Jak rozliczyć ZUS udziałowców oraz osób współpracujących?

Program Wapro Kaper umożliwia rozliczanie składek ZUS dla właścicieli firmy (udziałowców) oraz ich ewentualnych współpracowników. Aby program mógł prawidłowo naliczać składki ZUS, w tym udziałowca, należy odpowiednio go skonfigurować oraz uzupełnić wymagane dane w kartotekach.

Jak skonfigurować system do rozliczeń ZUS?

Aby odpowiednio ustawić parametry programu, należy wybrać kontekst udziałowca i przejść do widoku Dane udziałowca, a następnie w sekcji Ustawienia zaznaczyć opcję Rozliczaj ZUS w programie.

W sekcji Ustawienia wyświetli się gałąź ZUS, która pozwala na definiowanie wymaganych ustawień.

Informacja

Aby składki ZUS dla udziałowca mogły być naliczane, udziałowiec powinien posiadać udziały w firmie zarejestrowanej w systemie oraz być z nią połączony.

Jak naliczyć standardowe ubezpieczenie ZUS?

W celu naliczania standardowych (minimalnych) wartości ubezpieczeń społecznego, zdrowotnego oraz maksymalną podstawę ubezpieczenia chorobowego należy przede wszystkim uzupełnić dane w kartotece udziałowca za odpowiedni okres. W tym celu wystarczy na karcie udziałowca wybrać pozycję Standardowe podstawy ubezpieczenia społecznego.

Informacja

Dane wprowadzone do tej kartoteki są wspólne dla wszystkich. Składki na ubezpieczenia dla wybranego udziałowca będą naliczane od podstaw zdefiniowanych w tej kartotece, jeżeli dla udziałowca nie zostały zdefiniowane podstawy indywidualne lub nie korzysta z programu Mały ZUS Plus.

Jak naliczyć niestandardowe ubezpieczenie ZUS?

Jeśli udziałowiec chce odprowadzać ubezpieczenie społeczne od innej (wyższej) podstawy, powinien zdefiniować podstawę ubezpieczenia społecznego indywidualnie. Aby wprowadzić indywidualne podstawy ubezpieczenia, należy na karcie udziałowca wybrać pozycję Podstawy ubezpieczenia ZUS udziałowca.

Warto wiedzieć

Jeżeli dla udziałowca poza podstawami standardowymi z okresie naliczania składek zdefiniowano podstawy indywidualne, program naliczy składki zgodnie z podstawami indywidualnymi.

Jak naliczać Mały ZUS Plus?

Mały ZUS Plus podobnie jak Niestandardowe ubezpieczenie ZUS polega na naliczaniu stawek od indywidualnych podstaw ubezpieczenia (niższych niż standardowe) dla udziałowca.

Aby w programie rozpocząć naliczanie obniżonych składek ZUS udziałowca, należy na karcie udziałowca, w widoku Dane udziałowca:

• w sekcji Ustawienia zaznaczyć opcję Rozliczaj ZUS w programie,
• w sekcji ZUS zaznaczyć opcję Przedsiębiorca uprawniony do korzystania z Małego ZUS Plus. Do sekcji ZUS dodana zostanie podsekcja Mały ZUS Plus.

Do sekcji ZUS dodana zostanie podsekcja Mały ZUS Plus:

• Okresy obowiązywania (w tym Mały ZUS) - należy wypełnić wszystkie okresy, w których udziałowiec naliczał składki zgodnie z art. 18c ustawy o sus, łącznie Mały ZUS i Mały ZUS Plus.

Warto wiedzieć

Prawidłowe uzupełnienie wymaganych informacji w tej sekcji potrzebne jest do kontrolowania przez program liczby miesięcy, w których naliczono podstawę zgodnie z art. 18c ust. 11 pkt 6 ustawy o sus.

• Dane roczne - należy wprowadzić dane oraz informacje potrzebne do corocznego ustalania podstawy wymiaru składek za dany rok kalendarzowy.

Warto wiedzieć

Warto pamiętać, że dane należy wprowadzać w rok, którego dotyczą. Przykładowo, rozpoczynając naliczanie podstawy wymiaru składek zgodnie z art. 18c ustawy o sus w roku 2020 uzależniona jest ona od dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanego dalej dochodem z pozarolniczej działalności gospodarczej, uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym. W związku z tym, mimo że naliczanie składek metodą Małego ZUS Plus rozpocznie się w roku 2020, dane do obliczeń należy wprowadzić od roku 2019.

W celu uruchomienia naliczania składek metodą Małego ZUS Plus udziałowca, który już w ubiegłym roku naliczał składki metodą Małego ZUS, w sekcji Okresy obowiązywania (w tym 'Mały ZUS') należy wprowadzić odpowiedni okres.

W kolejnym kroku w sekcji Dane roczne należy wprowadzić dane za ubiegły rok:

• Roczny przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanej w roku,
• Roczny dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanej w roku,
• Ilość dni kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w roku.

Aby sprawdzić, czy ustalona podstawa mieści się w narzuconych ustawą granicach, należy dodać wiersz i wprowadzić wartość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 na dany rok kalendarzowy.

Po wprowadzeniu danych, sekcja Mały ZUS Plus w kartotece udziałowca będzie wyglądać podobnie do poniższego przykładu.

Pozostałe dane wymagane do obliczeń znajdują się w kartotece Stawki ZUS, a są to:

• minimalne wynagrodzenie obowiązujące w styczniu danego roku,
• limit rocznego przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym obowiązujący w danym roku kalendarzowym.

Po zapisaniu wszystkich danych, program automatycznie obliczy podstawę wymiaru składek na dany rok kalendarzowy. Informacja na ten temat znajduje się w sekcji Dane roczne, w tym przypadku za rok 2020. System prezentuje dane:

• Rok - rok kalendarzowy,

• Min.wyn.stycz. - minimalne wynagrodzenie obowiązujące w styczniu danego roku (pobierany z kartoteki Stawki ZUS),

• Prog.przec.wyn - wartość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 na dany rok kalendarzowy - wartość wprowadzana ręcznie,

• Il.dni.PRDG. - liczba dni kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w roku - wartość prowadzane ręcznie,

• Lim.przych.PRDG - limit rocznego przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym, obowiązujący w danym roku kalendarzowym (pobierany z kartoteki Stawki ZUS),

• Rocz.przych.PRDG. - roczny przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanej w roku - wartość wprowadzana ręcznie,

• Roczny.lim.przych - roczny limit przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, obliczony wg wzoru:

  Roczny.lim.przych = (Lim.przych.PRDG uzyskany w poprzednim roku kalendarzowym) * (Il.dni.PRDG. w poprzednim roku kalendarzowym) / Liczba dni kalendarzowych poprzedniego roku

• Rocz.doch.PRDG - roczny dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej - kwota wpisywana ręcznie,

• Przec.mc.doch. - przeciętny miesięczny dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskany w poprzednim roku kalendarzowym, obliczany według następującego wzoru:

  (Przec.mc.doch.) = ((Rocz.doch.PRDG uzyskany w poprzednim roku kalendarzowym) / (Il.dni.PRDG. w poprzednim roku kalendarzowym)) * 30 i jest zaokrąglany do pełnych groszy w górę, jeśli końcówka jest równa lub wyższa niż 0,5 grosza lub w dół, jeśli jest niższa.

• Przysługuje - jeżeli naliczona podstawa wymiaru składek przysługuje, oznaczenie jest ustawiane automatycznie na TAK,

• Podst.wym.skl.u.sp. - podstawa wymiaru składek na dany rok kalendarzowy, obliczana wg wzoru:

  (Podst.wym.skl.u.sp.) = ((Przec.mc.doch. w poprzednim roku kalendarzowym) * współczynnik 0,5)

  Wynik zaokrągla się do pełnych groszy w górę, jeśli końcówka jest równa lub wyższa niż 0,5 grosza lub w dół, jeśli jest niższa. Ustalona na powyższych zasadach podstawa wymiaru składek na przedmiotowe ubezpieczenia nie może przekroczyć 60% Prog.przec.wyn i być niższa niż 30% kwoty Min.wyn.stycz. danego roku.

Jeżeli udziałowiec jest uprawniony do naliczania składek metodą Mały ZUS Plus, składki będą naliczone od obliczonej wyżej Podst.wym.skl.u.sp.

Jak opisać świadczenia i przerwy?

Dla danego udziałowca użytkownik może określać świadczenia i przerwy, które są uwzględniane w raportach dla ZUS. Na zakładce Rozliczenie ZUS znajdują się główne informacje odpowiadające za sposób rozliczania ZUS.

Na zakładce Rozliczenie ZUS użytkownik powinien wypełnić dane:

• Rozliczaj ZUS– zaznaczenie tego pola włącza rozliczanie składek ZUS dla tego udziałowca,

• Firma powiązana – firma, z której pracownikami domyślnie powinien być rozliczany ZUS udziałowca. Jeśli płatnikiem jest sam udziałowiec i rozlicza się samodzielnie, to należy ustawić Sposób rozliczania ZUS w programie na Samodzielnie,

• Grupa Dane o ubezpieczeniach - zawiera kod tytułu ubezpieczenia oraz znaczniki określające, którym ubezpieczeniom podlega dany udziałowiec,

• Grupa Dane uzupełniające - określa dane wymagane do rozliczeń ZUS, w przypadku gdy właściciel jest płatnikiem składek:

  • Nazwa skrócona - jeśli została podana w zgłoszeniu płatnika,
  • Rodzaj dokumentu tożsamości - określa, który rodzaj dokumentu został wymieniony w dokumentach zgłoszeniowych płatnika,
  • Regon – jeśli został podany w zgłoszeniu płatnika.

• Grupa Sposób rozliczania ZUS w programie - określa miejsce w programie, w którym ma być rozliczany ZUS udziałowca. Jeśli użytkownik wybierze opcję Łącznie z firmą powiązaną, to ZUS udziałowca będzie rozliczany łącznie z pracownikami firmy, a jeśli Samodzielnie, to jest on rozliczany oddzielnie,

• Krotność ubezpieczenia zdrowotnego – określa liczbę rodzajów działalności prowadzonych przez udziałowca, jakie prowadzi udziałowiec i są rozliczane przez wskazanego płatnika,

• Więcej płatników ubezpieczenia zdrowotnego – zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie zakładki, w której można wyszczególnić innych płatników, którzy odprowadzają składkę ubezpieczenia zdrowotnego dla tego płatnika. Dzieje się tak w przypadku, gdy dany udziałowiec posiada udziały w firmach o różnych typach działalności i od każdego z tych typów odprowadzane są składki ubezpieczenia zdrowotnego.

Na zakładce Dodatkowi płatnicy zdrowotnego należy określić innych płatników tego ubezpieczenia.

Po wybraniu płatnika (firma lub samodzielne rozliczanie) należy określić krotność rozliczanego ubezpieczenia i kod tytułu.

Na zakładce Osoby współpracująca należy określić osoby, które współpracują z danym udziałowcem (osobą prowadzącą działalność gospodarczą) i dla których należy odprowadzać składki ZUS.

Dla danej osoby współpracującej należy określić na zakładkach:

• Dane osobowe - podstawowe dane,
• Rozliczenie ZUS:
  • kod tytułu ubezpieczenia,
  • dane o ubezpieczeniach – znaczniki określające, którym ubezpieczeniom podlega dany współpracownik,
• Świadczenia – świadczenia i przerwy – wypełniane podobnie jak dla udziałowców,
• Podstawy ZUS – podstawy ubezpieczenia społecznego – jeśli różnią się od standardowych (minimalnych), określanych dla wszystkich udziałowców.

Jeśli udziałowiec w programie jest rozliczany samodzielnie, to rozliczenie to jest możliwe po przejściu na kartę udziałowca i kliknięcie pozycji Rozliczenie ZUS. Uruchomienie tej opcji powoduje wyliczenie składek i umieszczenie ich w odpowiednich składnikach deklaracji PIT-5 lub formularzu obliczeniowym zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli ZUS udziałowiec rozlicza się łącznie z Firmą powiązaną, to rozliczenie jego składek odbywa się z kontekstu tej firmy wraz z ewentualnym rozliczeniem pracowników.

Warto wiedzieć

Wybór samodzielnego rozliczania ZUS dla udziałowca powinien być dokonywany, gdy udziałowiec jest wspólnikiem spółki i zgłosił siebie samego w ZUS jako płatnika składek.

Wybór rozliczania z firmą powiązaną powinien być dokonywany w każdej innej sytuacji: dla jednoosobowej działalności gospodarczej i dla wspólników spółki w przypadku gdy płatnikiem jest firma, której są udziałowcami. Kwestia płatnika jest w tym przypadku rozstrzygana w okienku danych firmy, na zakładce Ustawienia w grupie Dane płatnika ZUS.