Ksiegowanie transakcji e-commerce
Od 1 lipca 2021 roku zmieniły się zasady rozliczania transakcji VAT e-Commerce, w związku z tym w programie zaimplementowana została możliwość rozliczania VAT zgodnie z szczególną procedurą unijną rozliczaną w punkcie kompleksowej obsługi OSS oraz szczególną procedurą importu rozliczaną w kompleksowym punkcie obsługi IOSS.
Program nie obsługuje szczególnej procedury nieunijnej.
Do rejestrowania transakcji e-commerce przeznaczone są rejestry VAT: IOSS / OSS
Definiowanie rejestrów OSS / IOSS
Analogicznie do rejestrowania transakcji krajowych, transakcje IOSS/OSS są rejestrowane w przeznaczonym do tego specjalnym rejestrze. Rejestr taki jest zakładany automatycznie. Podobnie jak w przypadku rejestrów krajowych, można tworzyć również własne rejestry, w dowolnej ilości:
Opcja powiązania rejestru z operacjami IOSS/OSS jest dostępna dopiero po wybraniu powiązania z VAT 7 jako brak.
Informacja na ten temat dostępna jest pod przyciskiem informacyjnym znajdującym się po prawej stronie listy rozwijanej.
Tak założone rejestry widoczne są następnie w menu aplikacji, które zostało podzielone na sekcje, jak na poniższym rysunku:
Lista powyższych rejestrów jest przykładowa, może być różna u różnych użytkowników, jeśli dokonywali oni modyfikacji struktury rejestrów.
Rejestr za bieżący okres transakcji OSS/IOSS
Analogicznie do rejestrów związanych z VAT krajowym, dla rejestrów objętych procedurami rozliczanymi w punktach kompleksowej obsługi OSS oraz IOSS w programie dostępna jest możliwość sporządzenia tzw rejestru za bieżący okres. Rejestr za bieżący okres to zestaw dokumentów, których data obowiązku podatkowego pokrywa się z aktualnym (w sensie programu) miesiącem bądź kwartałem. Tak zgrupowane dokumenty są podstawą do sporządzenia deklaracji dla procedury unijnej (VIU-DO) oraz dla procedury importu (VII-DO). Kryterium przynależności dokumentu do rejestru za bieżący okres jest data obowiązku podatkowego. Data ta ustawiana jest na zakładce VAT formatki księgowania.
W przypadku, kiedy rejestr za bieżący okres jest pusty mimo wprowadzenia dokumentów do ewidencji, należy sprawdzić, czy została określona data obowiązku podatkowego dla tych dokumentów.
Rejestr za bieżący okres z poziomu ewidencji dokumentów tworzy się analogicznie jak dla rejestrów krajowych poprzez użycie skrótu klawiaturowego [Ctrl+Y] lub kliknięcie przycisku Rejestr za bieżący okres.
Mechanizm tworzenia tego zestawienia obwarowany jest pewnymi warunkami, wynikającymi z jego specyfiki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rejestr ten, będący podstawą do sporządzenia deklaracji VIU-DO lub VII-DO, zawiera dokumenty wyłącznie w walucie euro. Jeśli źródłowy dokument (faktura VAT) wyrażony jest w innej walucie, należy tę walutę przeliczyć na euro po kursie publikowanym przez Europejski Bank Centralny. Należy użyć kursów walut opublikowanych przez EBC ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, a jeśli jego ostatni dzień jest dniem, w którym EBC nie publikuje komunikatu o kursach – należy użyć kursu z pierwszego dnia, następującego po nim, w którym EBC kursy publikuje. Biorąc pod uwagę powyższe, rejestr za bieżący okres może być sporządzony najwcześniej ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, po opublikowaniu tabeli kursów EBC.
Jeśli rejestr będzie tworzony w trakcie okresu rozliczeniowego, operacja taka nie zostanie wykonana, a użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem.
Podczas tworzenia rejestru za bieżący okres, jeśli moment jego tworzenia umożliwia jego sporządzenie, program stara się automatycznie, w tle, pobrać kursy walut ECB, z tego powodu wskazane jest, żeby komputer, na którym uruchomiony jest program, miał połączenie z internetem. Jeśli tego połączenia nie ma, należy przed uruchomieniem procedur tworzących ten rejestr, wpisać kursy walut ręcznie w kartotece kursów walut, pamiętając o zaznaczeniu, iż są to kursy banku EBC:
Po utworzeniu rejestru IOSS/OSS za bieżący okres można przeglądać jego zawartość w standardowej przeglądarce, przy czym przeglądarka tego rejestru wyposażona jest w dodatkowe filtry, specyficzne dla tego typu dokumentów, podobnie jak przeglądarka ewidencji dokumentów.
Rejestr za bieżący okres dokumentów IOSS/OSS charakteryzuje się tym, że wartości podstawy opodatkowania i podatku VAT wszystkich jego pozycji są wyrażone w euro. Z tego powodu odmiennie, niż w przypadku ewidencji dokumentów IOSS/OSS wygląda podręczne sumowanie tego rejestru, przedstawione na rysunku poniżej.
Sumowanie zapisów odbywa się z podziałem na kraje, do których prowadzona była sprzedaż oraz stawki podatku VAT, jakich użyto przy tej sprzedaży. Ponieważ kwoty są wyrażone w euro, możliwe jest obliczenie całkowitej sumy wartości dokumentów.
Wprowadzanie operacji IOSS/OSS do programu Kaper z poziomu formatki księgowania
Aby wprowadzić do programu transakcje e-Commerce zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lipca 2021, należy:
Na formatce księgowania dokumentu lewą kolumnę kontrolek należy wypełnić w sposób standardowy;
Wybierany kontrahent powinien posiadać w swoich danych adresowych wskazany kod kraju – ułatwi to później dalszą obsługę;
Prawa kolumna to jest Waluta i jej kursy dla podatków, powinna być wypełniana zgodnie z walutą dokumentu, przy czym ze względu na specyfikę tych transakcji istotny jest tutaj wyłącznie kurs waluty dla podatku dochodowego (wiersz oznaczony jako „PIT”) – wartość dla podatku VAT jest tutaj nieistotna.
W ramce „Typ VAT” należy w pierwszym rzędzie wybrać z listy Krajowy wartość Brak, co spowoduje pokazanie się dodatkowej listy wyboru oznaczonej jako „OSS/IOSS”. Przykład poniżej:
Z tej listy można wybrać procedurę importu IOSS lub procedurę unijną OSS. W przypadku wybrania procedury unijnej należy dodatkowo doprecyzować rodzaj transakcji wg poniższej listy:
Skróty 2a do 2d są objaśnione pod przyciskiem informacyjnym zamieszczonym z prawej strony listy i są zgodne z objaśnieniami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów, dostępnymi na stronach MF jako „Przewodnik dotyczący punktu kompleksowej obsługi w zakresie VAT” w załączniku 3. Na podstawie tych podtypów VAT, zapisy zostaną podsumowane w deklaracji VIU-DO.
W dalszej kolejności należy wypełnić ramkę OSS/IOSS pokazaną poniżej:
W ramce nalezy wybrać kraj konsumpcji (lista wyboru „Kraj”), a następnie wybrać stawkę VAT obowiązującą w danym kraju UE, przy czym zawsze pierwsza stawka na liście, to tzw stawka podstawowa. W tym obszarze należy również wybrać kraj rozpoczęcia wysyłki. Domyślnie wstawiana jest Polska.
Po wprowadzeniu powyższych danych należy wpisać kwotę netto dokumentu. Kwota VAT wyliczana jest na podstawie podstawy opodatkowania (Netto) i wybranej stawki, ale – podobnie jak dla VAT krajowego – można kwotę VAT skorygować ręcznie w razie potrzeby.
PodpowiedźTransakcje objęte procedurami unijną i importu podsumowane zostaną rozliczone w deklaracjach VIU-DO lub ewentualnie VII-DO. Podstawą do zakwalifikowania danego zapisu do konkretnego okresu rozliczeniowego jest data obowiązku podatkowego. Datę tę ustawia się na zakładce „Rejestr VAT” w sekcji „Daty”, podobnie jak dla krajowych transakcji sprzedaży. Datę tę należy ustawić – zgodnie z przepisami – w chwili potwierdzenia płatności za sprzedany towar.
Wprowadzanie operacji IOSS/OSS do programu Kaper z poziomu formatki rejestru
Zapisy IOSS/OSS można wprowadzać również bezpośrednio do rejestru. Odbywa się to analogicznie jak w przypadku rejestrów krajowych – przez formatkę zapisu do rejestru. Formatka taka zawiera identyczne elementy jak formatka zapisu do księgi, elementy te są również tak samo obsługiwane.
Przeglądanie ewidencji dokumentów rozliczanych w procedurze unijnej (w punkcie OSS) oraz procedurze importu (w punkcie IOSS)
Dokumenty wprowadzane przez księgę z wybraną opcją transakcji OSS lub IOSS umieszczane są automatycznie w rejestrze dokumentów VAT, analogicznie do rejestrów VAT „krajowych”. Przeglądarka tych dokumentów wyposażona jest w stosowne filtry umożliwiające filtrowanie dokumentów pod względem użytej stawki VAT.
Specyficzne dla tego rodzaju przeglądarki filtry podkreślono na czerwono na poniższym rysunku:
Odmiennie od rejestrów krajowych działa podręczne sumowanie zapisów uruchamiane przyciskiem zaznaczonym na poniższym rysunku czerwoną obwódką:
Ponieważ dokumenty w tym rejestrze mogą być wystawione w różnych walutach, nie jest możliwe bezpośrednie ich sumowanie w jednej kwocie. Z tego powodu sumowanie w tej ewidencji grupuje dokumenty według waluty oraz stawki VAT i podaje sumaryczną kwotę w tak określonych grupach. W nawiasach klamrowych podano dodatkowo literowe oznaczenie rodzaju stawki: P – stawka podstawowa, O – stawka obniżona, Z – stawka zredukowana.
Możliwy jest również wydruk takiego rejestru. Raport należy do grupy raportów, których zawartość odzwierciedla użycie filtrów w aktualnej przeglądarce (tzw „raporty w bieżącym filtrze”).
Operacje grupowe w transakcjach e-Commerce
Omówienie znajduje się w punkcie: Okno przegladania (przeglądarka).
Deklaracje VAT dla procedury unijnej oraz importu rozliczanych w punktach odpowiednio OSS oraz IOSS
Po utworzeniu rejestrów za bieżący okres można przystąpić do sporządzania deklaracji VAT. Deklaracja ta jest dostępna z poziomu deklaracji firmy w standardowy sposób, wysyłana i podpisywana jest analogicznie jak w przypadku innych deklaracji. Dane niezbędne do jej wypełnienia pobierane są z tabel programu. Należy jedynie pamiętać, w przypadku deklaracji VII-DO (dla IOSS) oraz VIU-DO (dla OSS), że do prawidłowego wypełnienia deklaracji niezbędne jest posiadanie numeru identyfikacyjnego dla procedury IOSS i OSS i wpisanie go do danych programu. Lokalizację tego numeru na deklaracji oraz miejsce, gdzie powinien być wpisany w programie, pokazano na poniższym rysunku:
W przypadku deklaracji VII-DO i VII-DO istnieje możliwość wysyłania jej do zweryfikowania na serwer Ministerstwa Finansów podobnie jak dotychczas (wysyłanie na serwer testowy) jednak obecnie jest to wykonywane poprzez wybranie odpowiedniej opcji w polu „Cel złożenia deklaracji”.
Dla deklaracji VII-DO i VIU-DO można w tym polu zaznaczyć:
- Złożenie deklaracji – jak dla każdej innej deklaracji;
- Wersja robocza deklaracji.
Wersja robocza deklaracji – według wyjaśnień Ministerstwa Finansów – oznacza jej weryfikację przed złożeniem właściwej deklaracji w celu wyeliminowania nieprawidłowości. W przypadku otrzymania informacji o wykrytych błędach, w celu złożenia deklaracji należy poprawić nieprawidłowości wskazane przez urząd skarbowy w otrzymanym komunikacie i złożyć poprawną deklaracją zaznaczając pole „Złożenie deklaracji”. W przypadku otrzymania informacji o prawidłowo wypełnionej wersji roboczej deklaracji, należy złożyć deklarację zaznaczając pole „Złożenie deklaracji”.
Wysłanie poprawnej wersji deklaracji zaznaczonej jako robocza nie jest równoznaczne ze złożeniem deklaracji ostatecznej. Wersja robocza nie stanowi deklaracji i jako taka nie może być przesłana do państw członkowskich konsumpcji.
Atrybutu wersja robocza deklaracji w rozumieniu procedur Ministerstwa Finansów, opisanych wyżej, nie należy utożsamiać z pojęciem deklaracja robocza używanego w programie Kaper.