Jak utworzyć zgłoszenia identyfikacyjne?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce musi posiadać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), który jest niezbędny do prawidłowego rozliczania podatków. Numer ten jest przyznawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Aby uzyskać NIP, należy złożyć odpowiednie zgłoszenia identyfikacyjne, w tym formularze NIP-1, NIP-2 oraz NIP-3.

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz złożyć zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług, korzystając z formularza VAT-R. W sytuacji, gdy prowadzisz transakcje wewnątrzunijne, konieczne jest dołączenie formularza VAT-R/UE jako załącznika do zgłoszenia.

Program Wapro Kaper umożliwia utworzenie wszystkich wymienionych formularzy oraz przynależnych im załączników. Wszystkie dokumenty widoczne są po przejściu na kartę firmy i wybraniu pozycji Deklaracje, formularze, zgłoszenia NIP firmy. Użytkownik może wygenerować:

• NIP-1 - zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą,
• NIP-2 - zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem,
• NIP-3 - zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej,
• VAT-R - zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług,
• NIP-B - informacja o rachunkach bankowych (załącznik do NIP-1, NIP-2, NIP-3),
• NIP-C - informacja o miejscach wykonywania działalności (załącznik do NIP-1, NIP-2, NIP-3),
• NIP-D - informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach tworzących podatkową grupę kapitałową (załącznik do NIP-2),
• NIP-2/A - informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (załącznik do NIP-2A),
• VAT-R - informacja dotycząca obowiązku podatkowego w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Ponieważ brak jednoznacznych przepisów regulujących zasady wypełniania powyższych formularzy, formatki zaprojektowano tak, aby użytkownik programu mógł w razie konieczności wypełnić każde pole samodzielnie, stosownie do oczekiwań każdego urzędu skarbowego.

Jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1?

Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1 składane jest przez podatnika w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej lub w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Załącznikami do zgłoszenia są NIP-B i NIP-C.

Formularz zgłoszenia można wywołać na karcie Firma, po wybraniu pozycji Deklaracje, formularze, zgłoszenia NIP firmy. NIP-1 generuje się dla firmy, która w danym okresie jest własnością tylko jednego udziałowca. Jeśli udziałowców jest więcej, zamiast formularza NIP-1 dostępny jest formularz NIP-2.

Nowy formularz tworzy się poprzez kliknięcie przycisku Dodaj (klawisz Ins) i wybranie z listy pozycji NIP-1. Przed utworzeniem formularza program oczekuje wprowadzenia dat granicznych, jakie obejmować ma utworzony dokument. Program domyślnie przyjmuje datę początku i końca okresu, za który utworzony ma być NIP-1 według następujących reguł:

• Stan danych na dzień - domyślnie przyjmowany jest dzień tworzenia zgłoszenia,
• Od dnia - przyjmowana jest data końcowa poprzedniego zgłoszenia lub data rejestracji, jeśli jest to pierwsze zgłoszenie.

Daty sugerowane przez program mogą być modyfikowane stosownie do potrzeb użytkownika. każda zmiana danych skutkująca prawnym obowiązkiem złożenia formularza w trybie aktualizacji powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w programie, co oznacza niezwłoczne wprowadzenie zmian do programu i utworzenie nowego formularza zgłoszenia. Działanie takie jest niezbędne, gdyż część informacji zawartych w formularzu NIP-1 (i innych) wynika z porównania stanu danych w momencie tworzenia zgłoszenia z zawartością poprzedniego zgłoszenia.

Zasady wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-1

Wypełniając formularz NIP-1, kluczowe jest zrozumienie zasad jego edycji oraz struktury poszczególnych pól. Warto zaznaczyć, że numeracja pól odnosi się do wersji 4 formularza, a w przypadku zmian w strukturze formularza, zasady wypełniania pozostaną aktualne dla pól zawierających te same informacje.

Zgłoszenie NIP-1 może być składane w dwóch wariantach:

• jako zgłoszenie identyfikacyjne,
• jako zgłoszenie aktualizacyjne.

Program automatycznie zaznacza odpowiedni typ zgłoszenia w polu 4 formularza. Jeżeli pole NIP w danych udziałowca jest puste, formularz traktowany jest jako identyfikacyjny. Wprowadzenie NIP-u w danych udziałowca sprawia, że wszelkie kolejne zgłoszenia NIP-1 będą traktowane jako aktualizacyjne, co skutkuje zaznaczeniem opcji 2 w polu 4.

Pole nr 7

Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy, a następnie stosownie do stwierdzonego stanu wypełnia pole nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać klikając myszką na szary przycisk z prawej strony pola nr 7.

Pola 18 i 19

Jeśli w danych udziałowca pole Dowód osobisty nie jest wypełnione, a wypełnione jest pole Paszport, program do pól 18 i 19 wpisuje numer paszportu.

Sekcja B2

Sekcja B2 wypełniana jest nie na podstawie stwierdzonych różnic między poprzednim a obecnym formularzem. Poprzedni formularz musi być utworzony w programie Wapro Kaper. W przypadku gdy bieżący formularz jest pierwszym w programie, pola te należy zaznaczyć ręcznie. Począwszy od następnego dane są porównywane z poprzednim i na tej podstawie wykrywane oraz zaznaczane są zmiany.

Sekcja B3

Sekcja B3 wypełniana jest wyłącznie na poziomie deklaracji. Oznacza to, że należy wypełnić pierwszą deklarację, zaznaczyć ją jako właściwą, a dane z niej i z tego sektora przenoszone będą do deklaracji następnej. Podsumowując, dane są przenoszone z poprzedniej do następnej deklaracji.

Pole nr 38

Jeśli adres zameldowania jest taki sam jak adres do korespondencji, pole powinno być zaznaczone. Zgodność adresów jest sprawdzana przez porównanie każdego pola oddzielnie (miasto, gmina, ulica itd.).

Sekcja B6

Sekcja B6 wypełniana jest danymi kontaktowymi pobieranymi z adresu do korespondencji udziałowca.

Sekcja B7

Sekcja B7 - osobisty rachunek bankowy wypełniana jest danymi rachunku bankowego udziałowca, który ma zaznaczoną opcję Osobisty rachunek bankowy - konto zwrotu podatku dochodowego.

Pole nr 62

Pole nr 62 wypełniane jest wyłącznie w deklaracji. Ustawienie pola w danej deklaracji jest przenoszone do następnej.

Sekcja C.2.2

Celem ustalenia, czy nie nastąpiła likwidacja rachunku bankowego sprawdzany jest stan danych w bazie programu. System nie porównuje stanu rachunków bankowych z poprzednim formularzem znajdującym się w bazie Wapro Kaper.

Sekcja C.5.1

Adres głównego miejsca wykonywania działalności zaznacza się w danych firmy. W przeglądarce adresów w kolumnie typ adresu widoczny jest jako DG. Jeśli adres do korespondencji jest identyczny z adresem miejsca wykonywania działalności, zaznaczane jest pole 98. Zgodność adresów sprawdzana jest dla każdego pola adresowego (miasto, gmina, ulica itd.).

Jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2?

Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 składane jest w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej lub w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Załącznikami do zgłoszenia są formularze NIP-B, NIP-C, NIP-D, NIP-2A.

Formularz zgłoszenia można wywołać na karcie Firma, po wybraniu pozycji Deklaracje, formularze, zgłoszenia NIP firmy. NIP-2 generuje się dla firmy, która w danym okresie jest własnością co najmniej dwóch udziałowców. Jeśli udziałowiec jest tylko jeden, zamiast formularza NIP-2 należy wygenerować formularz NIP-1.

Nowy formularz tworzy się poprzez kliknięcie przycisku Dodaj (klawisz Ins) i wybranie z listy pozycji NIP-2. Przed utworzeniem formularza program oczekuje wprowadzenia dat granicznych, jakie obejmować ma utworzony dokument. Program domyślnie przyjmuje datę początku i końca okresu, za który utworzony ma być NIP-2 według następujących reguł:

• Stan danych na dzień - domyślnie przyjmowany jest dzień tworzenia zgłoszenia,
• Od dnia - przyjmowana jest data końcowa poprzedniego zgłoszenia lub data rejestracji, jeśli jest to pierwsze zgłoszenie.

Daty sugerowane przez program mogą być modyfikowane stosownie do potrzeb użytkownika. Każda zmiana danych skutkująca prawnym obowiązkiem złożenia formularza w trybie aktualizacji (w szczególności do poprawnego wypełniania załącznika NIP-D) powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w programie, co oznacza niezwłoczne wprowadzenie zmian do programu i utworzenie nowego formularza zgłoszenia. Działanie takie jest niezbędne, gdyż część informacji zawartych w formularzu NIP-2 (i innych) wynika z porównania stanu danych w momencie tworzenia zgłoszenia z zawartością poprzedniego zgłoszenia.

Zasady wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2

Wypełnianie formularza NIP-2, służącego do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, wymaga znajomości kilku kluczowych zasad. Poniżej przedstawiamy istotne informacje dotyczące wypełniania tego dokumentu, które pomogą w poprawnym złożeniu zgłoszenia. Numeracja pól w instrukcji odnosi się do wersji formularza oznaczonej jako 4. W przypadku aktualizacji formularza przez Ministerstwo Finansów, zasady wypełniania pól pozostaną niezmienne dla pól zawierających te same informacje.

Formularz NIP-2 można złożyć w dwóch wariantach:

• zgłoszenie identyfikacyjne - składane, gdy brak jest NIP-u w danych udziałowca,
• zgłoszenie aktualizacyjne - składane po wprowadzeniu NIP-u, gdzie każdy kolejny formularz NIP-2 będzie traktowany jako aktualizacja.

W programie Wapro Kaper nie ma możliwości automatycznego zaznaczania kwadratu 3 w polu 4. W razie konieczności można je zaznaczyć ręcznie.

Pole nr 7

Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy, a następnie stosownie do stwierdzonego stanu wypełnia pole nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać, klikając myszką na szary przycisk z prawej strony pola nr 7.

Sekcja B1

W sekcji B1 dane porównywane są między bieżącą a poprzednią deklaracją. W razie stwierdzenia różnicy zaznaczane jest odpowiednie pole.

Sekcja B6

Dane w sekcji B6 przepisywane z poprzedniej deklaracji. W pierwszej należy je wpisać samodzielnie.

Załącznik NIP-D

Zgodnie z zaleceniami podanymi na formularzu NIP-2 zawartymi w objaśnieniach do punktu 36, formularz NIP-D powinien być wypełniany i składany stosownie do okoliczności i zmian. Oznacza to, że powinien być on dołączony do NIP-2 tylko w następujących przypadkach:

• przy składaniu formularza NIP-2 jako zgłoszenia identyfikacyjnego,
• w przypadku zmian na liście udziałowców firmy,
• w przypadku zmian danych adresowych udziałowców firmy.

W ostatnich dwóch przypadkach na formularzu NIP-D zamieszczane być powinny wyłącznie te dane, które uległy zmianie. Praktyka składania deklaracji NIP-2 oraz załącznika NIP-D dowodzi jednak, że wiele urzędów skarbowych oczekuje od podatników, że załącznik NIP-D będzie wypełniany nieco inaczej. Różnica polega na tym, że oprócz wykazania zmian w składzie osobowym listy udziałowców oraz ewentualnych zmian w ich danych adresowych, należy również wykazać na formularzu wszystkich pozostałych udziałowców, co do których nie wystąpiły żadne zmiany, przy czym pola Powód złożenia informacji oraz Data wystąpienia okoliczności wskazanej w pozycji pozostawia się puste. Ponieważ interpretacja sposobu wypełniania formularza NIP-D jest różna w zależności od tego, do którego urzędu skarbowego formularz jest kierowany, w programie Wapro Kaper wprowadzono możliwość wypełniania tego formularza na dwa sposoby.

Aby wybrać sposób wypełniania formularza, należy przejść do edycji danych firmy.

Zaznaczenie pola W załączniku NIP-D wykazuj wszystkich udziałowców bez względu na brak zmian w danych powoduje, że formularz wypełniany jest danymi, które uległy zmianie a dodatkowo wykazywani są również ci udziałowcy, którzy w chwili składania formularza posiadają udziały w firmie, posiadali je przedtem, a ich dane adresowe nie uległy zmianie.

Pozostawienie pola niezaznaczonego spowoduje, że formularz NIP-D wypełniany jest ściśle ze wskazówkami zamieszczonymi na formularzu NIP-2.

Jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-3?

Uruchamianie formularza

Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-3 składane jest w programie Wapro Kaper dwóch przypadkach:

1. Udziałowca - przy prowadzeniu działalności gospodarczej razem ze wspólnikami (w tym również w razie likwidacji działalności, dla której formularzem zgłoszeniowym był NIP-1).
2. Pracownika - najczęściej w sytuacji podejmowania pierwszego zatrudnienia celem uzyskania NIP-u.

W obu sytuacjach załącznikami do zgłoszenia mogą być formularze NIP-B i NIP-C.

Przypadek 1 - udziałowiec

Deklarację NIP-3 wywołuje się z kontekstu udziałowca w przypadku, kiedy prowadzi on działalność gospodarczą wspólnie z innymi udziałowcami. Formularz wywołuje się po wybraniu udziałowca z listy i przejściu do widoku Deklaracje i formularze zaliczek. Formularz ten jest również używany, jeśli następuje likwidacja działalności, a dokładnie wykreślenie udziałowca z ewidencji.

Przypadek 2 - pracownik

Deklarację NIP-3 wywołuje się z kontekstu pracownika w tym samym miejscu, w którym dokonuje się rozliczenia pracownika i sporządzenia deklaracji PIT 11. Po przejściu do widoku Płace | Pracownicy należy kliknąć przycisk Rozlicz (klawisze Ctrl+R), a następnie na zakładce Deklaracje kliknąć pozycję Dodaj (klawisz Ins) i wybrać z listy deklarację NIP-3.

Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-3

Poniżej przedstawiamy założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia NIP-3 i wyjaśniamy sposoby wypełniania niektórych pól.

Uwaga

Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako 4. W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji), przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.

Zgłoszenie NIP-3 może być składane w dwóch wariantach:

• jako zgłoszenie identyfikacyjne,
• jako zgłoszenie aktualizacyjne.

Program zaznacza odpowiedni kwadrat w polu 4 formularza przyjmując, że jeśli w danych udziałowca nie ma wprowadzonego NIP-u (pole jest puste), to formularz składany jest jako identyfikacyjny. Po wypełnieniu pola NIP w danych udziałowca, każdy następny NIP-1 uważany jest za zgłoszenie aktualizacyjne i zaznaczany jest kwadrat 2 w polu 4.

Pole nr 7

Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy, a następnie stosownie do stwierdzonego stanu, wypełnia pola nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać, klikając szary przycisk z prawej strony pola nr 7.

Pola nr 18 i 19

Jeśli w danych udziałowca pole Dowód osobisty nie jest wypełnione, natomiast wypełnione jest pole Paszport, program wpisuje do pól 18 i 19 numer paszportu. W przeciwnym wypadku wstawiane są dane z dowodu osobistego.

Sekcja B2

Sekcja B2 wypełniana jest na podstawie stwierdzonych różnic między poprzednim formularzem a obecnym. Formularz poprzedni musi być utworzony w programie Wapro Kaper. W przypadku, kiedy bieżący formularz jest pierwszym w programie, pola należy zaznaczyć ręcznie. Począwszy od następnego formularza, dane są porównywane z poprzednim i na tej podstawie wykrywane i zaznaczane są zmiany.

Sekcja B3

Sekcja B3 wypełniana jest wyłącznie na poziomie deklaracji. Oznacza to, że należy wypełnić pierwszą deklarację, zaznaczyć ją jako właściwą, a dane z niej i z tego sektora przenoszone będą do deklaracji następnej.

Pole nr 38

Jeśli adres zameldowania jest taki sam jak adres do korespondencji, pole jest zaznaczane. Identyczność adresów jest sprawdzana przez porównanie każdego pola oddzielnie (miasto, gmina, ulica itd.).

Sekcja B6

Sekcja B6 wypełniana jest danymi kontaktowymi pobieranymi z adresu do korespondencji udziałowca.

Sekcja B7

Sekcja B7 osobisty rachunek bankowy wypełniana jest danymi rachunku bankowego udziałowca, który ma zaznaczoną opcję Osobisty rachunek bankowy - konto zwrotu podatku dochodowego.

Pole nr 58

Zaznaczenie pola Wykreślenie z ewidencji dnia wraz ze wskazaniem daty powoduje, że data ta będzie umieszczona w polu nr 58.

Jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne VAT-R?

Zgłoszenie identyfikacyjne VAT-R składane jest w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej lub w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Obowiązek składania zgłoszenia dotyczy podmiotów wykonujących działalność gospodarczą obejmującą czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Formularz zgłoszenia można wywołać po przejściu na kartę firmy i wybraniu pozycji Deklaracje i formularze zaliczek, dla firmy, która w danych ma zaznaczone pole Płatnik VAT. Załącznikiem do formularza VAT-R jest formularz VAT-RUE. Formularz ten jest dostępny dla podatników, którzy deklarują dokonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych. Aby do deklaracji VAT-R był dołączany formularz VAT-RUE w danych firmy, należy na pierwszej zakładce zaznaczyć pole Transakcje VAT-UE.

Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego VAT-R

Poniżej przedstawiamy założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia VAT-R oraz wyjaśnione sposoby wypełniania niektórych pól.

Uwaga

Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako 7. W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji) przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.

Pole nr 27

Pole nr 27 należy wypełnić ręcznie w pierwszej deklaracji. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, że jest to deklaracja wysłana do urzędu skarbowego.

Pole nr 34

Pole nr 34 należy wypełnić ręcznie w pierwszej deklaracji. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, iż jest to deklaracja wysłana do urzędu skarbowego.

Pole nr 36

Pole nr 36 wypełniane jest automatycznie przez program jedynie w zakresie zaznaczenia kwadratu pierwszego lub drugiego. W przypadku konieczności zaznaczenia kwadratu trzeciego lub czwartego, wyboru należy dokonać ręcznie. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z tego pola z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, iż jest to deklaracja wysłana do urzędu skarbowego.

Formularz VAT-RUE w części B zawiera informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zaznaczenie jakiejkolwiek opcji w polu 4 spowoduje wyświetlenie na formularzu przycisku w stosownym wierszu, który umożliwia wybór odpowiedniej opcji, która ma pozostać na wydruku nieprzekreślona. Kliknięcie przycisku zmienia jego stan z dokonuje na będzie dokonywał lub z nabywa na będzie nabywał w przypadku punktu ostatniego. Pozostałe pola należy wypełnić ręcznie.