Jak dodawać produkty i zlecenia produkcyjne?

Warto wiedzieć

Możliwość uproszczonej obsługi zagadnień produkcyjnych dostępna jest w wariantach PRESTIŻ oraz PRESTIŻ PLUS.

Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą cieszyć się łatwością w zarządzaniu procesami produkcyjnymi, co przekłada się na efektywność i oszczędność czasu. Nowoczesne podejście do obsługi produkcji w Wapro Mag to odpowiedź na potrzeby dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw, które poszukują niezawodnych i prostych w obsłudze narzędzi.

Funkcja uproszczonej obsługi zagadnień produkcyjnych polega na:

• utworzeniu definicji produktu opisującej, z jakich składników się on składa,
• rejestracji zleceń produkcyjnych, będących specyfikacją produktów do wytworzenia lub demontażu. W przypadku demontażu odzyskujemy wykorzystane wcześniej składniki,
• realizacji zleceń produkcyjnych - zmontowane produkty trafiają do magazynu i mogą być sprzedawane, tak jak zwykłe towary.

Podpowiedź

Program pozwala na zbudowanie wielu definicji wariantów jednego produktu. Na tej podstawie można generować kolejne zlecenia z innymi przepisami bez konieczności powielania pozycji w kartotece towarów.

Jak dodać produkty i surowce?

Do obsługi produkcji należy wykorzystać dostępny w kartotece asortymentów typ towarów - produkt. Typ ten posiada większość atrybutów zwykłych towarów, a wyróżniają go następujące cechy:

• produkty składają się z surowców, którymi mogą być: materiały, towary, usługi, bądź inne produkty,
• program umożliwia przypisanie każdemu z produktów jego składu, tj. specyfikacji ilościowo-wartościowej surowców,
• w przypadku produktu usługą będzie zazwyczaj montaż wykonywany przez producenta,
• w jednym produkcie może występować wiele definicji produktu.

Warto wiedzieć

Cena zakupu produktu jest sumą cen zakupu jego składników (przy uwzględnieniu specyfikacji ilościowej). Na podstawie tak skalkulowanej ceny zakupu można w zwykły sposób wyliczyć cenę sprzedaży (np. korzystając z marży).

W odróżnieniu od zwykłych towarów przyjęcie produktu na stan magazynowy nie jest wynikiem dostawy (ewidencjonowanej zwykle dokumentem PZ) lecz zależy od stanu realizacji zleceń produkcyjnych. Sprzedaż produktów odbywa się na podstawie dokumentu WZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktura, rachunek). Użytkownik może dokonać przyjęcia takiego produktu na stan w drodze zakupu u dostawcy.

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Magazyn surowców i produktów - surowce i produkty mogą być składowane w jednym magazynie, można wyodrębnić magazyn surowcowy i dopuszczalne jest również łączenie składników z wielu magazynów,
• Nazwa produktu - program pobiera nazwy surowców z tej samej listy asortymentowej, na której umieszcza nazwy produktów. W celu wydzielenia nazw produktów można zastosować konwencję wielkich i małych liter, np. nazwy surowców zapisywać małymi, produktów zaś wielkimi. Można też np. wszystkie nazwy produktów (lub surowców) poprzedzać jednym, dowolnie wybranym znakiem. Przy alfabetycznym sortowaniu listy asortymentowej nazwy te zostaną zgrupowane w jednym miejscu na początku listy,
• Opcja filtrowania pozycji asortymentowych - jeśli sprzedaż dotyczy wyłącznie gotowych produktów, należy ją włączyć (klawisz F8) i ograniczyć wyświetlanie kartoteki tylko do produktów - wówczas surowce nie będą pojawiały się na listach towarowych.

Definiowanie produktu

Definiowanie produktu odbywa się w kartotece asortymentów.

Zadeklarowanie, że towar jest produktem odbywa się w momencie dodawania nowej pozycji do kartoteki asortymentów. Podczas wprowadzania danych należy zaznaczyć odpowiednią opcję w polu Rodzaj artykułu, na zakładce Informacje podstawowe. Wówczas na zakładce Definicje uaktywni się opcja Definicja wariantów produktu (klawisze Ctrl+D). Po wybraniu opcji, otworzy się okno służące do generowania specyfikacji ilościowej składników potrzebnych do wytworzenia produktu. Po wybraniu tworzenia nowego wariantu należy podać, jakiej ilości produktu dotyczy specyfikacja - zazwyczaj jednej jednostki (1 sztuki, 1 kilograma).

Specyfikację tworzy się za pomocą opcji Składniki, analogicznie jak przy wystawianiu dokumentów magazynowych. Każdy składnik opisują:

• Nazwa składnika - wprowadzenie nowej pozycji następuje po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins), edytowanie dodanego rekordu możliwe jest po kliknięciu przycisku Popraw (klawisz F2), a jej usunięcie po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del). Aby zmienić magazyn surowcowy należy kliknąć klawisz F9. Dzięki temu jeden produkt może być składany z surowców pochodzących z różnych magazynów. Składnikami mogą być również zdefiniowane wcześniej produkty.
• Ilość i jednostka miary - bezpośrednio po wskazaniu składnika należy podać ilość potrzebną do wyprodukowania jednostki produktu. Jednostka miary pobierana jest z kartoteki asortymentów.

Po zamknięciu okna specyfikacji produktu (klawiszem Esc) program zadaje pytanie, czy na podstawie specyfikacji ma być wyliczona cena zakupu produktu. Jest ona wówczas sumą cen zakupu jego składników (z uwzględnieniem ilości). Użytkownik może zrezygnować z automatycznego kalkulowania ceny i zmienić ją wedle własnego uznania.

Dla zdefiniowanego i zapisanego w systemie produktu przewidziano możliwość wydruku specyfikacji materiałowej. Funkcja uruchamiana jest przyciskiem Wydruki (klawisze Ctrl+D) na ekranie definicji produktu w kartotece asortymentowej.

Jak określić parametry konfiguracyjne dla zleceń?

W widoku konfiguracji firmy, w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Zlecenia produkcyjne znajduje się kilka parametrów pozwalających zautomatyzować działanie programu w zakresie zleceń produkcji:

• automatyczne generowanie zlecenia dla dokumentów magazynowych rozchodu, gdy program stwierdzi braki produktu na magazynie,
• automatyczne generowanie zleceń dla zamówień od odbiorców.

Jak dodać zlecenia produkcyjne?

Stan magazynowy produktu bezpośrednio po wprowadzeniu do kartoteki wynosi zero (podobnie jak zwykłych towarów). W celu wprowadzenia produktu do magazynu Wapro Mag należy:

1. Złożyć zlecenie produkcyjne.
2. Zrealizować zlecenie produkcyjne.

Dla produktów zdefiniowano dwa rodzaje zleceń produkcyjnych:

• Zlecenie montażu (ZLM) - realizacja zlecenia spowoduje utworzenie produktów z jednoczesnym zużyciem (zdjęciem ze stanu) odpowiadającej im ilości składników. Powstają przy tym następujące dokumenty magazynowe:
  • RW (Rozchód Wewnętrzny) na surowce z magazynu surowcowego (może być nim magazyn aktualny),
  • PW (Przychód Wewnętrzny) na produkty tworzone zawsze w magazynie aktualnym,
• Zlecenie demontażu (ZLD) - powoduje rozłożenie produktów na surowce. Tworzone są następujące dokumenty magazynowe:
  • RW na produkty z magazynu aktualnego,
  • PW na powstałe surowce w magazynie surowców (może być nim magazyn aktualny).

Warto wiedzieć

Pojęcie montażu i demontażu ma znaczenie czysto formalne. Możliwe jest więc nie tylko złożenie i rozmontowanie np. komputera, ale również tortu czekoladowego (w wyniku demontażu tortu otrzymamy: jajka, mąkę, cukier waniliowy itp.).

Na jednym zleceniu można umieszczać wiele produktów, jego a realizacja może być częściowa, tj. dotyczyć tylko niektórych pozycji w zleceniu. W związku z tym zlecenia mogą mieć status:

• Do realizacji - przed realizacją wszystkich pozycji w zleceniu. Program dopuszcza korekty pozycji jeszcze nie zrealizowanych,
• Zrealizowany - całkowicie zrealizowane. Zlecenia nie mogą być modyfikowane a jedynie przeglądane,
• Do realizacji lub w toku - dotyczy montażu,
• W toku - dotyczy demontażu.

Reasumując, utworzone w programie zlecenia można:

• przeglądać i modyfikować (również kasować),
• zapisać na dysku bez realizacji,
• zrealizować w całości lub częściowo.

Rejestracja zleceń produkcyjnych

Sporządzenie listy produktów do montażu (demontażu) umożliwia funkcja w widoku Magazyn | Zlecenia. Po jej wybraniu wyświetla się lista zapisanych w programie zleceń produkcyjnych. Przy pierwszym uruchomieniu lista jest pusta. Rejestracja nowego zlecenia następuje po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins). Użytkownik powinien uzupełnić informacje:

• Rodzaj zlecenia - należy określić, czy zlecenie dotyczy montażu (sygnatury ZLM), czy demontażu (sygnatura ZLD),
• Numer zlecenia - w zależności od ustawień w konfiguracji programu zlecenia mogą być numerowane automatycznie lub ręcznie,
• Data - program domyślnie proponuje datę bieżącą, lecz użytkownik może zmienić ją na wcześniejszą,
• Kontrahent - pole pozwala powiązać zlecenie z konkretnym kontrahentem,
• Do zamówienia - pozwala wskazać zamówienie, do którego realizowane jest zlecenie,
• Data od/godzina od - pozwala określić, kiedy rozpoczęła się produkcja,
• Data do/godzina do - pozwala określić, kiedy zakończyła się produkcja,
• Kod kreskowy - jeśli w konfiguracji firmy włączone jest generowanie kodów dla dokumentów produkcji, wygeneruje się unikalny kod identyfikujący dany dokument. Można go także wydrukować na zleceniu, co pozwoli na szybsze odnalezienie go w systemie,
• Pracownik - program przechowuje wraz z dokumentem informację o jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników, która jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP. Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do systemu (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach,
• Uwagi - pole umożliwia wpisanie dodatkowej informacji na temat zlecenia,
• Pozycje zlecenia - tworzenie specyfikacji odbywa się w standardowy sposób, przez wybór z listy zdefiniowanych w programie produktów,
• Z dostawy - opcja pozwala wybrać, z jakich dostaw powinny być pobierane składniki do produkcji, jeśli algorytm ma być inny niż FIFO/LIFO.

Po wybraniu towaru z dostawy program umożliwia zmianę jego ilości, co spowoduje ewentualnie przeliczenie pierwotnie wskazanej ilości do produkcji. Przykładowo wskazaliśmy, że wyprodukujemy 100 kg ciasta, jednak po wybraniu partii mąki wychodzi na to, że zgodnie z wybranym wariantem finalnie do produkcji wejdzie 124 kg. System poinformuje o tym użytkownika i zapyta, czy zaktualizować ilość do produkcji.

Przed realizacją zlecenia można je zmodyfikować i poprawić błędy, klikając przycisk Popraw (klawisz F2). Aby usunąć zlecenie z listy, należy kliknąć przycisk Usuń (klawisz Del). System umożliwia także przeglądanie wprowadzonych danych za pomocą kombinacji klawiszy Shift+F2.

Po kliknięciu przycisku Wydruki (klawisze Ctrl+D), możliwe jest wygenerowanie wydruku:

• wskazanego na liście zlecenia produkcyjnego,
• raportu analizy zleceń produkcyjnych montażu. Analiza dotyczy tylko pozycji niezrealizowanych, zawiera specyfikację wszystkich potrzebnych surowców i wykazuje wykryte braki komponentów.

Program posiada wbudowane zestawienia pozwalające analizować aktualne zapotrzebowanie na składniki lub aktualne możliwości produkcyjne z wykorzystaniem surowców bazowych lub zamienników.

Kliknięcie przycisku Zapisz (klawisz F10) przy wyświetlonej specyfikacji zlecenia produkcyjnego spowoduje zapisanie zlecenia na dysku z przeznaczeniem do realizacji w terminie późniejszym.

Gdy zlecenie przeznaczone jest do niezwłocznej realizacji, należy zaznaczyć opcję Zatwierdź z realizacją, klikając kombinację klawiszy Ctrl+R. Spowoduje to wykonanie złożonego zlecenia w chwili jego zatwierdzenia.

Użytkownik może dokonać realizacji zlecenia w ratach, jeśli proces produkcji jest długotrwały i nie generuje przyjęcia produktu natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu zlecenia. Służy do tego opcja Pobierz składniki (generuj tylko RW).

Przeglądanie i korekta zleceń produkcyjnych

Zapisane w systemie zlecenia produkcyjne można przeglądać, a pozycje niezrealizowane również modyfikować. Służy do tego funkcja w menu Magazyn | Zlecenia produkcyjne w menu głównym. Po jej wybraniu wyświetlana jest lista zarejestrowanych zleceń. W tabeli każde zlecenie opisują informacje podawane przy jego rejestracji:

• numer i data wystawienia,
• rodzaj (zlecenie montażu czy demontażu),
• nazwa magazynu surowcowego,
• uwagi.

Warto wiedzieć

Możliwość korekty dotyczy tylko pozycji niezrealizowanych w zleceniach roboczych. Pozostałe pozycje oraz zlecenia zatwierdzone (zrealizowane całkowicie) mogą być jedynie przeglądane.

Zlecenia można modyfikować, klikając przycisk Popraw (klawisz F2). Aby usunąć zlecenie z listy, należy kliknąć przycisk Usuń (klawisz Del). System umożliwia także przeglądanie wprowadzonych danych za pomocą kombinacji klawiszy Shift+F2.

Po kliknięciu przycisku Wydruki (klawisze Ctrl+D), możliwe jest wygenerowanie wydruku:

• wskazanego na liście zlecenia produkcyjnego,
• raportu analizy zleceń produkcyjnych montażu. Analiza dotyczy tylko pozycji niezrealizowanych, zawiera specyfikację wszystkich potrzebnych surowców i wykazuje wykryte braki komponentów.

Eksport zleceń produkcyjnych do Excela

Funkcja Eksport do Excela dostępna jest nad listą dokumentów. Uruchomienie jej w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację do arkusza kalkulacyjnego.

Realizacja zleceń produkcyjnych

Do realizacji zleceń służy dostępna w menu głównym funkcja Magazyn | Zlecenia produkcyjne, wykorzystywana również do ich rejestracji.

Na wyświetlonej liście zleceń produkcyjnych należy wskazać właściwą pozycję i kliknąć przycisk Popraw (klawisz F2). Wyświetlona zostanie specyfikacja zlecenia, tj. lista produktów przeznaczonych do montażu lub demontażu. Kolumna oznaczona S - Status informuje o stanie realizacji poszczególnych pozycji zlecenia:

• Znacznik zielony - zlecenie dotyczące konkretnego produktu zostało już zrealizowane,
• Znacznik czerwony - zlecenie niezrealizowane (status roboczy),
• Znacznik żółty - zlecenie w trakcie realizacji.

Pozycje do realizacji (znacznik czerwony) należy zaznaczyć na liście. Po ustaleniu listy produktów przeznaczonych do montażu (demontażu) należy upewnić się, czy opcja Zatwierdź oznaczona jest znacznikiem z realizacją i ewentualnie włączyć ją klawiszem Ctrl+R. Po kliknięciu przycisku Zapisz (klawisz F10) zaznaczone pozycje zostaną zrealizowane, tzn.:

• utworzone zostaną dokumenty rozchodu RW i przychodu PW na komponenty i produkty w magazynie surowcowym i magazynie gotowych wyrobów (konkretne działanie zależy od rodzaju zlecenia - montażu czy demontażu),
• zmieni się status realizowanych pozycji, tj. umieszczony zostanie przy nich znacznik zielonego w rubryce statusu, co wiąże się z utratą możliwości wprowadzania w nich zmian.

Pamiętaj

Jeśli składnikiem Produktu 1 jest inny Produkt 2, to podczas realizacji zlecenia montażu Produktu 1 wymaga się, aby stosowna ilość Produktu 2 była dostępna w magazynie surowcowym.

Podpowiedź

Jeśli definicja zlecenia już zrealizowanego jest taka sama jak kolejnego, które użytkownik potrzebuje stworzyć, można skorzystać z opcji Powiel, dostępnej pod prawym przyciskiem myszy lub po kliknięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Ins.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze zleceń produkcyjnych dostępne jest podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów.