Jak wystawić faktury zaliczkowe?

Warto wiedzieć

W rozumieniu ustawy o fakturach zaliczkowych, do faktury zaliczkowej, którą wystawiono na 100% wartości nie wystawia się faktury końcowej. Wapro Mag umożliwia w tym przypadku wystawienie jedynie dokumentu WZ i podpięcie go do tej faktury zaliczkowej.

W celu wystawienia faktury zaliczkowej w Wapro Mag należy zaznaczyć jej znacznik. Dzięki temu system będzie poinformowany o specjalnym statusie tego dokumentu i wszelkie późniejsze operacje na nim wykonywane będą przez program odpowiednio rozliczane.

Wystawianie faktury zaliczkowej w Wapro Mag można rozpocząć na dwa sposoby:

1. Podczas standardowego wystawiania dokumentu sprzedaży zaznaczamy opisany znacznik.
2. Na otwartym oknie rejestru dokumentów handlowych, wybieramy widoczny na dole przycisk Faktury zaliczkowe (Ctrl+Z), a następnie Dodaj fakturę zal..

Wypełnianie pozycji dokumentu realizuje się identycznie jak podczas wystawiania standardowej faktury sprzedaży. Pozycje dokumentu pobierane są z kartoteki artykułu. Przed zatwierdzeniem dokumentu należy pamiętać o wprowadzeniu odpowiedniej wartości w pole Wpłata bieżąca, ponieważ operator powinien określić, jaka kwota zostanie zarejestrowana podczas pierwszej faktury zaliczkowej. Można również skorzystać z przycisku Płatności, w celu podpięcia wpłaty kasowej. Następnie zatwierdzamy dokument.

Warto wiedzieć

Zgodnie z rozporządzeniem MF zakładamy, że w momencie wystawienia faktury zaliczkowej sprzedawca posiada wpłacaną zaliczkę. Musi zostać ona zarejestrowana w programie jako dokument bankowy dla płatności bankowych lub kasowy, ewentualnie podany jako wpłata bieżąca dla płatności gotówkowej.

Kolejny etap może być różny w zależności od sytuacji:

• możemy wystawić kolejne faktury zaliczkowe do tej samej transakcji,
• możemy zdecydować o wystawieniu faktury końcowej - finalizującej proces.

W tym celu podświetlamy konkretną fakturę zaliczkową (należącą do danej transakcji) i naciskamy przycisk Faktury zaliczkowe (Ctrl+Z) .

W otwartym oknie możemy dodać kolejną fakturę zaliczkową, usunąć ostatnią lub zakończyć transakcję, wybierając przycisk Dodaj fakturę końcową.

Korekty do faktur zaliczkowych realizujemy standardowym przyciskiem Korekty, dostępnym z okna rejestru dokumentów handlowych.

Dla ułatwienia w rejestrze dokumentów handlowych została dodana odpowiednia gałąź w drzewie, pozwalająca wyświetlić tylko faktury zaliczkowe. Ponadto filtr dokumentów F8 pozwala założyć bardziej skomplikowane kryteria.

Jeśli użytkownik dokonał przyjęcia zaliczki na 100% wartości, program nie pozwoli wykonać faktury końcowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów. Jedyna metoda dokończenia tej transakcji to wystawienie dokumentu WZ oraz powiązanie go z dokumentem zaliczkowym.

Podpowiedź

Program umożliwia zmianę specyfikacji faktury końcowej na inną niż wprowadzona do pierwotnego dokumentu zaliczkowego, pod warunkiem zgodności kwot dokumentu. Specyfikacja faktury końcowej nie może być mniejsza niż kwota przyjętej zaliczki.

Jak wprowadzić faktury zaliczkowe z odroczoną zaliczką?

System umożliwia wprowadzenie faktury zaliczkowej z odroczoną zaliczką. Funkcja umożliwia realizację sprzedaży towaru bez przyjęcia zaliczki na 30 dni przed. Zasadniczo proces tworzenia takiej faktury nie różni się od faktury zaliczkowej. Jedyna zmiana polega na tym, że użytkownik w zakładce nr 2 Informacje nagłówkowe powinien zaznaczyć opcję "Zaliczka odroczona" oraz po zaznaczeniu w polu Kwota zaliczki wprowadzić jej wysokość.

Warto wiedzieć

Zatwierdzenie faktury zaliczkowej z odroczoną zaliczką nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Moment obowiązku podatkowego VAT, powstaje z chwilą rozliczenia rozrachunku powiązanego z tą fakturą. W konsekwencji taka faktura nie jest wykazana w rejestrze VAT sprzedaży, jeśli drukowany jest z menu Raporty/Zestawienia. Zobacz różnice w drukowaniu rejestrów VAT dla różnych momentów podatkowych.

Faktura zaliczkowa odroczona posiada także kilka różnic na wydruku w stosunku do zwykłej faktury zaliczkowej. Poniżej znajduje się ich opis:

• w nagłówku nie jest drukowana informacja o dacie otrzymania należności,
• nie jest drukowana sekcja "Pobranych części należności",
• dla faktur zaliczkowych walutowych w sekcji "Specyfikacji momentu podatkowego VAT" jest drukowane " - - " zamiast daty VAT,
• w sekcji kwoty drukowane jest określenie "DO ZAPŁATY", a nie "ZAPŁACONO",
• w specyfikacji części należności drukowany jest opis "WARTOŚĆ CZĘŚCI NALEŻNOŚCI", a nie "WARTOŚĆ POBRANEJ NALEŻNOŚCI",
• nie drukuje się dopisek "ZAPŁACONO" pod specyfikacją należności,
• na liście dokumentów handlowych w kolumnie "Data sprzedaży" występuje " - - " zamiast daty.

W przypadku realizacji korekt do faktur zaliczkowych z odroczoną zaliczką także występują różnice w wydruku:

• nie jest drukowana sekcja "Pobranych wcześniej części należności",
• nie jest drukowana data otrzymania należności w sekcji "Dotyczy faktury",
• jeśli ustawiona jest gotówka "0 dni" i system ustawiony jest do automatycznego rozliczania dokumentów gotówkowych, powstanie dokument KW na zwrot zaliczki.

Jak dodać proporcjonalne rozliczanie zaliczki w stawkach?

Program Wapro Mag umożliwia proporcjonalne rozliczanie zaliczki w stawkach VAT dla faktur zaliczkowych.

Domyślnie funkcja jest wyłączona i aby ją uaktywnić należy zmienić parametr w konfiguracji firmy Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe | Modyfikuj sposób opodatkowania zaliczki w stawkach VAT na fakturze zaliczkowej na "Tak".

Po włączeniu opcji w momencie dodawania/edycji faktury zaliczkowej, w której występują pozycje z różnymi stawkami VAT, system przed zatwierdzeniem zaproponuje ustawienie zaliczek w stawkach. Ewentualnie użytkownik może wykonać operację wywołania okna ręcznie poprzez wybranie przyciku %VAT przy polu Do zapłaty w zakładce Informacje nagłówkowe (tryb edycji dokumentu).

Dla zobrazowania działania funkcji posłużono sie przykładem, w którym dodano do FV zaliczkowej trzy usługi w różnych stawkach VAT:

1. Usługa Stawka 23% - cena brutto 200 PLN.
2. Usługa Stawka 8% - cena brutto 400 PLN.
3. Usługa Stawka 5% - cena brutto 600 PLN.

Zaliczka przyjmowana przez operatora to 300 pln brutto.

System umożliwia opodatkowanie zaliczki faktury zaliczkowej wg następujących algorytmów:

• od najwyższej stawki VAT,
• proporcjonalnie w stosunku do wartości BRUTTO w stawkach VAT,
• proporcjonalnie w stosunku do wartości NETTO w stawkach VAT.

W przypadku wybrania pierwszego algorytmu (od najwyższej stawki VAT) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 66.67% kwota brutto w stawce 200,
• dla stawki 8% proporcja 33.33% kwota brutto w stawce 100.

Suma da 300 PLN, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co dla stawki 5% system nie naliczy VAT.

W przypadku drugiego algorytmu (od BRUTTO) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 16.67% kwota brutto w stawce 50.01,
• dla stawki 8% proporcja 33.33% kwota brutto w stawce 99.99,
• dla stawki 5% proporcja 50.00% kwota brutto w stawce 150.00.

Suma da 300 PLN, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co wszystkie stawki zostały opodatkowane wg proporcji.

W przypadku trzeciego algorytmu (od NETTO) opodatkowanie będzie wynosiło:

• dla stawki 23% proporcja 14.72% kwota brutto w stawce 44.16,
• dla stawki 8% proporcja 33.54% kwota brutto w stawce 106.62,
• dla stawki 5% proporcja 51.74% kwota brutto w stawce 155.22.

Suma da 300 PLN, które odpowiada kwocie zaliczki, przez co wszystkie stawki zostały opodatkowane wg proporcji.

Warto wiedzieć

W oknie definiowania zaliczek wg proporcji znajduje się kolumna Maksymalna kwota brutto, oznacza ona maksymalną kwotę, jaka może być obliczona przy uwzględnieniu kwoty zaliczki. Inaczej ujmując nie może ona być wyższa niż kwota zaliczki, ktorej dotyczy FV zaliczkowa, pomimo iż z obliczeń proporcji, kwota ta mogłaby być wyższa. Dla przykładu jeśli z proporcji wynika, że kwota do opodatkowania mogłaby być 3200, a kwota zaliczki wynosiła 3000, to kwota maksymalna będzie równa 3000.