Jak zarządzać kartoteką firm?

Zarządzanie kartoteką firm w Wapro Kaper to ważny element efektywnej organizacji danych w każdym przedsiębiorstwie. W dobie cyfryzacji i stale rosnącej konkurencji, umiejętność prawidłowego gromadzenia, aktualizowania i udostępniania informacji o partnerach biznesowych jest niezbędna dla sukcesu każdej organizacji.

Jak utworzyć nową firmę?

Aby utworzyć nową firmę, należy wybrać w menu Start | Wybór firmy i kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).

Uwaga

Obowiązkowo należy wprowadzić dane adresowe udziałowca (karta Dane adresowe) oraz podać datę, od której obowiązuje podany adres nawet, jeżeli jest to jedyny adres udziałowca i nigdy nie był zmieniany.

Jak dodać mikrorachunek podatkowy firmy?

Od 1 stycznia 2020 roku przelewy podatkowe podmiotów gospodarczych wykonywane są na mikrorachunki podatkowe. Aby zarejestrować taki rachunek w programie, należy dodać go do rachunków bankowych w kartotece danych firmy. Aby dodać zarówno zwykły rachunek bankowy firmy jak i mikrorachunek podatkowy, należy przejść do widoku Start | Wybór firmy, wybrać firmę z listy i kliknąć przycisk Popraw (klawisz F2). Następnie należy wybrać zakładkę Rachunki bankowe i kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).

Użytkownik ma możliwość wpisania numeru rachunku na dwa sposoby:

1. Ręcznie - na stronie podatki.gov.pl - powinien wygenerować numer mikrorachunku podatkowego na podstawie NIP-u firmy.

Tak wygenerowany numer należy wstawić w polu Numer rachunku. W polu Rodzaj należy wybrać pozycję Mikrorachunek.

2. Automatycznie - na formatce Dodawanie nowego rachunku należy kliknąć przycisk Wstaw dane mikrorachunku dla PESEL: XXXXXXXXXX. Wszystkie dane zostaną automatycznie wstawione w pola formatki.

Po zapisaniu wprowadzonych danych nowy rachunek pojawi się na liście.

Po zapisaniu numeru mikrorachunku podatkowego w kartotece będzie on automatycznie wstawiany na przelewach podatkowych PIT oraz VAT firmy tworzonych z datą od 1 stycznia 2020 r.

Wygenerowany mikrorachunek zostanie również automatycznie dodany do rachunków bankowych firmy.

Jak wprowadzić firmę, która działała wcześniej?

Program Wapro Kaper oferuje możliwość wprowadzenia firmy, której działalność rozpoczęła się przed momentem wprowadzenia jej do bazy danych. Aby prawidłowo naliczać podatek dochodowy, prawidłowo tworzyć rozliczenie roczne i inne dokumenty, niezbędne jest wtedy uzupełnienie odpowiednich danych w widoku Start | Wybór firmy, po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins):

• w polu Data wprowadzenia do programu,
• na zakładce Dane z przeniesienia.

Na zakładce tej znajdują się pola odpowiadające stawkom ryczałtu, po jednym wierszu dla każdego miesiąca w roku. Aktywne są tylko te miesiące, które dzielą datę rozpoczęcia działalności od miesiąca, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji w programie. W powyższym przykładzie firma rozpoczęła działalność 1 stycznia 2008 r., a do systemu została wprowadzona została dnia 1 marca 2008 r., wobec powyższego aktywne są wiersze odpowiadające styczniowi i lutemu.

Wypełnienie tych pól i zapisanie formatki skutkuje wprowadzeniem do księgi zapisów, które mają kolumnie Dokument opis Sprzedaż z przeniesienia za 02 2007. Tworzone są osobne dokumenty dla sprzedaży (dla księgi i osobne dla zakupów). Cyfry na końcu tekstu w polu Dokument oznaczają miesiąc i rok, którego kwoty zapisu dotyczą. Tego rodzaju zapisy mogą być wprowadzane i modyfikowane wyłącznie w oknie danych firmy.

Dla pozostałych rodzajów ewidencji (ryczałt, najem) wprowadzony został analogiczny mechanizm.

Przyporządkowanie udziałowca do firmy

Aby rozliczanie podatku dochodowego właściciela firmy było możliwe, należy przyporządkować właściciela do firmy i podać jego udział procentowy.

Każde przypisanie danych właściciela/właścicieli do firmy lub zmiana udziałów procentowych związane jest z remanentem. W związku z tym w danych firmy powinny za każdym razem znaleźć się dane:

• Data zmiany remanentu/zmiany udziałów,
• Numer remanentu,
• Wartość remanentu - (w szczególnym przypadku może być zerowa),
• Udziały procentowe w przychodach i kosztach poszczególnych udziałowców.

Aby przypisać udziały procentowe, należy przejść do widoku Start | Wybór firmy, wybrać firmę z listy i otworzyć zakładkę Udziały.

Jak zdefiniować sposób numeracji dokumentów?

Sposób numeracji dokumentów można zmieniać raz do roku (z początkiem roku kalendarzowego), wybierając numer startowy oraz tryb numeracji - miesięczny lub roczny. Funkcja ta działa zgodnie z zasadami:

• program wymaga wprowadzenia sposobu numeracji tylko raz i obowiązuje ona do roku, dla którego wprowadzono nowy sposób numeracji. Oznacza to, że jeśli użytkownik ustawi sposób numeracji roczny dla 2019 r. a w 2023 r. zdecyduje się zmienić numerację na miesięczną, będzie musiał wprowadzić nowy sposób numeracji dopiero w 2023 r. W latach 2020-2022 program będzie zakładał, że obowiązuje sposób numeracji określony dla roku 2019,
• w przypadku, kiedy użytkownik zmieni rok aktualny na wcześniejszy, niż najwcześniejszy na liście (w tym przypadku np. na 2017), program poinformuje użytkownika, że nie wskazano sposobu numeracji dokumentów dla tego roku i że zostanie użyty sposób numeracji ustawiony w uprzedni sposób (w wersjach, dla których nie było możliwości różnicowania sposobu numerach w poszczególnych latach). Przed zmianami w numerach dokumentów, użytkownik może zmienić ten domyślny sposób metodą opisaną w poprzednim punkcie.

Coroczna zmiana sposobu numeracji dokumentów możliwa jest w widoku Start | Wybór firmy, po wybraniu firmy i przejściu na zakładkę Ewidencje księgowe | Ustawienia ewidencji.

Jak wprowadzić parametry VAT firmy?

Po utworzeniu nowej firmy program definiuje domyślnie większość parametrów odpowiedzialnych za sposób rejestracji oraz naliczania podatku VAT. Ustawienia domyślne zakładają, że podatnik:

• nie jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową,
• rozlicza podatek VAT miesięcznie.

Program rejestruje historię zmian sposobu rozliczenia podatku VAT przez firmę.

W widoku Start | Wybór firmy | Edycja danych firmy | VAT | Stawki VAT istnieje możliwość zdefiniowania stawek VAT, które będą wykorzystywanie w firmie.

Po zdefiniowaniu odpowiedniego kompletu stawek VAT, w rejestrach VAT istnieje możliwość utworzenia automatycznego filtra o tej samej nazwie, pozwalającego na wyszukanie dokumentów VAT posiadających niezerowe kwoty w poszczególnych stawkach podatku VAT. Filtr jest podzielony na dwie części: główna część filtra zawiera stawki, które są zaznaczone jako używane w danej firmie, a druga część, stawki, które nie są zaznaczone jako używane.

Uwaga

Zmiana przyporządkowania stawek do grupy używanych lub nieużywanych może w pewnych warunkach skutkować koniecznością ponownego wstawienia filtra celem odświeżenia jego konstrukcji.

Dokumenty, które posiadają kwoty w wielu stawkach pokazywane są w wielu gałęziach filtra. W celu wyszukania dokumentów posiadających jednocześnie kwoty w dwóch konkretnych stawkach, filtr należy zagnieździć, identycznie jak w przypadku pozostałych filtrów w programie.

W przypadku gdy firma rozlicza podatek VAT kwartalnie, należy zmodyfikować domyślnie utworzony zapis w widoku Rozliczenie VAT, klikając przycisk Popraw (klawisz F2).

Jeżeli firma zmienia sposób rozliczania tego podatku już w trakcie księgowania w programie Wapro Kaper, należy dodać nowy zapis w widoku Rozliczenie VAT, klikając przycisk Dodaj (klawisz Ins).

W wyświetlonej formatce należy zdefiniować:

• okresy rozliczeń:
  • miesięczne,
  • kwartalne.
• rok oraz okres w roku, od którego zmiana ma obowiązywać,
• firmy będące małymi podatnikami, które w rozumieniu przepisów podatkowych mogą włączyć lub wyłączyć rozliczanie podatku VAT metodą kasową.

Aby uniknąć problemów podczas ponownego przeliczania wcześniej naliczonych i rozliczonych deklaracji VAT-7, w których podatek naliczony odliczany był dopiero po całkowitym rozliczeniu należności, został wprowadzony parametr Wykazywanie podatku naliczonego w metodzie kasowej MP po zapłaceniu całości należności stosuj do dnia. Jest on dostępny w oknie edycji danych firmy, na zakładce Rozliczenie VAT.

Parametr ten pozwala określić końcową datę kwartału, za który została rozliczona deklaracja VAT-7. Deklaracja ta powinna być wygenerowana przy odliczeniach naliczonego podatku VAT od całkowicie rozliczonych faktur zakupu.

Podatek naliczony VAT w fakturach zarejestrowanych po tej dacie będzie odliczany częściowo, proporcjonalnie do stopnia rozliczenia faktury.

Grupa VAT

W przypadku kiedy firma zarejestrowana w programie staje się uczestnikiem Grupy VAT, należy ją powiązać z grupą VAT zarejestrowaną w programie.

Proces rejestrowania grup VAT oraz wiązania z nimi uczestników oraz kontrahentów uczestniczących w grupie VAT, został opisany w instrukcji Kontrahenci.

Aby przypisać grupę VAT, należy przejść do widoku Start | Wybór firmy, wybrać firmę z listy i kliknąć przycisk Popraw (klawisz F2). W oknie Edycja danych firmy należy wybrać VAT | Grupa VAT i postawić znacznik w polu Firma należąca do grupy VAT. Następnie należy kliknąć ikonę w polu Grupa VAT. Na ekranie wyświetli się lista grup, w których we wcześniejszych okresach uczestniczyła firma. Aby dodać grupę, z którą chcemy powiązać firmę, należy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins). Po kliknięciu ikony w polu Grupa VAT na ekranie wyświetli się kartoteka kontrahentów. Po wybraniu z listy odpowiedniej grupy VAT wystarczy uzupełnić pozostałe informacje, takie jak datę, od której firma należy do grupy. Jeżeli firma jest reprezentantem grupy, należy zaznaczyć opcję Przedstawiciel grupy VAT.

Uwaga

Rozliczeniem podatku VAT z US zajmuje się wyłącznie przedstawiciel grupy VAT (wysyła pliki JPK_V7). W związku z tym program Wapro JPK będzie wysyłał cyklicznie pliki dla firm uczestniczących w grupach VAT wyłącznie z firm oznaczonych jako Przedstawiciel grupy VAT. Z pozostałych firm uczestniczących w grupie VAT w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy deklaracja i ewidencja zawarta w pliku, program nie będzie wysyłał żadnych danych.

Parametry ZUS, płace, umowy

Sekcja ZUS, płace, umowy gromadzi parametry odpowiedzialne za sposób działania modułu naliczania wynagrodzeń oraz rozliczenie ZUS. W sekcji znajdują się następujące parametry:

• Dane płatnika ZUS:
  • Dane firmy,
  • Dane właściciela.
• Odliczenie od dochodu udziałowców (składki na ZUS):
  • Wstawienie do składników deklaracji ZPIT-5,
  • Wstawienie do dowodu wewnętrznego.
• Miejsce zapisu plików dla aplikacji Płatnik - umożliwia zdefiniowanie domyślnej lokalizacji na dysku komputera, w której program będzie każdorazowo zapisywał utworzone pliki do zaimportowania w programie Płatnik,
• Miesiąc wpłaty składki PPK - parametr umożliwia zdefiniowanie domyślnego miesiąca, w którym rejestrowana będzie wypłata PPK z listy. Do wyboru są dwie opcje:
  • w miesiącu wypłaty z listy płac,
  • w następnym miesiącu.
• Płace - umożliwia włączenie lub wyłączenie drukowania na rachunkach FP i FGŚP,
• Rodzaj rozliczenia ZUS - umożliwia zdefiniowanie dla każdego roku ilości pracowników zatrudnionych w firmie. Dostępne są dwie opcje:
  • do 20 pracowników,
  • powyżej 20 pracowników.

Jak zarejestrować zawieszenie działalności gospodarczej?

Funkcja Zawieszenie działalności gospodarczej umożliwia zarejestrowanie w kartotece firmy okresów formalnego zawieszenia prowadzenia działalności. Informacja o zawieszeniu wpływa na działanie wybranych mechanizmów programu, m.in.:

• naliczanie amortyzacji środków trwałych,
• wyliczanie składek ZUS udziałowców,
• tworzenie wybranych deklaracji podatkowych,
• ostrzeżenia podczas zapisywania dokumentów.

Samo wprowadzenie okresu zawieszenia nie blokuje pracy w programie. W większości przypadków system jedynie ostrzega użytkownika o wykonywaniu operacji w czasie zawieszenia działalności i pozwala kontynuować pracę.

Dodawanie okresu zawieszenia działalności

Okres zawieszenia działalności można zarejestrować bezpośrednio w kartotece firmy. Program umożliwia dodawanie wielu okresów zawieszenia, ich późniejszą edycję oraz usuwanie. Zapisane informacje są automatycznie uwzględniane podczas wykonywania operacji związanych między innymi z amortyzacją środków trwałych, rozliczaniem składek ZUS oraz tworzeniem deklaracji podatkowych. Przed zapisaniem danych system weryfikuje poprawność wprowadzonych informacji i sprawdza, czy nowy okres nie koliduje z istniejącymi okresami zawieszenia.

Uwaga

Dla danej firmy nie można zapisać nakładających się okresów zawieszenia. W przypadku wykrycia kolizji dat, próba zapisu zostanie zablokowana.

Aby zarejestrować okres zawieszenia:

1. Otwórz kartotekę firmy.
2. Przejdź na zakładkę Zawieszenie działalności.
3. W sekcji Okresy zawieszenia działalności kliknij przycisk Dodaj lub Edytuj w zależności od tego czy chcesz dodać nowy okres, czy zmodyfikować dane wskazanego.
4. W oknie Zawieszenie działalności wprowadź dane w polach:

• Data od – datę rozpoczęcia zawieszenia,
• Do – datę zakończenia zawieszenia. Jeżeli pole Do pozostanie niezaznaczone, okres zawieszenia zostanie zapisany jako bezterminowy.

wskazówka

Minimalny okres zawieszenia działalności wynosi 30 dni, licząc od daty rozpoczęcia do daty zakończenia, włącznie z obiema datami. Program pozwala zapisać zawieszenie obejmujące cały luty, nawet jeśli trwa ono 28 lub 29 dni, który stanowi wyjątek od reguły 30 dni.

5. Zapisz zmiany.

Lista okresów zawieszenia prezentowana jest w tabeli zawierającej informacje o dacie początkowej, dacie końcowej i liczbie dni.

Uwaga

Podczas zapisywania okresu zawieszenia działalności program analizuje również dane dotyczące zatrudnionych pracowników. Jeżeli z posiadanych informacji wynika jednoznacznie, że pracownik był zatrudniony w okresie objętym zawieszeniem, zapis takiego okresu zostanie zablokowany. Jeśli natomiast dane o zatrudnieniu są niepełne i nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić kolizji terminów, program wyświetli odpowiednie ostrzeżenie, ale umożliwi kontynuowanie zapisu.

Wpływ zawieszenia działalności na działanie programu

Po zarejestrowaniu okresu zawieszenia działalności gospodarczej program Wapro Kaper uwzględnia tę informację podczas wykonywania wybranych operacji. Dotyczy to przede wszystkim naliczania amortyzacji środków trwałych, składek ZUS udziałowców, zapisywania dokumentów oraz tworzenia deklaracji podatkowych.

1. Amortyzacja środków trwałych.

• Za miesiąc, który w całości przypada na okres zawieszenia działalności, odpis amortyzacyjny wynosi 0,00 zł. Taki miesiąc jest nadal widoczny w planie amortyzacji, jednak z zerową wartością odpisu.
• Jeżeli działalność była prowadzona choć przez jeden dzień w danym miesiącu, amortyzacja jest naliczana w pełnej wysokości.
• W przypadku amortyzacji kwartalnej lub rocznej program proporcjonalnie pomniejsza wartość odpisu o liczbę miesięcy objętych pełnym zawieszeniem działalności.
• Jeżeli wybrany środek trwały powinien być amortyzowany również w okresie zawieszenia działalności, należy na jego karcie zaznaczyć parametr Amortyzuj ten środek trwały w okresie zawieszenia działalności. Ustawienie to działa niezależnie dla każdego środka trwałego.

2. Składki ZUS udziałowców.

Jeżeli udziałowiec posiada jedną firmę, która jest zawieszona w danym miesiącu, lub wszystkie jego firmy są w całości zawieszone, program uwzględnia ten fakt podczas wyliczania składek ZUS:

• Składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa oraz Fundusz Pracy) są obliczane proporcjonalnie do liczby dni aktywnego prowadzenia działalności w danym miesiącu.
• Składka zdrowotna jest naliczana w pełnej wysokości, jeżeli działalność była prowadzona choć jeden dzień w miesiącu. Jeżeli cały miesiąc przypada na okres zawieszenia działalności, składka zdrowotna wynosi 0,00 zł.

3. Zapisywanie dokumentów sprzedaży i zakupu.

Jeżeli data dokumentu sprzedaży lub zakupu przypada na okres zawieszenia działalności, podczas zapisywania dokumentu program wyświetli komunikat ostrzegawczy informujący o tej sytuacji. Ostrzeżenie nie blokuje zapisu dokumentu. Po potwierdzeniu operacji możesz kontynuować jego księgowanie.

4. Tworzenie deklaracji podatkowych.

Zachowanie programu zależy od rodzaju tworzonej deklaracji:

• ZPIT-5, ZPIT-5L, PIT-RC oraz PIT-RCN - jeżeli wszystkie firmy udziałowca są zawieszone w danym miesiącu, program nie pozwoli utworzyć deklaracji i wyświetli odpowiedni komunikat.
• VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, ZPIT-4 oraz ZPIT-8A - jeżeli firma była zawieszona przez cały okres objęty deklaracją, program wyświetli ostrzeżenie z możliwością kontynuowania lub anulowania operacji.
• VAT-8, VAT-26, VAT-29 oraz VAT-9M - jeżeli firma znajduje się w okresie zawieszenia w dniu tworzenia deklaracji, program wyświetli komunikat ostrzegawczy i poprosi o potwierdzenie wykonania operacji.

5. Przenoszenie kwot z poprzednich deklaracji.

Jeżeli podczas obliczania deklaracji wymagane jest pobranie kwot z poprzedniego okresu, a deklaracja za ten okres nie została utworzona z powodu zawieszenia działalności, program automatycznie odszuka ostatnią dostępną deklarację i pobierze z niej odpowiednie wartości.

6. Filtrowanie dokumentów według okresu zawieszenia.

W przeglądarce zapisów księgi oraz rejestrów VAT dostępny jest filtr Zawieszenie działalności. Filtr umożliwia wyświetlenie:

• dokumentów zapisanych w okresie zawieszenia działalności,
• dokumentów zapisanych poza okresami zawieszenia.

Funkcja ułatwia analizę i kontrolę zapisów księgowych związanych z okresami czasowego wstrzymania działalności gospodarczej.