Moduł PPK - dotyczy wariantów BIURO i PRESTIŻ
Ogólne zasady obsługi programu PPK w firmie
Program PPK , co do zasady zarządzany jest w pełni przez moduł Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe, w programie Wapro Kaper Księga podatkowa naliczane są tylko składki PPK dla uczestników PPK. Są one naliczane w trakcie naliczania list płac oraz rachunków do umów zleceń. Jednak aby Wapro Kaper Księga podatkowa mógł je naliczać dla wybranej firmy, najpierw należy uruchomić i odpowiednio skonfigurować firmę w module Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe.
Bez skonfigurowania firmy oraz pracowników firmy jako uczestników programu, składki nie będą naliczane.
Poniżej omówione zostaną podstawowe zasady przygotowania obu programów do obsługi programu PPK .
Import danych firmy oraz uczestników PPK do modułu Wapro PPK
Ze względu na to, że danych pobranych do modułu Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe nie można w nim poprawiać, przed importem danych pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie czy dane firmy, w której ma być uruchomiona obsługa programu PPK są kompletne i prawidłowe. Natomiast drugim krokiem powinno być sprawdzenie danych pracowników w kartotece Pracownicy tej firmy.
W przypadku wykrycia braków przez Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe, dane można poprawić lub uzupełnić wyłącznie w Wapro Kaper Księga podatkowa. Po ich uzupełnieniu trzeba będzie je ponownie pobrać od Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe.
Podczas importu, Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe weryfikuje, którzy pracownicy podlegają PPK.
Sprawdza:
- kod tytułu ubezpieczenia,
- okres w jakim pracownik jest zatrudniony,
- wiek pracownika.
Na tej podstawie ustala czy pracownik podlega PPK czy też nie. Dodatkowo weryfikuje, czy dane są kompletne, dlatego ważne jest sprawdzenie czy:
- Wypełnione są Imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, numer identyfikacyjny pracownika oraz adres zamieszkania;
- W danych rejestracyjnych należy dodatkowo sprawdzić dane o ubezpieczeniach obowiązkowych i czy przypadkiem pracownik nie został zwolniony i wyrejestrowany;
Po zweryfikowaniu tych danych można przystąpić do importu danych firmy oraz uczestników PPK do modułu Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe. Moduł Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe uruchamiany jest z głównego menu programu: Zakładka: Inne | Polecenie: Pracownicze Plany Kapitałowe. Operacja importu danych jest dokładnie opisana w dokumentacji Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe.
Przygotowywanie pliku z danymi rejestracyjnymi dla instytucji finansowej
Aby przygotować dane rejestracyjne, w pierwszej kolejności należy w Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe powiązać nowo utworzoną firmę z wybraną instytucją finansową poprzez wprowadzenie podstawowych danych umowy o zarządzanie. Dodatkowo trzeba będzie wybrać format pliku jaki ma być przygotowywany do wymiany danych z wybraną instytucją finansową.
Dla różnych instytucji finansowych, pliki przygotowywane są w różny sposób. Zgodnie z przedstawionymi przez ich agentów transferowych specyfikacją.
Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie i uzupełnienie danych uczestników programy PPK . Na przykład dane kartoteki Pracownicy w Wapro Kaper Księga podatkowa:
Po pobraniu do Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe dostępne są one w kartotece Uczestnicy. W obu kartotekach, te same osoby mają ten sam numer ewidencyjny. Poniżej przykład:
Po weryfikacji danych oraz ewentualnym uzupełnieniu, mogą one zostać w odpowiednim czasie wysłane do wybranej instytucji finansowej, za pośrednictwem współpracującego z nią agenta transferowego. Na powyższym przykładzie jak widać uczestnicy PPK mają już określone nawet stawki składek PPK. Takie dane można już zapisać w plikach wymiany danych, które będą przekazywane instytucjom finansowym.
Przygotowanie plików wymiany danych
Operacja eksportu danych jest opisana w dokumentacji Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe. Poniżej zaprezentowany jest obraz przykładowego pliku rejestracyjnego. W przykładzie wybrany został format pliku w formacie csv:
Po zarejestrowaniu uczestników w wybranej instytucji finansowej, po przekazaniu informacji o wysokości stawek dodatkowych składek PPK finansowanych przez uczestników oraz zatrudniającą ich firmę. Można przystąpić do naliczania wynagrodzeń / umów cywilno prawnych w programie Wapro Kaper Księga podatkowa.
W okresie, za który będą naliczane składki PPK po raz pierwszy, ważne jest aby przed naliczeniem wynagrodzeń oraz rachunków do umów cywilno prawnych, najpierw pobrać dane do Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe, oznaczyć firmę jako podlegającą PPK i zdefiniować wymiar stawek PPP dla uczestników PPK. W przeciwnym razie składki PPK nie zostaną naliczone.
Po wykonaniu powyższych czynności, w programie Wapro Kaper Księga podatkowa można naliczyć pierwsze składki PPK dla uczestników PPK.
Naliczanie składek PPK
Podczas naliczania list płac oraz rachunków do umów cywilno prawnych (umów z naliczonym ubezpieczeniem emerytalno - rentowym lub wypadkowym), program automatycznie naliczy składki PPK w wymiarze zadeklarowanym w Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe. Poniżej zaprezentowany zostanie przykład naliczania składek PPK w liście płac.
Składki na liście płac naliczane są po przyciśnięciu przycisku Oblicz Zaliczkę:
Ponieważ przepisy dopuszczają możliwość wpłaty składki pracodawcy w miesiącu listy płac bądź w miesiącu następnym, w przypadku tej drugiej opcji do podstawy opodatkowania pracownika doliczana jest kwota wpłacana przez pracodawcę w miesiącu, w którym dokonano zapłaty. Przykładowo – lista płac za czerwiec została wypłacona w lipcu, a składka PPK pracodawcy zapłacona została w sierpniu. Składka pracodawcy będzie doliczona do podstawy opodatkowania pracownika w liście płac obejmującej sierpień. Kwota ta wyszczególniona jest na liście kwot dostępnych po użyciu przycisku Oblicz zaliczkę – pokazano to na rysunku poniżej.
Po wstawieniu wyniku na formatkę listy okno wygląda jak na poniższym przykładzie. Składki zostały naliczone, a zaliczka została powiększona o naliczone składki finansowane przez pracodawcę:
Na formatce znajduje się pole daty, gdzie wybrać można miesiąc, do którego przypisane zostaną składki pracodawcy celem podniesienia podstawy opodatkowania pracownika.
Analogiczne funkcje i właściwości odnośnie do składek na PPK płaconych przez pracodawcę posiada formatka edycji rachunku do umowy-zlecenia.
Ustawienie omawianej daty jest równoznaczne z potwierdzeniem, że wpłata składki PPK pracodawcy rzeczywiście w tym okresie nastąpiła. Jeśli wymagane kwoty nie zostały uiszczone, należy usunąć zaznaczenie w tym polu, w przeciwnym razie składka tak zostanie wzięta pod uwagę przy księgowaniu w koszty składek opłaconych przez pracodawcę. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć składkę PPK pod warunkiem, że kwota została wpłacona terminowo.
Omawiane pole daty ustawiane jest automatycznie podczas wstawiania nowej pozycji listy płac lub kopiowaniu listy z poprzedniego miesiąca na następny, ale możliwa jest jego zmiana po wejściu do każdej pozycji listy płac, bądź też grupowo, z pozycji przeglądarki list płac (opis w innym miejscu).
Ustawienia parametru miesiąca wpłaty (miesiąc daty listy płac bądź miesiąc następny) dokonać można w danych firmy na zakładce „ZUS, płace, umowy”. Ustawienie tego parametru brane jest pod uwagę przy wstawianiu nowych list płac i harmonogramów rachunków umów cywilno-prawnych. Jego zmiana w pokazanym na następnym rysunku miejscu nie wpływa na już wprowadzone pozycje. Zmiana tej daty możliwa jest w ramach operacji zbiorowych (opis w innym miejscu).
Księgowanie składek PPK opłacanych przez pracodawcę
Księgowanie składek PPK opłacanych przez pracodawcę odbywa się z menu głównego programu:
Tworzony jest dokument klasy dowodu wewnętrznego z wyszczególnionymi pozycjami składek podstawowych i dodatkowych wynikających z list płac oraz umów cywilno-prawnych – opłacanych przez pracodawcę. Dokument może być od razu zaksięgowany (zalecane) i taki zapis nabywa powiązania z dowodem wewnętrznym: w przypadku próby usunięcia dowodu wewnętrznego, który posiada swój odpowiednik w księdze, program informuje użytkownika o konsekwencjach takiego kroku:
Program ostrzega również przed powtórnym zaksięgowaniem tych samych składek oraz informuje, które istniejące już w księdze dokumenty zawierają zaksięgowane składki.
Powiązanie dowodu wewnętrznego z zapisami w księdze powstaje wyłącznie podczas używania księgowania uruchamianego z paska menu.
Zmiany grupowe w związku z księgowaniem składek PPK opłacanych przez pracodawcę
Aby umożliwić wprowadzenie lub zmianę daty zapłacenia składek PPK przez pracodawcę bez kłopotliwego edytowania każdej pozycji list płac lub każdego rachunku umowy cywilnoprawnej, program został wyposażony w możliwość grupowego ustawiania tych dat. Funkcjonalność taka dla list płac jest uruchamiana z pozycji przeglądarki list płac a dla rachunków umów cywilno-prawnych z „Przeglądu rachunków umów zlecenia i o dzieło”.
W obu przypadkach okno zmian grupowych przedstawia się następująco:
W oknie opcji wyboru można:
- Przypisać datę wg ustawień firmy (miesiąc listy płac lub miesiąc następny), pracownika (podlega PPK lub nie) i daty rachunku lub listy płac
- Przypisać wskazaną datę bez względu na ustawienia firmy, pracownika i dat rachunków lub list płac
- Usunąć wpisane wcześniej daty
Celem wprowadzenia wybranych zmian należy nacisnąć przycisk Wykonaj.
Raport składek PPK
Program został wyposażony w możliwość wydrukowania składek PPK wynikających z listy płac, na której znajduje się kursor. Raport ten wywoływany jest z przeglądarki list płac i zawiera składki w rozbiciu na część płaconą przez pracodawcę i część potrącaną pracownikowi z wynagrodzenia.
Eksport naliczonych składek PPK do pliku
Pobieranie danych do Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe odbywa się analogicznie jak pobieranie danych rejestracyjnych. Opis operacji znajduje się w dokumentacji do Wapro PPK Pracownicze Plany Kapitałowe. Poniżej zawartość przykładowego pliku zawierającego informacje o naliczonych składkach PPK.
O ile dane rejestracyjne wysyłane są jeden raz na początku oraz po pojawieniu się nowego uczestnika PPK lub ewentualnie po zmianie wybranej instytucji finansowej, o tyle informacje o naliczonych składkach PPK będą zapisywane do pliku i wysyłane do instytucji finansowej co miesiąc.