Jak rejestrować dokumenty finansowe?

Rejestrowanie dokumentów finansowych w Wapro Kaper to proces, który można zrealizować na wiele sposobów, co zwiększa elastyczność i wygodę użytkowania. Dzięki różnorodnym opcjom tworzenia, przeglądania oraz edytowania dokumentów, zarządzanie finansami w firmie staje się znacznie prostsze i bardziej efektywne.

Rejestracja dokumentów finansowych jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Aby ułatwić ten proces, Wapro Kaper umożliwia tworzenie nowych dokumentów w różnych miejscach programu:

1. Kartoteka dokumentów finansowych - po przejściu na kartę firmy i wybraniu ikony Dokumenty finansowe, wystarczy kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins).
2. Księga Przychodów i Rozchodów - tutaj można również tworzyć dokumenty w kontekście rozliczeń. W tym celu należy na karcie firmy wybrać ikonę Księga przychodów i rozchodów i kliknąć przycisk Rozlicz (klawisze Ctrl+R).
3. Rejestry VAT - dodawanie dokumentów nierozliczonych jako rozliczenie - należy przejść do widoku VAT | Rejestry VAT, wybrać rejestr na liście i kliknąć przycisk Rozlicz (klawisze Ctrl+R).
4. Deklaracje podatkowe - jako rozliczenie nierozliczonych dokumentów - nowe dokumenty można tworzyć poprzez kliknięcie przycisku Przelew (klawisze Ctrl+P).

Wszystkie nowe dokumenty finansowe są automatycznie zapisywane w kartotece dokumentów finansowych. Ta funkcjonalność pozwala na:

• przeglądanie zapisanych dokumentów,
• edycję istniejących dokumentów,
• usuwanie niepotrzebnych zapisów.

Przelewy mogą być generowane automatycznie, np. podczas tworzenia deklaracji podatkowych lub podczas rozliczania rozrachunków (w oknie Zapisy - Rozliczenia). Alternatywnie, użytkownicy mogą wprowadzać przelewy ręcznie, korzystając z okna edycyjnego, co również skutkuje ich zapisem w kartotece dokumentów finansowych.

Po wybraniu odpowiedniej opcji na ekranie pojawi się okno Nowy dokument finansowy, które umożliwi Ci wprowadzenie wszystkich niezbędnych danych.

Jak dodać nowy dokument finansowy?

Wprowadzenie danych do dokumentów finansowych może być prostsze, gdy użytkownik pozna strukturę formatki. Pola do wprowadzania danych są starannie podzielone na grupy i umieszczone na trzech zakładkach, co umożliwia łatwe i intuicyjne poruszanie się po formularzu. Warto zauważyć, że wygląd okna może się nieco zmieniać w zależności od kontekstu, co ułatwia korzystanie z różnych typów dokumentów finansowych. Przykładowo, w przypadku przelewów pola do wprowadzania danych mogą różnić się od tych stosowanych w dokumentach kasowych, co zapewnia większą elastyczność i dopasowanie do specyficznych potrzeb użytkownika.

Dane na zakładce Główne

Podstawowe informacje na temat nowego dokumentu należy wpisać na zakładce Główne:

• Rodzaj – lista typów dokumentów finansowych do wyboru,

• Numer – numer dokumentu finansowego,

• Data operacji – data dokumentu finansowego,

• Waluta – składa się z trzech pól:

  • kod waluty – lista rozwijana umożliwia wybór waluty dokumentu finansowego,
  • kurs waluty – pole umożliwiające wprowadzenie kursu waluty,
  • przelicznik – dla walut, których kursy podawane się za więcej niż za jednostkę monetarną, umożliwia wprowadzenie mnożnika.

  Lista rozwijana zawiera listę walut, które zostały dodane w programie do kartoteki walut.

• Kwota operacji – kwota operacji finansowej (w przypadku komunikatu przelewu jest to kwota brutto),

• w tym VAT PP – w tym kwota podatku VAT komunikatu przelewu (pole pojawia się wyłącznie na przelewach).

  Operacje rozliczania transakcji handlowej metodą podzielonej płatności w oparciu o komunikaty przelewu polegają na przekazaniu należności jednym przelewem na dwa rachunki bankowe dostawcy: na rachunek rozliczeniowy oraz na rachunek VAT. W pierwszej kolejności kwota brutto (kwota operacji) przekazywana jest na rachunek rozliczeniowy dostawcy, a następnie część odpowiadająca kwocie VAT jest automatycznie przeksięgowywana przez bank na jego rachunek VAT. O kwocie, która stanowi część całkowitej kwoty przelewu i jest przeksięgowywana na rachunek VAT decyduje nabywca towaru, wysyłając komunikat przelewu. W programie Wapro Kaper:

  • kwotę brutto komunikatu przelewu należy wpisać w polu Kwota operacji,
  • kwotę VAT komunikatu przelewu należy wpisać w polu w tym VAT PP (PP).

  Jeśli w polu w tym VAT PP ma być wstawiona cała kwota VAT za pomocą podzielonej płatności, można użyć przycisku Wstaw kwotę VAT PP proporcjonalnie. Spowoduje to, że kwota VAT w tym polu zostanie wyliczona proporcjonalnie do udziału podatku VAT w wartości całego dokumentu finansowego. Jeśli wartość przelewu pokrywa w całości wartość faktury, wstawiona zostanie cała kwota podatku VAT.

Uwaga

Pole w tym VAT PP jest widoczne wyłącznie dla transakcji z datą operacji od 1 lipca 2018.

Przelewy w formie komunikatu przelewu można tworzyć wyłącznie jako rozliczenie nierozliczonych dokumentów handlowych w oknach KPiR/ryczałtu oraz rejestrów VAT. Nie ma możliwości utworzenia komunikatu przelewu z okna kartoteki dokumentów finansowych.

• Rachunek – rachunek obciążany,
• sekcja Odbiorca - sekcja danych podmiotu będącego drugą stroną transakcji - dane z kartotek: kontrahentów, urzędów i pracowników, które dostępne są po zaznaczeniu odpowiedniej opcji i kliknięciu na ikonę wyboru z kartoteki,
• Tytułem – opis na dokumencie finansowym,
• Rachunek – uznawany lub obciążany rachunek,
• Opis operacji – opis w własny użytkownika.

Dane dotyczące formularza podatkowego

Podpowiedź

Zakładka dostępna jest wyłącznie po wybraniu typu podmiotu Urząd.

Użytkownik powinien wprowadzić dane w polach:

• Nr zobowiązanego (bez kresek) – numer identyfikacji podatnika,
• Typ identyfikatora – jednoliterowy typ w zależności od użytego identyfikatora: NIP, Pesel, Regon,
• Okres (rok, typ okresu, nr okresu) – dane dotyczące okresu,
• Symbol formularza lub płatności – do wyboru ze słownika,
• Identyfikacja zobowiązania – słowny opis zobowiązania.

Pola na zakładce wypełniane są automatycznie podczas generowania przelewu do deklaracji lub za zaliczkę na zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych.

Aby efektywnie zarządzać dokumentami finansowymi, warto skorzystać z dostępnych narzędzi, które ułatwiają ich obsługę. Formatka oprócz standardowych przycisków takich jak Zapisz (klawisz F10) i Anuluj (klawisz Esc), udostępnia również funkcję Drukuj (klawisze Ctrl+D). Dzięki temu użytkownik może łatwo przejść do opcji drukowania dokumentów finansowych przed ostatecznym zatwierdzeniem przelewu.

Informacje o rozrachunkach

Na zakładce Rozrachunki użytkownik ma możliwość efektywnego rozliczania zarówno krajowych, jak i zagranicznych transakcji finansowych, które zostały zarejestrowane jako dokumenty handlowe. W momencie rozpoczęcia procesu rejestracji nowego dokumentu finansowego, lista Rozliczane dokumenty jest pusta. Aby przeprowadzić rozliczenie jednego lub więcej rozrachunków przy użyciu nowego dokumentu finansowego, wystarczy kliknąć przycisk Wybierz (klawisze Ctrl+W). Na ekranie pojawi się wtedy lista nierozliczonych dokumentów finansowych powiązanych z wybranym kontrahentem, który został określony na zakładce Główne podczas tworzenia dokumentu finansowego.

Po dokonaniu wyboru rozrachunków do rozliczenia, przeniosą się one na listę Rozliczane dokumenty. Po zapisaniu dokumentu, zostanie on umieszczony w kartotece dokumentów finansowych, a związane z nim rozrachunki zostaną odpowiednio rozliczone.

W przypadku, gdy rozliczany dokument handlowy jest wystawiony w walucie innej niż PLN, zakładka Rozrachunki wyświetli wartości w walucie, w której dokonano rozrachunku.

Podpowiedź

Wartości na zakładce Rozrachunki są prezentowane w walucie rozrachunku. Kod waluty widoczny jest na zakładce Główne, w polu Waluta.

Po zapisaniu dokumentu finansowego, który rozlicza dany dokument handlowy, program automatycznie naliczy wszelkie różnice kursowe. Nieścisłości te wynikają z różnicy pomiędzy kursem wyceny dokumentu handlowego a kursem rozliczenia. W okresie rozliczeniowym naliczone różnice kursowe, które zostaną przeliczone na różnice podatkowe, należy odpowiednio zaksięgować za pomocą Dowodu wewnętrznego. Warto pamiętać, że jeśli w danym okresie rozliczeniowym wystąpią zarówno dodatnie, jak i ujemne różnice kursowe, program automatycznie utworzy dwa osobne dowody wewnętrzne, co ułatwi ich dalsze rozliczenie.

Jak zweryfikować numery rachunków bankowych na przelewach wychodzących?

Uwaga

Automatyczna weryfikacja numerów bankowych podatników VAT w Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów w dniu 1 września 2019 r. jest usługą subskrypcyjną.

Podczas dodawania nowego przelewu wychodzącego, możliwe jest sprawdzanie dla wybranego kontrahenta czy wybrany numer rachunku bankowego na dzień operacji znajduje się w wykazie podatników publikowanym przez Ministerstwo Finansów.

Po prawej stronie przycisku pozwalającego wybrać numer rachunku bankowego kontrahenta znajduje się przycisk oznaczony ikoną . Po jej kliknięciu system sprawdza, czy numer rachunku widnieje w wykazie.

Uwaga

Program rejestruje otrzymane odpowiedzi z serwera Ministerstwa Finansów. Przygotowując kolejne przelewy na ten sam numer rachunku bankowego kontrahenta, na ten sam dzień operacji program wyświetli wcześniej otrzymaną odpowiedź bez wysyłania zapytania do Ministerstwa Finansów.

Program zapisuje otrzymane odpowiedzi wraz z odebranym kluczem elektronicznym potwierdzającym wysłanie zapytania.

Poniżej wykaz możliwych do otrzymanie odpowiedzi z serwera Ministerstwa Finansów (statusów):

• - numer rachunku jest w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów,
• - numeru rachunku nie ma w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów,
• - NIP-u podatnika nie ma w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów,
• - oczekuje na weryfikację w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów.

Jeżeli numer rachunku na dzień operacji nie był wcześniej weryfikowany, wystarczy kliknąć ikonę . Jeżeli odpowiedź będzie pozytywna, tzn. numer weryfikowanego rachunku bankowego na dzień operacji będzie w wykazie, ikona zmieni kolor na zielony. Jeżeli wybrany numer rachunku bankowego na dzień operacji nie będzie znajdował się w wykazie, ikona zmieni kolor na czerwony.

Ostatnim przypadkiem jest wystawienie przelewu na kontrahenta, którego nie ma na wykazie podatników Ministerstwa Finansów. W takim przypadku ikona zmieni kolor na czarny.

Po zapisaniu przelewu w kartotece, status weryfikacji z pozostałymi informacjami widoczny będzie na liście przelewów. Status wyświetlany jest w kolumnie o nazwie W.