Kartoteka "Zdarzeń gospodarczych"
Kartoteka zdarzeń gospodarczych służy do wspomagania procesu ręcznego księgowania dokumentów w księdze przychodów i rozchodów. Pozycje kartoteki pozwalają na stworzenie typowych szablonów księgowań, których zastosowanie podczas księgowania dokumentów nie tylko znakomicie przyspiesza pracę, ale również wprowadza pewien porządek poprzez ujednolicenie podobnych księgowań. Pozwala również po zdefiniowaniu szablonów powierzyć księgowanie pewnych dokumentów mniej doświadczonemu pracownikowi firmy.
Wywołanie kartoteki
Wywołanie kartoteki zdarzeń gospodarczych realizuje się na następujące sposoby:
- Z formatki księgowania do księgi przychodów o rozchodów, naciskając kombinację klawiszy [Ctrl-Z], lub przez kliknięcie myszki na przycisk [Wybierz]. Tylko w tym kontekście możliwe jest wybranie pozycji z kartoteki.
- Przez wybór z menu głównego programu – Sekcja „Kartoteki”.
- Przez kliknięcie na ikonę
na pasku narzędzi.
Do przeglądania i operowania kartoteką zdarzeń gospodarczych służy typowe okno zawierające panel filtrów i tabelę.
Formatka zdarzeń gospodarczych
Formatka została podzielona na pięć zakładek zakładki, dotyczące różnych grup danych:
Zakładka „Podstawowe”
Treść (opis zdarzenia gospodarczego). Rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego.
Kolumna księgi. Należy wybrać jedną z kolumn, której będzie dotyczyło zdarzenie gospodarcze.
Sekcja Przedmiot opodatkowania - przeznaczona jest do określenia sposobu w jaki program będzie automatycznie uzupełniał treść pola przedmiot opodatkowania w ewidencji VAT. Do wyboru są trzy opcje:
- według wpisanego tekstu - do pola na formatce zdarzenia gospodarczego należy wpisać tekst, który znaleźć ma się w polu przedmiotu opodatkowania na formatce wprowadzania faktury VAT;
- według treści opisu zdarzenia - – do pola zdarzenia gospodarczego wpisywana będzie treść opisu zdarzenia gospodarczego;
- według treści opisu na formatce - podczas wpisywania informacji do nowo utworzonego dokumentu tekst z pola „treść” z panelu „Opis zdarzenia gospodarczego” przenoszony będzie do pola „przedmiot opodatkowania”. Uwaga: mechanizm ten jest aktywny tylko od momentu wybrania zdarzenia gospodarczego do zamknięcia formatki;
Typ VAT - przeznaczona jest do określenia grupy podatkowej VAT zdarzenia gospodarczego
Zakładka „VAT”
Dokument (Pierwotny – Korygujący). - Określenie czy jest księgowana faktura VAT pierwotna (sprzedaży lub zakupu) czy korygująca (zwrot towaru lub zmiana ceny, ilości itp.). Wybranie odpowiedniej opcji decyduje o tym, do którego rejestru VAT trafi księgowany dokument np. rejestr sprzedaży czy rejestr korekt sprzedaży.
Odliczenie VAT Całkowite, Proporcjonalne, Bez odliczenia
Rodzaj odliczenia VAT, który ma znaczenie tylko dla dokumentów zakupu. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne.
Odliczenie VAT Całkowite – ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej.
Odliczenie VAT Proporcjonalne - ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej oraz zwolnionej. Ten przypadek występuje wówczas, np. gdy firma prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT, wtedy wszystkie koszty związane z działalnością firmy należy odliczać w ten sposób.
Bez odliczenia – w ten sposób należy przydzielić faktury VAT, które zostały wadliwie wystawione lub podatek nie może być odliczony z innych powodów.
Kwota w KPiR (Netto – Brutto) - Informacja o tym, która kwota z dokumentu zostanie zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów. Gdy nie można odliczyć naliczonego podatku VAT można kwotę podatku zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. W tym przypadku należy wybrać opcję Brutto, do księgi zostanie wpisana kwota brutto dokumentu.
Zakładka „Klasyfikacje” - umożliwia zdefiniowanie klasyfikacji z dostępnych kategorii i na przypisanie wybranej klasyfikacji do rodzaju zdarzenia gospodarczego.
Zakładka „Płatności” - umożliwia określenie, czy dokument podlega rozliczaniu, oraz czy płatność jest regulowana przy odbiorze - ewentualnie ustalenie terminu płatności.
Zakładka Kontrahent - umożliwia przypisanie domyślnego kontrahenta do zdarzenia gospodarczego;
Przypisywanie domyślnych kodów klasyfikacji JPK
Zdarzenia gospodarcze na zakładce VAT posiadają pole pozwalające na wybranie domyślnych kodów transakcji handlowych VAT przypisanych do danego zdarzenia:
W zależności od wybranego na zakładce "1) podstawowe" Typu VAT, na przykład:
po przyciśnięciu przycisku oznaczonego ikoną folderu po prawej stronie pola Rodzaje transakcji handlowych JPK wyświetlona zostanie standardowa lista kodów w kontekście wybranego Typu VAT.
Podobnie jak w innych przypadkach korzystania z listy kodów transakcji handlowych i tutaj można włączyć jednoczesne wyświetlanie wszystkich kodów – tak dla transakcji sprzedaży jak i zakupu. Pamiętać jednak należy, że w przypadku użycia kodów sprzedaży dla transakcji zakupu może to skutkować błędnym przypisaniem tych kodów w księdze i rejestrach, opcji tej należy więc używać bardzo ostrożnie.
Przypisanie kodów rodzajów transakcji handlowych do zdarzeń skutkuje - w przypadku użycia zdarzenia gospodarczego - wpisaniem tych kodów do pola Rodzaje transakcji handlowych na formatce księgowania:
W polu Rodzaje transakcji handlowych JPK pojawiają się kody przypisane do zdarzenia – w przypadku, kiedy do zdarzenia przypisany jest kontrahent, który ma w kartotece kontrahentów również przypisane kody JPK domyślne kody zostaną dodane. W powyższym przykładzie kody „GTU_01, MPP” pochodzą z przypisania do zdarzenia gospodarczego, a kod „SW” – z kontrahenta przypisanego do tego zdarzenia, o ile posiada on przypisany kod „SW”. Taki sam efekt zostanie osiągnięty w przypadku kiedy kontrahent nie będzie przypisany do zdarzenia gospodarczego, a po prostu wybrany na formatce dokumentu.