Jak uruchomić Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma udostępniana przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem której większość podmiotów ma wymieniać dokumenty handlowe w formie elektronicznej. Formatem obowiązującym będzie plik XML zgodny z formatem FA(x) - x oznacza konkretny schemat obowiązujący w danym przedziale czasu.
Systemy Wapro ERP zarówno handlowe, jak i finansowo-księgowe będą realizowały komunikację z usługą KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink dostarczanej przez Asseco Business Solutions, która, poza wysyłką faktur, umożliwia wysyłanie innych typów dokumentów oraz konwertowanie przesyłanych dokumentów XML na różne formaty.
Jak zacząć pracę z KSeF?
Usługa KSeF wymaga pewnych czynności formalnych. Nie wystarczy po prostu uruchomić program i wysłać dokumenty. W pierwszej kolejności firma powinna pozyskać we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym dostęp do usługi. Jeśli podmiot jest osobą fizyczną, uprawnienie nadawane jest automatycznie.
Korzystając z aplikacji dostarczonej przez Ministerstwo Finansów można wygenerować token dostępowy i wkleić go do aplikacji. Można także wygenerować taki token z poziomu aplikacji Wapro Mag (wymagany jest podpis kwalifikowany).
Wymiana możliwa jest za pośrednictwem usługi Businesslink (użytkownik, który chce automatycznie wysyłać i odbierać dokumenty musi posiadać abonament na usługę). Alternatywnie użytkownicy mogą eksportować faktury do formatu zgodnego z KSeF i wysyłać dokumenty przez wspomnianą aplikację Ministerstwa Finansów.
Jak skonfigurować usługę Businesslink?
Jeśli usługa Businesslink jest już gotowa, użytkownik może wprowadzić token skopiowany z portalu MF za pomocą opcji Wyślij token KSeF lub uruchomić funkcję generowania tokenu przez API.
Wybranie opcji Wygeneruj pozwala określić sposób generacji. Użytkownik może wskazać, jaki rodzaj certyfikatu ma być użyty do uwierzytelnienia oraz jakie uprawnienia dany token posiada (wysyłanie i odbiór czy tylko odbiór (np. biuro rachunkowe)).
Opcja druga, czyli wysyłka gotowego tokenu, jest zdecydowanie prostsza i polega na wklejeniu wygenerowanego tokenu oraz wskazaniu jego uprawnień.
Obecnie API udostępniane przez MF dla usługi KSeF nie posiada możliwości automatycznego sprawdzenia, jakie uprawnienia ma dany token. Bardzo istotne jest uważne generowanie tokenu i wskazanie odpowiednich uprawnień, jakie on posiada, aby nie pojawiały się problemy w komunikacji z usługą.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmiany w obsłudze tokenów uwierzytelniających. Z dniem 01.01.2025 r. wszystkie wygenerowane tokeny wygasną, ponieważ nowe będą korzystały z tzw. kluczy prywatnych i publicznych. Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze szczegółów jak implementować takie tokeny w systemach ERP, zmiany będą sukcesywnie pojawiać się w kolejnych wersjach aplikacji.
Uprawnienia mogą być nadane dla całej firmy (wszyscy użytkownicy komunikują się z usługą w procesie wysyłki i odbierania faktur jednym tokenem) lub na poziomie użytkownika. Jeśli firma ma bardziej sformalizowane role, może rozdzielić proces zapisywania faktur w systemie od procesu wysyłki ich do KSeF. Można rozdzielić te role poprzez przypisanie tokenu do pracownika. Proces przypisania dostępny jest do zainicjowania na zakładce Uprawnienia KSeF i nie różni się niczym od nadawania tokenu dla firmy poza faktem, że system powiąże token z użytkownikiem, a nie z firmą.
W trakcie komunikacji z usługą system sprawdza czy posiada token dla firmy. Jeśli token nie jest przypisany, to sprawdza jego przypisanie dla konkretnego użytkownika.
Jak określić parametry konfiguracyjne w programie?
Do komunikacji z usługą dodane są różne parametry, które wpływają na to, na ile automatycznie pewne zdarzenia mają się odbywać (np. automatyczna próba przeniesienia FV z bufora do głównego rejestru), bądź jakie dane mają być podstawiane w trakcie tworzenia plików eksportu.
Parametry dostępne są w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Wymiana dokumentów.
Jak wysyłać dokumenty?
Dokumenty wysyłane są z bufora dokumentów i w tym też miejscu dostępne są najbardziej szczegółowe informacje o stanie wysyłki. Użytkownik może wysłać dokument z listy dokumentów handlowych do bufora, korzystając z funkcji operacji dodatkowych - Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora. Operacja ta przenosi dokument tylko do bufora, gdzie oczekuje on na dalsze działanie operatora.
Druga operacja to Prześlij zaznaczone dokumenty do Businesslink - przenosi w tle dokumenty do bufora, a następnie z bufora próbuje wysłać je do usługi Businesslink.
W trakcie wysyłki dokumentu sprawdzana jest zgodność utworzonego dokumentu XML z tzw. schematem XSD, czyli semantyczna poprawność pliku.
Walidacja pliku ze schematem XSD oznacza tylko sprawdzenie spójności na poziomie technicznym, np. czy pole NIP jest polem numerycznym a nie alfanumerycznym lub czy pole numer nie jest dłuższe niż zakłada odbiorca. Walidacja XSD nie obejmuje spójności biznesowej, np. czy kwota VAT jest błędnie obliczona.
Aby wysłać dokument do usługi KSeF dla danego kontrahenta, należy oznaczyć w systemie, od kiedy taka komunikacja z danym kontrahentem jest obsługiwana. W tym celu użytkownik powinien w kartotece kontrahenta zaznaczyć jednego kontrahenta lub wielu i wybrać z listy Operacji dodatkowych pozycję Grupowa zmiana danych handlowych. W zakładce KSeF może wskazać od kiedy odbiera i wysyła dokumenty przez KSeF z danym kontrahentem.
Ustawione daty na poziomie pojedynczych kontrahentów mogą być zweryfikowane podczas modyfikacji danych kontrahenta, na zakładce Dane handlowe.
Jeśli faktura została wysłana do KSeF, to widać to zarówno w buforze, jak i w głównej liście dokumentów handlowych.
Poniżej przykładowe FV wysłane do KSeF, dla których nadane zostały numery KSeF w formie unikatowych identyfikatorów alfanumerycznych tzw. GUID, a także dostępne są informacje o tym, gdzie pobrać UPO i kiedy usługa odebrała dokument.
Wszystkie szczegółowe informacje dostępne są na zakładce w dolnej części okna. Pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest akcja Pokaż w buforze oraz Pobierz UPO.
Dokument UPO to dokument XML, który zawiera techniczne informacje o fakcie wysłania i odebrania dokumentu - jest to Urzędowe Potwierdzenie Odbioru tworzone przez system KSeF.
W przypadku kiedy użytkownik wysyła paczkę dokumentów, np. 20 faktur w jednym czasie, to faktury będą wysłane do usługi w ramach tzw. sesji interaktywnej systemu KSeF. W takim przypadku dokument UPO nie dotyczy tylko jednego dokumentu, ale całej sesji, co oznacza, że jego dostępność nie będzie natychmiastowa po wysyłce, lecz dopiero po przetworzeniu całej paczki dokumentów z danej sesji.
Jeśli w trakcie wystawiania dokumentu system stwierdzi, że dokument w formie XML ma > 1MB rozmiaru, to zaistnieje konieczność podpisania tego dokumentu. Jest to bardzo specyficzna forma wysyłki dokumentu i różni się od podstawowych wysyłek. System KSeF wymaga, aby taki dokument był dzielony na porcje jednak, aby całość wysyłki była zgodna z zasadą spójności, wymagane jest podpisanie takiej wysyłki w porcjach (podpisem kwalifikowanym). W tym celu system zwróci do Wapro Mag status mówiący o konieczności podpisu. W Buforze dokumentów na liście szczegółów użytkownik do dyspozycji ma opcję podpisu pliku i dopiero po jego podpisaniu może ponowić wysyłkę.
Standardowe faktury mają rozmiar dużo mniejszy niż 1MB, ale w przypadku np. faktur korygujących za okres lub faktur zbiorczych, możliwe jest wygenerowanie dużej liczby pozycji i ich atrybutów, które sumarycznie spowodują przekroczenie tego limitu.
Analogicznie z poziomu bufora dokumentów (Inne | Bufor dokumentów) dostępny jest podgląd tego, co zostało wysłane do usługi oraz co zostało z niej odebrane i jaki ma status.
Jeśli użytkownik ustawi się na dokumencie, który otrzymał status błędny, na dole w listach szczegółów system wyświetli zakładkę Dziennik błędów importu.
Jak filtrować dokumenty?
Zarówno w module dokumenty handlowe, jak również w buforze dokumentów, użytkownik może ustawić filtry pozwalające na wyświetlanie dokumentów o określonym statusie.
W obydwu przypadkach filtry dostępne są w oknie zaawansowanych filtrów pod klawiszem F8.
Filtry w dokumentach handlowych
Filtry w buforze
Dokument wysyłany jest przy pomocy usługi Businesslink, dlatego też dokumenty otrzymują oddzielne statusy. Status Businesslink to status dostarczenia dokumentu do pierwszej usługi w ciągu komunikacji. Status KSeF to odpowiedź systemu MF.
W określonych przypadkach awarii czy zaplanowanych prac serwisowych, niektóre elementy usługi mogą być niedostępne.
Podgląd dokumentu KSeF
Dokumenty wymieniane przez KSeF są zapisywane w formie plików technicznych XML, służą do komunikacji programowej i nie są przejrzyste dla zwykłego użytkownika. Aby zwizualizować w sposób czytelny dla użytkownika zawartość dokumentu faktury, powstały tzw. transformaty, które prezentują plik XML w postaci strony HTML.
Aby obejrzeć plik w buforze, należy na zakładce Załączniki kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Podgląd KSeF.
Podgląd może dotyczyć zarówno części graficznej, jak i zakładki XML.
Walidacja dokumentu
W przypadku kiedy dane wprowadzone w systemie ERP są błędne i powodują problem walidacji z KSeF, można dokonać wizualizacji błędu. Analogicznie do podglądu, na zakładce Załączniki dostępna jest opcja Walidacja KSeF umożliwiająca wskazanie sekcji w pliku XML, która zawiera błędne dane.