Jak wysyłać spersonalizowane wiadomości SMS?

W Wapro Mag do dyspozycji użytkownika dostepna jest funkcja wysyłania wiadomości tzw. spersonalizowanych. Oznacza to, że podczas tworzenia wiadomości, można używać zmiennych, które podczas wysyłki wiadomości dla zaznaczonych dokumentów zostaną zastąpione konkretnymi wartościami.

Personalizacja może być realizowana w kontekście zamówień, rozrachunków, kontrahenta, czy też zadań CRM. Pozwala to na grupowe wysyłanie wiadomości bez konieczności ręcznego personalizowania treści.

Aby skorzystać z funkcji w pierwszej kolejności użytkownik powinien zarejestrować się w usłudze SMS API, a następnie skonfigurować dane do logowania w konfiguracji firmy. Proces ten został przedstawiony w instrukcji programu, gdzie można się z nim zapoznać.

Możliwość personalizacji wiadomości SMS pozwala na bardziej efektywne i skuteczne komunikowanie się z klientami oraz innymi podmiotami, poprawiając jakość obsługi i zwiększając zaangażowanie odbiorców.

Jak wysłać kontrahentowi przypomnienie?

Korzystając z takiej funkcjonalności do dyspozycji użytkownika oddano moduł miękkiej windykacji w oknie Rozrachunków, oznacza to, że użytkownik może wysyłać swoim kontrahentom przypomnienie o zapłacie za nierozliczone dokumenty. W tym celu należy:

1. Uruchomić rozrachunki Start | Rozrachunki.
2. Następnie zaznaczyć na liście kontrahentów, których dotyczyć ma wysyłka. Zazwyczaj wybierane są dokumenty nierozliczone, więc można użyć filtrów aplikacji, np. wybrać dokumenty przeterminowane o X dni.
3. Należy zaznaczyć konkretne preterminowane dokumenty i wybrać z menu operacji dodatkowych funkcję Wyślij SMS-y do kontaktów kontrahentów zaznaczonych rozrachunków lub Ctrl+Shift+S.
4. Pojawi się okno definiowania wysyłki SMS (okno jest kontekstowe i pokazuje wysyłki tylko dla rozrachunków, jeśli wcześniej zdefiniowano wysyłki z poziomu kartoteki kontrahentów nie będzie ona tu widoczna).
5. Przyciskiem Dodaj należy dodać nową wysyłkę.
6. Następnie należy zaznaczyć opcję Wiadomość spersonalizowana, co odblokuje przycisk Wstaw z dostępnymi zmiennymi.

Przykładowo wiadomość ma następującą treść:

Szanowni Państwo, przypominamy o zaleglych rozrachunkach {Rozrachunek.Numer} w kwocie {Rozrachunek.Pozostalo} {Rozrachunek.Waluta}. Prosimy o jak najszybsze uregulowanie płatności.

Finalnie odbiorca otrzyma zamiast zmiennych w nawiasach konkretne dane np.

Szanowni Państwo, przypominamy o zaleglych rozrachunkach F/0034/75 w kwocie 3560 PLN. Prosimy o jak najszybsze uregulowanie płatności.

Jak wysyłać SMS dla zaznaczonych zamówień i zadań CRM?

Analogiczny sposób można wykorzystać do utworzenia spersonalizowanych wiadomości dla zamówień. Aby skorzystać z tej opcji należy:

1. Na oknie zamówień zaznaczyć zamówienia, a następnie wybrać przycisk Operacje na dole okna.
2. Zanaczyć opcję wysyłki SMS dla zaznaczonych.
3. Pojawi się okno do tworzenia wiadomości, a pod przyciskiem Wstaw pojawią się zmienne kontekstowe dotyczące zamówień. Te zmienne pozwalają na wysyłanie spersonalizowanych wiadomości dotyczących, na przykład, zmiany statusu realizacji zamówienia lub powiadomienia o nowych zamówieniach otrzymanych od kontrahenta.

Dodatkowo użytkownik może informować kontakty swoich kontrahentów o zadaniach CRM, np. przypomnienie o zaplanowanym spotkaniu z kontrahentem. W tym celu należy w module CRM przejść do zakładki Kontakty na podświetlonym zadaniu i z menu prawego przycisku myszy wybrać opcję Wyślij SMS (Ctrl+Shift+S). Podczas personalizowania wiadomości dostępne są zmienne dotyczące zadań CrM m.in.:

Jak przygotować szablony SMS?

Użytkownik może także zdefiniować własne kontekstowe szablony wiadomości. Oznacza to, że szablon zdefiniowany dla zamówień nie jest widoczny w wysyłkach z poziomu rozrachunków.

Aby dodać własny szablon należy podczas definiowania wiadomości wybrać ikonę folderu po prawej stronie przy polu z treścią wiadomości, a następnie wprowadzić treść korzystając ze zmiennych. Na poniższym obrazie zaprezentowano szablon wiadomości w kontekście zamówień.