Tworzenie e-deklaracji
Tworzenie e-deklaracji w programie prze-deklaracjistawia schematycznie rysunek:
Deklarację w formie elektronicznej tworzy się w programie Wapro Kaper Księga podatkowa przy okazji tworzenia zwykłej deklaracji. Deklaracja elektroniczna w istocie rzeczy jest ciągiem danych wysyłanych w postaci pliku XML po podpisaniu na serwer Ministerstwa Finansów. Jeśli zaznaczona jest odpowiednia deklaracja w ustawieniach firmy (udziałowca, pracownika) – podczas zapisywania deklaracji utworzony zostanie wspomniany ciąg w formacie XML oraz przeprowadzona zostanie jego wstępna weryfikacja pod względem poprawności. Weryfikacja wstępna wymaga połączenia z Internetem, gdyż utworzony dokument XML jest porównywany ze wzorcem znajdującym się na stronie Ministerstwa Finansów.
Należy podkreślić, że wymagania serwera odbierającego e-deklaracji co do formatu danych i ich poprawności są dużo bardziej rygorystyczne niż w przypadku deklaracji „papierowych”. Powodem odrzucenia e-deklaracji przez serwer może być nawet niewłaściwie wstawiona spacja albo data wprowadzona w niewłaściwym formacie. Oprócz tego w wielu miejscach deklaracja w formie „papierowej” nie jest spójna z tą w wersji elektronicznej (np. format zapisywania daty). Z tego powodu program Wapro Kaper Księga podatkowa wyposażony jest w mechanizmy pozwalające na wychwycenie i korektę takich sytuacji w tak dużym stopniu, w jakim jest to możliwe. Program wykorzystuje do tego procedury własne oraz mechanizmy kontroli syntaktycznej udostępniane przez .NET Framework. Komunikaty pochodzące z tego ostatniego modułu są wyświetlane na formatce na zakładce „Błędy weryfikacji e-deklaracji”. W obecnej wersji programu pozostawiono je w oryginalnym brzmieniu generowanym przez mechanizmy .NET Framework.
Wykrycie przez proces wstępnej (prze-deklaracji wysłaniem) weryfikacji błędów w e-deklaracji sygnalizowane jest komunikatem ostrzegawczym. Deklarację taką można co prawda zapisać i wprowadzić do dalszego procesu obsługi, ale liczyć się należy z tym, że najprawdopodobniej zostanie ona odrzucona przez serwer Ministerstwa Finansów, co jest równoznaczne z nie złożeniem deklaracji. Z tego powodu sugeruje się również nie odkładanie wysyłania e-deklaracji na ostatni moment, aby – w razie błędu – uniknąć konsekwencji nie złożenia dokumentu w przewidzianym ustawą terminie. Ostateczna weryfikacja poprawności e-deklaracji przeprowadzana jest bowiem wyłącznie przez serwer docelowy.
Utworzona deklaracja w formie elektronicznej zapisywana jest w bazie danych i otrzymuje status deklaracji roboczej (opisowe statusy e-deklaracji widoczne są w przeglądarce deklaracji). Deklaracja o takim statusie może być jeszcze korygowana przez operatora. Próba podpisania takiej deklaracji i ewentualnego jej wysłania nie powie-deklaracjizie się, gdyż przy podpisywaniu e-deklaracji brane są wyłącznie pod uwagę deklaracje o statusie gotowa do podpisania. Status ten nadaje deklaracji operator poprzez zaznaczenie (np. spacją) w przeglądarce deklaracji oraz wybranie z menu e-deklaracji (dostępnego po naciśnięciu Ctrl+E z przeglądarki deklaracji) pozycji „Zmień status zaznaczonych e-deklaracji na gotowe do podpisania".
Każda edycja deklaracji z jej zapisaniem ustawia status deklaracji na „roboczą” (lub „gotową do podpisania”) bez względu na to, jaki status miała ona prze-deklaracji tą operacją.
Rozróżnienie obu wspomnianych wyżej statusów („robocza” i „gotowa do podpisania”) ma na celu ułatwienie pracy biur rachunkowych w sytuacji, kiedy jest wielu operatorów e-deklaracji i jeden administrator (osoba upoważniona do podpisywania deklaracji). Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której nie sprawdzona i nie zweryfikowana deklaracja sporządzona przez operatora wprowadzana jest do procesu podpisywania i wysyłania. Rozróżnienie obu statusów pozwala operatorowi na decydowanie o tym, czy wskazana e-deklaracji jest jej ostateczną wersją, czy jeszcze nie i czy wobec tego może ona zostać wprowadzona do procesu podpisywania i wysyłania czy też nie.
Jeśli deklaracja posiada UPO lub była tylko wysyłana na serwer e-deklaracji, ustawienie statusu e-deklaracji na „gotowa do podpisania” powoduje usunięcie przypisanego do deklaracji numeru referencyjnego (UID) oraz urzędowego poświadczenia odbioru (UPO), o czym program każdorazowo ostrzega.
Usunięcie numeru referencyjnego powoduje, że deklaracja traktowana jest w programie jako niewysłana, nawet jeśli taka operacja miała w przeszłości miejsce. Powtórne wysłanie i pobranie UPO w takiej sytuacji powoduje na ogół, że serwer docelowy zwraca informację, iż przesłano duplikat deklaracji a pobrane UPO dotyczy oryginału.
Ponieważ opisane wyżej rozróżnienie obu stanów i wynikająca z niego konieczność zmiany statusu e-deklaracji z roboczej na gotowy do podpisania w przypadku, kiedy jedna i ta sama osoba posiada uprawnienia operatora i administratora może być uciążliwe, wprowadzono możliwość pomijania podczas tworzenia e-deklaracji etapu deklaracji roboczej. Zaznaczenie opcji wyróżnionej na poniższym rysunku powoduje, że zapisana deklaracja od razu uzyskiwać będzie status gotowej do podpisania, z pominięciem statusu roboczej.
