Jak ewidencjonować zapłatę za fakturę?
W momencie utworzenia dokumentu handlowego powstaje tzw. rozrachunek. Dokument może być rozliczony gotówkowo lub przelewem, zapłata może być dostępna w momencie tworzenia faktury lub będzie miała odroczony termin płatności.
W zależności o tego, jaki rodzaj dokumentu utworzliśmy oraz jaki ma termin płatności można wykonywać automatyczne rozliczanie zapłat lub ręczne tzw. rozliczanie rozrachunków.
Jak automatyczne rozliczać dokumenty?
Automatyczne rozliczanie dokumentów (tworzenie KP) możliwe jest tylko w przypadku dokumentów, których płatność została określona jako "Gotówka" oraz termin płatności "0 dni". Aby system wykonywał automatycznie tę operację, należy skorzystać z parametru firmy (Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe | Rozliczanie dokumentów gotówkowych), a następnie ustawić wartość na wartość: "automatycznie". Jest to domyślne ustawienie systemu. Wynikiem tej operacji jest automatyczne stworzenie dokumentu KP i skojarzenie go z daną fakturą.
Jak ręcznie rozliczać dokumenty?
Aby szybko i skutecznie ręcznie zawidencjonować zapłatę za fakturę należy skorzystać z modułu rozrachunków. Dostępny on jest w systemie w menu Operacje handlowe | Rozrachunki. Na liście dokumentów widoczne są dokumenty o takich samych numerach, jak tworzone faktury z podziałem na Zobowiązania (zapłaty, które musimy zrealizować dla naszych kontrahentów) oraz Należności (zapłaty, któe kontrahenci powinni zrealizować dla nas). Po odnalezieniu na liście odpowiedniego dokumentu należy skorzystać z opcji Rozlicz. Po wybraniu tej operacji na formularzu rozliczania należy wskazać odpowiednią formę zapłaty, za pomocą której chcemy rozliczyć dokument (może być inna niż pierwotna w dokumencie). W zależności od tego czy będzie to przelew, czy gotówka należy wskazać odpowiedni rachunek bankowy lub kasę w programie, do której zostanie zaewidencjonowana wpłata.
Domyślnie proponowana jest pełna kwota rozliczenia, jeśli użytkownik rozlicza dokument tylko częściowo może wyedytować pozycję rozliczenia lub zmienić wartość w polu Razem w walucie bazowej, w wyniku tej operacji system dokona tylko rozliczenia częściowego.