Pobieranie, dekretowanie i księgowanie pobranych e-faktur
Pobieranie
Pobieranie odbywa się całkowicie automatycznie. Odpowiedzialna jest za to usługa Businesslink, o czym wspominaliśmy w jednym z poprzednich punktów rozdziału: Jak działa usługa Businesslink w programach finansowo - księgowych?. Dla użytkownika programu, e-faktury po prostu pojawiają się w Buforze importowanych dokumentów. Nie ma potrzeby wykonywania żadnych operacji w innych programach, logowania się na platformie KSeF.
Pierwsze pobranie dokumentów.
Po zarejestrowaniu w usłudze Businesslink tokenu dla firmy, moduł czynności automatycznych rozpocznie komunikować się z KSeF, jeżeli znajdzie jakieś e-faktury to je pobierze, a sprawdza od daty 14 dni wcześniejszej niż aktualna. Integracja z KSeF w każdej firmie nastąpi w okresie od daty bieżącej, najpóźniej do 1 lipca 2024 roku. W tym okresie jedne firmy rozpoczną wcześniej a inne później wystawianie e-faktur w KSeF, tak więc może się zdarzyć, że nawet jeżeli nasza firma nie wyrażała zgody na odbieranie e-faktur z KSeF niektórzy nasi dostawcy już je wystawiali w KSeF a nam dostarczali metodą klasyczną. Tak wiec, jeżeli w tym 14 dniowym okresie, o którym była mowa wyżej, jakaś firma wystawiła na nas swoją e-fakturę w KSeF, zostanie ona pobrana do **bufora importowanych dokumentów. Każde następne sprawdzanie będzie dotyczyło okresu po poprzednim pobraniu. Tak więc jeżeli do bufora zostaną pobrane e-faktury z datami wystawienia wcześniejszymi od daty przystąpienia firmy do KSeF, można je usunąć z bufora. Jeżeli natomiast ich wersje klasyczne nie zostały jeszcze zaksięgowane, można wykorzystać mechanizmy bufora automatyzujące ten proces.
Księgowanie w buforze programu WAPRO Kaper
Jak już wcześnie wspomnieliśmy, po uruchomieniu usługi Businesslink w importerze dokumentów programu, automatyczne zostało utworzone źródło danych o nazwie "Businesslink", oraz utworzony został domyślny schemat księgujący.
Przed pierwszym księgowaniem prosimy zweryfikować, czy schemat dla źródła "Businesslink" jest prawidłowy.
Jeżeli wszystko jest w porządku należy zweryfikować poprawność odebranych z KSeF e-faktur a następnie:
- Zaznaczyć wybrane do księgowania dokumenty. Na przykład:
- Przycisnąć przycisk Dekretuj.
Dokumenty zostaną automatycznie zadekretowane, zmieniony zostanie ich status na Zadekretowane a w zakładce Księgowanie pojawi się automatycznie utworzony zapis księgowy. Podobnie jak w przykładzie powyżej.
Po zweryfikowaniu można ponownie zaznaczyć te dwa dokumenty, teraz znajdują sę w gałęziach Zadekretowane, wskazać je na liście i z menu podręcznego wybrać polecenie Zatwierdzony do przeniesienia do księgi. Status dokumentów zostanie automatycznie zmieniony na Zatwierdzony do przeniesienia do księgi.
Po wybraniu gałęzi drzewka **Zatwierdzony do przeniesienia do księgi, ponownie należy zaznaczyć dokumenty do przeniesienia do ksiąg programu i:
- przycisnąć przycisk na dolnej belce okna Importuj do księgi lub
- z menu podręcznego wybrać polecenie Importuj do księgi;
Dokumentom w buforze zmieniony zostanie automatycznie status na Przeniesione do ksiąg w księgach utworzona zostanie ich postać księgowa.