie otwarcia z kartoteki asortymentów. Natomiast bilans otwarcia NIE ma wpływu na dokumenty w rejestrze rozrachunków, zaś ewentualne kasowanie należy wykonać ręcznie w module rozliczeń z kontrahentami. Funkcja dostępna w menu
Magazyn | Bilans otwarcia.Uwaga!Bilans otwarcia kasuje dokumenty bezpowrotnie, jedyna metoda na ich odtworzenie to przywrócenie archiwum bazy danych. Należy szczególnie uważać przy pracy z tą funkcją.
- Remanent - przeznaczona do okresowego sporządzania spisu kontrolnego towarów bez przerywania ciągłości okresu rozliczeniowego (numeracji dokumentów, stanów rozliczeń itd.). Funkcja dostępna w menu
Magazyn | Remanent.
Stworzenie w programie kartoteki asortymentów nie oznacza jeszcze przyjęcia towaru — na tym etapie stany magazynowe są zerowe. Przed rozpoczęciem normalnej pracy trzeba w każdym magazynie dokonać spisu z natury posiadanych zasobów, czyli stworzyć tzw. bilans otwarcia. Operacja ta jest niezbędna, gdyż nie jest możliwe wydanie (sprzedaż) towaru, którego nie wprowadzono do magazynu. Innymi słowy program nie dopuszcza do powstawania stanów ujemnych. Użytkownik powinien skorzystać z funkcji dostępnych w menu Magazyn, przy czym proponowaną jest opcja Bilans otwarcia, ponieważ wykonanie BO powoduje również skasowanie dokumentów magazynowych i handlowych, oraz w zależności od wyboru użytkownika również pozostałych (np. wystawionych w okresie prób z programem). Tworzenie bilansu otwarcia dotyczy początku każdego okresu rozliczeniowego (roku).
Inwentaryzację może prowadzić wielu użytkowników równocześnie wykorzystując mechanizm remanentów tymczasowych. Po zakończeniu spisu następuje scalenie dokumentów cząstkowych i wygenerowanie ostatecznego dokumentu remanentowego.
W Wapro Mag przyjęto zasadę, że zmiana stanu magazynowego jest dopuszczalna jedynie za pośrednictwem odpowiednich dokumentów (PZ, WZ, MM, ewentualnie innych). Stwierdzone w czasie inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a wynikającym z ewidencji ilościowo–wartościowej prowadzonej w programie są zapisywane do dokumentów inwentaryzacyjnych. Są one traktowane jak zwykłe dokumenty magazynowe, z tą tylko różnicą, że w rubryce Rodzaj dokumentu występuje w nich słowo "Remanent". Standardowo dokumenty te otrzymują sygnaturę REM (jeśli przeprowadzono remanent) lub BO (jeśli korzystano z funkcji tworzenia bilansu otwarcia). Dokument BO jest zawsze dokumentem przychodowym, natomiast dokument REM może ujmować zarówno dodatnie różnice remanentowe, jak i niedobory.
Należy zwracać uwagę na pojawiające się komunikaty podczas zatwierdzania dokumentów BO lub remanentu, ponieważ nie ma możliwości edycji tych dokumentów. Przy zachowaniu ostrożności można uniknąć błędów w zatwierdzonych dokumentach.
Przed rozpoczęciem pracy z remanentem lub bilansem otwarcia użytkownik powinien zapoznać się z parametrami w konfiguracji firmy dotyczącymi przeprowadzania funkcji remanentu. Parametry dostępne są w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Remanent/Bilans