Jak eksportować dane z kartotek i rejestrów do Excela?
Wapro Mag oferuje elastyczność w analizie danych dzięki funkcji eksportu do arkusza kalkulacyjnego MS Excel. Opcja ta umożliwia użytkownikom łatwe przenoszenie informacji z rejestrów i kartotek, co jest nieocenione przy tworzeniu spersonalizowanych raportów i analiz. Dzięki temu narzędziu Wapro Mag staje się jeszcze bardziej przyjazny dla użytkowników, którzy cenią sobie możliwość dostosowania widoku danych do własnych potrzeb.
Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. W ten sposób można zapisać zawartość:
- Kartotek:
- artykułów,
- kategorii asortymentowych,
- kontrahentów,
- pracowników.
- Rejestru dokumentów:
- magazynowych,
- SAD,
- zamówień,
- zleceń produkcyjnych,
- handlowych,
- rozrachunków,
- finansowych.
Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację.
Podczas działania funkcji sprawdzane są aktualne ustawienia filtrów w kartotece bądź rejestrze. Jeśli więc użytkownik ograniczył zakres wyświetlanych danych, zmienił domyślny sposób ich sortowania oraz zmodyfikował układ kolumn w tabeli, to wszystkie te zmiany znajdą odzwierciedlenie w generowanym pliku.
Dane mogą być zapisywane w plikach o formatach CSV, XLS, XLSX.
Plik CSV to plik tekstowy ASCII (może być przeglądany i poprawiany dowolnym edytorem), w związku z tym zawierać może jedynie tekst i wartości liczbowe. Tracone są wszystkie zależności między polami danych, np. między ceną zakupu i sprzedaży a polami obliczającymi na ich podstawie marżę i narzut. W pliku zapisywane są wszystkie wiersze i wszystkie znaki w każdym polu danych. Kolumny danych oddzielane są przecinkami, a każdy wiersz danych jest zakończony znakiem powrotu karetki (odpowiada to naciśnięciu klawisza Enter). Jeśli pole danych zawiera tekst, jego zawartość jest zamykana w cudzysłowie. Znak oddzielający kolumny można zmienić korzystając z opcji Znak oddzielenia kolumn (eksport do Excela) dostępnej w menu Administrator | Konfiguracja użytkownika | Parametry zależne od systemu Windows.
Dane zapisywane w formatach XLS oraz XLSX zapisywane są jako arkusz Excel, co pozwala również na przeniesienie formatowania listy (tylko XLSX), np. zdefiniowanych kolorów tła i czcionek w kartotece kontrahentów dla stanów min/max i promocji lub kolorów etykiet zdefiniowanych dla dokumentów.
Użytkownik może ustawić preferencje przenoszenia formatowania w widoku Administrator | Konfiguracja użytkownika | Parametry zależne od systemu Windows | Przenoszenie kolorów przy eksporcie do Excela (format XLSX).
Bezpośrednio po zakończeniu operacji program proponuje otwarcie pliku w programie Excel w celu skontrolowania efektu działania funkcji. Przy wczytywaniu danych w formacie CSV do innych aplikacji Windows należy zwrócić uwagę, że w zależności od systemu operacyjnego, istnieją pewne różnice w interpretacji znaków końca wiersza, tabulatora, czy polskich znaków — pliki CSV występują zatem w wersji OS/2 i MS–DOS oraz Macintosha.