Zgłoszenia identyfikacyjne
Każdy podmiot gospodarczy podlegający opodatkowaniu na terenie Polski zobowiązany jest do posiadania numeru NIP. Numer ten nadawany jest przez Urząd Skarbowy. Częścią wniosku o nadanie NIP są zgłoszenia identyfikacyjne NIP-1, NIP-2, NIP-3. Dodatkowo podatnik będący płatnikiem VAT zobowiązany jest złożyć zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług - VAT-R. Załącznikiem do tego dokumentu w przypadku, kiedy obowiązek podatkowy występuje również w zakresie transakcji wewnątrzunijnych, jest formularz VAT-R/UE.
Program Wapro Kaper Księga podatkowa umożliwia utworzenie wszystkich wymienionych wyżej formularzy oraz przynależnych im załączników, tj.
| Formularz | Opis |
|---|---|
| NIP-1 | zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą |
| NIP-2 | zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem |
| NIP-3 | zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej |
| VAT-R | zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług |
| NIP-B | informacja o rachunkach bankowych (załącznik do NIP-1,NIP-2, NIP-3) |
| NIP-C | informacja o miejscach wykonywania działalności (załącznik do NIP-1,NIP-2, NIP-3) |
| NIP-D | informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach tworzących podatkową grupę kapitałową (załącznik do NIP-2) |
| NIP-2/A | informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (załącznik do NIP-2A) |
| VAT-R | informacja dotycząca obowiązku podatkowego w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych |
Ponieważ niestety brak jest absolutnie jednoznacznych przepisów regulujących zasady wypełniania powyższych formularzy, formatki zaprojektowano tak, aby użytkownik programu mógł w razie konieczności wypełnić każde pole samodzielnie, stosownie do oczekiwań lokalnego Urzędu Skarbowego.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1 składane jest przez podatnika w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej, lub też - w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Załącznikami do zgłoszenia są NIP-B i NIP-C.
Formularz zgłoszenia można wywołać z poziomu przeglądarki deklaracji i formularzy zaliczek w menu Firma, dla firmy, która w danym okresie jest własnością tylko jednego udziałowca. Jeśli udziałowców jest więcej zamiast formularza NIP-1 dostępny jest formularz NIP-2.
Nowy formularz tworzy się poprzez naciśnięcie klawisz Insert a następnie wybór z listy pozycji NIP-1. Przed utworzeniem formularza program oczekuje wprowadzenia dat granicznych, jakie obejmować ma utworzony dokument. Program domyślnie przyjmuje datę początku i końca okresu, za który utworzony ma być NIP-1 według następujących reguł.
- Stan danych na dzień - domyślnie przyjmowany jest dzień tworzenia zgłoszenia.
- Od dnia - przyjmowana jest data końcowa poprzedniego zgłoszenia, lub data rejestracji, jeśli jest to pierwsze zgłoszenie
Daty sugerowane przez program mogą być oczywiście modyfikowane stosownie do potrzeb użytkownika. Dla prawidłowego działania funkcjonalności związanej z deklaracją NIP-1 jak i każdą inną niezbędne jest, żeby każda zmiana danych, skutkująca prawnym obowiązkiem złożenia formularza w trybie aktualizacji znalazła swoje odzwierciedlenie w programie co oznacza niezwłoczne wprowadzenie zmian do programu i utworzenie formularza zgłoszenia. Działanie takie jest niezbędne, gdyż część informacji zawartych w formularzu NIP-1 (i innych) wynika z porównania stanu danych w momencie tworzenia zgłoszenia z zawartością poprzedniego zgłoszenia.
W opisie pomocy zamiennie używane jest określenie "formularz zgłoszeniowy" i "deklaracja".
Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-1
Poniżej omówione zostaną założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia NIP-1 oraz wyjaśnione sposoby wypełniania niektórych pól.
Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako "4". W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji ) przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.
Zgłoszenie NIP-1 może być składane w dwóch wariantach:
- jako zgłoszenie identyfikacyjne
- jako zgłoszenie aktualizacyjne
Program zaznacza odpowiedni kwadrat w polu 4 formularza przyjmując, że jeśli w danych udziałowca nie ma wprowadzonego numeru NIP (pole jest puste) to formularz składany jest jako identyfikacyjny. Po wypełnieniu pola NIP w danych udziałowca - każdy następny NIP-1 uważany jest za zgłoszenie aktualizacyjne i zaznaczany jest kwadrat 2 w polu 4.
Pole nr 7.
Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy a następnie stosownie do stwierdzonego stanu wypełnia pole nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać klikając myszką na szary przycisk z prawej strony pola nr 7.
Pola 18 i 19.
Jeśli w danych udziałowca pole "Dowód osobisty" nie jest wypełnione, natomiast wypełnione jest pole "Paszport" program wpisuje do pól 18 i 19 numer paszportu, w przeciwnym wypadku wstawiane są dane z dowodu osobistego.
Sekcja B2.
Sekcja B2 wypełniana jest nie na podstawie stwierdzonych różnic między poprzednim formularzem a obecnym. Formularz poprzedni musi być utworzony w programie Wapro Kaper Księga podatkowa. W przypadku, kiedy bieżący formularz jest pierwszym w Kaperze - pola trzeba zaznaczyć ręcznie. Począwszy od następnego dane są porównywane z poprzednim i na tej podstawie wykrywane i zaznaczane są zmiany.
Sekcja B3.
Sekcja B3 wypełniana jest wyłącznie na poziomie deklaracji. Oznacza to, ze należy wypełnić pierwsza deklarację, zaznaczyć ją jako właściwą a dane z niej i z tego sektora przenoszone będą do deklaracji następnej. Ogólnie - dane są przenoszone z poprzedniej do następnej deklaracji.
Pole nr 38.
Jeśli adres zameldowania jest taki sam jak adres do korespondencji - pole jest zaznaczane. Identyczność adresów jest sprawdzana przez porównanie każdego pola oddzielnie (miasto, gmina, ulica itd)
Sekcja B6.
Sekcja B6 wypełniana jest danymi kontaktowymi pobieranymi z adresu do korespondencji udziałowca.
Sekcja B7.
Sekcja B7 osobisty rachunek bankowy wypełniana jest danymi rachunku bankowego udziałowca, który zaznaczoną ma opcję opcja "osobisty rachunek bankowy - konto zwrotu podatku dochodowego".
Pole nr 62.
Pole nr 62 wypełniane jest wyłącznie w deklaracji. Ustawienie pola w danej deklaracji jest przenoszone do następnej.
Sekcja C.2.2.
Celem ustalenia, czy nie nastąpiła likwidacja rachunku bankowego sprawdzany jest stan danych w bazie programu, natomiast nie jest dokonywane porównanie stanu rachunków bankowych z poprzednim znajdującym się w bazie Kapera formularzem.
Sekcja C.5.1.
Adres głównego miejsca wykonywania działalności zaznacza się w danych firmy. W przeglądarce adresów w kolumnie typ adresu widoczny jest jako DG. Jeśli adres do korespondencji jest identyczny z adresem miejsca wykonywania działalności - zaznaczane jest pole 98. Identyczność adresów sprawdzana jest dla każdego pola adresowego (miasto, gmina, ulica itd)
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 składane jest w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej, lub też - w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Załącznikami do zgłoszenia są formularze NIP-B, NIP-C, NIP-D, NIP-2A
Formularz zgłoszenia można wywołać z poziomu przeglądarki deklaracji i formularzy zaliczek w menu Firma, dla firmy, która w danym okresie jest własnością co najmniej dwóch udziałowców. Jeśli udziałowiec jest tylko jeden zamiast formularza NIP-2 dostępny jest formularz NIP-1.
Nowy formularz tworzy się poprzez naciśnięcie klawisz Insert a następnie wybór z listy pozycji NIP-2. Przed utworzeniem formularza program oczekuje wprowadzenia dat granicznych, jakie obejmować ma utworzony dokument. Program domyślnie przyjmuje datę początku i końca okresu, za który utworzony ma być NIP-2 według następujących reguł
- Stan danych na dzień - domyślnie przyjmowany jest dzień tworzenia zgłoszenia.
- Od dnia - przyjmowana jest data końcowa poprzedniego zgłoszenia, lub data rejestracji, jeśli jest to pierwsze zgłoszenie
Daty sugerowane przez program mogą być oczywiście modyfikowane stosownie do potrzeb użytkownika. Dla prawidłowego działania funkcjonalności związanej z deklaracją NIP-2 (a w szczególności poprawnego wypełniania załącznika NIP-D) po jak i każdą inną niezbędne jest, żeby każda zmiana danych, skutkująca prawnym obowiązkiem złożenia formularza w trybie aktualizacji znalazła swoje odzwierciedlenie w programie co oznacza niezwłoczne wprowadzenie zmian do programu i utworzenie formularza zgłoszenia. Działanie takie jest niezbędne, gdyż część informacji zawartych w formularzu NIP-2 (i innych) wynika z porównania stanu danych w momencie tworzenia zgłoszenia z zawartością poprzedniego zgłoszenia.
W opisie pomocy zamiennie używane jest określenie "formularz zgłoszeniowy" i "deklaracja".
Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2
Poniżej omówione zostaną założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia NIP-2 oraz wyjaśnione sposoby wypełniania niektórych pól.
Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako "4". W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji ) przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.
Zgłoszenie NIP-2 może być składane w dwóch wariantach:
- jako zgłoszenie identyfikacyjne
- jako zgłoszenie aktualizacyjne
Program zaznacza odpowiedni kwadrat w polu 4 formularza przyjmując, że jeśli w danych udziałowca nie ma wprowadzonego numeru NIP (pole jest puste) to formularz składany jest jako identyfikacyjny. Po wypełnieniu pola NIP w danych udziałowca - każdy następny NIP-2 uważany jest za zgłoszenie aktualizacyjne i zaznaczany jest kwadrat 2 w polu 4. W programie Wapro Kaper Księga podatkowa nie ma możliwości automatycznego zaznaczania kwadratu 3 w polu 4. W razie konieczności można je zaznaczyć ręcznie.
Pole nr 7.
Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy a następnie stosownie do stwierdzonego stanu wypełnia pole nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać klikając myszką na szary przycisk z prawej strony pola nr 7.
Sekcja B1.
W sekcji B1 dane porównywane są między bieżącą a poprzednią deklaracja, w razie stwierdzenia różnicy zaznaczane jest odpowiednie pole
Sekcja B6.
Dane w sekcji B6 przepisywane z poprzedniej deklaracji. W pierwszej należy je wpisać samodzielnie.
Załącznik NIP-D.
Zgodnie z zaleceniami podanymi na formularzu NIP-2 zawartymi w objaśnieniach do punktu 36, formularz NIP-D powinien być wypełniany i składany stosownie do okoliczności i zmian. Oznacza to, że powinien być on dołączony do NIP-2 tylko w następujących przypadkach
- przy składaniu formularza NIP-2 jako zgłoszenia identyfikacyjnego
- w przypadku zmian na liście udziałowców firmy
- w przypadku zmian danych adresowych udziałowców firmy
W ostatnich dwóch przypadkach na formularzu NIP-D zamieszczane być powinny wyłącznie te dane, które uległy zmianie. Praktyka składania deklaracji NIP-2 oraz załącznika NIP-D dowodzi jednak, że wiele Urzędów Skarbowych oczekuje od podatników, że załącznik NIP-D będzie wypełniany nieco inaczej. Różnica polega na tym, że oprócz wykazania zmian w składzie osobowym listy udziałowców oraz ewentualnych zmian w ich danych adresowych, należy również wykazać na formularzu wszystkich pozostałych udziałowców, co do których nie wystąpiły żadne zmiany, przy czym pola "Powód złożenia informacji" oraz "data wystąpienia okoliczności wskazanej w pozycji" pozostawia się puste. Ponieważ interpretacja sposobu wypełnianie formularza NIP-D jest różna w zależności od tego, do którego urzędu skarbowego formularz jest kierowany, w programie Wapro Kaper Księga podatkowa wprowadzono możliwość wypełniania tego formularza na dwa sposoby. Wyboru sposobu wypełniania formularza dokonuje się na zakładce "Ustawienia" firmy.
I tak, zaznaczenie pola "W deklaracji NIP-D wykazuj wszystkich udziałowców bez względu na brak zmian w danych" powoduje, że formularz wypełniany jest danymi, które uległy zmianie a dodatkowo wykazywani są również ci udziałowcy, którzy w chwili składania formularza posiadają udziały w firmie, posiadali je przedtem, a ich dane adresowe nie uległy zmianie. Pozostawienie pola "W deklaracji NIP-D wykazuj wszystkich udziałowców bez względu na brak zmian w danych" niezaznaczonego powoduje, że formularz NIP-D wypełniany jest ściśle ze wskazówkami zamieszczonymi na formularzu NIP-2.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-3
Uruchamianie formularza
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-3 składane jest w programie Wapro Kaper Księga podatkowa dwóch przypadkach:
- w przypadku udziałowca - przy prowadzeniu działalności gospodarczej razem ze wspólnikami ( w tym również w przypadku likwidacji działalności dla przypadku, w którym formularzem zgłoszeniowym był NIP-1)
- w przypadku pracownika - najczęściej w przypadku podejmowania pierwszego zatrudnienia celem uzyskania numeru NIP
W obu przypadkach załącznikami do zgłoszenia mogą być formularze NIP-B i NIP-C
Przypadek 1 - udziałowiec
Deklarację NIP-3 wywołuje się z kontekstu udziałowca w przypadku, kiedy prowadzi działalność gospodarczą wspólnie z innymi udziałowcami. Formularz wywołuje się w standardowy sposób z poziomu przeglądarki deklaracji i formularzy zaliczek w menu Udziałowiec. Formularz ten jest również używany w przypadku, kiedy następuje likwidacja działalności - a dokładnie wykreślenie udziałowca z ewidencji.
Przypadek 2 - pracownik
Deklarację NIP-3 wywołuje się z kontekstu pracownika w tym samym miejscu, w którym dokonuje się rozliczenia pracownika i sporządzenia deklaracji PIT 11. Po wybraniu pracownika w przeglądarce należy przycisnąć kombinację klawiszy Ctrl+R (Rozlicz) a następnie na ostatniej zakładce nacisnąć klawisz Insert i wybrać z listy deklarację NIP-3.
Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-3
Poniżej omówione zostaną założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia NIP-3 oraz wyjaśnione sposoby wypełniania niektórych pól.
Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako "4". W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji ) przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.
Zgłoszenie NIP-3może być składane w dwóch wariantach:
- jako zgłoszenie identyfikacyjne
- jako zgłoszenie aktualizacyjne
Program zaznacza odpowiedni kwadrat w polu 4 formularza przyjmując, że jeśli w danych udziałowca nie ma wprowadzonego numeru NIP (pole jest puste) to formularz składany jest jako identyfikacyjny. Po wypełnieniu pola NIP w danych udziałowca - każdy następny NIP-1 uważany jest za zgłoszenie aktualizacyjne i zaznaczany jest kwadrat 2 w polu 4.
Pole nr 7.
Pole nr 7 wypełniane jest wyłącznie dla zgłoszenia aktualizacyjnego. Program sprawdza urzędy skarbowe przypisane do bieżącego i poprzedniego adresu firmy a następnie stosownie do stwierdzonego stanu wypełnia pole nr 6 i 7. Aby umożliwić poprawną pracę programu we wszystkich przypadkach, w których brak jest danych co do poprzedniego urzędu skarbowego, wprowadzono możliwość wskazania urzędu skarbowego z kartoteki zawartej w programie. W celu wybrania urzędu skarbowego z listy, należy ją wywołać klikając myszką na szary przycisk z prawej strony pola nr 7.
Pola 18 i 19.
Jeśli w danych udziałowca pole "Dowód osobisty" nie jest wypełnione, natomiast wypełnione jest pole "Paszport" program wpisuje do pól 18 i 19 numer paszportu, w przeciwnym wypadku wstawiane są dane z dowodu osobistego.
Sekcja B2.
Sekcja B2 wypełniana jest nie na podstawie stwierdzonych różnic między poprzednim formularzem a obecnym. Formularz poprzedni musi być utworzony w programie Wapro Kaper Księga podatkowa. W przypadku, kiedy bieżący formularz jest pierwszym w Kaperze - pola trzeba zaznaczyć ręcznie. Począwszy od następnego dane są porównywane z poprzednim i na tej podstawie wykrywane i zaznaczane są zmiany.
Sekcja B3.
Sekcja B3 wypełniana jest wyłącznie na poziomie deklaracji. Oznacza to, ze należy wypełnić pierwsza deklarację, zaznaczyć ją jako właściwą a dane z niej i z tego sektora przenoszone będą do deklaracji następnej. Ogólnie - dane są przenoszone z poprzedniej do następnej deklaracji.
Pole nr 38.
Jeśli adres zameldowania jest taki sam jak adres do korespondencji - pole jest zaznaczane. Identyczność adresów jest sprawdzana przez porównanie każdego pola oddzielnie (miasto, gmina, ulica itd)
Sekcja B6.
Sekcja B6 wypełniana jest danymi kontaktowymi pobieranymi z adresu do korespondencji udziałowca.
Sekcja B7.
Sekcja B7 osobisty rachunek bankowy wypełniana jest danymi rachunku bankowego udziałowca, który zaznaczoną ma opcję opcja "osobisty rachunek bankowy - konto zwrotu podatku dochodowego".
Pole nr 58.
Zaznaczenie pola "Wykreślenie z ewidencji dnia" wraz ze wskazaniem daty powoduje, że data ta będzie umieszczona w polu nr 58.
Zgłoszenie identyfikacyjne VAT-R
Zgłoszenie identyfikacyjne VAT-R składane jest w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej, lub też - w trakcie jej prowadzenia - w przypadku zmiany danych objętych tym zgłoszeniem. Obowiązek składania tego zgłoszenia dotyczy podmiotów wykonujących działalność gospodarczą obejmującą czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Formularz zgłoszenia można wywołać z poziomu przeglądarki deklaracji i formularzy zaliczek w menu Firma, dla firmy, która w danych ma zaznaczone pole Płatnik VAT. Załącznikiem do formularza VAT-R jest formularz VAT-RUE. Formularz ten jest dostępny dla podatników, którzy deklarują dokonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych. Aby do deklaracji VAT-R był dołączany formularz VAT-RUE w danych firmy należy zaznaczyć pole Transakcje VAT-UE na pierwszej zakładce formatki.
Omówienie przyjętych zasad wypełniania zgłoszenia identyfikacyjnego VAT-R
Poniżej omówione zostaną założenia, które przyjęto przy tworzeniu mechanizmów wypełniania zgłoszenia VAT-R oraz wyjaśnione sposoby wypełniania niektórych pól.
Numeracja pól formularza dotyczy jego wersji oznaczonej jako "7". W przypadku zmiany struktury formularza (wydania przez Ministerstwo Finansów nowej wersji ) przedstawione niżej zasady wypełniania pól zostaną zachowane dla pól zawierających identyczne informacje.
Pole nr 27.
Pole nr 27 wypełnić należy ręcznie w pierwszej deklaracji. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, iż jest to deklaracja wysłana do Urzędu Skarbowego.
Pole nr 34.
Pole nr 34 wypełnić należy ręcznie w pierwszej deklaracji. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, iż jest to deklaracja wysłana do Urzędu Skarbowego.
Pole nr 36.
Pole nr 36 wypełniane jest automatycznie przez program jedynie w zakresie zaznaczenia kwadratu pierwszego lub drugiego. W przypadku konieczności zaznaczenia kwadratu 3 lub 4 - wyboru należy dokonać ręcznie. W każdej następnej deklaracji dane będą przenoszone z tego pola z deklaracji poprzedniej pod warunkiem, że w deklaracji poprzedniej zaznaczone będzie, iż jest to deklaracja wysłana do Urzędu Skarbowego.
Formularz VAT-RUE w części B zawiera informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zaznaczenie jakiejkolwiek opcji w polu 4 powoduje wyświetlenie na formularzu przycisku w stosownym wierszu, który umożliwia wybór odpowiedniej opcji, która ma pozostać na wydruku **nieprzekreślona. Kliknięcie na przycisk zmienia jego stan z "dokonuje" na "będzie dokonywał" lub z "nabywa" na "będzie nabywał" w przypadku punktu ostatniego. Pozostałe pola należy wypełnić ręcznie.