Jak utworzyć dokumenty finansowe?

Funkcja Operacje handlowe | Dokumenty finansowe w Wapro Mag służy do zarządzania dokumentami finansowymi. Za ich pomocą możliwa jest rejestracja wpływów i wypływów środków pieniężnych w firmie.

Operacje finansowe można podzielić na cztery grupy:

• Operacje kasowe - rejestrują wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy, tworząc w ten sposób raport kasowy związany z określoną kasą. Każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z kas i numerowany kolejno w ramach tej kasy. W firmie może istnieć więcej niż jedna kasa, lecz każdy pracownik firmy, który wystawia (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe, ma wskazaną domyślną kasę, w której generuje dokumenty (może zmienić kasę, o ile Administrator przyznał mu odpowiednie uprawnienia). Operacje kasowe zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP (Kasa Przyjmie) i KW (Kasa Wypłaci).
• Operacje bankowe - rejestrują wypływ i wypływ środków pieniężnych na rachunkach bankowych firmy. Każdy dokument bankowy musi być przypisany do jednego z rachunków i numerowany kolejno w ramach tego rachunku. Operacje bankowe zapisywane są za pomocą dokumentów przelewu: przelewy własne i obce, oraz dokumentów bankowych wpłat i wypłat gotówkowych.
• Kompensaty - jest to rodzaj dokumentu finansowego służący do wzajemnego kompensowania zobowiązań i należności pochodzących faktur zakupu i sprzedaży lub wpływów i wypływów finansowych. Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, czyli kompensata dodatnich i ujemnych należności albo zobowiązań. Operacja taka umożliwia wzajemne skojarzenie faktury oraz zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Saldo (suma) tego typu dokumentu jest zawsze równa zeru, gdyż równoważy on kwotę zobowiązań i należności. Pozycje kompensaty zawierają historię kompensowanych ze sobą rozrachunków. Kompensata powstaje w wyniku skojarzenia zobowiązań i należności w rozrachunkach. W oknie dokumentów finansowych można ją wyłącznie podejrzeć lub skasować w całości.
• Inne operacje - obsługują wszystkie pozostałe typy operacji (np. "zapłata w naturze - barter").

Drugim, istotnym kryterium podziału dokumentów finansowych jest kierunek ruchu środków finansowych:

• Wpływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KP, przelew obcy, wpłata gotówkowa na rachunek.
• Wypływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KW, przelew własny, wypłata gotówkowa z rachunku.
• Kompensata nie należy do żadnej z powyższych grup, gdyż nie powoduje żadnego przepływu środków finansowych.

W Wapro Mag dokumenty finansowe są generowane automatycznie przy okazji prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i są powiązane z konkretnymi dokumentami handlowymi (faktury, rachunki). Natomiast ta część operacji finansowych, która nie jest bezpośrednio związana z handlem (np. opłaty za telefon), może być rejestrowana ręcznie w menu Operacje handlowe | Dokumenty finansowe. Rejestrując nowy dokument finansowy użytkownik powinien określić, czy powinien:

• rozliczać istniejący rozrachunek,
• otwierać nowy zapis rozrachunku (zaliczkę), do której później przypisane zostaną dokumenty handlowe,
• czy też ta pozycja nie jest w żaden sposób powiązana z rozrachunkami.

Jeżeli dokument finansowy jest powiązany z rozrachunkami, to każda jego pozycja jest skojarzona z jednym konkretnym rozrachunkiem i jest opisana jego nazwą. W dokumencie musi powstać tyle pozycji, ile rozrachunków zamierzamy powiązać z dokumentem. W momencie wyboru opcji rozliczania istniejącego rozrachunku istnieje możliwość wyboru spośród istniejących zapisów w rozrachunkach i wykonania rozliczenia. Jeśli natomiast wybrano opcję rejestracja zaliczki (tworzenie nowego rozrachunku), powstaje zupełnie nowy zapis w rozrachunkach, nie obarczony żadnym terminem wymagalności (termin i sposób płatności).

Obsługa rejestru dokumentów finansowych odbywa się w zwykły sposób, analogicznie do obsługi dokumentów magazynowych. Dostępne są wszystkie standardowe operacje, tzn. wystawianie, przeglądanie, modyfikacja, drukowanie i usuwanie. Zmiana rachunków bankowych w dokumentach finansowych jest wykonalna, o ile numeracja rachunków jest ustawiona jako niezależna, natomiast zmiana kasy — o ile numeracja jest niezależna względem kas.

Ponadto dostępna jest — poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy — funkcja Eksport do Excela. Zasadniczo umożliwia zapisywanie treści rejestru dokumentów finansowych w pliku tekstowym, akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale "Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki/rejestru do Excela".

Jak korzystać z podręcznego menu kontekstowego?

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze dokumentów finansowych dostępne jest Podręczne menu kontekstowe. Funkcja ta uruchamiana jest przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale "Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych") można stąd uruchomić funkcje generowania:

• raportu kasowego,
• wyciągu bankowego.

Jak korzystać z operacji dodatkowych?

Okno operacji dodatkowych, otwierane klawiszem Ctrl+O - Operacje, lub przez Podręczne menu kontekstowe, aktywowane myszką. Zawiera następujące funkcje:

• Dostęp do pól dodatkowych.
• Grupową zmianę pól dodatkowych.
• Blokowanie i odblokowanie dokumentu.
• Elektroniczne polecenie przelewu.

Opis działania wymienionych funkcji znajduje się w innych rozdziałach niniejszej instrukcji, np. o posługiwaniu się polami dodatkowymi - w rozdziale "Funkcje menu Administrator. Definicje. Pola dodatkowe".

Jak dodać dokument finansowy?

Nagłówek dokumentu finansowego opisują następujące pola:

• Typ dokumentu - wybiera się go z listy: KP, KW, polecenie przelew.
• Numer - może być generowany automatycznie, lub wprowadzany ręcznie. Proszę zapoznać się z opisem kartoteki typów dokumentów i konfiguracji programu.
• Data wystawienia - program proponuje bieżącą (z możliwością zmiany).
• Płatnik - wyboru płatnika dokonuje się z jednej z kartotek: kontrahentów, pracowników, urzędów.
• Tytułem - pole tekstowe przeznaczone na krótki słowny opis operacji. Wypełnianie pola jest wymagane przez program. Może być wpisywany ręcznie lub słownikowany.
• Kasa (tylko dokumenty kasowe) - wyboru nazwy kasy dokonuje się z prezentowanej listy (w programie musi być co najmniej jedna kasa).
• Rachunek (tylko dokumenty bankowe) - numer rachunku wybierany jest z listy banków zapisanych w kartotekach programu.
• Numer wyciągu bankowego (tylko dokumenty bankowe).
• Kod operacji - dodatkowy kod możliwy do wykorzystania podczas definiowania schematów księgowania jako jedno z kryteriów księgowania dokumentów finansowych.
• W przypadku operacji bankowych użytkownik proszony jest o wypełnienie dodatkowych pól Nazwa banku i Numer rachunku, znajdujących się na zakładce Szczegóły przelewu.

W zakładce Inne informacje znajdują się pola:

• Pracownik - program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do Wapro Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.
• Uwagi - uwagi dokumentu finansowego, mogą być wpisywane ręcznie lub słownikowane.

Specyfikację dokumentu finansowego tworzy się w zakładce Pozycje. Przy każdym wpisie należy podać:

• Kwotę operacji.
• Opis słowny operacji.
• Wpływ operacji na stan rozrachunków. Do wyboru są:
  • Rozlicz rozrachunki - po otwarciu rejestru rozrachunków należy wskazać na liście pozycję, której dotyczy operacja finansowa.
  • Generuj zapis w rozrachunkach (Zaliczka) - operacja finansowa będzie zapisana jako zaliczka na poczet przyszłych rozliczeń.
  • Brak zapisu w rozrachunkach - ten sposób zapisu nie wiąże w żaden sposób operacji finansowej ze stanem rozrachunków.

Warto wiedzieć

Jeden dokument finansowy może zawierać wiele wpisów. Zazwyczaj jednak dokument związany jest z konkretną operacją i zawiera tylko jedną kwotę.

Jak dodać raporty kasowe?

Operacje kasowe (wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy) zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP i KW. W firmie może być wiele niezależnych kas, a każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z nich. Również każdy pracownik obowiązkowo ma przydzieloną kasę, w której generuje dokumenty.

Do okresowego kontrolowania stanu kasy, tj. salda początkowego, sumy wpływów i wypływów gotówki (obliczanych na podstawie analizy kwitów kasowych KP i KW) oraz wynikającego z tych wartości salda końcowego służą raporty kasowe. Dokumenty finansowe włączone do któregoś raportu kasowego są od tego momentu zablokowane do edycji — nie można ich poprawiać ani kasować, a jedynie przeglądać i drukować. Wyklucza to wprowadzanie zmian do dokumentów już po utworzeniu raportu. Takie dokumenty są w rejestrze oznaczone ikoną kartki przekreślonej czerwoną kreską (druga kolumna). Zachowano jednak możliwość cofnięcia ostatnio wykonanego raportu, następuje wówczas przywrócenie możliwości edycji składających się na ten raport dokumentów. Dokument raportu kasowego jest generowany dla każdej kasy w programie oddzielnie z rozbiciem na waluty, analogicznie jest w przypadku raportów bankowych.

Dodano również funkcję cofania znacznika fiskalizacji dokumentu finansowego. Operacja - dostępna tylko dla Administratora systemu - wywoływana jest skrótem klawiszowym Ctrl+Shift+F, może dotyczyć jednego (podświetlonego), lub grupy zaznaczonych dokumentów (operacje grupowe). Zalecana jest szczególna ostrożność w używaniu tej funkcji. Funkcja działa jak przełącznik - kolejne wywołania na zmianę ustawiają i kasują znacznik fiskalizacji.

Moment utworzenia kolejnego raportu oraz okres, którego raport ma dotyczyć (czyli zakres dat wystawienia kwitów kasowych) wybiera użytkownik. Program kontroluje ciągłość zestawień — nie jest więc możliwe pozostawienie luki (grupy dokumentów nie włączonych do żadnego raportu). W praktyce oznacza to, że użytkownik określa jedynie datę kończącą raport, zaś data początkowa wynika z poprzedniego raportu.

W programie Wapro Mag uruchomienie funkcji generowania raportów kasowych i wyciągów bankowych (symbolicznie opisanych: RK/WB na przycisku ekranowym) inicjuje się naciskając klawisz Ctrl+R przy wyświetlonym rejestrze dokumentów finansowych. Prezentowane jest wówczas okno zatytułowane Raporty finansowe.

Nazwę kasy, której dotyczą raporty wybiera się z rozwijalnej listy (pole Wybierz kasę).

Okno podzielone jest na dwie części:

• Z lewej strony prezentowana jest chronologiczna lista raportów w wybranej kasie. Raporty kasowe są numerowane, tak jak inne dokumenty. Przy każdym raporcie podawane są: data jego utworzenia oraz zakres dat wystawienia dokumentów finansowych włączonych do raportu
• Dla wskazanego (podświetlonego) na liście raportu wyświetlana jest z prawej strony lista składających się nań dokumentów (w okienku z prawej strony). Oprócz sygnatury podawana jest data wystawienia kwitu kasowego oraz kwota wpływu bądź wypływu gotówki. Powyżej listy dokumentów finansowych wyświetlane jest podsumowane wskazanego raportu: saldo początkowe i końcowe oraz sumaryczna kwota wpływów i wypływów.

W oknie Raporty finansowe dostępne są następujące operacje:

• Tworzenie nowego raportu kasowego, inicjowane klawiszem Insert.
• Przeglądanie nagłówka raportu, klawisz Shift+F2 lub F2. Wyświetlane jest okienko analogiczne do tworzenia raportu, lecz bez możliwości edycji.
• Drukowanie raportu, klawisz Ctrl+D.
• Anulowanie ostatniego raportu, klawisz Delete. Przy próbie usunięcia wcześniejszego raportu program poinformuje, że operacja jest niedozwolona.

Przy tworzeniu nowego raportu należy wypełnić następujące pola:

• Numer - raporty kasowe numerowane są przez program. Sposób i format numeru ustawia się korzystając z funkcji Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy, zakładka Numeracja.
• Data utworzenia raportu - program proponuje datębieżącą.
• Data od oraz Data do - wyznaczają zakres dat wystawienia kwitów kasowych, które mają znaleźć się w raporcie. Proszę zapoznać się z uwagami na wstępie rozdziału "Raporty kasowe".
• Waluta - program pozwala rozbijać raporty kasowe/bankowe na poszczególne waluty.
• Saldo otwarcia - przy pierwszym raporcie podawane przez użytkownika, w kolejnych jest równe saldu końcowemu poprzedniego raportu.
• Wpłaty - pole obliczane przez program.
• Wypłaty - pole obliczane przez program.
• Saldo zamknięcia - pole obliczane przez program. Saldo zamknięcia nie może być ujemne!

Jak sprawdzić bieżący stan kasy?

Od wersji 8.00.0 Wapro Mag użytkownicy otrzymali nową funkcję pozwalającą sprawdzić bieżący stan w kasie. Saldo obliczane jest na podstawie różnicy wpłat i wypłat do bieżącej kasy użytkownika. Jeśli użytkownik posiada zatwierdzone raporty kasowe, uwzględniane są one w obliczeniach. Funkcja dostępna jest w oknie Dokumentów finansowych na oknie SUMA w drugiej zakładce.

Dane prezentowane są w rozbiciu na waluty, w kolumnie Data od prezentowana jest data ostatniego raportu kasowego.