Wprowadzanie dokumentów

Informacje ogólne

W programie nie istnieje osobny bufor roboczy, do którego trafiały by „zarejestrowane” dokumenty, by następnie po przejściu weryfikacji pojawić się na kontach bądź w innych miejscach programu. Dokumenty wprowadzane są bezpośrednio do ksiąg rachunkowych i z chwilą wprowadzenia wykazywane zarówno na kontach, jak i w rozrachunkach oraz ewidencji VAT. Wyjątek stanowią tutaj dokumenty, które nie spełniają kryteriów poprawności (np. nie są zbilansowane lub zadekretowane). Dokumenty takie (wyświetlane podczas przeglądania listy dokumentów na czerwono) są traktowane jako dokumenty będące w trakcie edycji i dekrety z nich wynikające nie są wykazywane na kontach księgi głównej (choć na życzenie użytkownika można utworzyć sprawozdanie uwzględniające te zapisy). Są one natomiast wykazywane (także na czerwono) w rozrachunkach oraz rejestrach VAT, przy czym istnieje możliwość przeglądania odpowiednich zapisów i podsumowań z uwzględnieniem bądź pominięciem wspomnianych (czerwonych) zapisów.

Do czasu poprawienia, dokumenty nieprawidłowe nie mogą być zatwierdzone, a ponadto muszą być poprawione lub usunięte przed zamknięciem okresu obrachunkowego.

Wszystkie wprowadzone dokumenty (zarówno poprawne jak i niepoprawne) mogą być poprawiane lub usuwane (przez użytkowników posiadających stosowne uprawnienia) do czasu ich zatwierdzenia.

Przeglądarka kartoteki "Dokumenty księgowe"

Wprowadzanie dokumentów odbywa się w oknie Dokumenty księgowe, po wybraniu w lewym górnym rogu zakładki: Wprowadzanie.

W lewej sekcji wyświetlane są w formie drzewka wyboru dzienniki do których zalogowany użytkownik posiada uprawnienia, a w ramach dzienników – dokumenty wprowadzone przez tego użytkownika w bieżącym roku obrotowym. Zakres wyświetlanych dokumentów w oknie Dokumenty księgowe w trybie wprowadzania można ograniczać do okresu rozliczeniowego wybierając stosowny filtr znajdujący się poniżej zakładek wyboru trybu pracy okna.

Zakres wyświetlonych dokumentów można dodatkowo ograniczyć wybierając filtr kartotekowy przyciskając przycisk oznaczony lub używając skrótu klawiaturowego F8. Przykład okna Dokumenty księgowe w trybie wprowadzania zaprezentowane jest poniżej

Funkcje okna pozwalają na dodawanie, poprawianie dokumentów, ich usuwanie lub zatwierdzanie.

Istnieje także możliwość wprowadzenia dokumentu w oparciu o dokument już istniejący lub w oparciu o rozrachunek pochodzący z programu WAPRO Mag. W tym celu należy dla wskazanego dokumentu wybrać polecenie Powiel z menu podręcznego (prawy przycisk myszy).

W oknie istnieje możliwość przeniesienia dokumentu do innego dziennika. W tym celu wystarczy wybrać stosowny dokument lub zaznaczyć grupę dokumentów, wcisnąć prawy klawisz myszy i z menu podręcznego wybrać polecenie Zmień dziennik. Następnie należy wskazać dziennik do którego ma trafić dokument i zatwierdzić operację klawiszem [F10].

Uwaga

Należy pamiętać, że po przeniesieniu dokumentu do innego dziennika może ulec zmianie numer ewidencyjny tego dokumentu.

Okno Dokumenty księgowe pozwala także na wydrukowanie informacji o wyświetlanych dokumentach źródłowych.

Wprowadzane dokumentu księgowego

W celu wprowadzenia dokumentu do systemu należy z głównego menu programu wybrać: Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Dokumenty księgowe | Dokumenty. Na ekranie pojawi się okno Dokumenty księgowe i ustawić tryb pracy okna na Wprowadzanie

W wyświetlonym oknie będą widoczne dostępne dzienniki (ich ilość zależy od uprawnień zdefiniowanych w programie) oraz dokumenty w ramach dzienników. Szczegółowy opis tego okna przedstawiamy w następnym podrozdziale.

W celu dodania (modyfikacji) dokumentu należy wybrać odpowiedni dziennik, a następnie polecenie Dodaj (Popraw), które wywoła na ekran formularz pozwalający na edycję dokumentu. Formularz ten jest wielostronicowy i składa się z następujących elementów:

• Nagłówka – pozwala na wprowadzenie tzw. nagłówka dokumentu, tj. danych wspólnych dla całego dokumentu, takich jak numer dokumentu,
• Zakładki "1) Pozycje" – pozwala na wprowadzanie kolejnych pozycji wprowadzanie kolejnych pozycji (dekretów) dla dokumentu, danych dotyczących rozrachunków i wreszcie - w przypadku dokumentów typu VAT –również danych do ewidencji VAT.
• Zakładki "2) Rozrachunki" - pozwala na przeglądanie rozrachunków związanych z dokumentem;
• Zakładki "3) VAT" – pozwala na wprowadzenie oraz poprawianie pozycji w rejestrach VAT;.

Proces wprowadzania dokumentu do systemu ma charakter transakcyjny, tzn. jest on wprowadzany do pamięci, a po zakończeniu edycji – na żądanie operatora – jest zapisywany jako całość w systemie lub anulowany. Sposób ten znacząco wpływa na bezpieczeństwo danych, gdyż w przypadku jakiejkolwiek awarii, sprzętowej nie ma ryzyka utraty spójności danych.

Możliwe jest zapisanie częściowo wprowadzonego dokumentu, bądź dokumentu niepoprawnego (np. niezbilansowanego, bez pozycji, niepoprawnie zadekretowanego itp.), ale odbywa się to na wyraźne życzenie operatora. Dokument taki interpretowany jest przez system jako dokument roboczy (będący w trakcie opracowywania). Skutkuje to tym, że dane z tego dokumentu nie występują w żadnym innym miejscu w systemie (tj. w księgach, rozrachunkach i ewidencji VAT), jak również nie jest brany pod uwagę przy tworzeniu zestawień i podsumowań. Figuruje natomiast na liście dokumentów (wyróżniony kolorem czerwonym) i w zależności od sytuacji można go poprawić lub usunąć.

System zaproponuje zapisanie dokumentu w okresie obrachunkowym wynikającym z podanej daty księgowania. Jeśli okres ten będzie różny od bieżącego (ustawionego w parametrach pracy użytkownika), wówczas - w zależności od ustawień parametrów globalnych - uniemożliwi zapisanie dokumentu lub wyświetli na ekranie stosowne ostrzeżenie.

Dokument nie może być wprowadzony do okresu zamkniętego oraz nie może zostać prawidłowo zapisany, jeśli wynikający z niego zapis w rejestrze VAT miałby trafić do miesiąca, dla którego zamknięto rejestry VAT.

Informacja

E-Dokumenty jako załączniki do wprowadzonego dokumentu systemowego - po zapisaniu dokumentu, w oknie przeglądarki dokumentów można dodać dowolne e-Dokumentów do e-Archiwum systemu, jako załączniki do zaksięgowanego dokumentu systemowego.

Uwaga

Przed zamknięciem okresu obrachunkowego wszystkie dokumenty muszą zostać zatwierdzone. Tym samym dokumenty niepoprawne figurujące w tym okresie muszą być bądź poprawione, bądź usunięte z systemu.

Po wybraniu dziennika, w którym dokument zostanie zaksięgowany i przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu [Ins] na ekranie pojawi się standardowa formatka dla dodawania / edycji dokumentu. Jeżeli do wybranego dziennika przypisany jest jeden typ dokumentu, od razu można rozpocząć wypełniania nagłówka dokumentu natomiast jeżeli do wskazanego dziennika przypisanych jest więcej typów dokumentów, w lewym górnym rogu formatki trzeba najpierw wybrać z listy odpowiedni w danym momencie typ dokumentu:

Po wprowadzeniu danych nagłówkowych można rozpocząć wprowadzanie dekretów. Po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu [Ins] na ekranie pojawi formatka wprowadzania / edycji dekretu.

Po wpisaniu kont lub wybraniu z planu kont oraz wprowadzeniu dekretowanych kwot aby zapisać go należy przycisnąć przycisk Zapisz lub użyć skrót [F10]. Dekret zostanie zapisany a na ekranie pojawi się ponownie formatka dodawania pozycji dokumentu. Jeżeli ostatni dekret został już wprowadzony, otwartą formatkę można zamknąć przyciskając przycisk Anuluj lub, co wygodniejsze, przyciskając przycisk [Esc].

Jeżeli wprowadzany dokument wymaga dekretowania na kontach walutowych, w nagłówku dokumentu należy zaznaczyć opcję Dokument walutowy. Na ekranie pojawi się formatka dodawania / edycji pozycji dokumentu nieco różniąca się od wyżej prezentowanego przykładu. Na formatce dodatkowo dostępne są pola umożliwiające wybranie kodu waluty, wprowadzenia kursu oraz przelicznika. Kurs może być wstawiony automatycznie z tabel kursów walut. Aby wstawić kurs z tabeli kursów należy przycisnąć przycisk oznaczony symbolem folderu ().

Informacja

Pola kodu waluty, przelicznika oraz kursu waluty są dostępne dopiero po wprowadzeniu w pole konto symbolu konta walutowego, to jest konta, które w planie kont oznaczone jest jako walutowe.

Wprowadzając dekrety wyłącznie w złotówkach, nie należy zmieniać wartości domyślnych pól. To znaczy wybraną walutą powinno być PLN a kurs powinien pozostać równy 0,000000.

Nagłówek dokumentu

Wprowadzanie dokumentu rozpoczynamy od nagłówka , tj. danych wspólnych dla całego dokumentu.

Wprowadzamy tutaj następujące wartości (pola podkreślone są polami zawsze wymaganymi):

• Typ dokumentu – jeden z typów dokumentów zdefiniowanych uprzednio w systemie. Typ dokumentu decyduje o sposobie traktowania dokumentu przez system, w szczególności dostępności (czy wręcz konieczności wypełnienia) niektórych pól. Istnieją szczegółowe zależności pomiędzy sposobem zdefiniowania typu dokumentu, a jego zastosowaniem. Należy pamiętać, że na liście wyboru typu dokumentu znajdują się wyłącznie te typy, które zostały przypisane do aktualnego dziennika.

  Uwaga

  Jeżeli do dziennika, do którego zamierzamy wprowadzać dokument nie zostały przypisane żadne typy dokumentów, wówczas przed wyświetleniem. Jeśli natomiast do dziennika zostały już przypisane jakieś typy dokumentów, ale na liście wyboru nie ma typu, który nas interesuje, należy sprawdzić czy jest on zdefiniowany oraz przypisany do dziennika.

  Każdy typ dokumentu użytkownika jest związany z pewnym wzorcem predefiniowanym w systemie. Poniżej przedstawiamy zależność pomiędzy predefiniowanymi wzorcami dokumentów (na których oparto własne typy), a sposobem rejestracji dokumentu.

  • Faktura sprzedaży

    • wymusza wprowadzenie kontrahenta w nagłówku dokumentu
    • po przejściu do edycji pozycji dokumentu automatycznie wywołuje (dla trybu automatycznego rejestrowania VAT) okno związane z rejestracją VAT
    • wymusza wprowadzanie zapisów do rejestru VAT, ustawiając typ rejestru VAT na sprzedaż i ograniczając automaty do tych związanych ze sprzedażą; analogicznie zostaje ograniczony zestaw dostępnych grup podatkowych i wyróżników VAT.
    • ustawia automatycznie typ rozrachunku (przy zapisie na konto rozrachunkowe) jako należność

  • Faktura zakupu

    • wymusza wprowadzenie daty wpływu dokumentu
    • wymusza wprowadzenie kontrahenta w nagłówku dokumentu
    • po przejściu do edycji pozycji dokumentu automatycznie wywołuje (dla trybu automatycznego rejestrowania VAT) okno związane z rejestracją VAT
    • wymusza wprowadzanie zapisów do rejestru VAT, ustawiając typ rejestru VAT na zakup i ograniczając automaty do tych związanych z danym typem operacji; analogicznie zostaje ograniczony zestaw dostępnych grup podatkowych i wyróżników związanych z zapisami VAT
    • ustawia automatycznie typ rozrachunku (przy zapisie na konto rozrachunkowe) jako zobowiązanie

  • Dokument prosty

    • nie istnieje możliwość wprowadzenia wystawcy dokumentu oraz daty operacji gospodarczej i daty wpływu
    • przy edycji pozycji dokumentu istnieje możliwość wywołania na życzenie rejestru VAT, gdzie użytkownik sam musi określić typ operacji (zakup, sprzedaż) oraz ewentualnie określony automat VAT.
    • podczas tworzenia zapisów na rozrachunkach użytkownik zmuszony jest samodzielnie określić rodzaj operacji (należność, zobowiązanie, płatność) i w zależności od tego otrzyma odpowiedni zestaw rozrachunków do rozliczenia (domyślnie typ rozrachunku ustawiany jest na płatność)

  • Dokument SAD

    • istnieje konieczność określenia wystawcy dokumentu, natomiast nie jest konieczny numer NIP dla kontrahenta
    • pojawia się na ekranie (i istnieje konieczność jego wypełnienia) pole dotyczące numeru faktury importowej związanej z danym dokumentem SAD
    • program przy przejściu do edycji pozycji dokumentu automatycznie (dla trybu automatycznego rozliczania VAT) wywołuje okno VAT (w przypadku ręcznego trybu rejestracji VAT okno to jest wywoływane na życzenie operatora) – jednak w tym przypadku okno jest inne niż standardowe okno VAT (zawiera dodatkowe informacje m.in. o akcyzie, podatku akcyzowym, cle, opłacie celnej itp.)

  • Dokument eksportowy

    • istnieje konieczność określenia wystawcy dokumentu, natomiast nie jest konieczny numer NIP dla kontrahenta
    • istnieje możliwość zarejestrowania danych bez konieczności wprowadzania informacji do rejestru VAT. Informację tę można uzupełnić później (po uzyskaniu potwierdzenia o opuszczeniu przez towar polskiego obszaru celnego) z poziomu rejestru VAT

  • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

    • istnieje konieczność określenia wystawcy dokumentu oraz podania jego numeru NIP UE
    • aby zapis był widoczny w deklaracjach VAT niezbędne jest późniejsze ustawienie w rejestrach VAT (przycisk Popraw w rejestrze VAT ) znacznika potwierdzającego dokonanie dostawy

  • Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

    • istnieje konieczność określenia wystawcy dokumentu oraz podania jego numeru NIP UE
    • zapis jest widoczny w rejestrze VAT WNT, natomiast odpowiednio wykazywany w sprawozdaniach jako VAT naliczony i należny z tyłu transakcji WNT

  • Dokument finansowy

    • nie istnieje możliwość wprowadzenia kontrahenta w nagłówku dokumentu
    • nie istnieje możliwość wprowadzenia zapisu do rejestru VAT
    • w przyszłości dla tego typu dokumentu możliwe będzie automatyczne podłączanie zapamiętanych w systemie przelewów własnych

  • Zbiorczy dokument finansowy

    • nie istnieje możliwość wprowadzenia kontrahenta w nagłówku dokumentu
    • istnieje możliwość wprowadzenia zapisu do rejestru VAT- w tym przypadku zalecane jest podczas wprowadzania takiej pozycji wybranie dodatkowo zakładki Dokument i uzupełnienie zapisu VAT informacjami pochodzącymi z dokumentu VAT. W przeciwnym razie do rejestru VAT zostaną pobrane dane z nagłówka dokumentu, co w tym wypadku będzie nieprawidłowe.
    • istnieje możliwość wywoływania formatki dodawania pozycji z ustawionym automatycznie kursorem po stronie Dt lub Ct (przyciski +/- na klawiaturze numerycznej)
    • istnieje możliwość wydrukowania (z poziomu edycji dokumentu) pojedynczej pozycji dokumentu jako dokumentu KP/KW

    Typ dokumentu może być ustawiony wyłącznie podczas dodawania nowego dokumentu; w trybie jego poprawiania pole to jest niedostępne.

    Uwaga

    Podczas definiowania dzienników następuje przypisanie do każdego z nich określonych typów dokumentów. Tylko tak przyporządkowane typy zostaną wyświetlone na liście wyboru podczas rejestracji dokumentu w danym dzienniku. Jeśli do dziennika nie został przypisany żaden typ dokumentu, program pozwoli na wykonanie tej operacji przed rozpoczęciem wprowadzania pierwszego dokumentu do dziennika.

• Metoda kasowa – znacznik informujący czy dany dokument jest fakturą oznaczoną "metoda kasowa", zgodnie z zapisami w ustawie o VAT. Znacznik ten decyduje o sposobie przetwarzania dokumentu przez program w zakresie przyporządkowania określonego miesiąca w ewidencji VAT oraz naliczania podatku na potrzeby deklaracji VAT-7

• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny dokumentu. W zależności od parametrów pracy programu, numer ten jest wypełniany ręcznie lub automatycznie przez program (w pierwszym przypadku podpowiadana jest stosowana wartość).

  To, jaka wartość wstawiana jest w to pole zależy również od parametrów pracy systemu, a dokładniej od ustawienia sposobu luk w numeracji. Jeśli ustawiony jest tryb wypełniania luk, wówczas program proponuje pierwszy wolny numer (spełniający warunek wypełniania luk), w przeciwnym razie – kolejny, po najwyższym dotychczas użytym.

  Numer dokumentu jest zawsze łamany przez symbol typu dokumentu lub dziennika oraz (w zależności od ustawienia parametrów pracy systemu) może być dodatkowo łamany przez okres i (lub) rok obrotowy.

  Uwaga

  Automatyczna numeracja dokumentów odbywa się w ramach dzienników, bądź w ramach typów dokumentów. Decyduje o tym użytkownik przed wprowadzeniem pierwszego dokumentu w danym roku, ustawiając odpowiednio parametry pracy firmy.

• Data księgowania – data wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych. Domyślnie jest to data ustawiona podczas rozpoczęcia pracy z programem. Może ona być zmieniona przez użytkownika. Jeśli data ta przypada w miesiącu różnym od bieżącego (ustawionego w parametrach użytkownika), program (w zależności od ustawień parametrów globalnych) bądź uniemożliwi zapisanie dokumentu, bądź zaproponuje jego zarejestrowanie w okresie wynikającym z podanej daty księgowania. W zależności od decyzji użytkownika dokument trafi bądź do okresu bieżącego, bądź (zalecane) do okresu wskazanego przez datę księgowania.

• Nr dokumentu – numer własny dokumentu oryginalnego. Program dopuszcza powtarzanie się tego numeru, jednak w takim przypadku wyświetla stosowne ostrzeżenie

• Data dokumentu – data dokumentu oryginalnego. W przypadku, gdy data ta leży poza bieżącym okresem obrachunkowym, system (w zależności od ustawionych parametrów pracy systemu) może wyświetlić komunikat ostrzegawczy lub nawet uniemożliwić rejestrację dokumentu.

• Data operacji gospodarczej – pole wymagane w przypadku dokumentu o typie opartym o wzorzec "Faktura sprzedaży" lub "Faktura zakupu". W przypadku, gdy leży poza bieżącym okresem – reakcja systemu jest analogiczna jak w przypadku daty dokumentu. Pole to decyduje o domyślnym ustawieniu okresu dla VAT w przypadku dokumentów o typie opartym o wzorzec "Faktura sprzedaży".

• Data wpływu – pole wymagane przy typie dokumentu opartym o wzorzec "Faktura zakupu". Decyduje w tym przypadku o domyślnym ustawieniu okresu dla VAT.

• Kontrahent grupa wzajemnie sprzężonych pól pozwalających wprowadzić dane wystawcy dokumentu (pole obowiązkowe dla dokumentów VAT).

  Pola te są aktywne (i muszą być wypełnione) dla typów opartych o wzorce Faktura sprzedaży, Faktura zakupu oraz Dokument SAD.

• Identyfikator, nazwa, NIP – odpowiednie pola z kartoteki kontrahentów sprzężone ze sobą, tzn. wypełnienie określoną wartością jednego z nich powoduje odszukanie w kartotece odpowiedniego rekordu i wstawienie odpowiednich wartości do pozostałych pól. Jeśli kontrahent zdefiniowany został w kartotece jako płatnik VAT, pole NIP w nagłówku dokumentu jest wymagane, w przeciwnym razie może w nim pozostać wartość pusta.

• Dokument walutowy – użytkownik ustala, czy dokument będzie zawierał zapisy w walucie obcej. W zależności od ustawienia tej opcji możliwość taka będzie dostępna lub zablokowana.

  Nie jest tworzony związek między zapisem w tabeli kursów walut a dokumentem - kurs wprowadzony na podstawie tabeli kursów można ręcznie poprawić.

  Uwaga

  Program pozwala na wprowadzenie w jednym dokumencie zapisów w wielu walutach obcych. Stąd waluta i kurs podany w nagłówku zawierają jedynie wartości domyślne. Natomiast istotne znaczenie ma odpowiednie ustawienie znacznika Dokument walutowy, gdyż jego odznaczenie uniemożliwi wprowadzanie dekretów w walutach obcych.

• Opis dokumentu – krótka charakterystyka operacji gospodarczej ewidencjonowanej danym dokumentem. Na życzenie operatora dany opis może zostać zapisany do słownika, a następnie użyty do kolejnych dokumentów. Do tego celu należy użyć przycisku znajdującego się z prawej strony pola przeznaczonego na opis dokumentu.

• Zapłacono gotówką - parametr informujący o tym, że dana faktura została zapłacona w dniu jej wystawienia. Parametr ma szczególne znaczenie dla dokumentów związanych z operacjami podlegającymi ewidencji VAT. Jego zaznaczenie sprawia, że dokument zostaje uznany za zapłacony pod datą jego wystawienia, ze wszystkim tego konsekwencjami wynikającymi z ustawy o VAT. Znacznik zapłaty gotówką ma priorytet w stosunku do informacji wynikających z rozrachunków, tzn. dokument jawnie zaznaczony jako opłacony gotówką zostanie uznany za zapłacony niezależnie od stanu rozrachunków jakie z niego wynikają. Tylko jeśli ów znacznik nie jest zaznaczony, to informacja o tym, czy dokument został rozliczony czerpana jest z rozrachunków.

• Nie dotyczy KUP art. 15b ust. o pdop. - po zaznaczeniu opcji w dokumencie zakupu spowoduje, że moduł analizy nierozliczonych transakcji zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym, pominie zaznaczony dokument;

• Mechanizm Podzielonej Płatności (obowiązkowy) - opcja $$MPP$$ przeznaczona jest do oznaczania dokumentów wystawionych zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT;

• Ustawienia dokumentu - przycisk przeznaczony do wyświetlania / ukrywania zakładki 4). Ustawienia. Na zakładce dostępne są funkcje:

  • Utwórz / modyfikuj szablon dokumentu - tworzenia i modyfikacji szablonu w kontekście typu dokumentu oraz kontrahenta;
  • Wyłącz działanie szablonu dokumentu - włączanie / wyłączanie działania zapisanego szablonu dokumentu;
  • Utwórz automat VAT - zapisywanie prostych automatów dekretujących VAT tworzonych na podstawie definicji bieżącego dokumentu;

Jeśli wprowadzany dokument jest korektą, wówczas musimy dodatkowo zaznaczyć opcję Korekta dokumentu w nagłówku dokumentu oraz podać Numer dokumentu korygowanego. Z punktu widzenia dokumentów i zapisów na kontach korekta nie jest traktowana w sposób szczególny, natomiast wpływa ona na sposób wprowadzania dokumentu do ewidencji VAT oraz sposób rozliczania rozrachunków. Koryguje też kurs pierwotny na kontach przechowujących środki pieniężne w walutach obcych, co może mieć znaczenie dla wyceny tych środków na dzień bilansowy.

Pozycja dokumentu - warianty standardowe

Po wypełnieniu w nagłówku dokumentu wszystkich obowiązkowych pól, uaktywniają się przyciski pozwalające na dalszą edycję dokumentu m.in. na wprowadzanie dekretów lub cech dokumentu. Pozostałe informacje o dokumencie, poza nagłówkowymi, znajdują się na odpowiednich zakładkach.

Program, w zależności od typu wprowadzanego dokumentu, sposobu wprowadzania dokumentów sam automatycznie otwiera odpowiednie zakładki. Dodatkowo do niezależnej nawigacji pomiędzy zakładkami służą skróty klawiszowe lub mysz.

Informacja

• Zakładka 1) Pozycje - ALT+1
• Zakładka 2) Rozrachunki - Alt+2
• Zakładka 3) VAT - Alt+3 lub F4
• Zakładka 4) MPK - Alt + 4
• Zakładka 5) KSeF - Alt +5

Jeśli użyty typ dokumentu oparty był o wzorzec związany z VAT, wówczas otrzymamy także możliwość rejestracji danych VAT. Sposób obsługi dokumentów VAT omawiamy w następnych rozdziałach, teraz skupimy się na sposobach tworzenia dekretów (pozycji) dokumentu.

Na ekranie widzimy listę dotychczas utworzonych dekretów (w przypadku nowego dokumentu lista ta jest oczywiście pusta) i przy pomocy przycisków Dodaj, Usuń i Popraw możemy edytować kolejne pozycje dokumentu. W zależności od tego, czy edytowany dokument jest dokumentem złotówkowym czy walutowym (decyduje o tym pole Dokument walutowy w nagłówku dokumentu) sposób wprowadzania dekretów (pozycji) może się nieco różnić.

Pozycje dokumentu w walucie krajowej.

Najprostszy jest przypadek, kiedy wprowadzamy dekrety dla dokumentu w walucie krajowej

W takim przypadku wypełniamy jedynie Konto, Kwotę oraz ewentualnie Opis pozycji (treść dekretu). Zapisy możemy wprowadzać niezależnie po obu, lub tylko po jednej stronie dekretu, przy czym pamiętać należy, że dekretowanie wyłącznie po jednej stronie nie pozwoli w przyszłości na wyznaczanie zapisów dla konta przeciwstawnego.

W przypadku wprowadzenia w pozycji zapisu po jednej stronie (lub zapisów po dwóch stronach na różne kwoty), przy dodawaniu kolejnej program automatycznie proponuje kwotę (i stronę) jaka jest wymagana do zbilansowania się dokumentu. Jeśli zapis zadekretowany jest na konto rozrachunkowe, dodatkowo po wprowadzeniu kwoty może pojawić się okno do ewidencji rozrachunków. Zależy to od ustawienia parametrów pracy systemu, w zależności od których podczas rejestracji dokumentu bądź odbywa się rozliczanie rozrachunków, bądź wyłącznie ich automatyczna ewidencja. W tym drugim przypadku niezbędne dane pobierane są z typu dokumentu (typ rozrachunku - należność, zobowiązanie, płatność), z samego dokumentu (kontrahent, daty) oraz z parametrów systemu (termin płatności).

Pozycje dokumentu walutowego.

W przypadku wprowadzania pozycji dokumentu walutowego, na formularzu pojawia się szereg dodatkowych pól, które pozwalają wprowadzić kwotę w walucie obcej. Walutę lub jej kurs możemy wybrać z tabeli kursów walut, lub wstawić bezpośrednio.

Wprowadzona kwota w walucie jest automatycznie przeliczana na PLN wg podanego kursu. Wyliczona w ten sposób wartość w PLN jest jednak również wyłącznie wartością domyślną – istnieje możliwość jej swobodnej zmiany. W przypadku gdy konto walutowe jest kontem rozrachunkowym – zostaje założony/rozliczony rozrachunek w danej walucie obcej, przy czym oczywiście wprowadzony jest równolegle na rozrachunek zapis w PLN, a w razie potrzeby – utworzony stosowny dokument różnic kursowych.

Program w przypadkach, gdy jest to możliwe, podpowiada kurs wg następującego algorytmu:

• Dla dokumentów opartych o wzorzec Faktura Sprzedaży, Faktura Zakupu, Faktura Eksportowa, SAD, WDT, lub WNT, program podpowiada średni kurs NBP z daty dokumentu

• Dla dokumentów opartych o wzorzec Dokument finansowy - program dla przychodów oraz rozchodów walut domyślnie podpowiada odpowiedni kurs zależnie od ustawień dwóch parametrów firmy:

  • Podpowiadanie kursu w dokumentach finansowych (wpływy) - Parametr może przyjmować dwie różne wartości:

    • z tabeli kursów walut banku firmy - kurs wpływu podpowiadany z tabeli kursów banku firmy;
    • z tabeli kursów walut banku NBP - kurs wpływu podpowiadany z tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego;

  • Podpowiadanie kursu w dokumentach finansowych (wypływy) - Parametr może przyjmować trzy różne wartości:

    • z tabeli kursów walut banku firmy - kurs wypływu podpowiadany z tabeli kursów banku firmy

    • z tabeli kursów walut banku NBP - kurs wpływu podpowiadany z tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego;

    • zgodnie z magazynem walut - wycena wypływu dokonywana jest zgodnie z metodą pierwsze weszło, pierwsze wyszło;

      Uwaga

      Aby mechanizm podpowiadania kursów walut dla rozchodów walut pod kontrolą magazynu walut musi zostać prawidłowo skonfigurowany i zainicjowany a przypadku uruchomienia go na kontach walutowych, na których już są zapisy, musi być przeprowadzony proces aktualizacji stanu wyceny rozchodów walut na wskazanych kontach walutowych. Nie trzeba aktualizować stanu wyceny jedynie na kontach, na których nie ma jeszcze żadnych zapisów walutowych. Aktualizację stanu wyceny należy przeprowadzać również każdorazowo po dokonaniu zmian mogących wpływać na zaburzenie wyceny rozchodów kontrolowanej przez moduł magazynu walut takich jak dodawanie niechronologiczne nowych przychodów walut czy zmiany ich kolejności wcześniej zarejestrowanych dokumentów itp.

Podpowiadanie kwot wynikających z zarejestrowanych w dokumencie pozycji VAT.

We wprowadzanym dokumencie, kwoty księgowanych pozycji mogą być wprowadzane w różny sposób. Mogą być wprowadzane przy wykorzystaniu automatów VAT, szablonów lub mogą być wprowadzane ręcznie. W tym ostatnim przypadku, w sytuacji kiedy w zakładce 3) VAT, wprowadzone i zapisane zostały już pozycje VAT dokumentu, na formatce Dokumenty / Pozycje / Dodaj, po wstawieniu kursora w pole DT Kwota lub CT Kwota i przyciśnięciu skrótu [Ctrl+Z] wyświetlone zostanie okno Wybór kwoty:

Po wybraniu odpowiedniej kwoty i przyciśnięciu przycisku Wybierz lub użyciu skrótu [Enter], wybrana kwota zostanie wstawiona na formatkę dekretowania.

Wprowadzanie informacji o rozrachunku

W przypadku zadekretowania pozycji na konto rozrachunkowe, po wprowadzeniu konta oraz kwoty (w przypadku dokumentu walutowego – kwoty w walucie) niezbędne jest ewidencjonowanie tego zapisu w module rozrachunków. W zależności od ustawienia parametrów globalnych program automatycznie tworzy nowy rozrachunek na podaną kwotę (pobierając odpowiednie informacje z dokumentu i parametrów systemu), lub wywołuje na ekran okno pozwalające ręcznie zmodyfikować informacje niezbędne do wprowadzenia zapisu. W tym drugim przypadku możliwe jest rozliczenie tworzonym zapisem rozrachunków wcześniej zarejestrowanych w systemie (np. przedpłaty).

Do prawidłowego ewidencjonowania nowego rozrachunku potrzebne są następujące informacje:

• Symbol rozrachunku – symbol, pod jakim rozrachunek będzie wyświetlany w module ewidencji rozrachunków. Symbol ten domyślnie jest podpowiadany jako numer własny dokumentu, z którego powstaje rozrachunek łamany przez numer bieżącej pozycji dokumentu. W przypadku edycji ręcznej – można go dowolnie zmienić (można to również zrobić później z poziomu modułu Rozrachunki )
• Data założenia – data założenia rozrachunku – domyślnie jest to (w zależności od parametrów globalnych firmy) data wystawienia lub data księgowania dokumentu, z którego pozycji powstaje rozrachunek
• Termin płatności – (informacja istotna tylko w przypadku rozrachunków typu należność lub zobowiązanie powstałych z dokumentów innych niż dokument różnic kursowych) – termin zapłaty, po przekroczeniu którego rozrachunek jest traktowany jako przeterminowany oraz naliczane są odsetki karne.
• Rodzaj – należność, zobowiązanie lub płatność – decyduje o sposobie traktowania rozrachunku w systemie. Dla rozrachunków typu należność lub zobowiązanie drukowane są odpowiednie, wymagane przez przepisy zestawienia, wezwania, noty odsetkowe itp., podczas gdy rozrachunki typu płatność pełnią funkcje pomocnicze, pokazujące z poziomu modułu rozrachunków, w jaki sposób następowała spłata należności /zobowiązań . W przypadku rozrachunków tworzonych z dokumentów, których typ był opartych o wzorce Faktura zakupu, Faktura sprzedaży, czy Dokument SAD – rodzaj rozrachunku jest określany automatycznie (sprzedaż – należność, zakup lub SAD – zobowiązanie); w przypadku dokumentów prostych – podpowiadana jest wartość określona podczas definicji typu dokumentu, jednakże może ona być zmieniona (oczywiście przy ręcznym trybie rejestrowania rozrachunku) przez użytkownika. (Rodzaj rozrachunku może być zmieniony również z poziomu modułu Rozrachunki , pod warunkiem, że nie został on częściowo lub całkowicie rozliczony)
• Opis – opis rozrachunku (informacja nieobowiązkowa)

Podczas rejestrowania rozrachunku możemy ponadto wypełnić dwa dodatkowe pola, które mają wpływ na późniejsze automatyczne rozliczanie rozrachunków z poziomu okna przeglądania rozrachunków. Znaczenie tych pól jest następujące:

• Transakcja – jest to rodzaj znacznika, który jednoznacznie wiąże ze sobą kilka rozrachunków. Podczas ich automatycznego rozliczania można tak skonfigurować parametry tej operacji, że będą rozliczane ze sobą wyłącznie rozrachunki posiadające identyczną wartość w tym polu. Podczas rejestrowania rozrachunku typu Należność czy Zobowiązanie w pole to automatycznie wstawiany jest symbol dokumentu. Takie podejście umożliwia wstawienie identycznego symbolu na podstawie np. opisu przelewu na wyciągu bankowym, co spowoduje jednoznaczne powiązanie zapłaty z fakturą i zagwarantuje takie a nie inne rozliczenie obu dokumentów.
• Klasyfikacja – klasyfikacja umożliwia podział rozrachunków kontrahenta na pewne rozłączne grupy (np. projekty inwestycyjne), a następnie automatyczne rozliczanie rozrachunków osobno w ramach każdej grupy.

Poza założeniem rozrachunku, jeśli mamy ustawiony ręczny tryb jego zakładania, program pozwala już na tym etapie na rozliczanie rozrachunków istniejących. Rozrachunki domyślnie rozliczane są z datą dokumentu późniejszego, z tych, które podlegają rozliczeniu, jednak data ta może być zmodyfikowana przez użytkownika.

Przy otwieraniu okna rozrachunków wyświetlana jest domyślna lista rozrachunków uprzednio zarejestrowanych w systemie, które mogą być rozliczone bieżącym zapisem. Lista rozrachunków do rozliczenia dotyczy zawsze tego samego konta (za wyjątkiem przypadku opisanego niżej) i tworzona jest wg następujących zasad:

• W każdym przypadku wyświetlana lista rozrachunków dotyczy tej samej waluty. Wprowadzając zapis w PLN możemy jednak wyświetlić także listę rozrachunków walutowych, co umożliwia nam wprowadzenie korekty lub ręczne zaksięgowanie dokumentów różnic kursowych. Wyświetlenie dodatkowych rozrachunków możliwe jest po wybraniu stosownego przycisku z paska narzędzi okna, lub wciśnięciu kombinacji Ctrl+W
• Dla rozrachunku typu należność lub zobowiązanie (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu płatność, mających saldo po przeciwnej stronie.
• Dla rozrachunku typu płatność (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu należność lub zobowiązanie posiadających saldo po przeciwnej stronie.
• W obu przypadkach możemy wyświetlić wszystkie typy rozrachunków zapisane po przeciwnej stronie, wybierając stosowny przycisk z paska narzędzi okna lub wciskając kombinację klawiszy Ctrl+O.
• Jeśli rozrachunek powstaje z dokumentu typu korekta – wyjątkowo wyświetlane są płatności oraz (odpowiednio) należności /zobowiązania mające saldo po tej samej stronie bądź saldo równe 0. Dodatkowo zawsze możemy wymusić wyświetlenie rozrachunków niezerowych niezależnie od strony, wybierając odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna lub kombinację klawiszy Ctrl+S. Należy jednakże pamiętać, że próby rozliczenia zapisów innych niż korekty z rozrachunkami zapisanymi po tej samej stronie z reguły jest niepoprawne z merytorycznego punktu widzenia i może doprowadzić do efektów niezgodnych z oczekiwaniami użytkownika.

W przypadku, gdy program Wapro Fakir Finanse i księgowość współdzieli rozrachunki z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, na liście rozrachunków do rozliczenia mogą znaleźć się także zapisy (faktury, przedpłaty) wynikające z dokumentów wprowadzonych w tamtym programie, jeszcze nie mających swoich odpowiedników w systemie finansowo-księgowym. Tego typu zapisy oczywiście nie mają przyporządkowanych kont - lista rozrachunków do rozliczenia tworzona jest zatem w oparciu o kontrahenta, dla którego wystawiono dany dokument. Podczas późniejszego importu dokumentów program uzupełnia zapisy o numer odpowiedniego konta. Może się jednak zdarzyć, że podczas importu takiego dokumentu zostanie on zadekretowany na inne konto rozrachunkowe niż konto rozliczonego z nim drugiego rozrachunku. W takim przypadku zostanie zgłoszony błąd importu dokumentu do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość.

Informacja

Przykład 1

Wyobraźmy sobie, że użytkujemy programy Wapro Mag Sprzedaż i magazyn i Wapro Fakir Finanse i księgowość w trybie współdzielenia rozrachunków. W planie kont programu Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieją konta rozrachunkowe kartotekowe:

• 201-KH Rozrachunki z odbiorcami
• 202-KH Rozrachunki z dostawcami

gdzie KH oznacza podpiętą kartotekę kontrahentów. Dodatkowo, w kartotece KH (współdzielonej przez oba programy) istnieje kontrahent KRZAK o analityce 001, który jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą, a zatem występuje jednocześnie na obu kontach opisanych wyżej.

• w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieje nierozliczona faktura sprzedaży, na kwotę 100 PLN, zarejestrowaną na koncie 201-001 KRZAK po stronie Dt
• w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn wprowadzono fakturę sprzedaży na kwotę 300 PLN, wystawioną dla kontrahenta KRZAK

Jeśli teraz w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość zarejestrujemy zapłatę, wprowadzając dekret na konto 201-001 po stronie Ct, to jako rozrachunki do rozliczenia pojawią nam się obie faktury opisane powyżej, pomimo, że druga faktura nie została jeszcze zaimportowana do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Jednakże z drugą fakturą nie jest związane żadne konkretne konto księgowe, gdyż jej dekretacja będzie przebiegać dopiero podczas importu dokumentu do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Można wyobrazić sobie zatem sytuację, że schemat księgowania tej faktury zostanie tak skonstruowany, że w wyniku importu kwota rozrachunku zostanie przypisana nie do konta 201-001, a na przykład do konta 202-001 (jak wiadomo kontrahent KRZAK figuruje jako analityka obu kont syntetycznych 201 i 202).

Zaimportowanie dokumentu w takiej postaci doprowadziło by do sytuacji konfliktowej w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość, gdyż mielibyśmy do czynienia z dwoma wzajemnie rozliczonymi rozrachunkami, z których każdy związany byłby z innym kontem księgowym. Aby uniknąć takiej sytuacji w chwili importu drugiej faktury do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość program zgłosi błąd importu.

Użytkownik ma do dyspozycji pewną kwotę (równą na początku kwocie dekretu, a potem kwocie dekretu pomniejszonej o dokonane rozpisania – jest ona wyszczególniona w polu Saldo w górnej części okna), którą może rozpisać częściowo lub w całości (automatycznie lub ręcznie) pomiędzy rozrachunki znajdujące się na liście, powodując częściowe lub pełne rozliczenie tych ostatnich. Rozliczenie automatyczne jest możliwe po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków i wybraniu przycisku Rozpisz – program automatycznie przypisuje kolejnym zaznaczonym rozrachunkom z listy kwoty równe ich saldom, aż do wyczerpania kwoty dekretu. Jeśli suma sald zaznaczonych rozrachunków jest większa od kwoty dekretu, część rozrachunków nie zostanie rozliczona (ewentualnie któryś rozliczony częściowo), jeśli jest mniejsza – nie zostanie rozliczona nadwyżka kwoty dekretu. Do pewnego stopnia możemy też sterować sposobem automatycznego rozpisania kwoty poprzez odpowiednie ustawienie rozrachunków znajdujących się na liście.

Kwoty rozliczenia można również przypisywać do wybranych rozrachunków ręcznie (w tym również korygować kwoty rozpisane automatycznie); wystarczy w tym celu kliknąć dwukrotnie w pole Kwota rozliczająca (lub po wybraniu rozrachunku wcisnąć klawisz Enter) i wstawić odpowiednią kwotę. Oczywiście suma wstawionych w ten sposób kwot nie może być wyższa niż kwota dekretu (program kontroluje ten fakt i nie pozwala wstawić kwoty przekraczającej - łącznie z poprzednio wpisanymi – wartość dekretu).

Analogicznie możemy wprowadzać lub modyfikować datę rozliczenia dla każdego rozrachunku. Domyślnie jest to (w zależności od ustawienia parametrów globalnych pracy firmy) data założenia lub data księgowania późniejszego z rozliczanych rozrachunków. Dodatkowo możliwe jest szybkie wyczyszczenie przypisanych kwot ze wszystkich pozycji (jeśli np. automatyczne rozpisanie nie spełniło naszych oczekiwań) przy pomocy przycisku Wyczyść.

Po zakończeniu procedury rozpisywania kwot zatwierdzamy całość operacji klawiszem, co spowoduje dodanie odpowiednich zapisów do bazy. Oczywiście wszystkie wprowadzone informacje zostaną ostatecznie zarejestrowane dopiero po pozytywnym zaakceptowaniu całego wprowadzanego dokumentu, jednakże fakt rozliczenia rozrachunków w danej pozycji jest uwzględniany natychmiast podczas wprowadzania kolejnych pozycji tego samego dokumentu.

W przypadku poprawiania pozycji dokumentu dostęp do rozrachunków jest możliwy tylko w przypadku, gdy modyfikacji uległa kwota pozycji bądź konto, na które była ta pozycja zadekretowana (w każdym innym przypadku zmiany w rozrachunkach możemy wprowadzić z poziomu dedykowanego modułu Rozrachunki ). W takim przypadku (po uprzedzeniu użytkownika) dotychczasowe rozrachunki wynikające z danego dekretu zostają usunięte, a na ich miejsce (ręcznie lub automatycznie) zostają wprowadzone nowe – wg ogólnych zasad opisanych powyżej.

W przypadku rozrachunków walutowych wszelkie operacje z poziomu użytkownika odbywają się w walucie obcej, natomiast program równolegle (w tle) zakłada bądź rozlicza odpowiednie rozrachunki złotówkowe, w tym (w zależności od ustawień parametrów pracy programu) automatycznie tworzy i rozlicza dokumenty różnic kursowych.

Aby dokładnie przeanalizować proces rejestracji i rozliczania rozrachunków niezbędne jest uzupełnienie poprzednich informacji o te, które związane ze sposobem ich przechowywania i prezentowania.

W programie przyjęto dwa zasadnicze założenia:

• zapis w rozrachunkach może powstać wyłącznie jako skutek powstania dekretu na koncie rozrachunkowym (nie ma rozrachunku bez dokumentu).
• każdy zapis na koncie rozrachunkowym powoduje powstanie odpowiadającego mu rozrachunku - program kontroluje zgodność zapisów w module rozrachunków z zapisami na kontach rozrachunkowych.
• w przypadku zapisu walutowego zostaje założony rozrachunek w walucie obcej, zaś równolegle powstaje zapis złotówkowy, który w chwili rozliczenia rozrachunku walutowego jest w razie potrzeby dopełniany dokumentem różnic kursowych

Oczywiście dwa pierwsze założenia nie dotyczą sytuacji, w której współdzielimy rozrachunki z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. W takim przypadku w systemie mogą być widziane (i rozliczane) także te rozrachunki, które nie mają jeszcze swoich odpowiedników w postaci dekretów na kontach rozrachunkowych. System kontroluje jednak, które rozrachunki posiadają powiązanie z dokumentami księgowymi już zaimportowanymi do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość i dla tych obowiązują wszystkie założenia opisane w powyższych punktach.

Zatem dla każdego zapisu na koncie rozrachunkowym – niezależnie czy jest to należność, zobowiązanie czy płatność - powstaje dokładnie jeden (w przypadku zapisów walutowych – jeden dla waluty i jeden dla PLN) rozrachunek (nagłówek). Dodatkowo dla każdego rozliczenia rozrachunku powstaje odpowiedni zapis rozliczający widziany (w module przeglądania rozrachunków) symetrycznie z dwóch miejsc: z dokumentu rozliczającego i dokumentu rozliczanego.

Informacja

Przykład 2

Jeśli wprowadzimy fakturę sprzedaży (FS) na kwotę brutto 100 PLN, a następnie wyciąg bankowy na 40 PLN rozliczający częściowo tę fakturę (WB), to w rozrachunkach powstaną trzy zapisy:

• nagłówek rozrachunku FS typu należność na kwotę 100 PLN
• nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 40 PLN
• zapis rozliczający FS-WB na kwotę 40 PLN, widoczny zarówno od strony faktury (wyświetla się informacja o dokumencie zapłaty) jak i od strony wyciągu (wyświetla się informacja o dokumencie opłaconym)

Jednocześnie dla wyciągu bankowego pojawi się informacja, że został rozliczony w całości (saldo = 0), zaś dla faktury – że została rozliczona częściowo (saldo = 60)

Informacja

Przykład 3

Jeśli wprowadzimy faktury sprzedaży:

• FS1 na kwotę brutto 200 PLN
• FS2 na kwotę brutto 500 PLN

oraz wyciąg bankowy

• WB na kwotę 1000 PLN

rozliczający te faktury (nadwyżka jest tu nadpłatą), to pojawi się 5 zapisów:

• nagłówek rozrachunku FS1 typu należność na kwotę 200 PLN
• nagłówek rozrachunku FS2 typu należność na kwotę 500 PLN
• nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 1000 PLN
• zapis rozliczający FS1-WB na kwotę 200 PLN
• zapis rozliczający FS2-WBna kwotę 500 PLN

przy czym oba rozrachunki powstałe z faktur zostaną zaznaczone jako rozliczone (saldo = 0), zaś rozrachunek z wyciągu bankowego – jako częściowo rozliczony (saldo = 300).

Informacja

Przykład 4

Jeżeli wprowadzimy następującą fakturę sprzedaży:

• FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN

oraz zapłatę:

• WB na kwotę 100$ oraz równolegle 420 PLN

to w konsekwencji (przy ustawionym trybie automatycznego tworzenia dokumentu różnic kursowych) otrzymamy następujące zapisy w rozrachunkach:

• nagłówek FS w walucie USD na kwotę 100$ typu należność z równoległym zapisem 400 PLN
• nagłówek WB w walucie USD na kwotę 100$ typu płatność z równoległym zapisem 420 PLN
• rozliczenie FS-WB na kwotę 100$ oraz równolegle – na kwotę 400 PLN

Jednocześnie zostaje utworzony dokument RK różnic kursowych (w tym przypadku dodatnich), z którego zostają utworzone dwa dodatkowe zapisy:

• nagłówek RK w walucie PLN na kwotę 20 PLN (typu odziedziczonego po fakturze, w tym przypadku – typu należność)
• zapis rozliczający FS-RK na kwotę 20 PLN.

co powoduje całkowite rozliczenie zarówno faktury jak i wyciągu bankowego w walucie oraz w złotówkach.

Należy zwrócić uwagę na pewną różnicę w rozliczaniu faktury wyciągiem bankowym oraz dokumentem różnic kursowych. W pierwszym przypadku jest to zapłata powstałej należności (zapis po przeciwnej stronie), w drugim de facto zwiększenie należności w PLN (zapis po tej samej stronie).

Uwaga

Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wprowadzania różnic kursowych oraz korekty kursu waluty w przypadku rozrachunków walutowych. Decydujące znaczenie ma tutaj pole Korekta w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument jest rejestrowany jako korekta, wówczas rozliczenie rozrachunku walutowego kwotą w PLN wynikającą z tego dokumentu spowoduje jednoczesną zmianę kursu waluty dokumentu pierwotnego, co znajdzie swoje odbicie przy wyliczaniu różnic kursowych.

Informacja

Przykład 5.

Wprowadzamy następującą fakturę sprzedaży:

• FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN– powstanie rozrachunek typu Należność po stronie Dt na taką samą kwotę w $ i odpowiednio w PLN.Łatwo zauważyć, że kurs po jakim założono rozrachunek wynosi 4.

Następnie wprowadzamy zapis PK na kwotę 50 PLN po stronie Dt na to samo konto i oba zapisy rozliczamy ze sobą. Możliwe są teraz dwa przypadki:

• PK nie był dokumentem typu korekta (nie było odpowiedniego znacznika w nagłówku dokumentu) – zatem jest traktowany jako odpowiednik dokumentu różnic kursowych. W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, ale kurs po jakim został założony rozrachunek (wykorzystywany np. przy jego wycenie na dzień bilansowy) będzie wynosił 4.
• PK był dokumentem typu korekta (zaznaczono odpowiednie pole w nagłówku dokumentu). W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, a jednocześnie zmieni się kurs założenia rozrachunku (brany np. do wyceny) – będzie on wynosił 4,5.

Domyślny termin płatności podpowiadany w trakcie tworzenia nowego rozrachunku

Podczas dodawania / tworzenia nowego rozrachunku program podpowiada domyślnie termin płatności. Aby dostosować działanie mechanizmu podpowiadania tego terminu ważne jest zrozumienie jego działania.

W programie jest kilka rodzajów domyślnych terminów płatności. Są one definiowane w kilku miejscach:

• W kartotece kontrahenta możliwe jest zdefiniowanie domyślnej formy płatności oraz domyślnego terminu płatności dla należności oraz zobowiązań;
• W predefiniowanym słowniku form płatności, dla każdej pozycji można zdefiniować domyślny termin płatności;
• W parametrach firmy można zdefiniować domyślny termin płatności

Na działanie mechanizmu ustalania w każdym przypadku tego terminu ma przypisanie w słowniku typów dokumentów, do każdego typu dokumentu:

• przypisanie domyślnej formy płatności, dla której każda forma ma określony domyślny termin płatności, lub
• przypisanie domyślnej formy płatności oraz domyślnych terminów płatności kontrahenta.

W trakcie tworzenia nowego rozrachunku domyślny termin płatności ustalany jest w zależności od typu dokumentu. Szczególnie jeżeli w definicji typu dokumentu jako domyślna forma płatności zostanie zdefiniowana forma płatności kontrahenta. Wtedy podczas tworzenia rozrachunku zawsze zostanie wstawiony domyślny termin płatności określony dla wybranego kontrahenta. Nawet jeżeli ilość dni będzie wynosić "0".

Sytuacja zmienia się w przypadki kiedy w typie dokumenty jest zdefiniowana konkretna domyślna forma płatności, nie 'domyślna kontrahenta'. W tej sytuacji jeżeli forma płatności nie będzie miała zdefiniowanego domyślnego terminu płatność różnego od "0", program będzie poszukiwał tej informacji w kolejnych miejscach gdzie zdefiniowane są domyślne terminy płatności. Zgodnie z przedstawioną wyżej kolejnością:

• najpierw sprawdzi wartość parametru w parametrach firmy, jeżeli będzie określony i różny od '0' zastosuje go w tworzonym rozrachunku,
• jeżeli parametr nie będzie określony i różny od zera w tworzonym rozrachunku jako domyślny termin płatności przyjmie 14 dni.

Definiowanie domyślnego terminu płatności podczas tworzenia nowego rozrachunku ma znaczenie dla wygody i szybkości pracy w programie. Jeżeli ustalona w ten sposób domyślna ilości dni terminu płatności jest nieprawidłowa można i należy ją oczywiście zmienić.

Wprowadzanie cech dla pozycji dokumentu

Niezależnie od tego, czy wprowadzane pozycje dokumentu są związane z zapisami w rejestrze VAT, czy też nie – każdą z nich możemy dodatkowo „ocechować”, tzn. nadać jej dodatkowy zestaw cech (identyfikatorów), które pozwolą później klasyfikować (filtrować, zestawiać) zapisy wg naszych własnych kryteriów. W celu wprowadzenia dodatkowych cech dla naszego zapisu należy podczas dodawania/poprawiania pozycji dokumentu wybrać zakładkę Cechy pozycji:

Za pomocą przycisków Dodaj, Popraw, Usuń możemy edytować dla poszczególnych pozycji ich cechy dodatkowe.

Kontrola konta przeciwstawnego

Program Wapro Fakir Finanse i księgowość umożliwia dla określonych typów dokumentów kontrolę kont przeciwstawnych dla wprowadzanych dekretów. Umożliwia to stworzenie jednoznacznego powiązania pomiędzy zapisem na koncie po jednej ze stron, a odpowiadającymi mu zapisami po drugiej stronie, w myśl zasady podwójnego zapisu.

W celu aktywowania takiej kontroli dla dokumentów określonego typu, należy w definicji typu dokumentu prawidłowo ustawić parametr Kontrola konta przeciwstawnego.

Jeśli podczas włączonej kontroli wprowadzimy dekret po jednej ze stron dokumentu, musimy bezpośrednio po tym wprowadzić (w tej samej pozycji lub kolejnych) kolejne dekrety, na sumę równą sumie pierwszego wprowadzonego zapisu. Dopiero później możemy wprowadzić kolejny dekret po tej samej stronie (i oczywiście stosowne dekrety przeciwstawne wg zasad opisanych wyżej). Powyższe ograniczenia nie dotyczą kont pozabilansowych.

Podpowiedź

Wprowadzając dokument księgowy w pierwszej pozycji wprowadzamy dekret po stronie Dt na kwotę 1000 PLN. Wówczas w tej samej pozycji lub w pozycjach znajdujących się bezpośrednio za wprowadzoną, musimy zarejestrować zapisy po stronie Ct na łączną kwotę odpowiadającą sumie 1000 PLN, zanim wprowadzimy kolejny zapis debetowy.

Prawidłowe będą np. następujące układy dekretów (zakładamy brak dekretów na konta pozabilansowe):

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct

1. 1000 PLN 200 PLN
2. 700 PLN
3. 100 PLN

lub

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct

1. 1000 PLN 200 PLN
2. 800 PLN
3. 100 PLN 100 PLN

Nieprawidłowy będzie np. następujący układy zapisów (pomimo globalnego bilansowania się dokumentu):

Nr pozycji Strona Dt Strona Ct

1. 1000 PLN 200 PLN
2. 100 PLN 100 PLN
3. 800 PLN

Może się zdarzyć sytuacja, że wprowadzimy pozycje w niewłaściwej kolejności, lub zmuszeni będziemy usunąć jedną pozycję z danej grupy, a następnie wprowadzić ją ponownie (jako ostatnią pozycję). W takiej sytuacji, tylko po to aby zachować opisaną wyżej kolejność dekretów (i móc zapisać dokument jako poprawny) konieczne byłoby często usunięcie i ponowne wprowadzenie dużej ilości pozycji.

Aby tego uniknąć wprowadzono mechanizmy zamiany kolejności dekretów w dokumencie. Służą do tego przyciski znajdujące się z lewej strony okna wprowadzania dokumentu, poniżej listy pozycji.

Pozycja dokumentu - wariant BUDŻET

Istota analizy wielowymiarowej operacji budżetowych

W trakcie księgowania operacji budżetowych, dodając pozycję do dokumentu należy wybrać na formatce Dokumenty / Pozycje / Dodaj w sekcji "Typ klasyfikacji" jedną z dwóch opcji: "Dochody" lub "Wydatki". W takim przypadku w/w formatka będzie wyglądać podobnie jak na rysunku numer 1. Na formatce pojawiają się dwie sekcje klasyfikacji budżetowych:

1. Sekcja "Klasyfikacja tradycyjna"
2. Sekcja "Klasyfikacja wielowymiarowa"

Na formatce dostępne są 4 pola związane z klasyfikacją tradycyjną oraz od 0 do 12 pól słowników analityki wielowymiarowej. Ilość dostępnych na formatce słowników zależy od tego, ile zostało ich zdefiniowanych. Słowniki klasyfikacji wielowymiarowej można tworzyć i łączyć w struktury w module Słowniki użytkownika.

Informacja

W programie można zdefiniować do 12 słowników klasyfikacji wielowymiarowych. Na dokumencie pojawią się słowniki w kolejności zgodnej z nadaną im liczbą porządkową, a jeżeli ta nie jest wprowadzona, zgodnie z kolejnością tworzenia słowników.

W przypadku księgowania pozycji dokumentu na wielowymiarowych kontach analitycznych, jeżeli wybrane są wartości słowników, program automatycznie wypełni strukturę sekcji konta analitycznego, po wybraniu numerycznej części analityki konta.

Istota analizy wielowymiarowej polega na tym, że program przy zapisywaniu każdej dekretowanej pozycji zapisuje wartości wszystkich słowników klasyfikacji tradycyjnej i wielowymiarowej, nawet wtedy gdy konta na których księgowane są zapisy, nie zawiera żadnego słownika struktury wielowymiarowej. Oznacza to, że w celu wykonania raportów, zestawień, sprawozdawczości budżetowej, przez program Wapro Fakir Finanse i księgowość nie jest wymagane dekretowania żadnych wymiarów analitycznych, wystarczy wybranie wartości słowników klasyfikacji tradycyjnej i wielowymiarowej w trakcie dekretowania księgowanej pozycji.

Uwaga

Podkreślamy, że program, w trakcie księgowania wprowadzanej pozycji zapisuje zarówno dekrety księgowe jaki i analitykę wielowymiarową opartą o dostępne na formatce wymiary. Zapisywanie dekretów księgowych i analityki wielowymiarowej jest niezależne. W celu wykonania raportów, zestawień własnych oraz sprawozdawczości budżetowej system wykorzystuje zarówno dodatkową analitykę wielowymiarową jak i zapisy na kontach.

Zalecamy w trakcie wprowadzania każdej pozycji dokumentu definiować wszystkie wymiary analityki wielowymiarowej**, niezależnie od tego czy są one wymagane do prawidłowego zadekretowania pozycji na koncie księgowym czy nie.

Opis wprowadzania pozycji dokumentu

Po wypełnieniu w nagłówku dokumentu wszystkich obowiązkowych pól, uaktywniają się przyciski pozwalające na dalszą edycję dokumentu m.in. na wprowadzanie dekretów lub cech dokumentu.

Na ekranie widzimy listę dotychczas utworzonych dekretów (w przypadku nowego dokumentu lista ta jest pusta) i przy pomocy przycisków "Dodaj", "Usuń" i "Popraw" możemy edytować kolejne pozycje dokumentu.

W oknie redagowania pozycji dokumentu wypełniamy Kwotę oraz ewentualnie Opis pozycji (treść dekretu). Następnie (w razie potrzeby) odpowiedni Typ klasyfikacji budżetowej oraz rodzaj wprowadzanej kwoty i Symbol klasyfikacji budżetowej.

Potem pozostaje wypełnienie konta, przy czym zapisy na konto możemy wprowadzać niezależnie po obu, lub tylko po jednej stronie dekretu (musi bilansować się cały dokument, niekoniecznie każda jego pozycja). Należy jednak pamiętać, że dekretowanie wyłącznie po jednej stronie nie pozwoli w przyszłości na wyznaczanie zapisów dla konta przeciwstawnego.

W przypadku wprowadzenia w pozycji zapisu po jednej stronie (lub zapisów po dwóch stronach na różne kwoty), przy dodawaniu kolejnej program automatycznie proponuje kwotę (i stronę) jaka jest wymagana do zbilansowania się dokumentu.

Jeśli zapis zadekretowany jest na konto rozrachunkowe, dodatkowo po wprowadzeniu kwoty może pojawić się okno do ewidencji rozrachunków. Zależy to od ustawienia parametrów pracy systemu, w zależności od których podczas rejestracji dokumentu bądź odbywa się rozliczanie rozrachunków, bądź wyłącznie ich automatyczna ewidencja. W tym drugim przypadku niezbędne dane pobierane są z typu dokumentu (typ rozrachunku - należność, zobowiązanie, płatność), z samego dokumentu (kontrahent, daty) oraz z parametrów systemu (termin płatności).

Podczas dekretowania pozycji dokumentu, w zależności od wybranego typu klasyfikacji oraz rodzaju kwoty, program może zaproponować utworzenie dodatkowych dekretów na konta pozabilansowe, zgodnie z odpowiednimi przepisami. Użytkownik, zaznaczając odpowiednie pola, może zdecydować czy taki dekret ma powstać.

Wprowadzanie informacji o rozrachunku - wariant BUDŻET

W przypadku zadekretowania pozycji na konto rozrachunkowe – po wprowadzeniu konta oraz kwoty (w przypadku dokumentu walutowego – kwoty w walucie) niezbędne jest ewidencjonowanie tego zapisu w module rozrachunków.

W zależności od ustawienia parametrów globalnych program automatycznie tworzy nowy rozrachunek na podaną kwotę (pobierając odpowiednie informacje z dokumentu i parametrów systemu), lub wywołuje na ekran okno pozwalające ręcznie zmodyfikować informacje niezbędne do wprowadzenia zapisu. W tym drugim przypadku możliwe jest rozliczenie tworzonym zapisem rozrachunków wcześniej zarejestrowanych w systemie (np. przedpłaty).

Do prawidłowego ewidencjonowania nowego rozrachunku potrzebne są następujące informacje:

• Symbol rozrachunku – symbol, pod jakim rozrachunek będzie wyświetlany w module ewidencji rozrachunków. Symbol ten domyślnie jest podpowiadany jako numer własny dokumentu, z którego powstaje rozrachunek łamany przez numer bieżącej pozycji dokumentu. W przypadku edycji ręcznej – można go dowolnie zmienić (można to również zrobić później z poziomu modułu Rozrachunki )
• Data założenia – data założenia rozrachunku – domyślnie jest to (w zależności od parametrów globalnych firmy) data wystawienia lub data księgowania dokumentu, z którego pozycji powstaje rozrachunek
• Termin płatności – (informacja istotna tylko w przypadku rozrachunków typu należność lub zobowiązanie powstałych z dokumentów innych niż dokument różnic kursowych) – termin zapłaty, po przekroczeniu którego rozrachunek jest traktowany jako przeterminowany oraz naliczane są odsetki karne.
• Rodzaj – należność, zobowiązanie lub płatność – decyduje o sposobie traktowania rozrachunku w systemie. Dla rozrachunków typu należność lub zobowiązanie drukowane są odpowiednie, wymagane przez przepisy zestawienia, wezwania, noty odsetkowe itp., podczas gdy rozrachunki typu płatność pełnią funkcje pomocnicze, pokazujące z poziomu modułu rozrachunków, w jaki sposób następowała spłata należności /zobowiązań . W przypadku rozrachunków tworzonych z dokumentów, których typ był opartych o wzorce Faktura zakupu, Faktura sprzedaży, czy Dokument SAD – rodzaj rozrachunku jest określany automatycznie (sprzedaż – należność, zakup lub SAD – zobowiązanie); w przypadku dokumentów prostych – podpowiadana jest wartość określona podczas definicji typu dokumentu, jednakże może ona być zmieniona (oczywiście przy ręcznym trybie rejestrowania rozrachunku) przez użytkownika. (Rodzaj rozrachunku może być zmieniony również z poziomu modułu Rozrachunki , pod warunkiem, że nie został on częściowo lub całkowicie rozliczony)
• Opis – opis rozrachunku (informacja nieobowiązkowa)

Podczas rejestrowania rozrachunku możemy ponadto wypełnić dwa dodatkowe pola, które mają wpływ na późniejsze automatyczne rozliczanie rozrachunków z poziomu okna przeglądania rozrachunków. Znaczenie tych pól jest następujące:

• Transakcja – jest to rodzaj znacznika, który jednoznacznie wiąże ze sobą kilka rozrachunków. Podczas ich automatycznego rozliczania można tak skonfigurować parametry tej operacji, że będą rozliczane ze sobą wyłącznie rozrachunki posiadające identyczną wartość w tym polu. Podczas rejestrowania rozrachunku typu Należność czy Zobowiązanie w pole to automatycznie wstawiany jest symbol dokumentu. Takie podejście umożliwia wstawienie identycznego symbolu na podstawie np. opisu przelewu na wyciągu bankowym, co spowoduje jednoznaczne powiązanie zapłaty z fakturą i zagwarantuje takie a nie inne rozliczenie obu dokumentów.
• Klasyfikacja – klasyfikacja umożliwia podział rozrachunków kontrahenta na pewne rozłączne grupy (np. projekty inwestycyjne), a następnie automatyczne rozliczanie rozrachunków osobno w ramach każdej grupy.

Poza założeniem rozrachunku, jeśli mamy ustawiony ręczny tryb jego zakładania, program pozwala już na tym etapie na rozliczanie rozrachunków istniejących. Rozrachunki domyślnie rozliczane są z datą dokumentu późniejszego, z tych, które podlegają rozliczeniu, jednak data ta może być zmodyfikowana przez użytkownika.

Przy otwieraniu okna rozrachunków wyświetlana jest domyślna lista rozrachunków uprzednio zarejestrowanych w systemie, które mogą być rozliczone bieżącym zapisem. Lista rozrachunków do rozliczenia dotyczy zawsze tego samego konta (za wyjątkiem przypadku opisanego niżej) i tworzona jest wg następujących zasad:

• W każdym przypadku wyświetlana lista rozrachunków dotyczy tej samej waluty. Wprowadzając zapis w PLN możemy jednak wyświetlić także listę rozrachunków walutowych, co umożliwia nam wprowadzenie korekty lub ręczne zaksięgowanie dokumentów różnic kursowych. Wyświetlenie dodatkowych rozrachunków możliwe jest po wybraniu stosownego przycisku z paska narzędzi okna, lub wciśnięciu kombinacji [Ctrl+W]
• Dla rozrachunku typu należność lub zobowiązanie (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu płatność, mających saldo po przeciwnej stronie.
• Dla rozrachunku typu płatność (poza wyjątkami opisanymi niżej) – domyślnie wyświetlana jest lista rozrachunków typu należność lub zobowiązanie posiadających saldo po przeciwnej stronie.
• W obu przypadkach możemy wyświetlić wszystkie typy rozrachunków zapisane po przeciwnej stronie, wybierając stosowny przycisk z paska narzędzi okna lub wciskając kombinację klawiszy [Ctrl+O].
• Jeśli rozrachunek powstaje z dokumentu typu korekta – wyjątkowo wyświetlane są płatności oraz (odpowiednio) należności /zobowiązania mające saldo po tej samej stronie bądź saldo równe 0. Dodatkowo zawsze możemy wymusić wyświetlenie rozrachunków niezerowych niezależnie od strony, wybierając odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna lub kombinację klawiszy [Ctrl+S]. Należy jednakże pamiętać, że próby rozliczenia zapisów innych niż korekty z rozrachunkami zapisanymi po tej samej stronie z reguły jest niepoprawne z merytorycznego punktu widzenia i może doprowadzić do efektów niezgodnych z oczekiwaniami użytkownika.
• Możliwe jest także ograniczenie wyświetlania potencjalnych dokumentów ze względu na ich przyporządkowanie do odpowiedniej klasyfikacji budżetowej - w tym celu wybiera się stosowny przycisk na pasku narzędzi okna lub kombinację klawiszy "*[Ctrl+B]**

W przypadku, gdy program Wapro Fakir Finanse i księgowość współdzieli rozrachunki z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, na liście rozrachunków do rozliczenia mogą znaleźć się także zapisy (faktury, przedpłaty) wynikające z dokumentów wprowadzonych w tamtym programie, jeszcze nie mających swoich odpowiedników w systemie finansowo-księgowym. Tego typu zapisy oczywiście nie mają przyporządkowanych kont - lista rozrachunków do rozliczenia tworzona jest zatem w oparciu o kontrahenta, dla którego wystawiono dany dokument. Podczas późniejszego importu dokumentów program uzupełnia zapisy o numer odpowiedniego konta. Może się jednak zdarzyć, że podczas importu takiego dokumentu zostanie on zadekretowany na inne konto rozrachunkowe niż konto rozliczonego z nim drugiego rozrachunku. W takim przypadku zostanie zgłoszony błąd importu dokumentu do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość.

Informacja

Wyobraźmy sobie, że użytkujemy programy Wapro Mag Sprzedaż i magazyn i Wapro Fakir Finanse i księgowość w trybie współdzielenia rozrachunków.

W planie kont programu Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieją konta rozrachunkowe kartotekowe:

• 201-KH Rozrachunki z odbiorcami
• 202-KH Rozrachunki z dostawcami

gdzie KH oznacza podpiętą kartotekę kontrahentów. Dodatkowo, w kartotece KH (współdzielonej przez oba programy) istnieje kontrahent KRZAK o analityce 001, który jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą, a zatem występuje jednocześnie na obu kontach opisanych wyżej.

• w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość istnieje nierozliczona faktura sprzedaży, na kwotę 100 PLN, zarejestrowaną na koncie 201-001 KRZAK po stronie Dt
• w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn wprowadzono fakturę sprzedaży na kwotę 300 PLN, wystawioną dla kontrahenta KRZAK

Jeśli teraz w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość zarejestrujemy zapłatę, wprowadzając dekret na konto 201-001 po stronie Ct, to jako rozrachunki do rozliczenia pojawią nam się obie faktury opisane powyżej, pomimo, że druga faktura nie została jeszcze zaimportowana do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość.

Jednakże z drugą fakturą nie jest związane żadne konkretne konto księgowe, gdyż jej dekretacja będzie przebiegać dopiero podczas importu dokumentu do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Można wyobrazić sobie zatem sytuację, że schemat księgowania tej faktury zostanie tak skonstruowany, że w wyniku importu kwota rozrachunku zostanie przypisana nie do konta 201-001, a na przykład do konta 202-001 (jak wiadomo kontrahent KRZAK figuruje jako analityka obu kont syntetycznych 201 i 202).

Importowanie dokumentu w takiej postaci doprowadziło by do sytuacji konfliktowej w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość, gdyż mielibyśmy do czynienia z dwoma wzajemnie rozliczonymi rozrachunkami, z których każdy związany byłby z innym kontem księgowym. Aby uniknąć takiej sytuacji w chwili importu drugiej faktury do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość program zgłosi błąd importu.

Użytkownik ma do dyspozycji pewną kwotę (równą na początku kwocie dekretu, a potem kwocie dekretu pomniejszonej o dokonane rozpisania – jest ona wyszczególniona w polu Saldo w górnej części okna), którą może rozpisać częściowo lub w całości (automatycznie lub ręcznie) pomiędzy rozrachunki znajdujące się na liście, powodując częściowe lub pełne rozliczenie tych ostatnich.

Rozliczenie automatyczne jest możliwe po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków i wybraniu przycisku "Rozpisz" – program automatycznie przypisuje kolejnym zaznaczonym rozrachunkom z listy kwoty równe ich saldom, aż do wyczerpania kwoty dekretu. Jeśli suma sald zaznaczonych rozrachunków jest większa od kwoty dekretu, część rozrachunków nie zostanie rozliczona (ewentualnie któryś rozliczony częściowo), jeśli jest mniejsza – nie zostanie rozliczona nadwyżka kwoty dekretu. Do pewnego stopnia możemy też sterować sposobem automatycznego rozpisania kwoty poprzez odpowiednie posortowanie rozrachunków znajdujących się na liście.

Kwoty rozliczenia można również przypisywać do wybranych rozrachunków ręcznie (w tym również korygować kwoty rozpisane automatycznie); wystarczy w tym celu kliknąć dwukrotnie w pole Kwota rozliczająca (lub po wybraniu rozrachunku wcisnąć klawisz "Enter") i wstawić odpowiednią kwotę. Oczywiście suma wstawionych w ten sposób kwot nie może być wyższa niż kwota dekretu (program kontroluje ten fakt i nie pozwala wstawić kwoty przekraczającej - łącznie z poprzednio wpisanymi – wartość dekretu).

Analogicznie możemy wprowadzać lub modyfikować datę rozliczenia dla każdego rozrachunku. Domyślnie jest to (w zależności od ustawienia parametrów globalnych pracy firmy) data założenia lub data księgowania późniejszego z rozliczanych rozrachunków.

Dodatkowo możliwe jest szybkie wyczyszczenie przypisanych kwot ze wszystkich pozycji (jeśli np. automatyczne rozpisanie nie spełniło naszych oczekiwań) przy pomocy przycisku "Wyczyść".

Po zakończeniu procedury rozpisywania kwot zatwierdzamy całość operacji klawiszem "OK"., co spowoduje dodanie odpowiednich zapisów do bazy. Oczywiście wszystkie wprowadzone informacje zostaną ostatecznie zarejestrowane dopiero po pozytywnym zaakceptowaniu całego wprowadzanego dokumentu, jednakże fakt rozliczenia rozrachunków w danej pozycji jest uwzględniany natychmiast podczas wprowadzania kolejnych pozycji tego samego dokumentu.

W przypadku poprawiania pozycji dokumentu dostęp do rozrachunków jest możliwy tylko w przypadku, gdy modyfikacji uległa kwota pozycji bądź konto, na które była ta pozycja zadekretowana (w każdym innym przypadku zmiany w rozrachunkach możemy wprowadzić z poziomu dedykowanego modułu Rozrachunki ). W takim przypadku (po uprzedzeniu użytkownika) dotychczasowe rozrachunki wynikające z danego dekretu zostają usunięte, a na ich miejsce (ręcznie lub automatycznie) zostają wprowadzone nowe – wg ogólnych zasad opisanych powyżej.

W przypadku rozrachunków walutowych wszelkie operacje z poziomu użytkownika odbywają się w walucie obcej, natomiast program równolegle (w tle) zakłada bądź rozlicza odpowiednie rozrachunki złotówkowe, w tym (w zależności od ustawień parametrów pracy programu) automatycznie tworzy i rozlicza dokumenty różnic kursowych.

Aby dokładnie przeanalizować proces rejestracji i rozliczania rozrachunków niezbędne jest uzupełnienie poprzednich informacji o te, które związane ze sposobem ich przechowywania i prezentowania.

W programie przyjęto dwa zasadnicze założenia:

• zapis w rozrachunkach może powstać wyłącznie jako skutek powstania dekretu na koncie rozrachunkowym (nie ma rozrachunku bez dokumentu).
• każdy zapis na koncie rozrachunkowym powoduje powstanie odpowiadającego mu rozrachunku - program kontroluje zgodność zapisów w module rozrachunków z zapisami na kontach rozrachunkowych.
• w przypadku zapisu walutowego zostaje założony rozrachunek w walucie obcej, zaś równolegle powstaje zapis złotówkowy, który w chwili rozliczenia rozrachunku walutowego jest w razie potrzeby dopełniany dokumentem różnic kursowych

Oczywiście dwa pierwsze założenia nie dotyczą sytuacji, w której współdzielimy rozrachunki z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. W takim przypadku w systemie mogą być widziane (i rozliczane) także te rozrachunki, które nie mają jeszcze swoich odpowiedników w postaci dekretów na kontach rozrachunkowych. System kontroluje jednak, które rozrachunki posiadają powiązanie z dokumentami księgowymi już zaimportowanymi do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość i dla tych obowiązują wszystkie założenia opisane w powyższych punktach.

Zatem dla każdego zapisu na koncie rozrachunkowym – niezależnie czy jest to należność, zobowiązanie czy płatność - powstaje dokładnie jeden (w przypadku zapisów walutowych – jeden dla waluty i jeden dla PLN) rozrachunek (nagłówek). Dodatkowo dla każdego rozliczenia rozrachunku powstaje odpowiedni zapis rozliczający widziany (w module przeglądania rozrachunków) symetrycznie z dwóch miejsc: z dokumentu rozliczającego i dokumentu rozliczanego.

Informacja

Przykład:

Jeśli wprowadzimy fakturę sprzedaży (FS) na kwotę brutto 100 PLN, a następnie wyciąg bankowy na 40 PLN rozliczający częściowo tę fakturę (WB), to w rozrachunkach powstaną trzy zapisy:

• nagłówek rozrachunku typu należność na kwotę 100 PLN
• nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 40 PLN
• zapis rozliczający FS-WB na kwotę 40 PLN, widoczny zarówno od strony faktury (wyświetla się informacja o dokumencie zapłaty) jak i od strony wyciągu (wyświetla się informacja o dokumencie opłaconym)

Jednocześnie dla wyciągu bankowego pojawi się informacja, że został rozliczony w całości (saldo = 0), zaś dla faktury – że została rozliczona częściowo (saldo = 60)

Informacja

Przykład:

Jeśli wprowadzimy faktury sprzedaży:

• FS1 na kwotę brutto 200 PLN
• FS2 na kwotę brutto 500 PLN

oraz wyciąg bankowy

• WB na kwotę 1000 PLN

rozliczający te faktury (nadwyżka jest tu nadpłatą), to pojawi się 5 zapisów:

• nagłówek rozrachunku FS1 typu należność na kwotę 200 PLN
• nagłówek rozrachunku FS2 typu należność na kwotę 500 PLN
• nagłówek rozrachunku WB typu płatność na kwotę 1000 PLN
• zapis rozliczający FS1-WB na kwotę 200 PLN
• zapis rozliczający FS2-WB na kwotę 500 PLN

przy czym oba rozrachunki powstałe z faktur zostaną zaznaczone jako rozliczone (saldo = 0), zaś rozrachunek z wyciągu bankowego – jako częściowo rozliczony (saldo = 300).

Informacja

Przykład:

Jeżeli wprowadzimy następującą fakturę sprzedaży:

• FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN

oraz zapłatę:

• WB na kwotę 100$ oraz równolegle 420 PLN

to w konsekwencji (przy ustawionym trybie automatycznego tworzenia dokumentu różnic kursowych) otrzymamy następujące zapisy w rozrachunkach:

• nagłówek FS w walucie USD na kwotę 100$ typu należność z równoległym zapisem 400 PLN
• nagłówek WB w walucie USD na kwotę 100$ typu płatność z równoległym zapisem 420 PLN
• rozliczenie FS-WB na kwotę 100$ oraz równolegle – na kwotę 400 PLN

Jednocześnie zostaje utworzony dokument RK różnic kursowych (w tym przypadku dodatnich), z którego zostają utworzone dwa dodatkowe zapisy:

• nagłówek RK w walucie PLN na kwotę 20 PLN (typu odziedziczonego po fakturze, w tym przypadku – typu należność)
• zapis rozliczający FS-RK na kwotę 20 PLN.

co powoduje całkowite rozliczenie zarówno faktury jak i wyciągu bankowego w walucie oraz w złotówkach.

Należy zwrócić uwagę na pewną różnicę w rozliczaniu faktury wyciągiem bankowym oraz dokumentem różnic kursowych. W pierwszym przypadku jest to zapłata powstałej należności (zapis po przeciwnej stronie), w drugim de facto zwiększenie należności w PLN (zapis po tej samej stronie).

Uwaga

Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wprowadzania różnic kursowych oraz korekty kursu waluty w przypadku rozrachunków walutowych. Decydujące znaczenie ma tutaj pole Korekta w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument jest rejestrowany jako korekta, wówczas rozliczenie rozrachunku walutowego kwotą w PLN wynikającą z tego dokumentu spowoduje jednoczesną zmianę kursu waluty dokumentu pierwotnego, co znajdzie swoje odbicie przy wyliczaniu różnic kursowych.

Informacja

Przykład:

Wprowadzamy następującą fakturę sprzedaży:

• FS na kwotę brutto 100$ oraz równolegle 400 PLN – powstanie rozrachunek typu Należność po stronie Dt na taką samą kwotę w $ i odpowiednio w PLN.Łatwo zauważyć, że kurs po jakim założono rozrachunek wynosi 4.

Następnie wprowadzamy zapis PK na kwotę 50 PLN po stronie Dt na to samo konto i oba zapisy rozliczamy ze sobą.

Możliwe są teraz dwa przypadki:

• PK nie był dokumentem typu korekta (nie było odpowiedniego znacznika w nagłówku dokumentu) – zatem jest traktowany jako odpowiednik dokumentu różnic kursowych. W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, ale kurs po jakim został założony rozrachunek (wykorzystywany np. przy jego wycenie na dzień bilansowy) będzie wynosił 4.
• PK był dokumentem typu korekta (zaznaczono odpowiednie pole w nagłówku dokumentu). W takim przypadku saldo rozrachunku w PLN będzie wynosić 450 PLN, a jednocześnie zmieni się kurs założenia rozrachunku (brany np. do wyceny) – będzie on wynosił 4,5.

Wprowadzanie cech dla pozycji dokumentu - wariant BUDŻET

Niezależnie od tego, czy wprowadzane pozycje dokumentu są związane z zapisami w rejestrze VAT, czy też nie – każdą z nich możemy dodatkowo „ocechować”, tzn. nadać jej dodatkowy zestaw cech (identyfikatorów), które pozwolą później klasyfikować (filtrować, zestawiać) zapisy wg naszych własnych kryteriów. W celu wprowadzenia dodatkowych cech dla naszego zapisu należy podczas dodawania/poprawiania pozycji dokumentu wybrać zakładkę Cechy pozycji.

Za pomocą przycisków "Dodaj", "Popraw", "Usuń" możemy edytować dla poszczególnych pozycji ich cechy dodatkowe.

Kontrola konta przeciwstawnego - wariant BUDŻET

Program Wapro Fakir Finanse i księgowość umożliwia dla określonych typów dokumentów kontrolę kont przeciwstawnych dla wprowadzanych dekretów. Umożliwia to stworzenie jednoznacznego powiązania pomiędzy zapisem na koncie po jednej ze stron, a odpowiadającymi mu zapisami po drugiej stronie, w myśl zasady podwójnego zapisu.

W celu aktywowania takiej kontroli dla dokumentów określonego typu, należy w definicji typu dokumentu prawidłowo ustawić parametr Kontrola konta przeciwstawnego.

Jeśli podczas włączonej kontroli wprowadzimy dekret po jednej ze stron dokumentu, musimy bezpośrednio po tym wprowadzić (w tej samej pozycji lub kolejnych) kolejne dekrety, na sumę równą sumie pierwszego wprowadzonego zapisu. Dopiero później możemy wprowadzić kolejny dekret po tej samej stronie (i oczywiście stosowne dekrety przeciwstawne wg zasad opisanych wyżej). Powyższe ograniczenia nie dotyczą kont pozabilansowych.

Informacja

Przykład:

Wprowadzając dokument księgowy w pierwszej pozycji wprowadzamy dekret po stronie Dt na kwotę 1000 PLN. Wówczas w tej samej pozycji lub w pozycjach znajdujących się bezpośrednio za wprowadzoną, musimy zarejestrować zapisy po stronie Ct na łączną kwotę odpowiadającą sumie 1000 PLN, zanim wprowadzimy kolejny zapis debetowy.

Prawidłowe będą np. następujące układy dekretów (zakładamy brak dekretów na konta pozabilansowe):

Nr pozycji	Strona Dt	Strona Ct
1.	1000 PLN	200 PLN
2.	700 PLN
3.		100 PLN

lub

Nr pozycji	Strona Dt	Strona Ct
1.	1000 PLN	200 PLN
2.		800 PLN
3.	100 PLN	100 PLN

Nieprawidłowy będzie np. następujący układy zapisów (pomimo globalnego bilansowania się dokumentu):

Nr pozycji	Strona Dt	Strona Ct
1.	1000 PLN	200 PLN
2.	100 PLN	100 PLN
3.		800 PLN

Może się zdarzyć sytuacja, że wprowadzimy pozycje w niewłaściwej kolejności, lub zmuszeni będziemy usunąć jedną pozycję z danej grupy, a następnie wprowadzić ją ponownie (jako ostatnią pozycję). W takiej sytuacji, tylko po to aby zachować opisaną wyżej kolejność dekretów (i móc zapisać dokument jako poprawny) konieczne byłoby często usunięcie i ponowne wprowadzenie dużej ilości pozycji.

Aby tego uniknąć wprowadzono mechanizmy zamiany kolejności dekretów w dokumencie. Służą do tego przyciski znajdujące się z lewej strony okna wprowadzania dokumentu, poniżej listy pozycji.

Wprowadzanie danych MPK

Jeżeli konto, na które dekretujemy zapis zostało zdefiniowane jako współpracujące z modułem MPK, wówczas po wprowadzeniu/modyfikacji danych musimy także wprowadzić/zmodyfikować dane dotyczące miejsc powstawania kosztów. Więcej na ten temat można znaleźć w odpowiednim podrozdziale (opisującym wprowadzanie danych MPK) rozdziału opisującego moduł obsługi kosztów.

Pozycje VAT

Standardowo pozycje VAT dodawane są w dokumencie, w zakładce 3) VAT szczegółów dokumentu, po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu [Ins].

W nagłówku sekcji VAT dostępne są cztery pozycje związane z definiowaniem zapisów w ewidencji VAT:

• Typ rejestru - umożliwia wybór rejestru, w którym zapisane zostaną nowo utworzone zapisy;
• Automat dekretujący - jeżeli w programie zdefiniowane są automaty dekretujące, wybór właściwego automatu dekretującego;
• Konto dla kwoty brutto - numer konta, na którym zostanie zadekretowana kwota brutto dokumentu w trakcie automatycznego dekretowania;
• Rodzaje transakcji handlowej - pole tekstowe, w którym jeżeli dokument wymaga dodatkowej klasyfikacji JPK, pojawią się w porządku alfabetycznym kody klasyfikacji JPK;

Oznaczenie dokumentu zgodnie z klasyfikacją JPK wymaganą przez schematy JPK_V7M oraz JPK_V7K

Jak wynika z opublikowanych schematów XSD plików JPK_V7M oraz JPK_V7K do najpoważniejszych różnic wynikających z porównania sekcji ewidencji VAT nowych plików w porównaniu z plikami JPK_VAT jest rozbudowana część opisowa transakcji. W pliku JPK_V7M / JPK_V7K nagłówku każdego dokumentu, który wymaga takiego opisu należy umieścić odpowiednie kody.

Nowe schematy XSD plików JPK_V7, które będą co miesiąc wysyłane do Urzędów Skarbowych, analogiczne do wysyłanych plików JPK_VAT, wymagają zamieszczania w wysyłanym pliku XML, wielu dodatkowych informacji o każdej transakcji zarejestrowanej w ewidencji VAT i wyeksportowanej do pliku XML. Oczywiście dotyczy to tylko tych transakcji, których te dodatkowe klasyfikacje JPK dotyczą. Jeżeli żaden kod nie dotyczy konkretnej transakcji, odpowiednie pozycje w ewidencji VAT oraz polach pliku XML pozostaną puste. Poniżej wyspecyfikowane zostały kody nowych klasyfikacji. Ważne jest zapoznanie się z nimi aby podczas rejestrowania dokumentów w programie, wiedzieć jak transakcje powinny być sklasyfikowane.

Do nowych klasyfikacji JPK wymaganych w sekcjach ewidencyjnych schematów JPK_V7 należą:

• W sekcji Sprzedaż:

  • Typ dokumentu - pole wyboru z dostępnymi Kodami:

    • RO - Dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących
    • WEW - Dokument wewnętrzny
    • FP - Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT (komentarz: FP to jest faktura wystawiona do paragonu o wartości powyżej 450 zł, która nie zwiększa sprzedaży oraz podatku należnego i jest ewidencjonowana w okresie, w którym została wystawiona);

  • Grupy towarów i usług, na które składają się pozycje oznaczone kodami:

    • GTU_01 - Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
    • GTU_02 - Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
    • GTU_03 - Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
    • GTU_04 - Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
    • GTU_05 - Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy
    • GTU_06 - Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy
    • GTU_07 - Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10
    • GTU_08 - Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
    • GTU_09 - Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
    • GTU_10 - Dostawa budynków, budowli i gruntów
    • GTU_11 - Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
    • GTU_12 - Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
    • GTU_13 - Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1
    Podpowiedź

    Oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług prezentowane są za pomocą symboli GTU_01 – GTU_13. Pola wypełnia się dla całej faktury poprzez zaznaczenie „1” we właściwych polach odpowiadających symbolom od GTU_01 do GTU_13, w przypadku wystąpienia dostawy towaru lub świadczenia usługi na ewidencjonowanym dokumencie, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku, itp. Pole pozostanie puste, w przypadku gdy dany towar lub usługa nie wystąpiły na dokumencie. Przykład 1 Jeżeli przedmiotem transakcji udokumentowanej fakturą są towary np. z grup 01, 02 i 04 to podatnik wpisuje „1” odpowiednio w polu „GTU_01”, „GTU_02” i GTU_04”. Oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług nie dotyczą zbiorczych informacji o sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej oraz zbiorczych informacji o sprzedaży nieudokumentowanej fakturami oraz nieobjętej obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Oznaczeń dostaw towarów i świadczenia usług nie należy stosować także do transakcji zakupu skutkujących pojawieniem się VAT należnego (np. WNT, import usług).

  • Procesy, na które składają się pozycje oznaczone kodami:

    • SW - Dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy
    • EE - Świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy
    • TP - Istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
    • TT_WNT - Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy
    • TT_D - Dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy
    • MR_T - Świadczenie usług turystyki opodatkowane na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
    • MR_UZ - Dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
    • I_42 - Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
    • I_63 - Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
    • B_SPV - Transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowany zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
    • B_SPV_DOSTAWA - Dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
    • B_MPV_PROWIZJA - Świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowane zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
    • MPP - Transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. WAŻNE - W przypadku gdy nabywca otrzyma fakturę, która dokumentuje nabycie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do 40 ustawy, a wartość brutto faktury jest wyższa niż 15 000,00 zł, bez wymaganego oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” również należy wprowadzić przy takiej transakcji znacznik MPP.
    Podpowiedź

    Oznaczenia procedur prezentowane są za pomocą symboli: SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP. Pola wypełnia się dla całego dokumentu poprzez zaznaczenie „1” w każdym z pól odpowiadających symbolom: SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP, w przypadku wystąpienia danej procedury na ewidencjonowanym dokumencie, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku, itp. W przypadku gdy procedura nie wystąpiła, pole pozostawia się puste. Przykład 2 Jeżeli transakcja udokumentowana fakturą jest objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności oraz istnieją powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy wartość „1” należy wpisać odpowiednio w polu „TP” i „MPP”.

• W sekcji Zakup

  • Typ dokumentu - pole wyboru z dostępnymi kodami:

    • MK - Faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy
    • VAT_RR - Faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
    • WEW - Dokument wewnętrzny

  • Procesy, na które składają się pozycje oznaczone kodami:

    • MPP - Transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności
    • IMP - Oznaczenie dotyczące podatku naliczonego z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy

Wszystkie powyższe kody dotyczące, typu dokumentu, grup towarów i usług oraz procesów, które zostaną wyeksportowane do plików JPK_V7, w programach Wapro Fakir Finanse i księgowość oraz Wapro Kaper Księga podatkowa, związane są z nagłówkami dokumentów i odpowiednio z zapisami w ewidencji VAT.

Obowiązek dodatkowego opisywania wszystkich transakcji dodatkowymi kodami, w oczywisty sposób zwiększa pracochłonność związaną z rozliczeniem VAT okresu rozliczeniowego. Aby uprościć ten proces, wprowadziliśmy w systemie WAPRO ERP pewne procedury, które domyślnie oznaczają rejestrowane transakcje, rozpoczynając od Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, który z pewnością ma najwięcej informacji, na temat każdej transakcji. Nadane kody w programie zarządzania sprzedażą są importowane do programów finansowo - księgowych: Wapro Fakir Finanse i księgowość oraz Wapro Kaper Księga podatkowa, w których te klasyfikacje, ewentualnie mogą zostać jeszcze rozszerzone.

Podpowiedź

Jeżeli w pliku wymiany danych WAPRO XML, transakcje nie są odpowiednio sklasyfikowane, w trakcie importu dokumentów mogą one również zostać domyślnie sklasyfikowane powyższymi kodami JPK.

Również w programach finansowo księgowych, zarówno zaimportowane dokumenty jak i wprowadzone ręcznie mogą zostać odpowiednio sklasyfikowane.

W Wapro Fakir Finanse i księgowość dodany został mechanizm, który częściowo może pomóc w klasyfikowaniu rejestrowanych transakcji. Powiązany jest on z kartoteką kontrahentów. Jeżeli z wybranym kontrahentem firma przeprowadza jednego rodzaju transakcje lub sprzedaje mu wyłącznie towary lub usługi objęte Grupami Towarów i Usług schematu JPK_V7 (GTU), w kartotece tego kontrahenta można w prosty sposób przypisać odpowiednie kody. Podczas rejestrowania dokumentu na takiego kontrahenta, te domyślne kody zostaną przeniesione do nagłówka VAT dokumentu.

Po wybraniu kontrahenta w kartotece, na formatce Kontrahenci / Popraw, w zakładce 6) Pozostałe, w ostatniej sekcji na dole znajduje się pozycja Domyślne rodzaje transakcji handlowej w dokumencie.

Poniżej przykład:

Wspomniana pozycja jest zaznaczona na powyższym obrazie czerwonym prostokątem. Aby wybrać i wstawić w nią właściwe kody klasyfikacji JPK wystarczy przycisnąć przycisk oznaczony - , znajdujący się po prawej stronie ww. pozycji. Po jego przyciśnięciu, na ekranie wyświetlone zostanie okno o nazwie Lista rodzajów transakcji handlowych, na którym poza kodamu ww. procesów dostępne będą kody dokumentów wymagane w schematach JPK_V7 oraz GTU. Poniżej przykład:

Domyślnie, po otwarciu okna wyświetlone zostaną tylko typowe kody dla typów dokumentów. Aby wyświetlić wszystkie kody klasyfikacji JPK należy na powyższym oknie zaznaczyć opcję: Pokaż wszystkie opisy transakcji. Po jej zaznaczeniu pojawi się cała ich lista, tak jak na poniższym przykładzie.

Po ustaleniu listy domyślnych kodów dla kontrahenta należy je zaznaczyć i przycisnąć przycisk Wybierz lub użyć skrótu [F10]. Podobnie jak na powyższym przykładzie:

Lista wybranych domyślnych kodów zostanie wstawiona w pozycję Domyślne rodzaje transakcji handlowej w dokumencie w kartotece kontrahenta. Lista kodów wyświetlana jest w ciągu tekstowym, w którym poszczególne kody oddzielone są spacją.

Tak przygotowana lista domyślnych kodów kontrahenta będzie automatycznie wstawiana w nagłówek pozycji VAT dokumentów, tak jak to zaprezentowano na przykładzie poniżej, w pozycji Rodzaje transakcji handlowej. Lista kodów zostanie wstawiona:

• po wybraniu kontrahenta z zdefiniowanymi domyślnymi kodami oraz
• po wstawieniu pierwszej pozycji VAT w dokumencie.

Oczywiście może się okazać, że taką listę domyślnych kodów często trzeba będzie zmodyfikować. W tym celu wystarczy przycisnąć przycisk - znajdujący się po prawej stronie pozycji. Na ekranie wyświetlone zostanie okno wyboru kodów klasyfikacji JPK, analogiczne jak opisane wyżej o nazwie Lista rodzajów transakcji handlowej, na którym można zaznaczyć dodatkowe kody oraz odznaczyć niepotrzebne. Zawartość listy kodów zależy od tego czy jest to dokument sprzedaży czy też zakupu, zgodnie z opisem powyżej.

W przykładzie poniżej, dodany został kolejny kod GTU:

Informacja

Na liście kodów niektóre pozycje są wyszarzone co oznacza, że te pozycje nie są dostępne do zaznaczania. Dotyczy to kodów, które program sam, zaznacza automatycznie. Dotyczy to kodów: MPP, FP, MK, TT_D, TT_WNT. Opis poniżej.

Po przyciśnięciu przycisku Wybierz lub użyciu skrótu [F10], lista kodów na dokumencie zostanie zmodyfikowana. Na przykład:

W sytuacji kiedy wybrany kontrahent nie ma zdefiniowanej listy domyślnych kodów, po wprowadzeniu wszystkich pozycji VAT w dokumencie można wygenerować listę kodów, które program może ustalić jednoznacznie na podstawie posiadanych informacji. W tym celu wystarczy przycisk znajdujący się po lewej stronie pozycji Rodzaje transakcji handlowej, widoczny na poniższym przykładzie:

Przygotowaną w ten sposób listę kodów również można modyfikować, analogicznie jak opisano wyżej.

Podpowiedź

Jeżeli lista została utworzona ręcznie, tryb automatycznego uzupełniania listy kodów jest wyłączony.

Po zapisaniu dokumentu VAT, listy kodów klasyfikacji JPK widoczne są w odpowiednich rejestrach VAT. Poniżej zapis w ewidencji VAT opisanego wyżej przykładowego dokumentu:

Wapro Fakir Finanse i księgowość dodatkowo, automatycznie doda do listy klasyfikacji JPK kody, które może jednoznacznie zidentyfikować na podstawie posiadanych informacji. Na przykład:

• Do listy automatycznie zostanie dodany kod MPP (dokument zakupu) - po zaimportowaniu lub wprowadzeniu ręcznie dokumentu oznaczonego w nagłówku jako Mechanizm podzielonej płatności (obowiązkowy);
• Do listy automatycznie zostanie dodany kod MK (dokument zakupu) - jeżeli w dokumencie znajduje się pozycja VAT oznaczona jako Metoda kasowa;
• Do listy automatycznie zostanie dodany kod FP (dokument sprzedaży) - jeżeli w dokumencie znajduje się pozycja VAT oznaczona jako Faktura do paragonu;
• Do listy automatycznie zostanie dodany kod TT_D (dokument sprzedaży) - jeżeli w dokumencie znajduje się pozycja VAT oznaczona jako Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - transakcje trójstronne;
• Do listy automatycznie zostanie dodany kod TT_WNT (dokument sprzedaży) - jeżeli w dokumencie znajduje się pozycja VAT oznaczona jako Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - transakcje trójstronne;

Zapisywanie pojedynczej pozycji w rejestrze

Po uruchomieniu polecenie dodawania nowej pozycji, na ekranie pojawi się okno dodawania nowej pozycji VAT, tak jak na poniższym przykładzie:

Formatka dodawania / edytowania pozycji VAT pracuje w dwóch trybach, które przełączane są przyciskiem oznaczonym ikonką:

• tryb standardowego zapisywania pojedynczej pozycji VAT - przycisk wyłączony;
• tryb 50% obniżenie kwoty podatku - przycisk włączony;

W przypadku dokumentów VAT proces wprowadzania pozycji dokumentu przebiega nieco inaczej, gdyż dodatkowo muszą zostać wprowadzone dane do ewidencji VAT. W szczegółach zależy to od tego, w jaki sposób ustawiono parametr systemowy odpowiedzialny za sposób dekretacji dokumentów VAT.

• Automatyczny - wówczas dane wprowadzamy do ewidencji VAT, następnie przy pomocy odpowiedniego automatu tworzone są samoczynnie odpowiednie dekrety (które w razie potrzeby uzupełniamy). Nie jest możliwe w tym przypadku usunięcie dekretu lub poprawienie jego kwoty – poprawa kwoty odbywa się wyłącznie poprzez poprawienie kwoty w ewidencji VAT i ponowne wygenerowanie dekretów. Natomiast możliwe jest dopisywanie, modyfikowanie i usuwanie „własnych” pozycji (nie związanych z ewidencją VAT), jak również zmiana kont, na które dokonujemy zapisu.
• Ręczny – wówczas możemy niezależnie wprowadzać dane do ewidencji VAT oraz dekrety na konta

W obu przypadkach program bada zgodność kwoty VAT w ewidencji VAT z sumą dekretów na koncie określonym w parametrach pracy programu jako konto VAT (po odpowiedniej stronie). W przypadku wystąpienia niezgodności dokument jest zapisywany jako niezbilansowany.

Uwaga

Jeśli w parametrach globalnych pracy firmy nie wypełniono parametru VAT naliczony lub VAT należny, program podczas rejestracji dokumentu nie przeprowadza kontroli zgodności zadekretowanego podatku z zapisem w rejestrze VAT.

Wprowadzanie danych z wykorzystaniem automatów dekretujących

Informacja

Automaty dekretujące VAT zostały opisane w punkcieAutomaty VAT.

W trybie wprowadzania zapisów VAT okno przeznaczone do wprowadzania danych do ewidencji VAT wygląda następująco:

W nagłówku mamy kolejno:

• Razem kwota brutto – łączną kwotę brutto dla dokumentu. Pole to zachowuje się różnie w zależności od ustawienia parametrów własnych użytkownika. Jest to albo wartość tylko do odczytu, wyliczana na podstawie pozycji wprowadzonych do ewidencji VAT, albo też program wymaga wprowadzenia na początku globalnej kwoty brutto z dokumentu i kontroluje jej zgodność z sumą kwot brutto z wprowadzonych pozycji VAT.

• Data obowiązku podatkowego VAT - data obowiązku podatkowego oraz okres, w którym zapis zostanie wykazany w ewidencji VAT (domyślnie – okres bieżący). W zależności od ustawienia parametrów globalnych pracy firmy okres ten albo bezwzględnie obowiązuje dla wszystkich zapisów VAT wynikających z bieżącego dokumentu, albo pełni rolę wartości domyślnej, którą można zmieniać dla kolejnych pozycji VAT. Na formatce wprowadzamy datę powstania obowiązku podatkowego (domyślnie: przy sprzedaży data wystawienia, a przy zakupie - data wpływu dokumentu), zaś okres automatycznie pobierany jest jako miesiąc pochodny od tej daty. Istnieje możliwość wprowadzenia okresu jako nieokreślony (ważne np. dla małego podatnika rozliczającego się metodą kasową) poprzez wciśnięcie przycisku (z ikonką nożyczek) z lewej strony pola okres. Nie jest możliwe wprowadzenie zapisu do okresu, dla którego zostały zamknięte rejestry VAT.

  Informacja

  Grupowa zmiana daty obowiązku podatkowego VAT dla wielu pozycji jest dostępna z menu podręcznego, na liście w zakładce 3) VAT;

• Typ rejestru (sprzedaż, zakup) – typ rejestru, do którego trafią zapisy. W przypadku dokumentów o wzorcu Faktura zakupu czy Faktura sprzedaży typ ten jest dobrze określony i nie podlega modyfikacji; w przypadku dokumentu typu Polecenie księgowania – istnieje możliwość wyboru typu rejestru.

• Konto dla kwoty brutto – konto na które trafi kwota brutto z dokumentu. Pole wypełniane w przypadku, gdy korzystamy z automatu księgującego kwotę brutto na pojedyncze konto lub nie korzystamy z żadnego automatu przy dekretowaniu pozycji dokumentu. Jeśli korzystamy z automatu VAT, który księguje kwotę brutto na różne konta, pole to staje się niedostępne.

• Automat dekretujący – automat VAT na podstawie którego zostaną (w oparciu o zapisy w ewidencji VAT) utworzone pozycje dokumentu (dekrety). Pole to jest oczywiście aktywne tylko w przypadku, gdy w parametrach pracy programu ustawiono tryb automatycznego dekretowania dokumentów VAT

• Zapisz tylko do rejestru VAT - standardowo program kontroluje zgodność zapisu podatku VAT w rejestrach, z odpowiednimi zapisami na kontach zdefiniowanych w parametrach globalnych firmy. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że dla danego dokumentu kontrola ta nie jest wykonywana, co umożliwia rozdzielenie w czasie zapisu do rejestru VAT i zadekretowanie danego dokumentu. W oparciu o wcześniejsze wpisy w rejestrze można potem dokonać automatycznego, Automatyczne dekretowanie dokumentów przy pomocy stosownych automatów.

Po wypełnieniu nagłówka, który pełni głównie rolę pomocniczą, należy przejść do wprowadzania właściwych pozycji do ewidencji VAT. Po wybraniu przycisku Dodaj (Popraw) na ekranie pojawi się okno umożliwiające wprowadzenie takiej pozycji.

Podczas wprowadzania danych do ewidencji VAT należy zwrócić uwagę na następujący, bardzo istotny element. Otóż dane wprowadzane w oknie ewidencji VAT mają spełniać następujące funkcje:

• umożliwiać taki zapis w ewidencji VAT, który umożliwi proste sporządzenie deklaracji podatkowej VAT-7
• umożliwić wprowadzenie zapisu do ewidencji VAT w taki sposób, aby możliwa była klasyfikacja danych wg kryteriów zadanych przez użytkownika
• umożliwić automatyczne zadekretowanie pozycji dokumentu, w zależności nie tylko od rodzaju kwoty, ale od pewnych cech zapisu, z jakim ta kwota jest związana (np. czy jest to sprzedaż towaru, czy usługi)

Aby było to w pełni możliwe, niezbędne jest wprowadzenie następującego zestawu informacji:

• Okres dla VAT - pole dostępne tylko wtedy, gdy w parametrach globalnych pracy firmy ustawiono na Tak wartość parametru Różne okresy VAT w jednym dokumencie. Umożliwia wprowadzenie w każdej pozycji dokumentu innego okresu rozliczenia podatku VAT. Podobnie jak w przypadku wprowadzania okresu dla VAT dla całego dokumentu - edytujemy datę powstania obowiązku podatkowego, zaś okres dla VAT automatycznie wyliczany jest na podstawie tej daty. Nie jest możliwe wprowadzenie zapisu do okresu, dla którego zostały zamknięte rejestry VAT.

• Dane kontrahenta - domyślnie podpowiadane są dane kontrahenta figurującego w nagłówku dokumentu, jednakże można wybrać innego, wskazując odpowiednią pozycję w głównej lub pomocniczej kartotece kontrahentów, albo wpisując ręcznie stosowne dane

• Przedmiot opodatkowania - pole jest dostępne, gdy w parametrach firmy wartość parametru Zapisuj w rejestrze VAT informacje o przedmiocie opodatkowania ustawiona jest na TAK. Pole przeznaczone jest do wpisywania informacji o przedmiocie opodatkowana w ewidencji VAT. Treść może być wpisywana manualnie lub wybierana ze słownika (ikonka po prawej stronie pola).

• Grupa podatkowa – jest to pozycja z deklaracji VAT-7, do której ma trafić zapis; w przypadku sprzedaży grupa ta jest automatycznie związana ze stawką VAT. W przypadku wybranych grup niezbędne jest dodatkowe podanie podgrupy (zgodnie ze wzorem deklaracji VAT-7). Dodatkowo, po wybraniu grupy Dostawa towarów i usług (poza krajem) istnieje możliwość zaznaczenia, że dana pozycja jest usługą oraz podanie nazwy tej usługi - na potrzeby ewidencji przewidzianej w art.109 ust.3a ustawy (którą to ewidencję można następnie wydrukować przy pomocy raportu Świadczenie usług poza terytorium kraju)

• Typ odliczenia podatku naliczonego (dotyczy nabyć towarów i usług):

  • 1. Całkowite – dotyczy nabyć towarów i usług przeznaczonych wyłącznie do działalności gospodarczej, w tym wyłącznie do sprzedaży opodatkowanej.

    Do odliczenia = Podatek naliczony * 100%

  • 2. Częściowe A – dotyczy nabyć towarów i usług przeznaczonych wyłącznie do działalności gospodarczej, z tym zarówno do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej;

    Do odliczenia = Podatek naliczony * "Współczynnik odliczenia VAT"

  • 3. Częściowe B - dotyczy nabyć przeznaczonych zarówno do działalności gospodarczej, w tym wyłącznie sprzedaży opodatkowanej, jak i działalności innej niż działalność gospodarcza za wyjątkiem celów osobistych (art. 86 ust. 2a ustawy o VAT).

    Do odliczenia = Podatek naliczony * "Prewspółczynnik odliczenia VAT"

  • 4. Częściowe C - dotyczy nabyć przeznaczonych zarówno do działalności gospodarczej, w tym zarówno sprzedaży opodatkowanej oraz zwolnionej, jak i działalności innej niż działalność gospodarcza za wyjątkiem celów osobistych (art. 86 ust. 2a ustawy o VAT).

    Do odliczenia = (Podatek naliczony * "Prewspółczynnik odliczenia VAT") * "Współczynnik odliczenia VAT"

  • 5. Bez odliczenia – dotyczy nabyć towarów i usług, od których podatek VAT nie podlega odliczeniu.

  Podpowiedź

  Dla firmy jako podatnika VAT, wartości współczynnika i prewspółczynnika dla każdego roku obrotowego należy definiować w parametrach pracy firmy: główne menu programu: Zakładka: Administrator | Sekcja: Konfiguracja | Polecenie: Konfiguracja firmy. Powyższe wartości należy określić w sekcji: Ewidencja VAT, deklaracje.

  Zdarzają się jednak sytuacje, w których wymagane jest zastosowanie innych współczynników i prewspółczynników. Na przykład w jednostkach budżetowych a także taka konieczność może pojawić się w grupach VAT prowadzących sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną.

  Podpowiedź

  Aby udostępnić taką możliwość należy w Parametrach pracy firmy, w sekcji Ewidencja VAT, deklaracje ustawić parametr: Zezwalaj na określenie współczynnika i prewspółczynnika dla pozycji rejestru VAT na TAK.

  W takim przypadku, możliwe jest zastosowanie na pozycji VAT innych wartości współczynnika i prewspółczynnika niż obliczone dla firmy i zapisane w Parametrach pracy firmy.

  

  Po wybraniu w pozycji Odliczenie podatku jednej z pozycji związanych z częściowym odliczeniem, po prawej stronie pola Odliczenie podatku uaktywni się ikona folderu, która umożliwia:

  • wybór zestawu wartości współczynnika i prewspółczynnika, który zostanie użyty do obliczenie podatku do odliczenia. Po wybraniu wartości zgodnych z parametrami konfiguracyjnymi firmy, zostaną one automatycznie pobrane i użyte.

    

  • dodanie do słownika innych wartości współczynników i prewspółczynników, zapisanie a następnie wybieranie w celu obliczenia podatku do odliczenia na pozycji VAT.

    

• Stawka VAT – stawka podatku dla pozycji VAT

• Kwota netto, VAT i brutto – wysokość kwot, jakie trafią do ewidencji VAT (i na konta). W przypadku wprowadzenia kwoty netto, na podstawie stawki VAT kwota podatku i brutto zostaje automatycznie wyliczona. Jednak możliwe jest naniesienie poprawek w wysokości podatku VAT (np. na poczet błędów zaokrągleń). Kwota brutto jest zawsze (za wyjątkiem dokumentów zaznaczonych jako korekta) sumą kwot netto i VAT.

• Wyróżniki – jest to zestaw warunków opisujących daną pozycję VAT. Dla każdego typu operacji (zakup/sprzedaż) istnieje cztery zbiory cech (wyróżników) za pomocą których możemy opisywać pozycje VAT (zawartość tych zbiorów może być modyfikowana przez użytkownika, który może dodawać bądź usuwać cechy). Każdą pozycję możemy opisać więc maksymalnie czterema cechami (po jednej z każdego zbioru). Cechy te są zapisywane razem z pozycją do rejestru VAT i możemy w oparciu o nie filtrować, grupować czy sumować zapisy w rejestrach VAT, sporządzając zestawienia wg własnych kryteriów. Jednocześnie w oparciu o te cechy oraz stawkę VAT i rodzaj kwoty (netto, brutto, VAT) program może automatycznie utworzyć dekrety w dokumencie. Sposób tworzenia tych dekretów (zależny od opisanych wyżej parametrów) użytkownik może określić sam, definiując odpowiedni automat VAT. Jeśli tego nie uczyni – dla każdej kombinacji powyższych warunków tworzona jest osobna pozycja w dokumencie, którą należy ręcznie zadekretować.

Po wprowadzeniu wszystkich pozycji do okna ewidencji VAT zatwierdzamy okienko przyciskiem Zapisz lub skrótem klawiaturowym [F10]. W tym momencie zostaje wprowadzony zapis do ewidencji VAT oraz (w zależności od parametrów pracy programu) mogą być automatycznie utworzone dekrety (pozycje) dokumentu po przyciśnięciu przycisku Zapisz + Dekretuj lub użyciu skrótu klawiaturowego F9. Podczas automatycznego tworzenia dekretów obowiązuje następująca zasada:

• Jeśli w nagłówku okna ewidencji VAT został podany automat dekretujący VAT, wówczas tworzenie dekretów odbywa się zgodnie z tym automatem
• Jeśli w nagłówku okna ewidencji VAT nie został podany automat dekretujący, zaś w parametrach pracy programu ustawiony jest tryb automatycznego dekretowania VAT, z każdej kwoty w ewidencji VAT zostaje utworzony osobna pozycja dokumentu (trzy z każdego wiersza w ewidencji VAT – odpowiednio dla kwoty netto, VAT, brutto). Pozycje te nie będą zadekretowane i użytkownik musi ręcznie wprowadzić konta, na które trafią wygenerowane zapisy. Nie ma on natomiast on możliwości poprawienia kwot w tak utworzonych pozycjach. Poprawienie kwot w tym przypadku możliwe jest wyłącznie poprzez poprawienie zapisów w ewidencji VAT i ponowne wygenerowanie dekretów (dotychczasowe dekrety dokumenty związane z ewidencją VAT zostaną usunięte)
• Jeżeli w parametrach pracy programu został ustawiony tryb ręcznego dekretowania zapisów VAT (a co za tym idzie nie wybrano automatu dekretującego), to program pyta, czy automatycznie utworzyć pozycje VAT i po potwierdzeniu tworzy je analogicznie, jak w poprzednim przypadku, gdy nie wybrano automatu VAT. Różnica polega na tym, że w tym trybie możliwe jest późniejsze poprawienie lub usunięcie utworzonych automatycznie pozycji. Poza tym – po ponownym wywołaniu okna ewidencji VAT i zmodyfikowaniu zapisów możliwe jest (analogicznie jak poprzednio) automatyczne utworzenie nowych pozycji bez usuwania pozycji poprzednio utworzonych.
• Podczas tworzenia pozycji dokumentu, w przypadku dekretowania kwot brutto na konto rozrachunkowe, w przypadku ustawienia parametrów pracy systemu na ręczne rozliczanie rozrachunków przy wprowadzaniu dokumentów na ekranie pojawi się dodatkowe okno, pozwalające rozliczyć rozrachunek związany z tą pozycją. Okno to będzie identyczne jak w przypadku wprowadzania pozycji dla dokumentu zwykłego i zostało opisane wcześniej.

Wprowadzanie danych z wykorzystaniem automatów dekretujących zawierających znaki globalne lub grupy kont

W procesie definiowania automatów VAT można zdefiniować automat, który dla wybranych pozycji będzie miał zamiast konkretnej wartości konta jego maskę, lub też grupę kont. W takiej sytuacji wprowadzanie danych do rejestru VAT będzie odbywać się w sposób analogiczny jak opisano w poprzednim podrozdziale, jednak sposób działania automatu będzie nieco inny.

Jeśli automat natrafi na układ wyróżników, który uzasadnia dekretację na grupę lub maskę kont, na ekranie pojawi się formatka zawierająca wszystkie konta wchodzące w skład grupy/maski.

Użytkownik ma w tym momencie możliwość zdecydowania o tym, na jakie konta będzie dekretowana kwota pobrana z rejestru VAT.

Wprowadzanie danych bez wykorzystania automatów dekretujących

Użytkownik ma możliwość rejestrowania danych bez korzystania z automatów dekretujących. W szczególności, jeśli nie stosuje dodatkowej klasyfikacji zapisów w rejestrach VAT, może także zrezygnować ze stosowania wyróżników. Co prawda rezygnacja z automatów powoduje konieczność dwukrotnego wprowadzania tych samych danych – raz do rejestru VAT, drugi raz na konta, jednak w zamian otrzymujemy uproszczenie interfejsu użytkownika.

W tym trybie pracy w oknie rejestracji VAT nie pojawiają się pola związane z automatem dekretującym, kontami oraz wyróżnikami. Natomiast należy ręcznie ustawić wszystkie parametry pozycji VAT. Należy pamiętać, że zawartość formatki może się zmieniać zależnie od wybranych parametrów np. niektóre grupy podatkowe mogą wymagać dodatkowego zdefiniowania podgrupy podatkowej a dla grup podatkowych związanych z transakcjami, w których podatnikiem jest nabywca, jeżeli odliczenie podatku naliczonego miałoby nastąpić w okresie późniejszym niż okres naliczenia podatku należnego, należy zmienić domyślny okres ustawiony w polu Okres odliczenia podatku, przykład poniżej:

Jeśli w dokumencie nie istnieją jeszcze żadne pozycje program w momencie zatwierdzania okna VAT proponuje ich automatyczne utworzenie. Dla każdego zapisy w rejestrze VAT zostają utworzone trzy pozycje w dokumencie: na kwotę netto, brutto i VAT. Pozycje te zawierają kwoty identyczne jak w ewidencji VAT, są jednak nie zadekretowane. Użytkownik ma możliwość swobodnej manipulacji zarówno kwotami jak i kontami w tak utworzonych pozycjach.

Automatyczne rejestrowanie w VAT oraz dekretowanie na kontach kosztów eksploatacji z samochodami

Informacja

Stosowane skróty:

• KUP - koszty uzyskania przychodów;
• nKUP - koszty nie stanowiace kosztów uzyskania przychodów

Aby w pełni zautomatyzować proces rejestrowania w VAT zakupów dotyczących samochodów wykorzystywanych w firmie oraz naliczenia kwot kosztów, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należy:

1. Wprowadzić dane wszystkich samochodów do kartoteki: Kartoteka pojazdów, których koszty eksploatacji, raty za najem / dzierżawę / leasing lub raty za ubezpieczenie mają być księgowane;
2. Przygotować odpowiedni automat VAT, przeznaczony do dekretowania kosztów związanych z samochodami. Przykład przygotowania takiego automatu, razem z zestawem przykładowych wyróżników VAT znajduje się w punkcie: Przykładowy automat księgowania kosztów eksploatacyjnych samochodów;

Po przygotowaniu danych o samochodach w kartotece oraz odpowiedniego automatu VAT i przypisaniu go do odpowiedniego typu dokumentu można przystąpić do rejestrowania wydatków na samochody firmowe. Wystarczy znać numery rejestracyjne samochodów, których dotyczą obliczane koszty a reszta dzieje się automatycznie.

Tak jak w pozostałych przypadkach w Wapro Fakir Finanse i księgowość, proces dekretowania rozpoczyna się od rejestrowania pozycji VAT, które później w procesie dekretowania zostaną zaksięgowane na konta księgowe.

W pierwszej kolejności należy wprowadzić dane nagłówkowe dokumentu, wybrać na zakładce 3) VAT nazwę przygotowanego wcześniej automatu VAT, podobnie do poniższego przykładu:

W kolejnym kroku należy uruchomić okno dodawania nowej pozycji VAT do rejestru. Można to zrobić przyciskając przycisk Dodaj lub używając skrótu [Ins], następnie należy:

• przycisnąć przycisk Tryb 50% odliczenia kwoty podatku naliczonego. Zakładka 5) KUP zostanie uruchomiona automatycznie w trybie rejestrowania kosztów dotyczących samochodów użytkowanych w firmie;

  

• otworzyć zakładkę 5) KUP,

  

  w tym przypadku należy jeszcze :

  • wybrać opcję Specjalny tryb obliczania kwot kosztu (koszty eksploatacji pojazdów);
  • a następnie przycisnąć przycisk oznaczony Przycisk - Kalkulator - , wyświetloną powyżej.

Obie metody uruchamiania obliczeń kosztów uzyskania przychodów (KUP), prowadzą do tego samego efektu.

Pozycja dokumentu VAT - zakładka "5) KUP" w trybie naliczania kosztów podatkowych wydatków na samochody

Program może naliczać koszty uzyskania przychodów (KUP) wynikające z:

• Kosztów eksploatacyjnych samochodów;
• Z rat najmu / dzierżawy / leasingu;
• Z rat ubezpieczenia;

Aby ustawić odpowiedni tryb obliczeń, na formatce powyżej należy odpowiednio ustawić opcję w polu wskazanym niebieską strzałką. Dostępne są opcje:

• Koszty eksploatacyjne
• opłaty leasingowe (dotyczy również rat za najem lub dzierżawę);
• Ubezpieczenie pojazdu

W przypadku księgowania dokumentu dotyczącego kosztów eksploatacji jednego samochodu, wystarczy jeszcze określić jego rodzaj oraz sposób wykorzystania w firmie, w polu poniżej. Oznaczone zieloną strzałką na powyższym przykładzie. Dostępne są następujące opcje:

• Osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej;
• Osobowy do działalności gospodarczej i innych celów;
• Osobowy prywatny - dotyczy PIT (prywatny właściciela, wykorzystywany w prowadzonej działalności);
• Inny wyłącznie do działalności;

Uwaga

Obliczenia KUP:

• kosztów eksploatacji jednego samochodu, lub kilku samochodów jednego typu, o tym samym wykorzystaniu, można wykonać w programie bez wchodzenia do kartoteki: Kartoteka pojazdów i wybierania konkretnych samochodów. Program wykona odpowiednie obliczenia, zarejestruje VAT oraz zadekretuje dokument. Jedynie nie zarejestruje automatycznie w dokumencie numeru rejestracyjnego, którego dotyczy koszt oraz rodzaju transakcji.
• W przypadku obliczeń KUP innych niż od kosztów eksploatacyjnych, wymagane jest wybranie samochodu z: Kartoteka pojazdów. Program pobiera dane z tej kartoteki wymagane do obliczeń. Wybór samochodów z kartoteki wykonuje się po przyciśnięciu przycisku oznaczonego brązową strzałką na powyższym przykładzie.

W przypadku wyboru samochodów z kartoteki, program zapisuje numery rejestracyjne samochodów w dokumencie, rodzaj operacji oraz udział samochodu w kwocie naliczanego kosztu.

W przypadku wyboru co najmniej dwóch lub więcej samochodów z kartoteki, na przykład:

Program wyświetli dodatkowe okno pozwalające określić udział kwotowy lub procentowy wybranego samochodu w rejestrowanym koszcie. Po otwarciu program dzieli kwotę kosztu równo pomiędzy wybrane pozycje kartoteki. Aby zmienić zaproponowane wartości wystarczy w odpowiedniej kolumnie: Kwota brutto lub Udział (%), w wybranym pojeździe przycisnąć klawisz Enter i zmienić wartość kwoty lub udziału.

Uwaga

Aby zapisać dane wprowadzone na oknie, suma udziałów procentowych musi być równa 100%.

Zdarza się czasem, że suma udziałów procentowym, po podziale kwotowym różni się od 100%. Powyższa formatka w polach Różnica wyświetla te odchylenia. Aby skorygować dokonany podział kwoty wystarczy wskazać wiersz (samochód), który ma zostać skorygowany o naliczoną różnicę. Po przyciśnięciu przycisku oznaczonego symbolem zielonego plusa różnica zostanie skorygowana. Po dokonaniu podziału kosztu pomiędzy samochody, dokonaniu ewentualnych korekt, dane wyświetlone na oknie mogą zostać zapisane przyciśnięciem przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10].

Po wybraniu samochodów i zapisaniu danych, na formatce pozycji VAT, dane w zakładce 5) KUP zostają natychmiast zaktualizowane, zgodnie z dokonanym wyborem. Przykład powyżej.

Informacja

Obok ikony oznaczającej wybór samochodu z kartoteki, po prawej stronie dostępne są jeszcze dwie ikony, kolejno:

• Podgląd listy wybranych samochodów oraz ich udziałów w kwocie kosztu;
• Usuwanie dokonanego wcześniej wyboru samochodów i ich udziałów w kwocie;

Po zakończeniu konfigurowania parametrów obliczeń to znaczy wybraniu rodzaju obliczeń, wybraniu samochodów, można przystąpić do zapisania formatki VAT / Dodaj. W przypadku wybrania z kartoteki: Kartoteka pojazdów:

• pojazdów ze 100% odliczeniem VAT, w powyższym przykładzie należałoby zmienić tylko typ odliczenia VAT i można by po zdefiniowaniu wyróżników VAT:

  • zapisać pozycję VAT - przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
  • Zapisać i zadekretować - przyciskając przycisk Zapisz + Dekretuj lub używając skrótu [F9];

• przynajmniej jednego samochodu wymagającego podlegającego 50% odliczeniu VAT, można po zdefiniowaniu wyróżników VAT:

  • Zapisać pierwszą pozycję VAT przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
  • Zapisać drugą pozycję VAT przyciskając przycisk Zapisz lub używając skrótu [F10];
  • Po zapisaniu obu pozycji VAT, na oknie księgowanego dokumentu, zadekretować zapisy przyciskając przycisk Dekretuj lub używając skrótu [F9];

Po zapisaniu takiego dokumentu zakupu, w trybie edycji można odczytać informację na temat wykonanych obliczeń:

Informacja

W przypadku edycji naliczonych danych przez kalkulator, opis zostanie usunięty.

Na zakończenie informacja uzupełniająca na temat automatycznej zmiany ustawień przycisku Tryb 50% odliczenia kwoty podatku naliczonego. Aktualnie przycisk przeznaczony jest do tworzenia dwóch zapisów VAT w rejestrze VAT. Dlatego jeżeli na przykład:

• przycisk zostanie włączony przez użytkownika przed ustawieniem rodzaju samochodu lub wyborem samochodów z kartoteki, które mają wyłącznie 100% odliczenia VAT, program sam wyłączy przycisk i odwrotnie.
• przycisk nie został włączony a wybrany zostanie na formatce pozycji VAT lub chociaż jeden samochód wymagający 50% odliczenia VAT z kartoteki, program sam włączy przycisk.

Działanie powyżej przygotowanego Automatu VAT zaprezentowane jest w: Przykład dekretowania i rejestrowania w VAT kosztów podatkowych pojazdów samochodowych.

Weryfikacja kontrahenta na Białej Liście

Omówiona została w Dziale "Ewidencja VAT".

Kartoteka kontrahentów pomocniczych

W przypadku firm prowadzących m.in. sprzedaż detaliczną istnieje często praktyka rejestrowania tego typu transakcji na jednym koncie, bez tworzenia osobnych subanalityk dla każdego kontrahenta. Jednocześnie jednak, jeśli dla danego kontrahenta wystawiany jest dokument VAT, niezbędne jest wprowadzenie jego danych do ewidencji VAT.

W programie Wapro Fakir Finanse i księgowość operację taką należy przeprowadzić w sposób następujący:

• w parametrach pracy systemu ustawić kontrahenta Sprzedaż detaliczna
• tego kontrahenta wstawić w nagłówku dokumentu
• podczas wprowadzania danych do rejestru VAT wprowadzić dane kontrahenta dla którego wystawiana jest faktura (tzw. kontrahenta pomocniczego)

W celu uniknięcia konieczności wielokrotnego ręcznego wpisywania danych tego samego kontrahenta, wprowadzono dodatkową kartotekę kontrahentów pomocniczych. Podczas wprowadzania informacji o kontrahencie do ewidencji VAT, o ile w nagłówku dokumentu jest ustawiony kontrahent Sprzedaż detaliczna, program po wprowadzeniu NIP-u wyszukuje kontrahenta w tej kartotece i automatycznie wypełnia odpowiednie pola. Jeśli kontrahent nie zostanie znaleziony program po wprowadzeniu danych przez operatora proponuje jego dopisanie do kartoteki.

Niezależnie od powyższego mechanizmu każdorazowo podczas wprowadzania danych do ewidencji VAT możliwy jest (na żądanie operatora) dostęp zarówno do kartoteki głównej kontrahentów jak i kartoteki kontrahentów pomocniczych. Dostęp ten zapewniają odpowiednie przyciski w oknie wprowadzania pozycji do rejestru VAT.

Dostęp do kartoteki kontrahentów pomocniczych jest możliwy również z menu głównego programu po wybraniu funkcji Definicje | Kartoteki | Kontrahenci pomocniczy.

Rejestrowanie sprzedaży detalicznej

Księgowanie sprzedaży detalicznej oraz odpowiednio rejestrowanie jej w rejestrach VAT może polegać ręcznym zaksięgowaniu lub zaimportowaniu z innego systemu, na przykład programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn: paragonów, raportów dobowych, miesięcznych z kas oraz ze względu na wykazywanie ich w plikach JPK_VAT, również faktur wystawionych do paragonów (faktury takie będziemy określać jako faktury do paragonów). Aby nie podwajać sprzedaży detalicznej w przypadku kiedy sprzedaż została już zaksięgowana i zarejestrowana w VAT na podstawie paragonów lub raportów z kasy, po zarejestrowaniu w VAT faktur do paragonów, w rejestrach VAT powinien powstać odpowiedni zapis korygujący, zmniejszający sprzedaż detaliczną.

Aby ułatwić obsługę sprzedaży detalicznej i spełnić wymagania Ministerstwa Finansów dotyczące sposobu raportowania sprzedaży w plikach JPK_VAT, w programie przyjęto następujące zasady:

• W każdym okresie rozliczeniowym cała sprzedaż detaliczna jest w całości rejestrowana w VAT na podstawie paragonów lub raportów z kas bez korygowania o wystawione faktury do paragonów. W przypadku księgowania ręcznego, w zakładce Dokument pozycji VAT należy zaznaczyć opcję: Paragon, sprzedaż detaliczna na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej:

  

  Spowoduje to, że takie zapisy rejestru zostaną zgodnie z zaleceniem Ministerstwa Finansów zgrupowane w jednym wierszu pliku JPK_VAT. W przypadku importu dokumentów z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn za pośrednictwem pliku wymiany danych WAPRO XML, takie dokumenty zostaną automatycznie oznaczone jak wyżej.

• W przypadku rejestrowania w VAT faktur do paragonów, każdy taki dokument powinien w zakładce Dokument pozycji VAT powinien być oznaczony jako Faktura do paragonów, jak na przykładzie poniżej

  

  W przypadku importu dokumentów z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn za pośrednictwem pliku wymiany danych WAPRO XML, takie dokumenty zostaną automatycznie oznaczone jak wyżej. Pozwoli to, rozliczając kolejny okres rozliczeniowy VAT naliczyć automatycznie korektę sprzedaży detalicznej o wystawione faktury do paragonów.

Wprowadzanie dokumentów walutowych

Jeśli wprowadzając nagłówek dokumentu zostanie zaznaczona opcja Dokument walutowy, wówczas w zakładce VAT pojawią się dodatkowo pozycje umożliwiające wybranie waluty oraz jej kursu.

Jeśli zostanie wybrana waluta obca, wówczas proces wprowadzania pozycji VAT będzie przebiegał nieco inaczej.

Na formatce wprowadzania pozycji VAT pojawią się dodatkowo pola pozwalające na wpisanie kwoty w walucie, która następnie zostaje automatycznie przeliczona na PLN zgodnie z kursem podanym w oknie VAT. Zwalnia to użytkownika posiadającego dokument walutowy z konieczności samodzielnego wyliczania kwoty w złotówkach w celu jej wprowadzenia do rejestru. Również kontrola kwoty brutto dla dokumentu dotyczy w takiej sytuacji sumy kwot wprowadzonych dla dokumentu w walucie obcej.

Dodatkowo, jeśli wykorzystujemy automaty VAT, na wszystkie konta zdefiniowane w planie kont jako walutowe zostaną wprowadzone (oprócz złotówek) także odpowiednie dekrety w walucie obcej. Podobnie - zostanie założony w tej walucie rozrachunek, o ile konto rozrachunkowe zostało zdefiniowane jako walutowe.

Wprowadzanie dokumentów składowych VAT marża

Informacja

Aby w programie była możliwość obsługi procedur VAT marża, w parametrach firmy, wartość parametru Obsługa procedur VAT marża musi mieć wartość tak.

Przy włączonej obsłudze marży, na formatce pozycji VAT dostępna jest dodatkowa zakładka o nazwie 4 VAT Marża. Rejestrując nowy dokument składowy VAT marża należy po pierwsze wybrać tryb Dokument składowy procedury VAT marża. W przypadku dokumentów sprzedaży będą to podobnie jak to widać na poniższym przykładzie faktury VAT marża. Natomiast tworząc dokument rozliczenia VAT marża należy odpowiednio wybrać tryb: Dokument wynikowy procedury VAT marża.

Jeżeli podczas tworzenia nowego dokumentu:

• trzeba dodać nową procedurę VAT marża w słowniku i wystarczy automatycznie nadana nazwa, w takim przypadku wystarczy włączyć opcję + otwórz nową procedurę. Jeżeli opcja zostanie włączona, automatycznie zostanie utworzona transakcja, której nazwa zostanie utworzona na podstawie numeru aktualnie tworzonego dokumentu:

• jeżeli transakcje / procedury VAT marża muszą mieć inną nazwę lub trzeba wybrać istniejącą już w słowniku nazwę procedury, należy otworzyć przyciskiem oznaczonym ikoną - słownik procedur VAT marża. Na ekranie wyświetlone zostanie okno Słownik procedur VAT marża, podobne do poniższego przykładu. Po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu [Ins] pojawi się okienko umożliwiające dodanie nowej transakcji lub edycję wcześniej utworzonej:

  

  Zarejestrowane w słowniku transakcje można deaktywować. Takie nieaktywne transakcje, nawet jeżeli będą nierozliczone, nie będą widoczne na rozwijanych listach transakcji oraz w przeglądarce rejestrów VAT w trybie Obsługa procedur VAT marża, po zaznaczeniu opcji Ukryj archiwalne. Aby uczynić transakcję archiwalną należy wybrać ją w słowniku i otworzyć ją w trybie edycji a następnie na wyświetlonej formatce zaznaczyć opcję Przeniesiona do archiwum (nieaktywna).

Na podobnej zasadzie dokumenty nabyć mogą być wiązane z zdefiniowanymi transakcjami VAT marża. W ich przypadku, w zakładce 4 VAT Marża dostępne są tylko dwa tryby pracy:

• Dokument nie związany z procedurą VAT marża
• Dokument składowy procedury VAT marża (nabycie)

Tak zarejestrowane dokumenty składowe procedur VAT marża można wyświetlić i przejrzeć w przeglądarce rejestrów VAT. W tym samym oknie można rozliczać procedury VAT marża, zatwierdzać je a tym samym rejestrować naliczoną marżę oraz podatek należny w rejestrach sprzedaży VAT.

Wprowadzanie faktur eksportowych

Generalnie faktury eksportowe wprowadza się w sposób analogiczny jak pozostałe dokumenty, jednakże może pojawić się w tym przypadku problem z wprowadzeniem odpowiednich zapisów do rejestrów VAT. Wynika to z faktu, że przed otrzymaniem dokumentu potwierdzającego opuszczenie przez towar obszaru Polski nie jest znany kurs, wg którego należy wycenić zapisy walutowe, a tym samym kwota, jaka ma zostać wprowadzona. Dodatkowo w skrajnym przypadku może wystąpić sytuacja, że towar w ogóle nie opuści kraju i konieczne będzie jego zaewidencjonowanie sprzedaży ze stawką krajową.

Z tego powodu w programie stworzono możliwość zapisania faktury eksportowej z pominięciem zapisów w rejestrze VAT, a następnie – po wyjaśnieniu sytuacji – wprowadzenie odpowiedniego zapisu do rejestru bezpośrednio z modułu ewidencji VAT (przy pomocy przycisku Dodaj, dostępnego po wywołaniu okna Ewidencja VAT/Przeglądanie/Rejestr sprzedaży).

Wprowadzanie wyciągu bankowego

Zbiorczy dokument finansowy

W przypadku dodawania pozycji do dokumentu opartego o wzorzec Zbiorczy dokument finansowy, program umożliwia wywołanie formatki bądź w sposób standardowy, bądź specyficzny dla tego typu wzorca.

Informacja

W programie, domyślnie wyciąg bankowy (WB) oparty jest o typ dokumentu o nazwie zbiorczy dokument finansowy. Program oczywiście umożliwia tworzenie własnych typów dokumentów, również opartych o zbiorczy dokument finansowy.

W drugim przypadku formatki poprzez przyciski +/- na klawiaturze numerycznej) program automatycznie ustawia się po stronie, w której wpisywać będziemy konto przeciwstawne. Po wpisaniu numeru konta i kwoty program automatycznie uzupełnia drugą stronę dekretu numerem konta kasy/banku wprowadzonym podczas definiowania typu dokumentu oraz kwotą identyczną jak wprowadzona po stronie przeciwstawnej.

Zbiorczy dokument finansowy poza klasycznymi przelewami kwoty brutto transakcji na rachunek rozliczeniowy firmy, umożliwia również rejestrowanie transakcji typu podzielona płatność charakteryzujących się tym, że przeprowadzane są najczęściej w dwóch etapach:

• Obciążenie rachunku - zapłata za fakturę zakupu:

  • I etap - kwota VAT transakcji przeksięgowywana jest rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy firmy. Przeksięgowywana jest dostępna na rachunku VAT kwota, jeżeli na rachunku VAT nie ma środków, brakująca kwota VAT komunikatu przelewu pobierana jest z rachunku rozliczeniowego;
  • II etap - kwota brutto transakcji przelewana jest na konto dostawcy;

• Uznanie rachunku - rozliczenie faktury sprzedaży:

  • I etap - kwota brutto księgowana jest na rachunku rozliczeniowym firmy;
  • II etap - kwota VAT komunikatu przelewu przeksięgowywana jest na rachunek VAT;

Formatka dodawania pozycji jest tak zaprojektowana aby wygodnie było wprowadzać oba dekrety równocześnie jak i niezależnie. Sposób księgowania zależy od sposobu tworzenia wyciągu, czy operacje przeksięgowań pomiędzy rachunkami rozliczeniowymi a rachunkami VAT są prezentowana szczegółowo czy też zbiorczo, a jeżeli szczegółowo to jak są sortowane. Czy obie operacje, obu etapów widoczne są jedna za drugą czy też nie. W przypadku długich wyciągów dobór sposobu księgowania będzie miał znaczenie.

Uwaga

Przed rozpoczęciem księgowania transakcji podzielonej płatności należy zarejestrować oba rachunki bankowe w kartotece rachunków rachunek rozliczeniowy oraz rachunek VAT, powiązać je oraz przypisać im odpowiednie numery kont księgowych.

Podzielona płatność

Automatyczne księgowanie

Aby zarejestrować automatycznie transakcję podzielonej płatności po wprowadzeniu dekretowania kwoty brutto komunikatu przelewu:

na okienku dodawania pozycji wyciągu należy zaznaczyć opcję Podzielona płatność, na oknie pojawią się dwie zakładki:

• 1) podstawowe - na zakładce znajduje się dekret kwoty brutto;
• 2) Podzielona płatność - na zakładce znajdują się dane komunikatu przelewu;

W sekcji Komunikat przelewu należy uzupełnić brakujące dane. Jeżeli na pierwszej zakładce wybrany został kontrahent, numer NIP zostanie automatycznie uzupełniony, wystarczy podać numer faktury oraz kwotę VAT komunikatu przelewu. W sekcji Przeksięgowanie VAT w polu Kwota VAT musi być uzupełniona kwota rzeczywistego przeksięgowania kwoty VAT pomiędzy rachunkami. W przypadku rejestrowania obciążenia rachunków podzieloną płatnością, kwota przeksięgowywanej kwoty pomiędzy rachunkami może być różna od kwoty VAT z komunikatu przelewu.

Po zaznaczeniu na zakładce opcji Generuj dekret przeksięgowania kwoty VAT, po przyciśnięciu przycisku Zapisz lub użyciu skrótu [F10], transakcja zostanie automatycznie zadekretowana. Podobnie jak na poniższym przykładzie:

W sytuacji kiedy wyciągi bankowe nie pozwalają na automatyczne księgowanie całej transakcji podzielonej płatności, oba dekrety muszą być zaksięgowane oddzielnie.

Rejestrowanie przeksięgowania pomiędzy rachunkami niezależnie od księgowania kwoty brutto

Księgowanie podzielonej płatności w dwóch niezależnych dekretach, polega na zarejestrowaniu najpierw kwoty brutto komunikatu przelewu, dokładnie tak jak to opisano wyżej, różnica polega na tym, że na drugiej zakładce nie należy zaznaczyć opcji Generuj dekret przeksięgowania kwoty VAT, na zakładce 2) Podzielona płatność wystarczy uzupełnić dane w sekcji Komunikat przelewu, tak jak na poniższym przykładzie:

Po zapisaniu pozycji na wyciągu pojawi się dekret dotyczący kwoty brutto komunikatu, jak poniżej. Poniżej zaprezentowany jest przykład drugiego dekretu. Po dojściu do księgowania drugiego dekretu, na zakładce 1) Podstawowe należy wprowadzić drugi dekret, jak niżej:

natomiast na zakładce 2) Podzielona płatność wystarczy wprowadzić unikalny fragment numery NIP i rozwinąć listę rozwijaną, na której widoczne będą dane komunikatu. Po jego wybraniu dane komunikatu zostaną automatycznie uzupełnione. Widok poniżej:

Po jego zapisaniu na wyciągu pojawi się drugi dekret:

Rozrachunki

W trakcie dekretowania kwoty brutto przelewu, rozliczenia krajowej transakcji wyrażonej w złotych polskich wykonanej metodą podzielonej płatności, w rozrachunkach widoczne są wszystkie informacje zawarte w komunikacie przelewu, przykład poniżej:

W rozrachunkach widoczne sa kolumny:

• PP - * oznacza płatność rozliczoną metodą podzielonej płatności;
• PP NIP - oznacza numer NIP komunikatu przelewu;
• PP nr faktury - oznacza numer faktury komunikatu przelewu;
• PP VAT komunikatu - oznacza kwotę VAT komunikatu przelewu;
• PP VAT przeksięgowania - oznacza kwotę VAT rzeczywistego przeksięgowania pomiędzy rachunkiem rozliczeniowym a rachunkiem VAT;

Zakładka "Nr rachunku bankowego" w prostym dokumencie finansowym oraz zbiorczym (ZDF)

Wprowadzanie numeru rachunku bankowego kontrahenta w pozycjach wyciągów bankowych oraz dokumentach finansowych stało się konieczne w celu weryfikacji tych danych w wykazie podatników VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Numer rachunku bankowego, musi być zarejestrowany w pozycji dokumentu tylko w przypadku kiedy musi być zweryfikowany.

Informacja

W przypadku importu wyciągów bankowych z plików, numer dla przelewów własnych jest zapisywany automatycznie (dla operacji, w których konto rozrachunkowe znajduje się po stronie WN / Dt).

Dla przykładu, poniżej widok dekretowania pozycji wyciągu bankowego:

po wprowadzeniu konta rozrachunkowego kontrahenta, w zakładce Nr rachunku bankowego można wprowadzić numer rachunku, na dobro którego wykonany został przelew. Przykład poniżej:

Jeżeli numer rachunku bankowego kontrahenta zapisany jest w kartotece kontrahentów, można go wybrać z kartoteki przyciskając przycisk oznaczony ikoną: , znajdującą się po prawej stronie pola numeru rachunku bankowego.

Uwaga

Aby weryfikacja mogła być w\prawidłowo wykonana, ważne jest aby numer NIP kontrahenta oraz wybrany numer rachunku bankowego były prawidłowe.

Po zarejestrowaniu numerów rachunków bankowych w wyciągach, numer rachunku zostanie zarejestrowany w utworzonym rozrachunku dokumentu finansowego. Sam proces sprawdzania występowania tego numeru w wykazie podatników opublikowanym przez Ministerstwo Finansów należy przeprowadzić w oknie przeglądarki rozrachunków.

Walutowy wyciąg bankowy

Opisana poniżej funkcjonalność dotyczy działania wszystkich dokumentów opartych na zbiorczym dokumencie finansowym. Wyciąg bankowy jest najbardziej typowym przykładem zastosowania tego typu dokumentu. W programie jako jedyny systemowy dokument domyślnie tworzony w oparciu o ten wzorzec - zbiorczy dokument finansowy. Zewnętrznie taki dokument nie różni się niczym od innych dokumentów, różni się nieco działaniem, tak aby ułatwić użytkownikom pracę podczas dekretowania dokumentów finansowych a szczególnie dekretowania operacji walutowych na kontach magazynu walut. Poniżej przedstawiona jest typowa formatka wyciągu bankowego:

Umożliwia ona otwarcie okna dodawania pozycji dokumentu (dekretu) na dwa sposoby różniące się kolejnością wypełniania pól stron dekretu. Aby uruchomić okno umożliwiające dekretowanie od strony:

• DT - należy przycisnąć klawisz "szary +" na klawiaturze komputera lub przycisnąć przycisk "+" na formatce (przyciski '+' i '-' na powyższym przykładzie zaznaczone czerwonym kwadratem);
• CT - należy przycisnąć klawisz "szary -" na klawiaturze komputera lub przycisnąć przycisk "-" na formatce (przyciski '+' i '-' na powyższym przykładzie zaznaczone czerwonym kwadratem);

Informacja

Działanie przycisku Dodaj lub użycie skrótu [Ins] niczym się nie różni od pierwszego z opisanych przypadków.

Po wybraniu dowolnego trybu uruchomienia formatki dodawania pozycji, na początku kursor ustawia się zawsze w polu Opis pozycji. Różnica pojawia się dopiero po wyjściu z tego pola. W pierwszym z omówionych wyżej trybów kursor zostanie przeniesiony do pola konto po stronie DT a w drugim trybie do analogicznego pola po stronie CT. W każdym z tych przypadków, kursor po wyjściu z pola konto będzie przenosił się kolejno do następnych pól po tej samej stronie. Ze względu na to, że dekrety w dokumentach finansowych najczęściej są symetryczne, formatka umożliwia przekopiowanie wszystkich wartości z jednej strony dekretu na drugą.

Do kopiowania służą skróty klawiszowe:

• Alt + <- (Alt + strzałka w lewo) - kopiowanie wartości pól z prawej strony do lewej (z CT -> DT)
• Alt + -> (Alt + strzałka w prawo) - kopiowanie wartości pól z lewej strony do prawej (z DT -> CT)

lub przyciski na formatce wprowadzania pozycji dokumentu. Na poniższym przykładzie widoczna jest formatka uruchomiona "szarym '-'" (szarym znakiem minus) i po stronie DT widoczny jest zaznaczony czerwonym kwadratem przycisk do kopiowania danych z prawej strony dekretu na lewą. Odpowiednio na formatce uruchomionej "szarym '+'" (szarym znakiem plus) widoczny byłby przycisk po stronie CT dekretu.

Po przekopiowaniu kursor przenoszony jest na stronę docelową, do pola konto.

Opisana wyżej funkcjonalność ułatwia symetryczne dekretowanie pozycji wyciągu bankowego, pozwala również dostosować sposób księgowania do swoich upodobań. Jednak stosowanie powyżej opisanych mechanizmów jest jedyną metodą szybkiego dekretowania rozchodów walut z kont magazynu walut. Wynika to z faktu, że kurs rozliczeniowy waluty podczas dekretowania może być ustalony przez program po wprowadzeniu kodu waluty oraz rozchodowywanej kwoty w walucie czyli pól po stronie CT. Dopiero tak wyliczony kurs może zostać przeniesiony na stronę CT dekretu.

Dokładnie taką sytuację prezentuje powyższy przykład. Formatka została uruchomiona szarym '-' (minusem). Po wpisaniu treści opisu i wprowadzeniu po stronie CT konta walutowego, wybraniu kodu waluty i kwoty w walucie, program automatycznie obliczył kurs rozchodowywanej waluty. W tym momencie wystarczy przycisnąć przycisk na formatce lub użyć skrótu Alt + <-. Dane zostaną odpowiednio przekopiowane a kurs umieszczony w polu konto po stronie CT. Po wybraniu konta można zapisać zadekretowaną pozycję wyciągu bankowego.

Opisy i cechy dokumentów

Cechy dokumentów

Podczas wprowadzania dokumentów użytkownik ma możliwość przyporządkowania zarówno całym dokumentom jak i poszczególnym dekretom dowolnej ilości własnych wskaźników, tzw. cech. Cechy te mogą pojawiać się na wydrukach dokumentów, mogą także być wykorzystane do tworzenia własnych, dodatkowych klasyfikacji dokumentów i opartych na nich dedykowanych sprawozdaniach.

Cechy przypisywane dokumentom na etapie ich wprowadzania są przechowywane w słowniku w celu wielokrotnego użycia. Zawartość tego słownika jest dostępna po wybraniu z menu Definicje polecenia Inne | Cechy dokumentów.

Opisy dokumentów

Podobnie jak w przypadku cech dokumentów w słowniku mogą być przechowywane opisy dokumentów, pozycji dokumentów czy rozrachunków. Tak przechowywane dane mogą być wykorzystane jako podpowiedź podczas wprowadzania odpowiednich danych do systemu. Dostęp do słownika opisów otrzymujemy po wybraniu z menu głównego polecenia Definicje | Słowniki | Opisy dokumentów.

W celu przyśpieszenia księgowania opisy mogą być w całości lub częściowo dynamicznie tworzone przez program. program może tworzyć automatycznie opis składający się z stałego tekstu oraz dynamicznie dodawanych wartości pól nagłówka dokumentu. Opis nagłówka i pozycji może być niezależny.

Aby zdefiniować żądany opis należy uruchomić moduł opisów i dodać lub edytować istniejącą definicję pozycji i nagłówka dokumentu. W celu np. zmiany istniejącej definicji należy wybrać typ opisu (nagłówka lub pozycji) i przycisnąć przycisk Popraw.

Na formatce Opis/Popraw w polu Opis stały tekst opisu należy wprowadzić z klawiatury, natomiast nazwy zmiennych, które mają być automatycznie uzupełnione przez program należy wybrać z listy dostępnej po przyciśnięciu przycisku Wstaw . Po zapisaniu definicji opisu, pojawi się ona w formatce Opisy.

Informacje

Aby definicja dynamicznego opisu była dodawana podczas wprowadzenia każdego nowego dokumentu należy wyłączyć w parametrach użytkownika powielanie opisu nagłówka i pozycji z poprzedniego dokumentu.

Informacje

Jeżeli różne typy dokumentów mają mieć różne opisy w nagłówkach, należy dla każdego typu utworzyć definicję takiego opisu a następnie w kartotece typów dokumentów wybrać utworzoną definicję jako Domyślny opis nagłówka dokumentu.

Przykład zastosowania.

Podczas wprowadzania nowego dokumentu należy wybrać zarówno w nagłówku jak i dla pozycji wybrać zdefiniowaną wcześniej definicję lub skonfigurować program tak aby była wybierana automatycznie. Podczas wprowadzania danych w polach opis widoczna jest definicja opisu.

Dopiero po zapisaniu dokumentu pola opis są automatycznie uzupełniane.

Powielanie dokumentów

W celu wykonania tej operacji należy z głównego menu programu: Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Dokumenty księgowe | Dokumenty uruchomić okno Dokumenty księgowe wybrać dokument, który ma być powielony i z menu podręcznego uruchomić polecenie Powiel.

W zależności od decyzji użytkownika może zostać utworzony duplikat wskazanego dokumentu (z tym że nowo utworzony dokument przypisany będzie do bieżącego roku i okresu obrotowego oraz daty figurujące w nagłówku tego dokumentu będą zmienione na bieżącą datę księgowania) lub jego storno (duplikat ze wszystkimi kwotami na minus). Oczywiście dokument taki można następnie poddać normalnej edycji w celu dokonania niezbędnych modyfikacji.

Dodawanie na podstawie rozrachunków WAPRO Mag

Uwaga

Funkcja działa prawidłowo wyłącznie w przypadku, gdy program Wapro Mag Sprzedaż i magazyn zainstalowany jest na wspólnej bazie w trybie współdzielenia rozrachunków.

W celu wykonania tej operacji należy z głównego menu programu wybrać: Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Dokumenty księgowe | Dokumenty uruchomić okno Dokumenty księgowe i przejść do trybu wprowadzanie, wskazać na drzewku wyboru dziennik i z menu podręcznego wybrać polecenie Powiąż z rozrachunkiem magazynowym.

Zostanie wtedy wywołany kreator umożliwiający utworzenie dokumentu i jego powiązanie z odpowiednimi rozrachunkami.

Na początek określamy typ dokumentu oraz konta księgowe, na jakie będzie dekretowany. Następnie, po wybraniu przycisku Dalej przechodzimy do wyboru rozrachunków:

Przy pomocy przycisku Wybierz rozrachunki otwieramy standardowe okno przeglądania rozrachunków, gdzie zaznaczamy, na podstawie których pozycji ma być utworzony dokument i wciskamy przycisk Wybierz. Operację tę możemy wykonywać wielokrotnie, przy czym wybrane rozrachunki pojawią się na liście. Proces tworzenia dokumentu zakończy się po wybraniu przycisku Zakończ.

Wprowadzanie danych MPK - wariant PRESTIŻ

Jeżeli z konto, na które dekretujemy zapis zostało zdefiniowane jako współpracujące z modułem MPK, wówczas po wprowadzeniu/modyfikacji danych musimy także wprowadzić/zmodyfikować dane dotyczące miejsc powstawania kosztów. Więcej na ten temat można znaleźć w odpowiednim podrozdziale (opisującym wprowadzanie danych MPK) rozdziału opisującego moduł obsługi kosztów.

Zatwierdzanie dokumentów

Zatwierdzenie wprowadzonych dokumentów jest operacją wymaganą przez ustawę o rachunkowości. Zastosowanie tej procedury w stosunku do danego dokumentu uniemożliwia jego dalszą modyfikację (bądź usunięcie), nie ma natomiast istotnego wpływu na sposób jego wykazywania w sprawozdaniach bądź zestawieniach (ewentualnie można ograniczać zestawienia do zapisów z dokumentów zatwierdzonych).

Podczas zatwierdzania dokumentu, ze względów bezpieczeństwa danych, przeprowadzana jest ponowna kontrola poprawności dokumentu. Dokumenty zatwierdzone wykazywane są na listach dokumentów w kolorze zielonym. Zatwierdzenie dokumentu jest operacją nieodwracalną.

Dokumenty wprowadzone do systemu mogą uzyskać status dokumentów zbilansowanych lub niezbilansowanych. Dokumenty zbilansowane są to dokumenty poprawne z punktu widzenia systemu, w szczególności spełnione są następujące warunki:

• Wypełnione są wszystkie obowiązkowe pola w dokumencie
• Istnieją pozycje w dokumencie i suma zapisów na kontach bilansowych po stronie Dt i Ct jest taka sama
• Istnieje zgodność pomiędzy zapisami na kontach rozrachunkowych oraz rozrachunkami
• Istnieje zgodność pomiędzy kwotą VAT podaną w ewidencji VAT, a zapisami na kontach zdefiniowanych w systemie jako konta VAT naliczony i VAT należny

Dokumenty zbilansowane posiadają od momentu wprowadzenia pełne prawa w systemie – tzn. zapisy z nich wynikające widziane są zarówno w księdze głównej, jak i w ewidencji VAT oraz rozrachunkach. Za datę księgowania dokumentów uważa się datę ich wprowadzenia (do systemu, a więc do ksiąg rachunkowych), która domyślnie jest równa dacie bieżącej podawanej przy rozpoczynaniu pracy z programem, może jednakże być zmieniana podczas wprowadzania konkretnych dokumentów.

W przeciwieństwie do powyższych – dokumenty niezbilansowane nie posiadają w systemie żadnych „praw” i traktowane są raczej jako dokumenty „w trakcie edycji”. Są one wykazywane wyłącznie na zestawieniu dokumentów źródłowych, natomiast zapisy z nich wynikające nie pojawiają się ani w księdze głównej, ani w rozrachunkach, ani w ewidencji VAT, aż do czasu naniesienia takich poprawek, które spowodują że dokument zostanie zaliczony do grupy zbilansowanych.

Zarówno dokumenty zbilansowane jak i niezbilansowane należące do otwartych okresów obrachunkowych możemy niemal dowolnie modyfikować. Modyfikacja dokumentu jest jednakże możliwa wyłącznie do czasu jego ostatecznego zatwierdzenia. Z punktu widzenia programu zatwierdzenie jest operacją czysto techniczną, uniemożliwiającą dalsze poprawianie zatwierdzonego dokumentu. Przy tej okazji odbywa się ponowna kontrola poprawności dokumentu – zatwierdzone mogą być wyłącznie dokumenty „zbilansowane”, tj. systemowo poprawne.

W celu zapewnienia pełnej integralności danych, przed zamknięciem okresu obrachunkowego wszystkie dokumenty należące do tego okresu muszą zostać zatwierdzone. Wyklucza to istnienie w zamkniętych okresach dokumentów niepoprawnych, jak również uniemożliwia dokonywanie zmian w dokumentach z zamkniętych okresów (oczywiście do zamkniętych okresów niemożliwe jest również dodawanie nowych dokumentów).

W celu zatwierdzenia dokumentów należy (posiadając stosowne uprawnienia) wybrać z menu Dokumenty polecenie Wprowadzanie lub polecenie Przeglądanie. Następnie (w obu przypadkach) należy zaznaczyć interesujące nas dokumenty (w ramach konkretnego dziennika lub spośród wszystkich dokumentów w danym okresie) i wybrać przycisk z poleceniem Zatwierdź. Po zakończeniu procedury zatwierdzania zostanie wyświetlony komunikat informujący ile spośród zaznaczonych dokumentów zostało faktycznie zatwierdzonych oraz ile dokumentów (i z jakich powodów) zatwierdzonych nie zostało.

Uwaga

Należy pamiętać, że operacja zatwierdzania dokumentów jest operacją nieodwracalną.

Zamknięcie okresu obrachunkowego

Zamknięcie okresu obrachunkowego jest ostatecznym zatwierdzeniem dokumentów wprowadzonych do tego okresu. Po jego wykonaniu nie jest dopuszczalna żadna zmiana w zapisach z tego okresu.

Należy przypomnieć, że do prawidłowego wydruku ustawowego dziennika księgowań niezbędna jest zarówno spójność numeracji, jak i jej zgodność z chronologią księgowania dokumentów (wprowadzania do ksiąg). Osiąga się to poprzez nadawanie dokumentom numerów dziennika dopiero w chwili zamykania danego okresu obrotowego.

Podczas zamykania okresu obrachunkowego następuje kolejna kontrola poprawności zapisów (pierwsza odbywa się w momencie zapisywania dokumentu), w szczególności sprawdzenie faktu, czy wszystkie dokumenty w okresie zostały zatwierdzone. Jeśli kontrola zakończy się pozytywnie – okres zostaje nieodwracalnie zamknięty.

Automatyzacja procesu wprowadzania danych

Domyślne ustawienia startowe

Podpowiedź

Pod pojęciem ustawień startowych rozumiemy wszystkie domyślnie ustawiane przez program właściwości i parametry każdego typu dokumentu w trybie wprowadzania nowego dokumentu.

Program Wapro Fakir Finanse i księgowość, w zależności od ustawienia w Konfiguracja użytkownika, w sekcji Wprowadzanie dokumentów parametru Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu na TAK (domyślne) / NIE, może konfigurować dokument w trybie wprowadzania na dwa sposoby, zgodnie z:

• ustawieniami systemowymi - domyślne ustawienia programu;
• szablonem dokumentu - modyfikowane przez użytkownika ustawienia startowe dokumentu, zapisywane w kontekście typu dokumentu i kontrahenta;

Domyślne ustawienia dokumentu - ustawienia systemowe

Informacja

Parametr użytkownika Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu ustawiony na NIE

Podczas wprowadzania / dodawania nowego dokumentu w programie, po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu klawiszowego Ins i wybraniu typu dokumentu, jest on konfigurowany zgodnie z ustawieniami systemowymi. To znaczy wyświetlane są pola wymagane do prawidłowego zaksięgowania dokumentu oraz do prawidłowej obsługi tego typu dokumentu w programie. Niektóre pola takie jak np. daty inicjowane są domyślnie bieżącą datą, pozostałe pozostają puste a opcje wyboru, najczęściej pozostają niewybrane / niezaznaczone. Oznacza to, ze każdorazowo w trakcie wprowadzania nowego dokumentu wszystkie parametry i ustawienia muszą zostać odpowiednio definiowane przez operatora / użytkownika programu.

Domyślne ustawienia dokumentu - szablon dokumentu

Informacja

Parametr użytkownika Ustawienia domyślne dokumentu zgodnie z szablonem dokumentu ustawiony na TAK.

Jeżeli dla wybranego typu dokumentu i kontrahenta nie został utworzony szablon dokumentu, podczas wprowadzania / dodawania nowego dokumentu w programie, po przyciśnięciu przycisku Dodaj lub użyciu skrótu klawiszowego Ins i wybraniu typu dokumentu i kontrahenta, dokument jest konfigurowany zgodnie z ustawieniami ostatnio utworzonego i zapisanego dokumentu tego typu dla tego kontrahenta. Program zapamiętuje zarówno ustawienia nagłówkowe dokumentu, wybrane automaty dekretujące VAT lub ewentualne proste szablony księgujące oraz parametry zapisów w rejestrze VAT.

Oznacza to na przykład, że jeżeli ostatnio dla jakiegoś kontrahenta utworzony został i zapisany walutowy dokument zakupu a do rejestracji VAT i automatycznego dekretowanie pozycji na kontach księgowych wybrany został jeden z dostępnych automatów dekretujących VAT, wprowadzając ponownie fakturę zakupu dla tego samego kontrahenta zostanie ona dokładnie tak samo ustawiona jako walutowa i wybrany zostanie automatycznie ten sam automat VAT jak poprzednio.

Początkowo dla użytkownika będzie to wyglądało jak gdyby program "uczył się" domyślnego konfigurowania każdego typu dokumentu w zależności od wybranego kontrahenta.

Będzie to bardzo pomocne i przyśpieszy pracę w przypadku wprowadzania dokumentów kontrahentów, które nie zmieniają się, każdorazowo dla danego typu dokumentu ustawienia są takie same. Np. zakup paliwa, faktura za wynajem biura czy za okresową obsługę prawną.

Problem pojawia się w przypadku kiedy wystawiona zostanie niestandardowy dokument dla kontrahenta. Kolejny rejestrowany dokument dla tego kontrahenta zostanie ustawiony niestandardowo.

Aby ujednolicić ładowanie ustawień startowych wybranego typu dokumentu dla wybranego kontrahenta utworzyć szablon dokumentu dla kontrahenta. Szablon taki musi być tworzony na podstawie wzorca jakim jest typowy dokument zarejestrowany w systemie na tego kontrahenta.

Najlepiej podczas wprowadzania takiego standardowego dla kontrahenta dokumentu, po zakończeniu wszystkich czynności, przed zapisaniem dokumentu, na zakładce 4) Ustawienia przycisnąć przycisk Utwórz / modyfikuj szablon dokumentu tak jak to zaprezentowano poniżej.

Informacja

Po zapisaniu szablonu, jeżeli szablon nie zostanie wyłączony, każdy dokument tego typu dla tego kontrahenta będzie ustawiany w trybie wprowadzania zgodnie z definicją szablonu dokumentu. Oznacza to, że praktycznie dla każdego kontrahenta definicja ustawień startowych dokumentu może być różna.

Aby w trakcie wprowadzania dokumentów użytkownik mógł rozpoznać w jaki status mają ustawienia startowe wybranego typu dokumentu dla wybranego kontrahenta na formatce wprowadzania dodany został w prawym górnym rogu opis tekstowy. Przykład na obrazie powyżej.

Ustawienia startowe mogą mieć trzy statusy:

• Szablon nieaktywny - pojawia się na dokumencie po wybraniu po raz pierwszy tego kontrahenta w dokumencie danego typu. Po zapisaniu dokumentu, w zależności od tego czy utworzony i włączony zostanie szablon dokumentu status zmieni się na "Szablon systemowy" lub "Szablon użytkownika";
• Szablon systemowy - pojawia się na dokumentach kontrahenta do momentu utworzenia szablonu dokumentu dla kontrahenta i oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu załadowane zostaną ustawienia systemowe.
• Szablon użytkownika - pojawia się na dokumentach, w których dla kontrahenta utworzony został szablon dokumentu i jest włączony. Oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu dla tego kontrahenta załadowane zostaną ustawienia zgodne z zapisanym szablonem.
• Szablon wyłączony - pojawia się na dokumentach, w których dla kontrahenta utworzony został szablon dokumentu i został wyłączony. Oznacza, że jako ustawienia startowe dokumentu dla tego kontrahenta załadowane zostaną ustawienia systemowe.

Uwaga

Wybór sposobu korzystania z tej funkcjonalności zależy od konkretnego użytkownika programu. Funkcjonalność działa w kontekście zalogowanego operatora. Oznacza to, że każdy z operatorów systemu dowolnie tworzy lub nie wyżej opisane szablony dokumentów dla kontrahenta, włącza je lub wyłącza. Różni operatorzy mogą mieć zdefiniowane różne szablony dokumentu dla tego samego kontrahenta.

Szablony dokumentów

Szablon dokumentu jest to zapisany przez program zestaw wszystkich parametrów i ustawień dokumentu. Dotyczy to ustawień, które są każdorazowo wybierany przez operatora do prawidłowego zarejestrowania dokumentu w systemie i zadekretowania go. Program może zapamiętać wszystkie te ustawienia wprowadzane przez użytkownika. Szablony dokumentów zapisywane są w kontekście wybranego kontrahenta i mogą być ładowane jako ustawienia startowe dodawanego dokumentu, po wybraniu kontrahenta.

Ze względu na możliwość zapamiętywania ich w kontekście kontrahenta i ładowania ich jak ustawienia startowe nowego dokumentu, można tworzyć przy ich pomocy szablony typowych, standardowych szablonów dokumentów dla każdego kontrahenta i używać je każdorazowo w trakcie dodawania nowego dokumentu dla kontrahenta.

Szablony dokumentów pozwalają zdecydowanie przyśpieszyć wprowadzanie dokumentów, szczególnie dużych ilości typowych dla kontrahenta powtarzających się dokumentów.

Uwaga

Z szablonów dokumentów można korzystać wyłącznie w czasie kiedy opcja parametrów użytkownika Ustawienia domyślne dokumentu zgodne z szablonem dokumentu jest włączona.

Aby utworzyć szablon dokumentu wystarczy podczas rejestrowania nowego, typowego dla kontrahenta dokumentu, wybraniu wszystkich ustawień przejść na zakładkę 4) ustawienia i przycisnąć przycisk Utwórz / modyfikuj szablon dokumentu.

Po przyciśnięciu przycisku, na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca dokładne określenie jakie informacje o dokumencie mają zostać zapisane w szablonie dokumentu.

Na powyższym przykładzie, w nagłówku formatki (ma białym tle) widoczny jest opis definiowanego szablonu dokumentu. W naszym przykładzie definiowany jest szablon faktury zakupu dla kontrahenta o nazwie "Dostawca". Poniżej na szarym tle znajdują się pola opcji wyboru ustawień, które zostaną zapamiętane w szablonie dokumentu.

W powyższym przykładzie wszystkie parametry ustawień są zaznaczone co oznacza, że po zapisaniu szablonu, podczas wprowadzania kolejnej faktury zakupu dla kontrahenta "Dostawca" zostaną automatycznie załadowane jako ustawienia startowe dokumentu, nawet zestaw wyróżników VAT. Gdyby podobny szablon dokumentu został zapisany z nie zaznaczonymi wyróżnikami VAT, podczas wprowadzania nowego dokumentu dla tego kontrahenta trzeba by w trakcie rejestracji VAT wybrać wymagane przez automat wyróżniki.

Opisany wyżej mechanizm ma za zadanie uprościć i przyśpieszyć wprowadzanie dokumentów do programu. Pełną efektywność można osiągnąć łącząc funkcjonalność, automatów dekretujących VAT lub ewentualnie szablonów dekretowania, automatycznych opisów nagłówków dokumentów i pozycji oraz oczywiście szablonów dokumentów.

Informacja

Definicja szablonu dokumentu zapisana w kontekście kontrahenta powinna być definiowana w zależności od rodzaju transakcji przeprowadzanych z danym kontrahentem oraz rodzaju zastosowanych automatów dekretujących VAT a dla kontrahentów, z którymi nie przeprowadzane są powtarzające transakcje, szablon dokumentów powinien być wyłączony.