Przejdź do głównej zawartości

Jak skonfigurować usługę Businesslink w związku z KSeF?

Aktywacja usługi Businesslink umożliwia zintegrowanie programu finansowo - księgowego Wapro Kaper z platformą KSeF, która jest odpowiedzialna za automatyczne pobieranie wystawionych na platformie e-faktur:

  • sprzedaży - wystawionych przez firmę,
  • zakupu - wystawionych przez dostawców firmy.

W wariancie BIURO usługę należy uruchomić w kontekście firmy biura rachunkowego (właściciela licencji usługi Businesslink). W pozostałych wariantach usługę należy aktywować w kontekście konkretnej firmy.

Podpowiedź

W wariancie BIURO program automatycznie zakłada firmę biuro i właściciela licencji, nawet jeżeli firma ta nie będzie obsługiwana w systemie. Podczas aktywowania usługi należy ją wskazać jako firmę właściciela licencji.

Przy pierwszym aktywowaniu usługi zostanie ona uruchomiona w trybie próbnym. Bezpłatna licencja jest ograniczona do 30 dni i umożliwia:

  • w wariancie BIZNES - wysłanie i odebranie łącznie 200 e-dokumentów,
  • w wariancie BIURO - wysłanie i odebranie łącznie 600 e-dokumentów.

Jeżeli firma aktywuje usługę Businesslink w innym programie, którego baza danych znajduje się na tym samym SQL serwerze, np. Wapro Mag, program podłączy się automatycznie do istniejącej, wcześniej utworzonej licencji. Jako łączną ilość dokumentów wysłanych i odebranych za pośrednictwem usługi należy rozumieć wszystkie dokumenty wysłane i odebrane łącznie w tych programach. Dotyczy to nie tylko e-faktur ale również np. wysłanych e-mailem załączników do e-faktur.

Jak uruchomić Businesslinka?​

Aby uruchomić usługę Businesslink, w programie Wapro Kaper należy przejść do widoku Inne | Businesslink.

Na ekranie wyświetli się okno z prośbą o zaznaczenie w kartotece firmy właściciela licencji.

Uwaga

Dotyczy wariantu BIURO.

Firma właściciela licencji powinna zostać zarejestrowana (utworzona), mimo że nie będzie wykorzystywana do obsługi biura. Numer NIP firmy utworzonej w programie powinien być zgodny z numerem NIP licencji programu Wapro Kaper.

WAPRO Fakir. Kreator konfiguracji usługi Businesslink przed przypisaniem firmy właściciela licencji

Po kliknięciu przycisku Dalej (klawisz F10) na ekranie wyświetli się formularz rejestracyjny usługi Businesslink,w którym należy uzupełnić dane administratora usługi.

WAPRO Fakir. Okno - Formularz rejestracyjny usługi Businesslink

Po wprowadzeniu informacji i potwierdzeniu znajomości regulaminu usługi, należy kliknąć przycisk Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni.

Uwaga

Wersje próbna oraz płatna integrują się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF, dlatego dokumenty wystawiane w programach zarządzania sprzedażą oraz odbierane z KSeF w programach finansowo - księgowych będą rzeczywistymi dokumentami handlowymi firm. W tym środowisku nie można wystawiać faktur testowych.

Po kliknięciu przycisku Zamknij, na ekranie wyswietli się komunikat potwierdzający skonfigurowanie usługi.

Jak rozpocząć pracę z KSeF?​

W kolejnym etapie użytkownik powinien wybrać sposób działania Businesslinka. Do wyboru ma opcje:

  • Businesslink + KSeF - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami oraz łączy programy do fakturowania z rejestrem KSeF,
  • Businesslink - umożliwia bezpośrednią wymianę dokumentów pomiędzy firmami. Połączenie z KSeF można skonfigurować w dowolnym momencie.

Po kliknięciu przycisku Dalej należy wygenerować token firmy, który jest niezbędny do wymiany dokumentów. Użytkownik ma dwie możliwości pozyskania tokena, dzięki opcjom:

  • Wygeneruj token - jeśli właściciel firmy dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub posiada kwalifikowaną pieczęć firmy,
  • Wklej token wygenerowany z MF - token utworzony na stronie Ministerstwa Finansów.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka: "2) Uprawnienia KSeF"

Uwaga

Token nie powinien być przekazywany, zapisywany w żadnym pliku, przesyłany e-mailem, ponieważ od niego zależy bezpieczeństwo danych handlowych firmy znajdujących się w KSeF. Operacja wprowadzania tokena do programu powinna polegać wyłącznie na skopiowaniu go do pamięci podręcznej komputera, a następnie wklejeniu w odpowiednie pole w interfejsie programu i zatwierdzeniu.

Informacja

W wariancie BIZNES użytkownik może wygenerować token tylko dla jednej firmy.

Jak wygenerować token z Ministerstwa Finansów?​

Aby przystąpić do rejestrowania tokenu firmy/biura rachunkowego należy uruchomić bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika KSeF i zalogować się w profilu firmy. Poniższe przykłady, na potrzeby dokumentacji, zostały przygotowane na środowisku testowym KSeF.

Po zalogowaniu się w lewym menu należy wybrać opcję Generuj token, a następnie uzupełnić nazwę tokena i wybrać role (uprawnienia), które ma obsługiwać. Dla programu finansowo - księgowego wystarczy uprawnienie do przeglądania, jeżeli jednak ten sam token ma być wykorzystywany w programie zarządzania sprzedażą, należy wybrać rolę z większymi uprawnieniami.

WAPRO Fakir. Aplikacja KSeF - generowanie tokena

Następnie należy kliknąć przycisk Generuj token.

WAPRO Fakir. Aplikacja KSeF -token wygenerowany

Po kliknięciu przycisku Kopiuj, token zostanie skopiowany do pamięci podręcznej, skąd można go wkleić bezpośrednio do programu.

W kolejnym kroku należy przejść do programu Wapro Kaper, kliknąć opcję Wklej token wygenerowany z MF i wkleić kod.

WAPRO Fakir. Wysyłanie tokena uwierzytelniajacego do usługi Businesslink

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź (klawisz F10), token zostanie zarejestrowany w Businesslink.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka "2) Uprawnienia KSeF", widok listy firm z zarejestrowanymi tokenami (1)

Informacja

W wariancie BIZNES, po zarejestrowaniu tokenu firmy proces konfiguracji dobiega końca.

W wariancie BIURO, po zarejestrowaniu tokenu biura, należy utworzyć tokeny dla każdego klienta, który upoważnił do tego biuro. Można wykonać to na dwa sposoby:

  • klient biura, w swoim profilu na platformie KSeF, upoważnia pracownika biura (pracownik powinien mieć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym) lub biuro (wymagana kwalifikowana pieczęć elektroniczna), którzy generują token za niego,
  • klient biura na swoim profilu generuje token dla biura z uprawnieniem co najmniej do przeglądania e-faktur, a następnie przekazuje token upoważnionemu pracownikowi biura, który zarejestruje go w usłudze Businesslink za pośrednictwem interfejsu programu finansowo - księgowego.
Uwaga

Metoda samodzielnego wygenerowania tokena, a następnie przekazania go pracownikowi biura nie jest bezpieczna, ponieważ wymaga zapisania tokenu w pliku lub wiadomości mail, co umożliwia ewentualny dostęp do niego osób nieuprawnionych.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink, zakładka "2) Uprawnienia KSeF", widok listy firm z zarejestrowanymi tokenami (2)

Użytkownik może usunąć token, klikając przycisk Usuń token.

Po kliknięciu przycisku Dalej, wyświetli się komunikat o prawidłowej integracji usługi.

WAPRO Fakir. komunikat

Po uruchomieniu Businesslinka, w module czynności automatycznych w widoku Inne | Czynności automatyczne | Czynności automatyczne, zostanie utworzony odpowiedni harmonogram. W oknie wyświetlana jest informacja o statusie ostatnio wykonanego zadania oraz o czasie następnego. W przypadku statusu w kolorze czerwonym, przyczynę błędu można odczytać po kliknięciu przycisku Historia.

W kolejnym kroku użytkownik powinien kliknąć przycisk Przejdź do konfiguracji.

Informacja

W wariancie BIZNES rejestracja tokenu jest możliwa po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi.

Aby zarejestrować tokeny biura i klientów w wariancie BIURO, należy przejść na zakładkę Uprawnienia KSeF.

WAPRO Fakir. Okno - Konfiguracja usługi Businesslink

Na zakładce tej widoczna jest lista firm z informacją o poprawnej rejestracji tokenu lub jej braku. Użytkownik może wygenerować brakujący token, klikając przycisk Wygeneruj token lub Wklej token wygenerowany z MF.

Po przejściu na zakładkę Użytkownicy usługi, wyświetli się lista osób wskazanych na formularzu rejestracyjnym do portalu Businesslink. W tym przypadku może to być dowolnie wskazana osoba lub pracownik z kartoteki pracowników.

Na zakładce Osoby do kontaktu widoczne są dane osób, które będą otrzymywać powiadomienia o stanie usługi, czyli np. o awarii, przerwach technicznych itd.

Aby zapoznać sie z dostępnymi statystykami należy przejść na zakładkę Statystyki usługi. Na liście wyświetlą się dokumenty z oznaczeniem wysłane czy odebrane. Rekordy na liście można zawęzić wybierając odpowiedni miesiąc i rok.

WAPRO Fakir. statystyki

Na zakładce Historia synchronizacji widoczne sa informacje na temat przebiegu wykonywanych operacji. Postawienie znacznika w polu Pokaż tylko błędy spowoduje wyświetlenie jedynie nieprawidłowości.

Zakładka Błędy komunikacji z KSeF prezentuje nieprawidłowości związane z współpracą systemu z KSeF.

W głównym oknie konfiguracji widoczne są także przyciski:

  • Formularz rejestracyjny - umożliwia modyfikację wprowadzonych danych,
  • Kreator konfiguracji - umożliwia powrót do pierwszego okna kreatora konfiguracji, w którym użytkownik może wybrać sposób działania Businesslinka,
  • Stan usługi - pozwala na sprawdzenie stanu usługi.

Dowiedz się więcej