Jak przebiega import dokumentów?

Funkcja importu dokumentów w Wapro Kaper pozwala na sprawne przenoszenie danych z różnych źródeł. Użytkownicy mogą importować dokumenty bezpośrednio z programu Wapro Mag, jeśli oba systemy korzystają ze wspólnej bazy danych. Co więcej, możliwy jest również import dokumentów z zewnętrznych plików, co zapewnia elastyczność i pozwala na współpracę z programami działającymi na innych komputerach, także poza siecią.

Dzięki tej funkcjonalności Wapro Kaper umożliwia bezproblemową wymianę danych nie tylko z Wapro Mag, ale także z programem Wapro Fakturka, co znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją księgową i sprzedażową.

Funkcja importu danych dostępna jest w głównym menu programu: Narzędzia | Import dokumentów.

Jak zdefiniować źródła danych importu dokumentów?

Import dokumentów do programu Wapro Kaper może odbywać się z różnych źródeł, np. różnych oddziałów lub różnych programów typu Wapro Mag oraz Wapro Fakturka. W każdym takim źródle, dokumenty mogą być pobierane z bazy danych lub z różnych plików XML (WAPRO XML lub JPK_FA).

Zanim użytkownik wykona import danych, powinien zdefiniować wszystkie źródła danych i każdemu z nich przypisać odpowiedni typ źródła. Po jednym źródle dla jednego fizycznego oddziału lub filii. Przy kolejnym imporcie wystarczy wybrać odpowiednie źródło.

Uwaga

Import danych z pliku JPK_FA wymaga utworzenia niezależnego źródła danych z zaznaczoną opcją w źródle Import danych z pliku JPK_FA.

Jak importować dokumenty z plików WAPRO XML lub JPK_FA?

Operację importu dokumentów należy rozpocząć, gdy na dysku komputera znajduje się plik WAPRO XML przygotowany przez program Wapro Mag, Wapro Fakturka lub plik JPK_FA przygotowany przez dowolny program.

Uwaga

Plik JPK_FA nie jest typowym plikiem wymiany danych, dlatego nie pozwala na pełne dekretowanie importowanych dokumentów oraz ich kompletne zarejestrowanie w ewidencji VAT. W związku z tym, w trakcie importu musiały zostać wprowadzone uproszczenia. Jeżeli konieczne jest korzystanie z plików JPK_FA, zalecamy importowanie dokumentów do bufora programu a nie bezpośrednio do księgi. Każdy zaimportowany dokument należy najpierw sprawdzić i uzupełnić brakujące informacje. Przykładowo faktury WDT w pliku JPK_FA nie różnią się w żaden sposób od krajowych faktur sprzedaży, dlatego po imporcie zostaną zarejestrowane jako Sprzedaż krajowa.

W przypadku dodawania nowego kontrahenta, nie ma możliwości utworzenia poprawnego adresu w kartotece kontrahentów. W pliku JPK_FA cały adres jest jednym ciągiem znaków, którego nie można prawidłowo podzielić na pola adresu w kartotece kontrahentów. Jeżeli to tylko możliwe, zalecamy korzystanie z pliku wymiany danych WAPRO XML.

Jak pobrać dokumenty z plików wymiany danych?

Po wskazaniu na liście źródła i kliknięciu przycisku Wybierz (klawisz Enter), na ekranie wyświetli się Dziennik transakcji importu dokumentów. Po pobraniu danych transakcje importu dokumentów można pozostawić w celu ponownego wykorzystania lub usunąć. Jeżeli na liście nie ma żadnej zapisanej transakcji, automatycznie uruchomione zostanie okno eksploratora umożliwiające wybranie pliku wymiany danych. W zależności od wybranego typu źródła danych, należy wskazać plik WAPRO XML albo plik JPK_FA.

Po wybraniu pliku wymiany danych i kliknięciu przycisku Dalej (klawisz F10), na ekranie pojawi się okno, na którym widoczny będzie postęp pobierania dokumentów. Jeżeli w oknie dziennika transakcji została opcja zaznaczona Pokaż zaimportowane dokumenty, w kolejnym kroku moduł wyświetli listę pobranych dokumentów.

Użytkownik ma również możliwość zaznaczenia dokumentów, które mają zostać zadekretowane i zaimportowane do księgi lub bufora programu. W tym celu powinien zaznaczyć pole wyboru w pierwszej kolumnie wiersza, na górnej liście.

Po pobraniu dokumentów i ich zadekretowaniu należy zweryfikować dane kontrahentów, które zostały pobrane razem danymi o dokumentach.

Jak zweryfikować kontrahentów?

W kolejnym kroku pracy kreatora na ekranie wyświetli się lista kontrahentów związanych z zaimportowanymi dokumentami. Lista podzielona jest na dwie sekcje:

• dane pobrane z pliku wymiany danych,
• dane kontrahentów z kartoteki kontrahentów programu.

Jeśli w kartotece kontrahentów znajdują się dane, w większości przypadków moduł importu dokumentów sam powiąże importowane dane kontrahentów z odpowiednimi danymi w kartotece kontrahentów i oznaczy ich ikoną statusu - .

Jeżeli importer dopasuje kontrahentów, ale w danych nie będzie potwierdzenia w numerach identyfikacyjnych (NIP lub PESEL) lub w kartotece kontrahentów nie znajdzie dopasowania, taki kontrahent zostanie oznaczony ikoną .

W tym przypadku program oczekuje potwierdzenia lub dopasowania ręcznego. Aby to zrobić, po prawej stronie, w sekcji Dane kontrahentów po kliknięciu przycisku Zmień (klawisz F2), można wybrać właściwego kontrahenta w kartotece i go przypisać. Status automatycznie zmieni się na .

Jeśli wyświetlona lista jest długa, warto ustawić filtr na kolumnie statusu.

Po uzgodnieniu każdego kolejnego kontrahenta pierwotnie oznaczonego statusem , lista będzie się automatycznie skracać. Kontrahenci oznaczeni ikoną będą niewidoczni na liście.

Uwaga

W przypadku pominięcia uzgodnienia kontrahentów, po kliknięciu przycisku Następny, moduł importu dokumentów powiąże kontrahentów zgodnie z zaprezentowaną listą, a kontrahentów opisanych - w sekcji po prawej stronie. Jeżeli nie zostanie przypisany kontrahent z kartoteki, program utworzy nowego kontrahenta i doda go do kartoteki kontrahentów.

Jak walidować importowane dokumenty?

Moduł importu dokumentów po walidacji kontrahentów a przed przeniesieniem dokumentów do ksiąg przeprowadza ich walidację.

Jak konfigurować moduł importu dokumentów?

Po przejściu do widoku Narzędzia | Import dokumentów dostępny jest przycisk Konfiguracja (klawisze Ctrl+K), który umożliwia zmianę domyślnych ustawień modułu.

W lewym górnym rogu okna znajduje się lista zdefiniowanych źródeł danych. Konfiguracja dotyczy zaznaczonego na liście źródła. Wyświetlone okno pozwala na zmianę domyślnych ustawień modułu. Dostępne są opcje:

• Nie importuj sprzedaży do księgi przychodów i rozchodów - w firmach rozliczających się KPiR, podczas importu pominięte zostaną wszystkie dokumenty sprzedaży,
• Importuj dokumenty do bufora - zadekretowane dokumenty przenoszone są do bufora księgi, w przeciwnym razie, bezpośrednio do księgi,
• Pomiń dokumenty już zaksięgowane - program wykrywa duplikaty wśród importowanych dokumentów, a po zaznaczeniu niniejszej opcji blokuje możliwość ich importowania do ksiąg,
• Nie pokazuj diagnostyki, jeżeli wszyscy kontrahenci są uzgodnieni - jeśli program może uzgodnić wszystkich kontrahentów znajdujących się w importowanych danych z kontrahentami znajdującymi się w kartotece programu, okno diagnostyki kontrahentów nie wyświetli się,
• Ustawienia księgowania - umożliwiają zmianę domyślnie przypisanej każdemu typowi importowanego dokumentu:
  • Definicja kolumn,
  • Parametry dokumentu,
  • Parametry VAT.

Efektem końcowym procesu importu danych, w przypadku zaznaczonej opcji Importuj dokumenty do bufora jest zaksięgowanie dokumentów w buforze księgi wraz z zarejestrowaniem ich w rejestrze VAT oraz utworzeniem dla nich rozrachunków.

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?

• Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
• Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
• Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
• Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej

• Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
• Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
• Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
• Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.