Jak zaimportować dane do PPK z programu źródłowego?

Mamy do wyboru 3 opcje:

• Kreator importu danych firm i uczestników - w tym trybie pracy kreator umożliwi pobranie danych wszystkich lub wybranych firm zarejestrowanych w programach źródłowych zainstalowanych w bazie danych wraz z danymi pracowników zatrudnionych przez te firmy. Podczas pobierania nastąpi weryfikacja wymaganych danych a pracownicy zostaną zweryfikowani pod względem możliwości uczestnictwa w PPK.

Ten tryb pracy kreatora importu należy zastosować:

• podczas pierwszego uruchomienia programu, do zaimportowania danych pierwszej firmy. Pobieranie danych w tym trybie podczas pierwszego uruchomienia programu praktycznie nie różni się od standardowego pobierania danych. Jedyna różnica widoczna jest na ekranie startowym. Podczas pierwszego uruchomienia okno kreatora importu uruchamiane jest automatycznie, zaraz po uruchomieniu programu i dostępna jest tylko ta jedna opcja importu;
• w wariancie BIURO, do dodawania nowych firm;
• do pobrania uzupełnionych lub zmienionych danych w programie źródłowym danych pracowników;

Uwaga

Przed pierwszym importem danych należy się upewnić, że dane importowanych firm i zatrudnionych w nich pracowników są prawidłowe. Kreator importu analizuje pobierane dane i w przypadku stwierdzenia zmiany danych:

• do czasu zarejestrowania pracownika jako uczestnika PPK poprawi takie dane;
• po zarejestrowaniu pracownika jako uczestnika PPK, program zapisze taką zmianę w rejestrze zmian: Zmiany danych uczestników PPK. Informacja o zmianach danych rejestracyjnych, muszą zostać wysyłane do instytucji finansowej, z którą firma podpisała umowę o zarządzanie; Podczas pobierania danych firmy po raz pierwszy, wymagane będzie wpisanie danych z umowy o zarządzanie, podpisanej z wybraną instytucją finansową.

• Kreator importu naliczonych składek za okres - w tym trybie pracy kreator umożliwi pobieranie naliczonych w programie źródłowym składek PPK.

Ten tryb pracy należy zastosować każdorazowo, po naliczeniu składek PPK finansowanych przez uczestnika PPK oraz zatrudniającego.

• Kreator importu danych z instytucji finansowej - Opcja będzie dostępna po uruchomieniu takiej wymiany danych przez instytucje finansowe. W przyszłości planowane jest dodanie obsługi pobierania danych z instytucji finansowych takich jak informacje o dokonanych wypłatach, zwrotach błędnie naliczonych i pobranych składek, dokonanych wypłatach transferowych.

Na podstawie większości zaimportowanych danych w odpowiednich rejestrach programu pojawią się nowe pozycje, które wymagają wysłania. Do czasu przygotowania plików do wysyłki oznaczone są jako nie wysłane.

Kreator importu danych firm i uczestników PPK czyli zatrudnionych pracowników

Kreator importu w tym trybie przeznaczony jest do importu danych firm oraz zatrudnionych w nich pracowników. Dane pobierane są z programów źródłowych znajdujących się w bazie danych programu. Kreator należy stosować zarówno do pobrania danych firmy po raz pierwszy jak i do pobierania danych uzupełnionych lub poprawionych. W programie przyjęto zasadę, że dane zaimportowane nie mogą być edytowane w WAPRO PPK, należy uzupełnić lub poprawić je w programie źródłowym i pobrać ponownie. Przy czym, jeżeli zmiana danych dotyczy:

• niezarejestrowanych jeszcze pracowników jako uczestników PPK - dane zostaną poprawione lub uzupełnione bez tworzenia informacji w rejestrze zmian;
• zarejestrowanych już pracowników jako uczestników PPK - dane zostaną poprawione lub uzupełnione, a dodatkowo utworzone zostaną automatycznie zapisy w rejestrze zmian (Zmiany danych uczestników PPK). Informacje o tych zmianach zostaną dodatkowo zapisane w plikach wymiany danych, które należy wysłać do instytucji finansowej;

Aby rozpocząć pobieranie danych w tym trybie, po zaznaczeniu odpowiedniej opcji na ekranie startowym kreatora wystarczy przycisnąć przycisk Rozpocznij. W kolejnych 4 krokach, kreator pobierze i zarejestruje dane wybranej firmy lub firm w programie.

• Wybór firm

W pierwszym kroku, na ekranie pojawi się lista firm do wyboru, których dane mogą zostać zaimportowane. Widok poniżej:

Na liście, poza nazwą firmy oraz numerami NIP i REGON widoczna jest informacja, z którego programu źródłowego pochodzą dane. Dodatkowo:

• Dział lub osoba wyznaczona do kontaktu
• Data przystąpienia do programu
• Data pierwszej składki

Obie daty wstawiane są domyślnie dlatego należy je odpowiednio dla każdej firmy zdefiniować, przyciskając ikonę kalendarzyka i wybierając odpowiednią datę.

Informacja

W wariantach BIURO, na liście widoczne będą wszystkie firmy obsługiwane przez programy źródłowe zainstalowane w bazie danych.

Aby przejść do kolejnego kroku, wystarczy na liście, w kolumnie Obsługa PPK zaznaczyć firmę, której dane mają być zaimportowane i przycisnąć przycisk Dalej.

• Umowy

Jeżeli dane firmy importowane są po raz pierwszy, na poniższej liście, w kolumnie Umowa nie ma widocznego poniżej zielonego oznaczenia oraz jeżeli importowane są dane z wielu firm, dla tych które nie mają przypisanej umowy należy ją dodać. Aby dodać umowę dla wskazanej na liście firmy wystarczy przycisnąć przycisk Umowy. Opis obsługi kartoteki Umowy znajduje się w punkcie: Umowy o zarządzanie.

Jeżeli wszystkie firmy, których dane są importowane mają już przypisane umowy, można przejść do kolejnego kroku. Po przyciśnięciu przycisku Dalej kreator przejdzie do 3 kroku o nazwie Uczestnicy.

• Uczestnicy

W programach źródłowych, poza naliczanymi składkami PPK nie ma innych danych dotyczących PPK. Całym programem zarządza WAPRO PPK dlatego pobierani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w firmie, którzy spełniają ustawowe warunki i mogą przystąpić do PPK.

Ważne

WAPRO PPK nie importuje danych pracowników, którzy zgodnie z ustawą o PPK nie spełniają odpowiednich warunków.

W WAPRO PPK pracowników, którzy wyrażą chęć przystąpienia do programu (nie zrezygnują) oznacza się odpowiednio jako uczestnicy PPK. Jak widać na poniższym przykładzie, całą konfigurację danych uczestników PPK można wykonać już na tym etapie.

Jeżeli podczas importu mamy już wszystkie potrzebne do tego informacje, można je zdefiniować. Jeżeli jednak nie dysponujemy taką wiedzą, można to zrobić po zakończeniu pobierania danych.

Podpowiedź

Dane można wprowadzić po zakończeniu importu wprowadzając je w kartotece Uczestnicy.

Aby zakończyć pobieranie danych i przejść do 4 kroku, to jest do Podsumowania należy przycisnąć przycisk Dalej.

• Podsumowanie

Podsumowanie jest ostatnim etapem importu. Jeżeli dane były poprawne i kompletne, widok okna kreatora będzie podobny do poniższego przykładu.

Jeżeli pojawią się braki, stosowna informacja zostanie wyświetlona na liście. Takie dane należy poprawić lub uzupełnić i ponownie wykonać operację importu.

Aby zakończyć pracę kreatora wystarczy przycisnąć przycisk Zakończ.

Kreator importu naliczonych składek za okres

Do co miesięcznego pobierania naliczonych w programach źródłowych wszystkich składek PPK uczestników PPK, w kreatorze importu należy wybrać opcję o nazwie Kreator importu naliczonych składek za okres. Po jej zaznaczeniu i przyciśnięciu przycisku Rozpocznij, uruchomiony zostanie kreator, który w trzech krokach zaimportuje składki za wybrany okres.

Uwaga

• składki są naliczane tylko w firmach, które są zaimportowane do WAPRO PPK, dla pracowników, którzy w wybranym okresie oznaczeni są jako uczestnicy PPK;
• proces importu musi być przeprowadzony po zakończeniu naliczania wynagrodzeń za wybrany okres;

• Wybór firmy

W pierwszym kroku należy wybrać okres, za który mają być pobrane składki PPK oraz zaznaczyć firmy, z których mają zostać pobrane. Przykład na poniższym obrazie:

Aby przejść do drugiego kroku należy przycisnąć przycisk Dalej.

• Składki

W drugim etapie, w oknie kreatora wyświetlona zostanie lista pobranych składek. Przykładowy widok poniżej:

Okno ma wyłącznie charakter informacyjny, nie wymaga wykonania żadnej akcji poza przyciśnięciem przycisku Dalej w celu przejścia do kolejnego kroku.

• Podsumowanie

Na oknie podsumowania widoczne są komunikaty systemu na temat wykonanej operacji importu. Przykład poniżej:

W przypadku pojawienia się ewentualnych błędów należy usunąć je w programie źródłowym i pobrać składki ponownie.

W celu zakończenia pracy kreatora wystarczy przycisnąć przycisk Zakończ. Zaimportowane do programu składki można obejrzeć w rejestrze Naliczone składki. W celu podejrzenia pozycji należy wybrać odpowiednią pozycję i przycisnąć przycisk Pozycje. Przykład poniżej: