Wprowadzenie

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych lub prawnych została zaprojektowana specjalnie do współpracy z podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów. Ewidencja posiada szereg funkcji zwanych asystentami, które kontrolują poprawność i kompletność przeprowadzanych operacji takich jak: wprowadzenie do ewidencji, modernizacja, odpisanie rat amortyzacji. Każdy asystent pokazuje w oknie listę czynności do wykonania a po prawidłowym wykonaniu każdej z nich zaznacza na liście jako wykonaną.

W celu zachowania przejrzystości niniejszej instrukcji oraz ze względu na to, że większość operacji dokonywanych na środku trwałym i wartości niematerialnej lub prawnej wygląda identycznie, ilekroć mowa jest o środku trwałym – rozumieć przez to należy środek trwały albo wartość niematerialną lub prawną, o ile wyraźnie nie zostanie zaznaczone, że jest inaczej.

Okno przeglądania

Przeglądanie Ewidencji Środków Trwałych odbywa się w standardowym oknie tabeli zawierającej również drzewo filtrów.

Przyciski i klawisze funkcyjne

Okno przeglądania zawiera zestaw przycisków wraz z przypisanymi do nich klawiszami skrótów, realizujących następujące funkcje:

Klawisz	Przycisk	Realizowana funkcja
<Ins>	[Dodaj]	Wywołanie asystenta wspomagającego czynności związane z dodaniem nowego środka trwałego
<F2>	[Popraw]	Wywołanie formatki pozwalającej na poprawki w danych środka trwałego - w trybie modyfikacji istniejącego zapisu
<Del>	[Usuń]	Usunięcie środka trwałego (Przed usunięciem zapisu program zadaje pytanie o potwierdzenie operacji.)
<Ctrl-A>	[Działania]	Wywołanie menu lokalnego umożliwiającego przeprowadzenie operacji związanych z modernizacją, amortyzacją środka trwałego, cofnięciem amortyzacji, wykreśleniem środka trwałego z ewidencji oraz renumeracją liczby porządkowej środka trwałego
<Ctrl+D>	[Drukuj]	Wywołanie menu wydruku z opcjami drukowania ewidencji środków trwałych lub karty zaznaczonego środka trwałego
<Esc>	[Zamknij]	Zamknięcie okna przeglądania ewidencji

Okno przeglądania Ewidencji Środków Trwałych posiada szereg kolumn, z których wyjaśnienia wymagają następujące z nich:

• wartość przyjęcia- oznacza wartość środka trwałego, z jaką został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych
• wartość początkowa- oznacza wartość środka trwałego na koniec aktualnego miesiąca; jest to wartość przyjęcia powiększona o sumę wartości operacji rozbudowy/modernizacji dokonanych do końca aktualnego miesiąca oraz pomniejszona o sumę wartości operacji zmniejszenia wartości dokonanych do końca aktualnego miesiąca
• wartość umorzenia- oznacza sumę wartości wszystkich odpisów amortyzacyjnych dokonanych do końca aktualnego miesiąca

Filtry

Okno przeglądania Ewidencji Środków Trwałych posiada możliwości zastosowania filtrów automatycznych, budowanych ręcznie z własnych wyrażeń oraz kombinacji tych dwóch możliwości. Filtry automatyczne są zbudowane następująco:

Klasyfikacje ŚT

Użycie tej opcji na drzewie filtrów spowoduje pojawienie się w zaznaczonym miejscu listy użytych kodów i nazw z Klasyfikacji Środków Trwałych np.:

001 – opis

(...)

999 – opis

Miejsce

Zastosowanie opcji „Miejsce” spowoduje wstawienie z zaznaczonym miejscu na drzewie filtrów listy użytych miejsc przechowywania środków trwałych.

Status

Po wybraniu opcji „Status” drzewo filtrów zostanie uzupełnione o część dotyczącą stanu środka trwałego:

• wszystkie
• aktywny- można dokonywać wszystkich operacji na środku trwałym
• nieaktywny - środek trwały jest wyłączony z operacji amortyzacji oraz cofania operacji amortyzacji, nie można przeprowadzać jego modernizacji ani też wykreślić z ewidencji środków trwałych
• wykreślony - wykreślony z ewidencji

Rodzaj

Użycie opcji „Rodzaj” spowoduje pojawienie się w zaznaczonym miejscu drzewa filtrów listy rodzajów środków trwałych:

• Wszystkie
• Środki trwałe
• Wartości niematerialne lub prawne

Przycisk "Działania"

Przycisk Działania udostępnia funkcjonalności, z których trzy pierwsze dotyczą wszystkich środków trwałych a dwie ostatnie – tylko środka trwałego podświetlonego aktualnie w przeglądarce. Działania dotyczące wszystkich środków trwałych to:

• amortyzacja– operacja amortyzacji oraz księgowania odpisów amortyzacyjnych dotyczy wszystkich środków trwałych i wspomagana jest przez asystenta, którego działanie składa się z trzech etapów:

  • Utworzenie i Księgowanie dowodu wewnętrznego - asystent tworzy dowód wewnętrzny z pozycjami odpowiadającymi poszczególnym amortyzowanym środkom trwałym i wywołuje jego formatkę. Utworzony dowód wewnętrzny można automatycznie zaksięgować.
  • Wstęp - asystent udziela informacji o tym, jakie czynności będą wykonane.
  • Zakończenie - po wykonaniu wszystkich przewidzianych czynności asystent proponuje ich zatwierdzenie lub anulowanie.

  Wywołanie asystenta amortyzacji jest możliwe tylko wtedy, gdy program znajdzie środki trwałe, które w aktualnym miesiącu nie były jeszcze amortyzowane.

• cofnięcie amortyzacji – polega na zamianie operacji „rata amortyzacji”, bądź „odpis preferencyjny” na „planowana rata amortyzacji”. Cofnięcie amortyzacji dotyczy wyłącznie operacji z aktualnego miesiąca. Przed jego wykonaniem program oczekuje potwierdzenia od użytkownika, że akcja ta ma zostać wykonana. Pomyślne jej wykonanie sygnalizowane jest stosownym komunikatem. Cofnięcie amortyzacji nie usuwa wprowadzonego przy amortyzacji dowodu wewnętrznego ani też nie usuwa zaksięgowanych rat amortyzacyjnych. Cofnięcie amortyzacji można wykonać tylko wtedy, gdy program znajdzie środki trwałe, które w aktualnym miesiącu były amortyzowane. Operacja utworzenia i księgowania dowodu wewnętrznego nie jest cofana automatycznie.

• renumeracja liczby porządkowej- polega na zmianie wartości pól „Liczba porządkowa” wszystkich wprowadzonych środków trwałych. Wszystkie wprowadzone środki trwałe w obrębie aktualnej firmy, bez względu na status (aktywny, nieaktywny, wykreślony) są sortowane rosnąco według daty przyjęcia do użytkowania; środkowi trwałemu wprowadzonemu najwcześniej przypisywana jest wartość liczby porządkowej równa jeden a każdemu następnemu w kolejności – wartość o jeden większa. Istniejące do tego momentu wartości liczby porządkowej są usuwane. Użytkownik powiadamiany jest o pomyślnym zakończeniu renumeracji stosownym komunikatem.

Uwaga

Amortyzacja, jej cofnięcie oraz renumeracja liczby porządkowej wykonywane są dla wszystkich środków trwałych - bez względu na zastosowane ewentualnie filtry.

Działania dotyczące tylko bieżącego (podświetlonego) środka trwałego, to:

• modernizacja– polega na zmianie wartości środka trwałego wynikającej z ulepszenia; przez wszystkie operacje, które niezbędne są do prawidłowego zrealizowania tego procesu przeprowadza użytkownika asystent procesu modernizacji. Modernizacja może być dokonana jedynie dla środka trwałego, który nie jest wykreślony. Działanie asystenta podzielone jest na następujące etapy:

  • Wstęp - asystent udziela informacji o tym, jakie czynności będą wykonane.
  • Księgowanie faktury VAT do rejestru VAT - asystent wywołuje standardową formatkę księgowania zakupów środków trwałych w rejestrze VAT. Dane takie jak: numer faktury VAT, data zakupu, wartość początkowa zostaną przeniesione bezpośrednio do formatki nowo tworzonej operacji modernizacji środka trwałego.
  • Utworzenie nowego planu amortyzacji - W tym kroku asystent proponuje ponowne utworzenie planu amortyzacji. Usunięcie zaznaczenia przed przejściem do następnego kroku spowoduje, że plan amortyzacji nie zostanie utworzony. Po modernizacji środka trwałego powinien zostać utworzony nowy plan amortyzacji, ponieważ w przeciwnym przypadku modernizacja nie zostanie uwzględniona w późniejszych odpisach amortyzacyjnych.
  • Zakończenie - po wykonaniu wszystkich przewidzianych czynności asystent proponuje ich zatwierdzenie lub anulowanie.

• wykreślenie – wykreślenie środka trwałego z ewidencji. Uruchomienie tej akcji powoduje zmianę statusu środka trwałego na „wykreślony” oraz usunięcie planowanych rat amortyzacji począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały zlikwidowano. Rata amortyzacji przypadająca w miesiącu, w którym dokonano wykreślenia pozostaje zachowana. Wyświetlane jest również okno edycyjne, w którym podać należy podstawowe dane umożliwiające dokonanie wykreślenia. Do danych tych należą:

  • data wykreślenia

  • numer dowodu

  • przyczyna wykreślenia - którą można wybrać z listy najczęstszych przyczyn wykreślenia środka trwałego, bądź wpisać samodzielnie.

    Od 1 stycznia 2019, szczególnym przypadkiem jest sprzedaż samochodu osobowego. Od tego dnia, koszt zbycia samochodu musi być naliczany zgodnie z art. 24 ust.2 pkt. 2a ustawy o pdof. to znaczy, do jego obliczenia należy stosować wartość początkową wykazaną w ewidencji środków trwałych, w części nieprzekraczającej odpowiednio kwot, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 4, która dla samochodów osobowych innych niż elektryczne wynosi 150 000,00 złotych. Tak skorygowaną wartość początkową należy pomniejszyć o sumę odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia tego samochodu zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Aby naliczyć w programie właściwie koszty zbycia samochodu osobowego innego niż elektryczny, należy wybrać jako przyczynę wykreślenia z ewidencji opcję Sprzedaż samochodu osobowego;

  • ustalenie, czy zaliczyć pozostałe odpisy amortyzacyjne w koszty – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że do planu amortyzacji dopisana zostanie rata amortyzacji z opisem „wykreślenie” będąca sumą planowanych odpisów amortyzacyjnych począwszy od miesiąca następującego po miesiącu likwidacji; utworzony zostanie również dowód wewnętrzny na kwotę równą sumie usuniętych planowanych rat amortyzacji

Przycisk "Drukuj"

Formatka udostępnia możliwość wydrukowania:

• ewidencji środków trwałych - wydruk środków trwałych posortowanych według liczby porządkowej. Wydruk obejmuje środki trwałe, które w danym roku znajdują się w ewidencji środków trwałych lub też w roku tym zostały z ewidencji wykreślone
• karty środka trwałego - wydruk karty aktualnie wybranego środka trwałego
• roczne odpisy amortyzacyjne - wydruk kwot amortyzacji środków trwałych aktualnej firmy w rozbiciu a poszczególne miesiące oraz narastająco.