Jakie dokumenty magazynowe są dostępne w systemie?
Dostęp do listy dokumentów magazynowych wystawionych w czasie pracy z programem (a ściślej: wystawionych od czasu ostatniego zamknięcia okresu rozliczeniowego) umożliwia funkcja Magazyn | Dokumenty magazynowe.
Do prowadzenia ewidencji towarów w magazynie pod względem rodzaju, ilości, oraz wartości stosuje się trzy rodzaje dokumentów, oznaczanych sygnaturami np.:
- PZ - przyjęcie zewnętrzne
- WZ - wydanie zewnętrzne
- MM - przesunięcia międzymagazynowe.
Dokument Przyjęcia Zewnętrznego, PZ. Stosowany jest do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
Dokument Wydania Zewnętrznego, WZ. Wystawiany jest przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Na podstawie WZ-ki sporządza się dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy.
Dokument przesunięcia Między-magazynowego, MM. Wykorzystywany jest przy przenoszeniu towaru między dwoma magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. W wyniku wystawienia MM powstają dwa dokumenty magazynowe: rozchodowy MW w magazynie, z którego wydawany jest towar, oraz identyczny dokument przychodowy MP w magazynie, do którego przyjmowany jest towar. Opcja nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie Start, który jest jednomagazynowy.
Jakie dokumenty usługowe są dostępne w systemie?
Dodatkowo Wapro Mag korzysta standardowo z dwu innych rodzajów dokumentów:
Dokument Zakupu Usług (ZU) - stosowany jest do odnotowania zakupu usług w firmie. Podobnie jak PZ wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
Dokument Sprzedaży Usług (SU) - stosowany przy świadczeniu usług na rzecz klienta. Na podstawie SU sporządza się również dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy
Dokumenty SU/ZU są dokumentami technicznymi, w związku z tym nie ma możliwości wystawienia bezpośrednio korekty takiego dokumentu analogicznie jak jest to w przypadku PZ/WZ. Korekty do SU/ZU powstają tylko w wyniku korekty dokumentu handlowego, na którym znajduje się usługa.
Wprowadzenie tych dokumentów w programie było podyktowane tym, że w przypadku usług nie są odnotowywane stany magazynowe, a dokument handlowy (faktura, rachunek) musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego.
Jakie dokumenty własne są dostępne w systemie?
W gospodarce materiałowej stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych, noszących sygnatury: PW (Przychód Wewnętrzny), RW (Rozchód Wewnętrzny). Jeżeli zaistnieje potrzeba, w Wapro Mag można tworzyć własne rodzaje (sygnatury) dokumentów. Obsługa takich dokumentów (tworzenie, drukowanie, przeglądanie, poprawianie, anulowanie) jest analogiczna, jak dokumentów standardowych. Dokumenty własne mogą być również podstawą do wystawienia dokumentu płatności (faktury, rachunku), pod warunkiem zaznaczenia opcji Dokument związany z fakturą w czasie definiowania dokumentu — funkcja Admin | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe.
W systemie Wapro Mag wszystkie operacje związane ze zmianą stanów magazynowych związane są z wystawieniem stosownego dokumentu magazynowego — na przykład przy sprzedaży faktura powstaje na podstawie WZ-ki (specyfikacji towarowo-wartościowej). Zasadniczo wystawianie dokumentów magazynowych odbywa się w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn | Dokumenty magazynowe. Ponieważ jednak nie każda firma ma w swojej strukturze wyodrębniony dział magazynowy i nie każda posługuje się dokumentami magazynowymi, użytkownik może wystawiać i rejestrować faktury i rachunki od kontrahentów w module dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe. W takich przypadkach Wapro Mag automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument magazynowy stowarzyszony z fakturą i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych.
Operacje na liście
Wystawianie nowego dokumentu, inicjowane klawiszem Insert. Właściwy typ dokumentu (sygnaturę) wybiera się z proponowanej listy. W dalszej kolejności wypełnia się formatkę dokumentu magazynowego składającą się z nagłówka i specyfikacji towarowej. W zależności od typu dokumentu program prezentuje odpowiedni zestaw pól do wypełnienia. Opis formatki danych zamieszczono w dalszej części instrukcji.
Przeglądanie dokumentów, inicjowane klawiszem Shift+F2. Okno podglądu dokumentu wyświetla:
Informacje z nagłówka dokumentu: typ dokumentu, numer, nazwa kontrahenta, data wystawienia, sposób obliczania wartości (wg cen netto lub brutto).
Krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT).
Podczas operacji przeglądania lub edycji dokumentu magazynowego, poniżej danych z nagłówka znajduje się lista zawierająca specyfikację towarowo-wartościową dokumentu. Wskazanie dowolnej pozycji (towaru) na liście, naciśnięcie prawego klawisza myszy oraz wybranie opcji Lista powiązanych pozycji otwiera okno dokumentów powiązanych z tym towarem. Znajdują się tam informacje o pochodzeniu dostawy, tj. numer dokumentu magazynowego PZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktury zakupu), ewentualnie o numerze zamówienia. Analogiczna funkcja działa w rejestrze dokumentów handlowych.
Kasowanie dokumentów, inicjowane klawiszem Delete. Ponieważ dokumentowi magazynowemu towarzyszy zazwyczaj dokument handlowy (faktura, rachunek, ew. paragon), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich.
Przy kasowaniu obowiązują pewne ograniczenia: Nie można kasować dokumentu PZ, jeśli sprzedawano już towar pochodzący z tej dostawy (niezależnie od tego, ile sprzedano).
Podobnie niedopuszczalne jest kasowanie faktur zakupu i sprzedaży do których wystawiono dokumenty korygujące — możliwe jest tylko anulowanie ostatniego dokumentu korygującego. Inne zmiany należy rejestrować przez wystawienie kolejnego dokumentu korygującego.
Jeżeli zajdzie konieczność anulowania dokumentu MM, należy tego dokonać w obu magazynach — osobno dla MP i MW. Zachowanie programu można zmienić w tym zakresie poprzez parametr konfiguracyjny Admin | Konfiguracja Firmy | Dokumenty magazynowe | MM | Wzajemne kasowanie MW i MP po ustawieniu wartości na Tak program będzie kasował jednocześnie obydwa dokumenty.
Korekty
Lista dokumentów korygujących, wyświetlana klawiszem Ctrl+K. Program prezentuje historię wszystkich korekt związanych z konkretnym dokumentem magazynowym, które zostały poczynione w module dokumentów handlowych (menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe) z możliwością podglądu faktury korygującej.
Podsumowanie listy dokumentów. Uruchomienie funkcji klawiszem Ctrl+S wyświetla krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT). Dodatkowo można wybrać zakres uwzględnionych dokumentów: tylko dokumenty filtrowane lub tylko dokumenty zaznaczone na liście.
Eksport i import dokumentów magazynowych. W przypadku dokumentów magazynowych, podobnie jak dla zamówień, istnieje możliwość eksportu całych dokumentów, lub wybranych pozycji, w formie pliku tekstowego i wczytanie ich w innej instalacji Wapro Mag.
Zamknięcie okna listy dokumentów magazynowych — klawiszem Esc.
Praca na dokumentach MM
Powrót towaru do magazynu źródłowego po wykonaniu MM
W momencie wystawienia dokumentu MM towar po przesunięciu na inny magazyn z jakiegoś powodu może być z powrotem przesuwany do magazynu źródłowego. Przy domyślnej konfiguracji programu nastąpi przesunięcie do dostawy pierwotnej. W praktyce oznacza to tyle że jeżeli towar został zakupiony dokumentem FZ1 na Mag1 a następnie rozchodowany MM na Mag2 i z jakiegoś powodu ponownie za pomocą MM wraca do Mag1 to program powiąże przychód do dokumentu FZ1. W wyniku tej operacji użytkownik może bez problemu wykonać operację korekty ilościowej na dostawie pierwotnej czyli FZ1. Należy pamiętać jednak, że w przypadku kiedy ta operacja wykonywana jest po upływie czasu może dojść do zaburzenia kolejki FIFO ponieważ towar wróci do dostawy, po której mogły być kolejne dostawy i mogły być wykonywane z niej rozchody.
Aby zmienić to zachowanie programu dodano parametr w Admin | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | MM | MP wraca do dostawy pierwotnej po ustawieniu wartości na Nie system zamiast podpiąć ponownie pozycje do FZ1 założy nową dostawę wynikającą z dokumentu MP, który powstaje na skutek przesunięcia międzymagazynowego. Operacja ta pozwala potraktować ten dokument jako nowa dostawa i nie zaburza kolejki jednak uniemożliwia wykonania operacji korekty ilościowej na dokumencie pierwotnym zakupu FZ1 ponieważ fizycznie towar z tej dostawy został rozchodowany.
Program umożliwia także wzajemną modyfikację dokumentów MM. Modyfikacja możliwa jest od strony dokumentu MW (zarówno dla dokumentu z przychodem odłożonym w czasie jak również z przychodem natychmiastowym).
Modyfikacja MP możliwa jest tylko wtedy kiedy MM zostało utworzone z opcją przychód odłożony w czasie. Jedyną operacją jaką można wykonać na modyfikowanym MP to zmniejszenie ilości w pozycji dokumentu. Nie jest możliwa cena ani zwiększenie ilości.
Możliwość wykonania korekty na dokumencie pierwotnym jest ściśle uzależniona od tego jaka ilość towaru została zakupiona względem tego jaka ilość została rozchodowana oraz na jaką ilość ma zostać wykonana korekta ilościowa.