Jak ewidencjonować zapłatę za fakturę?
W momencie utworzenia dokumentu handlowego powstaje tzw. rozrachunek. Istnieje możliwość rozliczenia dokumentu poprzez płatność gotówkową lub przelew bankowy. Opcje płatności są elastyczne: mogą być dostępne natychmiast przy wystawianiu faktury lub mogą być odłożone w czasie.
W zależności od typu dokumentu oraz ustalonego terminu płatności, proces rozliczenia może być przeprowadzony automatycznie (tzw. automatyczne rozliczanie zapłat) lub ręcznie (rozliczanie rozrachunków). Automatyczne rozliczanie zapłat jest wygodnym rozwiązaniem, które minimalizuje potrzebę interwencji użytkownika, podczas gdy ręczne rozliczanie rozrachunków pozwala na indywidualne zarządzanie każdą transakcją. Obie metody są integralną częścią zarządzania finansami firmy i zapewniają elastyczność w dostosowaniu do różnorodnych potrzeb biznesowych.
Jak automatyczne rozliczać dokumenty?
Automatyczne rozliczanie dokumentów (tworzenie KP) możliwe jest tylko w przypadku dokumentów, których płatność została określona jako Gotówka oraz termin płatności wynosi 0 dni. Aby system automatycznie rozliczał dokumenty, należy zdefiniować odpowiedni parametr firmy. W tym celu należy przejść do widoku Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe i ustawić parametr Rozliczanie dokumentów gotówkowych na wartość automatycznie. Wynikiem tej operacji jest automatyczne stworzenie dokumentu KP i skojarzenie go z daną fakturą.
Jak ręcznie rozliczać dokumenty?
Aby szybko i skutecznie ręcznie zaewidencjonować zapłatę za fakturę należy skorzystać z modułu rozrachunków. Dostępny on jest w systemie w menu Operacje handlowe | Rozrachunki. Na liście dokumentów widoczne są dokumenty o takich samych numerach jak tworzone faktury z podziałem na Zobowiązania (zapłaty, które musimy zrealizować dla naszych kontrahentów) oraz Należności (zapłaty, które kontrahenci powinni zrealizować dla nas). Po odnalezieniu na liście odpowiedniego dokumentu należy skorzystać z opcji Rozlicz. Po wybraniu tej operacji na formularzu rozliczania należy wskazać odpowiednią formę zapłaty, za pomocą której chcemy rozliczyć dokument (może być inna niż pierwotna w dokumencie). W zależności od tego, czy będzie to przelew, czy gotówka należy wskazać odpowiedni rachunek bankowy lub kasę w programie, do którego zostanie zaewidencjonowana wpłata.
Domyślnie proponowana jest pełna kwota rozliczenia. Jeśli użytkownik rozlicza dokument tylko częściowo, może zmodyfikować pozycję rozliczenia lub zmienić wartość w polu Razem w walucie bazowej.