Jak zarządzać deklaracjami?

Program Wapro Kaper umożliwia sprawne tworzenie, edytowanie i zarządzanie deklaracjami podatkowymi, a także generowanie formularzy obliczeniowych. Dzięki wbudowanym funkcjom program automatyzuje procesy księgowe, minimalizując ryzyko błędów i przyspieszając pracę.

Aby w pełni wykorzystać potencjał programu, warto poznać kluczowe funkcje, które ułatwiają tworzenie i edytowanie deklaracji. Warto również regularnie aktualizować oprogramowanie, aby mieć dostęp do najnowszych przepisów i wzorów formularzy.

Jakie deklaracje podatkowe oraz formularze obliczeniowe podatków są dostępne w programie?

Właściwe wypełnienie deklaracji podatkowych jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy oraz osoby fizycznej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze rodzaje formularzy, które warto znać, aby efektywnie zarządzać swoimi obowiązkami podatkowymi.

Deklaracje udziałowców/właścicieli firm

• formularze obliczeniowe zaliczek na podatek dochodowy ZPIT-5, ZPIT-5L i ZPIT-5/A (od stycznia 2007 r.),
• druki UPL-1, OPL-1, ZAP-3,
• deklaracje roczne PIT-36, PIT-36L, PIT-28 wraz z kompletem załączników.

Deklaracje firm

• formularze obliczeniowe podatku od dokonanych wypłat wynagrodzeń – ZPIT-4 (od stycznia 2007 r.) oraz PIT-4AR,
• deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR, ZPIT-8AR,
• VAT-7, VAT-UE, VAT-UE/K, VAT-27, VAT-9M, VAT-6,
• druk UPL-1 oraz OPL-1.

Deklaracje pracowników

• PIT-11,
• IFT-1,
• PIT-40.

Formularze zgłoszeniowe

• NIP-2 wraz z załącznikami,
• VAT-Z,
• VAT-R, VAT-RUE wraz z załącznikami.

Jak skonfigurować parametry deklaracji?

Uwaga

Opisywany proces dotyczy programu w wariancie BIURO.

Aby skutecznie skonfigurować deklaracje podatkowe, należy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych parametrów:

• dane osoby podpisującej określone typy deklaracji w danej firmie,
• urząd skarbowy właściwy dla danej firmy i danego typu deklaracji.

Aby przejść do okna konfiguracji, należy w menu wybrać pozycję: Konfiguracja | Parametry deklaracji.

Na zakładce Osoba podpisująca użytkownik ma możliwość określania danych osoby podpisującej dany typ deklaracji w danej firmie (lub dla wszystkich firm).

Podczas tworzenia deklaracji podatkowej program automatycznie wpisuje dane aktualnie zalogowanego użytkownika, o czym świadczy znacznik w polu Użytkownik zalogowany w chwili tworzenia deklaracji. Aby zmienić ustawienie parametru dla aktualnej firmy i danego typu deklaracji podatkowej, należy usunąć znacznik, a następnie wpisać dane osoby podpisującej deklaracje i kliknąć przycisk Przypisz firmie lub Przypisz wszystkim (wszystkim firmom w bazie danych).

Na zakładce Urząd skarbowy możliwe jest przypisanie urzędu skarbowego właściwego dla danego typu deklaracji w danej firmie.

Podczas tworzenia deklaracji podatkowej program automatycznie wpisuje dane urzędu skarbowego określonego w adresie udziałowca (PIT-4, gdy firma jest osobą fizyczną) lub w adresie firmy. Świadczy o tym znacznik w polu Urząd domyślnie przydzielony w adresie. Aby zmienić ustawienie parametru dla aktualnej firmy i danego typu deklaracji podatkowej, należy usunąć znacznik, wybrać odpowiedni urząd z listy, a następnie kliknąć przycisk Przypisz firmie.

Jak prowadzić ewidencje deklaracji?

Program wyposażony jest w możliwość prowadzenia ewidencji kwot, które nie podlegają wpisowi do ewidencji VAT i ksiąg podatkowych, ale ich wykazywanie jest obowiązkowe w deklaracjach podatkowych lub przy wyliczaniu kwot zaliczek na podatek.

Uwaga

Nie ma konieczności korzystania z opisywanej ewidencji. Użytkownicy mają możliwość ręcznego wypełniania odpowiednich pól bezpośrednio na formularzu. Warto jednak pamiętać, że kwoty wprowadzone na deklaracjach nie będą automatycznie przenoszone do ewidencji pól deklaracji. Zalecamy jednak, aby skorzystać z funkcji kartotek ewidencji deklaracji, co pozwoli na lepsze zarządzanie danymi i zwiększenie efektywności procesu.

Zarządzanie ewidencją kwot jest możliwe po przejściu do widoku Kartoteki | Ewidencje deklaracji firmy. Po kliknięciu przycisku Dodaj (klawisz Ins), użytkownik może wprowadzić nową pozycję pól deklaracji.

W widocznej formatce użytkownik powinien uzupełnić wymagane dane - wybrać z listy typ ewidencji i kontrahenta, a następnie wpisać odpowiednią kwotę, a także dopisać własne uwagi dotyczące wpisanej pozycji.

Pozycje na drzewie są pogrupowane według deklaracji, których dotyczą. Ich opisy odpowiadają opisom, które znajdują się na odpowiednich deklaracjach. Pola deklaracji, które mogą być wypełniane w ten sposób zostały w deklaracjach oznaczone odrębnym kolorem, opisanym w legendzie kolorów.

Jak wprowadzić dane uzupełniające deklaracji?

Program Wapro Kaper umożliwia tworzenie wielu wariantów deklaracji za jeden okres. Każda deklaracja poza standardowymi zakładkami kolejnych stron deklaracji posiada dodatkową zakładkę Dane uzupełniające.

Na zakładce tej gromadzone są dane:

• oznaczenie czy deklaracja jest deklaracją właściwą - tzn. wysłaną do urzędu skarbowego. Taka deklaracja w obrębie danego okresu (miesiąca, kwartału) może być tylko jedna,
• nazwa - każdej deklaracji można nadać dowolną nazwę. Nazwa ta będzie się wyświetlać w oknie przeglądania deklaracji. Nadawanie nazwy deklaracji nie jest obowiązkowe,
• opis formularza - dowolny dłuższy opis, pole to wprowadzono celem umożliwienia np. szerszego opisania przyczyn tworzenia deklaracji, opisu innych parametrów itd.,
• list firm, których deklaracja dotyczy - w przypadku umieszczania wielu działalności na jednej deklaracji (dotyczy deklaracji VAT) program automatycznie generuje umieszcza listę firm. Lista ta nie może być modyfikowana z poziomu deklaracji.

Jeśli w systemie znajduje się już deklaracja dotycząca danego okresu i firmy lub udziałowca, w momencie uruchomienia mechanizmu tworzenia deklaracji program wyświetla najpierw listę już utworzonych i dostępnych deklaracji.

W oknie tym wyświetlane są kolejno kolumny informujące o tym, która z istniejących deklaracji jest deklaracją właściwą (wysłaną, albo przeznaczoną do wysłania do urzędu skarbowego), data sporządzenia deklaracji, nazwa i jej opis.

Użytkownik ma możliwość:

• utworzenia następnej nowej deklaracji - przycisk Utwórz nową (klawisze Ctrl+N),
• modyfikacji istniejącej deklaracji - przycisk Wybierz (klawisz Enter),
• anulowanie akcji tworzenia lub edycji deklaracji - Anuluj (klawisz Esc).

Jakie komunikaty występują podczas tworzenia deklaracji?

Podczas procesu tworzenia deklaracji użytkownicy mogą napotkać różne okoliczności, które wymagają ich uwagi. Aby zapewnić płynność i zrozumiałość tego procesu, nasz nowoczesny system deklaracji został wzbogacony o funkcję informowania użytkowników o występujących problemach. W dolnej części okna aplikacji użytkownicy zobaczą komunikaty dotyczące błędów, ostrzeżeń oraz istotnych informacji.

Komunikaty są klasyfikowane w trzech kategoriach:

• Informacje – zawierające istotne wskazówki lub powiadomienia.
• Ostrzeżenia – sygnalizujące potencjalne problemy, które mogą wymagać uwagi.
• Błędy – wskazujące na krytyczne trudności, które należy niezwłocznie rozwiązać.

Każda z tych kategorii jest łatwo rozpoznawalna dzięki odpowiednim ikonom, a obok nich znajduje się liczba komunikatów danego typu.

Treści komunikatów są wyświetlane w dwóch kolorach: czarnym i granatowym. Komunikaty w kolorze granatowym działają jak interaktywne linki – ich kliknięcie otwiera dodatkowe okno z przydatnymi wskazówkami dotyczącymi postępowania lub źródła błędu.

W niektórych przypadkach z prawej strony komunikatu wyświetlane są dodatkowe informacje.

Kliknięcie pozycji Pokaż powoduje ustawienie się kursora na pozycji deklaracji, której komunikat dotyczy. Pozycje Zeruj i Zmniejsz umożliwiają uruchomienie akcji opisanej w treści komunikatu.

Komunikaty deklaracji są wraz z nią zapisywane w bazie danych. Dodatkowo zapisywana jest data i godzina, w której komunikat został wygenerowany. W ten sposób deklaracja zapisywana jest wraz ze wszystkimi działaniami, poprzez które zostały obliczone zawarte w niej wartości.

Należy pamiętać, że w chwili powtórnego otwarcia deklaracji, dane w bazie mogą być inne - dane jak i komunikaty mogą nie być aktualne. Aby uaktualnić zarówno dane w deklaracji, jak i komunikaty należy uruchomić ponowne przeliczenie deklaracji - kliknąć przycisk Oblicz.

Jak obliczać deklaracje?

Tworzenie deklaracji podatkowych to kluczowy proces, który wymaga precyzyjnych obliczeń i wprowadzenia odpowiednich danych. Podczas tworzenia nowej deklaracji, system automatycznie wypełnia odpowiednie pola danymi z bazy. W trakcie tego procesu przeprowadzane są niezbędne obliczenia, takie jak sumy poszczególnych pól, obliczenia podatków oraz zaokrąglenia zaliczek. Użytkownicy mają możliwość wprowadzenia własnych danych w większości pól, z wyjątkiem tych, które są wyliczane automatycznie przez system (np. sumy czy podatki).

Po wprowadzeniu zmian, użytkownik może zapisać skorygowaną deklarację w bazie danych. Istnieje również opcja przywrócenia danych do stanu początkowego - po kliknięciu przycisku Oblicz (klawisz F5) wszystkie wprowadzone poprawki zostaną usunięte, a dane zostaną pobrane bezpośrednio z bazy.

Warto pamiętać, że użytkownik ma możliwość tworzenia dowolnej liczby deklaracji podatkowych na ten sam okres. Ta funkcjonalność może być szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy należy zasymulować różne scenariusze dotyczące wartości zakupu lub sprzedaży. Dzięki temu można lepiej zrozumieć, jak zmiany w danych wpływają na wysokość należnego podatku.

Aby zmodyfikować istniejącą deklarację, można ją odczytać i zapisać jako nową. Wystarczy zaznaczyć pozycję Zapisz jako nową, aby utworzyć kopię, którą można dowolnie edytować.

Jak wygenerować deklarację właściwą?

Podczas tworzenia deklaracji i formularzy zgłoszeniowych dla danego okresu, istnieje możliwość generowania wielu deklaracji. Warto jednak pamiętać, że wszystkie te dokumenty opierają się na danych z deklaracji z poprzednich okresów. Dlatego niezwykle istotne jest wskazanie, która z wcześniejszych deklaracji powinna być brana pod uwagę w procesie obliczeń aktualnej deklaracji.

W celu uproszczenia i jasności pojęć, przyjęliśmy termin deklaracja właściwa. To dokument, który został oficjalnie wysłany do urzędu skarbowego. Aby oznaczyć deklarację jako właściwą, wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję na pierwszej stronie formularza, zatytułowanej Dane uzupełniające.

Gdy tworzona jest pierwsza deklaracja danego typu na dany okres, automatycznie zostaje ona oznaczona jako właściwa. Każda kolejna deklaracja również otrzymuje ten znacznik. W przypadku, gdy dokument służy jedynie celom wstępnym, warto przed zapisaniem usunąć zaznaczenie, które informuje, że jest to deklaracja wysłana do urzędu skarbowego.

W większości sytuacji program automatycznie ustawia znacznik Deklaracja właściwa. Jednak, jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, uprawnieni użytkownicy mogą łatwo dostosować to ustawienie.

Aby zmienić ustawienia użytkownik powinien mieć ustawioną wartość parametru Ustawianie znacznika "deklaracja właściwa" na Pełny dostęp.

Po przejściu do okna deklaracji i kliknięciu przycisku Operacje deklaracji mają dostęp do opcji:

• Zaznacz deklarację jako "właściwą" (ostateczną, wysłaną do Urzędu skarbowego),
• Usuń zaznaczenie "deklaracja właściwa".

W zależności od wyboru polecenia, zmienia się oznaczenie deklaracji wybranej na głównej liście okna przeglądarki.

Pozostałe opcje i możliwości systemu deklaracji stanowią kontynuację i rozwinięcie dotychczasowego mechanizmu. Warto podkreślić, że użytkownik ma możliwość wyboru tła kolorowego wydruku: białe lub z tło, w którym kolory deklaracji interpretowane są jako odcienie szarości.

Jak przeglądać szczegóły deklaracji?

Oprócz możliwości przeglądania wszystkich deklaracji dotyczących udziałowca bądź firmy, Wapro Kaper umożliwia zapoznanie się ze szczegółami deklaracji, które zostały pogrupowane wg rodzaju. Przeglądarka taka zawiera w kolumnach ważniejsze pola każdej z deklaracji.

Aby wywołać przeglądarkę, należy przejść do menu udziałowca lub firmy, a następnie wybrać opcję Szczegóły deklaracji firmy i wybrać rodzaj deklaracji z listy. W oknie przeglądu nie ma możliwości dodawania nowej deklaracji, użytkownik może jedynie edytować i drukować wyświetlone dokumenty.

Jeśli użytkownik chce uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnej deklaracji, powinien kliknąć prawym przyciskiem myszy na podświetlonej deklaracji i wybrać opcję Pokaż/szczegóły deklaracji. Dzięki temu użytkownik zyska dostęp do pełnych informacji, które mogą być niezbędne w procesie analizy.

Jak automatycznie przeliczać naliczone deklaracje?

W programie Wapro Kaper istnieje możliwość szybkiego przeliczania naliczonych deklaracji bez konieczności otwierania każdego formularza z osobna. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy przejść do przeglądarki deklaracji i wybrać pozycję Operacje deklaracji (klawisze Ctrl + O), a następnie przejść do widoku Inne operacje na deklaracjach elektronicznych | Przeliczanie deklaracji.

Ta praktyczna funkcjonalność jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy w przeliczonych deklaracjach lub w źródłach danych do tych deklaracji nastąpiły zmiany, które wymagają ich ponownego przeliczenia.

Użycie tej opcji eliminuje potrzebę ręcznego otwierania każdej deklaracji, klikania przycisku Oblicz oraz ponownego zapisywania.

Opcja Przelicz deklaracje z poziomu przeglądarki (jeśli jest to dla deklaracji możliwe) powoduje przeliczenie deklaracji zaznaczonych na liście. Przeliczanie odbywa się zgodnie z datami deklaracji bez względu na to, czy jest to deklaracja właściwa (tzn. wysłana do US, bądź będąca podstawą do wpłacenia zaliczki na podatek) czy nie. Funkcja usuwa wszystkie pola deklaracji i wstawia nowe, wyznaczone na podstawie danych zawartych w bazie danych. Usuwane są również pola wpisane ręcznie na formularzach deklaracji, stąd automatyczne przeliczanie niektórych deklaracji bez ich edycji może być w pewnych przypadkach niepożądane. Aby wykluczyć takie deklaracje z obliczeń automatycznych lub przywrócić ich automatyczne obliczanie, należy zaznaczyć deklarację na liście, a następnie użyć jednej z opcji: Zablokuj przeliczanie z poziomu przeglądarki lub Odblokuj przeliczanie z poziomu przeglądarki. Po zablokowaniu przeliczania wyświetli się znacznik w kolumnie Blokuj.

Wykluczenie deklaracji z przeliczania automatycznego powoduje, że nawet w przypadku jej omyłkowego zaznaczenia, funkcja przeliczania deklaracji z poziomu deklaracji będzie je pomijać.

Jak skonfigurować wydruki i nadruki?

Wydruki i nadruki są kluczowym elementem wielu procesów biznesowych, od marketingu po produkcję. Aby osiągnąć maksymalną efektywność, ważne jest, aby zrozumieć, jak skonfigurować je w sposób, który zapewni najlepsze wyniki.

Jak włączyć separatory deklaracji?

Separator deklaracji to pusta strona, która pojawia się na wydruku po deklaracji, gdy liczba stron jest nieparzysta. Funkcja ta jest szczególnie przydatna podczas drukowania obustronnego dokumentów, ponieważ zapobiega sytuacji, w której na ostatniej stronie deklaracji umieszczona jest ostatnia strona z jednej strony, a z drugiej – pierwsza strona załącznika.

Włączanie i wyłączanie separatora są dostępne po przejściu do widoku Administracja | Działanie i wygląd programu | Deklaracje.

Uwaga

Program nie weryfikuje ustawień drukarki, tzn. nie sprawdza, czy użytkownik rzeczywiście korzysta z opcji druku obustronnego. Jeśli opcja ta jest włączona, a użytkownik drukuje jednostronnie, program dodaje pustą stronę po każdej deklaracji, gdy liczba stron jest nieparzysta. W takiej sytuacji konieczne jest wyłączenie tej opcji.

Jak skonfigurować wydruki deklaracji?

Użytkownik ma możliwość konfigurowania wielkości i kroju czcionki w polach wydruków deklaracji. Konfiguracja jest możliwa po kliknięciu przycisku Drukuj (klawisze Ctrl+D) w oknie parametrów drukowania.

Użytkownik może ustawić konfigurację zarówno dla pól liczbowych, jak i pól tekstowych, przy czym pola liczbowe są wyrównywane do prawej strony, a do pól tekstowych zaliczają się również wszelkie znaczniki, czyli pola ze znaczkiem X.

Konfiguracja parametrów każdego pola deklaracji, w przypadku gdy użytkownik chciałby zmodyfikować krój i rozmiar czcionki oraz położenie i wymiary konkretnego pola na deklaracji, jest możliwa w konkretnym pliku konfiguracyjnym.

W katalogu Raporty\Szablony znajdują się szablony modyfikacji deklaracji. Znajdują się tam pliki konfiguracyjne dla wydruków i nadruków poszczególnych deklaracji. Nazwy plików zawierają w sobie nazwy deklaracji, pliki z literą n na końcu nazwy odpowiadają za konfigurację nadruku na formularzu.

Pliki te wpływają na konfigurację konkretnych deklaracji podatkowych – symbole odpowiadają nazwom wzorów deklaracji dostępnych w oknie przeglądania deklaracji. Jeśli użytkownik chce zmodyfikować daną deklarację, to w pliku konfiguracyjnym, w sekcji Start powinien zmienić wartość Aktywny z 0 na 1 i dokonać odpowiednie wpisy dla pól.

Konfiguracja pojedynczego pola odbywa się w obrębie sekcji zawierającej jego nazwę. Przykładowo P1 określa pole o numerze 1 i w przypadku wszystkich deklaracji jest to pole NIP.

W każdym polu można skonfigurować:

• przesunięcie lewej i górnej krawędzi pola (Lewo i Góra),
• szerokość i wysokość pola (Szerokość i Wysokość),
• nazwę i rozmiar czcionki (FNazwa i FRozmiar).

Zmiany pozycji i rozmiarów czcionki określane są w milimetrach i w przypadku liczby dodatniej stanowią powiększenie, a ujemnej pomniejszenie wymiaru.

Przykład

[P5] Lewo=5 Gora=10 Szerokość=-10 Wysokość=15 FNazwa=ArialNarrow FRozmiar=12

Pole numer 5:

• przesunięto o 5 mm w prawo i o 10 mm w dół,
• zmniejszono szerokość o 10 mm i zmniejszono wysokość o 15 mm,
• przypisano czcionkę Arial Narrow i ustawiono jej rozmiar na 12.

Uwaga

W przypadku czcionki większej niż 12, należy zwiększać wysokość pola, w przeciwnym razie może się ono nie wyświetlić na wydruku.

Podpowiedź

Gdy wraz z deklaracją występują załączniki, to ich nazwy pól rozpoczynają się od znaku R.

W przypadku pól zaznaczanych (np. pola nr 7 na VAT-7), nazwy pól rozróżniane są kolejno literami a, b, c... (w przypadku pola nr 7 na VAT-7: p7a i p7b).

W przypadku pól deklaracji VAT-UE:

• przed numerem pola występuje symbol sekcji, do której ono należy,
• dla pól sekcji C, D na deklaracji VAT-UE, sekcji B deklaracji VAT-UEA/B i sekcji C deklaracji VAT-UEK nazwy pól są tworzone jak w przykładzie:

Pole z sekcji C, w wierszu numer 2 (wiersze są numerowane), z kolumny B ma symbol PC2b, jeśli jest to pole załącznika (czyli VAT-UEA/B), to będzie to symbol RPC2b.