Jak zbudowane są okna programu?

Okna programu odgrywają fundamentalną rolę w wyświetlaniu danych oraz interakcji z użytkownikami. Stanowią one centralny punkt komunikacji, umożliwiając efektywne korzystanie z funkcji aplikacji.

Zrozumienie struktury okien może znacząco zwiększyć komfort korzystania z programu oraz przyspieszyć proces nauki. Warto zapoznać się z ich funkcjami, aby w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez aplikację.

Jak wygląda główne okno programu?

Główne okno programu Wapro Kaper to element, który umożliwia efektywne zarządzanie funkcjami systemu. Warto zapoznać się z jego podstawowymi komponentami, aby w pełni wykorzystać możliwości programu. Oto szczegółowy opis najważniejszych elementów interfejsu:

• Belka tytułowa - umieszczona na górze okna, zawiera nazwę oraz wersję programu. Widoczne są tu również standardowe przyciski systemu Windows - , które pozwalają na zmianę rozmiaru okna, zminimalizowanie programu do paska zadań, przełączanie między trybem pełnoekranowym a wieloma oknami, zakończenie pracy z aplikacją,

• Główne menu - to miejsce, gdzie użytkownik może łatwo nawigować między różnymi funkcjami i opcjami dostępnymi w programie. Dostęp do wszystkich kluczowych narzędzi jest zorganizowany w intuicyjny sposób, co ułatwia codzienną pracę,

• Główny obszar roboczy - centralny punkt interakcji w programie. Początkowo ekran wyświetla tło, jednak po uruchomieniu funkcji z menu lub paska narzędzi, otwierają się nowe okna, które nakładają się na siebie, podobnie jak w systemie Windows. Każde okno ma przypisane dwie ikony:

  • - Zamknij (klawisz Esc), umożliwia zamknięcie okna,
  • lub - pozwala na przełączanie między trybem pełnoekranowym a trybem pracy w wielu oknach. Użytkownik ma możliwość swobodnego zmieniania położenia i rozmiaru okna w obrębie obszaru roboczego. Ustawienia okna, takie jak tryb, rozmiar i lokalizacja, są zapamiętywane, co ułatwia ponowne korzystanie z programu.

• Linia statusu - widoczna na dole ekranu, dostarcza informacji o aktualnym stanie programu. Widoczne są tu dane takie jak: nazwa użytkownika, nazwa bieżącej firmy, aktualny rok i okres obrachunkowy.

Co to jest okno dialogowe?

Okna dialogowe to kluczowy element interakcji między użytkownikiem a programem. Stanowią one prostą formę komunikacji zazwyczaj przybierając postać niewielkich okienek, które zawierają istotne informacje oraz opcjonalnie zestaw akcji, które użytkownik może wykonać w odpowiedzi na przedstawiony komunikat.

Dzięki oknom dialogowym użytkownicy mają możliwość nie tylko zapoznania się z komunikatami, ale także dostosowania parametrów działania systemu. Często w oknach tych dostępne są różne warianty, które umożliwiają precyzyjne określenie sposobu realizacji danej czynności.

Warto zauważyć, że okna dialogowe zazwyczaj mają stały rozmiar i ograniczają możliwość podejmowania innych działań w programie, dopóki nie zostaną zamknięte. To sprawia, że użytkownicy są zmuszeni do skupienia się na przedstawionej informacji lub decyzji, co wpływa na efektywność pracy i poprawia doświadczenia użytkownika.

Jak działa okno wprowadzania danych?

Okno wprowadzania danych, znane również jako formatka danych, to kluczowy element w procesie modyfikacji i wprowadzania informacji. Zwykle składa się z różnych pól do wypełnienia oraz przycisków umożliwiających zatwierdzanie lub anulowanie wprowadzonych zmian.

Wokół pól oraz innych elementów interfejsu można poruszać się za pomocą myszki – wystarczy kliknąć na wybrany obiekt. Alternatywnie, można korzystać z klawiatury, wykorzystując klawisze Tab, Enter oraz Shift+Tab pozwalające przemieścić się odpowiednio do następnego lub poprzedniego obiektu.

Po wybraniu pola i rozpoczęciu wprowadzania danych, należy przejść w tryb edycji, w którym znaczenie niektórych przycisków może ulec zmianie. Oprócz standardowych wartości, użytkownik ma również dostęp do przycisków edycyjnych, co znacząco ułatwia wprowadzanie danych.

W formatkach danych mogą występować różne elementy pomocnicze, takie jak checkboxy do zaznaczania opcji, rozwijane listy do wyboru danych oraz przyciski funkcyjne, np. kalendarz czy słownik wartości. Te dodatkowe funkcje poprawiają ergonomię pracy z danymi.

Warto również zwrócić uwagę, że niektóre okna edycyjne mogą być wielostronicowe. W takim przypadku, w górnej części okna znajdziemy zakładki z tytułami kolejnych stron. Aby przejść do konkretnej zakładki, wystarczy ją kliknąć. Dodatkowo, kombinacje klawiszy Ctrl+Tab i Ctrl+Shift+Tab umożliwiają nawigację do następnej lub poprzedniej strony formatki.

Zrozumienie struktury okna wprowadzania danych jest kluczowe dla efektywnego korzystania z systemu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi oraz różnorodnym funkcjom, proces edycji staje się prostszy i bardziej efektywny.

Jak działają okna przeglądania danych?

Okna przeglądania danych stanowią ważny element w systemie Wapro Kaper, umożliwiając efektywne prezentowanie oraz zarządzanie dużymi zbiorami informacji, takimi jak dokumenty czy zapisy konta. Dzięki tabelarycznej formie prezentacji, użytkownicy mogą łatwo poruszać się między poszczególnymi wierszami, wyszukiwać dane spełniające określone kryteria oraz wykonywać różnorodne operacje na pojedynczych lub wielu rekordach jednocześnie.

Najprostsze okno przeglądania danych składa się z tabeli z wyświetlanymi rekordami oraz zestawu przycisków, które umożliwiają realizację podstawowych operacji na danych.

W bardziej zaawansowanych oknach przeglądania widoczne są dodatkowe elementy, takie jak stopka z informacjami szczegółowymi dotyczącymi wybranego wiersza lub podsumowaniem tabeli. Ponadto, w górnej części okna zlokalizowane są narzędzia służące do filtrowania i wyszukiwania, a na dole – przyciski obsługi tabeli.

Poruszanie się w obrębie okna przeglądania danych jest intuicyjne i wygodne. Możesz korzystać zarówno z myszki, klikając wybrane obiekty, jak i z klawiatury. Co istotne, obsługa tabel w aplikacjach Wapro ERP jest spójna, co ułatwia użytkownikom efektywne zarządzanie danymi.

Podstawowe klawisze wykorzystywane do obsługi tabel

Klawisz	Opis
Insert	Dodawanie nowej pozycji do kartoteki (rejestru, listy)
F2	Poprawianie danych pozycji (edycja formatki danych)
Shift+F2	Podgląd pozycji
Delete	Kasowanie pozycji w kartotece. Zazwyczaj nie można kasować pozycji wykorzystanej w jakimś dokumencie (np. definicji towaru, dla którego były realizowane transakcje i zostały wystawione dokumenty magazynowe lub faktury).
Home, End	Początek, koniec tabeli
PgUp, PgDn	Strona w górę, w dół
Strzałki w górę i w dół	Wiersz w górę, w dół
Strzałki w lewo i w prawo	Przesuwanie tabeli w poziomie
Tab	Przejście między oknem listy a oknem drzewa filtrowania listy
F6	Sortowanie tabeli wg wybieranego z listy kryterium
F7	Filtrowanie zapisów w tabeli, dotyczących wybranego kontrahenta
F8	Filtrowanie zawartości tabeli wg różnych kryteriów
Litera, cyfra	Uruchomienie tzw. szybkiego szukania ograniczającego się do kolumny, wg której posortowana jest tabela. Duże i małe litery nie są rozróżniane.

Sortowanie danych w arkuszu

Sortowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym to kluczowa funkcja, która pozwala na efektywne zarządzanie informacjami. W zależności od potrzeb użytkownika, może on uporządkować listę danych alfabetycznie lub według innych kryteriów, co ułatwia analizę i prezentację informacji.

W górnej części ekranu widoczna jest nazwa kolumny używanej jako kryterium sortowania. Dzięki temu można łatwo zorientować się, jakie dane są aktualnie porządkowane.

Aby zmienić sposób uporządkowania danych w tabeli, wystarczy kliknąć nagłówek kolumny, która ma być podstawą sortowania. Po kliknięciu, na prawo od nazwy nagłówka pojawi się mały trójkąt, co oznacza, że dane są sortowane.

Aby zmienić porządek sortowania na odwrotny, wystarczy ponownie kliknąć nagłówek danej kolumny. To proste działanie pozwala na szybkie dostosowanie widoku danych do potrzeb użytkownika.

Wyszukiwanie pozycji w arkuszu

Funkcja wyszukiwania sekwencji znaków w arkuszu to niezwykle przydatne narzędzie, które umożliwia szybkie zlokalizowanie pozycji na liście, takiej jak kartoteka dokumentów. Dzięki tej funkcji, odnalezienie wybranej pozycji staje się znacznie prostsze, zwłaszcza gdy użytkownik zna początkową część nazwy.

Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy nacisnąć dowolną literę lub cyfrę. Wprowadzone znaki pojawią się w oknie wyszukiwania znajdującym się obok klucza sortowania. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach, gdy kursor jest w polu edycji okna wyszukiwania, konieczne może być potwierdzenie operacji klawiszem Enter. Przykładowo, jeśli szukasz produktów, których nazwa zaczyna się od telewizor, wystarczy wpisać telew i nacisnąć klawisz Enter.

System przeszukuje listę od góry do dołu. Podświetlenie zostaje automatycznie ustawione na pierwszą pozycję, która pasuje do wprowadzonego wzorca. Jeśli system nie znajdzie szukanej sekwencji, podświetlenie przeskoczy do następnej pozycji w porządku alfabetycznym. Warto zaznaczyć, że funkcja ta działa tylko w kolumnie, która jest aktualnie ustawiona jako kryterium sortowania, co można sprawdzić w górnej części okna.

Podczas wyszukiwania nie trzeba martwić się o wielkość liter – zarówno małe, jak i duże litery są traktowane jednakowo. Dzięki temu, niezależnie od tego, jak użytkownik wpisze nazwę, system znajdzie odpowiednią pozycję, o ile ta istnieje na liście.

Wyszukiwanie intuicyjne

Podpowiedź

Wyszukiwanie intuicyjne jest dostępne w oknach przeglądarek po kliknięciu ikony (klawisz F8).

W dzisiejszych czasach szybkie i efektywne przeszukiwanie danych jest kluczowe dla użytkowników. W tym kontekście, funkcja wyszukiwania intuicyjnego staje się niezwykle przydatna, gdy poszukujemy informacji, których fragmenty nie znajdują się na początku tekstu.

Wyszukiwanie intuicyjne umożliwia odnalezienie pozycji na liście na podstawie fragmentu wartości, nawet jeśli nie jest on jej częścią początkową. Aby to zrobić, należy najpierw uporządkować listę według odpowiedniej kolumny, w której system będzie prowadzić poszukiwania. Można to zrobić poprzez naciśnięcie klawisza F6.

Następnie, w zależności od używanego produktu, należy:

• wybrać opcję wyszukiwania intuicyjnego - zaznaczyć pozycję odpowiadającą za tę funkcję i aktywować ją, korzystając z kombinacji klawiszy Shift+F6,
• wprowadzić znany fragment - po aktywacji opcji, wystarczy wpisać znany fragment wartości. Program automatycznie dostosuje listę, ograniczając ją do odpowiednich wyników.

Przykład

Jeśli użytkownik wprowadzi frazę lew, system wyświetli wszystkie pozycje, które w danej kolumnie zawierają takie wartości jak lew, lewy, lewiza, a także zlew czy telewizyjny. Dzięki temu, wyszukiwanie staje się znacznie szybsze i bardziej precyzyjne, co oszczędza czas i zwiększa efektywność pracy.

Filtrowanie zawartości arkusza

Filtrowanie danych to funkcja, która znacząco ułatwia pracę z obszernymi zbiorami informacji. Dzięki tej opcji system może skupić się na istotnych danych, np. na liście kontrahentów będących podatnikami VAT w województwie mazowieckim. Użytkownik ma pełną kontrolę nad kryteriami filtrowania, co pozwala na precyzyjne dostosowanie wyświetlanych pozycji do indywidualnych potrzeb.

W programie dostępne są różnorodne opcje filtrowania, które różnią się w zależności od konkretnego obszaru, w którym pracuje użytkownik (np. kartoteki czy rejestry). Warto zaznaczyć, że szczegółowe instrukcje dotyczące filtrowania będą się różnić w zależności od kontekstu, dlatego w tym artykule skupimy się na ogólnych zasadach.

Program umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby własnych filtrów, które są dodawane do drzewa wyboru w oknie przeglądarki. Możliwość dodawania, edytowania i usuwania filtrów sprawia, że możesz w łatwy sposób dostosować zestaw kryteriów do bieżących potrzeb. Co więcej, z gotowych filtrów możesz budować i zapisywać różnorodne drzewka wyboru.

Każde drzewo może być skoncentrowane na innym kryterium, co pozwala na elastyczne zarządzanie danymi i szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji.

Do budowania filtrów oraz drzewek służą przyciski znajdujące się na listwie ponad drzewkiem wyboru:

• - umożliwia tworzenie filtrów (gałęzi drzewka),
• - umożliwia wyświetlenie definicji wskazanej na drzewku gałęzi,
• - umożliwia usunięcie wskazanej gałęzi filtra,
• - umożliwia zapisywanie definicji aktualnie wyświetlanego w oknie przeglądarki drzewka wyboru,
• - umożliwia wybieranie potrzebnego aktualnie drzewka z listy drzewek i załadowanie go w oknie,

Podpowiedź

Podczas przeglądania danych użytkownik może zdefiniować filtry jednocześnie na kilka sposobów (np. przy pomocy drzewa filtrów i arkusza filtrów). Na ekranie zostaną wówczas wyświetlone te pozycje, które jednocześnie spełniają wszystkie nałożone warunki filtrujące.

Paski narzędzi w oknach przeglądania danych

W systemie dostępne są zaawansowane okna, takie jak okno przeglądania dokumentów, które oferują złożoną strukturę danych. Oprócz głównej tabeli oraz drzewa filtrów, użytkownicy znajdą dodatkowe tabele pomocnicze. Interakcja z tymi oknami przebiega w sposób analogiczny do prostszych okien, z tą różnicą, że mechanizmy wyszukiwania i filtrowania koncentrują się wyłącznie na głównej tabeli.

W bardziej złożonych oknach istnieje możliwość prezentacji danych w różnych układach i konfiguracjach. W górnym pasku okna użytkownicy zauważą dodatkowe przyciski, które umożliwiają zmianę kontekstu wyświetlanych informacji. Obsługa tych funkcji jest intuicyjna – wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk myszką lub skorzystać z przypisanych skrótów klawiszowych, które są dostępne w opisie poszczególnych okien.

Dzięki tym udogodnieniom, przeglądanie i zarządzanie danymi staje się bardziej efektywne, co z pewnością wpływa na komfort pracy użytkowników.

Menu kontekstowe w oknie przeglądania danych

Menu kontekstowe to niezwykle przydatne narzędzie, które umożliwia szybki dostęp do kluczowych funkcji w oknie przeglądania danych. Aby je otworzyć, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy w obrębie okna. W menu tym dostępny jest szereg standardowych opcji, które umożliwią efektywną obsługę danych, jak również funkcje specyficzne dla danego okna.

Do najczęściej używanych opcji dostępnych w menu kontekstowym należą m.in. funkcje grupowego zaznaczania lub odznaczania rekordów. Ułatwia to zarządzanie dużymi zbiorami danych, oszczędzając czas i zwiększając efektywność pracy. Dodatkowo, menu to oferuje możliwość konfiguracji kolumn, co pozwala na dostosowanie widoku do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Operacje grupowe

Wapro Kaper oferuje nowoczesne możliwości zarządzania tabelami i listami, umożliwiając wykonywanie operacji na grupach wybranych pozycji. Dzięki temu można łatwo i szybko zarządzać dokumentami, na przykład drukując wiele z nich jednocześnie, zaznaczając tylko te, które interesują użytkownika.

• Zaznaczenie pojedynczej pozycji na liście - klawiszem Spacja. Zaznaczoną pozycję rozpoznajemy po symbolu znacznika w pierwszej kolumnie tabeli. Kolejne naciśnięcie kasuje zaznaczenie.
• Zaznaczenie wszystkich pozycji - kombinacja klawiszy (Ctrl++) na klawiaturze numerycznej.
• Skasowanie wszystkich zaznaczeń - kombinacja klawiszy (Ctrl+-) na klawiaturze numerycznej.
• Zamiana miejscami zaznaczeń - kombinacja klawiszy (Ctrl+*) na klawiaturze numerycznej.

Wymienione operacje można również łatwo wykonywać za pomocą myszki. Należy kliknąć odpowiednie ikony znajdujące się na pasku narzędzi w górnej części arkusza danych lub skorzystać z opcji dostępnych po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.

Grupowe zmiany danych

Aby efektywnie przeprowadzać grupowe zmiany danych w systemie, należy skorzystać z dedykowanej funkcji dostępnej w oknie przeglądarki zapisów księgi oraz rejestrów VAT. Proces należy rozpocząć od wyboru odpowiedniego zestawu pozycji, a następnie kliknąć przycisk Operacje (klawisze Ctrl+O) i wybrać opcję Operacje grupowe.

Okno operacyjne jest podzielone na trzy główne panele:

1. Panel opcji - widoczna lista dostępnych opcji, które można wykorzystać w kontekście aktualnych ustawień. Kliknięcie na konkretne pole spowoduje wyświetlenie dodatkowych opcji konfiguracyjnych w panelu drugim. Obok opisów poszczególnych pól znajdują się również checkboxy, których zaznaczenie jest kluczowe dla wykonania operacji zmieniających dane w zapisach księgowych i rejestrowych.
2. Panel konfiguracji - umożliwia dostosowanie szczegółów dotyczących aktualizacji danych, w zależności od wybranej opcji w panelu pierwszym. To tutaj można określić, jakie konkretne zmiany mają zostać wprowadzone.
3. Panel zaznaczonych zapisów - prezentuje listę wszystkich zaznaczonych zapisów, które będą podlegać zmianom. Kolumny w tym panelu pozwalają na łatwą identyfikację dokumentów oraz wskazanie, które dane będą modyfikowane.

Pola uwag

Zawartość pola uwag można zmieniać niezależnie dla uwag wpisywanych do księgi i dla uwag wpisywanych do rejestrów VAT. Pokazane wyżej panele umożliwiają pozostawienie pół uwag bez zmian, wpisanie żądanej przez użytkownika treści lub usunięcie całości wpisu. Możliwe jest również sterowanie widocznością pól na wydrukach. Uwagi, które nie będą umieszczane na wydrukach są wyszarzone w panelu trzecim.

Kody transakcji VAT

Opcja ta umożliwia operacje:

• manipulowanie kodami transakcji VAT - tj. uzupełnianie o wybrane kody, zastępowanie istniejących kodów kodami wybranymi z listy (wszystkich kodów – bez możliwości wskazania, który kod ma być zastąpiony innym) oraz usunięcie istniejących kodów transakcji VAT. Kody, które mają być wprowadzone wybiera się w identyczny sposób, jak przypadku formatek zapisu do księgi lub do rejestru,
• możliwość dodania kodów transakcji VAT związanych z kontrahentem – stosownie do tego, jaki kontrahent został przypisany do zapisu i jakie kody zostały przypisane do kontrahenta w kartotece kontrahentów.

Podpowiedź

Z opcji tej należy korzystać bardzo rozważnie, gdyż niewłaściwe użycie kodów może spowodować błędy w składanej deklaracji VAT-7, w szczególności w części ewidencyjnej.

Program ostrzega użytkownika o wielu potencjalnie nieprawidłowych operacjach, min., jeśli do zaznaczonych zapisów nie da się przypisać kodów z tej samej grupy (np. w przypadku, kiedy zaznaczono jednocześnie zapisy sprzedażowe i zakupowe), kiedy zmieniany jest typ dokumentu (np. z FP na RO) i kiedy zapisom przypisywane są nieprawidłowe kody (np. sprzedażowym – kody właściwe zapisom zakupowym). Jeśli użytkownik wyrazi zgodę na potencjalnie nieprawidłowe operacje poprzez wybranie opcji TAK na formatce, system je wykona.

Dodatkowo w panelu trzecim kolorem w kolumnie Kod VAT zaznaczone są zapisy rejestrowe, które są elementami składowymi zapisu wielopozycyjnego (Wiele pozycji VAT). Zmian w tych zapisach należy dokonywać z poziomu zapisu księgowego. Wyszarzone są te zapisy, które nie są zapisami VAT (zapisy znajdujące się wyłącznie w księdze) - zmiany kodów transakcji VAT takich zapisów nie obejmują.

Uwaga

Zapisy posiadające wiele pozycji VAT zmieniane są z poziomu dokumentu głównego w księdze. Zmiany kodów wprowadzane są we wszystkich pozycjach VAT identycznie. Takich zapisów nie można zmieniać od strony rejestrów VAT w zakresie obejmującym działania w obrębie tej opcji.

NIP-y, kody krajów

Opcja ta umożliwia manipulowanie kodami krajów przy NIP-ach zapisów znajdujących się w księdze i/lub rejestrze. Jej używanie należy rozpocząć od wybrania lub wpisania ręcznie kodu kraju na liście rozwijanej, a następnie wybrania odpowiedniej akcji z pola wyboru z prawej strony.

Należy pamiętać, że zmiana kodu kraju przy NIP-ie dotyczy wyłącznie zapisów, a nie kodu wskazanego przy kontrahencie w kartotece kontrahenta.

Oprócz wskazania konkretnego kodu kraju możliwe jest również przepisanie do zapisów kodu kraju z kontrahenta powiązanego z danym zapisem (wstaw aktualny z kartoteki kontrahentów).

W zakresie zmian w NIP-ach przewidziano również możliwość usuwania kresek z numerów w zapisach. Zmiana dotyczy wyłącznie NIP-ów w zapisach księgowych i/lub rejestrowych, a nie w numerach kontrahentów z kartoteki. Opcja ta może być szczególnie użyteczna w przypadkach wpisania do księgi/rejestru zapisu związanego z kontrahentem spoza kartoteki, w sytuacji, kiedy osoba wprowadzająca omyłkowo wpisała w NIP-ie kreski. Kreski w NIP-ach kontrahentów znajdujących się w kartotece kontrahentów są usuwane automatycznie.

W ramach tej funkcji można zmienić NIP kontrahenta, usunąć całkowicie ten numer lub wstawić go z kartoteki kontrahentów, jeśli dokument jest z nią powiązany (kontrahent został wybrany z listy kontrahentów podczas wprowadzania zapisu).

Uwaga

NIP zmieniany jest w dokumentach wybranych przez użytkownika, a nie w kartotece kontrahentów. Opcji tej należy używać np. w przypadku zmiany NIP-u kontrahenta, kiedy w księdze lub rejestrach znajdują się dokumenty, na których widnieje nieaktualny NIP.

Przedmiot opodatkowania

Funkcja ta jest przeznaczona dla użytkowników, którzy zapomnieli na bieżąco wprowadzać opisy do pola Przedmiot opodatkowania lub pragną jednocześnie zmienić to pole w kilku pozycjach. Umożliwia to elastyczne zarządzanie danymi, co jest niezwykle przydatne w codziennej pracy.

Użytkownik ma możliwość zaznaczenia jednocześnie wszystkich trzech pierwszych pól lub wybrania konkretnych opcji, w zależności od preferowanej metody wprowadzania zmian. Program działa w sposób sekwencyjny – w przypadku niepowodzenia w uzupełnieniu pola pierwszą metodą, automatycznie przechodzi do drugiej, a jeśli ta również nie zadziała, podejmuje próbę metodą trzecią. Dzięki temu użytkownicy mogą efektywnie i szybko zarządzać swoimi danymi.

Dodatkowo wprowadzono funkcję, która pozwala na usunięcie wszystkich wpisów w polu Przedmiot opodatkowania. Zaznaczenie tej opcji automatycznie usuwa zaznaczenie z pól 1, 2 i 3, co umożliwia łatwe resetowanie wprowadzonych danych.

Przeniesienie danych z okna do programu MS Excel

W przypadku wszystkich ważniejszych okien przeglądania istnieje możliwość zapisania danych w formacie akceptowanym przez program MS Excel. W tym celu wystarczy odfiltrować interesującą nas zawartość w oknie przeglądarki, a następnie kliknąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać polecenie Eksport do Excela. Program zapisuje dane w pliku CSV rozpoznawanym przez program MS Excel oraz inne arkusze kalkulacyjne.

Uwaga

Prawidłowe rozpoznanie formatu wyeksportowanych danych przez program MS Excel zależy od ustawień regionalnych systemu Windows oraz prawidłowego ustawienia separatorów kolumn w parametrach pracy użytkownika.

OSS/IOSS

Uwaga

Operacje uruchamiane z formatki OSS/IOSS będą miały skutek jedynie dla zapisów z typem operacji IOSS lub OSS, z wyjątkiem pierwszego panelu, który pozwala na ustawienie typu operacji również dla zapisów z krajowym typem VAT oznaczonym jako brak.

Używając omawianej formatki można przeprowadzić następujące operacje:

1. Zmiana typu operacji OSS/IOSS.

Zaznaczenie odpowiedniej opcji na liście spowoduje przypisanie odpowiedniego typu operacji OSS/IOSS. Dla operacji OSS umożliwiono dodatkowo wybór rodzaju operacji. Opis użytych skrótów jest dostępny po kliknięciu ikony informacyjnej z prawej strony panelu. Skróty użyte na liście wyboru (2a do 2d) są zgodne z objaśnieniami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów, dostępnymi na stronach MF jako Przewodnik dotyczący punktu kompleksowej obsługi w zakresie VAT w załączniku 3 i oznaczają:

• 2a - Świadczenie usług z państwa członkowskiego identyfikacji oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poza Unią,
• 2b - Dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego identyfikacji,
• 2c - Usługi świadczone ze stałych miejsc prowadzenia działalności gospodarczej w państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie identyfikacji,
• 2d - Dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego innego niż państwo członkowskie identyfikacji.

2. Zmiana kraju konsumpcji, stawki VAT.

Program umożliwia przypisanie do każdego zapisu stawki VAT spośród wszystkich stawek dostępnych na terenie Unii Europejskiej. Stawkę wybraną z listy po lewej stronie można przypisać, usunąć, można również usunąć wszystkie stawki przypisane do wybranych do zmian grupowych zapisów. Ostatnia opcja do wyboru to przypisanie stawki podstawowej do zapisów na podstawie kodu kraju kontrahenta. W zdecydowanej większości przypadków kraj kontrahenta jest zgodny z krajem konsumpcji, spośród nich większość dokumentów wystawiana jest w podstawowej stawce VAT. Opcja ta pozwala na automatyczne ustawienie stawki, odpowiednio do kodu kraju kontrahenta.

Dodatkowo można również zaznaczyć opcję przeliczania kwoty VAT przy użyciu przypisanej stawki VAT. Opcja ta kasuje wartość podatku VAT ze wskazanych zapisów, zastępując go wyliczonym przez program.

Uwaga

Może się zdarzyć, że kwota podatku VAT na dokumencie jest z jakichś powodów nieprawidłowo wyliczona. W tej sytuacji w rejestrach powinna znaleźć się kwota zgodna z wystawionym dokumentem (czyli w omawianym przypadku – błędna). Nadpisanie takiej kwoty wartością wyliczoną przez program nie będzie poprawne. Kontrola takich przypadków spoczywa na użytkowniku programu.

3. Zmiana daty obowiązku podatkowego.

Aby dokument znalazł się w rejestrze za bieżący okres, będącym podstawą do sporządzenia deklaracji podatkowej, musi posiadać taką datę obowiązku podatkowego między początkiem a końcem okresu rozliczeniowego. Datę tę można ustawić w sekcji Data obowiązku podatkowego. Konkretna data dzienna w przypadku transakcji OSS/IOSS nie jest istotna – ważne jest, żeby spełniała warunek opisany poprzednio. W tej sytuacji można wskazanym zapisom przypisać jedną wspólną datę, co zakwalifikuje je do tego samego okresu rozliczeniowego i spowoduje, że znajdą się one w rejestrze za bieżący okres.

4. Przypisanie do rejestry VAT.

W panelu czwartym możliwe jest zarządzanie przypisaniem zapisów do konkretnego rejestru VAT IOSS/OSS. Standardowo przypisanie do rejestru VAT IOSS/OSS następuje w chwili zapisania formatki księgowania/rejestrowania. Może się jednak zdarzyć, że użytkownik będzie chciał zmienić to przypisanie, grupując zapisy np. według kraju konsumpcji, celem kontrolowania sprzedaży do poszczególnych krajów. Aby uniknąć żmudnego edytowania każdego zapisu oddzielnie, można tego przypisania dokonać na formatce zmian grupowych, używając opcji udostępnionych w omawianym panelu.

Uwaga

Przypisanie (lub usunięcie przypisania) do wskazanego rejestru VAT nie jest równoznaczne z automatycznym przypisaniem (lub usunięciem przypisania) typu VAT z grupy OSS/IOSS do wybranych do modyfikacji zapisów. Operacji tej należy dokonywać ustawiając odpowiednio parametry w pierwszym panelu.

5. Przypisanie kraju rozpoczęcia wysyłki.

Na drugiej zakładce można zmodyfikować kraj rozpoczęcia wysyłki. Pole to w większości przypadków będzie wypełnione kodem PL.