Jakie dokumenty magazynowe są dostępne w systemie?

Do prowadzenia ewidencji towarów w magazynie pod względem rodzaju, ilości oraz wartości stosuje się trzy rodzaje dokumentów, oznaczanych odpowiednimi sygnaturami np.:

• PZ - przyjęcie zewnętrzne,
• WZ - wydanie zewnętrzne,
• MM - przesunięcia międzymagazynowe.

Dokument przyjęcia zewnętrznego - PZ - wykorzystywany do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Dokument ten wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.

Dokument wydania zewnętrznego - WZ - wystawiany przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Na jego podstawie sporządza się dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy.

Dokument przesunięcia międzymagazynowego - MM - wykorzystywany przy przenoszeniu towaru między dwoma magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. W wyniku wystawienia MM powstają dwa dokumenty magazynowe: rozchodowy MW w magazynie, z którego wydawany jest towar oraz identyczny dokument przychodowy MP w magazynie, do którego przyjmowany jest towar. Opcja ta nie dotyczy programu Wapro Mag w wariancie START, który jest jednomagazynowy.

Dostęp do listy dokumentów magazynowych (wystawionych wystawionych od momentu ostatniego zamknięcia okresu rozliczeniowego) możliwy jest po przejściu do menu Magazyn | Dokumenty magazynowe.

Jakie dokumenty usługowe są dostępne w systemie?

Dodatkowo w Wapro Mag dostępne są dwa inne rodzaje dokumentów:

• dokument Zakupu Usług (ZU) - wykorzystywany do odnotowania zakupu usług w firmie. Podobnie jak PZ, wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę,
• dokument Sprzedaży Usług (SU) - wykorzystywany przy świadczeniu usług na rzecz klienta. Na podstawie SU sporządza się również dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy.

Warto wiedzieć

Dokumenty SU/ZU są dokumentami technicznymi, w związku z tym nie ma możliwości bezpośredniego wystawienia korekty takiego dokumentu, podobnie jak w przypadku PZ/WZ. Korekty do SU/ZU powstają tylko w wyniku korekty dokumentu handlowego, na którym znajduje się usługa.

Wprowadzenie tych dokumentów do programu było podyktowane tym, że w przypadku usług nie są odnotowywane stany magazynowe, a dokument handlowy (faktura, rachunek) musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego.

Jakie dokumenty własne są dostępne w systemie?

W gospodarce materiałowej stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych, noszących sygnatury PW (Przychód Wewnętrzny) i RW (Rozchód Wewnętrzny). System Wapro Mag umożliwia także tworzenie własnych rodzajów (sygnatur) dokumentów. Obsługa takich dokumentów (tworzenie, drukowanie, przeglądanie, poprawianie, anulowanie) jest analogiczna, jak w przypadku pozostałych dokumentów.

Dokumenty własne mogą być również podstawą do wystawienia dokumentu płatności (faktury, rachunku), pod warunkiem zaznaczenia opcji Dokument związany z fakturą w czasie definiowania dokumentu w menu Administrator | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe.

Gdzie w systemie wystawia się dokumenty magazynowe?

W systemie Wapro Mag wszystkie operacje związane ze zmianą stanów magazynowych związane są z wystawieniem stosownego dokumentu magazynowego, np. przy sprzedaży faktura powstaje na podstawie dokumentu WZ (specyfikacji towarowo-wartościowej). Wystawianie dokumentów magazynowych odbywa się w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn | Dokumenty magazynowe.

Ponieważ nie każda firma w swojej strukturze ma wyodrębniony dział magazynowy i nie każda posługuje się dokumentami magazynowymi, użytkownik może wystawiać i rejestrować faktury i rachunki od kontrahentów w module dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe. W takich przypadkach system automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument magazynowy skojarzony z fakturą i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych.

Jak przeglądać dokumenty magazynowe?

Po przejściu do menu Magazyn | Dokumenty magazynowe wyświetli się lista wprowadzonych do systemu dokumentów.

Aby zapoznać się z konkretnym dokumentem, kliknij przycisk Pokaż (klawisze Shift+F2). W oknie podglądu widoczne są informacje z nagłówka dokumentu: typ dokumentu, numer, nazwa kontrahenta, data wystawienia czy sposób obliczania wartości (wg cen netto lub brutto).

Po kliknięciu przycisku Suma (klawisze Ctrl+S) wyświetla się krótkie podsumowanie - kwota netto, brutto oraz suma łączna podatku VAT.

Podczas operacji przeglądania lub edycji dokumentu magazynowego, poniżej danych z nagłówka znajduje się lista zawierająca specyfikację towarowo-wartościową dokumentu. Wskazanie dowolnej pozycji (towaru) na liście, kliknięcie prawym klawiszem myszy oraz wybranie opcji Lista powiązanych pozycji otwiera okno dokumentów powiązanych z tym towarem. Znajdują się tam informacje o pochodzeniu dostawy, tj. numer dokumentu magazynowego PZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktury zakupu), a także informacje o numerze zamówienia. Analogiczna funkcja działa w rejestrze dokumentów handlowych.

Jak przeglądać listę wykonanych korekt?

Lista dokumentów korygujących wyświetla się po kliknięciu przycisku Korekty (klawisze Ctrl+K). Program prezentuje historię wszystkich korekt związanych z konkretnym dokumentem magazynowym, które zostały wystawione w module dokumentów handlowych (Operacje handlowe | Dokumenty handlowe), z możliwością podglądu faktury korygującej.

Uruchomienie funkcji Suma (klawisze Ctrl+S) pozwala na wyświetlenie krótkiego podsumowania (kwota netto, brutto oraz suma łączna podatku VAT). Dodatkowo użytkownik może wybrać zakres uwzględnionych dokumentów: tylko dokumenty filtrowane lub tylko dokumenty zaznaczone na liście.

Jak odnotować powrót towaru do magazynu źródłowego po wykonaniu dokumentu międzymagazynowego (MM)?

W momencie wystawienia dokumentu MM, towar po przesunięciu na inny magazyn może być z powrotem przesuwany do magazynu źródłowego. Przy domyślnej konfiguracji programu nastąpi przesunięcie do dostawy pierwotnej. W praktyce oznacza to, że jeżeli towar został zakupiony dokumentem FZ1 na Mag1, a następnie rozchodowany MM na Mag2 i z jakiegoś powodu ponownie za pomocą MM wraca do Mag1, to program powiąże przychód do dokumentu FZ1. W wyniku tej operacji użytkownik może bez problemu wykonać operację korekty ilościowej na dostawie pierwotnej, czyli FZ1. Należy jednak pamiętać, że w przypadku kiedy ta operacja wykonywana jest po upływie czasu, może dojść do zaburzenia kolejki FIFO, ponieważ towar wróci do dostawy, po której mogły być kolejne dostawy i mogły być wykonywane z nich rozchody.

Aby zmienić działanie programu należy w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | MM ustawić parametr MP wraca do dostawy pierwotnej na Nie. System, zamiast podpiąć ponownie pozycje do FZ1, założy nową dostawę wynikającą z dokumentu MP, który powstanie na skutek przesunięcia międzymagazynowego. Umożliwi to potraktowanie tego dokumentu jako nowej dostawy i nie zaburzy kolejki. Jednocześnie uniemożliwi wykonanie operacji korekty ilościowej na dokumencie pierwotnym zakupu FZ1, ponieważ fizycznie towar z tej dostawy został rozchodowany.

Podpowiedź

Program umożliwia także wzajemną modyfikację dokumentów MM. Modyfikacja możliwa jest od strony dokumentu MW (zarówno dla dokumentu z przychodem odłożonym w czasie, jak również z przychodem natychmiastowym).

Modyfikacja MP możliwa jest tylko wtedy, kiedy MM zostało utworzone z opcją przychód odłożony w czasie. Jedyną operacją jaką można wykonać na modyfikowanym MP to zmniejszenie ilości w pozycji dokumentu. Nie jest możliwa zmiana ceny ani zwiększenie ilości.

Warto wiedzieć

Możliwość wykonania korekty na dokumencie pierwotnym jest ściśle uzależniona od tego, jaka ilość towaru została zakupiona względem ilości rozchodowanej oraz na jaką ilość ma zostać wykonana korekta ilościowa.

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?

• Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
• Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
• Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
• Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej

• Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
• Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
• Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
• Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.