Jak zarządzać zamówieniami?

Program Wapro Mag oferuje intuicyjny wygląd okna rejestru zamówień oraz szereg funkcji pomocniczych, takich jak sortowanie i filtrowanie. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo dodawać nowe zamówienia, przeglądać istniejące dane oraz modyfikować lub usuwać zamówienia z kartoteki. Te standardowe operacje pozwalają na sprawne zarządzanie zamówieniami, co przekłada się na lepszą organizację pracy i zwiększenie efektywności.

Jak wystawić zamówienia?

Wystawianie zamówienia w programie Wapro Mag możliwe jest w widoku Magazyn | Zamówienia, po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins). Nagłówek zamówienia i specyfikację zamawianych towarów tworzy się analogicznie jak w dokumencie magazynowym. Można przyjmować i składać zamówienia na wszystkie rodzaje asortymentów: towary, produkty, usługi, a po włączeniu w ustawieniach programu opcji zezwalającej na sprzedaż i zakup opakowań, również opakowania. Specyfikacja może również uwzględniać towary niedostępne w magazynie - sprowadzenie towaru na zamówienie.

Przy każdej pozycji w udostępnionym oknie dialogowym należy także podać:

• Ilość zamawianą,
• Ilość do rezerwacji - tylko zamówienia od odbiorców,
• Cenę towaru,
• Rabat lub Narzut - wyrażony w procentach i liczony dla konkretnego towaru,
• Jednostkę miary - użytkownik może ją zmodyfikować.

Gotowe zamówienie zatwierdza się i zapisuje w rejestrze, klikając przycisk Zapisz (klawisz F10).

Jak przeglądać, edytować, anulować i drukować zamówienia?

Lista zamówień wystawionych w programie prezentowana jest po uruchomieniu funkcji Magazyn | Zamówienia. Wygląd okna dokumentów jest analogiczny, jak w przypadku listy dokumentów magazynowych. Zamówienia skierowane do dostawców standardowo otrzymują sygnatury ZD, a zamówienia złożone przez odbiorców — sygnatury ZO. Dostępne są również wszystkie funkcje pomocnicze kartotek i rejestrów (szybkie wyszukiwanie, sortowanie, filtrowanie itd.).

W rejestrze zamówień dostępne są standardowe operacje na dokumentach. Podświetlony na liście dokument można:

• przeglądać - przycisk Pokaż (klawisze Shift+F2),
• drukować - przycisk Wydruki (klawisze Ctrl+D),
• modyfikować - Popraw (klawisz F2). Modyfikacja może dotyczyć zarówno danych nagłówka, jak i specyfikacji towarowej,
• usunąć - przycisk Usuń (klawisz Del).

W przypadku drukowania zamówień w oknie konfigurowania wariantu wydruku, uruchamianego klawiszem ekranowym ..., można skorzystać z funkcji m.in. umieszczania na wydruku tekstu uwag do dokumentu i tekstu opisu pozycji asortymentowej, indeksu katalogowego i handlowego, kodu kreskowego (w wersji numerycznej). Można także drukować zamówienia w wariancie z cenami (netto i brutto) lub bez podawania cen.

Jak realizować zamówienia?

Przy realizacji zamówienia program umożliwia przeniesienie do dokumentu magazynowego wszystkich bądź tylko części pozycji ze specyfikacji towarowej zamówienia. Pozycje można przenosić w całości lub częściowo. Jeżeli więc zajdzie potrzeba stopniowej realizacji zamówienia (tzn. podzielenia zamówionej ilości na kilka części), można podać przy każdej pozycji realizowaną aktualnie ilość.

Naciśnięcie klawisza Ctrl+R podczas tworzenia dokumentu PZ lub WZ spowoduje wyświetlenie listy zamówień związanych z konkretnym kontrahentem. Po wskazaniu właściwej pozycji pojawi się specyfikacja towarów (treść zamówienia). Pozycje, które mają zostać przeniesione do dokumentu magazynowego, należy zaznaczyć używając klawisza Spacji. W tym momencie możliwa jest jeszcze zmiana w specyfikacji zamówienia ilości do realizacji przycisk Popraw (klawisz F2).

W widoku konfiguracji firmy (menu Administrator | Konfiguracja firmy | Zamówienia) dostępny jest parametr Ceny na zamówieniu od odbiorcy przy realizacji, który określa, czy podczas realizacji zamówienia od odbiorcy przenosić na fakturę ceny z zamówienia (ceny umowne), czy też stosować domyślne ceny sprzedaży. Należy mieć na uwadze, że ceny nie zostaną zmienione, o ile w kartotece towarów nie ustawiono domyślnych cen sprzedaży dla poszczególnych artykułów.

Przeniesienie zaznaczonych pozycji z zamówienia do dokumentu magazynowego następuje po kliknięciu przycisku Zapisz (klawisz F10). Realizacja kolejnego zamówienia wymaga ponownego naciśnięcia kombinacji klawiszy Ctrl+Z.

Jak eksportować i importować zamówienia?

W przypadku zamówień, podobnie jak dla dokumentów magazynowych, istnieje możliwość eksportu całych dokumentów lub wybranych pozycji w formie pliku tekstowego i wczytanie ich w innej instalacji Wapro Mag.

Przed wywołaniem funkcji należy zaznaczyć w rejestrze zamówień dokumenty przeznaczone do eksportu lub w przypadku eksportu części dokumentu, zaznaczyć pozycje asortymentowe w specyfikacji zamówienia. Program zapisuje dane do wskazanego przez użytkownika pliku dyskowego. Zapis odbywa się w formacie czystego tekstu ASCII. Dzięki temu łatwo jest się z nim zapoznać, poprawić ręcznie, czy przesłać kontrahentowi za pośrednictwem Internetu.

Eksport pozycji asortymentowych dokumentu zamówienia do pliku tekstowego jest możliwy po kliknięciu kombinacji klawiszy Shift+F6. Import specyfikacji towarowej uruchamiany jest kombinacją klawiszy Shift+F5, również przy otwartym oknie dodawania/edycji dokumentu.

Eksport i import zaznaczonych dokumentów w całości dotyczy zamówień oraz dokumentów przesunięć międzymagazynowych. Funkcje te są dostępne po kliknięciu w rejestrze dokumentów przycisku Operacje (klawisze Ctrl+O) lub w menu kontekstowym otwieranym prawym przyciskiem myszy. Funkcja ta ułatwia przesyłanie zamówień między firmami, a ponadto może być użyta jako rodzaj zapisanego na stałe zamówienia w przypadku, gdy klient okresowo (wielokrotnie) składa takie samo lub bardzo zbliżone zamówienie. Wystarczy wyeksportować na dysk specyfikację takiego dokumentu, a następnie w razie potrzeby wykonać import i uaktualnić wpisy (daty, ceny, zamawiane ilości itp.)

Warto wiedzieć

Przenoszenie dokumentów jest zautomatyzowane. Oprócz standardowej specyfikacji towarowej, plik transferowy zawiera również inne niezbędne informacje dotyczące wersji i struktury bazy danych oraz dane z kartotek. Dzięki temu podczas wczytywania danych na innym komputerze, nie powinno być problemów z dodaniem dokumentów do istniejącego rejestru zamówień, a bazy danych zostaną odpowiednio zmodyfikowane i uzupełnione w razie potrzeby.

Jak eksportować zamówienia do Excela?

Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Umożliwia zapisywanie treści rejestru zamówień w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację.

Jak eksportować/importować zamówienia do XML?

Warto wiedzieć

Funkcja dostępna w wariantach PRESTIŻ oraz PRESTIŻ PLUS.

Wapro Mag posiada wbudowany moduł eksportu i importu dokumentów do formatu XML. Aby proces przetwarzania zamówień do/z XML przebiegał prawidłowo, należy odpowiednio ustawić parametry w widoku Administrator | Konfiguracja firmy | Wymiana danych XML.

Po odpowiedniej konfiguracji funkcje importu i eksportu zamówień dostępne są w widoku Zamówienia | Operacje dodatkowe.

Jak przenosić zamówienia z bufora do głównego rejestru zamówień?

W sytuacji, kiedy do bufora trafiły zamówienia (wpisane ręcznie lub utworzone generatorem), należy przenieść je do rejestru głównego. W tym celu należy przejść do sekcji Bufor zamówień i kliknąć przycisk Przenieś z bufora (klawisz F10).

Jak automatycznie generować zamówienia?

Program umożliwia automatyczne generowanie zamówień na podstawie zdefiniowanych parametrów. Zamówienia po utworzeniu trafiają do bufora zamówień, skąd mogą zostać przeniesione do rejestru głównego. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są w instrukcji Jak automatycznie tworzyć zamówienia?