Jak zarządzać e-fakturami KSeF w KPiR?

E-faktura KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana, stanowi szczególny rodzaj dokumentu elektronicznego. Zgodnie z ustawą o VAT, jest to księgowy dokument wystawiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i oznaczony unikalnym numerem, co umożliwia jego identyfikację w systemie.

Czym jest e-faktura KSeF?

E-faktura KSeF to specjalny format pliku, najczęściej w formacie XML, zawierający wszystkie niezbędne dane faktury w ustandaryzowanym układzie. Taki format pozwala na automatyczną interpretację danych przez systemy informatyczne, co znacząco przyspiesza i upraszcza proces ewidencji księgowej. W odróżnieniu od tradycyjnych dokumentów PDF, które wymagają ręcznego odczytu i wprowadzania danych, e-faktura w formacie XML jest odczytywana automatycznie, co minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień.

Narzędzia do przetwarzania e-faktur KSeF w Wapro Kaper:

• usługa Businesslink - integralna część systemu Wapro ERP, dedykowana do komunikacji i wymiany dokumentów pomiędzy aplikacjami systemów Wapro ERP oraz KSeF. Usługa działa całkowicie w tle. Aby ją uruchomić, należy kliknąć pozycję Import z KSeF i Businesslink w głównym menu programu. Program przeniesie użytkownika do bufora dokumentów Businesslink, który stanowi centralne miejsce przetwarzania e-faktur KseF.

Podpowiedź

Przed przetworzeniem w postać księgową i przeniesieniem do ksiąg, e-faktury mogą być wcześniej przesłane do systemu Wapro eBiuro.

• system Wapro eBiuro - narzędzie dedykowane biurom rachunkowym oraz firmom, ułatwiające komunikację i wymianę dokumentów pomiędzy różnymi działami i klientami a księgowością. W systemie użytkownik ma możliwość:
• opisywania dokumentów,
• zaakceptowania lub odrzucenia dokumentów,
• przetworzenia postaci handlowej dokumentu w postać księgową gotową do dekretowania.

Podpowiedź

W programach finansowo-księgowych ostatnim etapem przetwarzania e-faktur w buforze Businesslink jest wysłanie ich do ksiąg.

Jak wprowadzić e-faktury KSeF do systemu finansowo-księgowego?

Warto wiedzieć

Oryginały e-faktur znajdują się w systemie KSeF, który - zgodnie z ustawą o VAT, należy traktować jako archiwum (dokumenty będą tam przechowywane co najmniej 10 lat).

W niniejszej instrukcji e-faktury to pliki dokumentów pobrane za pośrednictwem usługi Businesslink z KSeF. System oznaczy je statusem Potwierdzony niezależnie od tego przez który program Wapro ERP zostały wystawione lub pobrane z KSeF. Dokumenty te muszą zostać zaimportowane do programu finansowo-księgowego za pomocą importera dokumentów, przy wykorzystaniu pliku wymiany danych Wapro XML.

Metody rejestrowania e-faktur

1. Pobieranie z KSeF przez usługę Businesslink.

Usługa Businesslink:

• umożliwia zarejestrowanie w systemie finansowo-księgowym e-faktur jako dowodów księgowych będących podstawą do ich zaksięgowania,
• umożliwia wprowadzenie e-faktury w obieg dokumentów firmy (system Wapro eBiuro) i przygotowanie dokumentów do księgowania. Przesyłanie dokumentów odbywa się sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych handlowych firmy,
• dostarcza e-faktury wystawione w aktualnie obowiązującym schemacie FA. Dokumenty z ewentualnymi załącznikami są zapisywane w module e-Dokumenty, co pozwala na dotarcie do każdej informacji pobranego dokumentu.

Użytkownik może w każdym momencie wyświetlić podgląd wprowadzonego dokumentu - e-fakturę w postaci handlowej (podgląd oryginału dokumentu w module e-Dokumenty).

2. Import z Wapro Mag lub Wapro Fakturka przy wykorzystaniu pliku wymiany danych Wapro XML.

Warto wiedzieć

Dowody księgowe, czyli e-faktury pobrane z KSeF poprzez usługę Businesslink, są przechowywane w strukturach innych programów systemu Wapro ERP. W programie finansowo-księgowym widoczne są jedynie podstawowe dane niezbędne do rozliczeń podatkowych, rozrachunków oraz ewidencji w plikach JPK.

::caution Uwaga
Plik XML jest plikiem tekstowym, który może zostać zmodyfikowany przez każdego użytkownika. Korzystając z metody pobierania e-faktur w formacie XML, należy brać pod uwagę ryzyko wycieku danych handlowych firmy. System Wapro Kaper weryfikuje podstawowe dane oraz sprawdza, czy plik został wygenerowany w systemie Wapro ERP, jednak nie zapewnia ochrony przed ewentualnym wyciekiem informacji.

W schemacie pliku XML, w sekcji KSeF, znajduje się pole Klucz – jest to pole techniczne, którego wartość jest generowana automatycznie przez system Wapro ERP podczas tworzenia pliku wymiany danych. Klucz ten jest weryfikowany podczas importu do programu finansowo-księgowego. Prawidłowy klucz potwierdza, że dowód księgowy e-faktury znajduje się w systemie Wapro ERP i jego dane w pliku fa.xml są zgodne z oryginałem. Po pozytywnej weryfikacji, dokument po zaksięgowaniu otrzymuje status Potwierdzony. W przypadku negatywnej weryfikacji, dokument zostanie zaimportowany z statusem Niepotwierdzony, a dane z KSeF zostaną usunięte.

Jeżeli w systemie uruchomiona jest usługa Businesslink i dokumenty pobierane są automatycznie, dokumenty z statusem Niepotwierdzony będą porównane z oryginalnymi e-fakturami z KSeF. W przypadku zgodności, status automatycznie zmieni się na Potwierdzony.

Dokument utworzony w ten sposób nie może być wprowadzony do obiegu dokumentów w systemie Wapro eBiuro – nie ma możliwości edycji opisu, akceptacji ani innych operacji.

Ręczne wprowadzanie korekt e-faktur, które zastąpiłyby noty korygujące, należy wykonać w programie finansowo-księgowym, ponieważ schemat Wapro XML nie jest do tego dostosowany.

Oryginały plików fa.xml oraz dołączone do nich załączniki nie będą przekazywane do programów finansowo-księgowych za pośrednictwem pliku wymiany danych. :::

Import e-faktur z KSeF odbywa się na podstawie tego samego źródła danych, co w przypadku innych dokumentów. Różnica polega na tym, że w tym przypadku z pliku wymiany danych pobierane będą jedynie podstawowe dane identyfikacyjne e-faktur KSeF. Zakres importowanych informacji pozostaje taki sam jak dotychczas.

3. Ręczne wprowadzanie e-faktur.

Wapro Kaper umożliwia również ręczne wprowadzanie e-faktur KSeF. W przypadku e-faktur KSeF, na formularzu dokumentu, w zakładce KSeF, należy podać numer KSeF oraz datę nadania tego numeru. Dokument można również oznaczyć odpowiednim kodem JPK określającym rodzaj dokumentu.

Podczas wystawiania e-faktur konieczne jest wprowadzenie daty wystawienia dokumentu KSeF oraz daty jego otrzymania. Pozostałe daty nie ulegają zmianie. Wapro Kaper, pobierając e-faktury zarówno za pośrednictwem usługi Businesslink, jak i za pomocą plików Wapro XML, automatycznie uzupełnia te daty zgodnie z przepisami ustawy o VAT, dostosowując je do trybu wystawiania – online czy offline. Przy weryfikacji dat warto sprawdzić, czy dokument podlega KSeF, czy jest wystawiony online czy offline, lub czy znajduje się poza KSeF.

Jak dodać e-fakturę KSeF w Wapro Kaper?

Szczegółowe informacje o wprowadzaniu nowych dokumentów i modyfikowaniu istniejących dostępne są w instrukcji Wprowadzanie dokumentów.

W oknie kartoteki dokumentów widoczne są kolumny charakterystyczne dla dokumentów KSeF:

• Nr KSeF - numer nadany dokumentowi w KSeF,
• KSeF Status - kolumna informująca o tym, czy w systemie Wapro ERP znajduje się oryginalny plik XML dokumentu, a dane zarejestrowane w księdze zostały zweryfikowane i potwierdzone,
• Źródło dokumentu - kolumna informująca o tym, w jaki sposób dokument trafił do systemu. Jeśli dokument został wprowadzony ręcznie, jako źródło wskazany zostanie Wapro Kaper. Jeżeli dokument został zaimportowany przy pomocy pliku wymiany danych Wapro XML, źródłem będzie Wapro Mag. Dokumenty mogą być importowane także z innych źródeł, np. Businesslink.

Użytkownik ma także możliwość budowania filtra drzewa, np. według źródła dokumentu.

W sekcji szczegółów, na zakładce KSeF widoczne są parametry dokumentu. Zakres prezentowanych danych zależy od źródła i sposobu rejestracji dokumentu.

Warto wiedzieć

Komplet danych KSeF wyświetli się tylko przy imporcie dokumentów z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink.