Przejdź do głównej zawartości

Jak dodać zamówienia?

Po uruchomieniu funkcji Magazyn | Zamówienia prezentowana jest lista (rejestr) zamówień wystawionych w czasie pracy z programem. Wygląd okna dokumentów zamówień jest analogiczny do listy dokumentów magazynowych. Zamówienia skierowane do dostawców standardowo otrzymują sygnatury ZD, zaś zamówienia złożone przez odbiorców — sygnatury ZO.

Na liście zamówień dostępne są wszystkie standardowe operacje na dokumentach, takie jak tworzenie nowego zamówienia, przeglądanie, poprawianie, drukowanie i kasowanie istniejących, które są obsługiwane analogicznie jak w przypadku dokumentów magazynowych.

Przy pomocy drzewa filtrów możesz filtrować zapisy listy z podziałem na typ dokumentu lub jego status.

Podpowiedź

Po ustawieniu się w drzewie w sekcji Zamówienia do dostawców i zainicjowaniu dodawanie nowego zamówienia opcją Dodaj, system rozpozna, że chcesz stworzyć dokument o typie "zamówienie do dostawcy" (ZD) i automatycznie ustawi ten typ dokumentu. Takie zachowanie występuje w większości rejestrów oraz kartotek.

Jak wprowadzić dane zamówień?​

Poniżej zamieszczono opis wybranych pól w formatce zamówienia. Pominięto pola, których znaczenie jest oczywiste.

Nagłówek zamówienia​

  • Typ zamówienia:
    • zamówienie do dostawcy,
    • zamówienie od odbiorcy.
  • Kontrahent.
  • Numer zamówienia - mogą być numerowane ręcznie lub automatycznie.
  • Data rejestracji zamówienia - podawana w formacie obowiązującym w systemie Windows (sprawdź Ustawienia regionalne w Panelu sterowania).
  • Termin realizacji - musi być późniejszy, niż data rejestracji zamówienia.
  • Sposób rezerwacji ilości zamawianej - opcja dostępna tylko przy zamówieniach od odbiorców. Mechanizm rezerwacji towaru polega na blokowaniu możliwości sprzedaży innym odbiorcom zarezerwowanego towaru — dla wszystkich kontrahentów poza zamawiającym program wykazuje stany magazynowe pomniejszone o liczbę objętą rezerwacją. Użytkownik w każdej chwili może wycofać towar z rezerwacji.
    • Przy rezerwacji automatycznej program blokuje całą zamawianą ilość towaru.
    • Przy ręcznej rezerwacji użytkownik może podczas wypełniania specyfikacji towarowej zamówienia zablokować tylko część zamawianej ilości.
      Podpowiedź

      Domyślny tryb rezerwacji towaru użytkownik może zmienić w menu Admin | Konfiguracja firmy | Zamówienia. W tym miejscu może również określić inne zachowania domyślne dla programu dotyczące modułu zamówień.

  • Zamówienie walutowe - przy włączonej opcji w zakładce Pozycje zamówienia uaktywniają się pola:
    • Waluta,
    • Kurs,
    • Z dnia.
  • Rejestruj w buforze - pole decyduje o trybie rejestracji zamówienia. Może ono trafić bezpośrednio do rejestru głównego i oczekiwać na realizację, ale może również trafić do bufora zamówień, który pełni funkcję swego rodzaju "poczekalni dokumentów" i przypomina brudnopis zamówienia. Dokument w buforze otrzymuje numer kolejny, niezależny od numeracji zamówień, nie powoduje również rezerwacji. Dopiero po pełnej edycji i akceptacji zamówienie przenoszone jest z bufora do rejestru głównego, gdzie otrzyma swój kolejny numer oraz ewentualnie dokona się rezerwacja towaru.

Zakładka Informacje nagłówkowe​

  • Zaliczka - należy wpisać wysokość zaliczki pobranej od odbiorcy lub zapłaconej dostawcy. Klawisz Ctrl+L otwiera listę zaliczek związanych z wybranym kontrahentem. W oknie tym można skojarzyć poczynione zaliczki z wypełnianym zamówieniem. Zaliczki są rejestrowana przez moduł kasowy. Kwoty zaliczek skojarzonych z zamówieniem zostaną po jego realizacji uwzględnione przy rozliczeniach z kontrahentem (tzn. odjęte od kwoty do zapłaty na fakturze lub rachunku). Zaliczka może zostać również powiązana z istniejącym dokumentem finansowym poprzez opcję Lista płatności.
  • Numer zamówienia klienta (tylko zamówienia od odbiorców) - pole umożliwia wpisanie numeru zamówienia w ewidencji dostawcy.
  • Priorytet rezerwacji - parametr określa kolejność, w jakiej towar z magazynu będzie przydzielany do rezerwacji. Przewidziano trzy stopnie priorytetu: wysoki, średni, niski. W przypadku, gdy odbiorca prosi o rezerwację większej ilości towaru, aniżeli jest dostępna w magazynie, program przydzieli mu całą posiadaną ilość, zaś brakująca część zostanie dołączona do rezerwacji przy okazji najbliższej dostawy do magazynu. Kolejność, w jakiej będzie rezerwowany napływający towar określona jest przez przypisany zamówieniu priorytet realizacji rezerwacji. W pierwszej kolejności towar będzie przydzielany do rezerwacji na zamówieniach z najwyższym stopniem pilności, potem z drugim i tak dalej - aż do wyczerpania zamówień lub towaru dostępnego w magazynie. W obrębie każdego stopnia rezerwacja odbywa się chronologicznie, według kolejności składania zamówień.
  • Pracownik - program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do Wapro Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.
  • Uwagi - pole umożliwia wpisanie krótkich uwag dotyczących zamówienia. Aby tekst został umieszczony na wydruku należy włączyć opcję Drukuj uwagi w oknie konfigurowania wariantu wydruku.
  • Nr rachunku bankowego wystawcy - można wskazać rachunek bankowy, który może przydać się w przypadku generowania faktury ProForma z zamówienia.
  • Adres dostawy - możliwość wskazania adresu dostawy, na jaki będzie realizowane zamówienie, jeśli jest on inny niż dane adresowe kontrahenta.
  • Rabat/Narzut - pozwala przypisać do wszystkich pozycji rabat lub narzut.
  • Waluta-Kurs-Z dnia - pola uaktywniają się, gdy w nagłówku zamówienia włączona jest opcja Zamówienia walutowe. Umożliwia to wybranie waluty, w której składane jest zamówienie (pole dostępne tylko w wariancie Prestiż Wapro Mag).
  • Osoba zamawiająca - pozwala przypisać kontakt kontrahenta jako osobę składającą zamówienie, dzięki temu zachowana jest informacja kto złożył zamówienie w imieniu kontrahenta.
  • Kod kreskowy - umożliwia wygenerowanie oraz wydrukowanie unikalnego kodu kreskowego. Poprzez zeskanowane kodu kreskowego z dokmnetu mżna łatwo odneleź go w systemie. Ustawienia dotyczące generowania kodu dostępne są w administracji firmy w sekcji Zamówień.

Zakładka Pozycje zamówienia​

Zakładka Pozycje zamówienia w Wapro Mag służy do wyboru zamówienia z kartoteki artykułów. Przy każdej pozycji należy podać:

  • Ilość zamówiona.
  • Ilość do rezerwacji (tylko zamówienia od odbiorców).
  • Cena netto/Cena brutto.
  • Rabat/Narzut - podana wartość dotyczy tylko wybranej pozycji asortymentowej, a nie dokumentu jako całości. Klawisz ekranowy P, znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych.
  • Opis w przeciwieństwie do tekstu uwag z zakładki Informacje nagłówkowe, który dotyczy zamówienia jako całości, tekst opisu służy dołączaniu komentarza do poszczególnych pozycji asortymentowych. Naciśnięcie klawisza Ctrl+O otwiera okno, w którym można wpisać dowolny tekst. Drukowanie opisu wymaga włączenia opcji Drukuj opis pozycji w oknie konfigurowania wariantu wydruku.

Zakładka Statusy zamówień​

W zakładce Statusów zamówień w Wapro Mag, użytkownik ma pełną kontrolę nad nimi, niezależnie od systemowych statusów związanych z realizacją. Użytkownik, np. przy współpracy ze sklepem internetowym Wapro B2C/B2B, może określać szczegółowe informacje o statusach, które prezentowane są klientowi w sklepie. Każda zmiana statusu może być dodatkowo opatrzona komentarzem, a także jest rejestrowana w historii zmian.

Aby skonfigurować statusy, użytkownik może korzystać z menu: Administrator | Statusy dokumentów | Statusy zamówień.

Zakładka Informacje dodatkowe​

Zakładka Informacje dodatkowe w Dokumentach zamówień Wapro Mag pozwala wprowadzić dodatkowy komentarz do zamówienia.

Zakładka Adresy dostawy​

Funkcja dodawania adresów dostawy w Wapro Mag umożliwia użytkownikowi wprowadzenie innego adresu dostawy niż adres wynikający z danych kontrahenta. Dzięki temu można określić adres, na który dokument wraz z towarem powinien zostać wysłany. W adresach dostawy użytkownik także określa formy dostawy, np. typy przesyłek.

Jak korzystać z bufora zamówień?​

Zadaniem Bufora zamówień w Wapro Mag, jest przechowywanie tymczasowych dokumentów zamówień zarówno utworzonych ręcznie jak i wygenerowanych przez Generator zamówień. Umieszcza się je tam w celu ewentualnej edycji i późniejszego przeniesienia do głównego rejestru zamówień. Dokument umieszczony w buforze nie pociąga za sobą żadnych skutków poza przyznaniem numeru z puli numerów bufora. Dopiero po przeniesieniu zamówienia do rejestru głównego, wykonają się ewentualne rezerwacje, a dokument będzie dostępny do realizacji.

Zamówienia w buforze mogą pojawią się na dwa sposoby:

  • przy użyciu generatora zamówień,
  • przez dopisanie ich bezpośrednio z poziomu rejestru zamówień. W tym przypadku należy pamiętać o zaznaczeniu pola Rejestruj w buforze, podczas dodawania nowego zamówienia.

W momencie kiedy zamówienie znajdzie się w buforze, można je tam pozostawić na dowolnie długi okres, aż wartość artykułów na dokumencie nie będzie miała żadnego znaczenia dla rejestru głównego zamówień, nie będzie uwzględniana w zestawieniach oraz nie będzie stanowiła dodatkowego zakresu parametrów dla generatora zamówień. Jeżeli zdecydujemy się przenieść zamówienie do rejestru głównego, należy zaznaczyć jedno lub więcej zamówień, a następnie nacisnąć przycisk Z bufora lub Ctrl+B.

Jak zarządzać rezerwacjami?​

Funkcja zarządzania rezerwacjami w Wapro Mag pozwala przenosić rezerwacje pomiędzy różnymi zamówieniami, w których jedno z nich posiada zarezerwowany towar a drugie oczekuje na taką rezerwację. Odbywa się to z poziomu operacji dodatkowych na wybranej pozycji edytowanego zamówienia. Poniżej przedstawiono to na przykładzie.

Scenariusz

Zakłada się sytuację, kiedy na towar o nazwie "Laptop", dwóch kontrahentów złożyło zamówienie:

  1. K1: zamawia 5 szt.
  2. K2: zamawia 15 szt.

Obydwa zamówienia składane są w trybie rezerwacji automatycznej, co oznacza, że program po wprowadzeniu towaru na stan w pierwszej kolejności rezerwuje towar pod te zamówienia.

Ilość potrzebna do zrealizowania obydwu zamówień to 20 szt., jednak dostawca posiada towar w ilości 10 szt. - i taka fakturę zakupu zostaje zarejestrowana w systemie. Zgodnie z kolejnością powstawania zamówień system zarezerwował nam 5 szt. dla K1 oraz 5 szt. dla K2.

Okazuje się jednak, że potrzebujemy w pierwszej kolejności zrealizować zamówienie dla K2, ale brakuje nam towaru, ponieważ system zarezerwował go do zamówienia dla kontrahenta K1. Korzystając z nowej funkcjonalności możemy łatwo przesunąć rezerwację pomiędzy zamówieniami. W tym celu wchodzimy w edycję zamówienia dla K1, a następnie na pozycji, której rezerwacja dotyczy wybieramy menu operacji dodatkowych i korzystamy z funkcji: Zarządzanie rezerwacjami pozycji (Ctrl+Alt+R).

Pojawi się okno przenoszenia rezerwacji. Pozwala ono przenieść rezerwacje w dwóch kierunkach:

  • Przenoszenie rezerwacji Z wybranej pozycji - oznacza, że pozycja podświetlona uwolni swoją rezerwację na rzecz innego zamówienia.
  • Przenoszenie rezerwacji Na wybraną pozycję - oznacza, że pozycja z innego zamówienia odda towar dla podświetlonej pozycji.

Dzięki tej funkcji możemy zarządzać rezerwacjami albo od strony zamówienia, które ma oddać rezerwację, albo od zamówienia, na które chcemy ją przenieść. Uruchomione okno od razu pokazuje tylko zamówienia, które zawierają określoną pozycję i pozwalają na przeniesienie rezerwacji.

Kolejnym etapem jest wpisanie w kolumnę Do przeniesienia liczby towarów, która ma zostać przeniesiona pomiędzy dokumentami. Jeśli system nie będzie w stanie przenieść wybranej ilości, użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem. Jeśli rezerwacja będzie możliwa do przeniesienia po wpisaniu ilości, pozycja zmieni kolor na zielony.

Aby finalnie przenieść pozycje należy wybrać przycisk PRZENIEŚ REZERWACJE (F10).

Po przeniesieniu rezerwacji, jeśli kierunek peniesienia był z bieżącego zamówienia na inne, pozycja Przenieś Z… zostanie wyszarzona oraz zmieni się wartość w sekcji Zarezerwowano. Jest to zaznaczone na obrazku na czerwono.