Jak tworzyć listy płac?

Tworzenie list płac w programie Wapro Kaper jest prostym i intuicyjnym procesem, dzięki zaawansowanemu modułowi obsługi wynagrodzeń. Ten funkcjonalny moduł umożliwia kompleksową administrację list płac oraz umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Dzięki Wapro Kaper, można nie tylko generować listy płac, ale również skrupulatnie rozliczać podatki i składki ZUS związane z pracownikami, udziałowcami oraz ich współpracownikami.

Jak dodać listę płac?

Generowanie list płac jest możliwe po przejściu do widoku Płace | Listy płac i kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins). W wyświetlonym oknie użytkownik powinien wprowadzić dane na zakładkach:

• Główne – dane nagłówkowe listy płac,
• Pozycje listy – pozycje listy,
• Przelewy – tabela zawierająca pozycje listy płac, do których są automatycznie tworzone przelewy bankowe dla pracowników,
• Dodatkowe składniki do listy płac dla wszystkich pozycji – tabela dodatkowych składników.

Dane nagłówkowe listy płac

Zakładka Główne umożliwia wprowadzenie danych nagłówkowych listy płac oraz danych wspólnych dla całej listy. Informacje te należy wprowadzić w sekcjach:

• Lista – data listy, jej numer własny oraz okres, którego lista dotyczy,
• Dopłaty i korekty – dane dotyczące dopłat i korekt składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz na FP i FGŚP,
• Formularz obliczeniowy podatku od dokonanych wypłat – kwoty występujące na deklaracji PIT-4: wynagrodzenie dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku oraz kwota pobranego podatku przekazana na PFRON. Pozycje te dotyczą formularza obliczeniowego podatku od dokonanych wypłat.

Pozycje listy płac

Przeglądanie i edycja pozycji listy płac są możliwe na zakładce Pozycje listy. Użytkownik ma możliwość:

• dodawania nowej pozycji – przycisk Dodaj (klawisz Ins),
• edytowania wprowadzonej pozycji – przycisk Popraw (klawisz F2),
• usuwania pozycji z listy – przycisk Usuń (klawisz Del),
• wywołania okna zestawienia dla ubezpieczonego – przycisk Zest. dla ubezpieczonego (klawisze Ctrl+Z).

Dane widoczne w głównym widoku pozycji listy:

• K – wskaźnik przeliczenia pozycji po skopiowaniu z poprzedniej listy,
• imię i nazwisko pracownika,
• Brutto – wartość wynagrodzenia brutto widoczna na liście,
• Społeczne(U) – suma składek pracownika na ubezpieczenie społeczne,
• Należność – kwota do wypłaty dla pracownika,
• PIT-4 – kwota zaliczki na podatek dochodowy od pracownika,
• Zdrowotne – składka na ubezpieczenie zdrowotne od pracownika,
• Społeczne(P) – suma składek pracodawcy na ubezpieczenie społeczne.

Po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins) użytkownik może wprowadzić nową pozycję listy płac. W tym celu powinien wypełnić dane na zakładkach:

1. Główne – zakres danych niezbędny do obliczenia wynagrodzenia pracownika w przypadku, gdy nie występują przerwy w pracy lub rozliczenie podatku dochodowego z ubiegłego roku.

Na zakładce tej użytkownik powinien wprowadzić dane w polach:

• Pracownik – należy wybrać z kartoteki pracowników dostępnej po kliknięciu ikony ,
• Płaca miesięczna – kwota zasadniczej płacy miesięcznej oraz kwota premii,
• Premia inna:
  • Kwota – kwota premii wypłaconej za inny okres niż miesiąc,
  • Kod – kod składnika wynagrodzenia zgodny z klasyfikacją ZUS. Wyboru kodu dokonuje się z listy kodów dostępnej po kliknięciu ikony ,
• Okres Od...Do. – okres, za jaki wypłacono dany składnik wynagrodzenia (np. premia kwartalna),
• Płaca godzinowa – stawka godzinowa i liczba godzin. Kwota płacy godzinowej zostanie wyliczona automatycznie,
• Urlop wypoczynkowy - kwota wynagrodzenia za czas urlopu oraz liczbę dni urlopu,
• Ilość dni wynikających z obowiązku pracy – liczba dni wynikających z obowiązku pracy w danym miesiącu oraz liczba dni przepracowanych,
• Składnik nieobjęty ZUS – kwota składnika, od którego nie są naliczane składki ZUS,
• Koszt uzyskania – miesięczna kwota kosztu uzyskania przychodu przez pracownika,
• Odliczenie od podatku – odliczenie tzw. kwoty wolnej,
• Użyj stawkę podatkową – zaznaczenie powoduje użycie dokładnie tej stawki podatku dochodowego jaką użytkownik wybierze w oknie wyboru znajdującym się obok. Jeśli pole pozostanie niezaznaczone, to stawka podatku zostanie określona na podstawie poprzednich list płac z danego roku.

Podpowiedź

Stawka podatku może być wybrana z dostępnej listy lub wpisana ręcznie. Wpisana wartość procentowa może mieć dwa miejsca po przecinku.

• Automatycznie obliczaj zaliczkę - zaznaczenie opcji spowoduje, że program automatycznie wylicza zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przeliczenie dokonuje się zawsze, gdy zostanie zmodyfikowana jakakolwiek kwota mająca wpływ na wymienione wyniki. Jeśli opcja nie jest zaznaczona, zaliczkę można naliczyć na żądanie, klikając przycisk Oblicz zaliczkę. Przed wstawieniem wyniku obliczeń w pola formatki listy, na ekranie wyświetli się okno z wynikiem obliczeń.

Gałęzie oznaczone znakiem + można rozwijać. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków, użytkownik może anulować naliczenie listy płac za pomocą przycisku Anuluj.

• Zaliczka na podatek – kwota zaliczki na podatek dochodowy pracownika,
• Ubezpieczenie zdrowotne – kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika – pobrana i odliczona,
• Ekwiwalent (wolny) – kwota nie podlegająca opodatkowaniu ani nie stanowiąca podstawy obliczenia składki na żadne z ubezpieczeń. Może być to np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej lub za używanie narzędzi będących własnością pracownika,
• Potrącenia – kwota potrącona pracownikowi z wynagrodzenia. Może to być np. kwota zajęta przez komornika,
• PPK - Kwoty/stawki pracodawcy i uczestnika – kwoty naliczonych (w trakcie naliczania listy płac) składek PPK, finansowanych przez pracownika oraz pracodawcę. Składki PPK dla pracowników niebędących uczestnikami PPK nie są naliczane. Funkcjonalność dotyczy wariantów BIURO i PRESTIŻ,
• Należność – wyliczona należność dla pracownika, w gotówce lub/i przelewem,
• Wszystko – zaznaczenie opcji powoduje automatyczne zakwalifikowanie całej należności dla pracownika jako należność płatną przelewem bankowym,
• Na konto – część wynagrodzenia płatna na rachunek bankowy pracownika.

2. Świadczenia – zawiera dane związane z ZUS, takie jak wypłacone zasiłki i inne świadczenia, a także dane o nieobecności pracownika:

• Świadczenia i przerwy – tabela dokumentująca przerwy w pracy, np. okresy choroby. Po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins), użytkownik powinien uzupełnić następujące dane:

  • Kod świadczenia/przerwy – kod stosowany w dokumentach ZUS. Lista kodów w formie rozwijanego drzewa dostępna jest po kliknięciu ikony ,

• Za okres od – do – zakres dat, którego dotyczy świadczenie lub przerwa,

• Ilość dni – liczba dni wynikająca z podanego zakresu dat. Podczas wpisywania dat liczba ta wyliczana jest automatycznie,

• Kwota – kwota wypłaconego świadczenia.

• Kod choroby - kod choroby. Ponieważ ZUS nie udostępnia listy kodów, nie ma jej również w programie Wapro Kaper,

• Licz składki ZUS – grupa zawierająca opcje, których zaznaczenie decyduje o tym, czy dana składka ZUS będzie naliczana. Początkowe ich ustawienie jest kopiowane z danych pracownika,

• Świadczenia finansowane z ZUS – dane dotyczące zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych, jeżeli takie zostały wypłacone przez zakład pracy.

3. Inne – zawiera dane, które potrzebne są do rozliczenia składek ZUS lub podatku dochodowego pracownika w rzadziej występujących przypadkach:

• Obniżenie podstawy – grupa danych umożliwiająca obniżenie podstawy ubezpieczenia emerytalnego i rentowego w przypadku przekroczenia przez pracownika wynagrodzenia równego 30 krotności średniego wynagrodzenia. Jeżeli w polu Zastosuj obniżenie... zostanie postawiony znacznik, uaktywnią się pola zawierające dane o tym, kto przekazał informację o przekroczeniu 30 średnich oraz o kwocie podstawy naliczenia składki w danym miesiącu. Kwotę podaje się w miesiącu granicznym, w którym pracownik przekracza 30 średnich, w następnych miesiącach podaje się kwotę równą zero,
• Inne dane do PIT-4 – grupa zawiera dane, które mogą być wykorzystane do ograniczenia zaliczek na podatek dochodowy pracownika lub do rozliczenia nadpłaty podatku z ubiegłego roku. Od stycznia 2007 r. ze względu na likwidację deklaracji PIT-4, dane te znajdują się na formularzu obliczeniowym podatku od dokonanych wypłat,
• Fundusz Pracy – w pewnych przypadkach, od wynagrodzeń niektórych pracowników nie nalicza się składnika na fundusz pracy. Zaznaczenie checkboxu spowoduje, że składka nie będzie naliczana.

Jak tworzyć przelewy bankowe?

Na zakładce Przelewy możliwe jest automatyczne tworzenie przelewów bankowych do pozycji listy płac. W tabeli znajdują pozycje z danej listy płac, które w polu na konto mają wpisaną jakąkolwiek kwotę.

Aby utworzyć przelewy, należy kliknąć przycisk:

• Generuj – zostanie utworzony jeden przelew do pozycji, na której zostało ustawione zaznaczenie,
• Generuj wszystkie – zostaną utworzone przelewy do wszystkich pozycji w tabeli.

Zaznaczenie opcji Zatwierdzaj formatką spowoduje, że każde utworzenie przelewu będzie poprzedzone wyświetleniem formatki edycji przelewu.

Jak przeglądać listy płac?

Wszystkie utworzone listy płac umieszczone są w tabeli. Dane list płac zgromadzone zostały w kolumnach opisanych w tabeli.

Pozycja	Opis
Data	Data listy
Numer	Numer listy
K	Znacznik zaksięgowania listy
Z	Znacznik wygenerowania raportu dla ZUS
Ilość	Ilość pozycji na liście
Brutto	Sumaryczna wartość wynagrodzeń brutto na liście
Wypłata	Suma kwot do wypłaty dla pracowników
Podatek	Kwota do odprowadzenia do US
ZUS	Kwota do odprowadzenia do ZUS

W głównym widoku rejestru list płac użytkownik ma możliwość:

• dodawania nowej pozycji – przycisk Dodaj (klawisz Ins),
• modyfikowania wprowadzonych danych – przycisk Popraw (klawisz F2),
• usuwania wprowadzonych informacji – przycisk Usuń (klawisz Del),
• drukowania list płac lub pasków – przycisk Drukuj (klawisze Ctrl+D),
• księgowania listy (tylko dla KPiR) – przycisk Księguj (klawisze Ctrl+K),
• generowania podsumowania składników listy – przycisk Zestawienie (klawisze Ctrl+Z).

Jak drukować listy płac?

Drukowanie list płac jest możliwe po kliknięciu przycisku Drukuj (klawisze Ctrl+D) dostępnego z tabeli przeglądania list. W menu wydruków są dostępne dwa wydruki:

• Lista płac – wydruk listy płac, możliwy jest opcjonalny wydruk jednej pozycji na stronie, po zaznaczeniu odpowiedniej opcji,
• Paski – wydruk pasków dla pracowników.

Wydruki wykonywane są w układzie strony A4 poziomo.

Jak księgować listy płac?

Aby rozpocząć księgowanie listy do KPiR należy kliknąć przycisk Księguj (klawisze Ctrl+K). Wywołana formatka jest wypełniona danymi, które wynikają z bieżącej listy płac oraz z rodzaju zdarzenia gospodarczego, jaki został przydzielony do księgowania list płac w konfiguracji programu.

Jak wygenerować zestawienie do listy płac?

Zestawienie do listy płac prezentuje wszystkie informacje dotyczące wskazanej listy płac. Wyświetla się ono po kliknięciu przycisku Zestawienie (klawisze Ctrl+Z).

Jak naliczać listy dla korzystających z ulg (zerowe PIT-y)?

Wapro Kaper umożliwia także obsługę list płac oraz umów cywilnoprawnych pracowników, którzy korzystają z ulg:

• dla młodych,
• dla powracających z zagranicy,
• dla rodzin z co najmniej czwórką dzieci,
• dla pracujących emerytów

lub składają wnioski o niestosowanie:

• kosztów uzyskania,
• ulgi dla klasy średniej.

Okresy, w których program będzie stosował lub nie będzie stosował wybranych zwolnień lub kosztów uzyskania należy zdefiniować dla każdego pracownika oddzielnie w kartotece pracownika. Po przejściu do widoku Płace | Pracownicy i wybraniu pracownika z listy należy przejść na zakładkę Wynagrodzenia i zdefiniować niezależnie kilka okresów.

Rodzaje okresów:

• Okres nieobowiązywania PIT-0 dla osób młodych – program domyślnie, w każdym roku podatkowym dla osób młodych, do 26 roku życia nie będzie naliczał zaliczki na podatek do wysokości limitu zwolnienia. Aby rozpocząć naliczanie zaliczki w roku podatkowym, należy dodać odpowiedni okres, w którym PIT-0 dla młodych ma przestać działać,
• PIT-0 dla osób powracających, PIT-0 dla pracujących emerytów, PIT-0 dla osób mających 4+ dzieci – aby rozpocząć korzystanie z ulg, należy dla każdej dodać okres obowiązywania w roku podatkowym. Od okresu następnego, w którym pracownik przekroczy w roku podatkowym limit przychodów zwolnionych, program rozpocznie naliczanie zaliczek na podatek dochodowy,
• okresy, w których na wniosek pracownika:
  • wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek – zaliczka na podatek (opcja wykorzystywana jeszcze przed 1 stycznia 2022 r.) ma nie być pobierana,
  • wniosek o niestosowanie kosztów uzyskania – koszty uzyskania w trakcie naliczania wynagrodzeń mają nie być stosowane,
  • wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej – ulga dla klasy średniej ma nie być stosowana.

Podpowiedź

Łączna kwota zwolnienia dla wszystkich PIT-0 wynosi 85 528 zł.

Naliczaniem list płac oraz umów cywilnoprawnych, w tym PIT-0 sterują dane znajdujące się w kartotece pracownika. W zależności od składanych przez pracowników wniosków i oświadczeń, program będzie odpowiednio je naliczał oraz stosował zwolnienie przychodów od podatku do wysokości limitu przychodów zwolnionych, a dla młodych pracowników, dodatkowo do ukończenia przez nich 26 roku życia.

Podpowiedź

Program ustawia znacznik zwolnienia przychodów od podatku dla młodego pracownika domyślnie. Ustawienie każdorazowo może być zmienione przez użytkownika.

W sekcji oznaczonej czerwoną ramką znajdują się pola opcji stosowania zwolnień oraz kwota naliczonego zwolnienia. Zaliczka na podatek w tym przypadku wynosi zero. W sekcji Wniosek o dostępne są opcje wpływające na zmianę sposobu naliczania wynagrodzenia.

Analogiczne pola znajdują się na formatkach umowy zlecenia, na zakładce Główne. Ustawienia zdefiniowane w głównym oknie umowy są domyślnie przenoszone na tworzone do umowy rachunki. Podobnie jak na listach płac, również w tym przypadku są to tylko ustawienia domyślne i mogą być zmodyfikowane przez użytkownika.

Na wydrukach list płac, rachunków do umów-zleceń oraz zestawieniach program dodaje informacje o zastosowanym zwolnieniu przychodów od podatku.

Uwaga

Dla pracowników korzystających ze zwolnienia przychodów w umowach zleceniach nie należy korzystać z funkcji harmonogramu. Zwolnienie zależy od złożonych lub nie złożonych oświadczeń pracowników, w związku z tym naliczanie harmonogramu może prowadzić do błędów.

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?

• Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
• Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
• Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
• Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej

• Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
• Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
• Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
• Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.