Jak rozpocząć remanent?
Remanent to często używana nazwa tzw. spisu z natury – czynności dokonywanej w przedsiębiorstwie prowadzącym księgę przychodów i rozchodów. Umożliwia sprawdzenie, czy faktyczny stan majątku firmy odpowiada danym zamieszczonym w ewidencji księgowej. W celu ustalenia i okresowej kontroli stanów magazynowych, system Wapro Mag został wyposażony w funkcje:
- Bilans otwarcia - pozwala na wpisanie stanu magazynowego z natury i uzupełnienie kartoteki towarów, a także rozpoczęcie nowego okresu rozliczeniowego (usuwa wszystkie dotychczas wystawione dokumenty magazynowe oraz handlowe i zeruje ich liczniki). Pozwala też użytkownikowi zdecydować, czy i w jakim zakresie usuwać zamówienia oraz towar nieuwzględniony w bilansie otwarcia z kartoteki asortymentów. Bilans otwarcia nie ma wpływu na dokumenty w rejestrze rozrachunków, zaś ewentualne kasowanie należy wykonać ręcznie w module rozliczeń z kontrahentami. Funkcja ta dostępna jest w menu
Magazyn | Bilans otwarcia.
Bilans otwarcia kasuje dokumenty bezpowrotnie. Jedyna metoda na ich odtworzenie to przywrócenie archiwum bazy danych.
- Remanent - umożliwia okresowe sporządzanie spisu kontrolnego towarów bez przerywania ciągłości okresu rozliczeniowego (numeracja dokumentów, stany rozliczeń itd.). Funkcja dostępna jest w menu
Magazyn | Remanent.
Utworzenie kartoteki asortymentów nie oznacza jeszcze przyjęcia towaru — na tym etapie stany magazynowe są zerowe. Przed rozpoczęciem pracy w systemie, należy w każdym magazynie wykonać spis z natury posiadanych zasobów, czyli stworzyć tzw. bilans otwarcia. Operacja ta jest niezbędna, gdyż wydanie (sprzedaż) towaru, którego nie wprowadzono do magazynu, nie jest możliwa. Innymi słowy program nie dopuszcza do powstawania stanów ujemnych. Użytkownik powinien skorzystać z funkcji Bilans otwarcia dostępnej w menu Magazyn. Wykonanie BO powoduje również usunięcie dokumentów magazynowych i handlowych oraz - w zależności od wyboru użytkownika, również pozostałych (np. wystawionych w okresie prób z programem). Tworzenie bilansu otwarcia dotyczy początku każdego okresu rozliczeniowego (roku).
Inwentaryzację może prowadzić wielu użytkowników równocześnie, wykorzystując mechanizm remanentów tymczasowych. Po zakończeniu spisu następuje scalenie dokumentów cząstkowych i wygenerowanie ostatecznego dokumentu remanentowego.
W Wapro Mag zmiana stanu magazynowego jest dopuszczalna jedynie za pośrednictwem odpowiednich dokumentów (np. PZ, WZ, MM). Stwierdzone w czasie inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a wynikającym z ewidencji ilościowo–wartościowej prowadzonej w programie są zapisywane do dokumentów inwentaryzacyjnych. Są one traktowane jak zwykłe dokumenty magazynowe, z tą różnicą, że w polu Rodzaj dokumentu występuje w nich słowo Remanent. Standardowo, dokumenty te otrzymują sygnaturę REM (jeśli przeprowadzono remanent) lub BO (jeśli korzystano z funkcji tworzenia bilansu otwarcia). Dokument BO jest zawsze dokumentem przychodowym, natomiast dokument REM może ujmować zarówno dodatnie różnice remanentowe, jak i niedobory.
Należy zwrócić szczególną uwagę na komunikaty wyświetlające się podczas zatwierdzania dokumentów BO lub remanentu, ponieważ nie ma możliwości edycji tych dokumentów. Przy zachowaniu ostrożności można uniknąć błędów w zatwierdzonych dokumentach.
Przed rozpoczęciem pracy z remanentem lub bilansem otwarcia użytkownik powinien zapoznać się z parametrami dostępnymi podczas konfiguracji firmy, dotyczącymi przeprowadzania funkcji remanentu. Parametry dostępne są w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Remanent/Bilans.