Jak wysyłać dokumenty za pomocą Businesslinka?

Zadaniem platformy Businesslink jest wsparcie procesów biznesowych zachodzących pomiędzy firmą oraz kontrahentami w szczególności w zakresie stałej wymiany dokumentów oraz innych informacji. Rozwiązanie usprawnia i redukuje koszt dystrybucji dokumentów do Twoich odbiorców.

Dokumenty mogą być wysyłane za pośrednictwem usługi i systemów ERP w modelu Wapro Mag - Wapro Mag (lub inny system Asseco Business Solutions albo zintegrowany z usługą). Alternatywnie użytkownik może wysyłać dokumenty z Wapro Mag do usługi dla kontrahenta, który będzie pobierał je z portalu lub wiadomości Email. Analogicznie w drugą stronę kontrahent nie posiadający zintegrowanego systemu ERP może wysłać do nas faktury za pośrednictwem portalu lub na wskazaną unikalną skrzynkę e-mail, a z niej zostaną skonwertowane do pobrania przez standardowy kanał integracji do bufora.

Jakie pojęcia związane są z Businesslinkiem?

Dla ułatwienia poruszania się w usłudze zaprezntowano poniżej opis pojęć, jakie mogą pojawić się w relacji dla łatwiejszego zrozumienia różnych elementów działania usługi:

• Businesslink - platforma jako całość służąca wymianie dokumentów pomiędzy operatorem usługi, a klientem usługi.
• Operator usługi - to firma, która dołączyła do usługi i będzie zapraszać do niej swoich kontrahentów (klientów usługi) do wymiany danych.
• Klient usługi - firma zaproszona przez operatora usługi do wymiany dokumentów. Może odbierać i wysyłać dokumenty, ale nie może zaprosić innych klientów dopóki nie stanie się Operatorem usługi.
• Administrator usługi - osoba wskazana w procesie rejestracji jako administrator, do której kierowane są wiadomości e-mail np. o nowych zaproszeniach do wymiany dokumentów.
• Osoba zapraszająca - osoba wskazana w zaproszeniu od strony firmy, która zaprasza do wymiany dokumentów.
• Bufor dokumentów - nowy moduł dodany w programie Wapro Mag, w którym umieszczane są dokumenty po imporcie lub przed wysłaniem.
• Relacja w usłudze - potwierdzone zaproszenie wysłane przez daną stronę, powodujące uruchomienie kanału wymiany danych w platformie Businesslink.
• Portal - aplikacja WWW, do której użytkownicy otrzymują dostęp po rejestracji w usłudze, umożliwia on wykonanie dodatkowych czynności związanych z konfiguracją usługi poza aplikacją ERP.
• Czynności automatyczne - moduł wbudowany w program Wapro Mag umożliwiający automatyczną komunikację z usługą celem pobrania lub wysłania danych.
• Integracja - proces wysyłania lub odbierania dokumentów do/z usługi.

Jak uruchomić integrację Businesslinka?

Usługa integracji Businesslink dostępna jest w aplikacji Wapro Mag od wersji 8.60.8. Do prawidłowego działania wymagany jest abonament na usługę Businesslink oraz aktywna licencja programu Wapro Mag.

Aby się zarejestrować w usłudze i uruchomić proces integracji należy wybrać menu Inne | Businesslink.

Pojawi się okno do zarządzania usługą, widać w nim podstawowe informacje o usłudze oraz możliwość zarządzania uprawnieniami czy użytkownikami, a także sprawdzać statystyki użycia usługi.

Jak aktywować usługę?

Wybranie opcji Zarejestruj lub konfiguruj usługę (w zależności czy jest to pierwsza konfiguracja, czy była już ona wykonana) powoduje uruchomienie modułu, który sprawdza, czy w stanie posiadania klienta znajduje się już usługa Businesslink. Jeśli tak zostanie ona użyta to uruchomienia integracji, jeśli nie zostanie wygenerowana usługa w trybie testowym na 200 dokumentów w okresie 30 dni.

Wybranie opcji Aktywuj usługę uruchamia proces utworzenia konta w usłudze wraz z pobraniem konfiguracji niezbędnej do tego, aby system ERP mógł wymieniać dane. Po poprawnej rejestracji zakończonej odpowiednim komunikatem można rozpocząć proces zapraszania innych kontrahentów i wymianę dokumentów.

Warto wiedzieć

Pamiętaj, że jeśli prowadzisz w jednej bazie kilka firm, to każda z nich integruje się niezależnie, więc powyższy proces należy powtórzyć dla każdej z firm.

Jak wysłać dokumenty?

Aby móc wysyłać elektroniczne dokumenty do kontrahenta poprzez Businesslink, należy wcześniej zaprosić klienta do usługi lub (jeśli już posiada swoje konto w Businesslink) wysłać zaproszenie do nawiązania relacji z firmą. W kartotece Kontrahenci stojąc na danym wierszu w menu pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Nawiąż relację w Businesslink.

Uruchomienie opcji wyświetla okno formularza zaproszenia. W oknie tym, należy uzupełnić dane osoby kontaktowej reprezentującej kontrahenta (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz określić, w jakim języku mają być formułowane treści powiadomień. Od parametru "Język" zależy również domyślna wersja językowa portalu Businesslink dla konta, które zostanie za chwilę założone. Następnie należy zatwierdzić operację przyciskiem Zatwierdź.

Podpowiedź

Jeśli kontrahent, do którego wysyłany jest dokument nie posiada usługi Businesslink można do niego wysłać fakturę lub zamówienie w trybie uproszczonym za pośrednictwem tej usługi. Wystarczy wprowadzić w danych kontrahenta lub kontaktach adres e-mail, a program w trakcie wysyłki sprawdzi, czy ma użyć istniejącej relacji, czy wysłać plik za pośrednictwem e-mail, ale przez usługę BL. Odbiorca dostanie e-mail z usługi z linkiem do faktury.

Warto wiedzie

Wysyłka dokumentów do KSeF nie wymaga nawiązywania relacji pomiędzy podmiotami . Jest ona potrzebna, jeśli firma chce wysyłać inne typy dokumentów np. Zamówienia przez Businesslink.

W przypadku gdy dla danego numeru NIP kontrahenta, z którym chcesz nawiązać relację, istnieje zarejestrowanych w Businesslink więcej niż jedno konto (np. kontrahent posiada wiele oddziałów), z listy kontrahentów należy wskazać, z którym konkretnie oddziałem relacja ma być nawiązacna.

W zależności od tego, czy kontrahent posiada już swoje konto w platformie Businesslink mogą zwrotnie pojawić się dwie formy komunikatu. Gdy zapraszana osoba nie posiada jeszcze swojego konta, na podany w formularzu adres zostaną wysłane dwie wiadomości e-mail.

1. Wiadomość o nowozałożonym koncie dostępowym w platformie Businesslink.

2. Wiadomość typu zaproszenie z prośbą o nawiązanie relacji z firmą.

Gdy zapraszana osoba posiada już konto, na podany w formularzu adres e-mail zostanie wysłana jedna wiadomość e-mail typu zaproszenie z prośbą o nawiązanie relacji z naszą firmą. Wiadomość e-mail o nowozałożonym koncie dostępowym zawierać będzie: login dostępowy (adres e-mail), wstępne wygenerowane hasło oraz link do portalu.

Wiadomość z zaproszeniem zawierać będzie informację o tym, jaka firma wysłała zaproszenie oraz dane firmy, której zapraszanie dotyczy. Osoba kontaktowa po stronie kontrahenta jest zobowiązana do zapoznania się z treścią wiadomości, weryfikacji poprawność danych i akceptacji zaproszenia poprzez kliknięcie przycisku Pokaż zaproszenie.

W zależności od konfiguracji konta naszej firmy w platformie Businesslink, wiadomość e-mail zawierać może fizyczny załącznik z plikiem PDF, o ile ten został uprzednio załadowany. Plik ten zawiera treść naszego regulaminu dotyczącej dystrybucji e-Dokumentów. W przypadku, gdy nasza konfiguracja konta dodaje plik z regulaminem do wiadomości zaproszenia, do samej treści zostaje dodany tekst informujący o konieczności zapoznania się z jego tekstem oraz to, że akceptacja samego zaproszenia jest równoważna z akceptacją samego regulaminu.

Kliknięcie przez zaproszoną osobę w przycisk Pokaż zaproszenie, spowoduje że zostanie ona przekierowana do właściwego zaproszenia. Otworzy się nowa karta w przeglądarce internetowej. Z poziomu tego okna użytkownik musi zapoznać się z treścią zaproszenia, zaznaczyć pole wyboru Potwierdzam i kliknąć przycisk Akceptuj, aby wyrazić zgodę i aktywować relację pomiędzy firmami. Jeśli użytkownik nie wyrazi zgody, może wcisnąć przycisk Odrzuć i uzupełnić pole przyczyny odrzucenia. W takim wypadku zaproszenie zostanie oznaczone jako odrzucone.

Po prawidłowym przejściu procesu akceptacji relacja pomiędzy firmami jest aktywna, a wysyłka dokumentów staje się możliwa. Ta informacja dotrze również do systemu ERP w przeciągu kilku minut. Dodatkowo, na adresy e-mail kont administracyjnych w portalu Businesslink firmy, zostanie wysłane powiadomienie informujące o akceptacji bądź odrzuceniu zaproszenia.

W kartotece kontrahentów użytkownik posiada filtry umożliwiające filtrowanie kontrahentów z relacjami lub bez.

Warto wiedzieć

Jeśli wysłane zaproszenie do kontrahenta zostanie zaakceptowane, to nie jest wymagana czynność ze strony użytkownika - po akceptacji system sam ustawi relację w programie.

W trakcie operacji związanych z zaproszeniami zachodzą różne stany relacji.

• Oczekuje - klient jeszcze nie zaakceptował zaproszenia.
• Aktywna - relacja jest aktywna; klient zaakceptował zaproszenie, można wysyłać dokumenty do kontrahenta za pośrednictwem usługi.
• Odrzucona - zaproszenie, które otrzymał klient zostało odrzucone. Nie jest prezentowana przyczyna odrzucenia. Dla takiego statusu możliwe jest ponowne wysłanie zaproszenia – patrz rozdział "Ponowne wysłanie zaproszenia".
• Zawieszona - Klient zawiesił z poziomu portalu relację z firmą, która wcześniej była aktywna.

Jak rozpocząć wymianę dokumentów?

Wymiana dokumentów odbywa się za pośrednictwem modułu Bufor dokumentów dostępnego w menu Inne. Do bufora należ wysłać dokumenty handlowe z kartoteki Dokumenty handlowe poprzez ich zaznaczenie i wybranie z operacji dodatkowych opcji Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora.

Analogicznie dokumenty zaimportowane z usługi dodawane są domyślnie do bufora i nie mają wpływu na stany magazynowe. Dopiero przesłanie ich z bufora do głównego rejestru dokumentów traktuje je tak, jak zwykłe faktury zakupu.

Przed wysłaniem lub odebraniem dokumentów, użytkownik powinien skorzystać z konfiguracji firmy, gdzie w sekcji Wymiana dokumentów może przypisać parametry działania bufora, np. z którym magazynem czy użytkownikiem mają być domyślnie powiązane importowane dokumenty.

W sekcji Businesslink użytkownik może dodatkowo określić, czy dokumenty mają być blokowane po wysłaniu w rejestrze, jak obsługiwać rabaty w plikach oraz kiedy potwierdzać w usłudze odbiór dokumentu.

Warto wiedzieć

Jeśli użytkownik ma włączony parametr automatycznego generowania obrazu dokumentu po zapisie/wydruku lub ręcznie podpiął pod fakturę załącznik PDF, będzie on transferowany do kontrahenta w procesie wysłania dokumentu.

Jak zarządzać buforem dokumentów?

Bufor dokumentów w usłudze Businesslink to pewnego rodzaju poczekalnia dokumentów przed importem lub przed wysyłką.

Bufor podzielony jest na dokumenty przychodzące i wychodzące - system umożliwia także wyświetlanie wszystkich plików jednocześnie. W kolumnie "W" znajduje się ikona graficzna informująca o kierunku.

Dokumenty importowane z usługi pojawiają się w buforze automatycznie zgodnie z synchronizacją wykonywaną przez moduł czynności automatycznych (poniżej opisano także moduł czynności automatycznych).

Dokumenty, które mają być wysłane, umieszczane są w buforze przez operację dodatkową z poziomu dokumentów handlowych (patrz wyżej). Aby wysłać dokumenty do kontrahentów należy je zaznaczyć i wybrać opcję Wyślij.

Po wysłaniu dokumentów należy sprawdzić status dokumentu - jeśli pojawi się w kolumnie "W", oznacza to, że usługa przyjęła dokument i będzie on wysłany do kontrahenta.

Analogicznie po odbiorze i próbie przesłania do kartoteki, należy spojrzeć na status zakładkę Dziennik błędów, w której podane będą szczegółowe informacje w przypadku braku możliwości przesłania do głównego rejestru zaimportowanej faktury.

Domyślnie synchronizacja odbywa się co 30 minut po uruchomieniu integracji (bez włączonej integracji moduł czynności nie jest uruchamiany).

Opcja Potwierdź umożliwia ręczne potwierdzenie dokumentu - domyślnie jednak system potwierdza w usłudze odbiór dokumentu od razu po imporcie (można to zmienić w konfiguracji).

Opcja Potwierdź mapę pozwala wysłać do usługi Businesslink zmapowane po stronie bufora pozycje, tak aby system w kolejnych otrzymywanych dokumentach mógł je sam mapować według wskazanych par indeksów towaru.

Funkcja Mapuj kontrahenta umożliwia założenie nowego kontrahenta i przypięcie go do dokumentu. Opcja przydaje się w przypadku odbioru faktury poza zestawioną relacją poprzez plik XML zgodny z formatem importu.

Operacja Mapuj pozycje umożliwia mapowanie pozycji ręcznie, jeśli system sam nie odnajdzie pozycji automatycznie (do mapowania używany jest szereg kryteriów tj. nazwy i indeksy indywidualne, kody kreskowe, pola typu indeks, nazwa czy pola dodatkowe).

W poszczególnych zakładkach użytkownik znajdzie wszystkie informacje, jakie udało się odczytać z importowanego pliku XML. Istotne są zakładki Pozycje dokumentu, gdzie pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Mapuj pozycje oraz Dodaj artykuł do kartoteki. Kolejna zakładka to Załączniki, gdzie można otworzyć załącznik np. w PDF czy XML, kolejna istotna zakładka to Dziennik błędów, gdzie mogą być zapisane informacje o czynnościach, jakie należy podjąć aby dokończyć przesłanie dokumentu do głównego rejestru.

Jak uruchomić usługę czynności automatyczne?

Czynności automatyczne usługi Businesslink, to dodatkowa usługa, która uruchamiana jest w systemie operacyjnym w momencie włączenia usługi.

Podpowiedź

Zaleca się uruchamianie konfiguracji na komputerze będącym serwerem dzięki czemu usługa zostanie uruchomiona w systemie, który z założenia uruchomiony jest cały czas w przeciwnym razie wraz z wyłączeniem systemu operacyjnego na komputerze użytkownika synchronizacja nie będzie się odbywać.

Moduł czynności automatycznych w codziennej pracy nie jest używany bezpośrednio przez użytkownika, pracuje on w tle i odpowiada za synchronizację.

W module można zmienić interwał synchronizacji - nie zaleca się znacząco skracać procesu synchronizacji, ze względów optymalizacji pracy bieżącej użytkowników.

Jeśli użytkownik zmienia częstotliwość harmonogramu powinien uruchomić ponownie usługę, aby zmiany odniosły skutek. Restart usługi można wykonać z poziomu systemu Windows i opcji Usługi. Czynności automatyczne widoczne są jako usługa "Wapro Czynnosci automatyczne".

Dodatkowo w logu można sprawdzić czy zadania integracyjne wykonywane są prawidłowo.

Historia wykonania dostępna jest pod przyciskiem Historia.