Jak tworzyć kartoteki finansowe?
Zestaw pomocniczych kartotek finansowych w Wapro Mag umożliwia tworzenie wirtualnych definicji w systemie, takich jak kasy (do, których zapisywane będą wartości z dokumentów Kasa Przyjmie - KP oraz Kasa Wyda - KW), banki, czy waluty, jakimi operuje dana firma w obrocie handlowo magazynowym.
Jak dodać kasy?
Dostępna w Wapro Mag kartoteka Kasy przechowuje nazwy (identyfikatory) kas w firmie. W programie przyjęto bowiem zasadę, że każda operacja finansowa realizowana za pośrednictwem kasy musi być przypisana do jednej z kas. Nazwy kas oraz ich symbole (skróty) tworzy użytkownik, np. Kasa Główna — KG. Każdy użytkownik generujący (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe musi mieć przydzieloną kasę, w której będą one rejestrowane.
Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy.
Poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie wykonano jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. Program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.
Użytkownik pracując w systemie może wskazać kasę, do której powinny być ewidencjonowane wartości z dokumentów utworzonych w systemie. W tym celu należy zmienić parametr Admin | Konfiguracja użytkownika | Domyślna kasa. Po zmianie kasa będzie figurować jako domyślna dla danego użytkownika.
Jak dodać banki?
Kartoteka Banki w Wapro Mag przechowuje informacje o bankach, w których firma lub kontrahenci mają otwarte rachunki.
Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Banki.
Należy wypełnić następujące pola:
- Nazwa banku.
- Numer banku.
- Adres banku. - należy wpisać: kod pocztowy, miejscowość, ulicę i numer lokalu.
Jak dodać kontakt?
Kartoteka Kontakt przechowuje informacje o telefonie i numerze faksu, adresie e–mailowym oraz adresie internetowym.
Możliwe jest poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.
Jak dodać waluty i kursy walut?
Kartoteka dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Waluty i przechowuje nazwy walut obcych, wykorzystywane w Wapro Mag do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Udostępnia również tabelę notowań z banku NBP lub ECB.
W części definiującej nazwę waluty należy podać następujące dane:
- Symbol i nazwa waluty - zaleca się stosowanie międzynarodowych, trzyliterowych oznaczeń kodowych (np. USD - dolar amerykański).
- Symbol i nazwa kraju - obie wartości przechowywane są w kartotece pomocniczej, której uzupełnianie odbywa się w zwykły sposób. Również zaleca się stosowanie międzynarodowych oznaczeń kodowych (np. PL — Rzeczpospolita Polska).
- Mnożnik - pole przydatne w przypadku walut, dla których kurs jest podawany dla wielokrotności jednostki 1000.
Notowania walut w Wapro Mag są wykorzystywane do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Po wybraniu funkcji Kursy bazowe — Ctrl+B użytkownik ma dostęp do notowań aktualnych lub z dowolnego dnia w przeszłości. Według nich może dokonywać przeliczeń. Włączenie opcji Przelicz ceny sprzedaży po aktualnych kursach, znajdującej się w dolnej części okna notowań bazowych, spowoduje aktualizację tych cen sprzedaży, które wyrażone są w walutach lub zależą od walutowej ceny zakupu.
Import kursów walut z Narodowego Banku Polskiego
W programie Wapro Mag możliwe jest importowanie kursów walut z Narodowego Banku Polskiego. NBP publikuje informacje z aktualnymi kursami walut w dni robocze o godzinie 12.00. Gdy użytkownik uruchamia funkcję Pobierz z NBP, system zawsze pobiera ostatni dostępny kurs opublikowany przez NBP. Jeśli nie minęła godzina 12:00 bieżącego dnia roboczego, kurs zostanie pobrany z ostatniego dnia roboczego. Podczas pobierania danych, program pobiera zawartość tabeli kursów średnich, ale importuje tylko kursy dla walut, które użytkownik ma dodane w programie. Jeśli w przyszłości użytkownik doda nowe waluty, które są publikowane w tabeli kursów średnich, system automatycznie pobierze kursy dla tych walut.
W tabeli kursów walut NBP w niektórych przypadkach występuje mnożnik, na przykład x100 dla walut o niskiej wartości nominalnej w stosunku do PLN. Podczas importu kursów do systemu, odpowiednie kursy są mnożone przez ten mnożnik.
Import kursów walut z NBP odbywa się za pomocą opcji Kartoteki | Waluty | Pobierz z NBP.
Podczas importu kursów program sprawdza walutę bazową. Jeśli jest ona wyrażona w EUR, tabela kursów walut jest pobierana bez przeliczeń (z uwzględnieniem mnożnika). Jeśli waluta bazowa jest inna niż EUR, na przykład PLN, najpierw obliczany jest kurs EUR dla tej waluty, a następnie obliczane są kursy w stosunku do waluty bazowej.
Import kursów walut z Europejskiego Centralnego Banku (ECB)
Program Wapro Mag umożliwia import kursów walut z ECB. Tabela kursów wyrażona jest w EUR i podawana jest za 1 jednostkę każdej waluty w stosunku do EUR. Zwyczajowo kursy prezentowane są o godzinie 15.00.
Import kursów walut z ECB odbywa się za pomocą opcji Kartoteki | Waluty | Pobierz z ECB.
Kursy prezentowane przez Europejski Bank Centralny (ECB) są zawsze wyrażone w stosunku do euro (EUR) i są podane dla 1 jednostki danej waluty. W momencie importu kursów do systemu, każdy kurs jest pomnożony przez odpowiedni mnożnik, jeśli jest on zdefiniowany dla danej waluty.
Wapro Mag prowadzi jedną wspólną ewidencję kursów bez podziału na źródła bankowe. Oznacza to, że jeśli użytkownik zaimportuje najnowsze kursy z Narodowego Banku Polskiego (NBP) po godzinie 12:00 danego dnia roboczego, to podczas importu kursów z ECB otrzyma informację, że tabela kursów z tego dnia jest już uzupełniona. Jedyną możliwością w takim przypadku jest skasowanie kursów z tego dnia lub dokonanie ręcznej modyfikacji.
Jak dodać tabele odsetek?
Program Wapro Mag wyposażony został w system naliczania kar za opóźnione płatnośi. Do dyspozycji użytkownika oddanych zostało kilka sposobów naliczania odsetek, które można przypisać konkretnym konrahentom. Istnieje również możliwość edycji zapisanych wariantów lub odstąpienia od naliczania odsetek w momencie rozliczenia.
Aby uruchomić funkcję naliczania kar należy przejść do menu: Kartoteki | Kartoteki finansowe | Tabele odsetek, gdzie wyświetlane jest zestawienie wariantów naliczania kar. Każdy wariant zapisuje się pod własną nazwą, np. odsetki Ustawowe, Dla Znajomych, Dla Szczególnie Opornych.
Dla każdej tabeli odsetek należy zdefiniować:
- Nazwę - służy do przypisania danemu kontrahentowi wybranego wariantu tabeli odsetek w kartotece kontrahentów.
- Od dnia - data, od której odsetki mają obowiązywać.
- Wartość odsetek, wyrażona w procentach - wartość roczna lub dzienna w przypadku zwłoki.
- Za okres - określa liczbę dni dla których naliczane są odsetki, np. 365 (odsetki na rok) lub inna liczba dni (odsetki za każdy dzień zwłoki).
- Ustawowe - pole służące do oznaczenia, że dany wariant dotyczy odsetek ustawowych.
- Opis - pole przeznaczone na notatki i dowolne informacje.
Jak dodać formy płatności?
Formy płatności w Wapro Mag to słownik przechowujący nazwy i ustawienia dotyczące różnych sposobów regulowania zobowiązań i należności, takich jak gotówka, przelew, czek oraz domyślne terminy płatności. Dostęp do tej kartoteki można uzyskać z dowolnego miejsca w programie, gdzie wykorzystywanae jest pole Forma płatności (np. przy wystawianiu faktury), np. z menu Kartoteki | Formy płatności.
Program proponuje odpowiednie formy płatności podczas wypełniania dokumentów handlowych i finansowych. Większość popularnych form płatności jest już dostępna w systemie i nie można ich zmieniać ani usuwać. Użytkownik ma jednak możliwość dodania własnych nazw form płatności. Usunięcie takiego zapisu będzie możliwe, jeśli nie został wcześniej użyty w żadnym dokumencie.
Dodatkowo, użytkownik ma możliwość określenia, które formy płatności powinny być uwzględniane w limicie kupieckim oraz które powinny generować automatyczne rozliczenia. To pozwala użytkownikowi na kontrolowanie automatycznych procesów wykonywanych przez system podczas zatwierdzania dokumentów.
Po wybraniu przycisku Popraw lub F2 użytkownik może wybrać dodatkowe atrybuty dla formy:
- Kolejność na liście - opcja umożliwia sortowanie form płatności według częstości ich używania.
- Generuj automatyczne rozliczenie (KP/KW) - jeśli ta opcja jest ustawiona, system automatycznie generuje dokument KP (kasa przyjmie) lub KW (kasa wyda) w dokumentach finansowych dla form płatności gotówkowych o terminie płatności 0 dni.
- Wliczaj do limitu kupieckiego - opcja pozwala uwzględnić zobowiązania związane z innymi formami płatności podczas obliczania limitu kupieckiego.
- Operator - opcja umożliwia przypisanie kontrahenta oznaczonego jako "Operator płatności". Służy to do ewidencjonowania rozliczeń z instytucją obsługującą płatności, na przykład PayU lub Przelewy24.
- Link płatności - opcja umożliwia przypisanie operatora płatności, na przykład Przelewy24, co pozwala na tworzenie unikalnych linków do płatności. Te linki mogą być umieszczone na wydrukach lub wysyłane w e-mailach do kontrahentów, umożliwiając im wygodne dokonywanie płatności online.