Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Kto ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie obowiązkowe dla podatników czynnych VAT, w tym faktur wystawianych do paragonu z NIP:
- faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować jako podstawowa forma dokumentowania transakcji gospodarczych,
- wszystkie faktury korygujące będą wystawiane w KSeF - także do faktur wystawionych poza KSeF,
- prosta zasada ujmowania faktur korygujących w rozliczeniu: według daty wystawienia w KSeF - u wystawcy, według daty otrzymania w KSeF - u nabywcy,
- faktury papierowe i elektroniczne zostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach.
Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF obejmie także:
- podatników zwolnionych z VAT,
- faktury wystawiane z kas rejestrujących - przez jakiś czas podatnik będzie mógł takie faktury wystawiać jak dotychczas,
- faktury uproszczone (paragony z NIP do kwoty 450 zł) - do paragonu z NIP do kwoty 450 zł należy wystawić fakturę.
Kto nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF?
Podatnik wyłączony z KSeF to taki, który:
- nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski,
- posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawia fakturę,
- korzysta z procedur szczególnych, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (dotyczy to OSS i IOSS).
W przypadkach 1 i 2 podatnik może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie, natomiast w przypadku 3 wystawiane są faktury elektroniczne lub w postaci papierowej.
Faktury konsumenckie
Jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie należy wystawiać na jej rzecz faktur w KSeF. Na rzecz konsumentów należy wystawiać faktury jak dotychczas - elektroniczne lub papierowe.
Czym jest e-Faktura?
Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura to dokument:
- w formie elektronicznej w formacie XML, wystawiony z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF,
- tworzony w oparciu o konkretny wzór - format i elementy e-faktury zawiera struktura zaimplementowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur - podatnik nie musi jej pobierać do samodzielnej instalacji,
- posiadający numer KSeF - numer systemowy nadany fakturze po jej przesłaniu do KSeF,
- którego data wystawienia = data przesłania do KSeF (nie data wystawienia wpisana w treści faktury przy jej wypełnianiu),
- którego data otrzymania = data przydzielenia fakturze numeru KSeF w systemie, widoczna w systemie KSeF u nabywcy.
KSeF powiadamia podmiot, który przesłał e-fakturę o dacie i czasie jej wystawienia. Jest ona widoczna w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO). Datę wystawienia e-faktury zawiera w swej strukturze numer KSeF identyfikujący tę fakturę w systemie.
Jak korzystać z KSeF?
KSeF jest oparty na modelu poświadczeń. System spełnia wymogi bezpieczeństwa oraz eliminuje ryzyko dostępu do faktur przez osoby nieuprawnione także w przedsiębiorstwie podatnika:
- przed wystawieniem faktury w systemie wymagane jest uwierzytelnienie się osoby wystawiającej fakturę oraz autoryzacja w systemie,
- po uwierzytelnieniu się (zalogowaniu) w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- podatnik może nadać uprawnienia w KSeF innym osobom, np. pracownikom, głównej księgowej - może odwzorować dotychczasowe praktyki zarządzania firmą do KSeF,
- w KSeF można nadać uprawnienia np. dla biura rachunkowego (podatnik nie będzie musiał samodzielnie dostarczać faktur do rozliczeń).
Kto ma uprawnienia do korzystania z KSeF?
Uprawnienia możliwe do nadania:
- właścicielskie,
- do nadawania dalszych uprawnień - przewidziane wyłącznie dla os. fiz.,
- do wystawiania faktur,
- do dostępu do faktur,
- do samofakturowania.
Nadawanie uprawnień w KSeF
Nadawanie uprawnień do KSeF przez przedsiębiorcę odbywa się na dwa sposoby:
- dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność - bezpośrednio w oprogramowaniu KSeF,
- dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie spółki prawa handlowego lub innej osoby prawnej - przez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego formularza ZAW-FA o nadaniu uprawnień.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Aby wystawić e-Fakturę należy:
- posiadać oprogramowanie finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF,
- uwierzytelnić się w KSeF,
- posiadać uprawnienie do wystawiania faktur.
Jak wystawić fakturę podczas awarii systemu KSeF?
- Wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem (strukturą) faktury ustrukturyzowanej, tak jak standardową e-Fakturę.
- Oznaczyć fakturę kodem QR (oprogramowanie zrobi to automatycznie).
- Udostępnić fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Można ustalić z nabywcą, że wysyłka faktury nastąpi po wprowadzeniu jej do systemu KSeF, w którym nabywca ją odbierze.
- Przesyłać ją do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF:
- w trybie offline - następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury,
- w trybie awarii - do 7 dni roboczych od dnia ustania awarii.
Jak przechowywać faktury w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane, faktury wystawione w trybie awaryjnym i w trybie offline po przesłaniu ich do KSeF oraz faktury VAT RR wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli okres przechowywania faktur skończy się przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik powinien przechować je poza KSeF.