Jak księgować nabycie oraz koszty eksploatacji samochodów?
W obliczu dynamicznych zmian w przepisach dotyczących nabycia pojazdów mechanicznych oraz ich ekonomicznych aspektów, zrozumienie, jak skutecznie zarządzać procesem zakupu i kosztami eksploatacji samochodów, staje się kluczowe dla każdej firmy. W kontekście ciągłych zmian w przepisach, szczególnie dotyczących odliczania podatku VAT, istotne jest, aby być na bieżąco z obowiązującymi regulacjami. Przepisy te wpływają nie tylko na proces nabycia, ale również na moduł amortyzacji środków trwałych.
Jak wprowadzić samochód jako środek trwały z częściowym odliczeniem podatku VAT?
Przepisy o sposobie odliczania podatku VAT od nabycia pojazdów mechanicznych mają również wpływ na moduł amortyzowanych w programie Wapro Kaper. Konsekwencją tego jest modyfikacja wyglądu i funkcjonowania asystenta przyjęcia środka trwałego.
Aby dodać samochód jako środek trwały, należy na karcie firmy wybrać pozycję Środki trwałe, a następnie kliknąć przycisk Dodaj (klawisz Ins). Na ekranie wyświetli się okno Asystenta, w którym należy kliknąć przycisk Dalej. Po wybraniu rejestru VAT, do którego ma być przypisany zapis należy wypełnić wymagane pola w oknie Dodawanie nowego zapisu do Rejestru VAT.
Jeśli VAT od zakupu środka trwałego nie jest odliczany w całości, na formatce zapisu do rejestru należy kliknąć przycisk Zaawansowane.
W oknie Operacje zaawansowane użytkownik ma możliwość skonfigurowania operacji podziału kwoty netto i podatku VAT wprowadzonych podczas zapisu do rejestru VAT.
Dla przykładowego środka trwałego, którego wartość nabycia wynosi 12 300,00 zł (w tym 2 300,00 zł podatku VAT) program tworzy dwa identyczne zapisy w rejestrze - każdy z nich na kwotę połowy kwoty netto i połowę kwoty podatku VAT, jeden z odliczeniem całkowitym, drugi – bez odliczenia podatku VAT. Kwota podatku VAT niepodlegającego odliczeniu zwiększa tym razem wartość początkową amortyzacji, która w tym przypadku wynosi 10 000,00 zł wartości netto faktury zakupu powiększone o połowę nieodliczonego podatku VAT, czyli 1 150,00 zł, co daje razem wartość początkową amortyzacji w wysokości 11 150,00 zł.
Utworzone w ten sposób zapisy można edytować w formatce Asystenta przyjęcia środka trwałego, należy jednak robić to z zachowaniem szczególnej ostrożności, gdyż program nie weryfikuje pod względem poprawności automatycznie utworzonych i ręcznie korygowanych przez użytkownika zapisów (np. zgodności sumy kwot netto z kwotą znajdującą się na fakturze).
Jak odliczać podatek VAT i księgować koszty związane z eksploatacją samochodów w firmie?
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady odliczania kosztów podatkowych księgowanych w księdze kosztów eksploatacji samochodów osobowych, rat najmu/ dzierżawy/ leasingu oraz ubezpieczenia samochodów osobowych. Aby zautomatyzować proces ich naliczania, umożliwiono wprowadzenie wszystkich danych w kartotece samochodów. Są one rejestrowane w historii pod datą, od której obowiązują. Pozwala to na odpowiednie naliczanie kosztów podatkowych w różnych okresach. Wymagane jest jednak rzetelne rejestrowanie tych zmian. Przykładowo, po zmianie sposobu wykorzystania samochodu osobowego z użytku wyłącznie do działalności gospodarczej na użytek mieszany, w powyższej kartotece należy dodać nową informację z odpowiednią datą obowiązywania, tak aby program zmienił sposób naliczania np. kosztów eksploatacji ze 100% na 75%.
Dane znajdujące się w kartotece samochodów wpływają na sposób odliczenia VAT oraz metodę naliczania kosztów podlegających zaksięgowaniu. W związku z tym, przed zaksięgowaniem pierwszego dokumentu związanego z naliczeniem kosztów dotyczących samochodów należy zaktualizować dane w tej kartotece. więcej informacji dostępnych jest w instrukcji Jak założyć kartotekę samochodów?
Jak księgować koszty związane z użytkowaniem samochodów w firmie?
Automatyczne naliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów w firmie dostępne jest dla firm rozliczających VAT.
Aby wykorzystać automatyczne naliczanie podatkowych kosztów uzyskania przychodu od samochodów firmowych, na formatce dodawania nowego dokumentu do księgi należy wybrać w polach:
- Kolumna księgi wartość 13 - pozostałe koszty,
- Typ VAT wartość Zakup krajowy,
- stawkę VAT,
- Netto - pełna kwota netto z rejestrowanej faktury.
W kolejnym kroku w sekcji Stawka VAT należy kliknąć przycisk Zaawansowane.
Aby wybrać samochód, którego dotyczy księgowany koszt, należy w pozycji Samochód wybrać z kartoteki Samochody właściwy pojazd. Po dokonaniu wyboru na formatce automatycznie zostaną wypełnione pozycje:
- Sposób wykorzystania pojazdu,
- % VAT do odliczenia,
- % Zaliczenia w koszty.
Są to dane informacyjne. W ostatnim etapie należy już tylko wybrać rodzaj kosztu związany z użytkowaniem samochodu. W pozycji Rodzaj kosztu należy z listy rozwijanej wybrać odpowiednią pozycję. Po zmianie domyślnie ustawionych kosztów eksploatacji na inny rodzaj, zmieni się wartość wyświetlana w pozycji % Zaliczenia w koszty.
Należy pamiętać, aby dane dotyczące wybranego samochodu w kartotece samochodów były aktualne i kompletne.
Po kliknięciu przycisku OK (klawisz F10) program automatycznie zapisze w rejestrze pozycje VAT oraz zaksięguje w księdze odpowiednio obliczone kwoty, w tym przypadku kosztów eksploatacji. W rejestrze VAT dodane zostaną dwa zapisy - jeden z odliczeniem, a drugi bez odliczenia VAT. W księdze zostaną zaksięgowane koszty w kwocie 836,25 zł, tzn. 75% kwoty netto powiększonej o nieodliczony VAT.
Jak korzystać z filtrów?
Aby umożliwić użytkownikowi kontrolę i sporządzenie raportu z kosztów użytkowania samochodów, wprowadzono możliwość filtrowania operacji związanych z samochodami.
W tym celu wprowadzono dwa rodzaje filtrów:
- ogólny - pozwala na odseparowanie zapisów związanych z samochodami (wszystkimi) – filtr nosi nazwę Związany z samochodem,
- szczegółowy - pozwala na odseparowanie zapisów związanych z konkretnym samochodem znajdującym się w kartotece firmy – nosi nazwę Samochód.
