Kartoteka "Firmy"

Utworzenie firmy

Aby utworzyć firmę w programie i wpisać jej dane należy:

• Otworzyć okno wyboru działalności przez kliknięcie myszką na ikonie lub przez opcję menu „wybierz firmy”

• Otworzyć okno edycji danych firmy w trybie dopisania pozycji przez kliknięcie na przycisku [Dodaj] lub naciśnięcie klawisza <Insert>.

• Wpisać dane firmy – konieczne jest wpisanie adresów w zakładce „Adresy”

  Uwaga

  Konieczne jest podanie daty, od kiedy dany adres obowiązuje nawet, jeżeli jest to jedyny adres firmy i nigdy nie był zmieniany.

  

• Przyporządkować właścicieli do firmy

Rejestrowanie mikrorachunku podatkowego firmy

Od 1 stycznia 2020 roku przelewy podatkowe podmiotów gospodarczych wykonywane są na mikrorachunki podatkowe. Aby zarejestrować taki rachunek w programie należy dodać go do rachunków bankowych w kartotece danych firmy. Aby dodać zarówno zwykły rachunek bankowy firmy jak i mikrorachunek podatkowy należy najpierw otworzyć formatkę danych firmy z głównego menu programu. Na przykład, po otwarciu programu wejść w kontekst firmy wybierając polecenie Wybór firmy i dodać nową firmę lub wybrać istniejącą z wyświetlonego okna Wybierz firmę.

W celu dodania nowego rachunku bankowego wystarczy na wyświetlonej formatce Dodawanie nowej firmy lub Edycja danych firmy zaznaczyć po lewej stronie na drzewku wyboru sekcję Rachunki bankowe i przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrót klawiszowy [Ins]. Na ekranie pojawi się formatka Dodawanie nowego rachunku podobna do poniższego przykładu:

Numer mikrorachunku podatkowego można na powyższej formatce wpisać na dwa sposoby:

• ręcznie - w tym celu na stronie podatki.gov.pl należy wygenerować numer mikrorachunku podatkowego na podstawie numeru NIP firmy. Na przykład:

  

  Tak wygenerowany numer należy wstawić w pola Numer rachunku na formatce Dodawanie nowego rachunku i zmienić ustawienie w polu Rodzaj z Standardowy na Mikrorachunek. Podobnie do poniższego przykładu:

  

• automatycznie - W tym celu wystarczy na formatce Dodawanie nowego rachunku przycisnąć przycisk Wstaw dane mikrorachunku dla NIP: XXXXXXXXXX. Wszystkie dane zostaną automatycznie wstawione w pola formatki. Na przykład:

  

Po zapisaniu wprowadzonych danych nowego rachunku, nowy zapis pojawi się na liście rachunków bankowych:

Po zapisaniu numeru mikrorachunku podatkowego w kartotece będzie on automatycznie wstawiany na przelewach podatkowych PIT oraz VAT firmy tworzonych z datą od 1 stycznia 2020.

Wygenerowany mikrorachunek zostanie również automatycznie dodany do rachunków bankowych firmy. Na przykład:

Utworzenie firmy, która działała przed datą wprowadzenia jej do programu

Program Wapro Kaper Księga podatkowa oferuje możliwość wprowadzenia firmy, której działalność rozpoczęła się przed momentem wprowadzenia firmy do bazy danych. Aby prawidłowo naliczać podatek dochodowy, prawidłowo tworzyć rozliczenie roczne i inne dokumenty, niezbędne jest wtedy uzupełnienie pola "Data wprowadzenia do programu" oraz wypełnienia pól na zakładce "Dane z przeniesienia". Zakładka ta, w przypadku ewidencji ryczałtowej, wygląda tak, jak pokazano poniżej:

Na zakładce tej znajdują się pola odpowiadające stawkom ryczałtu, po jednym wierszu dla każdego miesiąca w roku. Aktywne są tylko te miesiące, które dzielą datę rozpoczęcia działalności od miesiąca, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji w programie. W przykładzie powyższym firma rozpoczęła działalność 1 stycznia 2008 roku, a do Kapera wprowadzona została dnia 1 marca 2008 roku, wobec powyższego aktywne są wiersze odpowiadające styczniowi i lutemu.

Wypełnienie tych pól i zapisanie formatki skutkuje wprowadzeniem do księgi zapisów, które mają kolumnie "Dokument" opis "Sprzedaż z przeniesienia za 02 2007", przy czym tworzone są osobne dokumenty dla sprzedaży (dla księgi również osobne dla zakupów) a cyfry na końcu tekstu w polu dokument oznaczają miesiąc i rok, którego kwoty zapisu dotyczą. Tego rodzaju zapisy mogą być wprowadzane i modyfikowane wyłącznie w oknie danych firmy, o czym użytkownik jest informowany stosownym komunikatem. Z przeglądarki zapisów w księdze można je jedynie usunąć.

Dla pozostałych rodzajów ewidencji (ryczałt, najem) wprowadzony został analogiczny mechanizm z tym, że widok zakładki "Dane z przeniesienia" jest odpowiedni dla każdej z tych ewidencji.

Przyporządkowanie udziałowca do firmy

Aby było możliwe rozliczanie podatku dochodowego właściciela firmy należy przyporządkować właściciela do firmy i podać jego udział procentowy.

Każde przypisanie danych właściciela / właścicieli do firmy lub zmiana udziałów procentowych związane jest z remanentem. W związku z tym w danych firmy powinny za każdym razem znaleźć się dane:

• Data zmiany remanentu / zmiany udziałów,
• Numer remanentu,
• Wartość remanentu (w szczególnym przypadku może być zerowa),
• Udziały procentowe w przychodach i kosztach poszczególnych udziałowców.

Przypisania udziałów procentowych dokonuje się w oknie edycji danych firmy w zakładce „Udziały”


Definiowanie sposobu numeracji dokumentów

W sekcji Ewidencje księgowe | Ustawienia ewidencji można dokonywać corocznej zmiany sposobu numeracji dokumentów. Informacje o tym wprowadza się w danych firmy na zakładce „Ewidencje księgowe | Ustawienia ewidencji".

Sposób numeracji można zmieniać raz do roku (z początkiem roku kalendarzowego) wybierając numer startowy oraz tryb numeracji miesięczny lub roczny. Funkcjonalności ta działa wg poniższych dwóch głównych zasad:

• Program wymaga wprowadzenia sposobu numeracji tylko raz i obowiązuje ona aż do roku, dla którego wprowadzono nowy sposób numeracji. Oznacza to, że jeśli użytkownik ustawi sposób numeracji roczny dla 2019 roku a w roku 2023 zdecyduje się zmienić numerację na miesięczną, będzie musiał wprowadzić nowy sposób numeracji dopiero w roku 2023. W latach 2020-2022 program będzie zakładał, że obowiązuje sposób numeracji określony dla roku 2019
• W przypadku, kiedy użytkownik zmieni rok aktualny na wcześniejszy, niż najwcześniejszy na liście (w tym przypadku np. na 2017), program poinformuje użytkownika, że nie wskazano sposobu numeracji dokumentów dla tego roku i że zostanie użyty sposób numeracji ustawiony w uprzedni sposób (w wersjach, dla których nie było możliwości różnicowania sposobu numerach w poszczególnych latach). Użytkownik przed ewentualnymi zmianami w numerach dokumentów może zmienić ten domyślny sposób w sposób wyżej opisany.

Parametry VAT firmy

Po utworzeniu nowej firmy program definiuje domyślnie większość parametrów odpowiedzialnych za sposób rejestracji oraz naliczania podatku VAT. Ustawienia domyślne zakładają, że podatnik:

• nie jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową;
• rozlicza podatek VAT miesięcznie;

Jak widać na poniższym obrazie, program rejestruje historię zmian sposobu rozliczenia podatku VAT przez firmę:


W sekcji VAT | Stawki VAT istnieje możliwość zdefiniowania stawek VAT, które będą wykorzystywanie w firmie:

Po zdefiniowaniu odpowiedniego zestawu stawek VAT, w rejestrach VAT istnieje możliwość utworzenia automatycznego filtra o tej samej nazwie pozwalającego na wyszukanie dokumentów VAT posiadających niezerowe kwoty w poszczególnych stawkach podatku VAT. Filtr jest podzielony na dwie części: główna część filtru zawiera stawki, które są zaznaczone jako używane w danej firmie i druga część, stawki, które nie są zaznaczone jako używane. Podział stawek w filtrze wygląda jak na poniższym przykładzie:

Uwaga

Zmiana przyporządkowania stawek do grupy używanych/nieużywanych może w pewnych warunkach skutkować koniecznością ponownego wstawienia filtra celem odświeżenia jego konstrukcji.

Z oczywistych powodów dokumenty, które posiadają kwoty w wielu stawkach pokazywane są w wielu gałęziach filtru. W celu wyszukania dokumentów posiadających jednocześnie kwoty w dwóch konkretnych stawkach – filtr należy zagnieździć, identycznie jak w przypadku pozostały filtrów w programie

W przypadku, jeżeli firma rozlicza podatek VAT kwartalnie należy zmodyfikować domyślnie utworzony zapis w sekcji "Rozliczenie VAT", przyciskając przycisk Popraw lub korzystając ze skrótu klawiaturowego [F2].

Uwaga

Jeżeli firma zmienia sposób rozliczania tego podatku już w trakcie księgowania w programie Wapro Kaper Księga podatkowa, należy dodać nowy zapis w sekcji "Rozliczenie VAT", przyciskając przycisk Dodaj lub korzystając ze skrótu klawiszowego [Insert].

Na ekranie pojawi się zaprezentowana poniżej formatka:

Jak widać, na formatce można zdefiniować:

• okresy rozliczeń:

  • miesięczne;
  • kwartalne;

• rok oraz okres w roku, od którego zmiana ma obowiązywać;

• firmy będące Małym Podatnikami w rozumieniu przepisów podatkowych mogą włączyć lub wyłączyć rozliczanie podatku VAT metodą kasową.

W sekcji "Rozliczenie VAT" danych firmy znajduje się jeszcze jeden wymagający omówienia parametr nazwany Wykazywanie podatku naliczonego w metodzie kasowej MP po zapłaceniu całości należności stosuj do dnia

W programie, w wersji 8.00.4 przywrócona została możliwość częściowego odliczania podatku naliczonego w fakturach zakupu, proporcjonalnie do stopnia rozliczenia należności. Aby uniknąć problemów podczas ponownego przeliczania, wcześniej naliczonych i rozliczonych deklaracji VAT-7, w których podatek naliczony odliczany był dopiero po całkowitym rozliczeniu należności, został wprowadzony powyższy parametr. Pozwala on określić końcową datę kwartału, za który została rozliczona deklaracja VAT-7, która ma być naliczona przy odliczeniach naliczonego podatku VAT od całkowicie rozliczonych faktur zakupu. Podatek naliczony VAT w fakturach zarejestrowanych po tej dacie będzie odliczany częściowo, proporcjonalnie do stopnia rozliczenia faktury.

Grupa VAT

W przypadku kiedy firma zarejestrowana w programie staje się uczestnikiem Grupy VAT należy ją powiązać z grupą VAT zarejestrowaną w programie.

• Rejestrowanie grup VAT oraz wiązanie z nimi uczestników omówione zostało w punkcie: Kontrahenci.
• Wiązanie kontrahentów uczestniczących w grupie VAT omówione zostało w punkcie: Kontrahenci.

:::

Wiązanie z grupą VAT wykonuje się w sekcji: VAT | Podsekcji: Grupa VAT danych firmy. Po zaznaczeniu Firma należąca do grupy VAT w następnym kroku należy przycisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie pola Grupa VAT. Na ekranie wyświetlona zostanie lista grup, w który firma uczestniczyła, we wcześniejszych okresach. Aby dodać grupę, z którą chcemy powiązać firmę na wyświetlonej formatce należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrót Ins. Po przyciśnięciu na wyświetlonej formatce przycisku znajdującego się po prawej stronie pola Grupa VAT. na ekranie wyświetlona zostanie kartoteka kontrahentów. Po wybraniu z listy odpowiedniej grupy VAT wystarczy uzupełnić pozostałe informacje takie jak datę, od które firma należy do grupy oraz jeżeli jest jej reprezentantem, zaznaczyć opcję Przedstawiciel grupy VAT.

Podobnie do poniższego przykładu:

Uwaga

Wyłącznie przedstawiciel grupy VAT rozlicza z US podatek VAT (wysyła pliki JPK_V7), w związku z tym program WAPRO JPK będzie wysyłał cyklicznie te pliki dla firm uczestniczących w grupach VAT wyłącznie z firm oznaczonych jako Przedstawiciel grupy VAT. Z pozostałych firm uczestniczących w grupie VAT w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy deklaracja i ewidencja zawarta w pliku, nie będzie wysyłał. Aby w firmie przedstawiciela grupy VAT przygotować scaloną deklarację oraz ewidencję należy skorzystać z funkcjonalności opis dalej w punkcie: Deklaracja VAT-7 - scalone.

Parametry ZUS, płace, umowy

Sekcja ZUS, płace, umowy gromadzi parametry odpowiedzialne za sposób działania modułu naliczania wynagrodzeń w programie oraz rozliczenie ZUS. W sekcji znajdują się następujące parametry:

• Dane płatnika ZUS - opcjonalnie do wyboru:

  • Dane firmy
  • Dane właściciela

• Odliczenie od dochodu udziałowców (składki na ZUS) - opcjonalnie do wyboru są dwie możliwości, poprzez:

  • Wstawienie do składników deklaracji ZPIT-5
  • Wstawienie do Dowodu Wewnętrznego

• Miejsce zapisu plików dla aplikacji Płatnik - umożliwia zdefiniowanie domyślnej lokalizacji na dysku komputera, w której program będzie każdorazowo zapisywał utworzone pliki do zaimportowania w programie płatnik;

• Miesiąc wpłaty składki PPK - parametr umożliwia zdefiniowanie domyślnego miesiąca, w którym rejestrowana będzie wypłata PPK z listy. Do wyboru są dwie opcje:

  • w miesiącu wypłaty z listy płac;
  • w następnym miesiącu;

• Płace - w sekcji płace możliwe jest włączenie lub wyłączenie drukowania na rachunkach FP i FGŚP;

• Rodzaj rozliczenia ZUS - sekcja umożliwia zdefiniowanie dla każdego roku ilości pracowników zatrudnionych w firmie. Dostępne są dwie opcje:

  • do 20 pracowników;
  • powyżej 20 pracowników;