Jak tworzyć e-deklaracje?
Tworzenie e-deklaracji w programie przedstawia schemat:
Tworzenie e-deklaracji w programie Wapro Kaper to proces, który można zrealizować równocześnie z przygotowaniem standardowej deklaracji. E-deklaracja w formie pliku XML, jest przesyłana na serwer Ministerstwa Finansów po jej odpowiednim podpisaniu. Ważne jest, aby w ustawieniach firmy zaznaczyć odpowiednie deklaracje dotyczące udziałowców lub pracowników, co umożliwia automatyczne generowanie plików XML oraz ich wstępną weryfikację.
Jak MF weryfikuje e-deklaracje?
Wstępna weryfikacja e-deklaracji wymaga połączenia z Internetem, ponieważ system porównuje utworzony dokument XML z obowiązującym wzorcem dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów. Należy pamiętać, że wymagania dotyczące formatu danych w przypadku e-deklaracji są znacznie bardziej rygorystyczne niż w przypadku tradycyjnych deklaracji papierowych. Nawet drobne błędy, takie jak niewłaściwie wstawiona spacja czy nieprawidłowy format daty, mogą prowadzić do odrzucenia zgłoszenia.
Aby uniknąć problemów, program Wapro Kaper zawiera zaawansowane mechanizmy, które pomagają identyfikować i korygować błędy przed wysłaniem dokumentu. System korzysta z procedur własnych oraz mechanizmów kontroli syntaktycznej dostarczanych przez .NET Framework. Komunikaty o błędach są wyświetlane w zakładce Błędy weryfikacji e-deklaracji w interfejsie programu.
Podczas wstępnej weryfikacji, jeśli system wykryje błędy, użytkownik otrzyma odpowiedni komunikat ostrzegawczy. Możliwe jest zapisanie deklaracji, ale należy liczyć się z ryzykiem, że może ona zostać odrzucona przez serwer Ministerstwa Finansów, co skutkuje brakiem złożenia dokumentu. Dlatego zalecamy nie odkładać wysyłania e-deklaracji na ostatnią chwilę, aby w razie wystąpienia problemów mieć czas na ich korektę.
Jakie statusy ma e-deklaracja?
Po utworzeniu, e-deklaracja jest zapisywana w bazie danych i otrzymuje status robocza. W tej fazie operator ma możliwość wprowadzenia poprawek do dokumentu. Jednakże, aby móc podpisać i wysłać deklarację, musi ona mieć status gotowa do podpisania, co użytkownik może ustawić w przeglądarce deklaracji.
Rozróżnienie między statusami robocza i gotowa do podpisania jest kluczowe, zwłaszcza w biurach rachunkowych, gdzie wiele osób może obsługiwać e-deklaracje. Dzięki temu administratorzy mogą mieć pewność, że tylko zweryfikowane dokumenty są wprowadzane do procesu podpisywania i wysyłania. Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której niesprawdzona i niezweryfikowana deklaracja sporządzona przez operatora wprowadzana jest do procesu podpisywania i wysyłania. Rozróżnienie obu statusów pozwala operatorowi na decydowanie o tym, czy wskazana e-deklaracja jest jej ostateczną wersją i czy może zostać wprowadzona do procesu podpisywania i wysyłania czy też nie.
Warto pamiętać, że zmiana statusu e-deklaracji na gotowa do podpisania wiąże się z usunięciem przypisanego numeru referencyjnego oraz urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Program Wapro Kaper ostrzega przed tym działaniem, ponieważ może to prowadzić do sytuacji, w której deklaracja będzie traktowana jako niewysłana, mimo wcześniejszej wysyłki.
Każda edytowania i zapisana deklaracja powoduje zmianę statusu na robocza lub gotowa do podpisania bez względu na to, jaki status miała przed modyfikacją.
Jeśli deklaracja posiada UPO lub była tylko wysyłana na serwer e-deklaracji, ustawienie statusu e-deklaracji na gotowa do podpisania powoduje usunięcie przypisanego do deklaracji numeru referencyjnego (UID) oraz urzędowego poświadczenia odbioru (UPO), o czym program każdorazowo ostrzega.
Usunięcie numeru referencyjnego powoduje, że deklaracja traktowana jest w programie jako niewysłana, nawet jeśli taka operacja miała w przeszłości miejsce. Powtórne wysłanie i pobranie UPO w takiej sytuacji powoduje na ogół, że serwer docelowy zwraca informację, że przesłano duplikat deklaracji a pobrane UPO dotyczy oryginału.
Aby uprościć proces dla użytkowników, którzy pełnią zarówno rolę operatora, jak i administratora, wprowadzono możliwość pominięcia etapu robocza deklaracji. Zaznaczenie odpowiedniej opcji podczas tworzenia e-deklaracji pozwala na automatyczne nadanie statusu gotowa do podpisania.
