Okno rejestrowania zapisów VAT

W ogromnej większości przypadków księgowanie do rejestru VAT odbywa się równocześnie z księgowaniem do innych ewidencji podatkowych (np. księga przychodów i rozchodów), jednak czasem istnieje potrzeba zaksięgowania pewnych dokumentów bezpośrednio w rejestrze VAT. Do tego celu służy opisane poniżej okno księgowania, które dla wygody użytkownika zostało podzielone na następujące zakładki:

Zakładka „Podstawowe”

• Numer kolejny w rejestrze VAT W polu tym pokazywany jest numer kolejny w rejestrze VAT. Numery wstępnie nadawane są w momencie wprowadzania dokumentu do bazy. Może się oczywiście zdarzyć, że kolejność wprowadzania dokumentów nie jest zgodna z kolejnością, w jakiej dokumenty te powinny znaleźć się w rejestrze VAT. W tej sytuacji podczas tworzenia rejestru VAT – bądź to dla potrzeb wydruku bądź przy podglądzie rejestru za bieżący okres – numery te są w razie konieczności aktualizowane automatycznie. Aby ponownie nie numerować zapisów w danym rejestrze należy usunąć zaznaczenie pola „Automatyczna renumeracja zapisów przy aktualizacji rejestru” z formatki konfiguracji rejestru VAT.

  W przypadku dokumentów rozliczanych metodą kasową może zdarzyć się, że ten sam dokument VAT pojawia się w rejestrach VAT kilkukrotnie – w zależności od tego, w jakich częściach była regulowana za niego należność. W związku z tym taki dokument może również posiadać kilka numerów w rejestrze VAT, co powoduje, że na formatce pojawia się tabela z numerami pozycji w rejestrach VAT oraz datami, które im odpowiadają.

  

  Jeszcze inaczej pole numeru w rejestrze VAT wygląda w przypadku zapisów podlegających tzw. odwrotnemu obciążeniu VAT. Zapisy takie z reguły występują tak w rejestrze VAT naliczonego jak i rejestrze VAT należnego. W ogólnym przypadku – w różnych miesiącach. Z tego powodu dokumenty te muszą posiadać oddzielną (podwójną) numerację dla obu tych rejestrów.

  :::caution Uwaga Numery w tym polu są aktualizowane po uaktualnieniu zawartości rejestru VAT. Innymi słowy – wprowadzenie samego rozliczenia dokumentu nie spowoduje, że w tabeli tej pojawi się nowa pozycja numeru rejestru. Widoczna ona będzie dopiero po utworzeniu rejestru VAT – bądź to poprzez jego wydruk, bądź wyświetlenie przeglądarki „Rejestr za bieżący okres” :::

  

  Pola numerów zapisów w rejestrze można edytować pod warunkiem zaznaczenia opcji w „Działanie i wygląd programu” w miejscu pokazanym na poniższym rysunku.

  

  Nie dotyczy to zapisów rozliczanych metodą kasową, gdzie numer jest automatycznie nadawany przez program.

  Jeśli użytkownik próbuje wydrukować rejestr za aktualny okres, a w okresie tym istnieje miesiąc zablokowany, program drukuje zawartość rejestru sprzed zablokowania rejestru. Moment, na jaki taki rejestr jest aktualny, oraz osobę, która tej aktualizacji dokonała – można znaleźć na formatce konfiguracji danego rejestru VAT.

• Numer dowodu księgowego. - jest to numer faktury lub innego dowodu podlegającego księgowaniu.

• Data wystawienia dokumentu - jest data własna dokumentu np. faktury VAT. Przy fakturach zakupu ta data nie ma wpływu na moment odliczenia podatku VAT naliczonego, natomiast w przypadku dokumentu sprzedaży jest to data powstania obowiązku podatkowego

• Data otrzymania dokumentu dotyczy tylko rejestrów podatku VAT naliczonego i jest datą, według której będzie ustalany termin odliczenia podatku VAT naliczonego na tym dokumencie. **W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne.

• Typ odliczenia VAT - rodzaj odliczenia VAT, który ma znaczenie tylko dla dokumentów zakupu:

  Pole typ odliczenia VAT znajduje się w sekcji Odliczenie VAT, tak jak na poniższym przykładzie:

  

  • 1. Całkowite – dotyczy nabyć towarów i usług przeznaczonych wyłącznie do działalności gospodarczej, w tym wyłącznie do sprzedaży opodatkowanej.

    'Do odliczenia = Podatek naliczony * 100%`

  • 2. Częściowe A – dotyczy nabyć towarów i usług przeznaczonych wyłącznie do działalności gospodarczej, z tym zarówno do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej;

    Do odliczenia = Podatek naliczony * "Odliczenie zakupów pozostałych (%)"

  • 3. Częściowe B - dotyczy nabyć przeznaczonych zarówno do działalności gospodarczej, w tym wyłącznie sprzedaży opodatkowanej, jak i działalności innej niż działalność gospodarcza za wyjątkiem celów osobistych (art. 86 ust. 2a ustawy o VAT).

    Do odliczenia = Podatek naliczony * "Współczynnik preproporcji (%)"

  • 4. Częściowe C - dotyczy nabyć przeznaczonych zarówno do działalności gospodarczej, w tym zarówno sprzedaży opodatkowanej oraz zwolnionej, jak i działalności innej niż działalność gospodarcza za wyjątkiem celów osobistych (art. 86 ust. 2a ustawy o VAT).

    Do odliczenia = (Podatek naliczony * "Współczynnik preproporcji (%)") * "Odliczenie zakupów pozostałych (%)"

  • 5. Bez odliczenia – dotyczy nabyć towarów i usług, od których podatek VAT nie podlega odliczeniu.

  • 6. Bez odliczenia - paliwo – dotyczy nabyć paliwa, od których podatek VAT nie podlega odliczeniu.

  • 7. Bez odliczenia - pojazdy – dotyczy nabyć pojazdów, od których podatek VAT nie podlega odliczeniu.

    Podpowiedź

    1. Obok pola typ odliczenia VAT znajduje się legenda z dokładnym opisem użytych w polu nazw typu odliczenia VAT. Widok na przykładzie powyżej;
    2. Pozycje listy Typ odliczenia VAT są numerowane, mają swoją liczbę porządkową. Ułatwia to szybkie wybieranie żądanej pozycji. Jeżeli kursor ustawiony jest na polu listy, w celu wybrania typu odliczenia VAT wystarczy na klawiaturze przycisnąć klawisz liczbie porządkowej odpowiadającej wybieranemu typowi odliczenia VAT;
    3. W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne;

  • Miesiąc odliczenia VAT. Według ustawy o podatku VAT podatek naliczony można odliczać w miesiącu otrzymania faktury lub w miesiącu następnym. To pole pozwala wybrać, w którym miesiącu dostanie odliczony VAT naliczony na księgowanej fakturze. Wybór miesiąca ma również wpływ na to, w którym miesiącu zapis pojawi się w rejestrze VAT.

    W przypadku księgowania dokumentu sprzedaży to pole nie jest aktywne.

  • NIP (kontrahenta). W programie przyjęto założenie, że każdy kontrahent musi znajdować się w kartotece kontrahentów, dlatego też wpisanie numeru NIP spowoduje akcję wyszukiwania w tej kartotece. Procedura wyszukiwana skonstruowana jest w ten sposób, że inne rozmieszczenie kresek w numerze zapisanym w kartotece a inny we wpisywanym numerze na formatce księgowania nie spowoduje nieprawidłowego wyszukania. Podczas wyszukiwania wyświetlana jest uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów. W przypadku znalezienia szukanego kontrahenta wystarczy nacisnąć klawisz [Enter], aby dane kontrahenta znalazły się w odpowiednich polach formatki księgowania. Jeżeli kontrahent nie zostanie odnaleziony, wówczas program zaproponuje dopisanie go do kartoteki i wyświetli stosowną formatkę. Tabelę z kartoteką kontrahentów można również wywołać z formatki księgowania w dowolnym momencie naciskając kombinację klawiszy [Ctrl-K] lub przez kliknięcie myszki na przycisk [Wybierz].

  • Nazwa (kontrahenta). Jeżeli nie został podany numer NIP to można wyszukać kontrahenta podając jego nazwę. Tak samo, jak podczas wyszukiwania numeru NIP podczas wpisywania nazwy pojawi się uproszczona tabela z kartoteką kontrahentów.

  • Adres (kontrahenta). Podobnie jak nazwa zostanie pobrany z kartoteki kontrahentów;

  • Księgowanie bez VAT. Zaznaczenie spowoduje, że zamiast księgować kwoty netto, brutto i VAT będziemy księgować tylko jedną kwotę, która zostanie umieszczona w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Taki zapis nie będzie umieszczony w żadnym z rejestrów VAT.

  • Stawka VAT. W większości przypadków księgowanie dokumentu odbywa się w jednej stawce VAT. Należy wówczas z listy dostępnych stawek VAT wybrać właściwą. Jeżeli na dokumencie jest więcej niż jedna stawka VAT należy przejść do następnej zakładki **Kwoty w stawkach VAT i tam wpisać kwoty w odpowiednie pola.

  • Netto. Należy wpisać kwotę netto dokumentu. Podczas wpisywania kwoty automatycznie zostaną wypełnione pola z kwotami VAT i Brutto;

  • VAT. Zostanie tu automatycznie wpisana kwotę VAT dokumentu. Jeżeli po wpisaniu kwoty Netto lub Brutto okaże się, że na dokumencie jest inna kwota VAT, można ta kwotę skorygować ręcznie.

  • Brutto. Jeżeli nie jest znana wartość netto wówczas można zaksięgować kwotę Brutto, a kwoty Netto i VAT zostaną wyliczone automatycznie.

  • **Licz VAT. gdy z checkboxu zostanie zlikwidowane zaznaczenie wówczas wpisywanie kwot w polach Netto lub Brutto nie spowoduje przeliczania w polu VAT. Gdy zostanie zmodyfikowane pole VAT, wówczas zaznaczenie checkboxu zostanie automatycznie zlikwidowane. Ma to znaczenie podczas powtórnego przeglądania lub edycji dokumentu, w którym kwota VAT została ręcznie zmodyfikowana.

Rejestrowanie pozycji dokumentów VAT

W związku z nowelizacją przepisów VAT wprowadzonych z początkiem stycznia 2014 roku, w programie zostały wprowadzone zmiany umożliwiające wprowadzanie do programu dokumentów zgodnie z nowymi wymogami.

Najważniejsze zmiany to umożliwienie wprowadzania dokumentów bez konieczności wskazywania daty obowiązku podatkowego VAT i miesiąca odliczenia VAT oraz umożliwienie wprowadzania dokumentów z różnymi momentami obowiązku podatkowego VAT i miesiącami odliczenia VAT. Dla przejrzystości dalszego opisu data obowiązku podatkowego VAT i miesiąc odliczenia VAT określane będą w skrócie jako „data VAT” lub „moment podatkowy”.

Celem umożliwienia rejestrowania dokumentów bez konieczności wskazywania daty VAT w chwili ich wprowadzania, zmodyfikowano formatkę księgowania i rejestrowania dokumentów. Pole daty VAT obu tych formatek zostało wyposażone w dodatkowe pole opcji. Usunięcie zaznaczenia tego pola powoduje, że data ta traktowana jako nieokreślona.

W przypadku dokumentów zakupu umożliwiono wskazanie dowolnego miesiąca i roku jako daty odliczenia podatku VAT, a nie jak poprzednio – tylko trzech najbliższych miesięcy. Również i temu polu daty towarzyszy pole opcji umożliwiające wskazanie, że data odliczenia VAT nie jest określona.

W związku z dopuszczeniem do wprowadzania do rejestrów VAT dokumentów bez wskazanej daty VAT, zmodyfikowano również działanie przeglądarki dokumentów VAT. W przeglądarce tej po włączeniu filtru roku (klawisz F9) wyświetlane są dokumenty z datą VAT przypadającą w aktualnym roku (tzn. roku wybranym przez użytkownika) oraz dokumenty, których data VAT nie została określona. Rozwiązanie to ma na celu niedopuszczenie do sytuacji, w której zapisy bez określonej daty VAT zostaną przez Użytkownika w późniejszym okresie przeoczone. Jeśli takie działanie programu nie odpowiada Użytkownikowi, można użyć nowego filtra „Moment podatkowy VAT”, dzięki któremu można odfiltrować dokumenty ze wskazaną datą VAT od tych, dla których moment podatkowy nie został określony.

Większy zakres zmian dotyczy formatki księgowania. Wprowadzono tutaj możliwości księgowania dokumentów o różnych typach VAT i różnych momentach podatkowych – tak jak wymagają tego znowelizowane przepisy. W dalszej części dokumenty takie będą nazywane złożonymi, zapis w księdze – zapisem nadrzędnym, a odpowiadające mu zapisy w rejestrze VAT – zapisami podrzędnymi.

Celem wprowadzenia dokumentu złożonego na pierwszej zakładce formatki księgowania należy wybrać w polu Typ VAT pozycję „Wiele pozycji VAT”.

Spowoduje to, że dostępna będzie nowa zakładka „Pozycje VAT”, w której dokonywać można wprowadzania dowolnej ilości dokumentów podrzędnych. Do wprowadzania dokumentów podrzędnych (do rejestrów VAT) używane są znane dotychczasowym użytkownikom formatki ręcznego zapisu do rejestru.

Aby zachować spójność wprowadzanych danych, części z ich pól, które są wspólne dla zapisu nadrzędnego (w księdze) i w rejestrach, jak na przykład nazwa kontrahenta, nie można poddawać edycji. Możliwe jest natomiast wskazanie, która z kwot zapisu podrzędnego ma być przeniesiona do księgi: netto, brutto, czy też inna kwota, dowolnie wpisana przez użytkownika. W przypadku księgowania faktury dotyczącej nabycia środka trwałego istnieje możliwość zaznaczenia, że wskazana pozycja takiej operacji właśnie dotyczy – taka kwota nie będzie przenoszona do księgi.

Kwoty z poszczególnych zapisów podrzędnych sumowane są na zakładce „Wiele pozycji VAT”, na której widnieje również kwota podlegająca rozliczeniu, przy czym program uwzględnia tu takie szczególne przypadki, jak odwrotne obciążenie podatkiem VAT, kiedy kwota rozrachunku to wartość netto, a nie brutto, jak w innych sytuacjach.

Przeglądarka zapisów podrzędnych znajdująca się na zakładce „Pozycje VAT” posiada kilka kolumn, które wymagają dodatkowych objaśnień.

Kolumna „Data VAT” (widoczna na poprzednim rysunku) zawiera dokładną datę dzienną w przypadku dokumentów sprzedaży (bądź zakupów, jeśli jest to związane z tzw. odwrotnym obciążeniem podatkowym) , lub też miesiąc i rok odliczenia VAT, jeśli wiersz dotyczy zakupów. Kolumna „Kwota do PD” zawiera wartość przenoszoną do zapisu nadrzędnego, która będzie umieszczona w księdze (lub ewidencji ryczałtowej) i podlegać będzie opodatkowaniu. Kolumna „Do rozrach.” zawiera kwotę podlegającą rozliczeniu z kontrahentem. Suma obu wspomnianych kwot znajduje się w dolnej części zakładki „Data VAT”, a poniżej znajduje się tabelka z podsumowaniem kwot netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach VAT oraz łącznie – umieszczenie tego podsumowania ma na celu bieżące kontrolowanie zgodności wprowadzanych kwot zapisów podrzędnych z dokumentem „papierowym”.

Rozszerzono również funkcjonalność kategorii i klasyfikacji. Ponieważ dokumenty złożone odwzorowywane są w bazie danych jako niezależne pozycje (w przeciwieństwie do dokumentów „prostych” wprowadzanych w dotychczasowy sposób), użytkownik ma możliwość indywidualnego wskazania klasyfikacji dla zapisu nadrzędnego oraz każdego z zapisów podrzędnych poprzez dodawanie ich do wspomnianych dokumentów w tradycyjny sposób. Jeśli jednak zapisy podrzędne mają być sklasyfikowane tak samo, jak zapis nadrzędny, należy najpierw określić klasyfikacje dla dokumentu a następnie wprowadzać dokumenty podrzędne. Taka kolejność wykonywanych czynności spowoduje skopiowanie klasyfikacji zapisu nadrzędnego do podrzędnych. Automatyczne przenoszenie klasyfikacji do dokumentów podrzędnych odbywa się wyłącznie w chwili wprowadzania tych drugich. Edycja wprowadzonych dokumentów podrzędnych nie skutkuje automatycznym przeniesieniem klasyfikacji dokumentu nadrzędnego, jednak jest możliwa przez użycie na formatce zapisu do rejestru klawisza „Pobierz klasyfikacje z dokumentu księgi” znajdującego się na zakładce „Klasyfikacje”.

Użycie tej funkcji spowoduje dodanie do klasyfikacji dokumentu podrzędnego klasyfikacji z dokumentu nadrzędnego, przy czym ewentualne istniejące już klasyfikacje dokumentu podrzędnego nie są usuwane. Dzięki tak skonstruowanym procedurom obsługi obu rodzajów dokumentów możliwe jest odrębne klasyfikowanie pozycji VAT i pozycji w księdze (ryczałcie). 

W sytuacji, w której użytkownik wprowadza do dokumentu nadrzędnego podrzędne, w trosce o zachowanie spójności danych w bazie – na zakładce „Podstawowe” zapisu nadrzędnego blokowana jest możliwość wyboru kolumny i typu VAT. Odblokowanie obu tych pól następuje dopiero po usunięciu wszystkich dokumentów podrzędnych z przeglądarki dokumentu nadrzędnego. Informacja o tym wyświetlana jest po naciśnięciu ikony znajdującej się obok tych pól.

Zapisy, w których jednej pozycji w księdze odpowiada jedna pozycja w rejestrze VAT mogą być wprowadzane w dotychczasowy sposób, lub według schematu postępowania przedstawionego wyżej. Drugi sposób umożliwia inne przypisanie kategorii i klasyfikacji do zapisu księgowego i inne do pozycji w rejestrze VAT, poza tym funkcjonalnie obie metody są sobie równoważne.

Zmian dokonano również w algorytmach związanych z rozliczeniem dokumentów. Dokumenty złożone rozliczane są „od strony księgi” – tzn. rozliczeniu podlega faktycznie zapis znajdujący się w księdze a nie poszczególne zapisy podrzędne w rejestrach VAT, przy czym oczywiście kwota podlegająca samemu rozliczeniu w ogólnym przypadku nie jest tożsama z kwotą figurującą w ewidencjach podatku dochodowego. Dopuszczono rozliczanie dokumentu „od strony rejestru”, w tym przypadku kwota, jaka widnieje na formatkach towarzyszących procesowi rozliczania jest należnością całego dokumentu, a nie tylko należnością wynikającą pozycji VAT, która jest w danej chwili zaznaczona.

Zmodyfikowano również mechanizm pokazywania dokumentów z księgi w rejestrach VAT. Dotychczas wymagane było, aby wszystkie zaznaczone dokumenty z księgi posiadały swoje odpowiedniki wyłącznie w tym samym rejestrze VAT. Obecnie, jeśli pozycje te znajdują się w różnych rejestrach VAT, program wyświetla okno umożliwiające wybór konkretnego rejestru.

Wprowadzanie zapisu do rejestru sprzedaży VAT marża

W przypadku wprowadzania zapisu do rejestru sprzedaży VAT marża wygląd formatki zapisu jest nieco inny:

Wprowadzanie takiego dokumentu sprowadza się do wypełnienia kwot brutto sprzedaży, brutto zakupu oraz wybrania stawki VAT. Kwota netto, VAT i brutto zostanie przez program wyliczona automatycznie. Pola tych kwot są jednak dostępne do edycji - w razie gdyby zaszła konieczność ręcznej ich zmiany.