Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Kto ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie obowiązkowe dla podatników czynnych VAT, w tym faktur wystawianych do paragonu z NIP:

• faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować jako podstawowa forma dokumentowania transakcji gospodarczych,
• wszystkie faktury korygujące będą wystawiane w KSeF - także do faktur wystawionych poza KSeF,
• prosta zasada ujmowania faktur korygujących w rozliczeniu: według daty wystawienia w KSeF - u wystawcy, według daty otrzymania w KSeF - u nabywcy,
• faktury papierowe i elektroniczne zostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach.

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF obejmie także:

• podatników zwolnionych z VAT,
• faktury wystawiane z kas rejestrujących - przez jakiś czas podatnik będzie mógł takie faktury wystawiać jak dotychczas,
• faktury uproszczone (paragony z NIP do kwoty 450 zł) - do paragonu z NIP do kwoty 450 zł należy wystawić fakturę.

Kto nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF?

Podatnik wyłączony z KSeF to taki, który

• nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski,
• posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawia fakturę,
• korzysta z procedur szczególnych, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (dotyczy to OSS i IOSS).

W przypadkach 1 i 2 podatnik może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie, natomiast w przypadku 3 wystawiane są faktury elektroniczne lub w postaci papierowej.

Faktury konsumenckie

Jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie należy wystawiać na jej rzecz faktur w KSeF. Na rzecz konsumentów należy wystawiać faktury jak dotychczas - elektroniczne lub papierowe.

Czym jest e-Faktura?

Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura to dokument:

• w formie elektronicznej w formacie XML, wystawiony z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF,
• tworzony w oparciu o konkretny wzór - format i elementy e-faktury zawiera struktura zaimplementowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur - podatnik nie musi jej pobierać do samodzielnej instalacji,
• posiadający numer KSeF - numer systemowy nadany fakturze po jej przesłaniu do KSeF,
• którego data wystawienia = data przesłania do KSeF (nie data wystawienia wpisana w treści faktury przy jej wypełnianiu),
• którego data otrzymania = data przydzielenia fakturze numeru KSeF w systemie, widoczna w systemie KSeF u nabywcy.

KSeF powiadamia podmiot, który przesłał e-fakturę o dacie i czasie jej wystawienia. Jest ona widoczna w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO). Datę wystawienia e-faktury zawiera w swej strukturze numer KSeF identyfikujący tę fakturę w systemie.

Jak korzystać z KSeF?

KSeF jest oparty na modelu poświadczeń. System spełnia wymogi bezpieczeństwa oraz eliminuje ryzyko dostępu do faktur przez osoby nieuprawnione także w przedsiębiorstwie podatnika:

• przed wystawieniem faktury w systemie wymagane jest uwierzytelnienie się osoby wystawiającej fakturę oraz autoryzacja w systemie,
• po uwierzytelnieniu się (zalogowaniu) w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
• podatnik może nadać uprawnienia w KSeF innym osobom, np. pracownikom, głównej księgowej - może odwzorować dotychczasowe praktyki zarządzania firmą do KSeF,
• w KSeF można nadać uprawnienia np. dla biura rachunkowego (podatnik nie będzie musiał samodzielnie dostarczać faktur do rozliczeń).

Kto ma uprawnienia do korzystania z KSeF?

Uprawnienia możliwe do nadania:

• właścicielskie,
• do nadawania dalszych uprawnień - przewidziane wyłącznie dla os. fiz.,
• do wystawiania faktur,
• do dostępu do faktur,
• do samofakturowania.

Nadawanie uprawnień w KSeF

Nadawanie uprawnień do KSeF przez przedsiębiorcę odbywa się na dwa sposoby:

• dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność - bezpośrednio w oprogramowaniu KSeF,
• dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie spółki prawa handlowego lub innej osoby prawnej - przez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego formularza ZAW-FA o nadaniu uprawnień.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Aby wystawić e-Fakturę należy:

• posiadać oprogramowanie finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF,
• uwierzytelnić się w KSeF,
• posiadać uprawnienie do wystawiania faktur.

Jak wystawić fakturę podczas awarii systemu KSeF?

1. Wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem (strukturą) faktury ustrukturyzowanej, tak jak standardową e-Fakturę.
2. Oznaczyć fakturę kodem QR (oprogramowanie zrobi to automatycznie).
3. Udostępnić fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Można ustalić z nabywcą, że wysyłka faktury nastąpi po wprowadzeniu jej do systemu KSeF, w którym nabywca ją odbierze.
4. Przesyłać ją do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF:
   • w trybie offline - następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury,
   • w trybie awarii - do 7 dni roboczych od dnia ustania awarii.

Jak przechowywać faktury w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane, faktury wystawione w trybie awaryjnym i w trybie offline po przesłaniu ich do KSeF oraz faktury VAT RR wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli okres przechowywania faktur skończy się przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik powinien przechować je poza KSeF.