Jak dodać dokument magazynowy?

Dokumentacja magazynowa jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania logistyką i zapasami. Umożliwia precyzyjne śledzenie ruchu towarów, co jest niezbędne dla utrzymania optymalnych stanów magazynowych oraz zapewnienia płynności operacyjnej. Wapro Mag oferuje kompleksowe rozwiązanie, które wspiera dodawanie i zarządzanie wszystkimi wymaganymi dokumentami magazynowymi, co przekłada się na zwiększenie wydajności i skuteczności procesów magazynowych.

Aby dodać nowy dokument magazynowy, należy wprowadzić dane nagłówka i pozostałe pozycje dokumentu.

Jak wprowadzić dane nagłówka?

W nagłówku dokumentu magazynowego znajdują się pola:

• Typ dokumentu - z rozwijanej listy należy wybrać sygnaturę dokumentu. Oprócz predefiniowanych: PZ, PZk, WZ, WZk, MM, ZU, ZUk, SU, SUk na liście mogą znajdować się też dokumenty definiowane przez użytkownika (informacje na ten temat dostępne są w instrukcji Jak zdefiniować typy dokumentów magazynowych?).

• Numer - jednoznacznie identyfikuje dokument magazynowy, jest wykorzystywany przez inne części programu,
• Tryb numerowania dokumentów magazynowych - można go określić podczas konfiguracji programu (zob. Jak utworzyć definicję numeracji dokumentów?). Przy numeracji automatycznej program tworzy dokumenty, nadając im kolejne numery w chwili zatwierdzenia. O wyborze tego trybu informuje napis AUTO wyświetlany zamiast numeru. W tym trybie nie jest możliwa zmiana numeru i sygnatury tworzonego dokumentu. Podczas wyboru numeracji ręcznej użytkownik powinien podać sygnaturę i właściwy numer dokumentu,
• Data wystawienia - program prezentuje datę bieżącą. Użytkownik ma możliwość ręcznej korekty (np. gdy wystawia dokument zaległy). W programie można zablokować wystawianie dokumentów przed konkretną datą lub starszych niż określona liczba dni. Służą do tego opcje dostępne w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Blokady w systemie,
• Kontrahent - na liście rozwijanej widoczne są firmy wprowadzone do kartoteki kontrahentów. Jeżeli firmy nie ma na liście, można uzupełnić kartotekę bez przerywania operacji dodawania dokumentu magazynowego. W przypadku wystawiania dokumentu przesunięcia międzymagazynowego MM zamiast kontrahenta wskazuje się magazyn docelowy, do którego mają trafić towary (towar przenoszony jest zawsze z magazynu aktualnego do magazynu docelowego),
• Tryb sumowania - określa, jakim algorytmem powinien być obliczany dokument - od ceny netto czy brutto,
• Przychód odłożony w czasie - określa, czy towar ma pojawić się na stanie natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu, czy dopiero po zatwierdzeniu towaru. Opcja ta jest przydatna, kiedy towar dostarczany jest później niż dokumenty.

Warto wiedzieć

Liczba pól zależy od wybranego typu dokumentu.

Jak uzupełnić pozostałe informacje?

W zakładce Inne informacje znajdują się dodatkowe pola:

• Moment obowiązku podatkowego - pozwala określić momenty podatkowe, jakie powinny wystąpić w systemie finansowo-księgowym dla tego dokumentu,
• Wartość odchyłki - wartość wyliczana np. podczas zleceń produkcyjnych, kiedy w wyniku zaokrągleń nastąpi różnica nagłówka i pozycji,
• Kod kreskowy - pole pozwalające na automatyczne wygenerowanie kodu kreskowego, który jednoznacznie oznaczy dokument i pozwoli wydrukować kod na dokumencie, w celu późniejszego skanowania i przeszukiwania systemu,
• Odebrał - pole określające ę dokumentu,
• Do kiedy wystawić dokument handlowy - pole pozwalające wprowadzić datę, do której należy wystawić fakturę do dokumentu magazynowego,
• Uwagi - pole do dowolnego wykorzystania przez użytkownika. Wpisane uwagi mogą ułatwić kojarzenie dostaw z dokumentem. Przykładowo może to być nazwisko osoby, która dostarczyła towar (jeśli dostawca ma kilku dostarczycieli), informacje o warunkach zapłaty itp. Pole może być również wypełniane automatycznie. Po włączeniu opcji Przenoś pole "Uwagi" na dokument magazynowy w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe, treść uwag wpisana podczas wystawiania faktury zostanie powielona na powiązanym z fakturą dokumencie magazynowym,
• Pracownik - program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do programu (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.

Jak utworzyć specyfikację towarową?

Specyfikację towarową dokumentu tworzy się na zakładce Pozycje dokumentu. Użytkownik może utworzyć ją:

• Ręcznie - najczęściej stosowany sposób. Użytkownik korzysta wówczas z listy asortymentowej zapisanej w kartotece artykułów i wywoływanej klawiszem Dodaj (klawisz Ins). Przy próbie ponownego wprowadzenia na listę tego samego artykułu, pojawi się ostrzeżenie. Program zaproponuje albo rezygnację z powielania pozycji, albo wstawienie go mimo wszystko. Wybranie opcji Popraw (klawisz F2) otwiera okno, w którym należy podać ilość towaru, co ma na celu skorygowanie pierwotnej wartości.

Jeżeli potrzebnej pozycji brak na liście towarów w kartotece, można ją uzupełnić bez przerywania wypełniania dokumentu, po ponownym naciśnięciu klawisza Dodaj (klawisz Ins). Wpisana pozycja jest dołączana do kartoteki i będzie dostępna na liście.

Kolejność zdawania towaru z magazynu jest określona przez parametr Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego, dostępny w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Rozchodu. Użytkownik ma do wyboru dwa warianty:

• FIFO - standardowa opcja, towar wydawany jest od najstarszej dostawy,
• LIFO - na życzenie użytkownika, w pierwszej kolejności może być sprzedawany towar najnowszy.

Przewidziano również możliwość swobodnego wyboru asortymentu z dowolnej dostawy za pomocą klawisza Dostawy na ekranie kartoteki asortymentowej podczas wystawiania dokumentu magazynowego rozchodowego lub dokumentu handlowego sprzedaży.

• Z zamówienia - jeśli uprzednio zarejestrowano zamówienie od lub do kontrahenta, program umożliwia przeniesienie całości lub części specyfikacji z zamówienia do dokumentu. Dostęp do funkcji można uzyskać po kliknięciu przycisku Realizacja zamówień (klawisze Ctrl+R). Opis funkcji dostępny jest w rozdziale Jak realizować zamówienia?

Warto wiedzieć

Przy sporządzaniu jednego dokumentu możliwe jest łączenie obu metod.

Niezależnie od sposobu wprowadzenia danych do specyfikacji, program pobiera informacje o towarach z katalogu asortymentów. Przy każdej pozycji użytkownik proszony jest o podanie ilości towaru. Ponieważ informacje znajdujące się w kartotece mogą być nieaktualne, przewidziano możliwość zmiany niektórych danych. Zmiany te dotyczą wyłącznie aktualnie wystawianego dokumentu i nie będą miały wpływu na zawartość kartoteki. Modyfikację można przeprowadzić w oknie wprowadzania danych. Występuje ono w dwóch wariantach:

• podstawowym, w którym użytkownik może jedynie zmieniać ilość towaru,
• rozszerzonym, dającym większe możliwości edycji: można modyfikować pola: Ilość, Jednostka miary, Cena netto, Cena brutto, Stawka VAT, Rabat/Narzut. W wariancie rozszerzonym można skorzystać z funkcji Podglądu cen, uruchamianej klawiszem Ctrl+C. Można zapoznać się wówczas z ceną zakupu oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu.

Lista towarów w dokumencie magazynowym jest edytowalna. Poza dopisywaniem nowych pozycji (Dodaj (klawisz Ins)), użytkownik może je modyfikować - przycisk Popraw (klawisz F2), ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar — przycisk Usuń (klawisz Del).

Przy wybraniu asortymentu, który został już umieszczony w specyfikacji towarowej dokumentu, program wyświetli ostrzeżenie i zaproponuje użytkownikowi do wyboru:

• dopisanie nowej pozycji (powielenie pozycji),
• rezygnację z dodawania tej pozycji,
• poprawienie ilości dla pozycji już wprowadzonej.

Kliknięcie przycisku Opis/Nr serii (klawisze Ctrl+Shift+O) uruchamia funkcję Opis pozycji asortymentowej. Użytkownik powinien uzupełnić:

• Opis pozycji - miejsce na wpisanie dowolnego tekstu komentarza,
• Numer serii - należy wypełnić w przypadku, gdy towar znakowany jest indywidualnym numerem serii produkcyjnej (np. leki),
• Data ważności - informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program pamięta, skąd pochodzi każda partia towaru) w przyszłości, przy sprzedaży, będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Niezbędne będą tu także informacje z pól Numer serii i Data ważności,
• Kody egzemplarzowe - istotnym rozszerzeniem funkcjonalności programu jest obsługa tzw. kodów egzemplarzowych, czyli zdefiniowanie dla każdej pozycji dokumentu magazynowego, zamówienia i handlowego indywidualnych kodów (charakterystyk) poszczególnych egzemplarzy, np. numerów fabrycznych, kodów identyfikacyjnych itp. Program pilnuje, aby ilość zdefiniowanych kodów dla pozycji asortymentowej nie była większa niż ilość towaru określona w pozycji. Może być ona jednak mniejsza (tzn. egzemplarze bez kodu są anonimowe). Możliwe jest wyszukiwanie dostaw i rozchodów, gdzie znajdują się poszczególne kody oraz - po ustawieniu opcji w wariancie wydruku, drukowania ich na dokumentach. Dostęp do ekranu wprowadzania odbywa się po wybraniu funkcji Kody egzemplarzowe (menu pod prawym klawiszem myszy) lub przez skrót klawiszowy Ctrl+E na ekranie edycji dokumentu (zamówienia).

Przy wyświetlonej kartotece artykułów, w celu przyśpieszenia pracy można skorzystać z następujących funkcji:

• Funkcja sortowania - za pomocą klawisza F6 użytkownik może zmienić sposób uporządkowania listy asortymentów. Towary na liście mogą być uporządkowane względem: porządku dodawania, nazwy, indeksu katalogowego, indeksu handlowego,
• Szybkie wyszukiwanie - ułatwia znajdowanie pozycji w kartotece. Wpisanie dowolnej litery lub cyfry rozpoczyna proces wyszukiwania i zawężenia danych. Lista jest przeszukiwana z góry na dół, a podświetlenie ustawiane jest na pierwszej pozycji, której nazwa pokrywa się z tekstem wprowadzonym do okienka wyszukiwania. Jeżeli wyszukiwana sekwencja znaków nie zostanie znaleziona, to podświetlenie ustawi się na kolejnej pozycji w porządku alfabetycznym.

Działanie funkcji dotyczy zawsze tylko kolumny będącej podstawą sortowania tabeli. Aktualne kryterium sortowania jest wyświetlane pod przyciskiem F6. Dodatkową metodą jest wyszukiwanie towaru według kodu kreskowego. Można ją uruchomić naciskając klawisz F11. System nie umożliwia sortowania kartoteki według kodów kreskowych, ponieważ jeden towar może mieć przypisany więcej niż jeden kod.

Warto wiedzieć

Bez względu na wybór metody wyszukiwania, małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że niezależnie od tego czy piszemy małymi czy dużymi literami, nazwa (jeśli tylko istnieje) zostanie znaleziona.

Zakres prezentowanej listy można ograniczyć, korzystając z funkcji:

• filtrowania listy - funkcja wywoływana klawiszem F8, jest bardziej elastyczna i może dotyczyć różnych kryteriów.
• drzewa filtrowania listy - dzieli dokumenty według jednego kryterium — rodzaju artykułu.

Podpowiedź

Użytkownik może również budować własne złożone warunki filtrowania.

Klawisz F7 > od 0 działa jak przełącznik i powoduje wyświetlanie całej listy towarowej lub jedynie towarów, które są dostępne w magazynie (stan magazynowy większy od zera).

Warto wiedzieć

Przy wyświetlonej kartotece artykułów dostępne są również wszystkie funkcje pomocnicze działające w tej kartotece, np. Historia przychodów i rozchodów, czy Wybór towaru z konkretnej dostawy.

Aby usprawnić pracę przy wypełnianiu specyfikacji towarowej, program ustawia kursor w kartotece asortymentów w miejscu ostatnio wstawionej pozycji (nie trzeba przewijać listy od początku), podobnie zapamiętywane jest położenie kursora na drzewku kategorii asortymentowych.

Specyfikacja towarowa dokumentu magazynowego zawiera następujące dane:

• Nazwa artykułu - błędnie wpisaną pozycję można usunąć, klikając przycisk Usuń (klawisz Del).
• Rodzaj artykułu.

Warto wiedzieć

W systemie Wapro Mag istnieje możliwość zakupu oraz oferowania usług jedynie poprzez użycie dedykowanych dokumentów magazynowych, które są identyfikowane sygnaturami ZU dla przyjęć i SU dla wydań. W odróżnieniu od standardowych dokumentów PZ (przyjęcie zewnętrzne) oraz WZ (wydanie zewnętrzne), te specjalne dokumenty nie wpływają na zmianę wartości zapasów magazynowych, ale należy pamiętać, że są brane pod uwagę przy rozliczeniach z kontrahentami.

Specyficzne zasady obowiązują także przy wprowadzaniu do specyfikacji opakowań. Opakowania mogą być sprzedawane i kupowane w analogiczny sposób jak towary - po włączeniu odpowiedniej opcji konfiguracyjnej.

• Ilość - modyfikacja ilości towaru przyjmowanego w dostawie możliwa jest po kliknięciu przycisku Popraw (klawisz F2),
• Jednostka miary - związana z towarem. Edycja jest możliwa po kliknięciu przycisku Popraw (klawisz F2). Program dopuszcza stosowanie trzech niezależnych jednostek miary:
  • ewidencyjnych - w których prowadzona jest ewidencja i rozliczanie magazynu,
  • zakupu - stosowanych do wprowadzania towaru do magazynu,
  • sprzedaży - proponowanych przy tworzeniu dokumentów rozchodu.

Jeżeli w kartotece jednostek miary zdefiniowano odpowiedni zestaw jednostek, wybrano jednostkę podstawową i podano przeliczniki między jednostkami, to możliwe jest przeliczanie ilości towaru. Pozwala to na wprowadzenie do magazynu dostawy towaru w innej postaci opakowania niż jest wykorzystywana przy sprzedaży. Przykładowo, jeżeli ewidencjonuje się towar w sztukach, a przy zakupie wybrano z listy inną jednostkę, np. tuzin, to zakup 10 tuzinów zostanie odnotowany w ewidencji w postaci 10 × 12 szt. = 120 szt. towaru.

• Cena - ceny zakupu i sprzedaży są podawane w wariancie bez podatku i z podatkiem (netto i brutto), dotyczy to również Wartości. Wypełnienie w formatce dowolnego pola spowoduje obliczenie pozostałych przy uwzględnieniu Ilości. Modyfikacja cen — odpowiednio: zakupu w przypadku dokumentu PZ i ZU, i sprzedaży w dokumencie WZ i SU — możliwa jest w trakcie dodawania pozycji lub w trybie poprawiania specyfikacji (przycisk Popraw (klawisz F2)). W przypadku dokumentu MM, możliwość modyfikacji cen i jednostek działa w trybie edycji dokumentu MP lub MW. Po kliknięciu klawisza F3, użytkownik będzie miał dostęp do pól z cenami, a po kliknięciu kombinacji klawiszy Ctrl+C - do listy cen sprzedaży danego towaru.

Zaznaczenie pola Drukuj opis wyceny w oknie edycji wariantu wydruku dokumentu magazynowego powoduje dołączenie do wydruku informacji o cenach, w jakich wykonano wydruk dokumentów.

Jeśli przy wystawianiu dokumentu zmieniono domyślne ceny sprzedaży (rozchodu), to istnieje prosty sposób zamiany cen umownych na ceny pobrane z Cennika sprzedaży.

• Stawka podatku VAT - wybierana z rozwijanej listy,
• Rabat / Narzut - procentowa wartość rabatu/narzutu dotyczy konkretnej pozycji (towaru) w formatce dokumentu pole R/N 1. Po kliknięciu klawisza R, otwiera się okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych. Natomiast podczas wystawiania dokumentu handlowego (faktury, rachunku) istnieje także możliwość udzielenia dodatkowego rabatu dla całego dokumentu (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu — pole R/N 2.

W zależności od rodzaju wystawianego dokumentu, system może wyświetlić dodatkowe zakładki:

• Intrastat - w przypadku dokumentów UE,
• Akcyza - w przypadku obrotu wyrobami węglowymi.

Aby zwiększyć wydajność programu, użytkownik ma możliwość natychmiastowego wystawienia dokumentu handlowego (faktury lub rachunku) na podstawie tworzonego dokumentu magazynowego. Może również ustawić opcję automatycznego drukowania tych dokumentów. Służą do tego następujące funkcje:

• Wymuszenie rejestracji dokumentu handlowego - postawienie znacznika w polu Dokument wymagany (klawisze Ctrl+W) spowoduje, że po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego wywołany zostanie moduł obsługi dokumentów handlowych, w którym użytkownik będzie mógł podać dane do faktury,
• Automatyczny wydruk dokumentu - wybranie i zaznaczenie ikony drukarki przy przycisku Drukuj (klawisze Ctrl+D) spowoduje, że zatwierdzone dokumenty zostaną niezwłocznie skierowane do wydruku.

Jak zatwierdzić dokument magazynowy?

Po wprowadzeniu danych nagłówka i specyfikacji towarowej dokumentu magazynowego, należy kliknąć przycisk Zapisz (klawisz F10). Dalsze kroki będą różnić się w zależności od typu dokumentu magazynowego:

• Dokument PZ - w przypadku tego rodzaju dokumentu, ostatnią czynnością jest weryfikacja kwot z faktury dostawcy. Przepisy stanowią, że obowiązkiem przyjmującego fakturę jest skontrolowanie poprawności dokumentu, w tym kwot netto i podatku (podatek naliczony). Na podstawie specyfikacji towarowej wystawianego dokumentu przyjęcia program wylicza sumę wartości obrotu netto i brutto oraz kwoty podatku VAT — oddzielnie dla każdej stawki. W przypadku stwierdzenia niezgodności, wynikających z błędu wystawcy dokumentu lub będących skutkiem różnych algorytmów zaokrągleń stosowanych w programach, konieczne jest wpisanie kwot netto i podatku zgodnych z fakturą dostawcy. W takim przypadku powstaje odchylenie między wartością dokumentu magazynowego i handlowego a do rejestru VAT oraz do rozrachunków trafiają prawidłowe kwoty,

• Dokument WZ - jeśli zaznaczono opcję Dokument wymagany, program zaproponuje wystawienie dokumentu handlowego (zazwyczaj faktury sprzedaży) związanego z WZ–ką. Trafi on do kartoteki dokumentów handlowych, dostępnej w menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe lub Operacje handlowe | Sprzedaż. Na zakończenie można wydrukować oba dokumenty,

• Dokument MM - w chwili zatwierdzenia towar przenoszony jest z magazynu aktualnego do magazynu docelowego, wybranego z listy magazynów w nagłówku dokumentu MM. Jeżeli w kartotece magazynu docelowego brak niektórych pozycji asortymentowych, to zostaną one automatycznie dopisane z wykorzystaniem informacji z kartotek magazynu źródłowego. Tworzone są przy tym dwa dokumenty o tym samym numerze:

  • MM rozchodowy (sygnatura MW — Magazyn Wyda) w magazynie aktualnym,
  • MM przychodowy (sygnatura MP — Magazyn Przyjmie) w magazynie docelowym.

  Wyjątkiem może być dokument MM odłożony w czasie. Po jego wygenerowaniu tworzony jest MP w magazynie docelowym, który trzeba zatwierdzić w widoku operacji dodatkowych Zatwierdzanie przychodu odłożonego w czasie (klawisze Ctrl+Shift+M). Dopiero po wykonaniu zatwierdzenia dokumentu MP stan zostanie powiększony o wartości z tego dokumentu.

Jak dodać adres dostawy?

Adres dostawy pozwala dla dokumentu np. WZ lub Zamówienie przypisać adres dostawy towaru z danego dokumentu. Adres może także zostać wydrukowany na dokumencie. Aby włączyć jego wydruk, należy w edycji wariantu wydruku zaznaczyć opcję Drukuj adres dostawy. Adres dostawy może być przypisany do kontrahenta. W tym celu, podczas edycji danego kontrahenta, należy skorzystać z zakładki Dostawy w sekcji adresów.

Użytkownik może wykorzystać domyślną formę dostawy oraz podać adresy dostaw, informacje o odbiorcy i dane kontaktowe. Adres może być także skopiowany z adresu kontrahenta. Użytkownik powinien zdefiniować, który z podanych adresów dostawy jest domyślny, tak aby system mógł zaproponować go podczas wyboru w adresach na dokumencie.

Użytkownik może również zdefiniować adres dostawy bezpośrednio w dokumencie za pomocą przycisku Adres dostawy. Jeśli system nie znajdzie wymaganego adresu, zaproponuje jego dodanie. Użytkownik musi określić formę dostawy ze słownika, adres, na jaki ma być realizowana dostawa oraz podać parametry odbioru.

Jak usunąć dokument magazynowy?

Usuwanie dokumentów jest możliwe po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del). Ponieważ dokumentowi magazynowemu towarzyszy zazwyczaj dokument handlowy (faktura, rachunek, paragon), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich.

Uwaga

Nie można usunąć dokumentu PZ, jeśli sprzedawano już towar pochodzący z tej dostawy (niezależnie od tego, ile sprzedano).

Nie można usunąć faktur zakupu i sprzedaży, do których wystawiono dokumenty korygujące, możliwe jest tylko anulowanie ostatniego dokumentu korygującego. Inne zmiany należy rejestrować przez wystawienie kolejnego dokumentu korygującego.

Podpowiedź

W przypadku konieczności anulowania dokumentu MM, proces ten powinien być przeprowadzony oddzielnie w każdym z magazynów: zarówno dla magazynu MP, jak i MW. Aby program usunął jednocześnie oba dokumenty, należy w menu Administrator | Konfiguracja Firmy | Dokumenty magazynowe | MM zmienić parametr Wzajemne kasowanie MW i MP na Tak.

Jak eksportować dokumenty magazynowe?

W przypadku dokumentów magazynowych, podobnie jak dla zamówień, istnieje możliwość eksportu całych dokumentów lub wybranych pozycji, w formie pliku tekstowego i wczytanie ich w innej instalacji Wapro Mag.