Zestawienie faktur

Wyjaśnienie funkcjonalności

Funkcjonalność „Zestawienie faktur” umożliwia księgowanie jednym zapisem dziennego zestawienia faktur sprzedaży. Wprowadzanie nowego zestawienia faktur sprzedaży uruchamiane jest z przeglądarki zapisów w księdze przychodów i rozchodów po naciśnięciu przycisku Dodaj zest. faktur lub wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+F. Po jej uruchomieniu wyświetlana jest formatka:

Formatka posiada sześć zakładek. Pierwsza zakładka: Podstawowe umożliwia wprowadzanie podstawowych danych dotyczących zestawienia, takich jak data księgowania, numer zestawienia faktur sprzedaży VAT, opis zdarzenia gospodarczego i uwagi. W programie przyjęto, że zestawienie takie będzie wprowadzane wyłącznie do siódmej kolumny księgi przychodów i rozchodów i będzie sprzedażą wyłącznie krajową (typ VAT).

Komentarza wymagają opcje opisu zdarzenia gospodarczego. Przyjęto, że w większości przypadków treścią opisu będzie "Zestawienie faktur sprzedaży VAT" i taki opis domyślnie wstawiany jest w to pole. Dodatkowo można jeszcze wygenerować opis przedziału numeracji faktur (tj. tekst "od nr ... do nr ...") naciskając przycisk "Generuj". Jeśli są wprowadzone jakieś pozycje do zestawienia oraz zaznaczone jest, która pozycja ma być traktowana jako pierwsza a która jako ostatnia - program automatycznie uzupełni wpis w tym polu. Sposób zaznaczania faktury pierwszej i ostatniej opisany jest niżej. Podobnie jak przy innych wpisach do księgi - pozostawiono również możliwość wyboru zdarzenia gospodarczego przyciskiem Wybierz (Ctrl+W).

Zakładka „Pozycje zestawienia” umożliwia wprowadzanie poszczególnych faktur, które będą elementami zestawienia.

Dodawanie pozycji odbywa się po naciśnięciu przycisku „Dodaj” lub wciśnięciu klawisze Insert. Dane poszczególnych faktur VAT wprowadzane są poprzez formatkę pokazaną niżej.

Formatka umożliwia wpisanie numeru faktury VAT, numeru NIP kontrahenta oraz kwot w poszczególnych stawkach podatku VAT. Zapis pozycji odbywa się przez użycie klawisza F10 lub naciśnięcie przycisku Zapisz.

Zakładki „Rejestr VAT”, „Klasyfikacje”, ”Kwoty VAT”, ”Płatności” są identyczne jak w przypadku standardowego zapisu do księgi.

Ze względu na różne systemy numeracji faktur, potencjalną konieczność dopisywania faktur i związane z tym możliwe problemy z ich sortowaniem, zestawienie faktur zostało wyposażone w mechanizm pozwalający na wskazywanie, która faktura ma być traktowana jako pierwsza a która jako ostatnia w zestawieniu. Informacja ta jest następnie przenoszona do opisu zdarzenia gospodarczego w chwili uruchomienia przycisku "Generuj". Zaznaczenie faktury jako pierwszej odbywa się poprzez ustawienie się na niej kursorem i naciśnięcie przycisku "Pierwsza" (Ctrl+P) w przeglądarce faktur. Faktura ta w kolumnie "P/O" (pierwsza/ostatnia) wyświetloną będzie miała czerwoną literę "P". Podobnie z fakturą końcową - z tym, że do jej zaznaczenia służy przycisk "Ostatnia" (Ctrl+T) a zaznaczenie ma postać niebieskiej litery "O". W razie konieczności usunięcia zaznaczenia "pierwsza-ostatnia" można posłużyć się przyciskiem "Usuń zaznaczenie" (Ctrl+U) ustawiając uprzednio się na niej kursorem.

Używanie zaznaczeń "pierwsza-ostatnia" nie jest obowiązkowe.

Ponieważ zestawienie faktur jest rodzajem zapisu w księdze, prawa dostępu do dodawania, usuwania i edycji tego zapisu jako całości ustawiane są razem z prawami dostępu do zwykłego zapisu w księdze. Niezależnie od tego przewidziano możliwość zarządzania dostępem do samych pozycji zestawienia – czyli faktur; istnieje więc możliwość zablokowania możliwości dodawania faktur, usuwania oraz ich edycji.

Wydruk zestawienia faktur można uzyskać zaznaczając zestawienie faktur w przeglądarce zapisów. Uruchomienie wydruku w takiej pozycji spowoduje dodanie do standardowego menu wydruku pozycji podobnej do zaznaczonej na poniższym rysunku:

Sortowanie faktur VAT na raporcie odbywa się według wprowadzonego numeru faktury VAT.