Jak eksportować dane z kartotek i rejestrów do Excela?
Użyteczną funkcją Wapro Mag, zwłaszcza przy korzystaniu z niezależnych narzędzi programistycznych do sporządzania własnych analiz i zestawień, może być możliwość eksportowania treści wybranych rejestrów i kartotek do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. W ten sposób można zapisać zawartość:
- Kartotek:
- artykułów,
- kategorii asortymentowych,
- kontrahentów,
- pracowników;
- Rejestru dokumentów:
- magazynowych,
- SAD,
- zamówień,
- zleceń produkcyjnych,
- handlowych,
- rozrachunków,
- finansowych.
Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację.
Podczas działania funkcji sprawdzane są aktualne ustawienia filtrów w kartotece bądź rejestrze. Jeśli więc użytkownik ograniczył zakres wyświetlanych danych, zmienił domyślny sposób ich sortowania, oraz zmodyfikował układ kolumn w tabeli, to wszystkie te zmiany znajdą odzwierciedlenie w generowanym pliku.
Dane mogą być zapisywane w pliku z rozszerzeniami: CSV, XLS, XLSX.
Plik CSV to plik tekstowy ASCII (może być przeglądany i poprawiany dowolnym edytorem), w związku z tym zawierać może jedynie tekst i wartości liczbowe. Tracone są wszystkie zależności między polami danych np. między ceną zakupu i sprzedaży a polami obliczającymi na ich podstawie marżę i narzut. W pliku zapisywane są wszystkie wiersze i wszystkie znaki w każdym polu danych. Kolumny danych oddzielane są przecinkami, a każdy wiersz danych jest zakończony znakiem powrotu karetki (odpowiada to naciśnięciu klawisza Enter). Jeśli pole danych zawiera tekst, jego zawartość jest zamykana w cudzysłowie. Znak oddzielający kolumny można zmienić korzystając z opcji Znak oddzielenia kolumn (eksport do Excela) w menu Administrator | Konfiguracja użytkownika | Parametry zależne od systemu Windows.
Dane zapisywane w formatach XLS oraz XLSX zapisywane są jako arkusz Excel, co pozwala również na przeniesienie formatowania listy (tylko XLSX) np. zdefiniowane kolory tła i czcionek w kartotece kontrahentów dla stanów min/max i promocji lub kolory etykiet zdefiniowane dla dokumentów.
Użytkownik może ustawić prefenecje przenoszenia formatowania w konfiguracji Administrator | Konfiguracja użytkownika | Parametry zależne od systemu Windows | Przenoszenie kolorów przy eksporcie do Excela (format XLSX).
Bezpośrednio po zakończeniu operacji program proponuje otwarcie pliku w programie Excel w celu skontrolowania efektu działania funkcji. Przy wczytywaniu danych w formacie .CSV do innych aplikacji Windows, należy zwrócić uwagę, że, w zależności od systemu operacyjnego, istnieją pewne różnice w interpretacji znaków końca wiersza, tabulatora, czy polskich znaków — pliki .CSV występują zatem w wersji OS/2 i MS–DOS, oraz Macintosha.