Jak eksportować dane do programu Wapro JPK?
W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań dotyczących sprawozdawczości, umiejętność efektywnego eksportowania danych do programów księgowych staje się kluczowa dla przedsiębiorstw. Program Wapro JPK, dedykowany do obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego, stanowi nieocenione narzędzie dla firm pragnących zautomatyzować procesy związane z raportowaniem finansowym. W poniższej instrukcji przedstawimy krok po kroku, jak eksportować dane do programu Wapro JPK, aby zapewnić płynność i dokładność w procesie księgowania.
Jak dostosować program do wymagań Wapro JPK?
Wprowadzenie ustawowego obowiązku przesyłania danych z ksiąg podatkowych oraz ewidencji dowodów księgowych w formie elektronicznej, a konkretnie jako plików w formacie XML, ma na celu uproszczenie procesu raportowania dla organów podatkowych. Pliki te muszą być zgodne z opublikowanymi schematami Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), które można znaleźć na portalu Ministerstwa Finansów.
W systemach Wapro ERP, za generowanie odpowiednich plików JPK odpowiada program Wapro JPK. Dzięki jego zaawansowanym funkcjom, użytkownicy mogą bez problemu tworzyć i przesyłać wymagane dokumenty.
Program Wapro Kaper został zaprojektowany z myślą o spełnieniu wymogów schematów JPK oraz o współpracy z programem Wapro JPK. To kompleksowe rozwiązanie pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją podatkową, zapewniając jednocześnie zgodność z aktualnymi przepisami.
Nadanie uprawnień użytkownikom
Aby operator programu Wapro JPK mógł skutecznie pobierać dane z bazy programu Wapro Kaper, konieczne jest przyznanie mu odpowiednich uprawnień. Użytkownik musi mieć dostęp do pobierania danych w systemie Wapro Kaper.
W przypadku, gdy login oraz hasło operatora różnią się od danych logowania użytkownika, który posiada uprawnienia do pobierania danych, podczas próby połączenia z bazą danych programu Wapro Kaper system poprosi o wprowadzenie właściwych danych logowania.
Aby uniknąć problemów z dostępem, należy upewnić się, że dostęp do Wapro Kaper jest prawidłowo skonfigurowany.
Nadawanie odpowiednich uprawnień Wapro Kaper jest możliwe po przejściu do widoku Administracja | Użytkownicy i wybraniu pracownika z listy. Na zakładce Dane główne, w sekcji Uprawnienia użytkownika należy zaznaczyć pozycję Dostęp do danych z programu Wapro JPK.
Aktualizacja wszystkich rejestrów VAT
Aby usprawnić aktualizację rejestrów VAT wprowadzono nowy przycisk w głównym menu programu, na zakładce VAT. Dzięki niemu możliwe jest zaktualizowanie wszystkich rejestrów VAT w danej firmie. Pozycja Aktualizacja krajowych rejstrów VAT dostępna jest na karcie VAT.
Ustalenie daty przekazywania informacji z ewidencji VAT
Wprowadzenie nowego sposobu przesyłania informacji z ewidencji VAT w formacie XML, zgodnym ze schematem JPK_VAT, wiąże się z koniecznością zmiany metody naliczania deklaracji VAT. Aby dostosować się do tych wymogów, w programie wprowadzono nowy parametr Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej.
Ustalenie tej daty jest kluczowe, ponieważ od jej momentu program automatycznie zaktualizuje sposób naliczania deklaracji VAT. Dzięki temu podsumowane dane przesyłane w pliku JPK_VAT będą zgodne z naliczoną deklaracją VAT za ten sam okres, co zapewni większą precyzję i zgodność w raportowaniu.
Należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe ustawienie wartości tego parametru. W przypadku firm z ograniczonym prawem do odliczenia podatku naliczonego, niewłaściwe ustawienie może skutkować niewielkimi różnicami, które będą wynikały z zaokrągleń.
Parametr ten można ustawić, przechodząc na kartę firmy do widoku Dane firmy | VAT | Rozliczanie VAT.
Domyślnie data ustawiona jest na dzień 1 stycznia 2018. Duże, małe i średnie firmy, powinny zmienić ją na właściwą dla siebie datę.
Zmiany w sposobie obliczania podatku naliczonego VAT
Wprowadzenie nowego parametru Data obowiązku wysyłania do US danych VAT w formie elektronicznej ma istotne znaczenie dla poprawnego obliczania podatku VAT do odliczenia, szczególnie w przypadku nabyć z ograniczonym prawem do odliczenia.
Wprowadzenie wymagań schematu JPK_VAT wymusiło zmianę metody obliczania wartości podatku naliczonego. Po wyznaczeniu daty, od której informacje z ewidencji VAT mają być przesyłane do urzędu skarbowego drogą elektroniczną, kwota podatku do odliczenia jest obliczana dla każdego wpisu w rejestrze. Wszystkie te wartości są następnie sumowane, a końcowa kwota zaokrąglana do pełnych złotych przed umieszczeniem jej w deklaracji VAT-7. Choć nowa metoda może być obarczona większym ryzykiem błędów, dostosowanie algorytmów programu do wymogów JPK_VAT stało się niezbędne.
W rejestrach VAT kwoty podatku naliczonego VAT do odliczenia w przypadku częściowych odliczeń są mnożone przez odpowiednie współczynniki oraz prewspółczynniki. Dzięki tym zmianom użytkownicy mogą być pewni, że ich obliczenia są zgodne z aktualnymi przepisami, co przekłada się na większą dokładność i zgodność z wymaganiami urzędów skarbowych.
Blokowanie okresów
Przygotowanie informacji z ewidencji VAT wysyłanej co miesiąc do US drogą elektroniczną, wykonywane z poziomu programu Wapro JPK wymaga upewnienia się, czy dane w bazie programu Wapro Kaper w okresie, za który plik ten jest tworzony są kompletne.
Przyjęto założenie, że plik JPK wolno utworzyć wtedy, kiedy wszystkie miesiące w okresie, za który jest on tworzony, są zablokowane. O konieczności sprawdzenia, czy użytkownik odpowiedzialny za rejestry VAT dokonał ich aktualizacji i sporządził deklarację VAT, użytkownikowi blokującemu okres przypomina komunikat wyświetlający się przy próbie zapisania formatki blokowania okresów.
Komunikat ten należy do grupy komunikatów fakultatywnych. Jego wyświetlanie się można wyłączyć w widoku Administracja | Komunikaty fakultatywne.
Blokowanie okresów może być szczególnie ważne w firmach rozliczających VAT kwartalnie, tzn. wysyłający do urzędu skarbowego deklaracje VAT kwartalnie. W takiej sytuacji ważne jest aby przed wykonaniem kwartalnej deklaracji VAT zapisy w miesiącach, za które została wysłana informacja z ewidencji VAT, nie zmieniły się. W przeciwnym wyypadku podsumowanie informacji z ewidencji VAT, z trzech miesięcy kwartału będzie niezgodne z kwotami wykazanymi w kwartalnej deklaracji VAT.
Jak wygląda współpraca Wapro Kaper z Wapro JPK?
Efektywność i zgodność z obowiązującymi przepisami są kluczowe dla każdej firmy. Wapro Kaper i Wapro JPK to narzędzia, które znacząco ułatwiają zarządzanie księgowością oraz raportowaniem podatkowym.
Generowanie miesięcznych deklaracji VAT-7 do weryfikacji danych JPK_VAT
W przedsiębiorstwach rozliczających VAT w systemie kwartalnym, konieczność miesięcznego przesyłania informacji JPK_VAT do Ministerstwa Finansów może budzić wiele pytań. Aby utrzymać spójność i zgodność danych, zaleca się regularne generowanie technicznych deklaracji VAT-7. Takie podejście nie tylko ułatwia kontrolę nad poprawnością informacji, ale także umożliwia weryfikację danych JPK_VAT, które zostały pobrane przy użyciu oprogramowania Wapro JPK. Szczegółowe wskazówki dotyczące generowania deklaracji VAT-7 znajdują się w instrukcji Deklaracja VAT-7.
Przygotowanie danych firmy na pobieranie danych JPK_VAT
Aby zautomatyzować proces generowania plików JPK_VAT w programie Wapro JPK, wprowadzono nową funkcjonalność w systemie Wapro Kaper. Umożliwia ona użytkownikom efektywne zarządzanie danymi dotyczących stanu przygotowania dokumentów JPK. W kartotece Informacje o stanie przygotowania danych firmy dla Wapro JPK, użytkownicy mogą oznaczać dany okres rozliczeniowy jako Gotowy do wysłania. Dotyczy to zarówno bieżących danych, jak i korekt plików JPK_VAT za wcześniejsze okresy.
Funkcja ta jest szczególnie cenna w biurach rachunkowych, gdzie przetwarzane są liczne pliki JPK. Przykładowo, gdy w firmie konieczna jest korekta danych, wystarczy zaktualizować status w tabeli, zmieniając go z Wysłano na Gotowy do wysłania. Dzięki temu, program Wapro JPK automatycznie sprawdzi zawartość kartoteki i wyśle odpowiednią korektę bez konieczności pamiętania o tym zadaniu. Użytkownicy nie muszą również informować osoby odpowiedzialnej za wysyłkę plików JPK_VAT o potrzebie wysłania korekty.
Po zakończeniu wysyłki JPK_VAT za bieżący okres oraz korekty pliku JPK_VAT za poprzednie okresy, status Gotowy do wysłania zostanie automatycznie zaktualizowany na Wysłano. Dzięki temu proces ten staje się bardziej przejrzysty i mniej czasochłonny, co znacząco poprawia efektywność pracy w biurach rachunkowych.
W programie Wapro JPK znajduje się istotny parametr o nazwie Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako Gotowe do wysłania. Jego lokalizacja różni się w zależności od wariantu oprogramowania: w wersji BIZNES parametr ten można znaleźć w Parametrach użytkownika, natomiast w wersji BIURO znajduje się on w Profilach wysyłania.
Ustawienie tego parametru na TAK wpływa na sposób pobierania danych JPK_VAT w dwóch wariantach:
- Biznes - podczas pobierania danych JPK_VAT dla miesiąca, który nie został oznaczony jako gotowy do wysłania, system wyświetli ostrzeżenie. Użytkownik będzie musiał podjąć decyzję, czy kontynuować operację. Warto pamiętać, że jeśli parametr Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako Gotowe do wysłania jest ustawiony na TAK, nawet jeśli okres nie jest oznaczony jako gotowy, dane mogą być pobrane z bazy programu Wapro Kaper.
W przypadku ustawienia parametru na TAK, w sytuacji gdy miesiąc nie jest oznaczony jako gotowy, użytkownik może skorzystać z opcji pobrania danych z Wapro Kaper.
- Biuro - w sytuacji, gdy użytkownik próbuje pobrać dane JPK_VAT z miesiąca, który nie jest oznaczony jako gotowy, operacja zostanie przerwana, a status przetwarzania danych zostanie oznaczony jako błąd. Program przejdzie następnie do przetwarzania danych kolejnej firmy. To ustawienie ma na celu uniknięcie wysyłania nierozliczonych danych JPK_VAT, co może prowadzić do nieprawidłowości, zwłaszcza gdy księgowy jeszcze nie zakończył wszystkich niezbędnych kontroli.
Jeżeli wartość parametru Pobieraj tylko dane JPK_VAT oznaczone jako Gotowy do wysłania jest oznaczona na TAK, w przypadku kiedy okres nie jest oznaczony jako gotowy, podczas seryjnego wysyłania danych nie ma możliwości pobrania danych JPK_VAT z bazy danych programu Wapro Kaper. Dane można wysłać, ignorując komunikat ostrzeżenia wyświetlający się w trakcie operacji wysyłania pojedynczego pliku kreatorem wysyłania danych.
Aby oznaczyć w Wapro Kaper miesiąc rozliczeniowy jako gotowy do wysyłania danych JPK_VAT należy:
- w głównym menu wybrać:
System | Wybierz firmę- na ekranie wyświetli się okno wyboru firm, na którym znajduje się przycisk Gotowość dla JPK. Po jego kliknięciu pojawi się okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmianę stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy firmy wybranej na oknie Wybierz firmę, - w głównym menu wybrać:
Start | Wybór firmy- na ekranie wyświetli się okno wyboru firm, na którym znajduje się przycisk Gotowość dla JPK. Po jego kliknięciu pojawi się okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmianę stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy firmy wybranej na oknie Wybierz firmę, - w głównym menu wybrać:
VAT | Informacja JPK- na ekranie wyświetli się okno umożliwiające dodanie nowego miesiąca rozliczeniowego lub zmianę stanu zarejestrowanego miesiąca rozliczeniowego. Definiowanie stanu dotyczy aktywnej firmy.
Aby na formatce Zmiana stanu gotowości oznaczyć miesiąc rozliczeniowy jako gotowy, należy oznaczyć parametr Dane firmy za wybrany okres są gotowe do przetwarzania przez program Wapro JPK na TAK.
W programie Wapro JPK brak zapisu za wybrany miesiąc rozliczeniowy w firmie bazy danych programu Wapro Kaper jest równoznaczny ze stanem niegotowy.
Uruchamianie programu Wapro JPK z programu Wapro Kaper
Funkcjonalność dostępna tylko dla uprawnionych do pobierania danych JPK z bazy programu użytkowników.
W pierwszym kroku, przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności należy zdefiniować bazę danych programu Wapro JPK. W tym, celu wystarczy w parametrach firmy, w sekcji Bazy JPK wskazać bazę, z którą ma łączyć się Wapro JPK.
Jeżeli użytkownik programu ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy programu Wapro Kaper może uruchomić program Wapro JPK w kontekście firmy aktywnej w Wapro Kaper. Aby uruchomić program, należy na karcie firmy wybrać pozycję Wapro JPK.
Program zostanie uruchomiony w kontekście aktywnej w Wapro Kaper firmy. Jeżeli w bazie programu znajdują się dane innych firm, nie będą dostępne.
Uruchamianie kreatora tworzenia i wysyłania cyklicznych plików JPK_VAT z programu Wapro Kaper
Funkcjonalność dostępna tylko dla uprawnionych do pobierania danych JPK z bazy programu użytkowników.
Przed rozpoczęciem korzystania należy zdefiniować w parametrach firmy bazę danych programu Wapro JPK , w której znajdują się dane JPK firmy.
Jeżeli użytkownik programu ma uprawnienia do pobierania danych JPK z bazy programu Wapro Kaper, może uruchomić kreator wysyłki plików JPK_VAT. W tym celu powinien w głównym menu wybrać: VAT | Wyślij cykliczny plik JPK_VAT.
Kreator zostanie uruchomiony w kontekście aktywnej firmy. Wystarczy potwierdzić lub wybrać inny niż zaproponowany okres rozliczeniowy, a rozpocznie się przetwarzanie danych i wysyłanie pliku JPK_VAT na serwery Ministerstwa Finansów.
Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?
- Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
- Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
- Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
- Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.
Dowiedz się więcej
- Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
- Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
- Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
- Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.