Jak korzystać z zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów?

W dynamicznym środowisku biur rachunkowych, błędy w księgowaniu dokumentów mogą zdarzyć się każdemu. Często dochodzi do sytuacji, w której dokumenty są przyporządkowywane do niewłaściwych firm, błędnych dat lub nieodpowiednich rejestrów VAT. Jeżeli pomyłka zostanie zauważona na czas, łatwo można ją skorygować. Gorzej, gdy błąd zostaje odkryty po dłuższym czasie, co może prowadzić do skomplikowanej sytuacji, gdy dokumenty są źle zaksięgowane.

Znalezienie błędnie przypisanego dokumentu w ogromnej bazie danych to czasochłonne zadanie, które może zająć wiele godzin, zwłaszcza w przypadku biur obsługujących wiele firm. Warto również pamiętać, że nieprawidłowe zaksięgowanie dokumentu wpływa nie tylko na jedną, ale na dwie firmy: tę, w której dokument jest błędnie zarejestrowany oraz tę, w której powinien być zaksięgowany. Podobny problem występuje, gdy dokument jest zaksięgowany w odpowiedniej firmie, ale pod złym terminem.

Aby ułatwić proces wyszukiwania dokumentów, w systemie Wapro Kaper wprowadzono zaawansowaną wyszukiwarkę. Narzędzie to umożliwia jednoczesne przeszukiwanie wielu firm oraz dokumentów przypisanych do różnych udziałowców.

Wyszukiwarkę zaginionych dokumentów uruchamia w widoku Administracja | Wyszukiwanie dokumentów.

Okno wyszukiwarki zostało podzielone na trzy części:

• Właściwości obiektu - okno podglądu cech znalezionego dokumentu,
• Warunki wyszukiwania - okno wpisywania warunków, wg których wyszukiwane są zagubione dokumenty,
• Rodzaj obiektu - okno dokumentów znalezionych na podstawie wpisanych warunków.

Jak uruchomić moduł wyszukiwania?

Program pozwala na jednoczesne przeszukiwanie bazy danych w następujących typach dokumentów:

• zapisy w księdze lub księdze i rejestrze VAT,
• zapisy wyłącznie w rejestrze VAT,
• dowody wewnętrzne,
• pozycje w ewidencjach podatku PIT udziałowców,
• środki trwałe,
• formularze i deklaracje podatkowe,
• dokumenty finansowe,
• umowy zlecenia i o dzieło,
• rachunki umów zlecenia i o dzieło.

Wymienione dokumenty znajdują się w różnych częściach bazy danych, a konieczne jest zebranie niezbędnych informacji w jednym miejscu. Podczas pierwszego uruchomienia modułu wyszukiwania dokumentów, baza informacji umożliwiających wyszukiwanie jest pusta. Aby móc z niej korzystać, należy uruchomić proces aktualizacji bazy wyszukiwania dokumentów, wywoływany przyciskiem Aktualizacja (klawisze Ctrl+A).

W lewej kolumnie widoczna jest lista rodzajów dokumentów, co do których ma być uruchomiona procedura uzupełniania wstecznego dokumentów, druga i trzecia kolumna umożliwiają ustawienie zakresu dat, jaki ma być brany pod uwagę przy budowaniu bazy informacji do wyszukiwania dokumentów.

Użytkownik ma możliwość wyboru, które dokumenty z już istniejących w bazie danych, chce wprowadzić do bazy wyszukiwania. W tym celu powinien zaznaczyć pole opcji z lewej strony odpowiedniego wiersza. Następnie w kolumnie Od dnia, powinien wybrać opcję wszystkie lub wskazać konkretny dzień.

Zaznaczenie pola wszystkie spowoduje, że proces aktualizacji bazy będzie obejmował wszystkie dokumenty danego typu znalezione we wszystkich firmach/udziałowcach. Wybór daty oznacza, że obejmował będzie dokumenty późniejsze, niż wskazana data.

Uwaga

Każde ponowne uruchomienie aktualizacji bazy danych powoduje usunięcie wszystkich istniejących w bazie wyszukiwania wpisów dotyczących danego typu dokumentu, bez względu na ustawioną datę.

Po wybraniu żądanej konfiguracji uzupełnienia danych należy uruchomić proces uzupełniania bazy poprzez kliknięcie przycisku Uruchom aktualizację bazy wyszukiwania dokumentów.

Operacja uzupełniania bazy wyszukiwania może być długotrwała (kilkanaście minut), a czas jej wykonania zależy od tego, jak użytkownik ją skonfigurował, jak duża jest baza danych i jakim dysponuje sprzętem. Po jej przeprowadzeniu kolejne wpisy umieszczane są już w niej automatycznie w miarę pracy z programem, nie ma więc konieczności jej ciągłego uruchamiania. Operację uzupełniania bazy wyszukiwania dla dokumentów już wprowadzonych wystarczy uruchomić z jednego stanowiska (dotyczy instalacji wielostanowiskowych).

Jakie są zasady wpisywania kryteriów wyszukiwania?

Aby móc efektywnie korzystać z wyszukiwarki dokumentów, należy we właściwy sposób wpisywać kryteria wyszukiwania dokumentów.

Wyszukiwarka została tak zaprojektowana, aby można ją było obsługiwać prawie wyłącznie z klawiatury komputera, przy minimalnym użyciu myszy. Wpisywanie kryteriów wyszukiwania różni się w sposób zasadniczy od kryteriów definiowania filtrów w innych przeglądarkach. Kryteria wyszukiwania można wprowadzać bezpośrednio z klawiatury, posługując się znakami traktowanymi w specjalny sposób przez program. Na początku można posługiwać się specjalną formatką, która buduje ciąg tekstowy będący kryteriami wyszukiwania dokumentu.

Formatkę tę można wywołać poprzez kliknięcie przycisku Dodaj linię (klawisz Ins).

Na formatce widoczne są grupy pól umożliwiające wpisywanie kryteriów wyszukiwania oraz z pole łańcucha tekstowego będącego łańcuchem zapytania o cechy dokumentu. Po zamknięciu formatki łańcuch ten zostaje umieszczony w oknie wpisywania warunków wyszukiwania przeglądarki, a program rozpoczyna przeszukiwanie bazy wg ustalonych kryteriów. Użytkownicy, którzy opanują składnię wpisywania kryteriów wyszukiwania nie muszą posługiwać się powyższą formatką – zamiast tego mogą od razu wpisywać kryteria wyszukiwania wprost do pola warunków wyszukiwania. Umieszczenie pewnych zaawansowanych warunków wyszukiwania dostępne jest tylko w polu warunków wyszukiwania.

Znaczenie poszczególnych pól i odpowiadające im fragmenty automatycznie tworzonego łańcucha zapytania:

1. Rodzaj dokumentu

Każdy typ dokumentu, który można wyszukać ma swoje oznaczenie, tzn.:

• zapisy znajdujących się w księdze lub księdze – (XR),
• dowody wewnętrzne – (DW),
• pozycje znajdujące się w ewidencjach podatku PIT udziałowców – (PE),
• środki trwałe – (ST),
• formularze i deklaracje podatkowe – (DE),
• dokumenty finansowe – (DF),
• umowy zlecenia i o dzieło – (UM),
• rachunki umów zlecenia i o dzieło – (RU).

Wybór dokumentu z listy powoduje automatyczne wstawienie odpowiedniego symbolu w polu łańcucha zapytania.

Uwaga

Aby symbol dokumentu został właściwie zinterpretowany przez program, powinien być otoczony nawiasami okrągłymi.

2. Netto

W polu tym należy wpisać kwotę netto dla danego dokumentu księgowego (faktury VAT). Wpisanie wartości spowoduje automatyczne wstawienie do łańcucha tekstowego zapytania wpisywanej kwoty poprzedzonej dużą literą N. Istotne jest właściwe zrozumienie sposobu, w jaki program interpretuje ten i następne wpisy dotyczące kwot. Przykładowe wpisanie w polu Netto wartości 100 powoduje, że program wybiera wszystkie dokumenty, których kwota netto zaczyna się cyframi 1 i 0. Oznacza to, że kryteria spełniać będą dokumenty, które posiadają takie kwoty netto jak np. 100.00 , 1005.34, 10012.65 itd.

3. Wartość

Pola Wartość używa się do wpisania wartości dokumentu, np. wartości zapisu do księgi (który może być kwotą netto lub brutto, w zależności od okoliczności), lub wartości przelewu, dowodu wewnętrznego, zapisu w ewidencji VAT itd. Kwota ta zostaje przeniesiona do pola łańcucha tekstowego i jest poprzedzona literą Z, np. Z123, co oznacza, że program wyszuka dokumenty o takich wartościach jak 123.00, 12354.00, 123,69 itd.

4. VAT

Wartość w polu VAT odnosi się do kwoty podatku VAT zamieszczonej na dokumencie.

5. Data

W polu Data wprowadza się datę w formacie RRRRMMDD – bez kropek, kresek itd. Przykładowa data 15 listopada 2012 zapisana w tym formacie ma postać 20121115. Data przeniesiona zostaje do pola łańcucha tekstowego, jest poprzedzona znakiem mniejszości i wygląda tak <2012. Podobnie jak poprzednio oznacza to, że program będzie brał pod uwagę dokumenty, których zapis daty zaczyna się od 2012, czyli dokumenty z 2012 roku. Wpisanie kolejnych cyfr w polu data powoduje zawężenie kryteriów przeszukiwania, tzn. wpisując 201205 zawężamy wyszukiwane dokumenty do tych, których data przypada w maju 2012 roku.

5. Numer dokumentu

W polu Numer dokumentu należy podać numer charakterystyczny dla wyszukiwanego dokumentu. W przypadku deklaracji podatkowej, jej rodzaj należy wpisać bez kresek i ukośników. Numer dokumentu dla deklaracji VAT-7 będzie miał postać VAT7. W przypadku środków trwałych, należy wpisać początkowy fragment jego nazwy. W polu łańcucha tekstowego wpisane znaki pojawiają się poprzedzone znakiem #.

6. Użytkownik

W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika programu Wapro Kaper, który wprowadził dokument do bazy danych. W polu wyszukiwania wpis ten pojawi się poprzedzony znakiem gwiazdki *. Aby wprowadzić użytkownika należy podać jego imię i nazwisko.

7. Inne cechy

W polu Inne cechy wpisuje się pozostałe informacje, które znajdują się na dokumencie, np. nazwę kontrahenta (jeśli to jest dokument sprzedaży lub zakupu), notatki i uwagi wpisane do pola uwag zapisów księgowych itd.

Po uzupełnieniu wszystkich pól należy ją zatwierdzić, klikają przycisk OK (klawisz F10). Spowoduje to przeniesienie utworzonej linii warunków wyszukiwania do przeglądarki i rozpoczęcie akcji przeszukiwania bazy danych.

Podczas wpisywania warunków należy pamiętać o następujących zasadach:

1. Nie ma obowiązku wprowadzania wszystkich warunków do kryteriów wyszukiwania, ale wprowadzenie większej ilości warunków ułatwia odnalezienie dokumentów.
2. Wprowadzone w jednej linii elementy warunku traktuje się tak, jakby stał między nimi logiczny spójnik i. W powyższym przykładzie oznacza to, że wyszukiwany jest dokument, który znajduje się w księdze lub rejestrze (element (XR)), którego kwota netto rozpoczyna się od cyfr 1,1,0 (element N100), jednocześnie kwota zapisu rozpoczyna się od cyfr 1,2,3 (element Z123), rok daty dokumentu to 2012 itd.
3. Wprowadzone w różnych liniach warunki traktuje się tak, jakby stał między nimi logiczny spójnik lub.
4. Warunki wpisywane w jednej linii muszą być rozdzielone spacjami.
5. Wyszukiwanie dokumentów rozpoczyna się po upływie jednej sekundy od wprowadzenia ostatniego znaku do pola wyszukiwania.

Przykład

W pierwszej linii wpisane zostały symbole jak na rysunku.

Taki wpis oznacza, że program ma wyszukać wszystkie dokumenty z księgi i rejestru z roku 2012 (pierwsza linia wpisu (XR)<2012) oraz jednocześnie wyświetlić wszystkie deklaracje z roku 2012 (druga linia wpisu (DE)<2012).

Jakie są zaawansowane możliwości warunków wyszukiwania?

Dla użytkowników, którzy pragną przeprowadzać bardziej szczegółowe przeszukiwania bazy dokumentów, dostępne są zaawansowane opcje, które wykraczają poza standardowe funkcje kreatora zapytań. Aby skorzystać z tych możliwości, wystarczy kliknąć prawy przycisk myszy i otworzyć menu rozwijane. Na liście widoczne są wszystkie typy obsługiwanych dokumentów, co pozwala na szybkie i dokładne określenie poszukiwanego materiału.

Dla wprowadzenia symbolu (kodu) dokumentu wystarczy wybranie z menu lub wciśnięcie odpowiedniej cyfry od 1 do 8.

W przypadku wpisywania daty dla wyszukiwanego dokumentu, zamiast jej początkowego fragmentu można wpisać fragment końcowy, przy czym w tym przypadku należy taki wpis zakończyć znakiem >. Przykładowo:

• zapis (XR) 0504> spowoduje, że program będzie wyszukiwał wszystkie zapisy księgowe, które posiadają datę 4 maja – bez względu na rok,
• zapis (DW) 112> spowoduje, że program będzie wyszukiwał wszystkie dowody wewnętrzne, które wprowadzone zostały 12 dnia miesiąca w miesiącach, których oznaczenie kończy się cyfrą 1, tzn. w styczniu i listopadzie.

W przypadku wpisywania numeru dokumentu, zamiast jego początkowego fragmentu można wpisać fragment końcowy, przy czym należy taki wpis zakończyć znakiem #. Przykładowo zapis (DW) /2011# spowoduje, że program będzie wyszukiwał wszystkie dowody wewnętrzne, które kończą się na /2011.

Znaki specjalne

We wszystkich zapytaniach istnieje możliwość stosowania znaków specjalnych, które mogą zastępować określone znaki. Te znaki są wszechstronne i mogą być wykorzystywane w różnych typach wpisywanych danych, takich jak daty, kwoty, nazwy użytkowników czy numery. Aby lepiej zobrazować ich zastosowanie, poniżej przedstawiamy kilka przykładów, skupiając się na polu daty.

Znak podkreślenia (_)

Znak podkreślenia _ zastępuje dowolny znak w ciągu znaków. Przykładowo, jeśli użyjemy go w polu daty i zapiszemy warunek w postaci <201_05 oznaczać to będzie, że program ma wyszukać wszystkie dokumenty, których data przypada na dowolny dzień maja, a rok tej daty zaczyna się od cyfr 201. System wyszuka dokumenty o w formacie RRRRMMDD, np.:

• 20100512
• 20110505
• 20120512
• 20190509

Ostatnia data z listy, traktowana jako data przyszła, jest przykładem na zastosowanie wyszukiwarki do odnajdywania dokumentów, które wprowadzone zostały omyłkowo z błędną datą roczną.

Znaku podkreślenia _ można używać w innych członach zapytania, np. dla kwot. Przykładowo wpis N152,_5 oznacza polecenie wyszukiwania dokumentu, którego wartość netto wynosi 152 złote, cyfra groszy to 5, a cyfra dziesiątek groszy jest dowolna. Można umieszczać ich w zapisie kilka, również obok siebie. Przykładowo zapis <2012__01 będzie oznaczał, że wyszukujemy wszystkie dokumenty, których data przypada pierwszego dnia dowolnego miesiąca w roku 2012. Zbiór pasujących dat składa się więc dokładnie z 12 elementów i należą do niego:

• 20120101
• 20120201
• 20120301
• 20120401
• 20120501
• 20120601
• 20120701
• 20120801
• 20120901
• 20121001
• 20121101
• 20121201

Znak procent (%)

Znak procent (%) zastępuje dowolną ilość dowolnych znaków. Przykładowo, jeśli we wpisie zostanie wprowadzony ciąg <2%10 jako oznaczenie daty, program wybierze wszystkie dokumenty, w których data rozpoczyna się cyfrą 2 (pierwsza cyfra roku), następnie system bierze pod uwagę dowolne znaki, a po nich cyfry 1 i 0, a następnie dowolne znaki. Przykłady:

• 20070110
• 20110112
• 20120110
• 20091210

Znak zakresu [ ]

Znak zakresu składa się z dwóch nawiasów klamrowych. Pomiędzy klamrami należy wstawić znaki, których oczekujemy w przeszukiwanym dokumencie. Przykładowo, jeśli szukamy dokumentów o dacie z 2012 roku z marca lub kwietnia, odpowiedni warunek można zapisać tak <20120[34]. W tym przypadku, w miejscu cyfry jedności oznaczenia miesiąca wpisano oznaczenie zakresu [34], co spowoduje, że program wyszuka wszystkie dokumenty z 2012 roku zapisane w marcu i kwietniu bez względu na to, którego dnia miesiąca zapisu tego dokonano.

Aby znaleźć dokumenty z maja, czerwca i lipca, warunek taki należałoby sformułować następująco <20120[34567], gdzie w nawiasie klamrowym znajdują się cyfry 3,4,5,6,7 odpowiadające cyfrom marca, kwietnia, maja, czerwca i lipca. W nawiasach klamrowych mogą się znaleźć również litery.

Aby wyszukać dokumenty, których numery rozpoczynają się znakami np. A,B,C,D – odpowiedni warunek ma postać {[ABCD]. Znak klamry oznacza, że chodzi o numer dokumentu, a znaki w klamrach, że znakami z tego zbioru mają zaczynać się numery dokumentów.

Jeśli znaków zakresu jest więcej i są w pisane zgodnie z logiczną kolejnością, można zastosować prostszą składnię. W przypadku dat byłoby to <20120[3-7]. W nawiasie klamrowym występuje ciąg 3-7, co oznacza, że chodzi nam o znaki z przedziału od 3 do 7 (włącznie z 3 i 7). W przypadku z numerami dokumentów byłoby to {[A-D], gdyż litery A,B,C,D występują w alfabecie po kolei.

Jeśli chcemy wyszukać faktury z miesięcy od marca do lipca oraz z września, zapis może wyglądać następująco: <20120[345679]. Można go uprościć, korzystając z tego, że cyfry od 3,4,5,6,7 to cyfry kolejne, dokładając na koniec cyfrę 9. Uproszczony zapis będzie miał postać <20120[3-79], co należy interpretować jako poszukiwanie dat z roku 2012, z miesięcy od marca <20120[3-79] do lipca <20120[3-79] oraz z września <20120[3-79].

Uwagi końcowe

Podczas wprowadzania warunków w odpowiednich polach ważne jest, aby robić to w umiarkowanym tempie. System po każdym naciśnięciu klawisza czeka około jednej sekundy na dalsze instrukcje, a następnie przystępuje do interpretacji wprowadzonych danych i rozpoczyna przeszukiwanie bazy. Z uwagi na potencjalnie dużą objętość dokumentów w bazie, zbyt wolne wprowadzanie znaków może prowadzić do sytuacji, w której program będzie próbował interpretować niekompletne warunki wyszukiwania. Taki proces może znacząco wydłużyć czas potrzebny na odnalezienie właściwych dokumentów.

Zaleca się korzystanie z omówionych wcześniej symboli, które mogą znacznie przyspieszyć przeszukiwanie bazy danych. Choć ich brak nie uniemożliwia odnalezienia poszukiwanego dokumentu, korzystanie z nich zdecydowanie poprawi efektywność wyszukiwania i sprawi, że korzystanie z programu będzie bardziej komfortowe. Pamiętaj, że optymalizacja procesu wyszukiwania nie tylko skraca czas, ale również zwiększa satysfakcję z użytkowania narzędzia.

Jak odczytać właściwości odnalezionego obiektu?

Aby efektywnie ocenić, czy znaleziony dokument spełnia warunki wyszukiwania, z lewej strony przeglądarki znajduje się panel o hierarchicznej strukturze. Ten panel ukazuje kluczowe elementy wybranego obiektu, a także powiązane z nim informacje. Przykładowo dokument korygujący nie tylko prezentuje swoje właściwości, ale również cechy dokumentu pierwotnego. W przypadku umowy zlecenia znajdziesz podpięte rachunki z jasnym wskazaniem, które z nich zostały uregulowane, a które nadal oczekują na płatność. Dodatkowo, deklaracje podatkowe mają wyszczególnione załączniki, a różne typy deklaracji, takie jak PIT czy VAT, zawierają specyficzne pola charakterystyczne dla tych dokumentów. Jeśli deklaracja wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty do urzędu skarbowego, na panelu pojawi się odpowiedni dokument finansowy.

Wygląd panelu właściwości dostosowuje się do aktualnie wybranego dokumentu. Struktura dokumentu jest hierarchiczna, co pozwala na zwijanie i rozwijanie węzłów. Po przełączeniu się między dokumentami, panel właściwości wraca do stanu początkowego, co oznacza, że wszystkie węzły są nierozwinięte. Aby ułatwić przeszukiwanie, istnieje możliwość stałego rozwinięcia niektórych węzłów. W tym celu wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na panelu właściwości obiektu, co wywoła menu kontekstowe.

Zaznaczenie odpowiedniego pola w menu podręcznym spowoduje, że węzeł ten będzie przy wyświetlaniu dokumentu zawsze rozwinięty, co ułatwi porównywanie dokumentów między sobą.

Jak przejść do znalezionego dokumentu?

Znalezienie poszukiwanego dokumentu to pierwszy krok w zarządzaniu danymi. Gdy użytkownik odnajdzie dokument, może łatwo przenieść go do właściwej sekcji firmy lub udziałowca. Aby to zrobić, będąc w przeglądarce dokumentów, wystarczy wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Enter.

Jeśli użytkownik aktualnie przegląda dokumenty w trybie firmy lub udziałowca, do którego dokument należy, program automatycznie przeniesie go do odpowiedniej przeglądarki. W przypadku, gdy data dokumentu nie odpowiada bieżącemu miesiącowi w danych firmy lub udziałowca, nastąpi automatyczna aktualizacja daty.

Jeżeli znaleziony dokument należy do innej firmy lub udziałowca, program wyświetli komunikat z prośbą o potwierdzenie przeniesienia. Po zaakceptowaniu, nastąpi przeniesienie dokumentu, a data zostanie dostosowana. Ostatecznie, otworzy się przeglądarka z zaznaczonym dokumentem, co ułatwi dalsze zarządzanie.

Panel właściwości obiektu został również dodany do wybranych przeglądarek dokumentów, które są obsługiwane przez moduł wyszukiwania. Dotyczy to między innymi przeglądarki dokumentów w księdze, rejestrów VAT, przeglądarki umów-zleceń oraz dokumentów finansowych. Możliwość jego włączenia lub wyłączenia można zrealizować za pomocą przycisku na belce narzędzi.