Jak utworzyć dokumenty finansowe?

Dokumenty finansowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W polityce rachunkowości wyróżniamy różne rodzaje dowodów księgowych, takie jak:

• Dowody zewnętrzne obce - dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki,
• Dowody zewnętrzne własne - dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie lub fundację,
• Dowody wewnętrzne - dotyczą dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunki rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego, magazynowego oraz środków trwałych,
• Dowody zbiorcze - np. raporty kasowe.

Ważne jest, aby każdy dokument księgowy zawierał określenie rodzaju dowodu, dane identyfikacyjne uczestników operacji, treść operacji, datę sporządzenia dowodu, czytelne podpisy osób odpowiedzialnych oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji.

Aby zarządzać dokumentami finansowymi w Wapro Mag należy przejść do widoku Operacje handlowe | Dokumenty finansowe.

Jakie są rodzaje dokumentów finansowych?

Operacje finansowe można podzielić na cztery grupy:

• Operacje kasowe - rejestrują wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy, tworząc w ten sposób raport kasowy związany z określoną kasą. Każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z kas i numerowany kolejno w ramach tej kasy. W firmie może istnieć więcej niż jedna kasa, lecz każdy pracownik firmy, który wystawia (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe, ma wskazaną domyślną kasę, w której generuje dokumenty (może zmienić kasę, o ile administrator przyznał mu odpowiednie uprawnienia). Operacje kasowe zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP (Kasa Przyjmie) i KW (Kasa Wypłaci),
• Operacje bankowe - rejestrują wypływ i wypływ środków pieniężnych na rachunkach bankowych firmy. Każdy dokument bankowy musi być przypisany do jednego z rachunków i numerowany kolejno w ramach tego rachunku. Operacje bankowe zapisywane są za pomocą dokumentów przelewu: przelewy własne i obce oraz dokumentów bankowych wpłat i wypłat gotówkowych,
• Kompensaty - jest to rodzaj dokumentu finansowego służący do wzajemnego kompensowania zobowiązań i należności pochodzących z faktur zakupu i sprzedaży lub wpływów i wypływów finansowych. Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, czyli kompensata dodatnich i ujemnych należności albo zobowiązań. Operacja taka umożliwia wzajemne skojarzenie faktury oraz zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Saldo (suma) tego typu dokumentu jest zawsze równa zeru, gdyż równoważy on kwotę zobowiązań i należności. Pozycje kompensaty zawierają historię kompensowanych ze sobą rozrachunków. Kompensata powstaje w wyniku skojarzenia zobowiązań i należności w rozrachunkach. W oknie dokumentów finansowych można ją wyłącznie podejrzeć lub skasować w całości,
• Inne operacje - obsługują wszystkie pozostałe typy operacji (np. zapłata w naturze - barter).

Kierunek ruchu środków finansowych:

• Wpływ środków finansowych - zapisywany jest za pomocą dokumentów: KP, przelew obcy, wpłata gotówkowa na rachunek,
• Wypływ środków finansowych - zapisywany jest za pomocą dokumentów: KW, przelew własny, wypłata gotówkowa z rachunku,
• Kompensata - nie należy do żadnej z powyższych grup, gdyż nie powoduje żadnego przepływu środków finansowych.

W programie Wapro Mag dokumenty finansowe generowane są automatycznie przy okazji prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i są powiązane z konkretnymi dokumentami handlowymi (faktury, rachunki). Ta część operacji finansowych, która nie jest bezpośrednio związana z handlem (np. opłaty za telefon), może być rejestrowana ręcznie w menu Operacje handlowe | Dokumenty finansowe. Rejestrując nowy dokument finansowy użytkownik powinien określić, czy system powinien:

• rozliczać istniejący rozrachunek,
• otworzyć nowy zapis rozrachunku (zaliczkę), do którego później zostaną przypisane dokumenty handlowe,
• zignorować tę pozycję, ponieważ nie jest w żaden sposób powiązana z rozrachunkami.

Jeżeli dokument finansowy jest powiązany z rozrachunkami, to każda jego pozycja jest skojarzona z jednym konkretnym rozrachunkiem i jest opisana jego nazwą. W dokumencie musi powstać tyle pozycji, ile rozrachunków zamierzamy powiązać z dokumentem. W momencie wyboru opcji rozliczania rozrachunku, istnieje możliwość wyboru zapisów w rozrachunkach i wykonania rozliczenia. Jeśli natomiast wybrano opcję rejestracja zaliczki (tworzenie nowego rozrachunku), powstanie zupełnie nowy zapis w rozrachunkach, który nie będzie obarczony terminem wymagalności (termin i sposób płatności).

Obsługa rejestru dokumentów finansowych odbywa się w poprzez standardowe operacje, tzn. wystawianie, przeglądanie, modyfikację, drukowanie i usuwanie. Zmiana rachunków bankowych w dokumentach finansowych jest wykonalna, o ile numeracja rachunków jest ustawiona jako niezależna, natomiast zmiana kasy — o ile numeracja jest niezależna względem kas.

Jak eksportować dane do arkusza kalkulacyjnego?

Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Opcja ta umożliwia zapisywanie treści rejestru dokumentów finansowych w pliku tekstowym, akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny MS Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w instrukcji Jak eksportować dane z kartotek i rejestrów do Excela?.

Jak korzystać z podręcznego menu kontekstowego?

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze dokumentów finansowych dostępne jest Podręczne menu kontekstowe. Funkcja ta uruchamiana jest przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń można stąd uruchomić funkcje generowania:

• raportu kasowego,
• wyciągu bankowego.

Jak korzystać z operacji dodatkowych?

W oknie operacji dodatkowych, otwieranym za pomocą przycisku Operacje (klawisze Ctrl+O) lub przez podręczne menu kontekstowe, dostępne są następujące funkcje:

• Dostęp do pól dodatkowych,
• Grupowa zmiana pól dodatkowych,
• Blokowanie i odblokowanie dokumentu,
• Elektroniczne polecenie przelewu.

Jak dodać dokument finansowy?

Aby dodać dokument finansowy do systemu, należy wprowadzić dane nagłówka oraz dane na zakładce Inne informacje. Nagłówek dokumentu finansowego opisują dane w polach:

• Typ dokumentu - wybierany z listy rozwijanej: KP, KW, polecenie przelew,
• Numer - może być generowany automatycznie lub wprowadzany ręcznie,
• Data wystawienia - program proponuje bieżącą datę z możliwością edycji,
• Płatnik - wyboru płatnika dokonuje się z jednej z kartotek: kontrahentów, pracowników, urzędów,
• Tytułem - pole tekstowe umożliwiające wprowadzenie krótkiego słownego opisu operacji. Użytkownik może wybrać pozycję z wbudowanego słownika lub wpisać dane ręcznie,
• Kasa (tylko dokumenty kasowe) - wyboru nazwy kasy dokonuje się z listy rozwijanej (w programie musi być co najmniej jedna kasa),
• Rachunek (tylko dokumenty bankowe) - numer rachunku wybierany jest z listy banków zapisanych w kartotekach programu,
• Numer wyciągu bankowego - tylko dokumenty bankowe,
• Kod operacji - dodatkowy kod możliwy do wykorzystania podczas definiowania schematów księgowania jako jedno z kryteriów księgowania dokumentów finansowych.

Na zakładce Szczegóły przelewu użytkownik powinien wypełnić dane w polach Nazwa banku i Numer rachunku.

Na zakładce Inne informacje widoczne są pola:

• Pracownik - wraz z dokumentem program może przechowywać informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni dane w polu, kierując się informacją o aktualnie zalogowanym użytkowniku (aktywny użytkownik). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników,
• Uwagi - uwagi dokumentu finansowego, użytkownik może je pobrać ze słownika lub wpisać ręcznie.

Na zakładce Pozycje tworzy się Specyfikację dokumentu finansowego. Przy każdym wpisie należy podać:

• Kwotę operacji,
• Opis słowny operacji,
• Wpływ operacji na stan rozrachunków. Do wyboru są:
  • Rozlicz rozrachunki - po otwarciu rejestru rozrachunków należy wskazać na liście pozycję, której dotyczy operacja finansowa,
  • Generuj zapis w rozrachunkach (zaliczka) - operacja finansowa będzie zapisana jako zaliczka na poczet przyszłych rozliczeń,
  • Brak zapisu w rozrachunkach - ten sposób zapisu nie wiąże operacji finansowej ze stanem rozrachunków.

Warto wiedzieć

Jeden dokument finansowy może zawierać wiele wpisów. Zazwyczaj jednak dokument związany jest z konkretną operacją i zawiera tylko jedną kwotę.

Jak dodać raporty kasowe?

W procesie zarządzania finansami firmy, kluczowe jest precyzyjne dokumentowanie wszystkich operacji kasowych. Dla zapewnienia przejrzystości, wpłaty i wypłaty gotówkowe są rejestrowane przy użyciu kwitów KP (kwit wpłaty) oraz KW (kwit wypłaty). Struktura organizacyjna może obejmować wiele niezależnych kas, co wymaga przypisania każdego dokumentu do konkretnej kasy. Ponadto, dla ułatwienia monitorowania transakcji, każdy pracownik ma wyznaczoną kasę odpowiedzialną za generowanie dokumentacji kasowej.

Do okresowego kontrolowania stanu kasy, tj. salda początkowego, sumy wpływów i wypływów gotówki (obliczanych na podstawie analizy kwitów kasowych KP i KW) oraz wynikającego z tych wartości salda końcowego służą raporty kasowe. Dokumenty finansowe włączone do raportu kasowego są od tego momentu zablokowane do edycji — nie można ich poprawiać ani kasować, a jedynie przeglądać i drukować. Wyklucza to wprowadzanie zmian do dokumentów już po utworzeniu raportu. Takie dokumenty są w rejestrze oznaczone ikoną kartki przekreślonej czerwoną kreską (druga kolumna). System umożliwia cofnięcie ostatnio wykonanego raportu. Następuje wówczas przywrócenie możliwości edycji składających się na ten raport dokumentów. Dokument raportu kasowego jest generowany dla każdej kasy oddzielnie z rozbiciem na waluty. Analogicznie jest w przypadku raportów bankowych.

Dodano również funkcję cofania znacznika fiskalizacji dokumentu finansowego. Operacja - dostępna tylko dla administratora systemu - wywoływana jest skrótem klawiszowym Ctrl+Shift+F i może dotyczyć jednego (podświetlonego) lub grupy zaznaczonych dokumentów (operacje grupowe). Zalecana jest szczególna ostrożność w używaniu tej funkcji. Funkcja działa jak przełącznik - kolejne wywołania na zmianę ustawiają i kasują znacznik fiskalizacji.

Moment utworzenia kolejnego raportu oraz okres, którego raport ma dotyczyć (czyli zakres dat wystawienia kwitów kasowych) wybiera użytkownik. Program kontroluje ciągłość zestawień — nie jest więc możliwe pozostawienie luki (grupy dokumentów niewłączonych do żadnego raportu). W praktyce oznacza to, że użytkownik określa jedynie datę końcową raportu, zaś data początkowa wynika z poprzedniego raportu.

W programie Wapro Mag uruchomienie funkcji generowania raportów kasowych i wyciągów bankowych (symbolicznie opisanych: RK/WB na przycisku ekranowym) inicjuje się naciskając klawisz Ctrl+R przy wyświetlonym rejestrze dokumentów finansowych. Wyświetla się wówczas okno Raporty finansowe.

Nazwę kasy, której dotyczą raporty wybiera się z rozwijalnej listy (pole Wybierz kasę).

Okno podzielone jest na dwie części:

• z lewej strony prezentowana jest chronologiczna lista raportów w wybranej kasie. Raporty kasowe są numerowane, tak jak inne dokumenty. Przy każdym raporcie podawane są data jego utworzenia oraz zakres dat wystawienia dokumentów finansowych włączonych do raportu,
• dla wskazanego raportu wyświetla się lista składających się nań dokumentów (w okienku z prawej strony). Oprócz sygnatury podawana jest także data wystawienia kwitu kasowego oraz kwota wpływu bądź wypływu gotówki. Powyżej listy dokumentów finansowych wyświetlane jest podsumowane wskazanego raportu: saldo początkowe i końcowe oraz sumaryczna kwota wpływów i wypływów.

W oknie Raporty finansowe dostępne są operacje:

• Tworzenie nowego raportu kasowego - inicjowane przyciskiem Dodaj (klawisz Ins),
• Przeglądanie nagłówka raportu - przycisk Popraw (klawisz F2) lub kombinacja klawiszy Shift+F2. Wyświetla się okno analogiczne do tworzenia raportu, lecz bez możliwości edycji,
• Drukowanie raportu - przycisk Wydruki (klawisze Ctrl+D),
• Anulowanie ostatniego raportu - przycisk Usuń (klawisz Del). Przy próbie usunięcia wcześniejszego raportu program poinformuje, że operacja jest niedozwolona.

Przy tworzeniu nowego raportu należy wypełnić następujące pola:

• Numer - raporty kasowe numerowane są przez program. Sposób i format numeru ustawia się po przejściu do widoku Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy, zakładka Numeracja,
• Data utworzenia raportu - program proponuje datę bieżącą,
• Data od oraz Data do - wyznaczają zakres dat wystawienia kwitów kasowych, które mają znaleźć się w raporcie,
• Waluta - program pozwala rozbijać raporty kasowe/bankowe na poszczególne waluty,
• Saldo otwarcia - wprowadzane przy generowaniu pierwszego raportu przez użytkownika, w kolejnych raportach jest równe saldu końcowemu poprzedniego raportu,
• Wpłaty - pole wypełnione przez program,
• Wypłaty - pole wypełnione przez program,
• Saldo zamknięcia - pole wypełnione przez program.

Uwaga

Saldo zamknięcia nie może być ujemne.

Jak sprawdzić bieżący stan kasy?

System Wapro Mag posiada innowacyjną funkcję, która umożliwia użytkownikom bieżące monitorowanie stanu środków w kasie. Dzięki tej opcji saldo jest aktualizowane automatycznie, uwzględniając wszystkie transakcje wpłat oraz wypłat. Jeśli użytkownik posiada zatwierdzone raporty kasowe, uwzględniane są one w obliczeniach.

Funkcja umożliwiająca sprawdzenie bieżącego stanu kasy dostępna jest w oknie Podsumowanie dokumentów finansowych na zakładce Stan kasy w oknie SUMA. Dane prezentowane są w rozbiciu na waluty, w kolumnie Data od prezentowana jest data ostatniego raportu kasowego.