Ksiegowanie nabycia oraz kosztów eksploatacji samochodów
Wprowadzania samochodu jako środka trwałego z częściowym odliczeniem podatku VAT
Zmiana przepisów o sposobie odliczania podatku VAT od nabycia pojazdów mechanicznych ma również wpływ na moduł amortyzowanych w programie środków trwałych. Konsekwencją tego jest modyfikacja wyglądu i funkcjonowania asystenta przyjęcia środka trwałego.
Początkowa faza wprowadzania środka trwałego nie różni się niczym od nabytych pojazdów przed 1 kwietnia 2014 roku. Zmiana następuje z chwilą wywołania formatki zapisu do rejestru VAT operacji przyjęcia środka trwałego. Jeśli VAT od zakupu środka trwałego nie jest odliczany w całości należy, podobnie jak poprzednio, na formatce zapisu do rejestru uruchomić formatkę Operacje zaawansowane poprzez przyciśnięcie przycisku Zaawansowane, identyczną jak prezentowano wyżej. Pozwala ona skonfigurować operację podziału wprowadzonej na formatce zapisu do rejestru VAT kwoty netto i podatku VAT.
Po zatwierdzeniu i zapisaniu zdefiniowanej na formatce konfiguracji operacji zaawansowanych oraz formatki zapisu w rejestrze VAT, formatka asystenta wprowadzania środka trwałego do programu Wapro Kaper Księga podatkowa wygląda jak na poniższym obrazie:
Dla przykładowego środka trwałego, którego wartość nabycia wynosi 12 300,00 zł (w tym 2 300,00 zł podatku VAT) program tworzy dwa identyczne zapisy w rejestrze, każdy z nich na kwotę połowy kwoty netto i połowę kwoty podatku VAT, jeden z odliczeniem całkowitym, drugi – bez odliczenia podatku VAT. Kwota podatku VAT niepodlegającego odliczeniu – zwiększa tym razem wartość początkową amortyzacji, która w tym przypadku wynosi 10 000,00 zł wartości netto faktury zakupu powiększone o połowę nieodliczonego podatku VAT, czyli 1 150,00 zł, co daje razem wartość początkową amortyzacji w wysokości 11 150,00 zł.
Zapisy utworzone w ten sposób przez program można edytować na formatce asystenta przyjęcia środka trwałego (w ramce na rysunku powyżej), należy jednak robić to z zachowaniem szczególnej ostrożności, gdyż program utworzonych automatycznie i korygowanych następnie przez użytkownika ręcznie zapisów nie weryfikuje pod względem poprawności (np. zgodności sumy kwot netto z kwotą znajdującą się na fakturze).
Dalsze postępowanie ze środkiem trwałym o niepełnym odliczeniu podatku VAT wprowadzanym do programu jest identyczne jak z każdym innym środkiem trwałym amortyzowanym w systemie, nie wymaga więc dodatkowych objaśnień poza tymi, które znajdują się w systemie podpowiedzi programu.
Odliczanie podatku VAT i księgowanie kosztów związanych z eksploatacją samochodów w firmie
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady odliczania kosztów podatkowych księgowanych w księdze kosztów eksploatacji samochodów osobowych, rat najmu / dzierżawy / leasingu oraz ubezpieczenia samochodów osobowych. Aby zautomatyzować proces ich naliczania w kartotece "Samochody" dodana została możliwość wprowadzenia wszystkich wymaganych w tym celu danych. Są one rejestrowane w historii pod datą, od której obowiązują. Umożliwia to, w różnych okresach, odpowiednio naliczać koszty podatkowe. Wymagane jest jednak rzetelne rejestrowanie tych zmian. Dla przykładu, po zmianie sposobu wykorzystania samochodu osobowego z użytku wyłącznie do działalności gospodarczej na użytek mieszany, w powyższej kartotece należy dodać nową informację z odpowiednią datą obowiązywania, tak aby program zmienił sposób naliczania na przykład kosztów eksploatacji ze 100% na 75%.
Dane znajdujące się w kartotece "Samochody" sterują odpowiednim sposobem odliczenia VAT oraz odpowiednią metodą naliczania kosztów podlegających zaksięgowaniu. W związku z tym, przed zaksięgowaniem pierwszego dokumentu związanego z naliczeniem kosztów dotyczących samochodów, najpierw należy zaktualizować dane w tej kartotece.
Sposób właściwego aktualizowania danych został opisany w punkcie: Kartoteka "Samochody".
Księgowanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów w firmie.
Automatyczne naliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów w firmie dostępne jest dla firm rozliczających VAT.
Aby wykorzystać automatyczne naliczanie podatkowych kosztów uzyskania przychodu, samochodów firmowych na formatce dodawania nowego dokumentu do księgi należy poza wymaganymi danymi najpierw należy wybrać:
- w polu Kolumna księgi wartość 13 - pozostałe koszty;
- w polu Typ VAT wartość Zakup krajowy;
- stawkę VAT
- w polu Netto wprowadzić pełną kwotę netto z rejestrowanej faktury.
Przykład poniżej:
W kolejnym kroku należy przycisnąć przycisk Zaawansowane znajdujący się na poziomie sekcji Stawka VAT, po prawej stronie. Na ekranie pojawi się okno o nazwie Opcje zaawansowane, podobne do poniższego przykładu:
Aby wybrać samochód, którego dotyczy księgowany koszt należy w pozycji Samochód wybrać z kartoteki Samochody właściwy pojazd. Po dokonaniu wybory na formatce automatycznie zostaną wypełnione pozycje:
- Sposób wykorzystania pojazdu;
- % VAT do odliczenia;
- % Zaliczenia w koszty;
Są to dane informacyjne. Na koniec wystarczy już tylko wybrać rodzaj kosztu związany z użytkowaniem samochodu. W pozycji Rodzaj kosztu należy z listy rozwijanej wybrać odpowiednią pozycję. Po zmianie domyślnie ustawionych kosztów eksploatacji na inny rodzaj, zmieni się wartość wyświetlana w pozycji % Zaliczenia w koszty odpowiednio do wybranego rodzaju kosztu.
Prosimy przy tym pamiętać dane w kartotece Samochody dotyczące wybranego samochodu były aktualne i kompletne.
Po przyciśnięciu przycisku OK lub użyciu skrótu [F10] program automatycznie zapisze automatycznie w rejestrze pozycje VAT oraz zaksięguje w księdze odpowiednio obliczone kwoty, w tym przypadku kosztów eksploatacji. W rejestrze VAT dodane zostaną dodane dwa zapisy, jeden z odliczeniem a drugi bez odliczenia VAT, natomiast w księdze zostaną zaksięgowane koszty w kwocie 836,25 zł to znaczy, 75% kwoty netto powiększonej o nieodliczony VAT.
Poniżej zapisy VAT:
oraz kwota obliczonych kosztów podatkowych:
W sytuacji, kiedy zostanie inny samochód: rodzaj lub sposób użytkowania, automat zastosuje odpowiednie dla niego parametry odliczenia VAT oraz sposób naliczenia kosztów podatkowych.
Filtry, raporty
Aby umożliwić użytkownikowi kontrolę i sporządzenie ewentualnego raportu z kosztów użytkowania samochodów wprowadzono możliwość filtrowania w przeglądarce operacji związanych z samochodami.
W tym celu wprowadzono dwa rodzaj filtrów:
- filtr ogólny - pozwalający na odseparowanie zapisów związanych z samochodami (wszystkimi) – filtr nosi nazwę „[zapis] Związany z samochodem”
- filtr szczegółowy - pozwalający na odseparowanie zapisów związanych z konkretnym samochodem znajdującym się w kartotece firmy – który nosi nazwę „Samochód”
Przykładowy wygląd takich filtrów pokazany jest na poniższym rysunku:
