Jak dodać zamówienia?

Po uruchomieniu funkcji Magazyn | Zamówienia prezentowana jest lista (rejestr) zamówień wystawionych w czasie pracy z programem. Wygląd okna dokumentów zamówień jest analogiczny do okna listy dokumentów magazynowych. Zamówienia skierowane do dostawców otrzymują sygnatury ZD, a zamówienia złożone przez odbiorców — sygnatury ZO.

Na liście zamówień dostępne są wszystkie standardowe operacje na dokumentach, takie jak tworzenie nowego zamówienia, przeglądanie, poprawianie, drukowanie i usuwanie istniejących.

Przy pomocy drzewa filtrów możesz filtrować zapisy listy z podziałem na typ dokumentu lub jego status.

Podpowiedź

Po ustawieniu się w drzewie w sekcji do dostawców i zainicjowaniu dodawania nowego zamówienia (Dodaj (klawisz Ins)), system rozpozna, że chcesz stworzyć dokument o typie zamówienie do dostawcy (ZD) i automatycznie ustawi ten typ dokumentu.

Jak wprowadzić dane zamówień?

Aby wprowadzić dane zamówienia, w rejestrze zamówień należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins) i wypełnić informacje:

• widniejące w nagłówku:

  • Typ zamówienia - wybierz, czy ma to być zamówienie do dostawcy, czy od odbiorcy,
  • Numer zamówienia - może być numerowane ręcznie lub automatycznie,
  • Kontrahent - wybierz pozycję z listy rozwjanej,
  • Oblicz wg cen - netto lub brutto,
  • Z dnia - data rejestracji zamówienia, podpowiada się data bieżąca,
  • Termin realizacji - powinien być późniejszy niż data rejestracji zamówienia,
  • Sposób rezerwacji ilości zamawianej - opcja dostępna tylko przy zamówieniach od odbiorców. Funkcja rezerwacji towaru polega na blokowaniu możliwości sprzedaży innym odbiorcom zarezerwowanego towaru — dla wszystkich kontrahentów poza zamawiającym program wykazuje stany magazynowe pomniejszone o liczbę objętą rezerwacją. Użytkownik w każdej chwili może wycofać towar z rezerwacji:
    • przy rezerwacji automatycznej program blokuje całą zamawianą ilość towaru,
    • przy rezerwacji ręcznej użytkownik podczas wypełniania specyfikacji towarowej zamówienia, może zablokować tylko część zamawianej ilości.
  Podpowiedź

  Domyślny tryb rezerwacji towaru użytkownik może zmienić w widoku Administrator | Konfiguracja firmy | Zamówienia. W tym miejscu może również określić inne parametry dotyczące modułu zamówień.

  • Zamówienie walutowe - przy włączonej opcji, na zakładce Pozycje zamówienia uaktywniają się pola:
    • Waluta,
    • Kurs,
    • Z dnia.
  • Rejestruj w buforze - pole decyduje o trybie rejestracji zamówienia. Może ono trafić bezpośrednio do rejestru głównego i oczekiwać na realizację, ale może również trafić do bufora zamówień, który pełni funkcję swego rodzaju poczekalnię dla dokumentów i przypomina wersję roboczą zamówienia. Dokument w buforze otrzymuje kolejny numer, niezależny od numeracji zamówień i nie jest jednoznaczny z rezerwacją. Po modyfikacji i akceptacji wprowadzonych danych, zamówienie przenoszone jest z bufora do rejestru głównego, gdzie dostaje swój numer. W tym miejscu możliwa jest także rezerwacja towaru.

• na zakładce Informacje nagłówkowe:

  • Rejestracja nowej zaliczki w kasie - należy wpisać wysokość zaliczki pobranej od odbiorcy lub zapłaconej dostawcy. Kliknięcie przycisku Lista płatności (klawisze Ctrl+L) otwiera listę zaliczek związanych z wybranym kontrahentem. W oknie tym można skojarzyć poczynione zaliczki z wypełnianym zamówieniem. Zaliczki są rejestrowane przez moduł kasowy. Kwoty zaliczek skojarzonych z zamówieniem, po jego realizacji, zostaną uwzględnione przy rozliczeniach z kontrahentem (tzn. odjęte od kwoty do zapłaty na fakturze lub rachunku). Zaliczka może zostać również powiązana z istniejącym dokumentem finansowym poprzez opcję Lista płatności,
  • Numer zamówienia klienta (tylko zamówienia od odbiorców) - pole umożliwia wpisanie numeru zamówienia w ewidencji dostawcy,
  • Forma płatności - wybierz sposób płatności z listy rozwijanej,
  • Termin płatności - określ maksymalną liczbę dni na opłacenie zobowiązania,
  • Rabat/Narzut - pozwala przypisać do wszystkich pozycji rabat lub narzut,
  • Priorytet rezerwacji - parametr określa kolejność, w jakiej towar z magazynu będzie przydzielany do rezerwacji. Przewidziano trzy stopnie priorytetu: wysoki, średni, niski. W przypadku, gdy odbiorca prosi o rezerwację większej ilości towaru niż jest dostępna w magazynie, program przydzieli mu całą posiadaną ilość, a brakująca część zostanie dołączona do rezerwacji przy okazji najbliższej dostawy do magazynu. Kolejność, w jakiej będzie rezerwowany napływający towar określona jest przez przypisany zamówieniu priorytet realizacji rezerwacji. W pierwszej kolejności towar będzie przydzielany do rezerwacji na zamówieniach z najwyższym stopniem pilności, potem ze średnim itd., aż do wyczerpania zamówień lub towaru dostępnego w magazynie. W obrębie każdego stopnia rezerwacja odbywa się chronologicznie, według kolejności składania zamówień,
  • Nr rachunku bankowego wystawcy - można wskazać rachunek bankowy, który może przydać się w przypadku generowania faktury pro forma z zamówienia,
  • Adres dostawy (klawisze Ctrl+Shift+D) - użytkownik może wskazać adres dostawy, na jaki będzie realizowane zamówienie, jeśli jest on inny niż dane adresowe kontrahenta,
  • Waluta-Kurs-Z dnia - pola uaktywniają się, gdy w nagłówku zamówienia włączona jest opcja Zamówienia walutowe. Umożliwia to wybranie waluty, w której składane jest zamówienie (pole dostępne tylko w wariancie PRESTIŻ),
  • Osoba zamawiająca - pozwala przypisać kontakt kontrahenta jako osobę składającą zamówienie, dzięki temu zachowana jest informacja kto złożył zamówienie w imieniu kontrahenta.
  • Kod kreskowy - umożliwia wygenerowanie oraz wydrukowanie unikalnego kodu kreskowego. Poprzez zeskanowane kodu z dokumentu można łatwo odnaleźć go w systemie. Ustawienia dotyczące generowania kodu dostępne są w widoku Administrator | Konfiguracja firmy | Zamówienia.

• na zakładce Pozycje zamówienia:

  • Ilość zamówiona,
  • Ilość do rezerwacji - dotyczy tylko zamówienia od odbiorców,
  • Cena netto/Cena brutto,
  • Rabat/Narzut - podana wartość dotyczy tylko wybranej pozycji asortymentowej a nie dokumentu jako całości. Klawisz ekranowy P otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych,
  • Opis - służy dołączaniu komentarza do poszczególnych pozycji asortymentowych. Naciśnięcie klawisza Ctrl+O otwiera okno, w którym można wpisać dowolny tekst. Drukowanie opisu wymaga włączenia opcji Drukuj opis pozycji w oknie konfigurowania wariantu wydruku.

• na zakładce Statusy zamówień - umożliwia kontrolę statusów dokumentów, niezależnie od systemowych statusów związanych z realizacją. Użytkownik, np. przy współpracy ze sklepem internetowym Wapro B2C i Wapro B2B, może określać szczegółowe informacje o statusach, które prezentowane są w sklepie. Każda zmiana statusu może być dodatkowo opatrzona komentarzem, a także jest rejestrowana w historii zmian.

Aby skonfigurować statusy, użytkownik powinien skorzystać z funkcji w menu Administrator | Statusy dokumentów | Statusy zamówień.

• Pracownik - wraz z dokumentem program przechowuje informację o jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników,

• na zakładce Informacje dodatkowe - pozwala na wprowadzenie dodatkowych komentarz do zamówienia.

• na zakładce Adresy dostawy - umożliwia wprowadzenie innego adresu dostawy niż adres wynikający z danych kontrahenta. Dzięki temu można określić adres, na który towar wraz z dokumentem powinien zostać wysłany. W adresach dostawy użytkownik określa także formy dostawy, np. typy przesyłek.

Jak korzystać z bufora zamówień?

Bufor zamówień służy do tymczasowego przechowywania dokumentów zamówień, zarówno tych tworzonych ręcznie, jak i generowanych automatycznie przez generator zamówień. Dokumenty te trafiają do bufora, aby umożliwić ich edycję przed przeniesieniem do głównego rejestru zamówień. Warto zaznaczyć, że dokumenty w buforze nie wywołują żadnych skutków poza nadaniem numeru z puli numerów bufora. Dopiero po przeniesieniu do głównego rejestru zamówień, dokumenty stają się aktywne, co umożliwia realizację rezerwacji i dalsze działania.

Zamówienia w buforze mogą pojawić się na dwa sposoby:

• przy użyciu generatora zamówień,
• przez dopisanie ich bezpośrednio z poziomu rejestru zamówień. W tym przypadku należy pamiętać o zaznaczeniu pola Rejestruj w buforze, podczas dodawania nowego zamówienia.

Gdy zamówienie znajdzie się w buforze, można je tam pozostawić na dowolnie długi okres. Wartość artykułów na dokumencie nie będzie miała wtedy żadnego znaczenia dla rejestru głównego zamówień, nie będzie uwzględniana w zestawieniach ani nie będzie stanowiła dodatkowego zakresu parametrów dla generatora zamówień.

Aby przenieść zamówienie do rejestru głównego, należy zaznaczyć jedno lub więcej zamówień, a następnie kliknąć przycisk Z bufora.

Jak zarządzać rezerwacjami?

Funkcja zarządzania rezerwacjami w Wapro Mag umożliwia przenoszenie rezerwacji między różnymi zamówieniami. Dzięki temu, jeśli jedno zamówienie posiada zarezerwowany towar, a drugie oczekuje na tę rezerwację, można łatwo dokonać transferu. Dodatkowo, system oferuje szeroki zakres parametrów dla generatora zamówień, co pozwala na jeszcze bardziej precyzyjne zarządzanie rezerwacjami.

Aby rozpocząć proces rezerwacji towaru należy wybrać pozycję zamówienia w rejestrze i kliknąć przycisk Operacje dodatkowe (klawisze Ctrl+O), a następnie wybrać pozycję Zarządzanie rezerwacjami pozycji (klawisze Ctrl+Alt+R).

Przykład 1

Załóżmy, że na towar o nazwie Laptop złożyło zamówienie dwóch kontrahentów: K1 zamawia 5 szt., a K2 zamawia 15 szt.

Obydwa zamówienia składane są w trybie rezerwacji automatycznej, co oznacza, że program po wprowadzeniu towaru na stan w pierwszej kolejności rezerwuje towar pod te zamówienia.

Ilość potrzebna do zrealizowania obydwu zamówień to 20 szt., jednak dostawca posiada towar w ilości 10 szt. - i taka faktura zakupu zostaje zarejestrowana w systemie. Zgodnie z kolejnością powstawania zamówień system zarezerwował 5 szt. dla K1 oraz 5 szt. dla K2.

Okazuje się jednak, że potrzebujemy w pierwszej kolejności zrealizować zamówienie dla K2, ale brakuje nam towaru, ponieważ system zarezerwował go do zamówienia dla kontrahenta K1. Korzystając z nowej funkcjonalności, można łatwo przesunąć rezerwację pomiędzy zamówieniami. W tym celu kliknij przycisk Popraw (klawisz F2) dla zamówienia kontrahenta K1, a następnie na pozycji, której rezerwacja dotyczy wybierz menu operacji dodatkowych i skorzystaj z funkcji Zarządzanie rezerwacjami pozycji (klawisze Ctrl+Alt+R).

Pojawi się okno przenoszenia rezerwacji, w którym możliwe jest przenoszenie rezerwacji w obu kierunkach:

• Przenoszenie rezerwacji Z wybranej pozycji - oznacza, że podświetlona pozycja zdejmie rezerwację na rzecz innego zamówienia,
• Przenoszenie rezerwacji Na wybraną pozycję - oznacza, że pozycja z innego zamówienia zarezerwuje towar dla podświetlonej pozycji.

Dzięki tej funkcji można zarządzać rezerwacjami albo od strony zamówienia, które ma oddać rezerwację, albo od zamówienia, na które chcemy ją przenieść. Uruchomione okno pokazuje tylko te zamówienia, które zawierają określoną pozycję i pozwalają na przeniesienie rezerwacji.

Kolejnym etapem jest wpisanie do kolumny Do przeniesienia liczby towarów, która ma zostać przeniesiona pomiędzy dokumentami. Jeśli system nie będzie w stanie przenieść wybranej ilości, użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem. Jeśli rezerwacja będzie możliwa do przeniesienia, po wpisaniu ilości pozycja zmieni kolor na zielony.

Aby ostatecznie przenieść pozycje, należy kliknąć przycisk Przenieś rezerwacje (klawisz F10).

Po przeniesieniu rezerwacji, jeśli kierunek przeniesienia był z bieżącego zamówienia na inne, pozycja Przenieś Z wybranej pozycji zostanie wyszarzona. Zmieni się także wartość w sekcji Zarezerwowano.