Jak założyć kartotekę samochodów?

Kartoteka samochodów Wapro Kaper to niezbędne narzędzie dla każdej firmy, która chce skutecznie zarządzać kosztami eksploatacji swojej floty pojazdów. W tej kartotece gromadzone są kluczowe informacje o wszystkich samochodach wykorzystywanych w przedsiębiorstwie, co umożliwia dokładne śledzenie wydatków oraz efektywne planowanie budżetu.

Kartoteka samochodów dostępna jest w menu:

• Kartoteki | Samochody,
• FIRMA ... | Rozliczenie jazd - funkcja rozliczania używana jest przede wszystkim do naliczania kosztów eksploatacji samochodów właściciela oraz samochodów pracowników firmy do działalności firmy.

Jak dodać samochód do kartoteki?

Aby wprowadzić samochód do systemu, należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins). Formatka danych składa się z nagłówka oraz danych szczegółowych tworzących historię zmian.

Dane nagłówkowe składają się z następujących pól:

• Marka,
• Model,
• Numer rejestracyjny,
• Rok produkcji,
• Poj. silnika [cm3] – należy wprowadzić pojemność silnika w centymetrach sześciennych – od wartości tego parametru zależy zastosowana stawka kosztów za 1 km przebiegu. Każdy pojazd należy zakwalifikować do grupy pojazdów o pojemności do 900 cm3 (włącznie) lub ponad 900 cm3,
• Zużycie paliwa [l/100 km] – wykorzystywane przy zestawieniu porównującym zakupy paliwa z wykazanymi przejazdami,
• Użytkownik – pozwala określić typ użytkownika (właściciel czy pracownik) oraz wybrać konkretną osobę z listy właścicieli lub pracowników,
• Wybór właściciela / pracownika – po kliknięciu ikony można wybrać z listy udziałowca lub pracownika firmy.

Jak dodać historię pojazdu?

Dane samochodu wymagane do naliczania kosztów podatkowych eksploatacji samochodu, rat za najem lub leasing oraz ubezpieczenia rejestrowane są w historii samochodu i wyświetlają się na liście szczegółów. Aby dodać nową pozycję do listy, należy w sekcji Historia zmian kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).

W wyświetlonej formatce należy uzupełnić dane:

• Data obowiązywania informacji o pojeździe – określa datę, od której obowiązuje zmiana,
• Sposób wykorzystania – określa rodzaj samochodu oraz sposób jego wykorzystania. Dostępne są:
  • osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej – naliczenie kosztów eksploatacji 100%, naliczenie rat za najem lub leasing oraz ubezpieczenie dla samochodów, dla których wartość nabycia lub wartość ubezpieczenia przekracza 150 000 zł, w części odpowiadającej wartości samochodu nieprzekraczającej 150 000 zł,
  • osobowy do działalności gospodarczej i innych celów – naliczenie kosztów eksploatacji 75%, naliczenie rat za najem lub leasing oraz ubezpieczenie dla samochodów, dla których wartość nabycia lub wartość ubezpieczenia przekracza 150 000 zł, w części odpowiadającej wartości samochodu nieprzekraczającej 150 000 zł,
  • osobowy prywatny (niebędący środkiem trwałym) – dotyczy samochodu właściciela firmy. Naliczenie kosztów eksploatacji 20%, naliczenie rat za najem lub leasing oraz ubezpieczenie dla samochodów 20%,
  • inny wyłącznie do działalności firmy – naliczenie kosztów podatkowych eksploatacji samochodu, najmu/leasingu oraz ubezpieczenia 100%.
• Najem, dzierżawa, leasing – określa sposób nabycia samochodu,
• Wartość pojazdu w umowie najmu – kwota wymagana do naliczania kosztów podatkowych rat leasingowych/rat za najem itp. Dotyczy sytuacji, kiedy w polu Najem, dzierżawa, leasing zaznaczono opcję Tak,
• Wartość pojazdu w umowie ubezpieczenia – kwota wymagana do naliczania kosztów podatkowych ubezpieczenia pojazdu,
• Data nabycia pojazdu,
• Data poniesienia pierwszego wydatku,
• Data zmiany wykorzystania – w przypadku zmiany sposobu wykorzystania samochodu osobowego.

Uwaga

Jako samochód osobowy należy definiować pojazd w rozumieniu określonym w art. 5a pkt 19a ustawy o PIT.

W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych o samochodzie, należy dodać nowy zapis do kartoteki, z nową datą obowiązywania. Program, w zależności od daty poniesienia kosztu, będzie odpowiednio naliczał koszty oraz przygotowywał dane do deklaracji VAT-26.