Jak utworzyć typy dokumentów?
Pracując z programem Wapro Mag wystawiać można wiele różnych dokumentów. Niektóre z nich są od siebie zależne, np. faktura zawsze tworzy w tle dokument magazynowy i rozrachunek, ale już zamówienie może powstać samodzielnie i nigdy nie zostać zrealizowane na inny typ dokumentu. Poniżej opisano poszczególne typy dokumentów dostępnych do utworzenia w programie.
Jak zdefiniować typy dokumentów magazynowych?
Menu Admin | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe zawiera kartotekę z definicjami typów dokumentów magazynowych. Kartoteka jest wspólna dla wszystkich magazynów, ale dane dotyczące numeracji (sposób numeracji, szablon numeru, ostatni wolny numer) są niezależne dla każdego magazynu.
W programie istnieją predefiniowane typy dokumentów, których użytkownik nie może usunąć ani modyfikować (z wyjątkiem sposobu numerowania). Użytkownik ma też możliwość dodawania własnych definicji dokumentów magazynowych. Może je poprawiać i kasować, ale tylko wtedy, gdy w bazie danych Wapro Mag nie ma dokumentów tego typu (nie wystawiono jeszcze takich dokumentów lub wszystkie wystawione dokumenty zostały skasowane).
Obsługa dokumentów własnych, tj. wystawianie, korygowanie, kasowanie, przeglądanie i drukowanie, nie różni się od obsługi dokumentów predefiniowanych.
Każdą definicję dokumentu opisują następujące pola:
- Nazwa typu - np. Przychód Zewnętrzny, Wydanie Zewnętrzne.
- Sygnatura dokumentu - np. PZ, WZ.
- Typ dokumentu - do wyboru: przychód lub rozchód.
- Wycena według cen - dotyczy wyłącznie typu rozchodowego, remanentowego i przesunięć międzymagazynowych. Dokumenty przychodowe są wyceniane zawsze w cenach zakupu. Dostępne są dwa tryby wstawiania cen w dokumencie:
- W cenach sprzedaży - cena pozycji asortymentowej jest pobierana z Cennika sprzedaży. Jeśli wydanie towaru wymaga wykorzystania kilku dostaw, na dokumencie magazynowym są one łączone w jedną pozycję. W tym trybie cenę sprzedaży można modyfikować.
- W cenach zakupu - sposób, w jaki towar jest zdawany z magazynu można wybrać w konfiguracji programu (opcja
Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego). Wykorzystana zostaje cena z Cennika zakupu, z uwzględnieniem wykorzystywanej dostawy (zobacz opis i przykład mechanizmu identyfikacji dostaw w rozdziale Dokumenty magazynowe). Jeśli sprzedaż obejmuje towar pochodzący z kilku dostaw, to w "WZ" odpowiadać im będzie kilka pozycji. Cen nie można zmieniać. Niezależnie od wybranego sposobu, zawsze jest możliwe wydrukowanie dokumentu magazynowego w cenach zakupu lub sprzedaży.
- Obliczanie według cen - dokumenty typu rozchodowego mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto. Pozostałe typy dokumentów zawsze wystawiane są w cenach netto.
- Czy dokument związany z fakturą - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w przyszłości będzie możliwe wystawianie dokumentów handlowych na podstawie definiowanego dokumentu magazynowego.
- Numeracja dokumentu - sposób numerowania dokumentów ustala się korzystając z wydzielonej funkcji
Administrator | Definicje | Numeracja dokumentów.
Predefiniowane typy dokumentów prezentują się następująco:
| Nazwa | Sygn. | Typ dok. | Wycena | Wg cen | D.h.* | Szablon numeru (domyślny) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bilans Otwarcia | BO | remanent | zakupu | zawsze netto | N | BO ###/$$ |
| Bilans Tymczasowy | BT | remanent | zakupu | zawsze netto | N | BT ###/$$ |
| Remanent | REM | remanent | zakupu | zawsze netto | N | REM ###/$$ |
| Remanent Tymczasowy | RT | remanent | zakupu | zawsze netto | N | RT ###/$$ |
| Przyjęcie zewnętrzne | PZ | przychód | zakupu | zawsze netto | T | PZ ####/$$ |
| Wydanie wewnętrzne | WZ | rozchód | sprzedaży | netto | T | WZ ####/$$ |
| Przesunięcie międzymagazynowe | MW MP | MM | zakupu | netto | N | MW ####/$$ MP####/$$ |
| Zakup usług | Zu | zakup usług | zakupu | zawsze netto | T | ZU ####/$$ |
| Sprzedaż usług | SU | sprzedaż usług | sprzedaży | netto | T | SU ####/$$ |
| Korekta PZ | PZk | korekta przychodu | zakupu | zawsze netto | T | PZk ####/$$ |
| Korekta WZ | WZk | korekta rozchodu | sprzedaży | jak WZ | T | WZk ####/$$ |
| Korekta ZU | ZUk | korekta zakupu usług | zakupu | jak ZU | T | ZUk ####/$$ |
| Korekta SU | SUk | korekta sprzedaży usług | sprzedaży | jak SU | T | SUk ####/$$ |
| Przychód wewnętrzny | PW | przychód | zakupu | netto | N | PW ####/$$ |
| Rozchód wewnętrzny | RW | rozchód | zakupu | netto | N | RW ####/$$ |
*) D.H. — informacja, czy dany dokument może być powiązany z dokumentem handlowym
Jak utworzyć typy dokumentów handlowych?
Menu Admin | Typy dokumentów | Dokumenty handlowe zawiera kartotekę z definicjami typów dokumentów handlowych, takich jak faktury, rachunki itp. Kartotek ta jest wspólna dla wszystkich magazynów. Dokumenty zakupu oraz ich korekty numerowane są ręcznie na podstawie numerów obcych z dokumentów handlowych dostawców.
W programie istnieją predefiniowane typy dokumentów, których użytkownik nie może usunąć ani modyfikować ich właściwości. Wyjątkiem są sposoby numerowania dokumentów sprzedaży i korekt sprzedaży, oraz sposobu obliczania cen na dokumencie (netto-brutto).
Każdą definicję dokumentu opisują następujące pola:
- Nazwa dokumentu - np. Faktura VAT (sprzedaży).
- Sygnatura - np. FV.
- Typ dokumentu - np. zakup, sprzedaż, korekta.
- Obliczanie według cen - dokumenty mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto.
- Numeracja dokumentu - sposób numerowania dokumentów ustala się korzystając z wydzielonej funkcji
Administrator | Definicje | Numeracja dokumentów.
Poniżej zaprezentowano niektóre z predefiniowanych typów dokumentów:
| Nazwa | Sygn. | Typ dok. | Numeracja w wielu magazynach | Szablon numeru (domyślny) |
|---|---|---|---|---|
| Faktura zakupu | FZ | zakup | - | (ręcznie) |
| Faktura sprzedaży | FV | sprzedaż | łączna | FV/#####$$ |
| Faktura sprzedaży walutowa | FW | sprzedaż | - | FW/#####$$ |
| Faktura zakupu - korekta | FZk | korekta zakupu | - | (ręcznie) |
| Faktura sprzedaży - korekta | FVk | korekta sprzedaży | łączna | FVk/#####$$ |
| Rachunek zwykły | RZ | sprzedaż | łączna | RZ/#####$$ |
| Nazwa | Sygn. | Typ dokumentu | Numeracja w wielu magazynach | Szablon numeru (domyślny) |
| Paragon | PR | sprzedaż | łączna | P/#####$$ |
| Paragon - korekta | PRk | sprzedaż | łączna | PK/#####$$ |
| Nota | N | - | - | N/#####$$ |
| Dzienny raport sprzedaży dla kas fiskalnych | DRS | sprzedaż | - | DRS/#####$$ |
Jak zdefiniować typy dokumentów finansowych?
Kartoteka typów dokumentów finansowych nie jest dostępna dla użytkowników, lecz istnieje w strukturze programu i przechowuje definicje typów dokumentów finansowych (kwitów kasowych, poleceń przelewu, itp.). Lista typów dokumentów finansowych jest wspólna dla wszystkich magazynów.
Poniżej zaprezentowano predefiniowane typy dokumentów:
| Nazwa | Sygn. | Typ dok. | Kierunek przepływu | Numeracja | Szablon numeru (domyślny) |
|---|---|---|---|---|---|
| Kasa Przyjmie | KP | kasowy | wpływ | auto | KP/####$$ |
| Kasa Wypłaci | KW | kasowy | wypływ | auto | KW/####$$ |
| Przelew Obcy | PO | bankowy | wypływ | ręczny | P0/###$$ |
| Przelew Własny | PW | bankowy | wypływ | ręczny | PW/###$$ |
| Bank Przyjmie | BP | bankowy | wpływ | ręczny | BP/###$$ |
| Bank Wypłaci | BW | bankowy | wypływ | ręczny | BW/###$$ |
| Kompensata | K | kompensata | kompensata | auto | K/###$$ |
| Raport Kasowy | RK | kasowy | auto | RK/###$$ | |
| Wyciąg Bankowy | WB | bankowy | auto | WB/###$$ | |
| Rozliczenie zaliczki | RZ | kompensata | kompensata | auto | RZ ###$$ |
Jak zdefiniować typy dokumentów zamówień?
Kartoteka typów zamówień jest dostępna dla użytkownika w ograniczonym zakresie modyfikacji. Użytkownik może jedynie dokonać zmiany trybu obliczania wartości pomiędzy wartościami Netto/Brutto. Kartotek ta przechowuje definicje typów zamówień - zamówienie od dostawcy i zamówienie do odbiorcy. Lista typów jest wspólna dla wszystkich magazynów.
Poniżej zaprezentowano predefiniowane typy zamówień:
| Nazwa | Sygn. | Typ dokumentu | Szablon numeru (domyślny) |
|---|---|---|---|
| Zamówienie do dostawcy | ZD | zamówienie | ZD ####$$ |
| Zamówienie od odbiorcy | ZO | zamówienie | ZO ####$$ |