Jak zdefiniować kartotekę urzędów skarbowych?
Kartoteka urzędów skarbowych to systematyczny zbiór informacji dotyczących wszystkich urzędów skarbowych w danym obszarze. Zawiera kluczowe informacje o wprowadzonych urzędach takie jak: nazwa, kod pocztowy, miasto, ulica, telefon czy adres e-mail. Dzięki dobrze zorganizowanej kartotece, użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne informacje, co znacznie ułatwia realizację spraw podatkowych. Taki zbiór danych jest niezbędny zarówno dla pracowników, jak i przedsiębiorców, którzy chcą efektywnie współpracować z administracją skarbową. Optymalne zarządzanie kartoteką urzędów skarbowych przyczynia się do poprawy jakości obsługi klientów i zwiększenia efektywności działań administracyjnych.
Zarządzanie kartoteką danych urzędów skarbowych możliwe jest po przejściu do widoku Kartoteki | Urzędy skarbowe, ZUS, GUS.
Jak dodać urząd skarbowy do kartoteki?
Wprowadzenie nowego urzędu do kartoteki jest możliwe po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins).
Zakładka Dane urzędu zawiera podstawowe dane teleadresowe urzędu skarbowego takie jak pełna nazwa, ulica, numer budynku, kod pocztowy, miasto, telefon, adres e-mail. Szczególną uwagę należy zwrócić na pole Kod US. Ten czterocyfrowy identyfikator jest niezbędny przy składaniu deklaracji drogą elektroniczną. Kod ten można wpisać lub wybrać z listy dostępnej po kliknięciu ikony 
.
Na zakładce Konta widoczna jest tabela z danymi o rachunkach bankowych urzędu. Po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins) użytkownik powinien wprowadzić dane w polach:
- Numer rachunku - numer rachunku bankowego urzędu skarbowego. Należy określić format rachunku i podać jego numer. Użytkownik ma możliwość wklejenia numeru do schowka - ikona
, a także wkleić numer ze schowka - ikona 
, - Bank - pełna nazwa banku. Lista banków wyświetli się po kliknięciu ikony ,
- Waluta - symbol waluty, w jakiej prowadzony jest rachunek urzędu skarbowego. Lista walut wyświetli się po kliknięciu ikony ,
- Opis - pole do dyspozycji użytkownika. Pozostawienie tego pola pustego powoduje, że program wpisuje do niego ostatni człon pełnego numeru rachunku bankowego.
Wprowadzone dane można edytować po kliknięciu przycisku Popraw (klawisz F2). Usunięcie pozycji jest możliwe po kliknięciu przycisku Usuń (klawisz Del).
Jak wydrukować dokumenty dla urzędu skarbowego?
Kartoteka umożliwia także wydruk (tylko w wersji standardowej) listy dokumentów wysyłanych do urzędu skarbowego. Funkcjonalność ta została wprowadzona z myślą o biurach rachunkowych, wysyłających pakiety deklaracji podatkowych do urzędów z listą podatników, których dotyczą.
Wapro Kaper tworzy taką listę na podstawie deklaracji wygenerowanych w programie za miesiąc wskazany przez użytkownika. Generowanie wydruku jest możliwe po kliknięciu przycisku Drukuj listę dokumentów (kombinacja klawiszy Ctrl+D). Wydruk dotyczy zawsze wybranego urzędu skarbowego. Pierwszym etapem jest wybór rodzajów deklaracji, dla których mają być utworzone listy dokumentów oraz miesiąca, za który lista ma być drukowana.
Po kliknięciu przycisku OK program utworzy listy dokumentów. Dla każdego typu deklaracji podatkowej tworzona jest osobna lista z osobną numeracją stron. Poszczególne typy deklaracji mogą w urzędach skarbowych trafiać do różnych osób - dzięki takiemu rozwiązaniu każda z tych osób otrzymuje listę tylko z tymi deklaracjami, którymi się zajmuje. Na liście umieszczane są tylko te deklaracje, które mają w programie ustawiony znacznik wysłana do urzędu skarbowego. Jeśli jakiejś deklaracji nie ma na liście, należy sprawdzić w przeglądarce deklaracji udziałowca lub firmy, czy deklaracja ta jest oznaczona jako wysłana do urzędu skarbowego. Jeśli nie, należy postawić znacznik, edytując deklarację i zaznaczając pole Deklaracja właściwa, złożona do US.
W górnej jego części wydruku widoczne jest miejsce na wstawienie pieczęci biura rachunkowego.