Jak rejestrować zdarzenia gospodarcze związane z najmem lokalu?

Ewidencja zdarzeń gospodarczych dotyczących wynajmu lokalu w Wapro Kaper jest podstawowym narzędziem do rejestracji wszelkich przychodów oraz wydatków związanych z najmem. W ramach tej ewidencji dokumentowane są nie tylko czynsze, ale także wszystkie ponoszone koszty i inne wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją wynajmowanego lokalu.

Dzięki skrupulatnej ewidencji właściciele nieruchomości mogą skutecznie rozliczać się z podatku dochodowego od osób fizycznych. Do tego celu służy deklaracja ZPIT-5, która opiera się na rzetelnie prowadzonej dokumentacji finansowej. Prowadzenie szczegółowej ewidencji jest niezbędne nie tylko do celów podatkowych, ale także umożliwia monitorowanie opłacalności inwestycji w najem lokalu.

Okno księgowania w Ewidencji przychodów i rozchodów zostało zaprojektowane tak, aby zmniejszyć ilość wprowadzanych danych do niezbędnego minimum. Księgowanie w ewidencji jest jednocześnie księgowaniem do odpowiedniego rejestru VAT. Kolejność wprowadzania danych została dobrana w taki sposób, aby jak największa ilość danych wynikała z danych już wprowadzonych.

Aby rozpocząć rejestrowanie dokumentów dotyczących najmu, należy na karcie firmy wybrać pozycję Ewidencja przychodów i rozchodów i kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).

Jak wprowadzić dane podstawowe?

Na zakładce Podstawowe użytkownik powinien wprowadzić dane niezbędne do procesu księgowania:

• Data księgowania - wynika z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu,
• Numer dowodu księgowego - numer faktury lub innego dowodu,

• Treść (opis zdarzenia gospodarczego) - rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego. Treść wraz z rodzajem zapisu i danymi dotyczącymi księgowania w rejestrze VAT można wstawić z kartoteki zdarzeń gospodarczych, którą wywołuje się, klikając przycisk Wybierz (klawisze Ctrl-Z),
• Rodzaj zapisu - zależny od rodzaju zdarzenia gospodarczego,
• NIP (kontrahenta) - w programie przyjęto założenie, że każdy kontrahent powinien znajdować się w kartotece kontrahentów, dlatego też wpisanie NIP-u spowoduje akcję wyszukiwania właśnie w tej kartotece. Procedura wyszukiwana skonstruowana jest w ten sposób, że inne rozmieszczenie kresek w numerze zapisanym w kartotece a inne we wpisywanym numerze na formatce księgowania nie wywoła błędu. Podczas wyszukiwania wyświetlana jest uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów. W przypadku znalezienia kontrahenta, wystarczy nacisnąć klawisz Enter, a dane kontrahenta znajdą się w odpowiednich polach formatki księgowania. Jeżeli kontrahent nie zostanie odnaleziony, wówczas program zaproponuje dopisanie go do kartoteki i wyświetli stosowną formatkę. Tabelę z kartoteką kontrahentów można również wywołać z formatki księgowania, klikając przycisk Wybierz (klawisze Ctrl-K),
• Nazwa (kontrahenta) - w tym polu można wyszukać kontrahenta, podając jego nazwę. Podczas wpisywania nazwy pojawi się uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów,
• Adres (kontrahenta) - zostanie pobrany z kartoteki kontrahentów,
• Stawka VAT - w większości przypadków księgowanie dokumentu odbywa się w jednej stawce VAT - z listy dostępnych stawek VAT należy wybrać właściwą. Jeżeli na dokumencie jest więcej niż jedna stawka VAT, należy przejść na zakładkę Kwoty w VAT i wpisać kwoty w odpowiednie pola,
• Netto - kwota netto dokumentu. Podczas wpisywania automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i brutto,
• VAT - system automatycznie wpisze kwotę VAT dokumentu. Jeżeli po wpisaniu kwoty netto lub brutto okaże się, że na dokumencie jest inna kwota VAT, można ją skorygować ręcznie,
• Brutto - kwota brutto dokumentu. Kwoty netto i VAT zostaną wyliczone automatycznie,
• Licz VAT - gdy pole zostanie odznaczone, wpisywanie kwot w polach Netto lub Brutto nie spowoduje przeliczania w polu VAT. Gdy wartość w polu VAT zostanie zmodyfikowana, znacznik w polu Licz VAT zostanie automatycznie usunięty. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota VAT została ręcznie zmodyfikowana,
• Uwagi do dokumentu - pola, w których użytkownik może wpisywać dowolne notatki. Jeśli treść notatek powinna znaleźć się na wydruku, należy postawić znacznik obok wybranego pola.

Jak wprowadzić kwoty w stawkach VAT?

Zakładka Kwoty w VAT jest używana głównie w sytuacjach, gdy na dokumencie występuje więcej niż jedna stawka VAT. Pola na tej zakładce zostały zorganizowane w formie tabeli, która zawiera wiersze odnoszące się do poszczególnych stawek VAT, a kolumny pełnią następujące funkcje:

• Netto - kwota netto w danej stawce z dokumentu. Podczas wpisywania kwoty automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i brutto,
• VAT - system automatycznie uzupełni kwotę VAT w danej stawce z dokumentu. Jeżeli po wpisaniu kwoty netto lub brutto okaże się, że na dokumencie jest inna kwota VAT, można ją skorygować ręcznie,
• Brutto - kwota brutto w danej stawce z dokumentu. Podczas wpisywania kwoty automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i netto,
• Licz VAT - gdy pole zostanie odznaczone, wpisywanie kwot w polach Netto lub Brutto nie spowoduje przeliczania w polu VAT. Gdy wartość w polu VAT zostanie zmodyfikowana, znacznik w polu Licz VAT zostanie automatycznie usunięty. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota VAT została ręcznie zmodyfikowana.

W przypadku księgowania w stawkach 0% oraz operacji zwolnionej i niepodlegającej VAT, na formatce występują tylko kwoty netto. Dodatkowo przy sprzedaży eksportowej możliwe jest zaznaczenie opcji Tax Free.

Jak wprowadzić dane dotyczące rejestru VAT?

Aby skutecznie wprowadzić dane do rejestru VAT, należy przejść na zakładkę Rejestr VAT. W tym miejscu można dodawać, edytować lub przeglądać informacje związane transakcjami VAT:

• Dokument - określenie czy księgowana jest faktura VAT pierwotna (sprzedaży lub zakupu) czy korygująca (zwrot towaru lub zmiana ceny, ilości itp.). Wybranie odpowiedniej opcji decyduje o tym, do którego rejestru VAT trafi księgowany dokument np. rejestru sprzedaży czy rejestru korekt sprzedaży,

• Data wystawienia dokumentu - data własna dokumentu, np. faktury VAT. Przy fakturach zakupu data ta nie ma wpływu na moment odliczenia podatku VAT naliczonego. W przypadku dokumentu sprzedaży jest to data powstania obowiązku podatkowego,

• Data otrzymania dokumentu - dotyczy tylko rejestrów podatku VAT naliczonego i jest datą, wg której będzie ustalany termin odliczenia podatku VAT naliczonego na tym dokumencie. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży pole to jest nieaktywne,

• Odliczenie VAT Całkowite - rodzaj odliczenia VAT, który ma znaczenie tylko dla dokumentów zakupu. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży pole to jest nieaktywne:

  • Całkowite – ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej,
  • Proporcjonalne – ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej oraz zwolnionej. Ten przypadek występuje np. gdy firma prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT - wszystkie koszty związane z działalnością firmy należy odliczać w ten sposób,
  • Bez odliczenia – w ten sposób należy przydzielić faktury VAT, które zostały wadliwie wystawione lub podatek nie może być odliczony z innych powodów.

• Miesiąc odliczenia VAT - podatek naliczony można odliczać w miesiącu otrzymania faktury lub w miesiącu następnym. Pole to pozwala wybrać, w którym miesiącu zostanie odliczony VAT naliczony na księgowanej fakturze. Wybór miesiąca ma również wpływ na to, w którym miesiącu zapis pojawi się w rejestrze VAT,

• Kwota w ewidencji przychodów i rozchodów (Netto – Brutto) - informacja o tym, która kwota z dokumentu zostanie zaksięgowana w KPiR. Jeśli nie można odliczyć naliczonego podatku VAT, kwotę podatku można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. W tym przypadku należy wybrać opcję Brutto - do ewidencji zostanie wpisana kwota brutto dokumentu,

• Kwota - dowolna kwota, która ma być uwidoczniona w ewidencji. Pole to zawsze będzie wypełniane automatycznie,

• Pobieraj - zmodyfikowanie wartości w polu spowoduje usunięcie zaznaczenia z tego pola. Oznacza to, że kwota nie będzie pobierana z sumy netto lub brutto dokumentu. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota w ewidencji została ręcznie zmodyfikowana.