Jak dodać dokument magazynowy?

Formatka danych i obsługa wszystkich typów dokumentów magazynowych w Wapro Mag, zarówno standardowych jak i tworzonych przez użytkownika, jest bardzo zbliżona. Różnice dotyczą jedynie wybranych pól danych, dlatego opis będzie ogólny, bez rozgraniczenia na poszczególne typy.

Jak zbudowany jest nagłówek?

W nagłówku dokumentu magazynowego znajdują się pola:

• Typ dokumentu - z rozwijanej listy wybiera się sygnaturę dokumentu. Oprócz predefiniowanych: PZ, PZk, WZ, WZk, MM, ZU, ZUk, SU, SUk na liście mogą też być dokumenty definiowane przez użytkownika (w menu Administrator | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe).
• Numer - jednoznacznie identyfikuje dokument magazynowy w Wapro Mag, jest wykorzystywany przez inne części programu. Tryb numerowania dokumentów magazynowych można wybrać w konfiguracji programu (menu Administrator | Konfiguracja firmy | Numeracja dokumentów). Przy numeracji automatycznej program tworzy dokumenty, nadając im kolejne numery w chwili zatwierdzenia. O wyborze tego trybu informuje napis "AUTO" wyświetlany zamiast numeru. W tym trybie nie jest możliwa zmiana numeru i sygnatury tworzonego dokumentu. Natomiast przy wyborze numeracji ręcznej użytkownik musi podać sygnaturę i właściwy numer dokumentu, program ostrzega jedynie przed jego powtórzeniem.
• Data wystawienia - program ustala ją na bieżący dzień. Istnieje możliwość ręcznej korekty (np. gdy wystawiamy dokument zaległy). W programie można zablokować wystawianie dokumentów przed konkretną datą lub starszych niż pewna liczba dni. Służą do tego opcje w menu Administrator | Konfiguracja firmy, zebrane w sekcji zatytułowanej Blokady w systemie.
• Kontrahent - wyboru firmy dokonujemy z kartoteki kontrahentów. Jeżeli firmy nie ma na liście, można uzupełnić kartotekę bez przerywania operacji wystawiania dokumentu magazynowego. W przypadku wystawiania dokumentu przesunięcia międzymagazynowego MM zamiast kontrahenta wskazujemy magazyn docelowy, do którego mają trafić towary (towar przenoszony jest zawsze z magazynu aktualnego do magazynu docelowego).
• Tryb sumowania - określa, jakim algorytmem ma być obliczany dokument, czy od ceny netto czy brutto.
• Przychód odłożony w czasie - określa, czy towar ma pojawić się na stanie natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu, czy dopiero po zatwierdzeniu towaru. Opcja ta jest przydatna, kiedy towar dostarczany jest później niż dokumenty.

Warto wiedzieć

Liczba pól zależy od wybranego typu dokumentu.

Jak uzupełnić pozostałe informacje?

W zakładce Inne informacje znajdują się dodatkowe pola:

• Moment obowiązku podatkowego - pozwala określić momenty podatkowe, jakie powinny wystąpić w systemie finansowo księgowym dla tego dokumentu.
• Wartość odchyłki - wartość wyliczana np. podczas zleceń produkcyjnych, kiedy w wyniku zaokrągleń nastąpi różnica nagłówka i pozycji.
• Kod kreskowy - pole pozwalające na automatyczne wygenerowanie kodu kreskowego, który jednoznacznie oznaczy dokument i pozwoli wydrukować kod na dokumencie w celu późniejszego skanowania i przeszukiwania systemu.
• Odebrał - pole określające odbiorce dokumentu.
• Do kiedy wystawić dokument handlowy - pole pozwalające wprowadzić datę do kiedy należy wystawić fakturę do tego dokumentu magazynowego.
• Uwagi - pole do dowolnego wykorzystania przez użytkownika. Wpisane uwagi mogą ułatwić kojarzenie dostaw z dokumentem, przykładowo może to być nazwisko osoby, która dostarczyła towar (jeśli dostawca ma kilku dostarczycieli), informacje o warunkach zapłaty itp. Pole może być również wypełniane automatycznie. Po włączeniu opcji Przenoś pole "Uwagi" na dokument magazynowy w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe treść uwag wpisana podczas wystawiania faktury zostanie powielona na powiązanym z fakturą dokumencie magazynowym.
• Pracownik - program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji Wapro ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu Wapro Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do Wapro Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.

Jak utworzyć pecyfikację towarową?

Zakładka Pozycje dokumentu

Specyfikację towarową dokumentu można tworzyć następującymi sposobami:

• Ręcznie - najczęściej stosowany sposób. Użytkownik korzysta wówczas z listy asortymentowej zapisanej w kartotece artykułów i wywoływanej klawiszem Insert. Przy próbie ponownego wprowadzenia na listę tego samego artykułu pojawi się ostrzeżenie. Program zaproponuje albo rezygnację z powielania pozycji, albo wstawienie go mimo wszystko. Wybranie trzeciej opcji Popraw otwiera okienko, w którym podaje się ilość towaru, ma to na celu skorygowanie pierwotnej wartości.

  Jeżeli potrzebnej pozycji brak na liście towarów w kartotece, można ją uzupełnić bez przerywania wypełniania dokumentu po ponownym naciśnięciu klawisza Insert. Wpisana pozycja jest dołączana do kartoteki i będzie dostępna w przyszłości.

  Kolejność zdawania towaru z magazynu ustala opcja konfiguracyjna Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Rozchodu. Do wyboru są dwa warianty:

  - standardowo przyjmuje się FIFO (towar wydawany jest od najstarszej dostawy),
  - na życzenie użytkownika w pierwszej kolejności może być sprzedawany towar najnowszy — LIFO.

  Przewidziano również możliwość swobodnego wyboru asortymentu z dowolnej dostawy za pomocą klawisza Dostawy na ekranie kartoteki asortymentowej podczas wystawiania dokumentu magazynowego rozchodowego lub dokumentu handlowego sprzedaży.

• Z zamówienia - jeśli uprzednio zarejestrowano zamówienie od lub do kontrahenta, program umożliwia przeniesienie całości lub części specyfikacji z zamówienia do dokumentu. Dostęp do funkcji Realizacja zamówień jest możliwy po naciśnięciu klawisza Ctrl+R. Opis znajduje się w rozdziale poświęconym zamówieniom.

Warto wiedzieć

Możliwe jest łączenie wymienionych wyżej metod przy sporządzaniu jednego dokumentu.

Niezależnie od sposobu wprowadzenia danych do specyfikacji, program pobiera informacje o towarach z katalogu asortymentów. Przy każdej pozycji użytkownik proszony jest o podanie ilości towaru. Ponieważ informacje znajdujące się w kartotece mogą być nieaktualne, przewidziano możliwość zmiany niektórych danych. Zmiany te dotyczą wyłącznie aktualnie wystawianego dokumentu, nie będą miały wpływu na zawartość kartoteki. Modyfikację można przeprowadzić w okienku wprowadzania danych. Występuje ono w dwóch wariantach:

• podstawowym, w którym użytkownik może jedynie zmieniać ilość towaru,
• rozszerzonym - dającym większe możliwości edycji: można modyfikować pola: Ilość, Jednostka miary, Cena netto, Cena brutto (po włączeniu stosownej opcji konfiguracyjnej), Stawka VAT, Rabat/Narzut. W wariancie rozszerzonym można skorzystać z funkcji Podglądu cen, uruchamianej klawiszem Ctrl+C. Można zapoznać się wówczas z ceną zakupu, oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu.

Lista towarów w dokumencie magazynowym jest oczywiście edytowalna. Poza dopisywaniem nowych pozycji — klawiszem Insert, użytkownik może poprawiać pozycję wskazaną kursorem — klawiszem F2, ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar — klawiszem Delete.

Przy wybraniu asortymentu, który został już umieszczony w specyfikacji towarowej dokumentu, program wyświetli ostrzeżenie i zaproponuje użytkownikowi do wyboru:

• Dopisanie nowej pozycji (powielenie pozycji),
• Rezygnację z dodawania tej pozycji,
• Poprawienie ilości dla pozycji już wprowadzonej.

Naciśnięcie klawisza Ctrl+O uruchamia w nowym oknie funkcję Opisu pozycji asortymentowej. Należy podać:

• Opis pozycji - miejsce na wpisanie dowolnego tekstu komentarza.
• Numer serii - w przypadku, gdy towar znakowany jest indywidualnym numerem serii produkcyjnej (np. leki).
• Data ważności. Informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program pamięta, skąd pochodzi każda partia towaru) w przyszłości, przy sprzedaży, będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Przy tej okazji użyteczne będą informacje z pól "Numer serii" i "Data ważności".
• Kody egzemplarzowe - istotnym rozszerzeniem funkcjonalności programu jest obsługa tzw. kodów egzemplarzowych, czyli definiowania dla każdej pozycji dokumentu magazynowego, zamówienia i handlowego indywidualnych kodów (charakterystyk) poszczególnych egzemplarzy np. numerów fabrycznych, kodów identyfikacyjnych itp. Program pilnuje, aby ilość zdefiniowanych kodów dla pozycji asortymentowej nie była większa, niż ilość towaru określona w pozycji. Może być jednak mniejsza (tzn. egzemplarze bez kodu są "anonimowe"). Możliwe jest wyszukiwanie dostaw i rozchodów, gdzie znajdują się poszczególne kody oraz, po ustawieniu opcji w wariancie wydruku, drukowania ich na dokumentach. Dostęp do ekranu wprowadzania odbywa się po wybraniu funkcji Kody egzemplarzowe (menu pod prawym klawiszem myszy) lub przez skrót klawiszowy Ctrl+E na ekranie edycji dokumentu (zamówienia).

Przy wyświetlonej kartotece artykułów w celu przyśpieszenia pracy można skorzystać z następujących funkcji:

• Funkcja sortowania - klawisz F6 służy do zmiany sposobu uporządkowania listy asortymentów. Towary na liście mogą być uporządkowane względem: Porządku dodawania, Nazwy, Indeksu katalogowego, Indeksu handlowego.
• Szybkie wyszukiwanie - ułatwia znajdowanie pozycji w kartotece. Naciśnięcie dowolnej litery lub cyfry powoduje wpisanie jej do okienka wyszukiwania umiejscowionego powyżej listy. Lista jest przeszukiwana z góry na dół, a podświetlenie ustawiane jest na pierwszej pozycji, której nazwa pokrywa się z tekstem wprowadzonym do okienka wyszukiwania. Jeżeli wyszukiwana sekwencja znaków nie zostanie znaleziona, to podświetlenie ustawia się na kolejnej pozycji w porządku alfabetycznym.

Działanie funkcji dotyczy zawsze tylko kolumny będącej podstawą sortowania tabeli. Aktualne kryterium sortowania jest wyświetlane pod przyciskiem F6 - Szukaj według. Dodatkową metodą jest wyszukiwanie towaru według kodu kreskowego. Można ją uruchomić naciskając klawisz F11. Nie przewidziano opcji sortowania kartoteki według kodów kreskowych, ponieważ jeden towar może mieć przypisany więcej niż jeden kod.

Warto wiedzieć

Bez względu na wybór metody wyszukiwania, małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że niezależnie od tego czy piszemy małymi czy dużymi literami, nazwa (jeśli tylko istnieje) zostanie znaleziona.

Zakres prezentowanej listy można ograniczyć korzystając z funkcji:

• filtrowania listy - funkcja wywoływana klawiszem F8, jest bardziej elastyczne i może dotyczyć różnych kryteriów.
• oraz z drzewa filtrowania listy - dzieli dokumenty według jednego kryterium — rodzaju artykułu

Podpowiedź

Użytkownik może również budować własne złożone warunki filtrowania. W tym celu proszę zapoznać się z rozdziałem "Obsługa programu".

Klawisz F7 > od 0 działa jak przełącznik i powoduje bądź wyświetlanie całej listy towarowej, bądź jedynie towarów, które są dostępne w magazynie (stan magazynowy większy od zera).

Warto wiedzieć

Przy wyświetlonej kartotece artykułów dostępne są również wszystkie funkcje pomocnicze działające w tej kartotece, np. Historia przychodów i rozchodów, czy Wybór towaru z konkretnej dostawy.

Aby usprawnić pracę przy wypełnianiu specyfikacji towarowej program ustawia kursor w kartotece asortymentów w miejscu ostatnio wstawionej pozycji (nie trzeba przewijać listy od początku), podobnie zapamiętywane jest położenie kursora na drzewku kategorii asortymentowych.

Specyfikacja towarowa dokumentu magazynowego zawiera następujące dane:

• Nazwa artykułu - błędnie wpisaną pozycję można usunąć naciskając klawisz Delete.

• Rodzaj artykułu.

  Przypadki szczególne:

  W Wapro Mag usługi można kupować i świadczyć (sprzedawać) wyłącznie za pośrednictwem specjalnych dokumentów magazynowych oznaczonych sygnaturą odpowiednio "ZU" i "SU". Od zwykłych dokumentów "PZ" i "WZ" różnią się one tym, że nie zmieniają wartości stanów magazynowych, choć są oczywiście uwzględniane w rozliczeniach z kontrahentem.

  Specyficzne zasady obowiązują także przy wprowadzaniu do specyfikacji opakowań. Opakowania mogą być jednak sprzedawane i kupowane w analogiczny sposób jak towary - po włączeniu odpowiedniej opcji konfiguracyjnej. Proszę również zapoznać się z rozdziałem "Opakowania zwrotne".

• Ilość - korekty ilości przyjmowanego w dostawie towaru można dokonać po naciśnięciu klawisza F2.

• Jednostka miary - związana jest z towarem, zmiany można dokonać po naciśnięciu klawisza F2. Program dopuszcza stosowanie trzech niezależnych jednostek miary:

  • ewidencyjnych - w których prowadzona jest ewidencja i rozliczanie magazynu,
  • zakupu - stosowanych do wprowadzania towaru do magazynu,
  • sprzedaży - proponowanych przy tworzeniu dokumentów rozchodu.

  Jeżeli w kartotece jednostek miary zdefiniowano odpowiedni zestaw jednostek, wybrano jednostkę podstawową i podano przeliczniki między jednostkami, to możliwe jest przeliczanie ilości towaru. Pozwala to na wprowadzenie do magazynu dostawy towaru w innej postaci opakowania, niż jest wykorzystywana przy sprzedaży. Jeżeli więc na przykład ewidencjonujemy towar w sztukach, a przy zakupie wybierzemy z listy inną jednostkę, np. tuzin, to zakup 10 tuzinów spowoduje wprowadzenie do ewidencji 10×12szt = 120 sztuk towaru.

• Cena - ceny zakupu i sprzedaży są podawane w wariancie bez podatku i z podatkiem (netto i brutto), dotyczy to również Wartości. Wypełnienie w formatce dowolnego pola spowoduje obliczenie pozostałych, przy uwzględnieniu Ilości. Modyfikacja cen — odpowiednio: zakupu w przypadku dokumentu PZ i ZU, i sprzedaży w dokumencie WZ i SU — możliwa jest w czasie dodawania pozycji, lub w trybie poprawiania specyfikacji (klawisz F2). W przypadku dokumentu MM możliwość modyfikacji cen i jednostek działa w trybie edycji dokumentu MP lub MW: pojawia się wówczas klawisz ekranowy F3 dający dostęp do pól z cenami oraz Ctrl+C wyświetlający listę cen sprzedaży danego towaru.

  Zaznaczenie pola Drukuj opis wyceny w oknie edycji wariantu wydruku dokumentu magazynowego dołącza do wydruku informację, w jakich cenach wykonano wydruk dokumentów.

  Jeśli przy wystawianiu dokumentu zmieniono domyślne ceny sprzedaży (rozchodu), to istnieje prosty sposób zamiany cen umownych w dokumencie na ceny pobrane z Cennika sprzedaży. Proszę zapoznać się z opisem w rozdziale "Rejestr dokumentów magazynowych", w części "Poprawianie wystawionego dokumentu".

• Stawka podatku VAT - wybierana z rozwijanej listy.

• Rabat / Narzut - procentowa wartość rabatu/narzutu dotyczy konkretnej pozycji (towaru) — (w formatce dokumentu pole R/N 1). Klawisz ekranowy R, znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych. Natomiast podczas wystawiania dokumentu handlowego (faktury, rachunku) istnieje jeszcze możliwość udzielenia dodatkowego rabatu dla całego dokumentu (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu — pole R/N 2.

W zależnośi od rodzaju wystawianego dokumentu system może udostępniać dodatkowe zakładki

• Intrastat - w przypadku dokumentów UE,
• Akcyza - w przypadku obrotu wyrobami węglowymi.

W celu przyśpieszenia działania programu użytkownik może zadysponować, aby na podstawie tworzonego dokumentu magazynowego od razu wystawiany był dokument handlowy (faktura, rachunek) oraz spowodować automatyczny wydruk tych dokumentów. Służą do tego następujące funkcje:

• Wymuszenie rejestracji dokumentu handlowego - zaznaczenie klawiszem Ctrl+W pola Dokument wymagany spowoduje, że po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego wywołany zostanie moduł obsługi dokumentów handlowych, w którym użytkownik będzie mógł podać dane do faktury.
• Automatyczny wydruk dokumentu - wybranie i zaznaczene przycisku ekranowego z ikoną drukarki, znajdującego się przy klawiszu Ctrl+D spowoduje, że zatwierdzone dokumenty zostaną niezwłocznie skierowane do wydruku.

Jak zatwierdzić dokument magazynowy?

Po wypełnieniu nagłówka i specyfikacji towarowej dokumentu magazynowego zatwierdzamy go w standardowy sposób, tj. klawiszem F10. Dalsze postępowanie zależy od rodzaju dokumentu:

• Dokument PZ - ostatnią czynnością jest weryfikacja kwot z faktury dostawcy. Przepisy stanowią, że obowiązkiem przyjmującego fakturę jest skontrolowanie poprawności dokumentu, w tym kwot netto i podatku (podatek naliczony). Na podstawie specyfikacji towarowej wystawianego dokumentu przyjęcia program wylicza sumę wartości obrotu netto i brutto oraz kwoty podatku VAT — oddzielnie dla każdej stawki. W przypadku stwierdzenia niezgodności, wynikających z błędu wystawcy dokumentu lub będących skutkiem różnych algorytmów zaokrągleń stosowanych w programach, konieczne jest wpisanie kwot netto i podatku zgodnych z fakturą dostawcy. W takim przypadku powstaje odchylenie między wartością dokumentu magazynowego i handlowego, lecz do rejestru VAT oraz do rozrachunków trafiają prawidłowe kwoty.

• Dokument WZ - jeśli zaznaczono opcję Dokument wymagany, program zaproponuje wystawienie dokumentu handlowego (zazwyczaj faktury sprzedaży) związanego z WZ–ką. Trafi on do kartoteki dokumentów handlowych, dostępnej w menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe lub Operacje handlowe | Sprzedaż. Na zakończenie można wydrukować dokument magazynowy i handlowy.

• Dokument MM - w chwili zatwierdzenia towar przenoszony jest z magazynu aktualnego do magazynu docelowego, wybranego z listy magazynów w nagłówku dokumentu MM. Jeżeli w kartotece magazynu docelowego brak niektórych pozycji asortymentowych, to zostaną one automatycznie dopisane z wykorzystaniem informacji z kartotek magazynu źródłowego. Tworzone są przy tym dwa dokumenty o tym samym numerze:

  • MM rozchodowy (sygnatura MW — Magazyn Wyda) w magazynie aktualnym,
  • MM przychodowy (sygnatura MP — Magazyn Przyjmie) w magazynie docelowym.

  Wyjątkiem może być dokument MM odłożony w czasie. Po jego utworzeniu tworzony jest MP w magazynie docelowym, które trzeba zatwierdzić poprzez operacje dodatkowe Zatwierdzanie przychodu odłożonego w czasie Ctrl+Shift+M. Dopiero po wykonaniu zatwierdzenia dokumentu MP stan zostanie powiększony o wartości z tego dokumentu.

Jak dodać adres dostawy?

Adres dostawy pozwala dla dokumentu np. WZ lub Zamówienie przypisać adres dostawy towaru z danego dokumentu. Adres może być drukowany na dokumencie lub nie. Aby włączyć jego wydruk należy w edycji wariantu wydruku zaznaczyć opcję Drukuj adres dostawy. Adres dostawy może być przypisany do kontrahenta. W tym celu należy podczas edycji danego kontrahenta, skorzystać z zakładki Dostawy w sekcji adresów.

Użytkownik może wykorzystać domyślną formę dostawy oraz podać adresy dostaw, informacje o odbirocy i dane kontaktowe. Adres może być skopiowany z adresu kontrahenta. Użytkownik powinien zdefiniować, który z podanych adresów dostawy jest domyślny, tak aby system mógł proponować go podczas wyboru w adresach na dokumencie.

Użytkownik może również zdefiniować adres dostawy bezpośrednio w dokumencie za pomocą przycisku Adres dostawy. Jeśli system wykryje brak adresu, zaproponuje od razu jego dodawanie. Użytkownik musi określić formę dostawy ze słownika (opis znajduje się w rozdziale "Formy dostawy"), adres, na jaki ma być realizowana dostawa oraz podać parametry odbioru.