Jak wystawić faktury zaliczkowe?

Warto wiedzieć

W rozumieniu ustawy o fakturach zaliczkowych, do faktury zaliczkowej, którą wystawiono na 100% wartości nie wystawia się faktury końcowej. Wapro Mag umożliwia w tym przypadku wystawienie jedynie dokumentu WZ i podpięcie go do tej faktury zaliczkowej.

Wystawianie faktury zaliczkowej w Wapro Mag można rozpocząć na dwa sposoby:

1. Podczas standardowego wystawiania dokumentu sprzedaży, stawiając odpowiedni znacznik. Dzięki temu system będzie poinformowany o specjalnym statusie tego dokumentu i wszystkie późniejsze operacje na nim wykonywane będą przez program odpowiednio rozliczane.
2. W otwartym oknie rejestru dokumentów handlowych należy kliknąć przycisk Faktury zaliczkowe (klawisze Ctrl+Z), a następnie wybrać opcję Dodaj fakturę zal.

Wypełnianie pozycji dokumentu realizuje się identycznie jak podczas wystawiania standardowej faktury sprzedaży. Pozycje dokumentu pobierane są z kartoteki artykułu. Przed zatwierdzeniem dokumentu należy pamiętać o wprowadzeniu odpowiedniej wartości w pole Wpłata bieżąca, ponieważ użytkownik powinien określić, jaka kwota zostanie zarejestrowana podczas pierwszej faktury zaliczkowej. Można również skorzystać z przycisku Płatności, w celu podpięcia wpłaty kasowej.

Warto wiedzieć

Zgodnie z rozporządzeniem MF zakładamy, że w momencie wystawienia faktury zaliczkowej sprzedawca posiada wpłacaną zaliczkę. Musi zostać ona zarejestrowana w programie jako dokument bankowy dla płatności bankowych lub kasowy, ewentualnie podany jako wpłata bieżąca dla płatności gotówkowej.

Kolejny etap może być różny w zależności od sytuacji:

• można wystawić kolejne faktury zaliczkowe do tej samej transakcji,
• można zdecydować o wystawieniu faktury końcowej - finalizującej proces.

Wybierz konkretną fakturę zaliczkową (należącą do danej transakcji) i kliknij przycisk Faktury zaliczkowe (klawisze Ctrl+Z). W otwartym oknie można dodać kolejną fakturę zaliczkową, usunąć ostatnią lub zakończyć transakcję, wybierając przycisk Dodaj fakturę końcową. Korekty do faktur zaliczkowych można wykonać w oknie rejestru dokumentów handlowych, klikając przycisk Korekty (klawisze Ctrl+K).

W rejestrze dokumentów handlowych została dodana odpowiednia gałąź w drzewie, pozwalająca wyświetlić tylko faktury zaliczkowe. Ponadto użytkownik może skorzystać z filtrów dostępnych pod przyciskiem F8, pozwalających określić bardziej skomplikowane kryteria.

Jeśli użytkownik dokonał przyjęcia zaliczki na 100% wartości, zgodnie z rozporządzeniem MF, program nie pozwoli wykonać faktury końcowej. Jedyna metoda dokończenia tej transakcji to wystawienie dokumentu WZ oraz powiązanie go z dokumentem zaliczkowym.

Podpowiedź

Program umożliwia zmianę specyfikacji faktury końcowej na inną niż wprowadzona do pierwotnego dokumentu zaliczkowego, pod warunkiem zgodności kwot dokumentu. Specyfikacja faktury końcowej nie może być mniejsza niż kwota przyjętej zaliczki.

Jak wprowadzić faktury zaliczkowe z odroczoną zaliczką?

System umożliwia wprowadzenie faktury zaliczkowej z odroczoną zaliczką. Funkcja umożliwia realizację sprzedaży towaru bez przyjęcia zaliczki na 30 dni przed. Zasadniczo proces tworzenia takiej faktury nie różni się od faktury zaliczkowej. Jedyna zmiana polega na tym, że użytkownik na zakładce Informacje nagłówkowe powinien zaznaczyć opcję Zaliczka odroczona, a w polu Kwota zaliczki wprowadzić jej wysokość.

Warto wiedzieć

Zatwierdzenie faktury zaliczkowej z odroczoną zaliczką nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Moment obowiązku podatkowego VAT powstaje z chwilą rozliczenia rozrachunku powiązanego z tą fakturą. W konsekwencji taka faktura nie jest wykazana w rejestrze VAT sprzedaży, jeśli jest on drukowany z menu Raporty/Zestawienia.

Jak elementy nie wydrukują się na fakturze zaliczkowej i jej korekcie?

Faktura zaliczkowa odroczona posiada także kilka różnic na wydruku w stosunku do zwykłej faktury zaliczkowej:

• w nagłówku nie drukuje się informacja o dacie otrzymania należności,
• nie drukuje się sekcja Pobrane części należności,
• dla faktur zaliczkowych walutowych w sekcji Specyfikacja momentu podatkowego VAT drukuje się - - zamiast daty VAT,
• w sekcji Kwoty drukowane wyświetla się określenie DO ZAPŁATY a nie ZAPŁACONO,
• w specyfikacji części należności drukuje się opis WARTOŚĆ CZĘŚCI NALEŻNOŚCI a nie WARTOŚĆ POBRANEJ NALEŻNOŚCI,
• nie drukuje się dopisek ZAPŁACONO pod specyfikacją należności,
• na liście dokumentów handlowych w kolumnie Data sprzedaży wyświetla się - - zamiast daty.

W przypadku realizacji korekt do faktur zaliczkowych z odroczoną zaliczką także występują różnice w wydruku:

• nie drukuje się sekcja Pobranych wcześniej części należności,
• nie drukuje się data otrzymania należności w sekcji Dotyczy faktury,
• jeśli ustawiona jest gotówka 0 dni i system ustawiony jest do automatycznego rozliczania dokumentów gotówkowych, powstanie dokument KW na zwrot zaliczki.

Jak dodać proporcjonalne rozliczanie zaliczki w stawkach?

Program Wapro Mag umożliwia proporcjonalne rozliczanie zaliczki w stawkach VAT dla faktur zaliczkowych.

Domyślnie funkcja jest wyłączona. Aby ją uaktywnić, należy zmienić parametr w widoku konfiguracji firmy Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe | Modyfikuj sposób opodatkowania zaliczki w stawkach VAT na fakturze zaliczkowej na Tak.

Po włączeniu opcji w momencie dodawania/edycji faktury zaliczkowej, w której występują pozycje z różnymi stawkami VAT, system przed zatwierdzeniem zaproponuje ustawienie zaliczek w stawkach. Ewentualnie użytkownik może wykonać operację wywołania okna ręcznie poprzez wejście do edycji dokumentu, na zakładkę Informacje nagłówkowe i wybranie przycisku %VAT obok pola Do zapłaty.

Przykład

Dla zobrazowania działania funkcji posłużmy się przykładem, w którym dodaliśmy do FV zaliczkowej trzy usługi w różnych stawkach VAT:

1. Usługa Stawka 23% - cena brutto 200 zł.
2. Usługa Stawka 8% - cena brutto 400 zł.
3. Usługa Stawka 5% - cena brutto 600 zł.

Zaliczka przyjmowana przez użytkownika to 300 zł brutto.

System umożliwia opodatkowanie zaliczki faktury zaliczkowej wg następujących algorytmów:

• od najwyższej stawki VAT,
• proporcjonalnie w stosunku do wartości brutto w stawkach VAT,
• proporcjonalnie w stosunku do wartości netto w stawkach VAT.

W przypadku wybrania pierwszego algorytmu (od najwyższej stawki VAT) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 66.67% kwota brutto w stawce 200 zł,
• dla stawki 8% proporcja 33.33% kwota brutto w stawce 100 zł.

Suma da 300 zł, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co dla stawki 5% system nie naliczy VAT.

W przypadku drugiego algorytmu (od brutto) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 16.67% kwota brutto w stawce 50,01 zł,
• dla stawki 8% proporcja 33.33% kwota brutto w stawce 99,99 zł,
• dla stawki 5% proporcja 50.00% kwota brutto w stawce 150,00 zł.

Suma da 300 zł, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co wszystkie stawki zostały opodatkowane wg proporcji.

W przypadku trzeciego algorytmu (od netto) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 14,72% kwota brutto w stawce 44.16 zł,
• dla stawki 8% proporcja 33,54% kwota brutto w stawce 106.62 zł,
• dla stawki 5% proporcja 51,74% kwota brutto w stawce 155.22 zł.

Suma da 300 zł, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co wszystkie stawki zostały opodatkowane wg proporcji.

Warto wiedzieć

W oknie definiowania zaliczek wg proporcji znajduje się kolumna Maksymalna kwota brutto. Oznacza ona maksymalną kwotę, jaka może być obliczona przy uwzględnieniu kwoty zaliczki. Inaczej ujmując, nie może ona być wyższa niż kwota zaliczki, której dotyczy FV zaliczkowa, pomimo że z obliczeń proporcji kwota ta mogłaby być wyższa. Przykładowo, jeśli z proporcji wynika, że kwota do opodatkowania mogłaby być 3200, a kwota zaliczki wynosiła 3000, to kwota maksymalna będzie równa 3000.