Okno księgowania
Ewidencja Przychodów i Rozchodów dla Najmu służy do rejestracji zdarzeń gospodarczych związanych z najmem lokalu. W ewidencji ujmowane są czynsze oraz ponoszone koszty i inne wydatki. Na podstawie Ewidencji następuje rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych – w formie deklaracji ZPIT-5 (dawna PIT-5).
Okno księgowania w ewidencji przychodów i rozchodów zostało zaprojektowane tak, aby zmniejszyć ilość wprowadzanych danych do niezbędnego minimum. Księgowanie w ewidencji jest jednocześnie księgowaniem do odpowiedniego rejestru VAT. Kolejność wprowadzania danych została dobrana w taki sposób, aby jak największa ilość danych wynikała domyślnie z danych już wprowadzonych. Okno zostało podzielone na trzy zakładki. W znakomitej większości przypadków wystarczy wypełnić pola należące do pierwszej zakładki „Podstawowe”.
Zakładka „Podstawowe”
Data księgowania. Wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu.
Numer dowodu księgowego. Jest to numer faktury lub innego dowodu.
Treść (opis zdarzenia gospodarczego). Rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego. Treść wraz z rodzajem zapisu i danymi dotyczącymi księgowania w rejestrze VAT można wstawić z kartoteki Zdarzenia gospodarcze, którą wywołuje się naciskając kombinację klawiszy [Ctrl-Z], lub przez kliknięcie myszki na przycisk [Wybierz].
Rodzaj zapisu. Należy wybrać rodzaj zapisu, w zależności od rodzaju zdarzenia gospodarczego.
NIP (kontrahenta). W programie przyjęto założenie, że każdy kontrahent musi znajdować się w kartotece kontrahentów, dlatego też wpisanie numeru NIP spowoduje akcję wyszukiwania w tej kartotece. Procedura wyszukiwana skonstruowana jest w ten sposób, że inne rozmieszczenie kresek w numerze zapisanym w kartotece a inny we wpisywanym numerze na formatce księgowania nie spowoduje nieprawidłowego wyszukania. Podczas wyszukiwania wyświetlana jest uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów. W przypadku znalezienia szukanego kontrahenta wystarczy nacisnąć klawisz [Enter], aby dane kontrahenta znalazły się w odpowiednich polach formatki księgowania. Jeżeli kontrahent nie zostanie odnaleziony, wówczas program zaproponuje dopisanie go do kartoteki i wyświetli stosowną formatkę. Tabelę z kartoteką kontrahentów można również wywołać z formatki księgowania w dowolnym momencie naciskając kombinację klawiszy [Ctrl-K] lub przez kliknięcie myszki na przycisk [Wybierz].
Nazwa (kontrahenta). Jeżeli nie został podany numer NIP to można wyszukać kontrahenta podając jego nazwę. Tak samo, jak podczas wyszukiwania numeru NIP podczas wpisywania nazwy pojawi się uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów.
Adres (kontrahenta). Podobnie jak nazwa zostanie pobrany z kartoteki kontrahentów.
Stawka VAT. W większości przypadków księgowanie dokumentu odbywa się w jednej stawce VAT. Należy wówczas z listy dostępnych stawek VAT wybrać właściwą. Jeżeli na dokumencie jest więcej niż jedna stawka VAT należy przejść do następnej zakładki Kwoty w stawkach VAT i tam wpisać kwoty w odpowiednie pola.
Netto. Należy wpisać kwotę netto dokumentu. Podczas wpisywania kwoty automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i Brutto
VAT. Zostanie tu automatycznie wpisana kwotę VAT dokumentu. Jeżeli po wpisaniu kwoty Netto lub Brutto okaże się, że na dokumencie jest inna kwota VAT, można ta kwotę skorygować ręcznie.
Brutto. Jeżeli nie jest znana wartość netto wówczas można zaksięgować kwotę Brutto, a kwoty Netto i VAT zostaną wyliczone automatycznie.
Licz VAT. Gdy z pola zlikwidowane zaznaczenie wówczas wpisywanie kwot w polach Netto lub Brutto nie spowoduje przeliczania w polu VAT. Gdy zostanie zmodyfikowane pole VAT, wówczas zaznaczenie pola zostanie automatycznie zlikwidowane. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota VAT została ręcznie zmodyfikowana.
Pole, w które można wpisywać dowolne notatki użytkownika. Jeśli nie mają one znaleźć się na wydruku, należy zaznaczyć pole opcji.
Zakładka „Kwoty w stawkach VAT”
Ta zakładka będzie używana w małej ilości przypadków, gdy na dokumencie wystąpi więcej niż jedna stawka VAT. Pola na zakładce ułożone są w postaci tabeli, której wiersze dotyczą poszczególnych stawek VAT, natomiast kolumny są następujące:
Netto. Należy wpisać kwotę netto w danej stawce z dokumentu. Podczas wpisywania kwoty automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i Brutto
VAT. Zostanie tu automatycznie wpisana kwotę VAT w danej stawce z dokumentu. Jeżeli po wpisaniu kwoty Netto lub Brutto okaże się, że na dokumencie jest inna kwota VAT, można ta kwotę skorygować ręcznie.
Brutto. Jeżeli nie jest znana wartość netto wówczas można zaksięgować kwotę Brutto, a kwoty Netto i VAT zostaną wyliczone automatycznie.
Licz VAT. Gdy z opcji zostanie usunięte zaznaczenie wówczas wpisywanie kwot w polach Netto lub Brutto nie spowoduje przeliczania w polu VAT. Gdy zostanie zmodyfikowane pole VAT, wówczas zaznaczenie opcji zostanie automatycznie usunięte. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota VAT została ręcznie zmodyfikowana.
W przypadku księgowania w stawkach 0% oraz operacji zwolnionej i nie podlegającej VAT na formatce występują tylko kwoty netto. Dodatkowo przy sprzedaży eksportowej możliwe jest zaznaczenie, że jest to sprzedaż dla zagranicznych turystów przez zaznaczenie opcji Tax Free.
Zakładka „Rejestr VAT”
Dokument (Pierwotny – Korygujący). Określenie czy jest księgowana faktura VAT pierwotna (sprzedaży lub zakupu) czy korygująca (zwrot towaru lub zmiana ceny, ilości itp.). Wybranie odpowiedniej opcji decyduje o tym, do którego rejestru VAT trafi księgowany dokument np. rejestr sprzedaży czy rejestr korekt sprzedaży.
Data wystawienia dokumentu. Jest to data własna dokumentu np. faktury VAT. Przy fakturach zakupu ta data nie ma wpływu na moment odliczenia podatku VAT naliczonego, natomiast w przypadku dokumentu sprzedaży jest to data powstania obowiązku podatkowego
Data otrzymania dokumentu. Dotyczy tylko rejestrów podatku VAT naliczonego i jest datą, według której będzie ustalany termin odliczenia podatku VAT naliczonego na tym dokumencie. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne
Odliczenie VAT Całkowite, Proporcjonalne, Bez odliczenia. Rodzaj odliczenia VAT, który ma znaczenie tylko dla dokumentów zakupu. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne.
Odliczenie VAT Całkowite – ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej.
Odliczenie VAT Proporcjonalne – ma miejsce wówczas, gdy został dokonany zakup opodatkowany przeznaczony w całości do sprzedaży opodatkowanej oraz zwolnionej. Ten przypadek występuje wówczas, np., gdy firma prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT, wtedy wszystkie koszty związane z działalnością firmy należy odliczać w ten sposób.
Bez odliczenia – w ten sposób należy przydzielić faktury VAT, które zostały wadliwie wystawione lub podatek nie może być odliczony z innych powodów.
Miesiąc odliczenia VAT . Według ustawy o podatku VAT podatek naliczony można odliczać w miesiącu otrzymania faktury lub w miesiącu następnym. To pole pozwala wybrać, w którym miesiącu dostanie odliczony VAT naliczony na księgowanej fakturze. Wybór miesiąca ma również wpływ na to, w którym miesiącu zapis pojawi się w rejestrze VAT.
Kwota w ewidencji przychodów i rozchodów (Netto – Brutto). Informacja o tym, która kwota z dokumentu zostanie zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów. Gdy nie można odliczyć naliczonego podatku VAT można kwotę podatku zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. W tym przypadku należy wybrać opcję Brutto, do ewidencji zostanie wpisana kwota brutto dokumentu.
Kwota. W tym polu można wpisać dowolną kwotę, która ma być uwidoczniona w ewidencji. Praktycznie pole to zawsze będzie wypełniane automatycznie i nie będzie potrzeby modyfikacji jego zawartości.
Pobieraj. Dokonanie poprawki w polu Kwota spowoduje usunięcie zaznaczenia z tego pola, oznacza to, że kwota nie będzie pobierana z sumy netto lub brutto dokumentu. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota w ewidencji została ręcznie zmodyfikowana.