Przejdź do głównej zawartości

Jak wysyłać spersonalizowane wiadomości SMS?

System Wapro Mag oferuje innowacyjne rozwiązanie w zakresie komunikacji z klientami – funkcję wysyłania spersonalizowanych wiadomości. Dzięki wykorzystaniu zmiennych, treść wiadomości może być automatycznie dostosowana do konkretnego odbiorcy, co znacząco podnosi efektywność komunikacji.

Personalizacja wiadomości jest możliwa dzięki zastosowaniu danych z różnych modułów systemu, takich jak zarządzanie zamówieniami, rozrachunkami, kartoteką kontrahentów czy modułem CRM.

To elastyczne narzędzie pozwala na masowe wysyłanie wiadomości, jednocześnie zachowując indywidualny charakter każdej z nich, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i wzrost ich zaangażowania.

Aby skorzystać z funkcji, w pierwszej kolejności użytkownik powinien zarejestrować się w usłudze SMS API, a następnie skonfigurować dane do logowania w parametrach konfiguracyjnych firmy.

Jak wysłać kontrahentowi przypomnienie?​

Do dyspozycji użytkownika oddano moduł miękkiej windykacji, dostępny w widoku Operacje handlowe | Rozrachunki. Za jego pomocą użytkownik może wysyłać swoim kontrahentom przypomnienie o zapłacie za nierozliczone dokumenty. W tym celu powinien:

  1. Przejść do widoku Operacje handlowe | Rozrachunki i zaznaczyć na liście kontrahentów, których dotyczyć ma wysyłka. Zazwyczaj wybierane są dokumenty nierozliczone, więc można użyć filtrów aplikacji, np. wybrać dokumenty przeterminowane o X dni.
  2. Następnie należy zaznaczyć konkretne przeterminowane dokumenty i wybrać z menu operacji dodatkowych funkcję Wyślij SMS-y do kontaktów kontrahentów zaznaczonych rozrachunków (klawisze Ctrl+Shift+S).
  3. W oknie definiowania wysyłki SMS należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wprowadzić nową wysyłkę. Okno jest kontekstowe i pokazuje wysyłki tylko dla rozrachunków. Jeśli wcześniej zdefiniowano wysyłkę z poziomu kartoteki kontrahentów, nie będzie ona tu widoczna.
  4. Następnie należy zaznaczyć opcję Wiadomość spersonalizowana, co odblokuje przycisk Wstaw z dostępnymi zmiennymi.
Przykład

Przykładowo wiadomość może mieć następującą treść:

Szanowni Państwo, przypominamy o zaległych rozrachunkach {Rozrachunek.Numer} w kwocie {Rozrachunek.Pozostalo} {Rozrachunek.Waluta}. Prosimy o jak najszybsze uregulowanie płatności.

Finalnie, zamiast zmiennych w nawiasach odbiorca otrzyma konkretne dane, np.:

Szanowni Państwo, przypominamy o zaległych rozrachunkach F/0034/75 w kwocie 3560 PLN. Prosimy o jak najszybsze uregulowanie płatności.

Jak wysyłać SMS dla zaznaczonych zamówień i zadań CRM?​

W analogiczny sposób można utworzyć spersonalizowane wiadomości dla zamówień.

  1. W oknie listy zamówień należy zaznaczyć wybrane zamówienia, a następnie kliknąć przycisk Operacje (klawisze Ctrl+O).
  2. Następnie zaznaczyć opcję wysyłki SMS dla zaznaczonych.
  3. Pojawi się okno do tworzenia wiadomości. Po kliknięciu przycisku Wstaw pojawią się zmienne kontekstowe dotyczące zamówień. Zmienne pozwalają na wysyłanie spersonalizowanych wiadomości dotyczących np. zmiany statusu realizacji zamówienia lub powiadomienia o nowych zamówieniach otrzymanych od kontrahenta.

Dodatkowo użytkownik może poinformować kontakty swoich kontrahentów o zadaniach CRM, np. wysłać przypomnienie o zaplanowanym spotkaniu z kontrahentem. W tym celu powinien w module CRM wybrać zadanie i przejść na zakładkę Kontakty. Następnie powinien kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Wyślij SMS (klawisze Ctrl+Shift+S). Podczas personalizowania wiadomości dostępne są zmienne dotyczące zadań CRM.

Jak przygotować szablony SMS?​

Użytkownik może także zdefiniować własne kontekstowe szablony wiadomości. Oznacza to, że szablon zdefiniowany dla zamówień nie jest widoczny w wysyłkach z poziomu rozrachunków.

Aby dodać własny szablon należy - podczas definiowania wiadomości, wybrać ikonę folderu przy polu z treścią wiadomości, a następnie wprowadzić treść .

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?​

  • Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
  • Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
  • Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
  • Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej​

  • Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
  • Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
  • Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
  • Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.